第一篇：文秘人員如何做好會務工作 會前籌備 會中服務 會后總結(jié)

文秘人員如何做好會務工作 會前籌備 會中服務 會后總結(jié)

會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式?jīng)Q定繼承人和治水人選的記載。在現(xiàn)代社會，會議是領導機構(gòu)進行決策和管理，實現(xiàn)領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經(jīng)被廣泛應用于政治、經(jīng)濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%?？梢哉f，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會議、區(qū)政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作?；I備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協(xié)議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據(jù)出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當?shù)恼疹?。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據(jù)會議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調(diào)設備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。

8、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導 簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發(fā)言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調(diào)到振動狀態(tài)，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內(nèi)容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據(jù)需要有些會議還要準備會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發(fā)狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強的應變能力和高度的責任心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，標明完成時間，在每天會議結(jié)束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現(xiàn)的新情況，以便對第二天的會議進行適當調(diào)整。

三、會后總結(jié)工作

會議日程的主要內(nèi)容進行完畢后，標志著會議基本結(jié)束。但會務工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會中服務階段轉(zhuǎn)入會后總結(jié)階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結(jié)工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結(jié)反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件和會后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結(jié)反饋

會后總結(jié)工作的重點是會務總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結(jié)，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結(jié)，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風。

現(xiàn)代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學。

第二篇：黨課講稿：辦公室會務精要（附：會前、會中、會后需注意問題清單）

辦公室會務精要（附：會前、會中、會后需注意問題清單）

——以政府常務會議為例

政府常務會議是政府最高行政決策性會議。會務工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質(zhì)量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務會議的辦會質(zhì)量，必須著重抓好三個環(huán)節(jié)。

一、把握三要點，譜好會前“曲”

會前準備工作是否充分，是決定會議是否成功的關鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會前準備工作嚴謹周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

（一）制定方案，要周密詳細。會前準備工作主要涉及到收集議題、領導會簽、議題把關、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準備等多項工作，每一項任務、每一個細小的環(huán)節(jié)、每一項具體工作都嚴謹細致。會議方案主要內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據(jù)議題內(nèi)容、性質(zhì)、急緩程度等因素安排議題討論順序。

（二）分工落實，要準確高效。會議籌備環(huán)節(jié)繁多，工作瑣碎，需要會務人員認真負責，扎實細致，責任到人，避免沒有頭緒、工作混亂。會務人員在會前要安排專人負責擬寫擬定審議提綱、下發(fā)會議通知、催促材料印制等工作，特別是要準確收集參會人員情況，及時做好相應準備。認真做好會場布置工作，提前組織好設備維護人員和茶水服務人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調(diào)試燈光、音響、空調(diào)、麥克風、投影等儀器設備，提前通知服務員準備好茶水，仔細檢查會議室桌椅，以免臨時出現(xiàn)差錯。

（三）會前檢查，要嚴格細致。會議籌備必須環(huán)環(huán)相扣，反復檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務人員要在會前對各個環(huán)節(jié)做全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。在會前1小時，重點檢查領導材料、座牌順序、會場衛(wèi)生、空調(diào)音響、時鐘調(diào)校等細節(jié)。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統(tǒng)一、規(guī)范、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。

需要注意的幾個問題

1.會前協(xié)商是否充分。特別注意議題涉及相關部門、單位的內(nèi)容是否會商并形成一致意見，上會依據(jù)、利弊分析、效果預期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關政策、法規(guī)，有無漏商情況。所以一定要把好關口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風險。在日常工作中，這個會前協(xié)商環(huán)節(jié)很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協(xié)商不到位甚至臨時動議的情況時有發(fā)生，直接影響到議題能否順利過會。

2.審批單填寫是否規(guī)范。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協(xié)商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區(qū)政府領導的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協(xié)商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標題不一致，填寫的列席人員不準確或有遺漏等情況，避免會上領導點到的列席單位不在會場。

3.材料把關是否認真。匯報材料是指對會議文件內(nèi)容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印制。因此，辦公室經(jīng)辦人員在審核把關時往往容易忽略，造成上會材料格式不規(guī)范、文字不流暢，表述不準確，有錯字、漏字、錯頁等現(xiàn)象，經(jīng)辦人員需對各上會議題材料認真把關，仔細校對，確保上會的材料格式規(guī)范、表述準確、簡明扼要。

二、搞好三服務，唱好會中“戲”

會中是從參會人員入場至會議結(jié)束的時間階段。這一段作為會務服務的重頭戲，從地點上分為場前、場內(nèi)、場后服務三個部分。

（一）超前主動，做好場前服務。場前服務主要包括會議簽到、會議接待、引導入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發(fā)等工作。會務人員要專人負責招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導議題列席人員入場就座，隨時統(tǒng)計到場人員人數(shù)以備領導查詢，提前15分鐘提醒未到場人員參會。根據(jù)議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發(fā)列席人員會議材料。

（二）嚴謹細致，搞好場內(nèi)服務

1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內(nèi)容最直接、最初始的反映。它的內(nèi)容比較口語化，強調(diào)的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負責會議記錄，書面記錄力求確保內(nèi)容完整、邏輯嚴密、筆跡清晰、整體美觀、有據(jù)可查，主要觀點和內(nèi)容不錯記、漏記。

2.謹慎會議報道。會議召開時，要根據(jù)會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報道，哪些議題不作報道或簡略報道，由會務人員提前與有關新聞單位溝通，注意結(jié)合會議性質(zhì)，通過電視、報紙等形式對會議內(nèi)容進行選擇性的宣傳報道。

3.維持會場秩序。會場內(nèi)，注意提醒與會人員遵守會場紀律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領導發(fā)言未開啟麥克風、匯報人超出匯報時間、燈光音響設備故障排除等情況。

（三）密切協(xié)作，抓好場后服務。場后服務主要包括場外安全保衛(wèi)、有效處理其他突發(fā)情況等工作。會議進行中，注意防止與會議無關的人員進入會場，或在會場附近逗留、喧嘩，確需向參會領導報送緊急文件或會議材料的，應通過會務人員傳送。如發(fā)生混亂等意外情況，要及時制止和調(diào)停。遇到其他突發(fā)事件，應靈活應對，及時請示。

需要注意的幾個問題

1.注重會議的嚴肅性。會務人員應精心策劃、認真組織議題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領導和相關人員進入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，并將有關情況匯總后及時報告會議主持人。

2.注重會議的緊湊性。在議題轉(zhuǎn)換時，會務人員要及時清場，并通知侯會人員迅速、安靜地進入會議室，發(fā)放有關會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守會議紀律，關閉通訊工具。

3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發(fā)言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在10分鐘內(nèi)，議題內(nèi)容較復雜的不超過15分鐘。會議討論期間，與會人員發(fā)表意見時，應把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區(qū)領導發(fā)言時使用話筒。

三、堅持三件事，彈好會后“琴”

會后工作是保證會議達到預期目的的重要一環(huán)，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環(huán)。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要求有高質(zhì)量的會后工作，三者缺一不可。會后工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善終，做好會后工作。會后工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發(fā)布工作，每次明確專人負責，做好全程記錄，并及時整理完善相關內(nèi)容。

（二）查漏補缺，及時會后總結(jié)。會議結(jié)束后及時召開會務經(jīng)驗總結(jié)會，由辦公室分管副主任主持，召集會務工作人員交流情況，認真總結(jié)，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重復發(fā)生。

（三）力求實效，抓好會后督查。會后督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結(jié)束后，由區(qū)政府督查室根據(jù)會議決定事項及時分解立項，明確責任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

需要注意的幾個問題

1.重視資料會后回收。會議結(jié)束后要注意及時清理和收拾會場，仔細整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應立即銷毀。會議所用辦公用品盡可能不浪費，回收下次再用。

2.重視領導審批制度。對會議文件、會議紀要、會議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅持領導審批制度，確保內(nèi)容達到紀實、扼要、符合行文程序，無負面效應。會議紀要原則上在會議當天完成初稿，經(jīng)辦公室分管副主任、主任和常務副區(qū)長審核后，送區(qū)長簽發(fā)。涉及法律法規(guī)事項的還應送區(qū)政府法制辦主任核稿。

3.重視材料立卷歸檔。會務人員要在會后及時整理材料并全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議題單、匯報材料、會議紀要、會議記錄等。對會上明確提出有修改要求的議題，責任單位必須按要求修改完善補齊后，再送區(qū)政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經(jīng)辦公室主任同意。

第三篇：會議管理_(概念及會前會中會后工作)

會議管理——會議概述

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

會議管理——會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用

1、會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質(zhì)上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內(nèi)容和類型

1、會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員

（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備

會議管理——會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協(xié)助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內(nèi)容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領導審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道（1）快速作出反應。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內(nèi)容

（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作

1、會議簡報的內(nèi)容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內(nèi)容。（2）會議簡報的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。

（7）會議交流性文件信息。

（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內(nèi)部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結(jié)束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會議信息的內(nèi)容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負反饋結(jié)合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會議管理——會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發(fā)的文件。

（2）會議期間產(chǎn)生的文件。

（3）會后產(chǎn)生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結(jié)、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內(nèi)容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協(xié)調(diào)會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內(nèi)容

（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內(nèi)容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發(fā)范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發(fā)的文件。

（2）會議期間產(chǎn)生的文件。

（3）會后產(chǎn)生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結(jié)、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內(nèi)容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協(xié)調(diào)會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內(nèi)容

（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內(nèi)容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發(fā)范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

第四篇：做好會務服務工作的主要做法和經(jīng)驗啟示

關于做好會務服務工作的主要做法和經(jīng)驗啟示

辦公室是圍繞中心工作，貫徹執(zhí)行領導各項決策部署的重要工作機構(gòu)。近年來，隨著縣域經(jīng)濟的快速發(fā)展，領導各項事務不斷增多，辦公室的各項工作尤其是會務服務工作面臨著許多新變化新挑戰(zhàn)。按照上級黨委、政府提出的“改進會風、精簡會議”的指示精神，辦公室在的正確領導下，以高度負責的工作責任感和使命感，始終保持嚴謹求實的工作作風，不斷加強隊伍建設，積極抓好會前、會中、會后的各個環(huán)節(jié)，有力地確保了會務意圖的全面實現(xiàn)，會務服務工作受到了領導的肯定和與會人員的廣泛贊賞?，F(xiàn)將我們的主要做法和經(jīng)驗總結(jié)如下：

一、主要做法

在辦公室會務工作中，我們堅持“團結(jié)拼搏、積極奉獻、力求卓越”的工作理念，著力抓好六個關鍵環(huán)節(jié)：

（一）高度重視，加強組織領導。各類會議的勝利召開，都事關中心工作的安排部署，代表著形象，承擔著傳遞工作思路、要求的重要使命。因此，對于每次會議，不論會議規(guī)模大小，辦公室都高度重視，精心組織安排。具體辦會時，一般由辦公室主任負總責，分管政務工作副主任具體抓，會務工作人員、秘書組、信息室全體人員上下聯(lián)動，分工協(xié)作，確保會務服務工作高標準、高水平、高質(zhì)量完成。

（二）務求細致，擬定會議籌備計劃。按照領導或上級文件的明確要求，結(jié)合近期工作的統(tǒng)一安排，在明確掌握會議的意圖、目標和要求的基礎上，擬定詳細的會議籌備計劃。計劃

內(nèi)容著重對會務各項工作任務，如確定會議名稱和時間、協(xié)調(diào)會議室、預估參會人數(shù)、草擬會議通知、制定會場布臵方案、安排與會者食住行等進行詳細的工作任務分解。草擬完成會務籌備計劃后，及時向領導請示，在征得領導同意后，指派專人迅速協(xié)調(diào)落實。

（三）言簡意賅，編發(fā)會議通知。會議通知是會前準備工作的基礎性工作，其內(nèi)容應力求表達準確、條理清楚、一目了然，絕不能出現(xiàn)歧義。要力求涵蓋會議意圖、會議名稱、具體時間和地點、參會范圍、安全保衛(wèi)和宣傳報道等各項內(nèi)容。一般正式會議，都要爭取在會前3天編發(fā)會議通知。擬定的通知草稿經(jīng)主要領導和各常委審閱把關。一些動員或總結(jié)表彰會議，除旗領導總結(jié)講話外，還要安排部分單位進行表態(tài)發(fā)言或經(jīng)驗匯報。對此類會議，通知中應明確發(fā)言材料撰寫要求、發(fā)言時間，避免會上發(fā)言拖沓冗長、偏離中心。對一些重要的大型會議，如黨代會、全委（擴大）會議，通知中還應加入由參會單位反饋參會人員名單的要求，了解參會人員的主要信息，包括姓名、職務、電話、性別、民族等內(nèi)容，為制作會序冊、安排與會者食宿等工作奠定基礎。

（四）全員動員，安排電話通知。實踐證明，會前進行電話通知是一個很有效且必要的辦法，對于確保參會人員按指定時間到場參會具有十分重要的作用。因此，辦公室每次都在會議召開前一天，由分管政務工作的副主任，召集秘書、信息員、督查室干事全員上陣，按照常委領導、四大班子領導、蘇木鎮(zhèn)、黨群單位、行政單位、事業(yè)單位、公司企業(yè)等類別，分批進行電話通知。電話通知要與蘇木鎮(zhèn)和部門負責人充分溝通，切忌

該說不說、模棱兩可，很可能一次疏忽，就導致預定參會人員不能及時參會。對于臨時有事無法參會的人員，要詢問原因做記錄，并要求其嚴格履行書面請假手續(xù)。通過發(fā)動全體辦公室干部協(xié)同配合，有利于培養(yǎng)和鍛煉能力，同時也有利于保證會務工作質(zhì)量和效率。

（五）注重細節(jié)，抓好會場布置。會場布臵是會務工作的重頭戲。需要注意和做好的細節(jié)頗多，關鍵是要始終保持嚴謹求實的作風，認真負責地做好會場布臵的各項工作。會場的布臵一般在前半天進行，即使是40人以下的小型會議也要盡量提前布臵，以妥善應對可能出現(xiàn)的錯漏或突發(fā)情況。會場的布臵要依次做好“五個擺放”。實際辦會時，根據(jù)會議類型也可能增減兩三項。一是擺放花卉。主席臺上的花卉既要枝繁葉茂，又不能太高，以免遮擋主席臺就坐領導的視線。臺下的花卉則要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能夠為會議渲染昂揚向上、意氣風發(fā)的良好氛圍。會前半小時，可適當噴水，使花卉顯得更加鮮艷。二是擺放會標。即將會標懸掛到指定高度和適宜位臵。會標的內(nèi)容應體現(xiàn)地域特色，懸掛蒙漢語會標。對于一些重要的外事會議，還應加上外方語言的會標。懸掛位臵一般應在主要與會領導的正上方。一些小型座談會或者工作匯報會，也將會標懸掛在側(cè)上方。三是擺放座簽。召開的會議，一般都需要為臺上臺下的處級領導，嚴格按照排名順序擺放座簽。而一些特別重大的會議，則需要為全體與會人員擺放座簽，確保與會人員整齊有序、各就各位，同時也烘托了正式隆重的氣氛。四是擺放飲用水。飲用水主要指小瓶裝礦泉水，一般半天的會議足夠與會人員飲用。在冬天，則同時為每5-8名與會人員提供

一個小暖壺和每人1個水杯。瓶裝水擺放務必要整齊，每一瓶的正面都要統(tǒng)一朝向與會人員。五是擺放材料。根據(jù)會議需要，一般要將會議議程和會上宣讀的正式文件印制出來，同簡裝筆記本、筆等一并裝袋，擺放在會場上，這對與會人員來說十分方便，也避免了忘記拿、丟失某份材料等情況。這里的材料裝袋，往往需要政務秘書組全體出動，一份份整理裝袋，并盡量避免錯頁、缺頁的情況發(fā)生。通過精誠協(xié)作，有利于集中精力和時間快速完成材料裝袋任務，同時也很好地培養(yǎng)了辦公室全體人員協(xié)作配合的意識。

（六）及時總結(jié)，不斷完善提高。辦成一次高質(zhì)量、高水平的會議，會前的精心組織十分必要，會后的總結(jié)提高一樣也不能缺少。一是歸檔整理會議資料。會后要將會議所有文件，包括會議通知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話等統(tǒng)統(tǒng)收集起來，以備查考。同時還應做好錄音、錄像資料的收集整理，以便會議紀要、會議總結(jié)等材料的撰寫。根據(jù)保密原則，對需要回收的會議材料要逐份清查回收。二是嚴查會議參會情況。要收集整理收到的書面請假條，比照參會人員名單和簽到參會情況，對曠會、遲到、早退人員給予通報批評。這對于按要求參會的人員是一種激勵，而對于不按會議要求參會的人員則是一種警示，有利于形成按制度辦事的優(yōu)良會風。三是及時分析總結(jié)會務服務工作。分析總結(jié)會務工作中的經(jīng)驗和教訓，找出規(guī)律性的東西，以指導做好今后的會務工作。注重收集參會人員對會務服務工作的反饋意見，虛心采納，以便在下一次會議前整改提高，防止出現(xiàn)類似的錯誤。

二、經(jīng)驗啟示

會務服務工作是一項細致繁雜的工作，沒有捷徑可走。唯有按部就班、認真負責地抓緊抓好抓實每一個細節(jié)。在長期的會務工作實戰(zhàn)中，全體辦公室干部同心協(xié)力，集思廣益，總結(jié)形成了一套操作性強、行之有效、值得推廣的經(jīng)驗做法?，F(xiàn)將其梳理總結(jié)如下：

（一）主動作為，做好會前準備工作。充分發(fā)揮主觀能動性，主動加壓，積極作為，以嚴謹務實的服務者姿態(tài)，把工作想在前、做在前，確保會務工作組織嚴密、準備充分，即使遇到臨時突發(fā)情況，也能及時妥善地應對。正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功”。一個人員齊整、流程順暢的會議，需要會務工作人員付出更多的時間和精力。會前編制專門的會議電話簿，把與會領導，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各部門負責人的聯(lián)系電話梳理成冊。提前與翻譯辦聯(lián)系，翻譯會標，同時與廣告公司聯(lián)系制作適合會場大小的會標，根據(jù)參會人員名單制作座簽，會標和座簽必須反復核查，確保準確無誤。要與花卉店聯(lián)系訂好會議室需要的花卉，花卉種類、顏色、形狀和數(shù)量必須適合會場的要求。與文印中心聯(lián)系印制會議材料。與文具用品店聯(lián)系，購臵文件袋、筆記本、筆等必備品。與礦泉水公司聯(lián)系提供足夠的飲用水。準備屏蔽設備、簽到冊和錄音筆。在冬天，對室溫偏低的會議室要提前進行取暖保溫工作。特別冷的天，還要根據(jù)實際需要預借一定數(shù)量的散熱器。按照全面周到的原則，會務服務工作要做好的環(huán)節(jié)頗多。每個環(huán)節(jié)，都要堅決避免出現(xiàn)“可能”、“應該”或者“差不多”的情況，一定要落實到位、責任到人。

（二）開拓思路，座位安排有妙招。開會時有個現(xiàn)象很常見，那就是“后排現(xiàn)象”。所謂“后排現(xiàn)象”，顧名思義，即參會

人員往往因重視程度不夠或者想著會中臨時出去辦事等原因，習慣于坐在后排座位，致使后排滿滿當當，前排稀稀拉拉。“后排現(xiàn)象”的出現(xiàn)，影響了會議的有序進行，嚴重者還會影響到會務意圖的實現(xiàn)。尤其是對于國家、自治區(qū)、市三級召開的各類視頻會議，每個旗縣區(qū)分會場情況一目了然，參會情況的好壞直接體現(xiàn)出一個地方的形象和干部的整體素質(zhì)。必須想辦法予以解決。實際辦會中，會議文件要求、由工作人員督促到前排座位等辦法收效甚微。后來，辦公室一名專職會務的同志，受到電影票對號入座的啟發(fā)，在會場為每個座位標上行列序號，同時按從前排到后排的順序，依次為每位到場參會的與會人員派發(fā)座位卡，從而基本杜絕了“后排現(xiàn)象”發(fā)生。這個辦法一經(jīng)使用，便受到與會領導和廣大干部的充分肯定和贊揚。經(jīng)過眾多會議的實踐和完善，會前臨時發(fā)放座位卡的辦法已經(jīng)成為我們會務工作的一大亮點，全旗各大企事業(yè)單位舉辦大中型會議都在積極仿用。

（三）加強考核，建立辦會激勵機制。在辦公室內(nèi)部建立一套會務服務制度，形成用制度管人、按制度辦會的良好格局，促進會務服務工作朝著規(guī)范化、制度化、標準化的方向發(fā)展。研究制定工作人員辦會量化考核辦法，充分調(diào)動全體辦公室干部的辦會積極性，促進形成積極參與會務服務工作的良性競爭機制?？己宿k法鼓勵工作人員多辦會、多參會，根據(jù)參與會務服務情況給予一定分數(shù)。根據(jù)會議和辦公室工作人員的實際，會議按參會人數(shù)分大中小型三類會議，30人以下為小型會議，30至80人的會議為中型會議，80以上的為大型會議。主辦會議人員小型會議計2分，中型會議計4分，大型會議計10分。

協(xié)辦會議方面先確定總分，小型會議1分，中型會議3分，大型會議10分，然后根據(jù)實際會務工作中協(xié)辦人數(shù)將分數(shù)平均分配。年終根據(jù)個人得分情況兌現(xiàn)一定的物質(zhì)獎勵，同時將考核結(jié)果作為評優(yōu)樹模和推薦提拔使用的重要依據(jù)。

第五篇：開展“提高服務意識 做好崗位工作”專題活動學習討論總結(jié)

政工部開展“提高服務意識 做好崗位工作”

專題活動學習討論總結(jié)

公司這次開展“提高服務意識 做好崗位工作”專題活動非常及時、非常必要。在大唐國際年初召開的三屆二次職代會上，張毅總經(jīng)理對潮電今后發(fā)展給予了深厚的期望，提出潮電公司要創(chuàng)建“三個中心、一個樣板”企業(yè)，成為大唐國際領頭羊。這對我們潮電職工來說既是鼓勵又是鞭策。在我公司#

1、2機組順利投產(chǎn)，#

3、4號機組開工建設的良好勢頭下，在充滿喜悅的同時，我們更應該感受到肩上的擔子沉重，更應該看到我們自身存在的差距和不足。

政工部兩位員工，都是從老企業(yè)調(diào)入潮電工作的。受過黨組織多年的培養(yǎng)和教育，明確愛企敬業(yè)的價值標準。潮電是一個引入新機制的現(xiàn)代化企業(yè)，具有全新的經(jīng)營理念和優(yōu)勢。但是由于公司崗位定員少，對我們提出了更高的要求，專業(yè)理論知識性要廣泛，處理工作能力要強，成為多面手。但更重要要的是思想問題，思想指導行動，工作思想明確了一切工作會迎刃而解。也就是王總強調(diào)的“只要思想不滑坡，辦法總比困難多”。通過這次學習討論，總結(jié)以下幾點：

1、對標找差距，提高工作水平

首先回頭看，總結(jié)今年1-9月份的工作情況，對照崗位工作標準、工作任務查找一下工作中存在的差距和不足；分析查找問題的內(nèi)在原因、主觀原因；從自身出發(fā)，分析工作思想動態(tài)，認識提高自己，自動自發(fā)地做好本職工作。通過找差距、分析原因，及時整 1 改，切實解決工作中存在的問題，提高工作水平。

2、找準定位，進一步增強服務全局的意識

政工部的職能就是為企業(yè)的安全生產(chǎn)、穩(wěn)定提供堅強的思想政治保障作用，促進企業(yè)健康、有序、和諧發(fā)展。工作范圍有別于其他職能部室，工作對象主要是人，所以對政工人員提出了更高的要求。要求我們工作思想站位要高，思想要超前，能夠適應公司快速發(fā)展的態(tài)勢。通過有效工作，引導廣大員工全身心投入到工作上來。當前應當加強全體員工樹立熱愛潮電的思想意識。潮電在經(jīng)濟效益、機組規(guī)模、發(fā)展態(tài)勢上有巨大的潛力和競爭力，員工不能只滿足于追求物質(zhì)利益，而更因該有種榮譽感，更高的境界在于精神享受高于物質(zhì)追求。企興我榮，企業(yè)與員工是利益共同體，“企業(yè)靠我發(fā)展，我靠企業(yè)生存”，所以企業(yè)為每個員工提供了施展才能的舞臺，我們每個員工，只有腳踏實地、愛崗敬業(yè)，通過努力工作，才能使企業(yè)、員工實現(xiàn)雙贏。在今后，政工部要進一步增強服務意識、大局意識，工作既要服務于企業(yè)安全穩(wěn)定生產(chǎn)的需要，也要服務于全體員工的實際需要，真正成為黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。

3、加強學習，落實責任，提高執(zhí)行力

加強學習,堅定服務的理想信念。要積極更新觀念，解放思想，加強政治理論學習，堅定理想信念，牢固樹立踐行“三個代表”重要思想的自覺性和全心全意為人民服務的宗旨觀念，注重內(nèi)心的修養(yǎng)。要勤于鉆研業(yè)務，不斷更新知識，不斷提高自身綜合素質(zhì)，熟練掌握政工管理業(yè)務知識和基本工作方法。加強溝通，培養(yǎng)良好的 2 團隊協(xié)作精神。在工作中要加強交流和溝通，要進行互動溝通和多方溝通，對上級領導要本著認真負責的態(tài)度如實匯報工作進展情況和設想并及時進行信息反饋，對下要保持謙虛謹慎的工作態(tài)度，耐心聆聽，了解實際情況，集思廣益，及時改進不足，修正錯誤，接受新的正確的思維方式和工作方法。遵章守紀，強調(diào)計劃工作中的辦事原則，嚴格按程序辦事，按制度辦事，按客觀規(guī)律辦事，促進工作目標又快又好地實現(xiàn)，為促進公司各項工作目標做出應有的貢獻。