第一篇：檔案管理重點(diǎn)

第一章

1.檔案實(shí)體管理：檔案實(shí)體管理是指針對(duì)處于實(shí)體狀態(tài)的檔案（廣義上來說，包括檔案及其復(fù)制品）所進(jìn)行的一系列管理工作。（根據(jù)事物現(xiàn)實(shí)存在的狀態(tài)及情況對(duì)其實(shí)施管理。）

2.檔案：檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的原始信息。檔案的構(gòu)成，一般地講有兩個(gè)部分，即載體與內(nèi)容。

3.檔案實(shí)體管理的原則：來源原則；全宗原則；有機(jī)聯(lián)系原則；保管和利用方便原則。

4.來源原則：來源原則就是把同一機(jī)構(gòu)、組織或者個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。第二章

1.檔案保管期限表：是用表冊(cè)形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。

2.檔案價(jià)值：檔案價(jià)值是指檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和情報(bào)作用，而表現(xiàn)出的有用性及有用程度。

3.檔案價(jià)值的鑒定工作：就是檔案館（室）按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案保管期限的一項(xiàng)工作。簡(jiǎn)單的說，就是判定檔案的價(jià)值、決定檔案存毀（生死存亡）的工作。4.影響檔案價(jià)值的因素：其中的主體是指從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，以各種方式和手段認(rèn)識(shí)改造世界的人（個(gè)體、團(tuán)體、人類、社會(huì)），客體則是主體進(jìn)行的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所指向和把握的客觀對(duì)象。承載知識(shí)、信息的檔案——客體，也只有與主體的需要發(fā)生關(guān)系才能產(chǎn)生或表現(xiàn)出價(jià)值。主、客體之間是一種滿足與被滿足、需求與被需求的關(guān)系。檔案的價(jià)值不是由單方面決定，而是相互作用的產(chǎn)物，即取決于檔案客體的屬性和主體的需要這兩方面的統(tǒng)一，二者缺一不可。5.鑒定檔案價(jià)值的原則：

必須從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，分析主體和主體本身的需要，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，判定檔案的價(jià)值。

1.從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值。2.分析主體和主體本身的需要。

3.全面的觀點(diǎn)。4.歷史的觀點(diǎn)。5.發(fā)展的觀點(diǎn)。6.效益的觀點(diǎn) 6.論述檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)：

一、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

（一）檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)1.分析文件的價(jià)值，應(yīng)站在本機(jī)關(guān)的角度。

2.分析文件的價(jià)值，應(yīng)看立檔單位在社會(huì)上的地位和作用。

3.在本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件中，具體的撰寫者，制發(fā)機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生影響。

（二）檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)1.看文件內(nèi)容的重要性。2.看文件內(nèi)容的獨(dú)特性。

3.看文件內(nèi)容的真實(shí)性。4看.文件內(nèi)容的綜合性或集中性。

（三）檔案形成的時(shí)間與時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)1.文件形成時(shí)間。2.檔案的時(shí)效性。

（四）檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)1.文件的名稱。2.文件的文本。3.文件的外形特點(diǎn)。

二、社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)1.社會(huì)需求方向。2.社會(huì)需求面（廣泛性）。3.社會(huì)需求時(shí)間。

三、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)1.相關(guān)檔案的保存狀況。2.保管條件和費(fèi)用。第三章

1.歸檔：是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過程。

2.歸檔制度：主要包括歸檔范圍；歸檔時(shí)間；歸檔案卷（或保管單位）的質(zhì)量要求；歸檔手續(xù)等內(nèi)容

3.簡(jiǎn)述優(yōu)化檔案館藏的原則：完整性原則；系統(tǒng)性原則；實(shí)踐性原則；價(jià)值性原則；特色性原則。第四章

1.全宗：全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

2.全宗卷：是檔案館（室）在整理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。

3.檔案匯集：用人為方法將不知其所屬、全宗殘缺不全的文件，按照一定特點(diǎn)集中起來的混合體。4.全宗匯集：若干個(gè)立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少的、具有某些相同特征和聯(lián)系的檔案構(gòu)成的全宗。5.組織全宗立檔單位的構(gòu)成條件：

A：1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文。

2.設(shè)有會(huì)計(jì)單位或獨(dú)立的核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或個(gè)人，并有一定的人事任免權(quán)。6.簡(jiǎn)述復(fù)式分類法及其適用范圍：

A：1.年度—組織機(jī)構(gòu)分類法：立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工明確，比較穩(wěn)定，且具有一定數(shù)量的文件。多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)全宗。

2.組織機(jī)構(gòu)—年度分類法：立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分工明確，基本穩(wěn)定，且具有一定數(shù)量的文件。多用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)檔案。

3.年度—問題分類法：立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分工不明確，變動(dòng)頻繁，或文件已混淆。多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)全宗。

4問題—年度分類法：多用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)檔案全宗。7.試比較傳統(tǒng)的立卷方法與以件為單位的方法：

采用傳統(tǒng)的立卷方法的時(shí)代背景及其合理性：手工檢索，保密和安全。A：傳統(tǒng)立卷方法的優(yōu)點(diǎn)：1.保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使之排列有序；

2.便于對(duì)檔案實(shí)體的管理；

3.使單份文件不易散失、磨損。

傳統(tǒng)立卷方法的缺點(diǎn):1.主觀隨意性大，案卷質(zhì)量難以保證

2.不適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要

3.對(duì)檔案的利用、開放、保密、鑒定和銷毀工作也有影響 B：新方法的優(yōu)勢(shì)：1.簡(jiǎn)化了工作程序，避免了人為因素造成組卷的主觀隨意性；

2.管理程序設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行文件級(jí)檢索；

3.能夠適應(yīng)隨辦隨歸、文檔一體化管理的需要。

新方法的不足之處：1.保管單位大幅度增加，整理、清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)時(shí)工作量加大；

2.單份文件的磨損問題比原來突出；3.檔案有機(jī)聯(lián)系的特點(diǎn)將淡化。第七章

1.檔案信息資源開發(fā)：檔案信息資源開發(fā)，就是檔案部門根據(jù)社會(huì)需要采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)掘、采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸所收藏檔案中的有用信息，方便利用者利用，以實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。

2.檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙和應(yīng)采取的措施： A：

一、當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)面臨的主要障礙。

（一）社會(huì)環(huán)境方面1.封閉落后的傳統(tǒng)觀念的束縛。2.全民族文化素質(zhì)還不夠高。

3.受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的制約。

（二）檔案部門自身方面1.檔案人員觀念上的障礙。2.工作上的障礙。

（三）用戶方面的障礙1.社會(huì)檔案意識(shí)淡薄。2.受利用者獲取信息習(xí)慣的限制。

3.用戶獲取檔案信息能力的制約。

二、檔案信息資源開發(fā)應(yīng)采取的措施。

（一）創(chuàng)新觀念1.發(fā)展觀念。2.被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉觀念。3.社會(huì)觀念（或稱開放觀念）。

4.文化觀念。5.信息共享觀念。

（二）做好宣傳，改善環(huán)境

（三）優(yōu)化豐富館（室）藏和健全檔案信息開發(fā)機(jī)構(gòu)，確立資源與人員的保障體系

（四）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)

（五）以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以創(chuàng)造名牌產(chǎn)品為目標(biāo)

（六）走特色開發(fā)之路 第九章

1.檔案編研工作：是檔案工作人員以館（室）藏檔案為基礎(chǔ)所進(jìn)行的編輯、研究、輸出檔案信息，主動(dòng)向社會(huì)各方面提供科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)工作，是檔案信息資源開發(fā)的重要組成部分。2.組織沿革：是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制，組織機(jī)構(gòu)和人員編制等方面變革情況的參考資料。

3.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編：又稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集。是以數(shù)字的形式反映某一地區(qū)或某一方面的基本情況的檔案參考資料。

4.檔案編研工作的內(nèi)容：

1.匯編檔案文集和編輯專題史料。2.熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫參考資料。

3.編輯檔案文摘匯編。4.參加歷史研究和編史修志，撰寫文章和著作。5.信息時(shí)代檔案編研工作創(chuàng)新：

一、完善編研模式1.傳統(tǒng)的編研模式 2.新型的編研模式

二、優(yōu)化編研工作的組織方式。1.館際聯(lián)合 2.館、室聯(lián)合 3.檔案館與社會(huì)各界聯(lián)合編研

4.國(guó)內(nèi)外聯(lián)合編研

三、廣泛應(yīng)用新技術(shù)。

四、全面創(chuàng)新檔案編研：1.選題社會(huì)化 2.成果多樣化 3.傳播方式多途化 4.功能作用擴(kuò)展化，5.編研主體多元化 6.人才專業(yè)化。

第十章

1.檔案提供利用工作：是將檔案館（室）收藏的檔案信息以不同的方式提供給利用者利用，是檔案工作為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)和人民大眾服務(wù)的手段，直接體現(xiàn)整個(gè)檔案工作的作用，在檔案工作中占有突出的地位。2.開放檔案：開放檔案指將已滿一定保密期限的和可以公開的檔案，解除封鎖、禁令和不必要限制，向社會(huì)開放，允許經(jīng)過一定的手續(xù)就可以通過各種方式利用。3.簡(jiǎn)述檔案提供利用的主要方法：

1.按其提供檔案信息加工深度的不同：一次檔案文獻(xiàn)服務(wù)，二次檔案文獻(xiàn)服務(wù)，三次檔案文獻(xiàn)服務(wù)

2.按其服務(wù)設(shè)施和方法的不同：檔案閱覽、檔案外借、檔案宣傳報(bào)道、檔案復(fù)制、檔案信息咨詢、制發(fā)檔案證明、檔案定題服務(wù)等

3.按檔案利用服務(wù)人員的參與的程度：可分為被動(dòng)式和主動(dòng)服務(wù)。4.如何正確處理檔案提供利用與檔案保密之間的關(guān)系：

A：1.提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。

2.澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及“歷史檔案無密可?！钡腻e(cuò)誤思想。

3.要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。

填空題：

1.檔案保管的八防： 防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。2.中央檔案館（在北京）保管的檔案類別：黨

中國(guó)第一歷史檔案館（在北京）：清代

中國(guó)第二歷史檔案館（在南京）：保存民國(guó)時(shí)期的檔案。3.保管期限分為永久、定期兩種。定期有30年、10年。

第二篇：檔案管理--重點(diǎn)二

1.檔案區(qū)別于其他文獻(xiàn)資料的獨(dú)有特性和根本標(biāo)志是兼具原始性和記錄性于一體的特點(diǎn)。

2.檔案來源于一定的單位和個(gè)人，1、機(jī)關(guān)團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)和事業(yè)單位等；

2、個(gè)人，主要是比較著名的和具有代表性的人物、家庭和家族。

3.文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備的條件：1.必須是辦理完畢的文件；2.對(duì)日后具有一定查考和保存價(jià)值價(jià)值的文件；3.按照一定的規(guī)律保集中存起來的文件。

4.檔案的形態(tài)包括檔案的載體形式和檔案內(nèi)容的記錄方式。5.檔案的載體：古代有龜甲獸骨、青銅鐘鼎、竹木板片、金冊(cè)鐵券、縑帛、紙張等，現(xiàn)代有膠片、磁帶、磁盤等。6.國(guó)家全部檔案的分類方法：按形成時(shí)間分，按內(nèi)容性質(zhì)劃分，按形成領(lǐng)域劃分，按載體劃分。

7.公務(wù)檔案必須按照國(guó)家規(guī)定無條件向國(guó)家檔案館移交。8.檔案的作用有：憑證作用、參考作用。

9.檔案之所以有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。

10.對(duì)于內(nèi)容不真實(shí)的檔案，不能用現(xiàn)實(shí)的觀點(diǎn)去涂抹勾劃改造它，對(duì)于內(nèi)容有疑問的文件，只能在考證后在卷內(nèi)備考表內(nèi)附以必要的說明。

11.檔案作用發(fā)揮的主要條件有4個(gè)方面：檔案利用價(jià)值與社會(huì)實(shí)踐，社會(huì)發(fā)水平，社會(huì)檔案意識(shí)，檔案管理水平。12.從檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相互作用中，可以看出一條最基本的關(guān)系：即基礎(chǔ)工作和利用工作。

13.從檔案工作的作用和特點(diǎn)來看，檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、政治性和管理性的工作。

14.檔案工作的機(jī)要性事由檔案本身的特點(diǎn)和國(guó)家利益所決定的。

15.檔案工作的基本原則是：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

16.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理是檔案工作的組織原則和管理體制。17.維護(hù)檔案的完整要求

1、數(shù)量上的完整，2、質(zhì)量上的完整。

18.維護(hù)檔案的安全要求

1、實(shí)體安全，2、信息安全。19.便于社會(huì)各方面對(duì)于檔案的利用，體現(xiàn)了檔案工作的最終目的和服務(wù)性質(zhì)。

20.檔案室是各機(jī)關(guān)統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。

21.綜合檔案室成為目前最普遍、數(shù)量最多的一種機(jī)關(guān)檔案室形式。

22.聯(lián)合檔案室是將同駐地的兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的檔案室聯(lián)合起來設(shè)立的一個(gè)檔案室。

23.檔案館與檔案室同為直接管理檔案的機(jī)構(gòu)。24.我國(guó)的新型檔案機(jī)構(gòu)，有文件中心，檔案寄存中心，檔案中介機(jī)構(gòu)等。

25.三大主要機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：

1、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的關(guān)系，2、檔案交接關(guān)系，檔案工作協(xié)作關(guān)系。26.檔案收集工作的內(nèi)容，從收集的手段上可以分為檔案的接收和檔案的征集兩個(gè)方面。

27.歸檔是指各單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料處理完畢后，不得由承辦部門或個(gè)人分散保存，必須由文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷。

28.歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷質(zhì)量要求和歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

29.國(guó)家規(guī)定的文件材料的歸檔范圍是：

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有參考價(jià)值的文件材料。

30.不歸檔的具體范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，共工作參考的抄件等；

2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄、機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

31.文件的歸檔時(shí)間是在文件形成后的第二年上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交。

32.歸檔文件要進(jìn)行基本的編目，要依次編定頁(yè)號(hào)或件號(hào)，并逐件填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，案卷裝訂后，按規(guī)定逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行排序，編制案卷移交目錄一式兩份。

33.檔案室應(yīng)指導(dǎo)、協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門做好立卷歸檔前的準(zhǔn)備工作：

1、協(xié)助選擇正確的立卷環(huán)節(jié)，2、劃定科學(xué)的立卷范圍，3、協(xié)助編制立卷類目。

34.劃定科學(xué)立卷范圍的目的是為了避免重復(fù)立卷和防止遺漏文件。

35.立卷類目通常是由文件立卷人員、機(jī)關(guān)檔案室、文件承辦人員和秘書部門共同在當(dāng)年年初或上半年，按照立卷的要求和方法及預(yù)計(jì)可能產(chǎn)生的文件種類而擬制的詳細(xì)而具體的立卷方案。36.平時(shí)收集的內(nèi)容：

1、零散文件的收集，2、“帳外”文件的收集，3、專門文件的收集。

37.檔案館館藏的檔案主要來自于以下四個(gè)方面：

1、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收，2、對(duì)撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收，3、對(duì)社會(huì)散存檔案的征集，4、檔案館之間交接和交換檔案。38.?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）級(jí)檔案館接收本級(jí)機(jī)關(guān)及其所屬企事業(yè)單位需要永久保管的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，并接收和征集具有全?。ㄊ小⒆灾螀^(qū)）意義的各種歷史檔案。39.省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館接收本級(jí)機(jī)關(guān)及其所屬企事業(yè)單位需要永久保管的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，并接收和征集本地區(qū)的各種歷史檔案。

40.現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收要求，立檔單位編制的組織沿革、全宗介紹、有關(guān)檢索工具和與全宗相關(guān)的各種資料應(yīng)隨同檔案一起接收。

41.檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，有兩種方法，逐年接收和定期接收。接收期限分別為：屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。

42.檔案整理工作的原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于檔案的保管和利用的原則。43.文件在形式方面的聯(lián)系：形式一般是指文件存在和表達(dá)的方式，如文種、載體材料及記錄方式等。

44.便于保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的。

45.基本職能的非根本性變化：立檔單位名稱的變更、職權(quán)范圍的擴(kuò)大或縮小、隸屬關(guān)系的改變、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的調(diào)整、工作地點(diǎn)的變動(dòng)等變化，以及由于某種原因暫時(shí)停止工作一段時(shí)間等，均屬于非根本性變化。

46.全宗可以分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。

47.聯(lián)合全宗形成原因是因?yàn)椋?/p>

1、由于工作聯(lián)系緊密，檔案難以分開，2、合署辦公或職能聯(lián)系緊密的機(jī)關(guān)，文件無法區(qū)分。

48.檔案匯集的原因：

1、所屬全宗不明，2、所屬全宗不復(fù)存在。

49.立檔單位與全宗歷史考證，一般有“立檔單位沿革”和“全宗狀況”兩個(gè)部分組成。

50.立檔單位和全宗歷史考證，一般由檔案室負(fù)責(zé)撰寫。51.問題分類法的適用范圍：

1、立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，變動(dòng)較大且又較為復(fù)雜，不宜按組織機(jī)構(gòu)分類，而適用于按問題分類；

2、各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件由于某種原因被打亂而混雜在一起，難以按組織機(jī)構(gòu)分類，從而只能按照問題分類；

3、在選用了組織機(jī)構(gòu)作為第一或第二級(jí)的分類法后，由于類內(nèi)檔案數(shù)量較多，確實(shí)有必要細(xì)分，這時(shí)就可以結(jié)合采用問題分類標(biāo)準(zhǔn)。

52.只有在不便于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)。

53.檔案的保存價(jià)值是由檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需求兩個(gè)方面的因素決定的。

54.檔案地重復(fù)性大致有兩種情況：

1、重復(fù)文件，2、文件內(nèi)容重復(fù)。

55.按國(guó)家檔案局第8好令規(guī)定，文書檔案地保管期限分為永久和定期兩種。

56.本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表屬于永久保存；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料屬于永久保存。一般問題的定期保管。57.機(jī)關(guān)的檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組。58.直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁(yè)審查檔案材料。

59.永久卷內(nèi)混有少量的內(nèi)容聯(lián)系密切的僅需要長(zhǎng)期保存的文件，可以不拆卷；但混有較多的長(zhǎng)期文件，則應(yīng)拆卷，將長(zhǎng)期文件剔除。

60.長(zhǎng)期卷內(nèi)混有較多的永久文件，可不拆卷，整卷上升為永久保存。

61.以磁帶、磁盤、光盤等為載體的檔案，可以采用物理刪除、格式化或焚燒等方式銷毀。

62.檔案損毀外因是指：不適宜的溫濕度、光、空氣污染及害蟲、霉菌等有害生物。

63.檔案保管的主要物質(zhì)條件是：

1、檔案庫(kù)房，2、檔案裝具，3、檔案包裝材料，4、檔案保管設(shè)備。

64.目前我國(guó)包裝紙質(zhì)檔案地基本材料有3種，卷皮、卷盒、包裝紙。

65.檔案管理制度以實(shí)現(xiàn)檔案保管的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

6.檔案存放位置索引有兩種編制方法：

1、以全宗為單位的檔案存放位置索引，2、以庫(kù)房和裝具為單位的檔案存放位置索引。

67.做好全宗卷文件材料的形成積累工作，必須將7個(gè)方面的文件材料按照準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的要求歸入全宗卷。68.檔案收集，包括檔案交接單，移交目錄，接收和征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。

69.檔案整理，包括檔案整理工作方案，分類方案，案卷目錄說明，整理工作小結(jié)等。

70.檔案鑒定，包括鑒定小組成員名單，檔案保管期限表，鑒定檔案分析報(bào)告，銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)，銷毀檔案地清冊(cè)等。

71.檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，包括縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。

72.全宗卷卷內(nèi)文件材料按“問題-時(shí)間”進(jìn)行系統(tǒng)排列，全宗介紹、立檔單位大事記在前，有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和現(xiàn)代化管理等方面的文件材料按順序排列。

73.檔案檢索效率通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來衡量和表示。

74.主要著錄項(xiàng)目有：正題名、責(zé)任者、時(shí)間、分類號(hào)、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞。

75.檔案檢索工具按載體類型分：

1、卡片式2書本式

3、縮微式

4、機(jī)讀式。

76.檔案檢索工具按檢索功能分：

1、查找性檢索工具：分類目錄、主題目錄、專題目錄、全宗文件目錄、人名目錄（索引）、地名目錄（索引）、文號(hào)目錄；

2、報(bào)道性檢索工具：全宗指南、專題指南、檔案館指南；

3、館藏性檢索工具：案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

77.全引目錄將案卷目錄與文件目錄合二為一。

78.全宗指南通常分為三個(gè)部分：立檔單位歷史沿革、全宗簡(jiǎn)要?dú)v史及檔案內(nèi)容和成分介紹。

79.檔案目錄中心應(yīng)當(dāng)具有四中基本功能：錄入?yún)R集功能、檢索利用、傳輸出版、協(xié)調(diào)管理。

80.熟悉家底，是指對(duì)館（室）藏檔案的成分、內(nèi)容和數(shù)量以及存放的庫(kù)架位置了如指掌，了解各個(gè)全宗形成集整理狀況，熟悉全宗內(nèi)檔案的利用價(jià)值。特別對(duì)于重點(diǎn)全宗和珍貴檔案更贏如數(shù)家珍。（全選）

81.檔案提供利用的主要方法：

1、檔案閱覽

2、檔案外借

3、制發(fā)檔案復(fù)制本

4、制發(fā)檔案證明

5、檔案咨詢

6、檔案展覽。82.閱覽室的規(guī)章制度，利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何記號(hào)，禁止涂改、撕裂和污損檔案。

83.制發(fā)檔案證明的編寫方法，要以引述和節(jié)錄檔案原文為主。

84.開放檔案的具體內(nèi)容：

1、確定開放范圍，2、確定了用戶對(duì)象，3、簡(jiǎn)化了開放檔案的利用手續(xù)。

85.除了涉及國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益及公民隱私、到期不宜開放外，都應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年分期分批的向社會(huì)開放。

86.經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等方面的檔案進(jìn)檔案館后可以隨時(shí)開放。

87.檔案參考資料種類有，大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、專題概要和會(huì)議簡(jiǎn)介等。

88.大事記的正文通常由大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。89.組織沿革的編寫可以采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式。90.制發(fā)檔案復(fù)制本為檔案原件的長(zhǎng)遠(yuǎn)留存創(chuàng)造有利條件。91.在制發(fā)檔案復(fù)制品時(shí)，1、對(duì)復(fù)制珍貴及易損檔案應(yīng)嚴(yán)格控制，2、復(fù)制應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，3、對(duì)制發(fā)范圍和審批權(quán)限等應(yīng)作出明確規(guī)定。

第三篇：檔案管理

檔案管理小談

說起檔案管理，可能有些人會(huì)比較陌生，但對(duì)于一個(gè)安全培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來說，檔案管理卻是一個(gè)重中之重。俗話說的好，沒有規(guī)矩不成方圓，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)如果沒有做好檔案管理，就不能很好的開展安全培訓(xùn)。

根據(jù)《安全生產(chǎn)培訓(xùn)管理辦法》第四章安全培訓(xùn)的考核中的第二十四條規(guī)定：安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門、煤礦安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)制定安全培訓(xùn)的考核制度，建立考核管理檔案（教師考核檔案、學(xué)員考核及管理檔案）。當(dāng)然不止培訓(xùn)機(jī)構(gòu)需要建立檔案管理，一些生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位也需要建立健全從業(yè)人員安全培訓(xùn)檔案，詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄培訓(xùn)考核情況。

作為×××××的一員，我個(gè)人認(rèn)為就檔案管理這方面是做的比較好的。在這里我簡(jiǎn)單介紹一下，在我們這里學(xué)員檔案都是一期一檔，一期不超過100人，每期裝訂成冊(cè)，然后分類編號(hào)，最后放入檔案柜。每期學(xué)員檔案的內(nèi)容包括：辦班計(jì)劃表、辦班通知、學(xué)員名冊(cè)、考勤表、課程表、教師講義、教師評(píng)估表、考試成績(jī)表、培訓(xùn)班總結(jié)等。然后每個(gè)學(xué)員的檔案我們也是一人一檔，主要包括學(xué)員登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、考試實(shí)際能力考核表、補(bǔ)考記錄。在這里有一點(diǎn)需要補(bǔ)充一下，就是由于各種各樣的原因，學(xué)員的學(xué)歷復(fù)印件好多都遺失掉了，因?yàn)閷W(xué)員一般都是中年人了，有些都是小學(xué)畢業(yè)的，實(shí)在是找不到畢業(yè)證書了，這也是沒辦法的事。除了這點(diǎn)外，其他方面的資料都是比較全的。另外，我們這里還專門有一個(gè)檔案室，教師考核檔案資料也比較齊全，關(guān)于教師檔案包括：安全培訓(xùn)教師崗位證書、教師質(zhì)量評(píng)估記錄、授課情況登記表、學(xué)歷及職稱證書復(fù)印件、勞動(dòng)關(guān)系證明等。

在教學(xué)檔案這方面做的也比較齊全，主要包括：教學(xué)管理測(cè)評(píng)小結(jié)、培訓(xùn)工作總結(jié)、培訓(xùn)班座談會(huì)議記錄、課程表、辦班計(jì)劃表、有分?jǐn)?shù)的花名冊(cè)、原始報(bào)到手冊(cè)、考勤表、教學(xué)測(cè)評(píng)表。這里的表格都按規(guī)范設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)潔明了，讓人一目了然。

當(dāng)然，想要做好檔案管理這一塊內(nèi)容，僅僅憑以上的這些我個(gè)人所知道的內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我想通過此次的學(xué)習(xí)培訓(xùn)讓我能夠?qū)W習(xí)到更多的有關(guān)檔案管理方面的知識(shí)，以便能夠更好的做好檔案管理這方面的工作。

第四篇：檔案管理規(guī)定（共）

池州九華山機(jī)場(chǎng)分公司檔案管理規(guī)定

一、總則

1、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)及利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，特制定本規(guī)定。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案的收集

1、檔案管理工作由綜合管理部負(fù)責(zé)。

2、綜合管理部專（兼）職檔案管理員負(fù)責(zé)文件材料收集、管理和歸檔工作。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)準(zhǔn)確地反映本單位的各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料應(yīng)書寫清楚、字跡工整、圖樣清晰，文件書寫和載體材料能耐久保存，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫。

4、歸檔的電子文件材料，原則上應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)材料一并歸檔保存。

5、各部門檔案歸檔時(shí)需嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，由相關(guān)部門和檔案管理員共同會(huì)簽移交清單，會(huì)簽后的移交清單由檔案管理部門和移交部門各保存一份。

6、移交的檔案材料應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行整理、編號(hào)入檔、分類存放。

五、檔案的保管

1、綜合管理部應(yīng)當(dāng)指定專（兼）職檔案管理員保管檔案材料。檔案材料應(yīng)放置于專設(shè)的檔案室內(nèi)，并且達(dá)到防火、防盜、防蟲、防潮的要求。

2、檔案管理人員應(yīng)注意檔案的保密，不得遺失。如有遺失，應(yīng)立即向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3、檔案管理人員如調(diào)離或者離職，應(yīng)在調(diào)離或離職前做好檔案的交接工作，避免檔案遺失、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

六、檔案的查閱和使用

1、公司各有關(guān)部門可以根據(jù)工作需要，按照使用權(quán)限，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)并填寫檔案查閱單后到檔案室查閱使用。

2、查閱檔案的人員應(yīng)按照查閱權(quán)限辦理登記使用手續(xù)，查閱完畢后及時(shí)歸還。需要將查閱資料復(fù)印或者摘抄的需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

3、檔案資料原則上不予外借。如因工作需要，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫借閱表后方可外借。

七、違反檔案管理規(guī)定的處罰措施

1、損壞、涂改、偽造或擅自銷毀具有保存價(jià)值的檔案的，給予責(zé)任人行政處分。

2、工作中玩忽職守，造成檔案泄密或者丟失的，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重情況，給予責(zé)任人罰款、辭退、追究法律責(zé)任的處分。

3、其他違反公司檔案管理規(guī)定的行為依照公司相應(yīng)的處罰制度執(zhí)行。

八、本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

第五篇：出生證檔案管理

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理

一、責(zé)任主體

各級(jí)管理和簽發(fā)機(jī)構(gòu)為《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)資料管理和歸檔的責(zé)任主體，應(yīng)按照檔案管理的要求，負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)構(gòu)的《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)資料進(jìn)行管理和歸檔。

二、歸檔范圍

《出生醫(yī)學(xué)證明》的歸檔范圍按內(nèi)容可分為管理機(jī)構(gòu)的管理類資料和簽發(fā)機(jī)構(gòu)的管理類資料、簽發(fā)類資料。《出生醫(yī)學(xué)證明》的歸檔范圍按載體形式可分為紙質(zhì)資料和電子文件兩類。

三、歸檔要求

紙質(zhì)資料按照檔案管類進(jìn)行分類、整理、組卷、歸檔，編寫案卷目錄，庫(kù)房配備必要的設(shè)備，做到防盜、防火、防潮、防塵、防高溫等。

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和簽發(fā)產(chǎn)生的電子文件等按國(guó)家相關(guān)要求進(jìn)行保存，保管設(shè)施要符合檔案管理的要求。

簽發(fā)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，將《出生醫(yī)學(xué)證明》存根及相關(guān)資料按照首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)分類進(jìn)行歸檔，永久保存。

2012年元月