第一篇：120130公司監(jiān)理資料檔案管理規(guī)定1

公司監(jiān)理工程資料檔案管理規(guī)定（MC116）補充細(xì)則

北京市2009年、2011年對建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的資料規(guī)程進行修訂后發(fā)布了新的版本，結(jié)合近兩年公司資料管理的實際，補充以下規(guī)定：

一、歸檔內(nèi)容

執(zhí)行北京市地方標(biāo)準(zhǔn)的工程，按北京市現(xiàn)行資料規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行，需要監(jiān)理單位保存的資料以規(guī)程要求為準(zhǔn)；其它省市施工項目按其實際相關(guān)要求執(zhí)行，項目部撤離時，應(yīng)歸檔的資料移交到公司。以下只對執(zhí)行北京市地方標(biāo)準(zhǔn)的工程資料檔案作補充規(guī)定：

1、建筑工程資料管理規(guī)程（DB11/T695—2009）中要求監(jiān)理單位應(yīng)保存資料共289項，含A類14項，B類19項，C類256項；其中上交公司檔案室55項（以工程實際發(fā)生項為準(zhǔn)）。

2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程（DB11/T808-2011）中要求監(jiān)理單位應(yīng)保存資料共67項，含A類20項，B類21項，C類26項；其中上交公司檔案室29項（以工程實際發(fā)生項為準(zhǔn)）。

3、建設(shè)工程施工現(xiàn)場安全資料管理規(guī)程（DB11/383-2006）中要求監(jiān)理單位應(yīng)保存資料共73項，含A類4項，B類19項，C類50項；其中上交公司檔案室18項。

4、地鐵、水利等工程按其現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和文件要求執(zhí)行，工程竣工驗收后將其監(jiān)理單位應(yīng)歸檔的資料移交到公司。

二、公司和項目部兩級保存

1、上交公司檔案室保存的工程監(jiān)理檔案資料項以三個附件中的黑體字為準(zhǔn)（中標(biāo)通知書、監(jiān)理合同要送交經(jīng)營部）。

2、其他資料全部在項目部保存。要有管理責(zé)任人，有防盜、防丟、防火等措施，不經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意不得銷毀。若項目部總監(jiān)或管理責(zé)任人有變動，要辦理好移交手續(xù)。

三、及時上報公司投標(biāo)時所需的資料

在工程還未完工或未組織驗收時，因投標(biāo)需要辦理的臨時性證明文件原件（如臨時性的業(yè)務(wù)手冊、竣工證明、業(yè)主證明等）先直接交投標(biāo)人使用。待檔案移交時，按實際工程情況 重新辦理好后與下述附件中要求的其他檔案資料一同整體移交公司檔案室。

四、在資料的過程控制中，按崗位責(zé)任落實資料責(zé)任人

各項目監(jiān)理部應(yīng)結(jié)合本工程的人員分工，對每項監(jiān)理應(yīng)保存的資料，落實收集、編制、記錄、簽署、整理、暫存、歸檔的責(zé)任人，并填在本文件后的附表上，以保證監(jiān)理服務(wù)不漏項。同時，也可追溯個人對工程質(zhì)量的終身責(zé)任。

上級管理部門和公司對項目部檢查考核時，只對項目部的整體資料管理人員。附件： 1、2010年4月1日起，監(jiān)理單位應(yīng)存的建筑工程資料（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）2、2011年8月1日起，監(jiān)理單位應(yīng)存的市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）3、2006年11月1日起，監(jiān)理單位應(yīng)存的建設(shè)工程施工現(xiàn)場安全資料（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）

2012年1月30日

主題詞：公司

工程

檔案

管理

補充

細(xì)則

抄

報：公司總經(jīng)理、質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)人

抄

送：各項目監(jiān)理部負(fù)責(zé)人、各項目監(jiān)理部資料檔案管理人員

共印發(fā)60份

附件1：

2010年4月1日起監(jiān)理單位應(yīng)存的建筑工程資料

（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）

1、A3工程地質(zhì)勘察報告

2、A3建筑用地釘樁通知單

3、A3驗線合格文件

4、A4施工招投標(biāo)文件

5、A4施工合同

6、A5建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖

7、A5建設(shè)工程施工許可證

8、A6施工圖預(yù)算

9、A6施工預(yù)算

10、A6工程結(jié)算【此項可在工程結(jié)算后單獨移交】

11、A7建設(shè)工程竣工驗收備案表

12、A7工程竣工驗收報告

13、A7《房屋建筑工程質(zhì)量保修書》

14、A8-2工程項目質(zhì)量管理人員名冊

15、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則

16、監(jiān)理月報

17、監(jiān)理會議紀(jì)要

18、工程項目監(jiān)理日志

19、監(jiān)理工作總結(jié)（專題、階段、竣工總結(jié)）20、見證資料

21、表B1監(jiān)理通知

22、表B2監(jiān)理抽檢記錄

23、表B3不合格項處置記錄

24、表B4工程暫停令

25、表B5工程延期審批表

26、表B6費用索賠審批表

27、表B7工程款支付證書

28、表B8監(jiān)理旁站記錄

29、質(zhì)量事故報告及處理資料 30、表B9竣工移交證書

31、工程質(zhì)量評估報告+業(yè)務(wù)手冊

32、表B10工作聯(lián)系單

33、表B12工程變更單

34、表C1-1施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄

35、表C1-3工程技術(shù)文件報審表

36、表C1-4施工進度計劃報審表

37、表C1-5工程動工報審表

38、表C1-6分包單位資質(zhì)報審表

39、表C1-7（）月工、料、機動態(tài)表 40、表C1-8工程復(fù)工報審表

41、表C1-9（）月工程進度款報審表

42、表C1-10工程變更費用報審表

43、表C1-11費用索賠申請表

44、表C1-12工程款支付申請表

45、表C1-13工程延期申請表

46、表C1-14監(jiān)理通知回復(fù)單

47、表C1-15建設(shè)工程質(zhì)量事故調(diào)（勘）查筆錄

48、表C1-16建設(shè)工程質(zhì)量事故報告書

49、試驗計劃

50、專業(yè)承包單位資質(zhì)證書及相關(guān)專業(yè)人員崗位證書

51、見證記錄

52、施工組織設(shè)計及施工方案

53、表C2-1技術(shù)交底記錄

54、表C2-2圖紙會審記錄

55、表C2-3設(shè)計變更通知單

56、表C2-4工程洽商記錄

57、表C3-1工程定位測量記錄

58、表C3-2基槽平面及標(biāo)高實測記錄

59、表C3-3樓層平面放線及標(biāo)高實測記錄 60、表C3-4樓層平面標(biāo)高抄測記錄 61、表C3-5建筑物垂直度、標(biāo)高測量記錄 62、表C4-1半成品鋼筋出廠合格證 63、表C4-2預(yù)制混凝土構(gòu)件出廠合格證 64、表C4-3鋼構(gòu)件出廠合格證 65、表C4-4預(yù)拌混凝土出廠合格證 66、表C4-5預(yù)拌混凝土運輸單 67、混凝土堿總量計算書 68、砂石堿活性檢測報告

69、煤、水、電等計量設(shè)備檢定證書 70、CCC認(rèn)證證書（國家規(guī)定的認(rèn)證產(chǎn)品）71、主要設(shè)備（儀器儀表）安裝使用說明書 72、安全閥、減壓閥等的定壓證明文件 73、成品補償器的預(yù)拉伸證明

74、氣體滅火系統(tǒng)、泡沫滅火系統(tǒng)相關(guān)組件符合市場準(zhǔn)入制度要求的有效證明文件 75、智能建筑工程軟件資料、程序結(jié)構(gòu)說明、安裝調(diào)試說明、使用和維護說明書 76、智能建筑工程主要設(shè)備安裝、測試、運行技術(shù)文件

77、智能建筑工程安全技術(shù)防范產(chǎn)品的國家或行業(yè)授權(quán)的認(rèn)證機構(gòu)（或檢測機構(gòu)）認(rèn)證（檢測）合格認(rèn)證證書

78、鋼材性能檢測報告 79、水泥性能檢測報告 80、外加劑性能檢測報告 81、防水材料性能檢測報告 82、磚（砌塊）性能檢測報告 83、建筑外窗應(yīng)有三性檢測報告 84、吊頂材料性能檢測報告 85、飾面板材性能檢測報告 86、飾面石材性能檢測報告 87、飾面磚性能檢測報告 88、涂料性能檢測報告 89、玻璃性能檢測報告

90、壁紙、墻布防火、阻燃性能檢測報告 91、裝修用粘結(jié)劑性能檢測報告 92、防火涂料性能檢測報告

93、隔聲/隔熱/阻燃/防潮材料特殊性能檢測報告 94、鋼結(jié)構(gòu)用焊接材料檢測報告

95、高強度大六角頭螺栓連接副扭矩系數(shù)檢測報告 96、扭剪型高強螺栓連接副預(yù)拉力檢測報告 97、幕墻性能檢測報告（三性試驗）98、幕墻用硅酮結(jié)構(gòu)膠檢測報告 99、幕墻用玻璃性能檢測報告 100、幕墻用石材性能檢測報告 101、幕墻用金屬板性能檢測報告

102、材料污染物含量檢測報告（執(zhí)行GB50325-2001）103、給水管道材料衛(wèi)生檢測報告 104、衛(wèi)生潔具環(huán)保檢測報告

105、承壓設(shè)備的焊縫無損探傷檢測報告

106、自動噴水滅火系統(tǒng)的主要組件的國家消防產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心檢測報告

107、消防用風(fēng)機、防火閥、排煙閥、排煙口的相應(yīng)國家消防產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心的檢測報告 108、表C4-6鋼材試驗報告 109、表C4-7水泥試驗報告

110、表C4-8砂試驗報告 111、表C4-9碎（卵）石試驗報告 112、表C4-10外加劑試驗報告 113、表C4-11摻加料試驗報告 114、表C4-12防水涂料試驗報告 115、表C4-13防水卷材試驗報告 116、表C4-14磚（砌塊）試驗報告 117、表C4-15輕集料試驗報告 118、表C4-16其他材料試驗報告 119、預(yù)應(yīng)力筋復(fù)試報告

120、預(yù)應(yīng)力錨具、夾具和連接器復(fù)試報告 121、裝飾裝修用門窗復(fù)試報告 122、裝飾裝修用人造木板復(fù)試報告 123、裝飾裝修用花崗石復(fù)試報告 124、裝飾裝修用安全玻璃復(fù)試報告 125、裝飾裝修用外墻面磚復(fù)試報告 126、鋼結(jié)構(gòu)用鋼材復(fù)試報告 127、鋼結(jié)構(gòu)用焊接材料復(fù)試報告 128、鋼結(jié)構(gòu)防火涂料復(fù)試報告

129、鋼結(jié)構(gòu)用高強度大六角頭螺栓連接副復(fù)試報告 130、鋼結(jié)構(gòu)用扭剪型高強螺栓連接副復(fù)試報告 131、幕墻用鋁塑板復(fù)試報告 132、幕墻用石材復(fù)試報告 133、幕墻用安全玻璃復(fù)試報告 134、幕墻用結(jié)構(gòu)膠復(fù)試報告

135、表C4-17材料、構(gòu)配件進場檢驗記錄 136、表C4-18設(shè)備開箱檢驗記錄（機電通用）137、表C4-19設(shè)備及管道附件試驗記錄（機電通用）138、表C5-1隱蔽工程驗收記錄 139、表C5-2交接檢查記錄 140、表C5-3地基驗槽記錄 141、表C5-4地基處理記錄

142、表C5-5地基釬探記錄（應(yīng)附圖）143、表C5-6混凝土澆灌申請書 144、表C5-7混凝土拆模申請單 145、表C5-8混凝土攪拌測溫記錄

146、表C5-9混凝土養(yǎng)護測溫記錄（應(yīng)附圖）147、表C5-10大體積混凝土養(yǎng)護測溫記錄（應(yīng)附圖）148、表C5-11構(gòu)件吊裝記錄 149、表C5-12焊接材料烘焙記錄 150、表C5-13地下工程防水效果檢查記錄 151、表C5-14防水工程試水檢查記錄 152、表C5-15通風(fēng)（煙）道檢查記錄

153、表C5-16預(yù)應(yīng)力筋張拉記錄

（一）、（二）154、表C5-17有粘結(jié)預(yù)應(yīng)力結(jié)構(gòu)灌漿記錄 155、表C5-18智能建筑工程安裝質(zhì)量檢查記錄 156、表C5-19施工檢查記錄 157、幕墻注膠檢查記錄 158、基坑支護變形監(jiān)測記錄 159、樁（地）基施工記錄 160、網(wǎng)架（索膜）施工記錄 161、鋼結(jié)構(gòu)施工記錄

162、表C6-1土工擊實試驗報告 163、表C6-2回填土試驗報告（應(yīng)附圖）164、表C6-3鋼筋連接試驗報告 165、表C6-4砂漿配合比申請單、通知單 166、表C6-5砂漿抗壓強度試驗報告

167、表C6-6砌筑砂漿試塊強度統(tǒng)計、評定記錄 168、表C6-7混凝土配合比申請單、通知單 169、表C6-8混凝土抗壓強度試驗報告 170、表C6-9混凝土試塊強度統(tǒng)計、評定記錄 171、表C6-10混凝土抗?jié)B試驗報告 172、表C6-11飾面磚粘結(jié)強度試驗報告 173、表C6-12超聲波探傷報告 174、表C6-13超聲波探傷記錄 175、表C6-14鋼構(gòu)件射線探傷報告 176、鋼筋連接工藝檢驗（評定）報告 177、錨桿、土釘鎖定力（抗拔力）試驗報告 178、地基承載力檢驗報告 179、樁基檢測報告

180、鋼筋機械連接型式檢驗報告 181、后置埋件拉拔試驗報告 182、磁粉探傷報告

183、高強螺栓抗滑移系數(shù)檢測報告 184、鋼結(jié)構(gòu)焊接工藝評定 185、網(wǎng)架節(jié)點承載力試驗報告 186、鋼結(jié)構(gòu)涂料厚度檢測報告 187、保溫板與基層粘接性能檢驗報告

188、幕墻雙組份硅酮結(jié)構(gòu)膠混勻性及拉斷試驗報告 189、表C6-15灌（滿）水試驗記錄 190、表C6-16強度嚴(yán)密性試驗記錄 191、表C6-17通水試驗記錄 192、表C6-18吹（沖）洗試驗記錄 193、表C6-19通球試驗記錄 194、表C6-20補償器安裝記錄 195、表C6-21消火栓試射記錄

196、表C6-22自動噴水滅火系統(tǒng)質(zhì)量驗收缺陷項目判定記錄 197、表C6-23電氣接地電阻測試記錄

198、表C6-24電氣防雷接地裝置隱檢與平面示意圖 199、表C6-25電氣絕緣電阻測試記錄 200、表C6-26電氣器具通電安全檢查記錄 201、表C6-27電氣設(shè)備空載試運行記錄 202、表C6-28建筑物照明通電試運行記錄 203、表C6-29大型照明燈具承載試驗記錄 204、高壓部分試驗記錄

205、表C6-30漏電開關(guān)模擬試驗記錄 206、表C6-31大容量電氣線路結(jié)點測溫記錄 207、表C6-32避雷帶支架拉力測試記錄 208、表C6-33逆變應(yīng)急電源測試試驗記錄 209、表C6-34柴油發(fā)電機測試試驗記錄

210、表C6-35低壓配電電源質(zhì)量測試記錄

211、表C6-36監(jiān)測與控制節(jié)能工程檢查記錄

212、表C6-37智能建筑工程設(shè)備性能測試記錄

213、表C6-38綜合布線系統(tǒng)工程電氣性能測試記錄

214、表C6-39建筑物照明系統(tǒng)照度測試記錄

215、表C6-40通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)程控電話交換系統(tǒng)自檢測記錄

216、表C6-41通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)公共廣播與緊急廣播系統(tǒng)自檢測記錄

217、表C6-42通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會議電視系統(tǒng)自檢測記錄

218、表C6-43通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接入網(wǎng)設(shè)備安裝工程自檢測記錄

219、表C6-44通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)衛(wèi)星數(shù)字電視系統(tǒng)自檢測記錄 220、表C6-45通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有線電視系統(tǒng)自檢測記錄 221、表C6-46信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自檢測記錄 222、表C6-47信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)自檢測記錄 223、表C6-48信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用軟件系統(tǒng)自檢測記錄 224、表C6-49建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)變配電系統(tǒng)自檢測記錄 225、表C6-50建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)電梯和自動扶梯系統(tǒng)自檢測記錄 226、表C6-51建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)給排水系統(tǒng)自檢測記錄 227、表C6-52建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)公共照明系統(tǒng)自檢測記錄 228、表C6-53建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)空調(diào)與通風(fēng)系統(tǒng)自檢測記錄 229、表C6-54建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)冷凍和冷卻水系統(tǒng)自檢測記錄 230、表C6-55建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)熱源和熱交換系統(tǒng)自檢測記錄 231、表C6-56建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)通信接口系統(tǒng)自檢測記錄

232、表C6-57建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)系統(tǒng)實時性、可維護性、可靠性自檢測記錄 233、表C6-58建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)中央管理工作站及操作分站自檢測記錄 234、表C6-59火災(zāi)自動報警及消防聯(lián)動系統(tǒng)自檢測記錄 235、表C6-60安全防范系統(tǒng)安全防范綜合管理系統(tǒng)自檢測記錄 236、表C6-61安全防范系統(tǒng)出入口控制（門禁）系統(tǒng)自檢測記錄 237、表C6-62安全防范系統(tǒng)入侵報警系統(tǒng)自檢測記錄 238、表C6-63安全防范系統(tǒng)視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)自檢測記錄 239、表C6-64安全防范系統(tǒng)停車場（庫）管理系統(tǒng)自檢測記錄 240、表C6-65安全防范系統(tǒng)巡更管理系統(tǒng)自檢測記錄 241、表C6-66安全防范系統(tǒng)綜合防范功能自檢測記錄 242、表C6-67綜合布線系統(tǒng)性能自檢測記錄

243、表C6-68智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成可維護性和安全性自檢測記錄 244、表C6-69智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成網(wǎng)絡(luò)連接自檢測記錄

245、表C6-70智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)集成綜合管理及冗余功能自檢測記錄 246、表C6-71智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成及整體協(xié)調(diào)自檢測記錄 247、表C6-72電源與接地防雷與接地系統(tǒng)自檢測記錄 248、表C6-73電源與接地智能建筑電源自檢測記錄 249、表C6-74環(huán)境自檢測記錄

250、表C6-75住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)火災(zāi)自動報警及消防聯(lián)動系統(tǒng)自檢測記錄 251、表C6-76住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)安全防范系統(tǒng)自檢測記錄 252、表C6-77住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)室外設(shè)備及管網(wǎng)自檢測記錄 253、表C6-78住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)物業(yè)管理系統(tǒng)自檢測記錄 254、表C6-79住宅（小區(qū)）智能化系統(tǒng)智能家庭信息平臺自檢測記錄 255、表C6-80智能系統(tǒng)試運行記錄 256、智能建筑工程分項工程質(zhì)量檢測記錄表 257、智能建筑工程子系統(tǒng)檢測記錄表 258、智能建筑工程強制措施條文檢測記錄 259、智能建筑工程系統(tǒng)（分部工程）檢測匯總表 260、表C6-81風(fēng)管漏光檢測記錄 261、表C6-82風(fēng)管漏風(fēng)檢測記錄

262、表C6-83現(xiàn)場組裝除塵器、空調(diào)機漏風(fēng)檢測記錄 263、表C6-84各房間室內(nèi)風(fēng)量溫度測量記錄 264、表C6-85管網(wǎng)風(fēng)量平衡記錄 265、表C6-86空調(diào)系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄 266、表C6-87空調(diào)水系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄 267、表C6-88制冷系統(tǒng)氣密性試驗記錄 268、表C6-89凈化空調(diào)系統(tǒng)測試記錄 269、表C6-90防排煙系統(tǒng)聯(lián)合試運行記錄 270、表C6-91設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)記錄（機電通用）271、表C6-92系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄（機電通用）272、表C6-93施工試驗記錄（通用）273、表C7-1結(jié)構(gòu)實體混凝土強度驗收記錄 274、表C7-2結(jié)構(gòu)實體鋼筋保護層厚度驗收記錄 275、表C7-3鋼筋保護層厚度試驗報告 276、表C7-4檢驗批質(zhì)量驗收記錄表 277、表C7-5分項工程質(zhì)量驗收記錄表 278、表C7-6分部（子分部）工程驗收記錄表 279、表C8-1單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄 280、表C8-2單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄

281、表C8-3單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄 282、表C8-4單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄 283、表C8-5單位工程竣工預(yù)驗收記錄 284、室內(nèi)環(huán)境檢測報告 285、工程竣工報告

286、建筑節(jié)能工程現(xiàn)場實體檢驗報告 287、智能建筑工程資料審查 288、智能建筑工程竣工驗收結(jié)論匯總 289、表C8-6工程概況表

注：※表中使用黑體的部分為上交公司檔案室的部分，其余過程控制保存資料由項目部負(fù)責(zé)人（或總監(jiān)）指派專人負(fù)責(zé)管理。

附件2：

2011年8月1日起監(jiān)理單位應(yīng)存的市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料

（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）

1、A1-7項目評估研究資料

2、A2-5掘路占路審批文件、移伐樹木審批文件、工程項目統(tǒng)計登記文件、向人防備案（施工圖）文件

非政府投資項目備案文件

3、A3-1工程地質(zhì)勘察報告

4、A3-2水文地質(zhì)勘察報告

5、A3-3測量交線、交樁通知書

6、A3-4規(guī)劃驗線合格通知書

7、A3-9消防設(shè)計審核意見

8、A3-10初步設(shè)計審核文件

9、A4-1-5監(jiān)理招投標(biāo)文件

10、A4-2-4施工合同

11、A4-2-5監(jiān)理合同

12、A5-3建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖

13、A5-5建設(shè)工程施工許可或開工審批文件

14、A5-6工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記表

15、A6-3施工圖預(yù)算

16、A6-4施工預(yù)算

17、A6-5工程結(jié)算（含監(jiān)理費用的結(jié)算資料）【此項可在工程結(jié)算后單獨移交】

18、A7-2工程竣工驗收備案表

19、A7-5規(guī)劃、消防、環(huán)保、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督、人防等部門出具的認(rèn)可（備案）文件或準(zhǔn)許使用文件 20、A8-1合同約定由建設(shè)單位采購的材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及進場報驗文件

21、B1-1監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則

22、B1-2監(jiān)理月報

23、B1-3監(jiān)理會議紀(jì)要（涉及工程質(zhì)量的主要內(nèi)容）

24、B1-4監(jiān)理日志

25、B1-5監(jiān)理工作總結(jié)【宜分為專題總結(jié)、階段總結(jié)和竣工總結(jié)三部分】

26、B2-1監(jiān)理通知

27、B2-2監(jiān)理抽檢記錄

28、B2-3不合格項處置記錄

29、B2-4工程暫停令 30、B2-5工程延期審批表

31、B2-6費用索賠審批表

32、B2-7工程款支付證書

33、B2-8旁站監(jiān)理記錄

34、B2-9質(zhì)量事故報告及處理資料

35、B2-10見證取樣和送檢見證人備案表

36、B2-11見證記錄

37、B3-1單位工程竣工預(yù)驗收報驗表

38、B3-2竣工移交證書

39、B3-3工程質(zhì)量評估報告+業(yè)務(wù)手冊 40、B4-1工程聯(lián)系單

41、B4-2工程變更單

42、C1-4-1工程質(zhì)量事故記錄

43、C1-4-2工程質(zhì)量事故調(diào)查（勘查）記錄

44、C1-4-3工程質(zhì)量事故處理記錄

45、C1-5施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄

46、C2-4圖紙會審記錄

47、C2-6工程洽商記錄

48、C2-7設(shè)計變更通知單

49、C2-8工程設(shè)計變更、洽商一覽表 50、C3-1工程物資選樣送審表

51、C4-1工程定位測量記錄

52、C4-2測量復(fù)核記錄

53、C5-4-4聚乙烯管道連接記錄

54、C6-3-1無側(cè)限抗壓強度試驗報告

55、C6-3-10橋梁功能性試驗委托書

56、C6-3-11橋梁功能性試驗報告

57、C7-1-1檢驗批質(zhì)量驗收記錄

（一）58、C7-1-2檢驗批質(zhì)量驗收記錄

（二）59、C7-2分項工程質(zhì)量驗收記錄

60、C7-3分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄 61、C8-1單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄 62、C8-2工程竣工報告 63、C8-3竣工測量委托書 64、C8-4竣工測量報告

65、C8-5單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄

66、C8-6單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄 67、C8-7單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄

注：※表中使用黑體的部分為上交公司檔案室的部分。

附件3：

2006年11月1日起監(jiān)理單位應(yīng)存的建設(shè)工程施工現(xiàn)場安全資料

（北京市地方標(biāo)準(zhǔn)要求）

1、建設(shè)工程施工許可證

2、安資規(guī)表AQ-A-1施工現(xiàn)場安全監(jiān)督備案登記表

3、安資規(guī)表AQ-A-2地上、地下管線及建（構(gòu)）筑物資料移交單

4、安全防護、文明施工措施費用支付統(tǒng)計

5、監(jiān)理合同（含安全監(jiān)理工作內(nèi)容）

6、監(jiān)理規(guī)劃（含安全監(jiān)理方案）

7、安全監(jiān)理實施細(xì)則

8、施工單位安全管理體系、安全生產(chǎn)人員的崗位證書等及審核資料

9、施工單位的安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理規(guī)章制度及審核資料

10、施工單位的專項安全施工方案及工程項目應(yīng)急救援預(yù)案的審核資料

11、安全監(jiān)理專題會議紀(jì)要

12、安全事故隱患、安全生產(chǎn)問題的報告、處理意見等有關(guān)文件

13、安資規(guī)表AQ-B2-1工程技術(shù)文件報審表

14、安資規(guī)表AQ-B2-2施工現(xiàn)場起重機械拆裝報審表

15、安資規(guī)表AQ-B2-3施工現(xiàn)場起重機械驗收核查表

16、安資規(guī)表AQ-B2-4安全防護、文明施工措施費用支付申請表

17、安資規(guī)表AQ-B2-5安全防護、文明施工措施費用支付證書

18、安資規(guī)表AQ-B2-6安全隱患報告書

19、安資規(guī)表AQ-B2-7工作聯(lián)系單 20、安資規(guī)表AQ-B2-8監(jiān)理通知

21、安資規(guī)表AQ-B2-9工程暫停令

22、安資規(guī)表AQ-B2-10監(jiān)理通知回復(fù)單

23、安資規(guī)表AQ-B2-11工程復(fù)工報審表

24、安資規(guī)表AQ-C1-1工程概況表

25、安資規(guī)表AQ-C1-2項目重大危險源控制措施

26、安資規(guī)表AQ-C1-3項目重大危險源識別匯總表

27、安資規(guī)表AQ-C1-4危險性較大的分部分項工程專家論證表

28、安資規(guī)表AQ-C1-5危險性較大的分部分項工程匯總表（按住建部2010年87號文件執(zhí)行）

29、安資規(guī)表AQ-C1-6北京市施工現(xiàn)場檢查匯總表 30、項目經(jīng)理部安全生產(chǎn)責(zé)任制

31、項目經(jīng)理部安全管理機構(gòu)設(shè)置

32、總分包安全管理協(xié)議書

33、施工組織設(shè)計及專項安全技術(shù)措施

34、冬雨季施工方案

35、安資規(guī)表AQ-C1-17安全技術(shù)交底匯總表

36、安資規(guī)表AQ-C1-19施工現(xiàn)場安全事故登記表

37、安資規(guī)表AQ-C1-20特種作業(yè)人員登記表

38、安資規(guī)表AQ-C1-21地上、地下管線保護措施驗收記錄表

39、生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案

40、腳手架、卸料平臺及支撐體系設(shè)計及施工方案

41、安資規(guī)表AQ-C5-1鋼管扣件式支撐體系驗收表（按住建部2010年87號文件執(zhí)行）

42、安資規(guī)表AQ-C5-2落地式（或懸挑）腳手架搭設(shè)驗收表

43、安資規(guī)表AQ-C5-3工具式腳手架安裝驗收表

44、基坑、土方及防坡方案、模板施工方案

45、安資規(guī)表AQ-C6-1基坑支護驗收表

46、安資規(guī)表AQ-C6-2基坑支護沉降觀測記錄表

47、安資規(guī)表AQ-C6-3基坑支護水平位移觀測記錄表

48、安資規(guī)表AQ-C6-4人工挖孔樁防護檢查表

49、安資規(guī)表AQ-C6-5特殊部位氣體檢測記錄 50、臨時用電施工組織設(shè)計及變更資料

51、安資規(guī)表AQ-C7-1施工現(xiàn)場臨時用電驗收表

52、總、分包臨電安全管理協(xié)議

53、安資規(guī)表AQ-C7-3臨時用電接地電阻測試記錄表

54、塔式起重機租賃、使用、拆裝的管理資料

55、安資規(guī)AQ-C8-1北京市塔式起重機拆裝統(tǒng)一檢查驗收表格

56、塔式起重機拆裝方案及群塔作業(yè)方案、起重吊裝作業(yè)的專項施工方案

57、塔式起重機平面布置圖

58、機械租賃合同、出租、承租雙方安全管理協(xié)議書

59、物料提升機、外用電梯、電動吊籃拆裝方案

60、安資規(guī)表AQ-C9-1北京市施工升降機拆裝統(tǒng)一檢查驗收表格 61、安資規(guī)表AQ-C9-2施工機械檢查驗收表（電動吊籃）62、安資規(guī)表AQ-C9-3打樁（鉆孔）機械驗收記錄

63、安資規(guī)表AQ-C9-4施工機械檢查驗收表（混凝土攪拌機）64、安資規(guī)表AQ-C9-5施工機械檢查驗收表（機動翻斗車）65、安資規(guī)表AQ-C9-6施工機械檢查驗收表（龍門吊）66、安資規(guī)表AQ-C9-7施工機械檢查驗收表（汽車吊）67、安資規(guī)表AQ-C9-8施工機械檢查驗收表（挖掘機）68、安資規(guī)表AQ-C9-9施工機械檢查驗收表（裝載機）69、安資規(guī)表AQ-C9-10施工機械檢查驗收表（物料提升機）70、安資規(guī)表AQ-C9-11施工機械檢查驗收表（混凝土泵）71、安資規(guī)表AQ-C9-12施工機械檢查驗收表（鋼筋機械）72、安資規(guī)表AQ-C9-13施工機械檢查驗收表（木工設(shè)備）73、施工項目消防審批手續(xù)

注：根據(jù)《建設(shè)工程安全監(jiān)理規(guī)程》（DB11/382-2006）要求，施工現(xiàn)場安全資料需進行歸檔，歸檔內(nèi)容及格式要完全依據(jù)《建設(shè)工程施工現(xiàn)場安全資料管理規(guī)程》（DB11/383-2006）要求形成。

※表中使用黑體的部分為上交公司檔案室的部分，其余應(yīng)存項由項目部負(fù)責(zé)人（或總監(jiān)）指派專人負(fù)責(zé)管理。

第二篇：公司檔案管理資料

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意

摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第三篇：公司檔案管理規(guī)定

**有限公司 檔案管理制度（試行）

第一章

總 則

第一條

為加強對公司及公司領(lǐng)辦各合作社的檔案管理，提高企業(yè)檔案利用效率，為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實際，制定本制度。

第二章

檔案管理

第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則，公司行財部負(fù)責(zé)全公司檔案的管理，并對各部門及基地的當(dāng)年在用待歸檔檔案資料的日常管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第三條

行財部履行下列檔案管理職責(zé)：

1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作；

3、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)各部門的檔案管理工作。

第四條

各部門確定專人負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間及時交行財部集中管理。

第五條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，保守機密，遵紀(jì)守法。

第三章

檔案的歸檔

第六條 檔案資料范圍：

1、公司行政法律文檔資料：

1）公司設(shè)立、變更的申請、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各類會議形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、資質(zhì)證件。

2、公司財務(wù)文檔資料

1）財務(wù)、會計管理方面的政策、法規(guī)、文件資料； 2）財務(wù)管理制度；

3）財務(wù)各類憑證、賬冊、報表。

3、人力資源管理文檔資料

1）勞動工資/人事管理方面的政策、報表、文件； 2）員工人事管理資料、證件； 3）員工個人績效管理資料； 4）員工社保管理資料； 5）員工培訓(xùn)資料；

6）人力資源管理制度。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的文檔資料

1）基地生產(chǎn)、物資消耗、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理方面的文件資料；2）生產(chǎn)管理技術(shù)方面的文件資料； 3）儀器、設(shè)備方面的文件材料； 4）維修、維護方面的文件材料；

5）物資采購、價格等信息管理資料； 6）物資流動憑證與帳冊、臺帳；

7）物資管理制度/生產(chǎn)經(jīng)營管理制度。

5、科研、技術(shù)、專利管理文檔資料 1）科研技術(shù)信息、資料； 2）產(chǎn)品研制信息資料； 3）專利申請、評估資料； 4）技術(shù)管理制度。

6、市場信息、情報方面的文檔資料

1）市場資訊信息資料； 2）競爭對手的信息資料； 3）市場調(diào)查信息資料；

4）市場推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；

7）其他具有利用和保存價值的信息資料。

7、銷售管理文檔資料

1）營銷前期資料； 2）銷售合同；

3）售后服務(wù)記錄。4)客戶檔案資料 第七條 機要檔案資料

1、機要檔案資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

2、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

1）絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計技術(shù)資料、重要物資采購信息資料。

2）機密檔案資料包括： ○1財務(wù)資料； ○2重大合同； ○3公司經(jīng)營情況；

○4薪資性檔案資料、勞動合同； ○5技術(shù)資料； ○6重要項目資料； ○7項目合同協(xié)議；

3）秘密檔案資料包括： ○1公司重要會議紀(jì)要； ○2重要項目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事檔案資料；

○5公司登記信息 第八條 歸檔的時間:

1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后5日內(nèi)歸檔至行財部。

2、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后15日內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試完成后5日內(nèi)歸檔。

4、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束回公司后7日內(nèi)歸檔。

5、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，并進行妥善保管。

6、電子文件歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后5日內(nèi)歸檔。

第九條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

1、變更、修改、補充的文件材料。

2、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件

材料。

3、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

4、土地流轉(zhuǎn)、糧食交售、農(nóng)資物資及資產(chǎn)采購/銷售等的各種合同、協(xié)議等

5、其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章

檔案資料整理裝訂編號

第十條 檔案資料編號分類原則

1、文檔資料形式、載體編碼（英文字母）：文本、電子（在電腦內(nèi)）、光盤、實物；

2、文檔分類編碼（英文字母）：行政、人事、財務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)、采購、銷售、土地租用等；

3、文檔期間編碼（數(shù)字）：年份；

4、文檔順序：月份；

5、以下由部門自行依據(jù)檔案資料內(nèi)容編碼；

6、檔案資料編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。第十一條 文檔裝訂

1、線訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；

2、如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

3、文檔資料封面有目錄表；

4、文檔資料應(yīng)做好電子目錄及重要備份；

5、應(yīng)做好編號標(biāo)識，做好包裝存放，編制好目錄；

6、檔案資料須在檔案資料編號后注明：絕密、機密、秘密。

第五章 保管部門及保管責(zé)任

第十二條 財務(wù)專項機要檔案資料由行財部負(fù)責(zé)按會計制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十三條 人事檔案資料由行財部負(fù)責(zé)按規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十四條 公司各類會議紀(jì)要、決議及其他會議資料等由行財部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。

第十五條 種植、銷售、采購、服務(wù)等過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議等各項檔案資料均由各部門負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定整理交行財部一份存檔；

第六章 檔案的鑒定

第十六條

公司每年對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

第十七條

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第七章

檔案的銷毀

第十八條

檔案銷毀的具體工作由行財部檔案室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十九條條

公司對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第二十條

檔案銷毀時要有二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章

檔案的保密安全

第二十一條

檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公

司各項保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登

記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第二十二條

借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第二十三條

任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和擅自公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第二十四條

非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進入。

第七章

檔案的利用

第二十五條

凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請單，依據(jù)查/調(diào)閱

權(quán)限和檔案密級，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

調(diào)閱權(quán)限及審批流程：絕密檔案由總經(jīng)理提出經(jīng)董事長審批方可查閱；

機密檔案由部門領(lǐng)導(dǎo)提出經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱

秘密檔案由辦事人員提出經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第二十六條

案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點、批注等。

第二十七條 查閱文書、人事、財務(wù)、科技檔案等檔案須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人審核報總經(jīng)理簽批。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)有分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由行財部安排。

第二十八條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第二十九條 借閱期限最長不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點交清楚。歸還時嚴(yán)格檢查，并對借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整

性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第八章

附則

第三十二條 公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規(guī)定的

補充。

第三十三條 本規(guī)定從印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表一

一、黨群類資料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)束、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報、簡報，快報、會議記錄等文件材料。（永久）

2、討論未通過的文件（10年）

3、公司黨支部會議和行政辦公會議紀(jì)要、會議記錄（永久）

二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

三、公司聯(lián)合召開會議的文件材料

本公司為主辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）

本公司為協(xié)辦的：

1、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）

2、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復(fù)制件或副本（10年）

四、上級部門頒發(fā)的文件材料

1、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的重要文件材料（永久）

2、直屬上級部門頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務(wù)，并要執(zhí)行的一般文件材料（10年）

五、上級部門、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察公司工作時形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作匯報材料（30年）

六、本公司業(yè)務(wù)文件材料

1、本公司制定的方針政策性、法規(guī)性、中長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示

3、土地流轉(zhuǎn)合同、物資采購銷售合同、各類固定資產(chǎn)定購合同及其他生產(chǎn)經(jīng)營過程中一般業(yè)務(wù)產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資料等（30年）

八、同級、下級部門的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

1、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

九、公司聯(lián)合行文文件材料

1、本公司為主辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

2、本機關(guān)為協(xié)辦的

（1）、重要業(yè)務(wù)問題的（30年）（2）、一般業(yè)務(wù)問題的（10年）

3、本公司編輯、編寫的文件材料（10年）

4、大事記、組織沿革等（永久）

5、簡報、情況反映、工作信息等（10年）

十、經(jīng)營管理活動中形成的文件材料

1、經(jīng)營管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）

2、檢查、審計、審核情況匯總、通報，整改通知等（永久）

3、經(jīng)營管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（永久）

4、固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

5、不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8、經(jīng)營管理工作中形成的備案文件材料（10年）

十一、處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料

1、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）

3、以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）

4、重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）

5、一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

十二、出國或出境訪問考察、接待來訪等活動形成的文件材料

簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等（永久）

附表二

企業(yè)會計檔案保管期限表：

一、會計憑證類

1、原始憑證 15年

2、記賬憑證 15年

3、匯總憑證 15年

二、會計賬薄

1、總賬15年包括日記總賬。

2、明細(xì)賬 15年

3、日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

4、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

5、輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。

1、月、季度財務(wù)報告3年

2、財務(wù)報告（決算）永久（包括文字分析）

四、其他類

1、會計移交清冊 15年

2、會計檔案保管清冊 永久

3、會計檔案銷毀清冊 永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

5、銀行對賬單 5年

第四篇：公司重大項目檔案管理規(guī)定

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

重大項目檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 目的

為加強和規(guī)范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下簡稱“公司”）重大項目檔案管理工作，確保其收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《安徽省檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本規(guī)定適用于公司及其各級全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位（以下簡稱“各單位”）等。

第三條 名詞解釋

（一）重大項目指經(jīng)政府及投資主管部門批準(zhǔn)的和列入公司重點項目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項目等。

（二）重大項目檔案是指重大項目在規(guī)劃、建設(shè)、實施、驗收及管理過程中所形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄。包括實體檔案、聲像材料及實物檔案等。

（三）子企業(yè)是指公司根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和突出主業(yè)、提高公司核心競爭力需要依法設(shè)立、投資的、具有獨立法人資格主體的企業(yè)。包括：

1.公司直接或間接獨資設(shè)立的各級全資子公司；

2.公司直接或間接與其他公司或自然人共同設(shè)立的、控股50%以上，或未達(dá)到50%但能夠解決其董事會半數(shù)以上成員的組成，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級控股子企業(yè)。

第二章 重大項目檔案管理組織機構(gòu)、職責(zé)

第四條 組織原則

公司及所屬各單位重大項目檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則。

第五條 主要職責(zé)

公司辦公室為重大項目檔案主管部門和管理部門。主要職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行公司重大項目管理方針、政策及實施方案，制定重大項目檔案管理制度；

（二）統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)公司重大項目檔案管理工作，負(fù)責(zé)對重大項目進行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）對公司及所屬各單位重大項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，協(xié)調(diào)解決項目檔案管理業(yè)務(wù)工作中遇到的問題；

（四）接收公司全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項目檔案，實行集中統(tǒng)一管理；

（五）組織或參加公司及所屬各單位項目檔案管理驗收工作；

（六）對所屬各單位重大項目檔案管理工作進行表彰和獎勵。第六條 公司及所屬各單位項目承辦單位（或部門），要根據(jù)本單位實際情況，明確重大項目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責(zé)，設(shè)專、兼人員負(fù)責(zé)重大項目檔案日常管理工作。項目承辦單位專、兼職檔案人員主要職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理，定期向本單位檔案管理部門移交。

第七條 公司及所屬各單位重大項目檔案主管部門，應(yīng)將重大項目檔案管理工作納入本單位、本部門工作計劃，加強對重大項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，聽取其工作匯報，并為開展業(yè)務(wù)管理工作提供保障。

第八條 公司及所屬各單位重大項目檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位重大項目檔案管理工作。其主要職責(zé)負(fù)責(zé)接收項目承辦單位（或部門）移交的重大項目檔案；負(fù)責(zé)對項目檔案進行編目、保管及提供利用等。

第三章 重大項目文件（檔案）的形成與管理

第九條 項目文件（檔案）的歸檔范圍

重大項目承辦單位的檔案主管部門或檔案管理部門應(yīng)制定本單位重大項目文件材料歸檔范圍（見附件2）；

公司及其全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位的重大項目檔案，包括重大建設(shè)、改制重組、股權(quán)投資等所形成的全部檔案。

第十條 項目文件管理

重大項目承辦單位的項目承辦部門，應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案管理人員，依據(jù)重大項目文件材料歸檔范圍，負(fù)責(zé)對項目文件進行收集（必須是原件）和整理。

第十一條 重大項目承辦單位的檔案主管部門專職或兼職檔案人員對已列入歸檔范圍，但項目實施過程中確需利用的項目文件進行跟蹤，制定歸檔時間，確保項目文件收集齊全、完整。

第十二條 重大項目承辦單位檔案主管部門專職或兼職檔案人員，要將收集到的項目文件做分類目錄，并上報本單位檔案管理部門備案。

第四章 重大項目文件的移交與歸檔

第十三條 公司及所屬各單位重大建設(shè)項目、科研、技改、改制重組及股權(quán)投資等項目主管部門，應(yīng)設(shè)兼職檔案人員負(fù)責(zé)對其所形成的項目文件進行收集、分類、整理、立卷，按時間或按階段向本單位檔案管理部門進行移交歸檔。

第十四條 移交歸檔時應(yīng)符合下列要求：

（一）移交歸檔時間：項目文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢相關(guān)手續(xù)后實時或定期歸檔。定期歸檔應(yīng)為項目開工（或立項）后三個月、半年、一年或項目竣工；

（二）移交歸檔內(nèi)容：凡與項目有關(guān)所收集到的全部文件。

（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫清晰，編號正確，附件齊全；

（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。

第十五條 重大項目檔案移交時，應(yīng)由項目承辦部門兼職檔案人員編制移交目錄，向本單位檔案管理部門進行移交。移交目錄一式二份，由移交和接收相關(guān)人員簽字后，雙方各存一份。移交目錄應(yīng)包括：序號、文件編號、責(zé)任者、提名、文件形成時間、頁號等。

第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對接收的重大項目檔案進行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標(biāo)題，編制案卷編號和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。

第十七條 公司及全資、控股子企業(yè)所管轄的單位在完成對項目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完成項目檔案驗收，簽署正式通過驗收意見之日起，在本單位檔案部門保管2年的項目檔案，按照有關(guān)管理規(guī)定按時向公司檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理。

第五章 公司重大項目檔案的驗收

第十八條 公司重大項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。凡重大建設(shè)項目、技改項目等未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十九條 按照上級單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項目檔案驗收的有關(guān)規(guī)定：一般項目檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前一個月內(nèi)完成；重大項目的檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前三個月內(nèi)完成；如特殊情況項目檔案驗收也可與項目驗收同步進行；項目檔案如不能按時驗收，需提交申請延期報告，并經(jīng)項目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實批準(zhǔn)。

第二十條 檔案驗收由項目承辦單位檔案主管部門提出申請，填寫《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收申請表》（見附件1），由公司項目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項目檔案的驗收，必要時由檔案行政主管部門等組織驗收。

第二十一條 法律規(guī)范中對驗收有特別規(guī)定的，應(yīng)服從法律規(guī)范的規(guī)定。驗收結(jié)束后，要形成驗收意見并簽署日期，反饋項目承辦單位作為建設(shè)項目總體竣工驗收的依據(jù)之一。凡在規(guī)定時間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級檔案主管部門重大建設(shè)項目專項驗收合格和終驗未經(jīng)檔案驗收人員簽字認(rèn)可的，上級建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗收合格證明。

第二十二條 重大項目檔案驗收不合格的項目，由上級或上級委托公司檔案主管部門向項目承辦單位提出整改意見，要求項目承辦單位在項目竣工驗收前對存在的問題限期整改并進行復(fù)驗。復(fù)驗后仍不合格的，不得進行項目竣工驗收，由上級或上級委托公司檔案主管部門提請對項目承辦單位通報批評。如由于管理不當(dāng)，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究項目承辦單位及有關(guān)人員的責(zé)任。

第六章 重大項目檔案的保管與利用

第二十三條 由于公司檔案庫房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負(fù)責(zé)日常管理并向公司檔案部門移交項目檔案目錄，管理將對標(biāo)公司。

第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)本著安全保管的原則做好重大項目檔案的保管工作。存放項目檔案的庫房，應(yīng)符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對濕度控制在40%—65%之間。

第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)建立重大項目檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時間。借閱重大項目檔案一般要在三個工作日內(nèi)歸還。

第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開范圍的重大項目檔案時，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行檔案借閱制度；借閱不公開范圍的重大項目檔案時，應(yīng)由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。

A.公司重大項目形成部門因工作需要需查（借）閱重大項目檔案時，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項目形成部門需查（借）閱重大項目檔案時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；

B.公司所屬各單位需查閱公司重大項目檔案時，須由所屬單位檔案部門有關(guān)人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。

第二十七條 公司各全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項目檔案時，可由本單位檔案部門有關(guān)人員直接到公司查閱。

第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項目檔案時應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。

第七章獎勵與懲處

第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)定期對本單位重大項目檔案收集、歸檔進展情況進行自查，并將自查報告上報公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)在各單位上報自查報告的基礎(chǔ)上進行抽查，對在項目檔案管理工作中成績突出的單位和個人給予表彰和獎勵。

第三十一條 有下列情形之一的，重大項目檔案主管部門將責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

（一）不按規(guī)定收集項目文件；

（二）不按規(guī)定移交或者接收項目文件；

（三）違反規(guī)定對外提供項目檔案；

（四）損毀、丟失項目檔案；

（五）擅自復(fù)制、公布項目檔案；

（六）玩忽職守，造成項目檔案損失；

（七）其它違反本規(guī)定的行為。

有前款第三、四、五、六項情形，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。

第八章 附注

第三十二條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十三條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收申請表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案歸檔范圍 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項目檔案驗收內(nèi)容及要求

附件4：《重大項目檔案管理規(guī)定》項目檔案移交流程 附件5：項目檔案移交流程說明書 附件6：《重大項目檔案管理規(guī)定》重大項目驗收流程 附件7：重大項目檔案移交流程說明書 附件8：重大項目檔案利用申請表

附件9：《重大項目檔案管理規(guī)定》檔案利用流程 附件10：重大項目檔案利用流程說明書

第五篇：公司之前檔案管理規(guī)定

檔案、資料管理規(guī)定 1.1 范圍

為加強公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

1.2 2 2.1 本規(guī)定適用于公司各部門及員工。檔案、資料管理要求

公司設(shè)檔案管理員（簡稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按立卷，各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

2.2 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（以下稱兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3.1 3.2 文件資料的收集管理

凡公司繕印發(fā)出的公文一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

3.3 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后，財務(wù)部方給予核報差旅費。

3.4 3.4.1 各部門兼職檔案員的職責(zé)：

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

3.4.2 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份

前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.4.3 承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。4.1 文件資料歸檔范圍

重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等。

4.2 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。

4.3 4.4 4.5 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 信訪工作資料。

公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則、程序文件。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

4.11 4.12 5 5.1 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料。文件平時歸檔

各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

5.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

5.3 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

5.4 兼職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。6.1 6.2 文件立卷

立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

6.3 6.4 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

6.5 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6.7 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

6.8 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

6.9 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

6.10 6.11 6.11.1 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

6.11.2 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。7.1 聲像檔案管理辦法

公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

7.2 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成。

7.3 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.2 8.2.1 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。聲像檔案資料的收集 收集范圍：

反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議的聲像資料。涉及公司權(quán)益的聲像資料。

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。其它具有保存價值的聲像資料。收集時間：

聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個月內(nèi)歸檔；

8.2.2 8.3 8.3.1 檔案員有責(zé)任隨時征集具有保存價值的聲像檔案資料。收集要求：

錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；

8.3.2 8.3.3 8.4 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。聲像檔案費用的報銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會計部才給予報銷費

用。9.1 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

9.2 9.3 9.3.1 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。分類、編號：

照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在卷宗內(nèi)編流水號。格式：卷宗號-流水號。

9.3.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

9.3.3 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

9.4 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.5.1 9.5.5.2 文字說明的編寫：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。編寫文字說明的要求：

準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全； 照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：

9.5.5.3 9.5.5.4 9.6 9.6.1 文字簡潔、語言通順； 時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。編制格式：

照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。

9.6.2 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。

9.7 案卷要求：

9.7.1 9.7.2 將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

9.7.3 9.8 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動情況。編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》進行。聲像檔案的保管

聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。保存條件：

底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%； 照片保存溫度應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。

10.2 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

10.3 10.4 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)總經(jīng)理審批，登記造冊。

10.5 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。11.1 11.2 聲像檔案的開發(fā)利用

編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

11.3 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

11.4 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。

11.5 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。12.1 12.2 12.3 附則

本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制定和解釋。

本規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。

本規(guī)定自頒布之日起施行，已有與之相抵觸的相關(guān)規(guī)定自行廢止。