第一篇：廣州銘展提供參展準(zhǔn)備工作倒計(jì)時(shí)的計(jì)劃表

參展展會(huì)準(zhǔn)備工作倒計(jì)時(shí)的計(jì)劃表

（一）１２個(gè)月前

（１）從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見，選定全 ·１２４· 年展覽計(jì)劃；

（２）與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；

（３）選定場(chǎng)地（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；（４）了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃。

（二）９個(gè)月前

（１）設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；

（２）取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；（３）選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；

（４）與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；（５）制作展覽宣傳冊(cè)。

（三）６個(gè)月前

（１）以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；（２）確定旅行計(jì)劃；

（３）支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；

（４）復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準(zhǔn)備必要的翻譯；（５）安排展覽期間翻譯員；

（６）向服務(wù)承包商及展覽組織單位訂購廣告促銷。

（四）３個(gè)月前

（１）繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；

（２）最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送給索取樣品的客商；

（３）將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；（４）計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；（５）訓(xùn)練參展員工；

（６）排定展覽期間的約談；

（７）安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；（８）購買外匯。

（五）４天前

（１）將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；（２）搭乘飛機(jī)至目的地。

（六）３天前

（１）抵達(dá)，飯店登記；（２）視查展覽廳及場(chǎng)地；

（３）咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)；（４）指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；

（５）連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一切準(zhǔn)備就緒；（６）與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；

（７）訪問當(dāng)?shù)仡櫩??！ぃ保玻怠?/p>

（七）２天前

（１）確定所有物品運(yùn)送完成；

（２）查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；（３）布置展位；

（４）將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定。

（八）１天前

（１）將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；（２）將促銷用品發(fā)送直接分配中心；

（３）與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡(jiǎn)報(bào)。

（九）展覽期間（１）盡早到會(huì)場(chǎng)；

（２）開展第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳；（３）實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；

（４）詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；

（５）對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；（６）每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)；

（７）每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時(shí)處理及回應(yīng)。

（十）展覽結(jié)束

（１）監(jiān)督攤位拆除；（２）處理商機(jī)；（３）寄出感謝卡。

（二）人員安排

包括與會(huì)人員安排和展會(huì)工作人員安排兩個(gè)方面。１．與會(huì)人員安排

估算參會(huì)人數(shù)，選擇特邀嘉賓，并作出各類與會(huì)人員的活動(dòng)、住宿、交通、游覽等安排。

２．展會(huì)工作人員安排

如果展會(huì)策劃者不擔(dān)任該展會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理，那么最重要的是盡早確定展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理，并讓

其參與展會(huì)整體策劃。對(duì)于一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理來說，由他來指定下面各部門的負(fù)責(zé)人，并確定工作職責(zé)范圍和各個(gè)部門員工人數(shù)是合適的。如果一時(shí)沒有找到項(xiàng)目經(jīng)理的合適人選，那么就有必要根據(jù)展會(huì)工作需要對(duì)各類人員作出一個(gè)大致的安排。待任命項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，還可作 適當(dāng)調(diào)整。

（三）場(chǎng)館安排

場(chǎng)館安排即確定展會(huì)地點(diǎn)。主要考慮城市區(qū)位、場(chǎng)館容量和配套設(shè)施、出入是否方便、周

圍環(huán)境等條件。當(dāng)然，場(chǎng)館的租賃價(jià)格也是一個(gè)需要重點(diǎn)考慮的因素。

（四）費(fèi)用安排

要求策劃人員運(yùn)用合理的定價(jià)策略，確定展位價(jià)格和參會(huì)費(fèi)用，力求達(dá)到展會(huì)經(jīng)濟(jì)效益最

大化。各項(xiàng)支出則要在保證與會(huì)人員滿意的前提下，堅(jiān)持履行節(jié)約的原則?！ぃ保玻丁?/p>

需要特別指出的是，對(duì)各種收支費(fèi)用應(yīng)盡可能細(xì)化，以便于掌控。

（五）宣傳策劃

在展會(huì)策劃工作中，宣傳策劃非常重要，一定要投入大量的財(cái)務(wù)和精力來做。宣傳策劃的

成果最集中地體現(xiàn)在制定一份獨(dú)到的宣傳工作計(jì)劃、設(shè)計(jì)和制作會(huì)刊、制作宣傳冊(cè)和參展商服

務(wù)手冊(cè)這幾個(gè)方面。１．制定宣傳工作計(jì)劃

一份優(yōu)秀的宣傳工作計(jì)劃是策劃者對(duì)于媒體和宣傳方式（廣告還是新聞？）的選擇，應(yīng)根

據(jù)宣傳推出的時(shí)間、頻度和強(qiáng)度以及策劃人與媒體記者、有關(guān)頭面人物的交情等多方面因素優(yōu)

化組合后集大成的產(chǎn)物。

本書第五章有較多的有關(guān)展會(huì)宣傳的內(nèi)容，其中有一份展覽新聞工作計(jì)劃表可供參閱。

２．會(huì)刊設(shè)計(jì)與制作

展覽會(huì)會(huì)刊主要是為展覽作宣傳用，列入?yún)⒄箚挝坏拿Q、地址、電話、聯(lián)系人、產(chǎn)品介

紹。會(huì)刊設(shè)計(jì)是展覽會(huì)前期工作的重要組成部分。在會(huì)刊上刊登有關(guān)參展單位的各類廣告，效

果相當(dāng)明顯。其設(shè)計(jì)制作主要包括以下幾個(gè)方面：

（１）開本。展覽會(huì)會(huì)刊一般設(shè)計(jì)為１６開本（１８．７ｃｍ×２６．０ｃｍ）或（２１．０ｃｍ×２８．５０ｃｍ）大小。

（２）封面設(shè)計(jì)。封面上設(shè)計(jì)有展覽會(huì)的中英文名稱，標(biāo)有“會(huì)刊”、“特刊” 等字樣，文字

色必須與背景色有一定的區(qū)分度，突出而醒目，一般處于封面的中上方位置。同時(shí)可設(shè)計(jì)有展

覽會(huì)舉辦日期、舉辦地點(diǎn)以及主辦單位等，這類文字的字體一般要比展覽會(huì)的名稱小一些。整

個(gè)封面應(yīng)設(shè)計(jì)成與展覽有關(guān)的內(nèi)容、色彩。

（３）內(nèi)容。內(nèi)容部分可包括：序言、目錄、公司簡(jiǎn)介、領(lǐng)導(dǎo)賀詞、展位分布圖、參展商索

引、參展公司簡(jiǎn)介、展會(huì)活動(dòng)、行業(yè)簡(jiǎn)訊、廣告插頁等部分。

① 序言。簡(jiǎn)介該展會(huì)的重要性、目的和已取得的成績(jī)以及深遠(yuǎn)意義，以及表述期望等內(nèi) 容。

② 公司簡(jiǎn)介。主要介紹主辦公司的公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、公司宗旨以及公司地址、聯(lián)系

方式等內(nèi)容。

③ 展位分布圖。該部分包括展館立面分布圖、各個(gè)展館平面分布圖（標(biāo)明展位號(hào)、參展

企業(yè)所在位子、通道、出入口、洗手間等）。

④ 參展商索引。該部分簡(jiǎn)單介紹參展企業(yè)及其所在展館。

⑤ 參展商名錄。該部分對(duì)參展公司進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹，包括公司標(biāo)識(shí)、展區(qū)展位號(hào)、公司簡(jiǎn)

介（公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、公司宗旨、聯(lián)系方式等）。一般國際性展覽應(yīng)中文、英文兩部分都

有，以便于國外企業(yè)參考。

⑥ 展會(huì)活動(dòng)（日程安排）。此部分介紹展會(huì)具體活動(dòng)安排，包括活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)具體時(shí)

間、活動(dòng)地點(diǎn)、主辦承辦單位以及活動(dòng)內(nèi)容簡(jiǎn)介。一般活動(dòng)內(nèi)容按順序?yàn)樾侣劙l(fā)布會(huì)、展會(huì)開

幕式、展會(huì)活動(dòng)、展商聯(lián)誼會(huì)等。

⑦ 行業(yè)簡(jiǎn)訊。此部分為相關(guān)行業(yè)的行情動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞、發(fā)展趨勢(shì)等方面的介紹性文章。

⑧ 展覽跟蹤調(diào)查表。往往在會(huì)刊的最后部分設(shè)計(jì)這一表格，用來聽取參展商、參觀者對(duì)

有關(guān)本次展覽各個(gè)方面的反映。在展覽結(jié)束以后將這張表格反饋到主辦公司，主辦公司則以此

作參考，以期改進(jìn)、完善?！ぃ保玻贰?/p>

實(shí)例：第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)會(huì)刊

“第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)會(huì)刊” 是為在浙江世界貿(mào)易中心舉行的

“第三屆浙江國際建筑裝飾材料及裝備貿(mào)易博覽會(huì)” 設(shè)計(jì)制作并用以介紹該展會(huì)的?？?。

會(huì)刊設(shè)計(jì)為２１．０ｃｍ×２８．５ｃｍ 開本，共９４頁，銅版紙彩印本。

封面以藍(lán)白為主調(diào)色，封面上方為本屆展會(huì)的標(biāo)識(shí)，基本為黑色，與背景色形成強(qiáng)烈反

差，鮮明而突出。左下部分設(shè)計(jì)為本屆展會(huì)的主辦單位、支持單位、協(xié)辦單位、承辦單位等內(nèi)

容，并將一些與展會(huì)相關(guān)的圖片編排在封面的邊角部位，與展覽主題產(chǎn)生聯(lián)系。畫面整體對(duì)比

鮮明、醒目，背景和諧統(tǒng)一。內(nèi)容部分：

１．序言。簡(jiǎn)介本次展會(huì)的重要性和目的，歷屆展會(huì)所取得的成績(jī)，表達(dá)良好期望等內(nèi)容。

２．公司簡(jiǎn)介。介紹主辦公司的公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)宗旨、公司規(guī)模以及公司近年

來取得的成就和公司地址、聯(lián)系方式等。

３．展位分布圖。該部分包括本次展覽所在地“浙江世界貿(mào)易中心” 展館立面分布圖、各

個(gè)展館平面分布圖（標(biāo)明展位號(hào)、參展企業(yè)所在位置、通道、出入口、洗手間等）。４．參展商索引。該部分以各分館為順序簡(jiǎn)單介紹各分館內(nèi)的參展企業(yè)。

５．參展商名錄。該部分為中英文對(duì)照式設(shè)計(jì)。主要對(duì)參展公司進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹，包括公司

標(biāo)識(shí)、展區(qū)展位號(hào)、公司簡(jiǎn)介（公司性質(zhì)、經(jīng)營范圍、宗旨、聯(lián)系方式等）。６．展會(huì)活動(dòng)（日程安排）。該部分介紹本次展會(huì)具體活動(dòng)安排，按順序?yàn)樾侣劙l(fā)布會(huì)、博

覽會(huì)開幕式、建材行業(yè)現(xiàn)場(chǎng)推廣、綠色家裝選材周、ＨＣＧ 和成套衛(wèi)浴新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、組委會(huì)

推薦“浙江裝飾材料指定推薦品牌３０強(qiáng)”、展覽會(huì)系列嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目評(píng)選、２００１年中國室內(nèi)設(shè)計(jì)大

賽獲獎(jiǎng)作品巡回展、展商聯(lián)誼晚宴等９個(gè)部分組成。每個(gè)部分系統(tǒng)介紹了活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)具體

時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、主辦承辦單位以及活動(dòng)內(nèi)容簡(jiǎn)介等。３．宣傳冊(cè)圖片和設(shè)計(jì)

制作一本精美的宣傳冊(cè)是一種很好的展會(huì)宣傳方式，眾所周知，銷售是從封皮開始的。

“宣傳冊(cè)” 可以是一張印在廉價(jià)紙上的散頁傳單，也可以是對(duì)折的有４個(gè)封面的傳單或者是色

彩豐富的、封面光滑的宣傳冊(cè)。其中應(yīng)包括的關(guān)鍵信息有展會(huì)的主辦者，展會(huì)名稱（主題）、舉辦地點(diǎn)和時(shí)間、哪些人會(huì)參加等。

對(duì)宣傳冊(cè)的設(shè)計(jì)者而言，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：（１）宣傳冊(cè)中應(yīng)該有深淺顏色的強(qiáng)對(duì)比。（２）應(yīng)使用簡(jiǎn)短、明了的句子。

（３）作者自己不能做最后的校對(duì)。如果作者曾經(jīng)犯過一個(gè)錯(cuò)誤，那么他再犯這個(gè)錯(cuò)誤的概 率將增加。

（４）充分利用圖片，主要的幾幅圖片必須精心制作。（５）變換的字體類型不要超過３種。

（６）突出注冊(cè)表，并標(biāo)明關(guān)鍵的聯(lián)系方式，如電話號(hào)碼、電子郵件地址、傳真號(hào)碼和其他

信息也應(yīng)該包括在注冊(cè)表中。

（７）適當(dāng)留空。這樣會(huì)讓眼睛在閱讀的過程中不至于感到疲勞。·１２８·

４．參展商服務(wù)手冊(cè)

一般情況下，主辦方會(huì)向參展商郵寄“參展商服務(wù)手冊(cè)”。服務(wù)手冊(cè)的內(nèi)容包括：

（１）各種供租用的辦公用具的型號(hào)及價(jià)格；（２）展位使用的帷簾、地毯的型號(hào)和價(jià)格；（３）可供使用的服務(wù)人員情況；

（４）所有的電力供應(yīng)情況，包括電源要求、照明和電工；（５）關(guān)于熟練工人的情況，包括雇用這種工人的價(jià)格；（６）標(biāo)牌的價(jià)格；

（７）展位出租信息，包括展位的大小和價(jià)格；（８）視聽服務(wù)；（９）電話服務(wù)；

（１０）模特和花卉供應(yīng)商的情況；（１１）各種運(yùn)輸方式及其費(fèi)用。

給參展商郵寄服務(wù)手冊(cè)的主要目的是讓參展商提前預(yù)訂他們需要的物品和工作人員。提前

預(yù)訂非常重要，可以使裝修公司知道展會(huì)所需要的辦公用具、帷簾、地毯等的大概數(shù)量。由于

提前預(yù)訂的重要性，服務(wù)公司會(huì)給予提前預(yù)訂的物品優(yōu)惠價(jià)格。

第二篇：廣州食品展參展總結(jié)

2011年7月廣州食品展

在2011年的7月9-11日在廣州的琶洲保利世貿(mào)博覽館舉行了食品展覽會(huì)

【主辦單位】 廣東省食品學(xué)會(huì) 廣州天衡展覽策劃有限公司

【承辦單位】 廣州天衡展覽策劃有限公司

【協(xié)辦單位】 中華有機(jī)與自然食品協(xié)會(huì)中國營養(yǎng)聯(lián)盟

【展會(huì)主題】 嘗中國味道，品世界美食。

【展覽宗旨】 高效展示，交易交流，了解潮流，掌握趨勢(shì)。

【支持單位】 中國新加坡商會(huì)、臺(tái)中世界貿(mào)易中心、馬中友好協(xié)會(huì)、大韓貿(mào)易投資振興公社

【支持媒體】 第一食品網(wǎng)、163食品網(wǎng)、中國食品招商網(wǎng)、《新食品》雜志社、大食品展、中國食品報(bào)、中國食品質(zhì)量報(bào)、有機(jī)食品消費(fèi)網(wǎng)、世界工廠食品網(wǎng)等。

廣東總?cè)丝谝堰_(dá)1.1億人，中國人口最多的省份之一，是當(dāng)今中國最具經(jīng)濟(jì)活力的地區(qū)，GDP超過了亞洲四小龍(香港、臺(tái)灣、新加坡、韓國)的平均值，消費(fèi)能力強(qiáng)。消費(fèi)不僅僅是一種經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象，而且是一種復(fù)雜的綜合的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治、心理和文化現(xiàn)象。消費(fèi)文化是社會(huì)文化一個(gè)極重要的組成部分，是人類在消費(fèi)領(lǐng)域所創(chuàng)造的優(yōu)秀成果的結(jié)晶，是社會(huì)文明的重要內(nèi)容。探討廣東地區(qū)的消費(fèi)文化，從最具特色的“吃”入手.廣州毗鄰港、澳、臺(tái)地域及東南亞各國，便利的交通條件促使商貿(mào)交流四通八達(dá)，食品銷售網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，經(jīng)銷、貿(mào)易商及配送網(wǎng)絡(luò)可覆蓋整個(gè)華南地區(qū)乃至東南亞區(qū)域。高度開放程度及其當(dāng)?shù)卣畼O強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，給生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品快速進(jìn)入國際市場(chǎng)或來粵經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了便利的條件;廣東對(duì)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有日益顯著的輻射帶動(dòng)作用，廣東目前正處于經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)期間，調(diào)整過后必將煥新的活力，發(fā)展也將更上一層樓，與此同時(shí)居民的物質(zhì)基礎(chǔ)將更加穩(wěn)固，對(duì)食品消費(fèi)將走向高新食品和進(jìn)口食品方向發(fā)展。

廣州市場(chǎng)有發(fā)達(dá)的銷售和流通網(wǎng)絡(luò)，將為食品購買和消費(fèi)的普及化、大眾化提供快捷、有力的支持與保證，5000多家超市、8000多家商場(chǎng)，終端多元化消費(fèi)優(yōu)勢(shì)集中。廣州食品市場(chǎng)尤其休閑食品市場(chǎng)銷量大得驚人，市場(chǎng)需求量以每年30%速度增長。

2011廣州國際食品展(簡(jiǎn)稱“GIF2011”)，彰顯優(yōu)質(zhì)的貿(mào)易平臺(tái)，吸引著越來越多的食品廠家參與，作為高效展示，交易交流，了解潮流，掌握趨勢(shì)的舞臺(tái)，推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展，凸顯展會(huì)的品牌魅力，是企業(yè)拓展國內(nèi)外市場(chǎng)、發(fā)展經(jīng)銷商、代理商、大型商超、采購商、酒店及餐廳等需方單位進(jìn)行面對(duì)面洽談的首選平臺(tái)。我們更加重視高端戰(zhàn)略伙伴的合作、行業(yè)內(nèi)資源的整合和專業(yè)觀眾渠道的開發(fā)，通過這些努力繼續(xù)把這一品牌展會(huì)進(jìn)行穩(wěn)固、加強(qiáng)。

我和龍經(jīng)理于7月9日參加了這次食品展，總體來說，這次食品展的規(guī)模并不是很大，而且大多都是來自國外及港、澳的進(jìn)口食品。主要大概分為飲料、休閑食品、咖啡、茶、養(yǎng)生品、酒、海鮮、水果、調(diào)料這及類。在這次展會(huì)中也并沒有看見和動(dòng)漫結(jié)合的食品，雖然這些公司中的產(chǎn)品確實(shí)有幾個(gè)可以和動(dòng)漫結(jié)合，但是我仔細(xì)看了下他們的宣傳冊(cè)及網(wǎng)站查看，這些公司差不多都是貿(mào)易公司，做國外品牌代理或進(jìn)口食品批發(fā)。主要進(jìn)口、經(jīng)銷歐美、亞非各國的家庭食品、調(diào)味品、醬料、糖果、巧克力、小食品、早餐、果汁、汽水等等。而并不具備生產(chǎn)加工能力。

比如說深圳市蘭卡實(shí)業(yè)有限公司是一家專門從事進(jìn)口食品批發(fā)、零售的公司。1994年成立主要進(jìn)口、經(jīng)銷歐美各國的食品。并在北京、上海、廣州、天津、成都、武漢、大連、青島、哈爾濱、長春等地都有其代理商和經(jīng)銷商。他們進(jìn)口的糖果類，飲料類等食品跟動(dòng)畫片有些結(jié)合點(diǎn)。但如果想對(duì)該產(chǎn)品做動(dòng)漫授權(quán)由于種種原因，可能受到各種制約。比如：語言障礙；原產(chǎn)公司聯(lián)系方式該如何獲得以及即便獲得了，我公司是否有撥打國外長途的線路；中國動(dòng)漫并不被老外看好等因素。

而個(gè)人覺得唯一一家有可能的是臺(tái)灣的阿莎力公司，在廈門的總經(jīng)銷公司是廈門市阿莎力貿(mào)易有限公司和廈門市高翔貿(mào)易有限公司。廈門阿莎力也是這次參展占位最大的一家公司了，其產(chǎn)品品類很多。主要分為：

臺(tái)灣阿莎力水果飲料

臺(tái)灣阿莎力啤酒

金臺(tái)灣酒系列

臺(tái)灣號(hào)令號(hào)夾系列

臺(tái)灣休閑食品

臺(tái)灣糧油調(diào)味品

臺(tái)灣粗糧速食品

臺(tái)灣金門三寶

臺(tái)灣日用百貨

臺(tái)灣化妝品

臺(tái)灣土特產(chǎn)品

臺(tái)灣居家保健品

其中休閑食品和水果飲料這一塊比較適合做衍生品開發(fā)。也許可以通過代理商找到公司，可以進(jìn)一步洽談合作。

第三篇：參加廣州展會(huì)前的準(zhǔn)備工作 超詳細(xì)

參加廣州展會(huì)前的準(zhǔn)備工作 超詳細(xì)！

發(fā)布日期：2016-08-18

欄目：參展知識(shí)

發(fā)布者：德馬吉編輯

展覽會(huì)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購買商品的場(chǎng)所。現(xiàn)代展覽會(huì)已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會(huì)是企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應(yīng)被列為全盤市場(chǎng)計(jì)劃之中。

在確定了參展目的后，選擇核實(shí)的展覽會(huì)是關(guān)鍵。

報(bào)展程序

選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。

填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。

費(fèi)用預(yù)算

參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的10%，作為不可預(yù)見費(fèi)用的支出。

展臺(tái)位置

展臺(tái)的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇?？傊皆鐚⒄股暾?qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。

標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)/特裝展臺(tái)

除國內(nèi)某些大型商品定貨會(huì)仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì)的展位面積為9平方米(3米X3米)，成為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。大會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌(長1米，寬50厘米，高80厘米)，二把椅子，地毯，220V5A三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。

展覽會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對(duì)觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請(qǐng)參展，您越有機(jī)會(huì)向大會(huì)主辦者尋求該種展位。

特殊裝修/展臺(tái)搭建/展臺(tái)裝修

超過四個(gè)或者四個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，您可以只預(yù)定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。

展位的裝修大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。

家俱

大多數(shù)參展商會(huì)有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會(huì)組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。

水、電、煤氣

如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者會(huì)安排、并可以提供這些服務(wù)。

電話

您可以申請(qǐng)?jiān)谡褂[期間租用電話線(國內(nèi)長途DDD，和國際長途IDD)，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費(fèi)用。

物品保管

展覽期間，大會(huì)組織者對(duì)展會(huì)提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢財(cái)?shù)取?/p>

包裝箱的存放

展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會(huì)收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時(shí)，包裝材料會(huì)退還或自行領(lǐng)走。

展品的運(yùn)輸

大會(huì)主辦者會(huì)在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。

布展和撤展

大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為3天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì)最后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開始撤展。

清潔服務(wù)

大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。

工作證

參展人員報(bào)導(dǎo)時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展工作證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。

入場(chǎng)券

大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來參觀和見面。

會(huì)刊

每個(gè)展覽會(huì)都要出版一期展覽會(huì)會(huì)刊或參展商名錄，可免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì)的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì)的延續(xù)。那些在展覽會(huì)上沒有看到您們的參觀這他，那些沒有來參觀該展覽會(huì)的人們，都可以在會(huì)刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi)，在會(huì)刊上刊登廣告，其效果當(dāng)然更加明顯。

場(chǎng)地廣告

除會(huì)刊宣傳外，大會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)最早占領(lǐng)有利的位置。

技術(shù)講座

部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除大會(huì)特別要請(qǐng)的專題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，費(fèi)普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。請(qǐng)繼續(xù)看下段文字。

舉辦活動(dòng)及租用會(huì)議設(shè)備

為了吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎(jiǎng)活動(dòng)，發(fā)送小紀(jì)念品，甚至新穎的文藝演出?？傊瑧?yīng)在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到最好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、VCD、DVD等。

參展人員的選用

選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績(jī)。參展人員應(yīng)具備以下基本條件：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專業(yè)知識(shí);自信、適應(yīng)能力強(qiáng);性格外向，易于與各種人交談;有參展經(jīng)驗(yàn);身體健康，樂于出差。

著裝

除日用消費(fèi)品、食品的展銷活動(dòng)、娛樂性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷活動(dòng)的需要外，展覽會(huì)期間應(yīng)穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對(duì)參觀者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。

食宿

如果您對(duì)展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會(huì)推薦的招待所、賓館和飯店。大會(huì)組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來往展館交通方便并且價(jià)格適中。通常情況，大會(huì)會(huì)安排展覽期間的午餐供應(yīng)。

展覽資料的準(zhǔn)備

參加展覽會(huì)之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì)超過您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。會(huì)后的聯(lián)系