第一篇：某某局檔案管理辦法

某某局檔案管理辦法

第一章

總

則

第一條

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》及于洪區(qū)檔案局《于洪區(qū)檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)精神，為加強(qiáng)我局黨群、行政類檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，使之更好地為局各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本辦法。

第二條

凡是我局在黨群、行政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬黨、政檔案。

第三條

按照業(yè)務(wù)類、黨建類、辦公文書類分別歸檔，并確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。

第四條

文件歸檔工作應(yīng)納入各科室的計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍

第五條 布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第六條

各科室要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案人員，協(xié)同局檔案館認(rèn)真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔工作。

第七條

大力開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

第八條

貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家保密、保衛(wèi)制度，嚴(yán)格黨群、行政類檔案的借閱制度，確保檔案的機(jī)密和安全。

第二章

歸檔范圍

第九條

確定的原則

1．歸檔的文件材料必須對(duì)局機(jī)關(guān)和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值。

2．歸檔的文件材料必須反映局機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3．歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，照顧不同中部門不同特點(diǎn)。文件材料必須用A4紙。

第十條

歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

1．歸檔的主要內(nèi)容包括黨務(wù)、某某、國(guó)企、金融、辦公文書四個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)容。

2．歸檔的重點(diǎn)以本局形成的不同載體、不同形式的文件材料為主，特別是全局性、綜合性的文件材料。其次是上級(jí)和其他單位發(fā)來(lái)的文、電及附件。上級(jí)來(lái)文中，應(yīng)以針對(duì)局的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

第十一條 不歸檔的文件材料

1．上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；

2．上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；

3．上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；

4．重份文件；

5．無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

6．未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次局對(duì)稿（局主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；

7．從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

8．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建設(shè)性意見的人民來(lái)信；

9．局內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

10．本局負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本局無(wú)關(guān)的文件材料；

11．為參考目的從各方面收集的文件材料；

12．非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦的文件材料。

第十二條

對(duì)不歸檔材料的處理意見

1．局各部門在每年文書立卷歸檔時(shí)清理出來(lái)的不歸檔的文件材料，要加強(qiáng)保管，對(duì)某些方面的資料，如對(duì)今后工作有利，可作為資料暫存。

2．對(duì)不歸檔又不擬作資料暫存的文件材料應(yīng)按規(guī)定予以銷毀，對(duì)密級(jí)較高的文件應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定辦理，一般文書材料可以填寫《文件材料銷毀登記表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由局黨委辦公室負(fù)責(zé)送往指定的造紙廠預(yù)以銷毀。

第三章

歸檔要求

第十三條

局各科室等均為歸檔部門。

第十四條

局每一個(gè)歸檔部門的兼職檔案員，在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)類目分別歸檔。

第十五條

兼職檔案員在對(duì)本單位所有應(yīng)歸檔材料進(jìn)行收集整理時(shí)，應(yīng)遵循如下原則，即按問(wèn)題、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，分類歸檔，以能準(zhǔn)確、全面反映局真實(shí)面貌和部門的主要職能活動(dòng)，同時(shí)便于今后查找利用為原則。

第十六條

為避免各部門發(fā)生重復(fù)歸檔或遺漏，各部門分工如下：

1．中共中央、國(guó)務(wù)院、省、地、市黨委、人民政府，國(guó)家教育部以及國(guó)務(wù)院有關(guān)部、局下達(dá)的文、電材料，綜合性的，由局務(wù)辦公室收集整理歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各相關(guān)單位歸檔。

2．以黨、局名義的發(fā)文，由局務(wù)辦公室分別整理歸檔（一般應(yīng)保存兩份以上）。以部門名義的發(fā)文，由各部門整理歸檔，重要的也應(yīng)有兩份以上。

3．黨委和局召開的代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、擴(kuò)大會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料，由局務(wù)辦公室分別整理歸檔。職能部門以黨委和局名義召開的全局性專門會(huì)議、干部會(huì)議所形成的材料，由主辦部門整理歸檔。

4．局內(nèi)各部門向黨、局的請(qǐng)示、報(bào)告政文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由局務(wù)辦公室整理歸檔；請(qǐng)示、報(bào)告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件，則由報(bào)文部門整理歸檔。

5．兩個(gè)以上部門共同辦理的文件，由主辦部門整理歸檔，非主辦部門只保存復(fù)制本。

6．各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交局檔案部門保存，任何人不得帶入其他部門或單位。

7．重要的人民來(lái)信來(lái)訪材料，由承辦部門整理歸檔。

第十七條

按照歸檔時(shí)間要求，各立卷部門的文書或兼職檔案員應(yīng)按案卷類目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整檢查，依照如下程序進(jìn)行：

1．檢查案卷的文件成份，文件是否收集齊全完整，同時(shí)檢查案卷有無(wú)不需要立卷歸檔的文件材料。

2．檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間文件組卷不統(tǒng)一，相互混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

3．檢查案卷文件保存價(jià)值。察看各案卷中文件保存價(jià)值是否有差異，各部分之間是否大體一致。

4．檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過(guò)200頁(yè)。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問(wèn)題單

一、文件數(shù)量少者可組薄卷。

第十八條

各歸檔部門的兼職檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)做好本部門材料的歸檔工作，按類目，將檔案文件為單位整理要求如下（詳見業(yè)務(wù)指導(dǎo)中的《檔案立卷歸檔流程》）：

1．檔案文件分類應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。

分年度：先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；

分問(wèn)題：將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開。

分期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。

2．裝在一個(gè)盒內(nèi)的文件材料排列順序：

批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；

其他文件材料按時(shí)間順序排列。

3．破損的文件材料，以及與本件文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊；對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)恼郫B，拆除文件材料上的金屬。

4．填寫以“件”為單位的歸檔文件目錄的項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。

5．填寫備考表

（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明。文件收集的齊全完整程度、文件本身狀況，文件變化情況。

（2）整理人。填寫負(fù)責(zé)整理該盒檔案文件的人員姓名，以明確責(zé)任。

（3）檢查人。填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

6．歸檔驗(yàn)收

文件歸檔部門整理好，局檔案部門派人檢查合格后，填寫歸檔文件目錄，在次年四月份以前，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各執(zhí)一份存查。

第四章

檔案管理

第十九條

區(qū)檔案館負(fù)責(zé)接收全局各部門送交的檔案，并檢查合格的檔案整理入庫(kù)。

第二十條

按《于洪區(qū)檔案實(shí)體分類法》檔號(hào)的編制原則，我局黨群，行政類檔案的分類由一、二級(jí)類目代號(hào)組成。

案 卷 號(hào)

黨、政類檔案二級(jí)類目代號(hào)

黨、政類檔案一級(jí)類目代號(hào)

年度號(hào)

分類號(hào)

19××—DQ00—1～n

第二十一條 檔案、檔號(hào)編排由年度號(hào)+黨政檔案分類號(hào)+件號(hào)，其模式如下：

案卷號(hào)按二級(jí)類目流水。年度用自然年度。

第二十二條

局檔案館對(duì)已接收的檔案，要認(rèn)真搞好編目。

在檔案盒的脊背處填寫年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

第二十三條

黨群、行政類檔案按年度——二級(jí)類目橫向排列；并將檔案按檔號(hào)順序在檔案內(nèi)依次自上而下，從左到右豎立排放。

第二十四條

與文件材料配套的特殊載體記錄的黨、政檔案，按《聲象載體檔案工作規(guī)范》的有關(guān)條款處理。

第二十五條

檔案的保管要求、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)按《高等學(xué)業(yè)局檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條、第10條執(zhí)行。

第二十六條

檔案館應(yīng)健全檔案的借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、數(shù)量等事項(xiàng)，并做好借閱、利用效果的登記。

第二十七條

要充分發(fā)揮檔案豐富的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外各處的綜合開發(fā)利用工作，主動(dòng)提供利用，做好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。

第二篇：市委老干部局檔案管理辦法

銅陵市委老干部局檔案管理辦法

（2010年5月20日）第一章 總 則

第一條

為加強(qiáng)我局檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，并富有成效地為單位和為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的“檔案”，是各科室形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括：文書、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、電子等各種門類和載體的檔案。

第三條 檔案管理的要求和目的是：進(jìn)行檔案的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀、移交、利用，確保檔案的完整和安全，充分發(fā)揮檔案的作用，更好的為今后工作服務(wù)。

第二章 檔案工作體制和主要任務(wù)

第五條 我局檔案工作隸屬開發(fā)區(qū)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室設(shè)兼職檔案員，各科室在工作活動(dòng)中形成的檔案，應(yīng)按本辦法的規(guī)定集中向綜合檔案室移交管理。

第六條 檔案工作人員應(yīng)忠于職守，保守秘密，專研業(yè)務(wù)，努力調(diào)高自身政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

第七條 綜合檔案室的主要職責(zé)是：

(一)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),建立健全局機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作管理，不斷提高科學(xué)管理水平。

(二)統(tǒng)一管理，集中保管、接受、整理和統(tǒng)計(jì)各科室檔案，確保檔案的完整與安全。(三)組織各部門人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，并按時(shí)組織有關(guān)人員對(duì)超過(guò)保管期限和失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。

(四)按規(guī)定向市檔案館移交檔案。

(五)積極做好檔案利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為我局各項(xiàng)工作服務(wù)。

第三章 歸檔材料的形成與歸檔

第八條 歸檔材料的形成要遵循各項(xiàng)工作的處理程序，任何部門或個(gè)人均不得將公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料據(jù)為己有。

第九條 各門類歸檔文件材料按《銅陵市委老干部局材料歸檔范圍及檔案保管保管期限表》執(zhí)行。

第十條 各類文件、材料歸檔要求：

1、歸檔的文件材料（含聲像）必須完整、準(zhǔn)確地反映開發(fā)區(qū)的各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容和歷史過(guò)程。

2、歸檔的文件材料必須層次分明、分類準(zhǔn)確，并根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，予以科學(xué)系統(tǒng)的整理。

3、市委老干部局?jǐn)M發(fā)的文件材料歸檔時(shí)必須正件與原件、請(qǐng)示與批復(fù)、重大問(wèn)題的方案歷次修改稿應(yīng)分別放在一起歸檔。

4、外出參觀、學(xué)習(xí)、考察、各種會(huì)議帶回的文件材料，也應(yīng)歸檔。

5、歸檔的文件必須準(zhǔn)確地劃分保管期限，做到文件排列有序，準(zhǔn)確填寫目錄、封面、備考表，編號(hào)正確，文件裝訂整齊、美觀、牢固。檔案排列上架利學(xué)合理。

6、歸檔的聲像資料，必須聲音清楚，圖像清晰，并由承辦部門編寫文字說(shuō)明，應(yīng)載明時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者，并連同底片一起歸檔，數(shù)碼成相的需洗印一份存檔。

7、凡歸檔的文件材料，必須書寫規(guī)范，文件材料整齊美觀，字跡工整清晰，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等不耐久字跡擬文、審批、編寫等。對(duì)不規(guī)則或破損的歸檔文件材料應(yīng)予以裱糊或復(fù)制。

8、歸檔文件材料一式二份。一份隨底稿歸檔保存，一份按文號(hào)順序排列組成發(fā)文資料匯編，以便備查使用。

第十一條 歸檔時(shí)間

1、各科室必須在第二年三月份將上一年的文件材料收集、整理，并移交給綜合檔案室。

2、外出參觀、學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議帶回的文字材料，必須交到辦公室及時(shí)處理。

3、基建檔案，待該項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目責(zé)任部門整理，編制分類目錄一式兩份，移交綜合檔案室保管。

4、設(shè)備儀器檔案，待安裝調(diào)試完畢后由設(shè)備管理部門整理，編制分類目錄一式兩份，移交綜合檔案室保管。

5、聲像檔案，待會(huì)議、活動(dòng)結(jié)束后，由攝制人整理，編制分類目錄一式兩份，移交綜合檔案室保管。

6、會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后，于次年五月底前連同檔案目錄，一并移交綜合檔案室保管。

第四章 檔案管理

第十二條 按照檔案分類原則和要求，制定切實(shí)可行的分類大綱，正確分類，區(qū)分其價(jià)值，做到便于保管，便于利用。第十三條 我局在工作活動(dòng)中形成的各種檔案為一個(gè)全宗、檔案室應(yīng)分門別類、科學(xué)管理、建立全宗卷，將有關(guān)全宗歷史發(fā)展情況的文件材料集中立卷保管。

第十四條

綜合檔案室必須積極妥善地管理檔案，維護(hù)檔案安全，做到：

1、排列科學(xué)、統(tǒng)一，便于檢索。

2、檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，除檔案室工作人員外，其他人員未經(jīng)許可，一律不準(zhǔn)入內(nèi)。

3、檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。

4、檔案工作人員對(duì)檔案室保存的檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，定期清查核對(duì)，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，及時(shí)解決。

5、檔案庫(kù)房必須安全堅(jiān)固，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和通風(fēng)條件，具備防火、防水、防鼠、防光、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防污染等功能。

6、具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如有破損或字跡失真的，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，確保檔案完整無(wú)損。

第十五條

制定檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)，做到帳物相符。

第十六條

檔案的鑒定與銷毀：

1、根據(jù)檔案行政管理部門規(guī)定和工作實(shí)際，編制市委老干部局文書檔案保管期限表，作為鑒定檔案的依據(jù)，并報(bào)市檔案局備案。檔案保管期限表分為永久、定期﹙30年、10年﹚二種。確定保管期限的基本原則是：

（1）有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，永久保存。

（2）在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案，分為定期保存。

2、檔案鑒定工作，由檔案室視庫(kù)藏情況，提出方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行鑒定，寫出鑒定報(bào)告。無(wú)利用價(jià)值的檔案，在銷毀前，必須抄出銷毀目錄，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后，安排兩人以上進(jìn)行銷毀，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，在原目錄備注欄內(nèi)注明“xx年銷毀字樣”，并在備考表作出總的移出說(shuō)明。

第十七條 檔案統(tǒng)計(jì)。

1、建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。檔案收進(jìn)、移出、銷毀必須及時(shí)進(jìn)行登記，建立各門類檔案臺(tái)帳。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到及時(shí)、準(zhǔn)確。檔案的統(tǒng)計(jì)，主要指檔案人員、庫(kù)房面積、設(shè)備、管理情況、數(shù)量、利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。

第十八條 檔案保密

1、檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，自覺遵守保密規(guī)定。

2、嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件和檔案資料出入公共場(chǎng)所。

3、對(duì)密級(jí)文件和保密的檔案材料，未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自復(fù)印、抄錄。

4、制訂保密制度，正確劃分檔案保密范圍，使之符合定密、解密規(guī)定。

第十九條 獎(jiǎng)懲措施

1、局機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持檔案工作，將其業(yè)績(jī)納入評(píng)選先進(jìn)的條件。

2、檔案人員（含兼職）工作積極，對(duì)文件、材料收集、整理、保護(hù)、利用工作成績(jī)突出者給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。

按照檔案法及有關(guān)規(guī)定，對(duì)有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、行政處分直至依法追究刑事責(zé)任。

（1）將應(yīng)當(dāng)移交給檔案室的檔案據(jù)為已有，拒絕向檔案室移交的；

（2）借閱檔案屢催不還的；

（3）未經(jīng)同意，私自將檔案帶出檔案室的；

（4）隱匿、損毀、泄密、丟失或者擅自銷毀檔案的；（5）涂改、偽造檔案的；

（6）檔案人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第五章 檔案的利用

第二十條 提供檔案利用是檔案管理的目的，檔案工作人員應(yīng)端正態(tài)度，熟悉室藏檔案情況，編制檢索工具，匯編參考資料，積極提供利用，為老干部局各項(xiàng)工作服務(wù)。并做到熱情、迅速、準(zhǔn)確。

第二十一條 利用范圍和批準(zhǔn)手續(xù)

1、綜合檔案室保存的各類檔案，只供本單位使用，外單位查閱檔案必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借閱工作范圍外的檔案材料須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。第二十二條 利用檔案，必須嚴(yán)格遵守供閱制度，做好檔案借閱登記，填寫利用效果。

第六章 檔案管理崗位責(zé)任制

第二十三條

檔案現(xiàn)代化管理是機(jī)關(guān)現(xiàn)代化管理的組成部分，要納入局機(jī)關(guān)自動(dòng)化的整體規(guī)劃，積極創(chuàng)造條件，逐步采用微機(jī)管理檔案。

第二十四條

分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、負(fù)責(zé)組織全體干部職工和檔案管理人員學(xué)習(xí)、貫徹檔案行政管理部門關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)，及時(shí)了解掌握上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于檔案工作的新要求、新規(guī)定。

2、加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入機(jī)關(guān)整體發(fā)展規(guī)劃，并列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，督促分管部門按檔案行政管理部門和綜合檔案室要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和綜合檔案室的建設(shè)和發(fā)展，從人力、財(cái)力、物力給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與政協(xié)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

第二十五條 分管檔案工作的辦公室主任職責(zé)

1、在分管主任的直接領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)綜合檔案室和檔案工作全面負(fù)責(zé)。

2、帶領(lǐng)檔案人員認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家方針、政策和法令，遵守檔案管理規(guī)章制度。

3、組織辦公室人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行市委老干部局檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本辦公室議事日程。

4、負(fù)責(zé)制定和完善各項(xiàng)檔案管理制度，督促檢查各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行情況。

5、協(xié)調(diào)檔案部門與其它業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，確保檔案資料歸檔完整。

6、負(fù)責(zé)組織編纂本校大事記、組織沿革、全宗介紹等其它參考資料。

7、做好文秘人員和檔案人員的工作，提出具體要求幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。

第七章 附 則

第二十六條 本辦法由市委老干部局辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十七條 本辦法自2010年6月1日起施行。

第三篇：檔案管理辦法

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東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說(shuō)明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

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（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔

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案借閱申請(qǐng)表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購(gòu)類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說(shuō)明書/合格證 5.01 說(shuō)明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來(lái)源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購(gòu)設(shè)備所帶來(lái)的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無(wú)缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說(shuō)明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長(zhǎng)久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問(wèn)題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和專用檔案柜架，庫(kù)房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過(guò)三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過(guò)檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過(guò)一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無(wú)權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請(qǐng)，通過(guò)審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對(duì)超過(guò)保存期限且沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長(zhǎng)保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對(duì)保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過(guò)程中文件的管理

第二十五條 審批過(guò)程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過(guò)程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過(guò)程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱審批過(guò)程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過(guò)程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問(wèn)題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規(guī)范國(guó)網(wǎng)*******公司負(fù)責(zé)管理建設(shè)的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設(shè)、明確職責(zé)、規(guī)范工作程序、明確服務(wù)范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的產(chǎn)品滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規(guī)定了工程建設(shè)檔案管理的整個(gè)流程,適用于******工程建設(shè)有限公司各部門及工程建設(shè)部。編制依據(jù)

3.1《 中華人民共和國(guó)檔案法》 3.2《 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

3.5國(guó)家檔案局2001年頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》 3.6能源辦（1991）231號(hào)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》 職

責(zé)

4.1主管檔案工作的副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的整個(gè)流程； 4.2公司檔案室的職責(zé)包括：

a)貫徹執(zhí)行《檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)制定公司工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

b)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；

c)及時(shí)了解工程建設(shè)計(jì)劃與進(jìn)度，做到工程檔案歸檔與工程建設(shè)同步；

d)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，按公司下達(dá)的工程名稱和項(xiàng)目代號(hào)，負(fù)責(zé)組織各部門完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投評(píng)標(biāo)文件、試運(yùn)行文件及竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。對(duì)建設(shè)公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)工程竣工預(yù)驗(yàn)收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)運(yùn)行部主持的工程竣工驗(yàn)收工作；

h)對(duì)工程建設(shè)部實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)工程檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理；

i)負(fù)責(zé)工程檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)填報(bào)上級(jí)要求報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.3計(jì)劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時(shí)，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量并實(shí)行歸檔保證金制度；負(fù)責(zé)做好各自職責(zé)范圍內(nèi)，按《檔案實(shí)施細(xì)則》和合同規(guī)定本部門負(fù)責(zé)管理的工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)文件預(yù)立卷工作，并填寫單項(xiàng)工程歸檔清單，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交，按工程建設(shè)階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結(jié)算前審核工程檔案是否驗(yàn)收合格；

4.4工程建設(shè)部負(fù)責(zé)工程檔案資料的技術(shù)審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；參加工程初驗(yàn)和竣工預(yù)驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對(duì)各參建單位工程檔案目錄進(jìn)行合并整理，并移交公司檔案室。5 內(nèi)容與要求

5.1各個(gè)工作階段應(yīng)該存檔的文件如下： 5.1.1可研報(bào)批階段

前期可研結(jié)果；發(fā)改委批復(fù)文件； 5.1.2初步設(shè)計(jì)階段

初步設(shè)計(jì)結(jié)果；初步設(shè)計(jì)報(bào)批文件； 5.1.3工程準(zhǔn)備階段

主設(shè)備供應(yīng)合同；監(jiān)理、施工招標(biāo)流程文件；監(jiān)理、施工合同；征地的相關(guān)文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、信息管理會(huì)議記錄、相關(guān)文件；轉(zhuǎn)序驗(yàn)收資料；圖紙現(xiàn)場(chǎng)交底、會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì)變更記錄；質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄；物資設(shè)備到貨及開箱記錄；網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工方案報(bào)批及實(shí)施記錄；安全文明規(guī)劃、二次策劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工記錄； 5.1.5調(diào)試、試運(yùn)行階段

啟委會(huì)工作紀(jì)要及文件；站系統(tǒng)、系統(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行方案、試驗(yàn)記錄；工程預(yù)驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備單體及分系統(tǒng)調(diào)試記錄；工程初步驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備帶電簽證；向生產(chǎn)移交相關(guān)文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗(yàn)收階段

工程驗(yàn)收相關(guān)文件；竣工決算相關(guān)文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運(yùn)行、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)階段

達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查相關(guān)文件；各單位工程總結(jié)、聲像資料； 5.1.8后評(píng)估階段 工程后評(píng)估相關(guān)資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細(xì)則》的要求進(jìn)行編制；

b)合同、竣工簽證書、評(píng)標(biāo)文件等應(yīng)制作規(guī)范。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各項(xiàng)內(nèi)容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質(zhì)量，文件題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確表達(dá)文件的主要內(nèi)容，不能抽象。如協(xié)議書，應(yīng)明確關(guān)于什么問(wèn)題的協(xié)議書。各種文件應(yīng)標(biāo)明編制日期，各種表格應(yīng)注明制表日期。

d)進(jìn)口設(shè)備資料編制中英文對(duì)照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標(biāo)的文件要按單項(xiàng)工程移交。

g)單項(xiàng)工程資料預(yù)立卷時(shí)做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)；資料移交

不能缺頁(yè)、缺卷、簽字手續(xù)完備，自產(chǎn)文件必須原件歸檔，批復(fù)文件要有原文、附件，簽報(bào)附件要齊全；評(píng)標(biāo)打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規(guī)定在一個(gè)月內(nèi)移交。