第一篇：部門多!溝通難!按這6個(gè)步驟來,讓你從頭至尾把控預(yù)算編制話語(yǔ)權(quán)

部門多！溝通難！

按這6個(gè)步驟來，讓你從頭至尾把控預(yù)算編制話語(yǔ)權(quán)

預(yù)算是一個(gè)多部門合作的過程，這就難免有一個(gè)協(xié)調(diào)溝通的過程。在關(guān)鍵時(shí)候，召開的會(huì)議會(huì)對(duì)預(yù)算準(zhǔn)備工作起到事半功倍的作用。下表是一個(gè)完整的預(yù)算會(huì)議的循環(huán)：

預(yù)算會(huì)議的六個(gè)步驟分別是：預(yù)備會(huì)議，動(dòng)員大會(huì)，表上作業(yè)，專項(xiàng)審核，綜合審核，和最后的總結(jié)大會(huì)。其中有兩個(gè)循環(huán)，即表上作業(yè)，專項(xiàng)循環(huán)和綜合審核，這是因?yàn)樵趯徍说倪^程中，可能會(huì)需要多次的來回往返。

第一步：預(yù)備會(huì)議

預(yù)備會(huì)議通常規(guī)模比較小，目的是確定主要的預(yù)算框架和主要的假設(shè)。召集和主講人一般是總裁或者首席財(cái)務(wù)官，主講主要是首席財(cái)務(wù)官。鑒于會(huì)議的主要目的就是溝通預(yù)算的大概框架，所以主要的參會(huì)人員包含預(yù)算單元、預(yù)算委員會(huì)的成員和下屬單位的主要負(fù)責(zé)人。在預(yù)備會(huì)議中間，主要會(huì)牽涉到預(yù)算流程和時(shí)間的節(jié)點(diǎn)，會(huì)跟各個(gè)部門或者各個(gè)下屬企業(yè)溝通一下預(yù)算大概何時(shí)交；有幾個(gè)關(guān)鍵的時(shí)間點(diǎn)，也會(huì)和大家溝通一下；如何使用預(yù)算的模板。另外，大家有什么問題也可以提前提出來，其中最主要的是一些非經(jīng)營(yíng)型的假設(shè)，包括宏觀經(jīng)濟(jì)的預(yù)期、資金成本、匯率和內(nèi)部轉(zhuǎn)移定價(jià)的一些政策的制定。總體而言，預(yù)算的預(yù)備會(huì)議

主要是用來定調(diào)的。

第二步：動(dòng)員大會(huì)

動(dòng)員大會(huì)又稱Kick-off meeting（首次會(huì)議），參與者較多，相對(duì)比較重要。在這個(gè)會(huì)議中間，主要會(huì)把預(yù)算會(huì)議中的內(nèi)容進(jìn)行溝通，讓大家知道要做什么以及怎么做。

鉑略注：

為什么要開動(dòng)員大會(huì)？主要是讓大家知道接下去做什么以及怎樣來做預(yù)算。有誰來參加？首先，因?yàn)轭A(yù)算是各個(gè)部門參與的，如果能夠叫上足夠大且足夠多的領(lǐng)導(dǎo)來做背書，會(huì)對(duì)整個(gè)流程的進(jìn)行更有幫助。第二，要讓相關(guān)各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人知道明年他們需要去做這個(gè)預(yù)算并要提交這樣一個(gè)指標(biāo)。另外還有實(shí)務(wù)人員，因

為他們是真正去做這些基礎(chǔ)工作的或者數(shù)據(jù)表的人。講什么內(nèi)容？一個(gè)是5W1H：我們究竟怎么做、為什么做、包含的是哪些內(nèi)容。第二個(gè)是時(shí)間表，規(guī)定每個(gè)部門的時(shí)間和節(jié)點(diǎn)任務(wù)是什么。第三個(gè)是前提與指標(biāo)，就是指基于哪一些前提來做明年的預(yù)算。

這個(gè)會(huì)議結(jié)束并不代表整個(gè)動(dòng)員大會(huì)的結(jié)束。在后面的預(yù)算編制過程中，作為財(cái)務(wù)有很多的跟進(jìn)工作需要做。一個(gè)是在一些關(guān)鍵的時(shí)點(diǎn)之前，最好書面通知大家、提醒大家去交這些作業(yè)。如果有一個(gè)部門錯(cuò)過了這個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，可能會(huì)對(duì)整個(gè)預(yù)算編制的流程造成拖延，所以盡量要把工作做在前面，提前去提醒他們什么時(shí)候要交。在整個(gè)過程中，要注重與各部門的溝通，看一下他們有什么問題，否則就會(huì)導(dǎo)致有一些部門在遇到問題之后擱置問題的情況。

第三步：表上作業(yè)

會(huì)后的跟進(jìn)與表上作業(yè)是聯(lián)系在一起的。以下就是表上作業(yè)所包含的幾塊內(nèi)容：戰(zhàn)略假設(shè)、戰(zhàn)術(shù)假設(shè)、局部預(yù)算、預(yù)算集成。

預(yù)算的編制–基礎(chǔ)報(bào)表的分布

在戰(zhàn)略假設(shè)、戰(zhàn)術(shù)假設(shè)、局部預(yù)算、預(yù)算集成這幾塊內(nèi)容明確后，財(cái)務(wù)需要做的是，把它們匯總在一起，做出一個(gè)預(yù)算出來的明年企業(yè)大概財(cái)務(wù)狀況，中間有一些基礎(chǔ)的報(bào)表。首先，是根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)量銷售和庫(kù)存的情況，我們會(huì)去做一些銷售和庫(kù)存的預(yù)測(cè)來確定產(chǎn)量需求。當(dāng)產(chǎn)量銷量確定下來，就會(huì)牽涉到人、料、費(fèi)，人需要多少、薪資費(fèi)用是多少；我們直接材料的原材料使用量需求和我們的降價(jià)目標(biāo)；我們各個(gè)成本中心費(fèi)用的預(yù)算。

鉑略建議費(fèi)用明細(xì)需要越詳細(xì)越好，目的在于后期審核或者溝通的時(shí)候，當(dāng)需要增加費(fèi)用或者砍費(fèi)用的時(shí)候，我們會(huì)知道怎樣去跟每個(gè)部門溝通，費(fèi)用要砍在哪里比較合理。

第三是固定資產(chǎn)投資計(jì)劃的預(yù)算，用以明確明年的投資目的和投資需求，這樣、就能大概得出明年資金周轉(zhuǎn)率的預(yù)算，因?yàn)閹?kù)存和一些應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款基本上都可以拿到了。

在這些基礎(chǔ)報(bào)表的編制中間有一些小的技巧，企業(yè)可以根據(jù)自己具體的狀況來準(zhǔn)備一些基礎(chǔ)表樣。

第四步：專項(xiàng)審核

專項(xiàng)審核主要用來審核各個(gè)職能領(lǐng)域自下而上（Bottom-Top）預(yù)算提案的合理性和嚴(yán)謹(jǐn)性。專項(xiàng)審核主要是通過哪一些的報(bào)表來做這些數(shù)據(jù)的核對(duì)和差異的分析呢？以下是幾個(gè)模板供參考。

Bridge的報(bào)表格式便于數(shù)據(jù)核對(duì)及差異分析——銷售

鉑略注：在做專項(xiàng)審核的時(shí)候，大部分是用一個(gè)bridge的報(bào)表，也就是說，我們要看的是當(dāng)年的實(shí)際數(shù)或者是當(dāng)年的預(yù)算數(shù)，到下一年的預(yù)算數(shù)，中間的差異主要是由哪一些因素來引起的。比如本表，橫向是不同的產(chǎn)品線，從縱向來看，是以2014年的一個(gè)預(yù)算數(shù)作為基點(diǎn)，然后再看中間會(huì)有哪一些因素影響，既可能是價(jià)格的變化、匯率的影響，也可能本身我們有一些新增的產(chǎn)品，或者說一些新的機(jī)會(huì)，還可能是GDP的增長(zhǎng)或者是銷售的減少。這些因素加減之后，最后能夠算出2015年的預(yù)算?；鶞?zhǔn)點(diǎn)可以用2014年的實(shí)際數(shù)字或者2014年預(yù)算的數(shù)字。這個(gè)表格的目的是了解中間的差異主要是由哪一些影響來導(dǎo)致的，從而能夠發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問題，因?yàn)閱渭兊貙?014年的數(shù)字和2015年的數(shù)字去比較的時(shí)候，我們可能無法發(fā)現(xiàn)這些細(xì)節(jié)。

Bridge的報(bào)表格式便于數(shù)據(jù)核對(duì)及差異分析——費(fèi)用

這是一個(gè)關(guān)于費(fèi)用的表格，也是從2014年預(yù)算的數(shù)字到2015年，這個(gè)中間以人工的費(fèi)用來看，可能會(huì)有一些人數(shù)的變化、薪酬的調(diào)整以及一些認(rèn)識(shí)調(diào)整。在這個(gè)表的下部，把費(fèi)用與當(dāng)年的銷售額對(duì)比一下，看費(fèi)用占銷售額的比例是多少?gòu)亩贸鐾顿Y回報(bào)率。思考題：

在費(fèi)用比較中發(fā)現(xiàn)人工預(yù)算費(fèi)用比去年上升25%,而員工人數(shù)保持不變，平均調(diào)薪幅度為10%。差異在哪里？ 解答：

工廠在今年上了新的技術(shù)升級(jí)項(xiàng)目，加強(qiáng)了員工培訓(xùn)，低級(jí)工升級(jí)為高級(jí)工的人數(shù)增加。由此，高級(jí)工的人數(shù)比去年明顯上升，低級(jí)員工人數(shù)顯著下降，導(dǎo)致總體工人預(yù)算費(fèi)用上升。解決方案：

員工費(fèi)用預(yù)算這一部分通常由財(cái)務(wù)及人力資源部門共同負(fù)責(zé)，可以在收集信息時(shí)，按員工級(jí)別分列并計(jì)算工資費(fèi)用。同時(shí)在表上作業(yè)時(shí)，也可進(jìn)行復(fù)核。

合理的分類讓報(bào)表更清晰——固定資產(chǎn)投入

以上是固定資產(chǎn)投入的預(yù)算專項(xiàng)審核的樣表，在這里把2013、2014、2015年的一些固定資產(chǎn)的支出分季度列出來了。中間同樣也會(huì)根據(jù)產(chǎn)量的需求、新產(chǎn)品投入而需要替換原先的固定資產(chǎn)，或者為了去做一些成本縮減的新項(xiàng)目來做的一些固定資產(chǎn)的投入。當(dāng)然，這些可以根據(jù)每個(gè)工廠實(shí)際情況來做調(diào)整，這些樣表的主要目的是提供一個(gè)思路，讓大家了解如何通過不同的分類來看預(yù)算的專項(xiàng)審核，能夠讓報(bào)表的結(jié)果更加清晰。

在所有的信息都收集完之后，需要從總體上來看一下，經(jīng)過數(shù)據(jù)的核對(duì)后，可以看到銷售的增加或者減少是什么原因。在這個(gè)中間，采購(gòu)價(jià)格的差異、一些費(fèi)用的差異，通常也會(huì)用在之后的綜合審核中。

Bridge的報(bào)表格式便于數(shù)據(jù)核對(duì)及差異分析——總體

第五步：綜合審核

綜合審核的時(shí)候，基本上預(yù)算可以定稿了。在這個(gè)時(shí)候，需要向董事會(huì)陳述年度預(yù)算的要點(diǎn)和結(jié)果。當(dāng)然，有一些企業(yè)沒有這么復(fù)雜的層級(jí)或者沒有集團(tuán)制，我們也可能會(huì)把它并成一個(gè)審核的過程。

董事會(huì)要求的數(shù)據(jù)更多的是戰(zhàn)略層面和一些大的數(shù)據(jù)的差異。上表列出了當(dāng)年的一些實(shí)際狀況、第二年的一些預(yù)算狀況和中間的差異影響，這些大致就是要向董事會(huì)匯報(bào)的一些數(shù)據(jù)。

當(dāng)然，需要準(zhǔn)備更多的是對(duì)于這些數(shù)據(jù)的解釋。比如，銷售增長(zhǎng)了10，董事會(huì)可能會(huì)問，這個(gè)10主要是由于普遍的價(jià)格增長(zhǎng)還是因?yàn)樾庐a(chǎn)品的投入；或者會(huì)問，變動(dòng)毛利率在新的一年從當(dāng)年的55%增加到了56%，但為什么在投入了那么多的固定資產(chǎn)之后變動(dòng)毛利率卻只增加了1%……這些問題都是財(cái)務(wù)在做專項(xiàng)審核和綜合審核后需要準(zhǔn)備回答董事會(huì)的問題。

向董事會(huì)陳述年度預(yù)算的要點(diǎn)和結(jié)果

該瀑布圖中可以看到從當(dāng)年到下一年的數(shù)據(jù)的變化。為什么當(dāng)年的預(yù)算是51，到最后的47？盡管絕對(duì)值差異只有4，但中間可能是由各種各樣不同的因素導(dǎo)致綜合加總而起來的。思考題：

如果董事會(huì)問到“如果銷售增加或減少10%，毛利的變化？明年達(dá)成預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)是什么？有什么應(yīng)對(duì)方案？”該如何回答？ 回答的方向可以歸納為以下表格的內(nèi)容：

第六步：總結(jié)大會(huì)

召集人、主講人和參會(huì)人員：同動(dòng)員大會(huì) 總結(jié)大會(huì)的主要內(nèi)容：

1、與與會(huì)人員溝通經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的預(yù)算方案及主要指標(biāo)；

2、實(shí)現(xiàn)上述預(yù)算指標(biāo)的策略和時(shí)間進(jìn)程；

3、預(yù)算過程中的經(jīng)驗(yàn)和不足以及改善措施。在這個(gè)中間，有一個(gè)小的技巧是：把最終定稿的預(yù)算的一些主要指標(biāo)和假設(shè)以文字的形式發(fā)給每個(gè)部門，這樣可以更有利于幫助大家日后跟蹤這些差異。這是因?yàn)閺囊婚_始的指標(biāo)或者費(fèi)用準(zhǔn)備到最終的定稿，經(jīng)歷了來來回回幾個(gè)循環(huán)修改，可能大家最后都已經(jīng)搞不清楚最終版本是什么了，所以可以通過總結(jié)大會(huì)這個(gè)機(jī)會(huì)跟大家溝通一下，最后的終稿版本的一個(gè)版本究竟是怎么樣的，以便大家明確明年自己的目標(biāo)。鉑略建議：把主要指標(biāo)及假設(shè)整理成文檔發(fā)給各部門，以便日后跟蹤差異。

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