第一篇：公司檔案管理制度及流程

公司文件檔案管理制度及流程

一、目的

加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制

部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目

錄》每季度向行政人事部移交。

a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月 10 日前。b)檔案資料的標(biāo)識(shí)

各部門對各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。c)檔案資料的日常管理：

⑴ 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。⑵ 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

⑶ 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須

當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘

抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門 總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目

錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡

報(bào)、會(huì)議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核 / 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；

⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

⒁各種實(shí)物檔案；

⒂ 其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等

必須齊全。

⑵ 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的

備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

⑴即時(shí)歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等； c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料； e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。⑵定期歸檔

a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部； b)部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。c)每年 3 月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接

部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對； c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

六、相關(guān)記錄

1、《文件（合同）管理記錄目錄》

2、《文件檔案移交目錄》

3、《檔案移交清單表》

4、《檔案借閱審批單》

5、《檔案分類編號(hào)表》

6、《檔案管理流程》

組織實(shí)施修訂。

文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào) :

日期：

序號(hào)

文件（合同）編號(hào)

標(biāo)

題

需抄送的相關(guān)部門

接 收 部 門

原 / 復(fù)

接收人

備

注

移交目錄記錄編號(hào) :

日期：

序號(hào) 文件（合同）編號(hào) 標(biāo) 題 名 稱 頁數(shù) 原 / 復(fù) 備 注

移交單位

收件單位

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。移交人 日期

日期

記錄編號(hào) :

移交 性質(zhì) 檔案 類別

檔案移交清單表

日期：

檔案所屬 年 度

□離職□調(diào)崗

□歸檔

保管期限

數(shù)量

永久

長期 短期

合

計(jì)

移交說明

接收意見

移交人（部門）經(jīng)辦人：

移交日期：

年

月見證人：

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。日

移交人：

接收人：

接收人（部門）經(jīng)辦人：

接收日期： 年

日期：

年

月月

日

日

檔案借閱審批單

記錄編號(hào) :

日期：

借閱部門

借閱人

借閱部門經(jīng)理

總經(jīng)理

副總 行政人事部 部門經(jīng)理

使用目的

序 號(hào) 借 閱內(nèi) 容 復(fù)印 借閱

備注

歸還日期

檔 案 目 錄

卷宗號(hào)：

目錄號(hào)： 立卷類目號(hào)

部門：

日期：

案卷順序號(hào) 案卷標(biāo)題 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 保管期限 備注

檔案分類編號(hào)表

LYJ+部門 +類別 +年份 +編號(hào)文件

部門

類別 行政 XZ

財(cái)務(wù) CW

市場部

SC

客服部

KF

質(zhì)量部

ZL

生產(chǎn)部

SC

電子 商務(wù) DS

銷售區(qū)域

XA;SB;HB;SX;HN

外發(fā)公文

WF

收到公文

SD

會(huì)議資料 HY 發(fā)展計(jì)劃 JH 制度文件 ZD 合同協(xié)議 HT 月度文件

YD 財(cái)務(wù)檔案 XZWF

XZSD

XZHY

XZJH

XZZD

XZHT

XZYD

——

——

——

——

——

——

——

——

CWHY

SCHY

KFHY

ZLHY

CWJH

SCJH

KFJH

ZLJH

CWZD

SCZD

KFZD

ZLZD

CWHT

SCHT

KFHT

ZLHT

CWYD

SCYD

KFYD ZLYD

CW+賬目名稱前兩個(gè)字手寫字母編寫：例如成本————

——

SCHY

SCJH

SCZD

SCHT

SCYD

——

——

——

——

DSHY

例： XAHY

DSHY 例： XAJH

DSZD

例： XAZD

DSHT 例:XAHT-2016001

DSYD

例： XAYD

CWCB

檔案管理流程：

相關(guān)部門 / 部門負(fù)責(zé)人

行政人事部

分管總監(jiān) / 總經(jīng)理

執(zhí)行相關(guān) 檔案管理制度

建立、完善 檔案管理制度

收集資料

鑒定

整理編目

立卷歸檔

配合完成監(jiān)督

檢查工作

對不符合項(xiàng)進(jìn)行

整改

否

審核驗(yàn)收 是

保管利用

監(jiān)督檢查

完成檢查報(bào)告

否

審核驗(yàn)收 是

第二篇：公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程

一、目的

加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、職責(zé)

(一)辦公室：

1.負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理。2.建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況； 3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

4.負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。

5.提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通； 6.負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。(二)其他各部門相關(guān)人員：

1.負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知辦公室； 2.定期向辦公室移交本部門檔案；

3.負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔； 4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

四、工作程序

(一)檔案資料的收集

1.各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集。

2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每月向辦公室移交。

3.檔案資料的日常管理：

⑴ 公司的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。

⑵ 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。4.檔案借閱： ⑴ 借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，有部門經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)辦公室主任核查后方可借出；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

5.檔案銷毀：

⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)辦公室主任鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由辦公室主任監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和辦公室主任、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

(二)檔案管理細(xì)則 1.檔案資料的歸檔范圍：

⑴ 公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；

⑵ 公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、-1-計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶ 公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

⑷ 重要的會(huì)議材料全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料； ⑸ 公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；

⑹ 反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如拍賣會(huì)資料及鋪位合同等； ⑺ 財(cái)務(wù)檔案資料；

⑻ 本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼ 本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽ 本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

⑾ 本公司的歷史沿革及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

⑿ 外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料； ⒀ 各種實(shí)物檔案；

⒁ 其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求

⑴ 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。⑵ 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。

⑶ 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷ 子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。⑸ 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

3.檔案資料的歸檔時(shí)間 ⑴ 即時(shí)歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔： a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等； c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料； d)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。⑵ 定期歸檔

a)各部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案移交清單交辦公室； b)各部門每年底歸檔上文件與資料，并移交公司辦公室； ⑶ 電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。

c)每年底必須向辦公室移交上一的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

4.檔案交接

部門內(nèi)檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門經(jīng)理核實(shí)無誤后簽字，辦公室主任見證。

5.檔案移交公司的流程

⑴ 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

⑵ 辦公室根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與各部門每月提交的檔案清單核對；

⑶ 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

-2-6.檔案保管 ⑴ 檔案編號(hào)

⑵ 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

⑶ 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

⑷ 檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

⑸ 檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由辦公室結(jié)合工作和各部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

⑹ 建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

五、附則：本辦法由公司辦公室制定并負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有參考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性 第三條 行政人事部負(fù)責(zé)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項(xiàng)目批文、合同

第九條 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價(jià)值的文件

第十三條 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料

第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內(nèi)文件材料按照排列順序依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)

（5）按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級(jí)別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí) 第二十四條 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十五條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團(tuán)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第二十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)

第三十一條 有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報(bào)批評

第四十一條 集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查

第四十三條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任

第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任

第四十五條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋

3、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)

第四篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理服務(wù)，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

第五條 公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 公司綜合部負(fù)責(zé)對公司文書、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。

第七條 貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。

第八條 綜合部負(fù)責(zé)對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的部門或者個(gè)人，由公司給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項(xiàng)目驗(yàn)收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項(xiàng)目的驗(yàn)收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。

第十三條 公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)。

第十四條 公司綜合部按或按項(xiàng)目對各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對接收的檔案進(jìn)行審核、編號(hào)、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。

第十六條 落實(shí)檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會(huì)議的通知、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的簡報(bào)、材料等。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。

3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會(huì)議帶回的文件材料。

4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國審查、批準(zhǔn)材料等。

5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。

6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級(jí)單位對本單位請示的批復(fù)，對本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。

（一）鐵路運(yùn)輸檔案

鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設(shè)檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號(hào)、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收報(bào)告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書及圖紙。

（三）設(shè)備儀器檔案

在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲(chǔ)備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書，研制計(jì)劃、測試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？?。

（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案

鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動(dòng)中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時(shí)間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤?/p>

工程項(xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。各類檔案編號(hào)由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。

第二十八條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。

第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

第三十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財(cái)務(wù)人員借閱財(cái)務(wù)檔案需征得財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級(jí)檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級(jí)管理規(guī)定為準(zhǔn)。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號(hào)

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄

第五篇：公司檔案管理制度

篇一：企業(yè)檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì) 合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、qc部設(shè)備等。(五)(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)(九)供應(yīng)商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗(yàn)單等；

(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。(十五)行政類文件：

? 行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；

? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；

? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等；

? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件；

? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時(shí)間

(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔；(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；(四)計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供應(yīng)商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；

(八)驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。

第六條 歸檔份數(shù)(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條 歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

第八條 歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二

份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。(三)收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。

、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。

第十二條 檔案專用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號(hào)章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復(fù)印：由使用人填寫《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查；(五)外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可使用。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第十七條 檔案歸還

(一)檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔

案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。(二)發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則

公司檔案管理制度管理細(xì)則

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：

1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。

2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。

3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：

1、行政部：

（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策等；

（2）與總部及其他單位往來發(fā)文；

（3）行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等； 2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；

2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。

3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容

5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄

6、設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。

7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容

8、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等

9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。

10、市場部：有關(guān)營銷促銷活動(dòng)方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市 場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。

（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：

（三）檔案編號(hào)方法

1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設(shè)計(jì)部：sj 市場部：sc工程部：gc 財(cái)務(wù)部：cw 法務(wù)與檔案部：fd企劃部：qh 倉管部：cg

3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：nhkc-3-1-2。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細(xì)信息

4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門

篇三：公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規(guī)范××公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《××集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱檔案，是指公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。

二、管理職責(zé)

（一）公司檔案管理小組職責(zé)：

負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責(zé)

督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。

（三）各部門檔案管理員的職責(zé)：

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門檔案移交前的檔案管理工作，認(rèn)真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)

向計(jì)財(cái)處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門應(yīng)移交檔案；參加檔案價(jià)值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。

（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。

（四）投資業(yè)務(wù)類檔案，以項(xiàng)目為檔案類別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。

（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國報(bào)告等文件。

（六）財(cái)務(wù)類檔案類別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。

（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。

檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各每個(gè)檔案細(xì)分類別為一個(gè)卷宗，對應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。

（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：

1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--合同號(hào)。

其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門-合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2008年合同號(hào)為2008rmjs/n－3003項(xiàng)下檔案對應(yīng)的檔案編號(hào)為：nt-2008rmjs/n－3003。

2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--檔案類別。

其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、實(shí)業(yè)投資部sy、計(jì)財(cái)處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如2007年rd項(xiàng)目對應(yīng)文件的檔號(hào)為：nt-2007-rdxm。

3、投資業(yè)務(wù)類按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--項(xiàng)目名稱。

項(xiàng)目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實(shí)業(yè)投資部2007興光礦業(yè)項(xiàng)目對應(yīng)文件的檔號(hào)為：sy-2007-xgky。

4、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔。檔號(hào)編制規(guī)則為：部門--檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓(xùn)文件的檔號(hào)為：zh-2008-px。

（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。盒脊號(hào)為每個(gè)檔案盒的編號(hào)，按以數(shù)字1、2、3??順序分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特殊檔案的管理

特殊檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負(fù)責(zé)保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。

2、檔案移交中的管理

（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序?yàn)椋?/p>

各部門終結(jié)合同時(shí)將紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有的正本單據(jù)移交給計(jì)財(cái)處貿(mào)管，貿(mào)管根據(jù)歸檔文件目錄，對照業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需提供的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號(hào)項(xiàng)下單據(jù)相符時(shí)，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)；貿(mào)管完成合同終結(jié)審批后，將終結(jié)合同對應(yīng)檔號(hào)的紙質(zhì)和電子目錄、合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認(rèn)。