第一篇：技術檔案管理制度

GL-11 技術檔案管理制度

依據《檔案法》及《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》標準細則的要求，結合電梯產品安裝、改造、維修保養(yǎng)全過程形成的相關技術文件，界定為產品的技術檔案。為保證該產品技術檔案的完整性、準確性和時效性，加強技術檔案的管理是保證電梯產品質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全的重要環(huán)節(jié)，并為質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全管理體系的有效運行提供客觀的證據。

一、技術檔案范圍

技術檔案包括：產品合同、產品隨機技術資料、技術檢驗報告書、產品合格證、工程預算、施工任務單、施工組織方案、開工申請表、施工過程管理整改通知單、整改回執(zhí)單、施工管理檢查記錄、工程施工技術資料、工程竣工移交證明、以及與工程施工相關的需歸檔的技術資料。

二、技術檔案的日常管理

1.技術檔案要隨電梯產品的安裝、改造、維修保養(yǎng)的作業(yè)進程，并建立相應的檔案資料。

2.技術檔案和各項質量、安全記錄，要及時、完整、清晰、準確地填寫。3.技術檔案和各項質量、安全記錄，只能更正，不能更改，只能劃改，不能涂改。設計圖紙的變更，要有設計者的簽字。

4.技術檔案和各項質量、安全記錄，以編號方式進行標識，檔案目錄有分目錄明細，便于檢索查詢。

5.各部門歸檔存放的技術檔案，應有貯存專柜，保持環(huán)境清潔和干凈，以防止損壞、變質和丟失，并有專人保管。

6.各部門歸檔存放的技術檔案，要分類歸檔，擺放整齊，外貼標簽清晰，存放檔案內容與外貼標簽名稱一致。

7.各部門間需移交的技術檔案資料，移交時要有移交清單，雙方移交無誤后，簽字確認。

8.技術檔案和各項質量、安全記錄的查閱和借閱，必須經部門主管負責人同意后，方可查閱和借閱。因工作需要查閱和借閱施工質量、安全記錄時，應由技術質量部負責人批準并辦理有關手續(xù)方可查閱和借閱，并按期歸還。質量、安全記錄原件不能借出，只能借閱復印件。9.技術檔案和各項質量、安全記錄保管期一般為四年，竣工技術文件應長期保存。

10.技術檔案和各項質量、安全記錄的處理；超過保存期后應進行清理，由技術質量部確定是否進行銷毀或保存，銷毀技術檔案和各項質量、安全記錄要先報管理部審核、備案，經總經理批準后方可執(zhí)行。

11、銷毀技術檔案時，由技術質量部經理在場監(jiān)督執(zhí)行。

第二篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度

一、歸檔時間

辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

4、特種設備重大維修驗收及年檢驗收合格后，三個月內歸檔。

二、歸檔要求

1、材料完整齊全。

2、系統(tǒng)、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

3、立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4、在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

5、由檔案部門對特種設備管理部門加以指導，協助特種設備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。

三、歸檔流程

1、編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

2、文件按時間順序排列，最近的在最上面。

3、一臺特種設備一個立卷，一個檔案盒。

4、定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

5、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

四、檔案管理工作

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：本單位設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

五、檔案利用工作

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經有關領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。

3、依據國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計工作。

第三篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度

總則

1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司運營和發(fā)展中的作用，更好地為生產、技術部門服務。特制訂本管理制度。

2、本公司技術檔案是指技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、施工安裝等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。

3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按本制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

4、按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術部主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產、開發(fā)（含技術）、質量、設備、施工、安裝等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

技術文件資料的歸檔

1、每一種產品完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2、技術人員在移交技術檔案或文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

3、凡需歸檔的文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

4、凡各部門形成的圖樣類文件，經各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。

5、凡外來、外購回公司的圖樣資料，隨儀器、設備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據為私有或拿走。

6、在資料歸檔時，由各部門主管確定資料的重要程度，資料一般分為重要級、普通級兩種，重要級必須標明“重要”字樣，普通級可不標記。綜合檔案室的任務和人員的職責 綜合檔案室的任務：

1．1、集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

1．2、協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

1．3、承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

2、技術檔案管理人員的職責：

2．1、認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發(fā)提供技術資料。

2．2、科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。

2．3、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。2．

4、嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

2．5、保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。技術檔案的鑒定和銷毀

1、認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

技術檔案的保管和借閱

1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交企管部主管審查。企管部主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。

4、技術檔案的保密制度：

4．1、全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的技術檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管和企管部主管共同批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

4．2、技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

4．3、非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。5 技術檔案的借閱： 5．

1、凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．

2、技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經企管部主管批準方能借出。5．

3、經同意借出之檔案，每次最長時間為8小時。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報企管部主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．4、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報企管部主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放

1、凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。

2、需加工制作的工裝類圖樣文件，應復制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放生產部門作采購備料，以及轉交質檢部進行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產車間保管，供生產員工的管理使用；一套發(fā)放采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

3、用于指導生產及作為驗收依據的裝配圖、加工圖、資料文件等應復制四份，發(fā)放生產車間、質檢部、分管技術員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經會簽才算有效。

4、用于指導生產及作為驗收依據的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。

5、用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業(yè)指導書等，應復制三份，發(fā)放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。

6、作為驗收依據的檢驗卡片，應復制三份，發(fā)放質檢部、分管技術員及檔案室存檔。

7、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件控制程序》），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見《文件控制程序》），經主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。

8、發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報企管部主管審查，總經理批準后，送交公司財務部。

技術檔案和受控技術文件的更改

1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，相應部門主管簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

2、技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

3、為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。

北京鑫中昊科技股份有限公司

技術部

2016年04月23日

第四篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度 總則：

1．1 為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。1．2 本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

1．3 公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

1．4 按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產、開發(fā)、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2 技術文件資料的歸檔：

2．1 每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。

2．2 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

2．3 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。

2．5 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據為私有或拿走。綜合檔案室的任務和管理人員的職責： 3．1 綜合檔案室的任務：

3．1．1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。

3．1．2 協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。3．1．3 承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

3．2 技術檔案管理人員的職責：

3．2．1 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發(fā)提供技術資料。

3．2．2 科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3．2．4 嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3．2．5 保持檔案室內整潔、衛(wèi)生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。4 技術檔案的鑒定和銷毀：

4．1 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。4．2 凡要銷毀的技術 2

檔案，必須造具清冊，經主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5 技術檔案的保管和借閱：

5．1 對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5．2 認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

5．3 做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5．4 技術檔案的保密制度：

5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5．4．2 技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。5．4．3 非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。5．5 技術檔案的借閱：

5．5．1 凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．5．2 技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經技術主管批準方能借出。5．5．3 經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負

責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．5．4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：

6．1 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。

6．2 需加工制作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉交質量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

6．3 用于指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發(fā)放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。6．4 用于指導生產及作為驗收依據的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。

6．5 用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業(yè)指導書等，應曬制三份，發(fā)放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。

6．6 作為驗收依據的檢驗卡片，應曬制三份，發(fā)放質量部、分管技術員及檔案室存檔。6．7 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批

準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》，經主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。

6．8 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批準后，送交公司財務部。技術檔案和受控技術文件的更改：

7．1 當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

7．2 技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認

可后方可再次使用。

第五篇：技術檔案管理制度

技術檔案管理制度

一、總 則

1.1 為建立、健全公司技術資料檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為各部門服務,特制訂本管理制度。

1.2 本公司技術檔案是指各部門（包括車間）在生產技術、科研成果、專利成果、設備等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、文字材料、照片等技術資料，包括電子文檔。

1.3 公司各部門要保證技術材料的收集齊全、整理系統(tǒng)，并及時歸檔。

1.4 按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的原則，公司技術部設立檔案柜，專人管理，確保全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

二、技術文件資料的歸檔

2.1 每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，按要求加以系統(tǒng)的整理，登記造冊，移交歸檔。

2．2 外來、外購回的圖紙資料，隨機入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，通知資料管理人參加清點，如數歸檔。

2.3 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量做到書寫材料優(yōu)質，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。

三、技術檔案的保管、借閱和發(fā)放

3.1 對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》。

3．2 做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。注意防火、防潮、霉變、蟲咬、失竊等。如有破損，及時修補和復制。

3.3公司職工須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案，由公司領導批準后方可。未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。

3.4 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應備份一份。

四、技術檔案的更改

4.1 對技術資料檔案實施更改或補充時，應事先通知，并存檔備查。

4.2 技術檔案更改后，資料管理人應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

五、技術檔案的鑒定和銷毀

5．1 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。5.2 凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經公司領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。