第一篇：鐘海濤——九段秘書=如何做好秘書工作-課綱

九段秘書：如何做好秘書工作

適合對象：

企、事業(yè)單位中層行政管理干部和文秘工作人員，包括辦公室主任、行政部經(jīng)理、董事長秘書、總經(jīng)理秘書、行政助理、行政主管、行政部門文員等 課程背景：

長期以來，人們總以為，秘書/助理就是接接電話、收發(fā)一下文件、搞搞會議記錄、接待一下訪客……總之，是一些事務性的工作，其實不然。秘書/助理雖然沒有主管、主任、經(jīng)理、部長等職務，但其級別卻與其相同。秘書/助理往往是“一人之下，數(shù)人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千萬人之上”，所以，秘書/助理就必須具備良好的素質(zhì)、較寬的知識面與包括管理在內(nèi)的各方面的能力，課程《九段秘書：如何做好秘書工作》便是你的加油站，你準備好了嗎！課程特色：

實戰(zhàn)型職業(yè)培訓師，一位娓娓道來的講述者，一位鞭辟入里的評論者，一位語驚四座的實戰(zhàn)家，一位引領前沿思潮的導師，功底深厚，專注投入；以學員為中心，采用講授、案例研究、情景模擬、游戲體驗等現(xiàn)代互動式學習方式；理性了解與感性認知二者巧妙結合，學員適當筆記，既消化課程又在快樂中接受——卓越的培訓效果。課時安排： 6小時 課程大綱

第一單元：對秘書素質(zhì)與能力的要求

一、秘書/助理的崗位職責

二、對秘書/助理的素質(zhì)與能力要求

三、21世紀的秘書助理的風范——全美秘書學會

四、秘書/助理的職業(yè)機遇

第二單元：九段秘書:標準化會議流程

案例研究：總經(jīng)理要求秘書安排次日上午十點開一個會議。對秘書來說，什么是任務？什么是結果？怎樣做才能得到好結果？讓我們看看一至九段秘書的做法。

一段秘書的做法：發(fā)通知

用電子郵件或在黑板上發(fā)個通知；準備相關會議用品；參加會議，做好服務。案例判斷：會議通知

思考：會議通知是不是這樣？ 提個醒：研判是否需要開會

1、可以不要開會的“五個如果”

2、必須開會的“五個如果” 二段秘書的做法：抓落實

發(fā)通知后打電話與參會人確認；確保每個人被及時通知到。思考：為什么會場會有人打瞌睡，不投入？

一、失敗會議的具體表現(xiàn)

二、對失敗會議的預防措施 三段秘書的做法：重檢查

（發(fā)通知打電話落實到人后）在會前30分鐘提醒與會者會；確定參會人員有沒有變動；對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席的是不是必須參加會議的人。

四段秘書的做法：勤準備

（發(fā)通知，落實到人，會前提醒后）發(fā)完通知還去測試可能用到的投影、電腦、放大器等設備是否工作正常；并在會議室門上貼上小條：此會議室明天十點到十二點有會議

一、成功會議的標志: ——會議管理必要（除與會者以外）的三個角色

二、會議管理的仨角色各自在會前的工作

1、會議長在會前的（準備）工作

2、主持人在會前的（準備）工作

3、書記員在會前的（準備）工作 五段秘書的做法：細準備

（發(fā)通知，落實到人，會前提醒，測試了設備）還主動了解這個會議的目的性質(zhì)是什么？會議的議題是什么？會議通知中就有與這個會議相關的議題等注意事項，供他們參考，以便會議一開始就能進入主題。

會議通知范例：

思考：這個會議通知咋樣？ 六段秘書的做法：做記錄

（發(fā)通知，落實到了人，會前也通知到了，也測試了設備，還提供了相關會議資料）還在

會議過程中詳細做好會議記錄；在得到允許的情況下，做一個錄音備份。

——書記員（秘書）在會議中的職責 七段秘書的做法：發(fā)記錄

會后整理好會議記錄；起草會議紀要，呈送給總經(jīng)理；請示總經(jīng)理：會議紀要是否發(fā)給參加會議的人員或者其他人員（如有必要）。

一、會議紀要的概念

1、什么是會議紀要

2、會議紀要的重要作用

二、會議紀要結構的三個部分

1、標題（兩項要素）：

2、正文（四項內(nèi)容）：

3、末尾（三項內(nèi)容）：

三、會議紀要寫作的四個要點

八段秘書的做法：定職責

將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人；形成書面?zhèn)渫洠?jīng)當事人確認后，交給總經(jīng) 理與當事人一人一份；定期檢查、跟蹤各項任務的完成情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，并及時匯報給總經(jīng)理。

一、遵守高效會議的規(guī)則

二、與會者的八項守則

三、會議主持人的職責 九段秘書的做法：做流程

把上述過程做成標準化的會議流程，讓任何一個秘書都可以把會議服務的結果做到九段；形成不依賴于任何人的會議服務體系！

小組研討：制作會議管理流程

九段秘書的啟示：任務與結果

對結果的追求程度不同，工作的內(nèi)容和結果就會不同。工作結果的差異就是報酬和前途的差異。你想成為幾段秘書？

第三單元：管理好你的上司

一、管理上司的內(nèi)涵

二、首先是要與上司處好關系

看《亮劍》：“小心老子揍你！” 看《亮劍》：“新一團團長是李云龍”

三、管理上司的策略一： ——忠于上司的八個作為 看電影：春節(jié)要貸款

三、管理上司的策略二：

1、將榮耀歸于上司

案例研究：……但是最近你發(fā)現(xiàn)，上司將你的方案改頭換面之后呈現(xiàn)給他的上司，面對喜好邀功的上司，你怎么辦？

2、解救上司的五個作為

四、提升上司對你的依賴程度 案例及提問、測試互動

第二篇：秘書從業(yè)經(jīng)驗：做好黨委秘書工作的幾點切身感受（本站推薦）

我曾在黨委秘書崗位上工作了8年時間，這期間，不僅得到很大鍛煉，豐富了經(jīng)歷，而且學到了很多東西，提高了綜合素質(zhì)?，F(xiàn)將自己這方面的切身感受和體會介紹給大家，供參考。

一、要切實把握黨委秘書工作的特點規(guī)律

黨委秘書崗位光榮、受益終生。從職能上講，是黨委和領導的參謀和助手，但沒有獨立業(yè)務;從服務對象上講，直接為黨委和首長服務，并對他們負責;從單位上講，沒有正式編制，沒有特殊權利，沒有專項經(jīng)費，是“清水衙門”;從個人講，不論哪一級職務，都是普通機關干部，既不帶長，又不掛職，不是“熱門職業(yè)”。做黨委秘書工作，加班加點多，工作量大，犧牲的是休息和娛樂時間，得到的是更多學知識、長才干、強素質(zhì)的機會;工作要求高、負荷重、節(jié)奏快，能夠培養(yǎng)緊張快干、嚴謹高效的工作作風;做不到精通某項業(yè)務，成不了某個方面的專家，但可以多學博采、全面熟悉。在黨委秘書崗位上經(jīng)受的鍛煉是多方面的，有些收獲甚至是終身受益的。

(一)接受的信息量大，可以拓寬視野，了解全局，為增強綜合分析判斷能力、提升思維層次，提供了得天獨厚的平臺。黨委秘書在接受信息方面，有著得天獨厚的條件。一是上級精神能盡早知道，各項指示、規(guī)定及要求，不管是電話通知，還是下發(fā)文件，都能及時看到。有些內(nèi)容在報紙和文件刊發(fā)之前，可從中先學一步。二是首長指示能及時接受，首長提出的新思想和新要求，有時是在會上講的，有時是在機關呈批件上批注的，有時是當面交待的，黨委秘書都能通過參加有關會議、與首長直接交流、閱讀首長批示抄清及時掌握，較機關業(yè)務部門早一些學習和理解。三是機關活動能全面了解，各部門正在開展什么活動，工作進展到什么程度，準備采取什么動作，黨委秘書能通過各種渠道了解到、控制住。四是單位情況能全面準確掌握，單位的基本工作動態(tài)、重要思想動向，領導的主要活動以及重大事故、案件和問題，都可以從查看各級各類上報文電中找到答案，這種信息渠道暢通、信息來源廣泛、信息真實性強的優(yōu)勢，既為黨委秘書開展工作提供了有利條件，也有助于個人充實頭腦、活躍思維。

(二)涉及的工作領域廣，可以博采眾長，吸取精華，在完成大項工作和中心任務中受到鍛煉。常委會討論研究的一些事情，往往是單位建設各個方面的重大問題;黨委常委特別是主要首長講話涉及到的，往往是方方面面的工作;寫報告、發(fā)通知、搞總結的內(nèi)容，往往是無所不有;組織會議、起草材料，往往是與機關其它部門的同志一起合作;就連平時收集情況，統(tǒng)計數(shù)字，整理資料，也能牽扯到機關許多部門。這種寬正面、大縱深式的工作方法，需要黨委秘書眼觀六路，耳聽八方，廣交朋友，搞好協(xié)調(diào)。常常有這樣的感受：多接觸一個方面的工作，就多一個熟悉的領域;多參與一個活動，就積累一些實際工作經(jīng)驗;多同一個部門的同志合作共事，就多學到一些工作方法。

(三)參加上層活動的機會多，可以提高認識問題的站立點，學會分析處理問題的科學方法，準確理解黨委和首長的意圖。黨委秘書每年都要隨領導同志參加黨委常委會、黨委全會、民主生活會等會議活動，搞好會議保障、為首長準備發(fā)言材料的過程，就是鍛煉提高認識問題層次和分析處理問題能力的過程。有時跟隨首長下基層了解情況、進行調(diào)查研究，可以從中捕捉到首長關注什么、思考什么、提倡什么、反對什么，學到如何評價基層，如何看待基層建設形勢，如何發(fā)現(xiàn)和解決帶傾向性問題的方法。更為經(jīng)常的是召開常委會時，常委們圍繞議題發(fā)表意見、統(tǒng)一思想、民主決策，他們的思維方式、戰(zhàn)略眼光和領導藝術，都是難得的學習范例。

(四)工作的標準高、要求嚴，可以變壓力為動力，養(yǎng)成處處慎重、事事認真的良好習慣。在其它部門工作，處理一個問題、起草一份材料，能夠?qū)訉影殃P，級級過濾，可以避免和減少錯漏，即使出現(xiàn)了也有充裕的時間彌補。而黨委秘書直接為首長服務，出手材料一步到位，協(xié)調(diào)的事務直接牽涉首長，一旦出現(xiàn)錯誤，就沒有任何補救的余地。做黨委秘書工作，要求做到滴水不漏、萬無一失。在這種環(huán)境之中工作，自然壓出高效率，逼出好作風。

二、要努力提高做好黨委秘書工作的能力

當一名稱職的黨委秘書，必須煉就很強的能力素質(zhì)。否則，肯定勝任不了本職，也不可能完成擔負的工作任務。

(一)要在參與全局性工作中學習提高宏觀思考問題的能力。黨委秘書由于職責的關系，經(jīng)常會參與一些全局性工作，必須站在黨委、首長的角度思考全局性的問題，不斷提高宏觀思考問題的能力。一是要注重提高自己的理論素質(zhì)。理論素質(zhì)是一個人素質(zhì)的核心和靈魂。有的同志說，寫文章寫到一定程度，就是個理論功底問題，是個哲學問題。我感到這話很有見地。如果文章缺乏思想性，是很難給人以啟發(fā)的。作為黨委秘書，如果沒有較為扎實的理論功底，那么寫出的文章很有可能會因為“淺”而通不過，提出的建議可能因為“小”而不被領導采納。上級的文電，領導的講話，都是著眼全局提出來的，理論性、指導性都很強，通過經(jīng)常學習和思考，從中不但能學到寫文章的技巧，更重要的是學習到思維方法;對報刊的社論、評論員文章、理論研究文章等，也要耐下心來細嚼慢咽，這樣不斷地堅持，在潛移默化中就提高了理論素質(zhì)。二是要注重站在黨委的角度思考問題。黨委秘書所擔負的工作任務，要求我們必須站在全局的角度思考問題，否則就很容易局限于具體工作，因缺乏深度和高度而達不到領導的要求。要敢于換位思考，敢于小官想大事、說大話，敢于站在領導的位置上思考、分析和把握問題，努力達到超前思維、同步思維和跟蹤思維的要求。三是要注重全面了解熟悉情況。不了解全局，就站不到全局的高度，看問題的層次就上不去。黨委秘書了解掌握情況有許多得天獨厚的條件：文件資料多，可以及時了解全局上的情況，熟悉上級的指示精神，掌握機關和單位開展工作的情況;與首長接觸多，可以及時了解首長思考什么，關注什么;參加會議多，可以及時了解黨委的決策意圖和工作思路。充分利用這些便利條件，對面上的情況就有了較為全面的了解，也為完成首長交辦的的任務奠定了一個較為扎實的基礎。

(二)要在參與起草各類綜合性材料中學習提高綜合歸納能力。黨委秘書承辦的材料中，有領導講話、情況報告、紀要等文體，這些材料的寫作都需要較強的綜合歸納能力。提高綜合歸納能力，我感到?jīng)]有多少捷徑可走，關鍵是多學、多想、多練。多學，就是向首長學、向有經(jīng)驗的同志學，向書本學。比如召開常委會時，主要領導往往會在會議結束時作一個總結性講話，這個講話一般都是主要領導在集中常委們智慧的基礎上形成的。在作記錄時，就要認真揣摩，領導是怎么把握主次、怎么分清輕重緩急、怎么進行概括的，從中學會正確的歸納方法。再比如，起草常委會議紀要時，如果是自己先拿初稿，領導在把關時會對綜合歸納不夠精確的地方進行一些修改，自己就要進行反復比較，從中分析領導是怎樣進行歸納的，這樣長期堅持下去，對自己的提高幫助是很大的。多想，就是進行抽象思維，善于通過事物的現(xiàn)象認識和把握本質(zhì)，并從大量的、個別事物中找出他們之間的規(guī)律性的東西。這樣寫出的材料才能體現(xiàn)出綜合性，做到有高度、有深度。多練，就是勇于自加壓力，勤學苦練，通過多寫多練，逐步提高綜合歸納能力。在工作中，對每一次的鍛煉機會都要十分認真對待，無論是起草講話、報告，還是調(diào)查報告、會議紀要，每次都要盡最大努力，力求寫一次有一次的進步。1 2

第三篇：秘書實務課畢業(yè)論文之論性別對秘書工作的影響

論性別對秘書工作的影響

秘書實務課畢業(yè)論文之論性別對秘書工作的影響

專業(yè)：￥￥￥￥

學生：***任課老師：&&&

摘要：在當今社會，秘書對領導工作的開展、進行起著相當重要的作用；在很多招聘會上，大部分招聘啟事上點名只招女性，這就使得不少符合秘書工作要求的男性應屆大學畢業(yè)生上前遞交的簡歷都被婉言退回。這一舉措令眾多男生忍不住大聲質(zhì)問：“誰說秘書是女性的天下，男生照樣行！”時下，秘書在擔任輔助作用的立場上存在性別上的問題，也就是說，究竟是女秘書的更利于領導開展工作還是男秘書對領導的影響更大？從秘書工作的現(xiàn)狀不難看出，秘書工作當中，已經(jīng)不是女性一統(tǒng)天下的時代，秘書也由傳統(tǒng)的“女性一統(tǒng)天下”漸漸向著性別的合理化發(fā)展。至于怎樣算合理，就要看秘書工作的具體實施。在選用秘書時，要充分把握秘書的性別特征，調(diào)整秘書工作當中的性別不合理化，注重秘書在性別上的差異，如此，才能使秘書在其職位上更好的做好秘書工作，從而達到使領導滿意的效果。

關鍵詞：性別;秘書工作;影響

談及秘書，很多人會把它與女人、女性聯(lián)系起來，社會上也流傳著“女秘書”、“女小秘”的說法；其實，女性跟秘書聯(lián)系起來只不過是近代的事，在中國古代，男性秘書就存在并發(fā)揮著不可磨滅的歷史功績，現(xiàn)在的不少高校都已開設文秘專業(yè)，不少男生也開始報名，準備畢業(yè)后走上秘書崗位。正因此，如何正確認識男女性別的秘書在社會上的形象，了解他們的職業(yè)生存狀態(tài)，成了我創(chuàng)作本文的動機；秘書工作的指向服務對象和服務內(nèi)容實質(zhì)是時代性和階級性的有機統(tǒng)一，在努力推進民主與法制建設的今天，切實認清秘書概念、秘書現(xiàn)象，對以各系統(tǒng)或行業(yè)為主體的秘書隊伍有現(xiàn)實指導意義。它體現(xiàn)了秘書為領導服務、為人民服務、為社會服務的一致性以及秘書對領導負責、對公眾、對社會負責的一致性。

時下，“秘書”已經(jīng)不再是一個稱謂，而是已經(jīng)演變成一種職業(yè)；它是一項融參謀、協(xié)調(diào)、實踐等事務為一體的綜合性工作，這在秘書定義——從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理辦公室事務及日常事務，起參謀輔助的人員——當中已充分體現(xiàn)出來。當然，秘書工作和其他工作一樣，可以由不同性別的人員來擔任；然而，因著秘書人員的角色特殊，也因一些領導干部與秘書之間出現(xiàn)一些不良影響，致使許多的專家與學者花大篇幅議論來論證“男領導身邊該不該任用女性秘書”。直到今天，是不是該用異性秘書仍是許多領導犯難的事情，可見，秘書性別研究確實有很大的意義。

一，單一性別秘書工作的發(fā)展及變化

（一）、男秘書在封建社會就曾出現(xiàn)。

在古代王朝，宮中秘藏之書，就是皇宮里秘密珍藏的圖書，而管理秘藏圖書的官府，名之為“秘書監(jiān)”，主管的官員為“秘書令”；我國古代歷史上也有稱副職“秘書丞”，分管官員叫“秘書郎”，歷朝沿襲至清代。幾千年的歷史長河里，有許多相當于現(xiàn)代秘書的官職，但它們都不叫秘書，而被稱為史官、御史、尚書、掌書記，或中書舍人、翰林學士等許多由男人來擔任的；在當時，是秘書得而不叫秘書，不叫秘書的卻是秘書；直到清末、辛亥革命前后，秘書的概念才慢慢叫開，也成為名實相符的秘書——伴隨領導左右，參謀輔助務及處理日常事，而非古代王朝中所設的。

（二）、男秘書的演化。

在古代的封建君主王朝里，秘書也被稱為輔臣，是國家統(tǒng)治者身邊參與機要政務掌管機密文件和印記、掌管宮廷內(nèi)務的文職大臣，后來便成為了沿用至今的國家主管政府事務的部長或常務副部長。在現(xiàn)代中國，秘書是屬于行政職位也一直被當作一種行政職位，秘書人員被看作行政人員的一部分，而且是核心的一部分。不止如此，秘書也已成為社會職業(yè)，在大、中、小國營企事業(yè)單位則是辦公室主任和秘書長，成為管理和處理日常行政事務的重要人員，成為行政首長的得力助手。在我國的相關法律法規(guī)中規(guī)定：“政府秘書均屬國家公務員，秘書長屬政務類公務員，一般公務員則屬事務類公務員?！?/p>

（三）、男秘書職業(yè)的初步分析。

最近幾年來，根據(jù)專家、學者們的調(diào)查分析和社會共同認知，秘書工作當中，男性從業(yè)狀況是很樂觀的，故而有言，男性在現(xiàn)代社會上的地位是越來越高，越來越受青睞的。據(jù)一份報紙上的一篇《男秘書走俏女秘書降溫》的作者說到：“現(xiàn)代領導更重實惠，從許多方面的原因看來，時下男秘書正在變得搶手?！?/p>

隨著社會的不斷發(fā)展于進步，秘書人才市場上，女秘書一統(tǒng)天下的局面已經(jīng)被打破了，眼下，男秘書正悄無聲息地走上臺階。據(jù)統(tǒng)計，從近兩年來文秘專業(yè)的畢業(yè)生需求上看，男生分配趨勢明顯要好于女生，男秘書的市場行情越來越被看好。僅就目前分配情況看，招聘文秘的企業(yè)在人才招聘會上招兵買馬，而且都是優(yōu)先考慮男生。這不禁讓一些投入到文秘專業(yè)的男性求職者的臉上露出了笑容。

二，秘書性別差異的表現(xiàn)

（一），心理上的差異

首先，男秘書的自信心強于女秘書。通過心理學家對男女生的心理測試后發(fā)現(xiàn)，女生的自我評價往往比男生低。以四到六歲兒童為測試對象的實驗也發(fā)現(xiàn)，女孩子對自己成績的期望明顯比男孩子低，這種性別差異甚至一直延續(xù)到成人乃至工作上的表現(xiàn)。

其次，人們常常會發(fā)現(xiàn)，男秘書慣于理性地處理自己的職場環(huán)境，進而去主導；例如，男生在職場上會很自然地推薦自己，是一種潛移默化的推薦，爭相扮演領頭人的角色；在會議上會踴躍發(fā)言，闡述自己的意見或者建議，看上去胸有成竹；在完成領導交付的任務上，男生普遍也會充滿熱情與信心，相信自己能夠做好。這樣的心理暗示了他們會把工作做的很出色，體現(xiàn)出自己的優(yōu)勢。而在相同的情況和境遇下，女秘書往往會低估自己，不能勝任工作、膽小、多慮，甚至其他因素的影響，使相當一部分女秘書產(chǎn)生一種難以勝任的恐懼。男性在恐懼時會告誡自己并不恐懼，而女性會在并不恐懼時報告自己恐懼，她們通過報告自己恐懼來獲得社會的關愛，與此相反的那行卻不然。男性報告自己并不恐懼意欲獲得社會對其堅強性格的賞識與贊揚。

再次，女秘書很心細；女秘書能夠細致周密地為領導做好日程安排，認真負責地管理好文件及檔案，或以委婉、客氣、敦厚的口吻恰逢其時地為上司拒絕不愿見的客人，此外，女秘書還會在上次困倦、疲勞時奉上一杯濃茶或是咖啡。這些細致的工作，是男秘書難以勝任的。

最后，女秘書易情緒化。女性天生較男性柔弱，動不動就會抹眼淚，這讓女性從事秘書這一行業(yè)有著很大的障礙。而男秘書往往不拘小節(jié)，對小事不會過于計較得失，在處理事物時情緒化較少。第五，女秘書比男秘書更理解他人。女性更容易被場景氛圍感化，這使得女性比男性更容易理解別人，更富有同情心。女秘書在工作中更能體諒別人，能處處為領導及同事著想，這不僅拉近了跟領導的距離，也變得更加易于溝通；男秘書往往不懂得體貼，無耐心去傾聽，偶爾也會頂撞上司。第六，女秘書比男秘書更容易產(chǎn)生從眾心理。在工作中，男秘書常常打破常規(guī)，愛用創(chuàng)新思維，敢于在大眾面前提出不同的見解，為領導或上司的決策提供廣闊的思路，而女性秘書則是喜歡隨大流，很少動腦筋，只是按部就班做事，對領導或者上司的指示惟命是從。

（二），思維之差異

由于男女性別的不同，因而，在思維上也有不同的表現(xiàn)。女性有很強的形象記憶和機械記憶能力長于形象思維、更加有想象力，然而這確使得女性的靈活性不夠，理解力偏差；男性則更善于抽象思維、邏輯思維、以及判斷推理的能力，不但有較強的演繹、歸納的能力，而且思維的靈活性和理解力都勝于女性。所以會有人說，女性是感性的動物，男性是理性的機器，這一點也被很多專家及

學者們公認。

借著男性男性在邏輯思維及判斷推理方面強的優(yōu)勢，男秘書在做事時表現(xiàn)出鎮(zhèn)靜、更富有條理，較少優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水，這是女秘書無法企及的。在思維方式上女性傾向于模仿，處理問題時對細節(jié)重視，對全局把握不夠準確。男秘書善于獨立思考，分析問題、解決問題的能力強但對細節(jié)常?？紤]不周，所以容易出現(xiàn)疏漏。

（三），語言之差異

在從事秘書工作時，女習慣比男性更占有優(yōu)勢。男性在通常情況下喜發(fā)號施令，常以命令式的語氣，既顯得不友好又讓人感到不適應；而女性固有矜持的一面讓女性的話語顯得含蓄、溫雅，在反對的語氣上也多以委婉、含蓄的方式，不會因過于尖銳而讓人無所適從或者鹵莽滅裂；例如，單位要解雇某一名工作人員，如果讓女秘書去說，通常會用比較溫婉同情的方式表達，這樣一方面不會使對方感到尷尬、無地自容，另一方面也不會及其較大的反彈。所以，女秘書可以說是一個職場的軟性調(diào)節(jié)劑。

在社會群體中，女性多半具有奉獻精神，樂于為他人服務、為別人付出。在家庭中，她們?yōu)檎煞?、子女、公婆、兄弟姐妹付出從不要求回報；而男性固有的大男子主義比較喜歡以自我為中心。女習慣比較注重人際關系，在決策過程中經(jīng)常把別人納入思考，但是男性卻會在自己的思維范圍內(nèi)做好決定，不愿提取出來商量，往往早已有了定見。因男女的創(chuàng)作力不同，也受思維差異的影響，男秘書在工作中比女性有更強的動手能力，也擅于自己探索發(fā)現(xiàn)，擁有強烈的動手創(chuàng)造能力，相反，女秘書對創(chuàng)意活動大都不怎么感興趣，也很少進行探究，動手能力也較差，女性秘書更樂于從事程序性工作，按部就班地進行。

三，秘書不同性別在工作上各自的優(yōu)越性

（一）、男女秘書從事秘書職業(yè)的優(yōu)劣

由于秘書工作是綜合性、服務性、程序性、保密性較強的工作，所以男女從事秘書工作的優(yōu)劣各有說法，社會各界人士也各執(zhí)其辭。

就女性秘書來說，性格上具有溫和、順從細致、敏感、條理性強、偏重于感性認識、善于形象思維等特點；而男性則多具有剛強、果斷、粗獷、獨立性、冒險性強，偏重于理性認識善于邏輯思維。在能力方面。女性的忍耐力、復述力、自制力普遍高于男性，而男性的計算力、概括力、分析力、爆發(fā)力則普遍高于女性。另一方面，女性適合從事簡單的、重復性的、活動范圍小、體力較輕的、程式性強的職業(yè)；多數(shù)男性適合從事復雜的、變化的活動范圍較大的，體力較重的、富于創(chuàng)造性的工作。此外，男性秘書對外聯(lián)絡，調(diào)查研究，文件擬稿，日程安排，參與決策等外向性、技術性、政策性較強的工作則更為適合。

（二）、選用男秘書，減少“口舌”

俗話說：有雞鴨的地方糞多，有女人的地方話多。在辦公室里，女人們總是會找到領導不在或者公務清閑的時候，泡杯咖啡或者奶茶、再拿出點心零食之類的圍攏起來，說東家話西家、他這樣她那樣，開始比誰的舌頭長、誰的口水多。她們閑聊的內(nèi)容無非都是些雞毛蒜皮、無關緊要的事情，所以在某些公司上班的閑暇時間，經(jīng)常能看見這樣的場面：各個部門的女秘書們圍成一團嘰嘰喳喳閑聊，辦公室在這一刻已不再是辦公室，而是變成熱鬧的茶坊。如果遇到某些很有廣播員天賦的女職員，那么，這個辦公室甚至這家公司實在是沒有秘密可言了。相反男人的閑言碎語永遠要比女人少，即使有，也是放在工作之上的，并不如女職員那樣，聊些題外話。

（三）、細節(jié)差異用以減少資源浪費

在學校里不難看到這樣一種情形：不同女學生會拿出不同的紙巾，用來擦臉、擦鼻子、擦手、擦包，擦口紅等；女人天生講究細節(jié)，所以，倘若在辦公室里成天用紙巾擦來擦去，擦臉、擦鼻子、擦手、擦口紅，而且每一張抹一小角必定重新從紙盒里換抽一張，假如遇到哪個剛跟男朋友吵架的一哭就更夸張了，至少犧牲一卷紙。相反，男人就不同了。男人沒那么細致的講究，從吃飯到對付感冒，一張紙巾就能搞定。一個男秘一年消耗的紙巾僅僅是一個女秘的十分之一。從這點來看，男秘書在資源浪費上比女秘書優(yōu)越的多。

（四）、男性在秘書工作上比女性更有條理、耐力更強

我們經(jīng)常能夠聽到社會上流傳的這樣一句話：女人是感性的動物，男人是理性的機器。男人在思辯性、邏輯性方面，總是比女人有優(yōu)勢。所以派男人做事，腦子往往更冷靜更富條理，而且男人做事果斷，立竿見影，從不優(yōu)柔寡斷、拖泥帶水。女人都比較嬌氣，無論在肉體上精神上都不耐勞。工作一累就吃不消了，動不動就請病假。如果領導嚴厲或者發(fā)火，遇到比較脆弱的女秘書，一準鬧情緒哭鼻子。男人在這方面就比較能忍耐，一般公司里加班熬夜時，一定是男職員精神相對足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。如果這些放在女秘書身上——苦不能嘗委屈不能受。既不能吃苦又不能耐勞的，做秘書豈不降低秘書工作的質(zhì)量。

（五）、職場應酬

與客戶談生意，難免要上飯局，遇到愛喝酒的客戶，自然需要一番酒水的較量，女人大多不能喝酒，即使女秘書有海量，在飯桌上女人陪喝酒多少也是有失體統(tǒng)的，也給公司帶來不良影響。然而，不同的是，酒量好的男秘書在這時可是派上大的用場了。加上男性豪爽的一面，生意自然可水到渠成。

（六）、降低辦公室性騷擾，減少二奶的悲劇

在秘書界流傳這樣一句話：白天秘書干，晚上干秘書；男秘書一個口，自己用的，女秘書兩個口，一個自己用，一個領導用，等等等等。男上司聘用女秘書往往會有性騷擾，性騷擾的事件大多是發(fā)生在男上司對女下屬間，女秘書是常見的受害對象。如果換了是男秘書，誘發(fā)男上司動色心的可能不是沒有，但是幾率很低。如果是為女上司當男秘書，那么發(fā)生性騷擾的可能性依然很小，沒有男人愿意冒這個丟飯碗的風險，畢竟身在中國、也是身為四大文明古國的東方女人，是矜持的，是保守的，是不善于主動的，是不敢始作俑者的，她們絕大多數(shù)都色大膽小，最多是想入非非而已，見諸行動的可能性微乎其微，而且靠武力騷擾成功的可能也幾乎為零。因此用男秘對辦公室的治安有百利而無一害。

（七）、不會因為生理原因影響心情

女秘書大都逃脫不了每月的生理周期，并因此在身心上受到困擾。最常見的就是每個月總有那么幾天女秘書的臉上布滿了菜色，而且喜怒無常，多多少少地給工作造成負面影響。男秘書無需懷孕、流產(chǎn)、哺乳，從生理上保證不會影響公司的正常工作。男人是鐵打的，女人是水做的。在堅固性和持久性方面，男人絕對勝過一籌。

除此之外，男性也可作為保鏢兼司機。如果領導外出，男秘書就成了領導的司機；有時，領導深夜外出，或處理一些突發(fā)事件時，男秘書也可隨行“保駕”。如果是女領導，所謂男女搭配，干活兒不累。既是說男同事，也是說男秘書。二者雖說都是男人，但功能不同。前者用于和領導打天下，闖江湖；后者用于為領導出門保鏢，入門關照，即使日久不生情，也一定日久心相通，絕對可處成知己。

第四篇：高級秘書、助理和行政管理者工作效率提升訓練營課綱講義

對高級行政管理者和秘書來說，沒有受到專業(yè)系統(tǒng)訓練，將無法從戰(zhàn)略性全方位角度認知秘書與助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節(jié)奏；想為領導做得更多、更好卻沒有好的方法、思路；想更好的執(zhí)行領導的政策，卻總是得不到支持；想給公司節(jié)省費用，但卻不知從何處下手，想更好地處理好公共關系（政府公關），卻總是不得要領----諸如以上的問題，都是每個助理秘書工作人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，成了我們必須面對與解決的課題。

參訓學員課后反饋1：“何瀾老師精彩的課程分享，我們從她身上看到了優(yōu)秀行政工作者對工作效率執(zhí)著研究與探索，同樣她對與工作的認真、激情是值得每個行政管理者去效仿的榜樣?！?/p>

參訓學員課后反饋2：“在何瀾老師高級文秘課程的學習中，我們學會了如何成為領導得心應手的左膀右臂，明確了自己的工作職責與擅長，對領導交代的各項任務清晰流程和任務再執(zhí)行，很好的分享、很多的工具模板，一次次精彩的模擬訓練，讓大家找到工作的動力和方向?！?/p>

參訓學員課后反饋3：“通過何瀾老師的的時間測評工具，我們看到了過去三個月到六個月時間安排的邏輯性和問題點，了解自己生活與工作的關系，了解良好社會關系家庭關系的經(jīng)營，更加注重自己身心靈的和諧與平衡！這兩天的高級行政管理者的課程讓我們被工作拖著跑，走向全新自我認識和有意識的規(guī)劃和提升，我們想從這里再次啟航，成為一名“新秘書”，擁有新起點、新格局、全新的工作狀態(tài)?！?/p>

課程收益

－清晰了解文秘、行政助理崗位的貢獻度和核心價值，幫助提升行政工作的愉悅感。

－針對本單位崗位的要求提升自己的各項專業(yè)能力，做個效率為先的領導助手。

－良好工作習慣的系統(tǒng)培養(yǎng)是面對多位領導、面對瑣碎雜工作的提升與改變。－成為上司的得力助手，在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)對外的人際關系的經(jīng)營上更加專業(yè)化。－熟悉辦公事務的處理技巧：通過現(xiàn)場模擬練習，現(xiàn)場點評，—特別贈送大禮包：常用工具、表單、范本等。

專家介紹

何瀾老師

（公開課，內(nèi)訓：4OO-O33-4O33）職場幸福學培訓專家、高效工作模式訓練專家；

企業(yè)學習網(wǎng)特約高級講師,曾擔任浙大網(wǎng)新（上市公司）總裁助理、浙江正元數(shù)據(jù)公司獨立董事、浙江省中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)輔導中心主任等高管職務；華東師大心理學碩士；浙大求是經(jīng)濟與科學研究院高級講師、首席人才測評師、清華大學特邀講師；浙江培訓師聯(lián)合會常務副會長。

何瀾老師擁有十多年的企業(yè)管理及培訓經(jīng)驗，巧妙運用心理學與各種人才測評技術巧妙融入課程，將知名企業(yè)實際工作中的眾多經(jīng)典案例與課程內(nèi)容相結合，深入淺出，通俗易懂，而且容易掌握和操作；學員評價說：“何瀾老師特別親切，講課富有激情，課堂氣氛活躍，內(nèi)容專業(yè)有深度，互動與案例研討有效運用”。何瀾老師培訓課程條理清晰，層次分明，實用性強，能帶給學員先進工作效率提示策略與理念，使學員可以迅速地將培訓內(nèi)容轉化為實際工作技能與習慣。在輕松、互動、體驗、講評等授課方式中，讓學員在練中學，學中練，達到學以致用品牌課程：

《高級秘書/助理和行政管理者工作效率提升訓練》《高效會議管理出績效》《情緒管理與心理解壓》《時間管理與工作統(tǒng)籌技巧》《職場幸福學》

榮譽客戶

中國銀行、工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國移動、江蘇移動、上海電信、萬事利集團、、葛蘭素史克（中國）、菲達環(huán)保、豐島控股集團、新安化工、海亮集團、新和成控股、華為、臺山核電、海爾集團、南車集團、可口可樂、西門子、NEC、諾基亞、神州數(shù)碼、日立、美的、中國測繪科學研究院、修正藥業(yè)、塔里木油田分公司、正大集團、貴州百靈、中海油等數(shù)百家知名企業(yè)。

課程大綱

第一天課程：6.5小時

前言：通過行政工作者定位解讀讓我們看到幾個關鍵詞：協(xié)助、日常事務、提供參謀建議、溝通協(xié)調(diào)、橋梁關系，這是行政工作特殊性的解讀，他必定是完成領導目標為先，協(xié)助統(tǒng)籌協(xié)調(diào)更多的事務性的工作，如何更有效的提升工作效率，讓橋梁更加有效、可靠、穩(wěn)健？是課程學習的重點內(nèi)容。

模塊

一、角色認知：如何成為領導身邊優(yōu)秀助手？3小時

今天我是單位的形象代言人；通過一句話、三個詞語描述你的單位印象。

領導需要什么樣的優(yōu)秀助手？通過對領導的需求分析，不同層級助理的定位進行自我評價，提升服務意識，做最有競爭力、最有價值的工作。

了解我的工作優(yōu)勢與工作行為風格；通過行為測評，分析過去三至六個月你的行為風格與工作優(yōu)勢，并給予您針對性的建議和指導。

我們單位對行政崗位的職責要求解讀與分析；針對每個單位的需要分享行政崗位的職責，清晰任務，明確工作目標。

本模塊總結：如何成為領導身邊優(yōu)秀助手？我們的工作特征：多樣瑣碎性、隨機突發(fā)性、領導指派性、保密性。情景練習。

輕松一刻：學習辦公室養(yǎng)生操－五節(jié)操。

特別分享：午間欣賞職業(yè)秘書相關電影，并組織討論秘書成長之路。

模塊

二、高效職業(yè)溝通與和諧人際關系：贏得領導信任3.5小時

什么樣個性特點的人會更容易獲得良好的人際關系？親切的微笑、溫暖自信的眼神、職業(yè)握手練習、清新問候、身體距離、為他人著想、會選擇禮物等內(nèi)容。

學會真誠的贊美；通過小組競賽練習，提示適度贊美能力。

塑造愉快交往禮儀之道；敬語、介紹、坐車、送別禮。

接聽電話禮節(jié)與情景練習；面對難以對付的客人和電話應對技巧。

接待來訪客人的流程和細節(jié)注意；觀摩先進單位接待流程設計。

與新聞工作者交往注意事項與細節(jié)，并情景練習；

印章管理流程與人際關系和諧之道；

零用錢管理流程與得到領導信任的細節(jié)；

文件管理與簽收流程，如何與領導預約簽收？

與不同個性領導相處之道；創(chuàng)造積極的語言結構，與不同領導風格的領袖交往，用他們最喜歡容易接受的方式工作與交流。

模擬練習：接受不清晰的工作指示時、本周工作匯報流程與內(nèi)容、商討問題時、面對領導的壞脾氣時，小組總結，這個案例中我的收獲。

上司約會、出差行程安排策略與方法。

本模塊總結：與領導相處的時間，學會虛心請教，交流匯報要簡要，內(nèi)容真實詳盡，與領導關系簡單，尊重上司，學會為他救場。

第二天課程：6小時

模塊三 高效工作模式：提升行政工作效率4.5小時

時間管理與工作統(tǒng)籌

了解壓力環(huán)境下我的時間管理模式：這是何瀾老師獨家版權的壓力環(huán)境下我的時間管理模式的測評工作，看到你的時間管理模式瓶頸與問題。

探索我的生命價值觀：專業(yè)的心理學底蘊幫助你分析你的生命價值觀，看清楚生命的需求和關注，提升生命幸福值。

我的時間都花在哪里？清晰時間大盜：我們?nèi)松退?00年，你的一百年中的生命價值在哪里？ 激發(fā)我的腦思考模式，創(chuàng)立個性化時間管理技巧與方法；

5、系統(tǒng)思維方式訓練：面對多任務管理，多領導指示工作時，清晰生活與工作的目標、工作步驟、緊急重要程度的分類。

6、為自己的人生開始規(guī)劃：從夢想到現(xiàn)實，從日計劃、月計劃、年計劃的制定和落實。

二、精力管理：根據(jù)生理節(jié)奏制定工作：了解精力最旺盛的時候，學會聚焦，學會制表，制表的要點和注意事項。

三、辦公室5S管理：5S管理要點與工具

四、信息管理：

1、如何處理電子信件？

2、如何處理報紙雜志？

3、快速閱讀。

4、為自己準備清單。

會議管理：常見高效會議管控要點。

固定部門會議的掌控。

解決問題會議的核心。

討論會議的流程與掌控。

會議中不良行為的形成與控制。

會議管控工具表格的制作與分享。

本模塊總結：兩天中學習到提高工作效率的方法、制定行動計劃

模塊

四、壓力管理：提升職場幸福力1.5小時 壓力的定義與認識；

我在社會環(huán)境中角色的扮演和認識；

智慧身體感應與體驗；

樹立正確的人生觀與價值觀；

飲食減壓、音樂減壓、睡眠減壓、運動減壓等內(nèi)容體驗； 心里冥想：學會接納；

面對挫折，依然快樂的八大秘訣。

課程總結：職業(yè)秘書職業(yè)修煉