第一篇：長松為您支招：不相容職責(zé)崗位設(shè)定機(jī)制的建立

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長松為您支招：不相容職責(zé)崗位設(shè)定機(jī)制的建立

上一期我們討論資金安全系統(tǒng)建設(shè)中庫存現(xiàn)金及銀行存款監(jiān)盤機(jī)制的建立時，實際上已經(jīng)涉及到了我們今天要討論的不相容崗位設(shè)定機(jī)制的問題。會計編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表而非出納，這實際上就說明編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表工作職責(zé)與出納崗位不相容。企業(yè)管理內(nèi)控中，不相容職責(zé)崗位設(shè)定是一項基本原則。在資金安全系統(tǒng)建設(shè)中，這一原則也需作為一項重要機(jī)制得到落實。本期我們將全面討論這一機(jī)制的設(shè)計。

現(xiàn)金監(jiān)盤機(jī)制的建立可以確定企業(yè)某一時點現(xiàn)金資產(chǎn)（包含庫存現(xiàn)金和銀行存款）金額是否正確，并及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金資產(chǎn)余額已經(jīng)發(fā)生的問題。但監(jiān)盤機(jī)制無法保證資金不發(fā)生問題，因此資金安全系統(tǒng)建設(shè)還需要其他機(jī)制的建立來保證資金過程的安全，不相容職責(zé)崗位設(shè)定機(jī)制即是其中一項重要的機(jī)制。

經(jīng)過對資金出現(xiàn)問題案例的分析，其中一大部分案例形成原因是由于公司違反了不相容職責(zé)崗位設(shè)定原則。例如北京海淀區(qū)某客戶發(fā)生的會計累計從公司挪走70萬元的案例，2008年，他們聘請我的審計團(tuán)隊去公司查賬，原因是新聘財務(wù)人員發(fā)覺賬務(wù)存在問題而拒絕接管公司賬務(wù)。原來，公司兩年前聘用的一名財務(wù)人員突然辭職，未能與下任財務(wù)人員做交接工作。新聘財務(wù)人員上任后發(fā)覺資金可能存在問題，故拒絕接受賬務(wù)，并建議公司老板聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行全面審查。公司采納了新聘財務(wù)人員的建議，聘請我們進(jìn)行全面審查。經(jīng)近兩周的全面審查，資金賬實雖然相符，但共發(fā)現(xiàn)70余萬的資金支付未得到授權(quán)，原財務(wù)人員將資金挪走。會計如何能將公司資金劃走？原來公司會計與出納同為一人，老板很信任這一財務(wù)人員，同時由于公司規(guī)模不大，就讓會計兼任了出納。

這一案例的發(fā)生即是因為違反了不相容崗位設(shè)定的原則。會計與出納是不相容崗位，即做賬的不管錢，管錢的不能做賬。出納除了登記現(xiàn)金、銀行日記賬外，不能登記會計賬。否則，資金賬實很容易通過賬務(wù)調(diào)整達(dá)成一致，即賬實做到了賬實相符，問題也就不容易被發(fā)現(xiàn)。這種會計、出納一肩挑導(dǎo)致的資金被挪用案例比比皆是。

由于會計與出納屬于不相容崗位，因此二者之間也不能存在親屬等關(guān)聯(lián)關(guān)系。現(xiàn)金安全系統(tǒng)建設(shè)中存在幾項這種不相容職責(zé)崗位設(shè)置的情況，下面我們就每種情況進(jìn)行闡述。

支票印鑒的名章和財務(wù)章由出納和會計分開保管，實際操作中，會計一般為財務(wù)經(jīng)理或經(jīng)授權(quán)的人。名章保管及登記使用與財務(wù)章的保管及登記使用為不相容職責(zé)，應(yīng)當(dāng)分開。這樣可以保證一個人無法動用公司賬戶的資金，并確保印章使用得到完整記錄。實際上這樣的設(shè)計就是確保真實動用公司賬戶資金時必須由二人以上得到確認(rèn)，才能真實動用。最近幾年普遍采用的網(wǎng)銀結(jié)算方式中，通過密碼授權(quán)支付流程支付在原理上與印章分開保管是一樣的，印章變成了密碼而已。

實際中，很多企業(yè)印章管理比較隨意、混亂，因此也發(fā)生了很多挪用公款的案例，例如下面這個案例就是公司印鑒管理未按分開保管原則而導(dǎo)致的挪用公款案例?！境黾{挪用公款兩千萬豪賭 三年作案上百次】

2008年，來自廣東五華的張小惠入職位于廣州市蘿崗區(qū)的粵精高科有限公司，并一直任該公司出納員，負(fù)責(zé)現(xiàn)金收付、提存與保管、空白支票和印鑒管理等。因為只是公司層級較低的出納員，月薪還不到3000元。

而在張小惠的家鄉(xiāng)五華，地下“六合彩”賭博成風(fēng)，張小惠的堂表兄弟姐妹中就有許多是專門從事中間人角色，幫參賭人向互聯(lián)網(wǎng)賭博網(wǎng)站或者幕后莊家投注后從中“抽水”營利。同年12月，張小惠在親戚的慫恿下起意進(jìn)行地下“六合彩”賭博，為了獲取高額回報，她想到了挪用公司資金。在工作期間，張小惠發(fā)現(xiàn)公司對印鑒和公章保管松懈，于是，張小

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004km.cn 惠通過虛開空白支票或者虛構(gòu)已離職人員張某華等人、虛增員工“張嬌”等工資明細(xì)表等手法，先后多次從粵精公司銀行基本戶中以提現(xiàn)、轉(zhuǎn)賬、代發(fā)員工工資等各種名義提取現(xiàn)金或者轉(zhuǎn)賬至其本人的銀行賬戶內(nèi)，隨后轉(zhuǎn)存至中間人提供的“莊家”銀行賬戶，作案次數(shù)超過上百次，持續(xù)了近三年，均沒有被公司發(fā)現(xiàn)。直至她發(fā)覺今生已無力歸還所挪公司資金，遂于2011年9月初起意潛逃，最終，在2011年11月間，廣州市蘿崗區(qū)公安分局偵辦人員輾轉(zhuǎn)追蹤，在上海市某商務(wù)連鎖酒店將張小惠抓捕歸案。經(jīng)審計，至案發(fā)前張小惠共挪用了公司資金總額合計人民幣2152余萬元。

上述這一案例即是典型的印鑒管理存在問題，出納員正是利用這一點進(jìn)行了公款挪用?？瞻字焙陀¤b全部由出納管理就為這一案件的發(fā)生埋下伏筆。

貨幣資金支出的審批人不能同時擔(dān)任出納人員。資金支付審批工作與資金支付屬于不相容職責(zé)，也就是絕對不允許出現(xiàn)自己審批、自己支付的情況。實際操作中，有些公司老板娘負(fù)責(zé)出納工作，同時也負(fù)責(zé)審批工作，雖然從“人”的角度應(yīng)該是可以實現(xiàn)控制的，但同時公司會忽視資金安全制度建設(shè)。隨著公司規(guī)模及業(yè)務(wù)的增加，這一方法也將很難持續(xù)。

在資金安全系統(tǒng)建設(shè)中，不相容職責(zé)崗位設(shè)定機(jī)制是一項重要的機(jī)制。除上述所列幾種不相容崗位外，根據(jù)公司具體業(yè)務(wù)的不同，還需進(jìn)一步分析，細(xì)化不相容崗位職責(zé)。例如，收據(jù)的保管、復(fù)核與收據(jù)的開具不相容；收據(jù)、發(fā)票的開具與收款不相容，尤其是現(xiàn)金收入頻繁的企業(yè)。

對于上述不相容崗位職責(zé)設(shè)定應(yīng)當(dāng)建立、設(shè)計相應(yīng)制度確保這一機(jī)制的正確執(zhí)行。下面我們?yōu)榇蠹姨峁┫鄳?yīng)制度范本及工具范本供大家參考：并且在下一期中我們將繼續(xù)資金安全系統(tǒng)的建設(shè)，資金收付管控機(jī)制的建立?！緯嬋藛T崗位配備管理制度】

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會計人員的工作崗位做到定崗、定員不定死，有計劃地進(jìn)行崗位輪換，以使會計人員能夠全面熟悉財會工作、擴(kuò)大知識面、增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高工作水平，加強(qiáng)會計工作內(nèi)部監(jiān)督。輪換時應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。崗位輪換一般2～3年輪換一次，最長不超過5年?！?/p>

公司應(yīng)當(dāng)配備具備相應(yīng)專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗的合格人員，分別擔(dān)任貨幣資金業(yè)務(wù)的各個崗位，辦理貨幣資金業(yè)務(wù)，并且要定期實行財務(wù)部門內(nèi)各崗位之間的輪換制度。

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辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀(jì)守法，客觀公正，不斷提高會計業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。

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貨幣資金業(yè)務(wù)要有嚴(yán)格的職務(wù)分離，不能由一人完成貨幣資金業(yè)務(wù)的全部過程?！?貨幣資金的收付及保管只能由經(jīng)授權(quán)的出納人員來負(fù)責(zé)處理，其他人員不得接觸支付前的任何現(xiàn)金。

● 出納和會計工作不能由一人兼任，或是由有親戚關(guān)系的兩個人擔(dān)任，也就是出納和會計工作必須由兩個人擔(dān)任且兩人之間沒有親戚關(guān)系。負(fù)責(zé)資金管理的出納，除了需要登記現(xiàn)金銀行日記賬外，不能登記其他會計賬，以確保錢、帳分開，做到會計和出納相互牽制監(jiān)督。負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的人員不能同時負(fù)責(zé)貨幣資金收入賬的工作；負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的人員不能同時負(fù)責(zé)貨幣資金支出賬的工作。

● 支票印鑒的名章和財務(wù)章由出納和會計分開保管。

● 銀行對賬單由會計去銀行領(lǐng)取，且由會計負(fù)責(zé)編制銀行余額調(diào)節(jié)表?！?貨幣資金支出的審批人不能同時擔(dān)任出納人員。

● 負(fù)責(zé)收款的人員不能同時擔(dān)任開具發(fā)票、收據(jù)的工作。

● 會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的直系親屬不得在本單位會計機(jī)構(gòu)中擔(dān)任出納工作。● 同一家公司的財務(wù)負(fù)責(zé)人和該公司的采購人員，不能有任何親戚關(guān)系，以確保通過財務(wù)部對采購工作進(jìn)行有效監(jiān)督。

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004km.cn ● 外聘的分子公司總經(jīng)理，和其管理的公司的財務(wù)人員，包括出納、會計以及財務(wù)主管或經(jīng)理不能有任何親戚關(guān)系，以確?？偣緦Ψ肿庸矩攧?wù)工作的有效控制?！矩攧?wù)印章管理制度】 1．印章的基本管理制度

（1）印章的代理印制部門，必須登記各類財務(wù)印章的使用部門。

（2）所有印章必須妥善保管，不得隨意擺放，不能擅自將自己保管的印章交由他人使用，也不能私自接受他人保管使用的印章。

（3）配有印章人員發(fā)生人事變動，必須做到“人走章收”，由財務(wù)直屬的上級人員進(jìn)行監(jiān)交或收回。

2．印章種類及使用規(guī)范、制度 2.1 印鑒

（1）定義：專指財務(wù)專用章和法人代表章，共二枚，并在結(jié)算銀行預(yù)留式樣。

（2）用途：主要用于各類結(jié)算票據(jù)的支付、收款。主要付款結(jié)算票據(jù)有：支票、本票申請書、匯票申請書、商票承兌和付款、貸記憑證、電匯單等；收款或背書轉(zhuǎn)讓時在背書人欄中蓋章。

（3）使用規(guī)范：結(jié)算票據(jù)中必須同時加蓋二枚印章，并保證清晰；印鑒蓋章必須使用大紅色，不使用得以其他顏色，否則支出或收入的票據(jù)無效。（4）管理制度

① 二枚印章必須由分處分專人保管，不可一人同時保管使用，一般情況，法人章由財務(wù)經(jīng)理或總賬會計保管，印鑒及相關(guān)票據(jù)由出納保管，出納付出結(jié)算票據(jù)，必須由財務(wù)經(jīng)理或總賬會計審核后加蓋法人章。

② 上班時間，印鑒必須放在帶鎖的抽屜中，休息或離開位置時必須上鎖；下班時印鑒必須放入保險柜中，不得隨意擺放。

③ 印鑒外借必須進(jìn)行登記，注明用途。

④ 印鑒必須由分公司財務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可刻制。2.2 財務(wù)專用章（圓形）

（1）用途：作為同往來單位對賬及其他與財務(wù)事項相關(guān)的證明，適用于獨立核算子公司。（2）管理制度：必須由專人保管，對于各類對賬結(jié)果和財務(wù)證明必須經(jīng)相關(guān)部門或人員審核后才能加蓋。2.3 銀行賬號章

（1）定義：開戶名稱和開戶銀行的身份標(biāo)識。

（2）用途：用于與開戶銀行進(jìn)行結(jié)算往來，加蓋于付款結(jié)算票據(jù)（同上）及現(xiàn)金收款解款單、票據(jù)收款進(jìn)賬單。（3）使用規(guī)范：印章顏色根據(jù)不同票據(jù)、票據(jù)和銀行要求而宜，但收款結(jié)算票據(jù)背面的“收款人”欄中必須同印鑒一樣，使用大紅色。對于多個開戶銀行的，必須正確加蓋賬號章，不可串號。

（4）管理制度

① 賬號章由專人保管專人使用（一般為出納），防止發(fā)生遺失現(xiàn)象。② 借用賬號章必須及時歸還。2.4 委托收款章

（1）定義：委托開戶銀行向付款人進(jìn)行收款的證明。

（2）用途：向開戶銀行解入收款的結(jié)算票據(jù)時，必須在結(jié)算票據(jù)背面的“收款人”欄加蓋“委托收款”，否則會造成退票。（3）使用規(guī)范：使用大紅色印油。

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004km.cn（4）管理制度：一般由出納保管，防止發(fā)生遺失現(xiàn)象。2.5 現(xiàn)金付訖章

（1）用途：出納報銷付出現(xiàn)金后必須在自填報銷憑證和原始發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。（2）管理制度：由出納保管，防止發(fā)生遺失現(xiàn)象。2.6 現(xiàn)金收訖章、支票收訖章

（1）用途：出納或收銀收到現(xiàn)金或支票時在相關(guān)收款單據(jù)（收據(jù)、發(fā)票等）上加蓋，作為收款證明。（2）管理制度

① 為明確責(zé)任，必須專人專用，不得擅自借出，特別是門店收銀臺，對于固定收銀員必須保證人手一份收訖章；

② 上班時間休息或離開位置及下班后時必須將收訖章鎖入抽屜中，不得隨意擺放。

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