第一篇：公文是國家行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書

公文是國家行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。它是用來傳達方針政策或發(fā)布法規(guī)、規(guī)章或施行行政措施或請示答復(fù)問題、或報告通告情況或交流傳達信息。公文的性質(zhì)和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言的特征是準(zhǔn)確性、簡潔性、平實性、莊重性。簡潔性是現(xiàn)代公務(wù)活動求實、求簡、求快的一種反映。隨著信息化社會對信息傳遞效率要求的提高，公文的簡潔、精煉成了現(xiàn)代公文發(fā)展的必然趨勢。

一、為什么要求公文語言簡明

首先，公文是一種公務(wù)文書，是處理公務(wù)的工具，在撰寫公文時，保證全面、準(zhǔn)確表述思想感情的前提下，只有盡可能精煉，才能最大限度地提高工作效率，唯簡才能避免繁文褥詞、空話連篇，才能把黨和國家的政策、方針切實地貫徹落實到具體工作中去。

其二，公文的準(zhǔn)確性特征往往要求公文語言明確、直觀、簡練、唯明才能語言明確、表意清晰，執(zhí)行起來準(zhǔn)確無誤。公文反映的社會生活、工作動態(tài)以及據(jù)此確定的政策、措施、或者是客觀存在，只不過按照其本來面目如實表述，才能準(zhǔn)確反映避免產(chǎn)生歧義或褒貶失當(dāng)，影響其準(zhǔn)確性。

其三，公文語言簡練，可產(chǎn)生嚴(yán)肅的效果，增加其權(quán)威性。公文是由法定機關(guān)或組織制發(fā)的，代表著法定機關(guān)或組織的意圖、具有法定的效力和強制執(zhí)行的約束力。它所表達的意圖是需要所有組織、個人去遵循、執(zhí)行、辦理的，可以說沒有任何商量的余地，具有強制性。所以，公文語言的語氣多肯定，少模糊，多要求、少議論。

二、怎樣寫才能使公文簡明、精煉

（一）圍繞主題，刪繁就簡

公文的實用性要求公文語體要講求效率，公文中的每一字、每一句都是為了表達主題不可缺少的部分，去掉那些可有可無的空話，力爭做到“益一字則文贅，損一字則意闕”的境界?，F(xiàn)在有些文件的開頭不是開門見山，直入主題。不管內(nèi)容如何，總是先論述一番形勢或頌揚一番領(lǐng)導(dǎo)，然后繞個大彎子才接觸正題。這是一種不好的文風(fēng)，應(yīng)刪繁就簡，真正體現(xiàn)出公文講求效率的實效性。同時，由于公文主旨和觀點的需要及文種的不同要求，材料應(yīng)詳略得當(dāng)。該詳細的應(yīng)寫得具體明白，該簡略的一定要簡略，否則讓人感到內(nèi)容拉雜，不得要領(lǐng)，反而掩蓋主旨。如寫“請示”常常容易犯的一個錯誤是把“請示”的緣由寫得過于具體、繁雜，使具體“請示的事項”反而不突出。有的人甚至認為“請示的緣由”寫清了，“請示的事項”不用寫自然就明白了，這也是一個誤區(qū)?！罢埵尽弊詈诵牡木褪前选罢埵镜氖马棥睂懙镁唧w、明白。正如南朝劉勰在《文心雕龍·議對》中說：“文以辨潔為能，不以繁縟為巧；事以明核為美，不以深隱為奇，此綱領(lǐng)之大要也?！?/p>

（二）明確語意，凝煉句子

多用陳述句和祈使句。公文是實用性極強的文體，為了直接說明情況、提出要求，便于受文者理解和辦理。這就要求在公文中常采用陳述句和祈使句，因為這兩種句式能增強語言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字簡潔明白，干凈利落。公文寫作一般不用疑問句和感嘆句。如：“場內(nèi)不準(zhǔn)吸煙”表意明確，文字簡潔。而感嘆句“吸煙是一種多么不文明的行為”既不夠精煉，表意又不肯定，在公文中運用極不適合，不符合公文語體的要求。

力戒重復(fù)。在公文語體中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重復(fù)詞語，使語意的表達顯得非常簡潔。如：中華民族是一個有著悠久文明歷史的民族，中華民族是一個勤勞勇敢的民族，中華民族是一個富于創(chuàng)造精神的民族?？梢园岩陨先齻€小句中的謂語成分集中起來，共用一個相同的主語和賓語：中華民族是一個有著悠久文明歷史、勤勞勇敢和富于創(chuàng)造精神的民族。這樣句子就顯得語意集中，句式緊湊，更便于理解。但運用成分共用要注意瞻前顧后，詞語搭配合理。

（三）遵循原則，精煉詞語

恰當(dāng)運用古詞語。大量的古語精華正合乎公文語言簡潔凝練表意確切的要求。當(dāng)我們閱讀古代典籍的時候，那些至今生命鮮活的精粹古語就會撲面而來，如孔子的《勸學(xué)》中的“溫故知新”、“見賢思齊”、“不恥下問”，《孟子》中的“天時”、“地利”“人和”、“苦其心志”、“浩然之氣”，魏征《諫太宗十思書》中的“居安思?！?、“戒奢以諫”，諸如此類不勝枚舉。如果把這些古詞語恰當(dāng)運用到公文中，不僅使文章表達精練，而且還增加了文章的文化底蘊，正所謂“腹有詩書氣自華”。另外古語詞一兩個字、幾個字往往可以表達極為豐富的內(nèi)容，這些特點正好切合了公文語體對語言詞匯的要求。因而在公文中恰當(dāng)使用古詞語是必要的。如：“該處工作成績突出”中的“該處”，又如在公文中經(jīng)常出現(xiàn)的詞“收悉”、“妥否”、“鑒于”，分別表示“收到并且了解”、“不知是否妥當(dāng)”、“考慮到”，這幾個古語詞在公文中的運用不僅使語言簡潔精煉，而且也不會出現(xiàn)理解上的障礙。在公文中要恰當(dāng)?shù)剡x用古語詞，但還要充分認識到古語詞的某些缺陷，在使用時必須遵循時代性原則和意義明確原則。

使用公文專用語。公文專用語一般都有特定的含義，在長期寫作實踐中形成了言簡而意豐的特點。這些專用語都是約定俗成的，在公文語言表達上十分凝煉簡明，在公文寫作中可適當(dāng)運用。如一篇“請示”的結(jié)束用語常常是“當(dāng)否(妥否)，請批復(fù)”，這樣就比“是不是妥當(dāng)，請給予指示，我們好按照指示去辦理”要簡煉的多。能起到簡練作用的公用專用語匯大致有以下幾個方面：開頭用語：茲(茲有、茲經(jīng)、茲因、茲由??)，據(jù)(據(jù)悉、據(jù)查、據(jù)了解、據(jù)反映、據(jù)核實??)，經(jīng)(經(jīng)查明、經(jīng)研究、經(jīng)審查、經(jīng)會議討論通過??)等。稱謂用語：本(本部??)、貴(貴店??)、該(該公司??)等等。表態(tài)用語：同意、照辦、即辦、當(dāng)即執(zhí)行、堅決貫徹等等。引敘用語：聞(欣聞、傾聞??)，悉(欣悉、驚悉??)等等。謙敬用語：承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激、不勝榮幸、大力協(xié)助等?？偨Y(jié)用語：總之、綜上所述、據(jù)此、對此、為此等。希望用語：希(希予、希將??)、請(務(wù)請、擬請??)等等。結(jié)束用語：此(此令、此復(fù)??)、特此(特此通知、特此通報、特此函達??)，希、望、盼(希遵照執(zhí)行、望貫徹落實、盼即妥善處理、盼復(fù)??)等等。