第一篇：行政機關(guān)公文寫作知識

文章標(biāo)題：行政機關(guān)公文寫作知識

公文，即公務(wù)文書，是指黨政機關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講的，主要是指行政機關(guān)公文。行政機關(guān)公文（以下簡稱公文）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法

行政和進(jìn)行公務(wù)活動的工具。[xiexiebang.com文章-http://004km.cn/xiexiebang.com幫您找文章]

一、公文的種類與適用范圍

公文的種類主要有13個文種，包括：

命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

就縣、鄉(xiāng)兩級信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等文種。

三、公文格式

公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具，必須有統(tǒng)一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。

（一）文面格式

公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，不同的機關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式，如黨的機關(guān)與行政機關(guān)的文面格式有所不同，但差別不大。

目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等要素。就基層信用社而言，一般要有發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、印章、主題詞、印制版記等。

1、發(fā)文字號。即公文代號，由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成（如桃農(nóng)信發(fā)〔2006〕1號），用3號仿宋體標(biāo)注于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側(cè)排印，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱。其中，發(fā)文機關(guān)代字由發(fā)文機關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機關(guān)代字和公文類別代字組成。發(fā)文年度與發(fā)文順序號都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文年度要用中括號“〔〕”而不能用圓括號“（）”或方括號“[]”，另外發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發(fā)文序號分年度從1號起，按公文簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。

2、標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成。位于紅色橫線下方空2行排印。用2號小標(biāo)宋體，居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

3、主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。

4、正文。位于主送機關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“

1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。

在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4種字體，均用3號字。正文中只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用黑體字排印，第二級小標(biāo)題用楷體字排印；有多級小標(biāo)題的，第一級小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級小標(biāo)題用黑體字排印，第三級小標(biāo)題用楷體字排印，第四級小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的（既復(fù)合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

5、附件及附件名稱

附件是公文的組成部分，對主件正文起說明、解釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。

公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。序號后面用小圓點。

例

如“附件：1．XXXXXXXXXX”

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

7、印章。除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。印章距正文2mm—4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

8、主題詞。一般位于末頁下端抄送機關(guān)或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號，主題詞詞目用3號小標(biāo)宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。

9、抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容）的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

抄送機關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。

10、印制版記。由發(fā)文機關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

（二）公文用紙格式

采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：297mm×210mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm；版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼）。

（三）公文排印裝訂格式

一般每頁排22行，每行排28個字。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1—2個字，也可每頁增加1—2行，每行增加1—2個字。

公文要雙面印刷。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁。

三、請示、報告的使用

在常用公文中，基層信用社使用較多的主要是通知、請示、報告等文種，通知的寫作相對簡單一些，而請示、報告往往混淆不清，混合使用。這里就這兩個文種著重介紹一下。

（一）請示的使用

1、請示的適用范圍是有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。沒有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，只能用函。

2、請示的特點

根據(jù)請示的內(nèi)容、類型、作用和行文方向，主要特點有：①請求性。

請示的最大特點是請求性，是指本單位、本部門計劃辦理而無權(quán)決定，或無力去做、或不知如何去做的事項。因此，在撰寫請示時，要寫明請示辦什么事、為什么要辦、打算如何去辦、有什么困難和問題需要上級解決、有什么事項需要上級批準(zhǔn)等，寫得清清楚楚，請求上級批示或批準(zhǔn)。

②一事一文。

一件請示公文，只陳述一件事情。

③政策性強。

凡是要請示的問題，在請示之前，必須認(rèn)真查對有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)和文件，屬于本單位職權(quán)范圍、又有能力解決的事項，不需向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)請示；不屬于本單位職權(quán)范圍、又無能力解決的事項，才能向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)或予以支持。請示公文，強調(diào)按規(guī)定辦事，用政策規(guī)定判別該不該向上極機關(guān)請示。不屬請示的事項，不得上交矛盾，只能由本單位解決。

④實事求是。

向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項，一定要實事求是，用政策和事實說話，不得隱瞞事實真相，不得弄虛作假、混淆視聽、欺騙上級機關(guān)。

⑤用陳述性、祈使性語言。

請示屬上行文，在敘述情況、陳述政策規(guī)定時，應(yīng)當(dāng)用陳述性語言；在請示的結(jié)尾請求指示、批準(zhǔn)的事項時，用祈使性語言。

⑥文字精練。

請示要開門見山、直接切入主題，抓住與事項有關(guān)的問題，用精練概括的語言和與請示事項密切相關(guān)的材料，一件請示，一般只有幾百字，確需詳細(xì)說明情況的，可用附件說明。請示的事項陳述清楚即可，不得在請示中夾帶報告事項。

3、請示的分類與寫作

根據(jù)請示的目的、內(nèi)容和作用劃分，有請求批復(fù)性請示、請求批轉(zhuǎn)性請示兩大類。

請示一般由發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、聯(lián)系人與聯(lián)系電話、抄送機關(guān)組成。

①請求批復(fù)性請示

請求批復(fù)性請示涉及的內(nèi)容、事項比較單

一、具體，上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)和辦理之后才能部署和實施。

這類請示的標(biāo)題由請示單位名稱、請示的主題與“請示”組成。

一件請示，只有一個主送機關(guān)，不得多頭報送，并且一般只能送直接的上級機關(guān)的秘書部門，由秘書部門按規(guī)定辦理，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。請示的正文中要堅持一事一文的制度。請示的內(nèi)容要單一，切忌一文數(shù)事。請示的正文可分兩大層次。第一層次，寫明請示問題的依據(jù)、原因、出發(fā)點和思想基礎(chǔ)，闡明為什么要請示。請示的理由要充分，要有說服力，以利促使請示問題的解決。第二層次，寫明請示的事項，即請求上級機關(guān)給予指示、批準(zhǔn)的具體事項。結(jié)尾要提出明確的要求，但語氣要謙和，多用請示專用語作結(jié)尾。常用的有“專此請示。是否妥當(dāng)，請批示”；“專此請示，當(dāng)否，請批示”；“專此請示。請予批準(zhǔn)”。

②請求批轉(zhuǎn)性請示

請求批轉(zhuǎn)性請示的內(nèi)容多數(shù)帶有普遍性的問題，或者是比較重大、緊急的事項，涉及的范圍較為廣泛，超越了請示單位管理的范圍，所以，請求上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或同級黨委、政府予以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)。這類請示公文大多數(shù)是部門給同級黨委或政府的請示。

標(biāo)題有兩種形式，一是由請示機關(guān)名稱與“關(guān)于批轉(zhuǎn)《xxx的報告》的請示”組成。上級機關(guān)批轉(zhuǎn)的不是這個請示，而是《xxx的報告》。二是由請示機關(guān)名稱與“關(guān)于以xxx名義對xxx工作直接行文的請示”組成。

主送機關(guān)。請哪個上級機關(guān)批轉(zhuǎn)或直接行文，就主送哪個機關(guān)，其他機關(guān)不要抄送。

正方。不論是請求批轉(zhuǎn)還是直接行文，首先寫明請示的依據(jù)、原因、理由及背景即為什么要批轉(zhuǎn)或直接行文，有何理由、依據(jù)、背景或意義。其次，明確地寫明請示的事項，是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，還是請上級機關(guān)直接行文，要符合實際，切實可行。請求批轉(zhuǎn)性請示的結(jié)尾和格式與請求批復(fù)性請示的結(jié)尾、格式相同。在請示最后一頁之后另起一頁，附請求批轉(zhuǎn)的報告或請求直接行文的代擬稿。

（二）報告的使用

1、報告的適用范圍。報告是黨政機關(guān)和其他一切機關(guān)、單位和社會團(tuán)體普遍使用的法定上行文文種，是有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系的下級單位向上級單位匯報工作、報告情況時使用的文種。

2、報告的特點

①匯報性。所有報告，都是下級機關(guān)向上級機關(guān)或上級相應(yīng)的業(yè)務(wù)主管部門匯報工作。不論內(nèi)容、形式如何，都屬上行文，其匯報性非常突出。報告與請示不一樣，請示需要上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)，報告是向上級機關(guān)匯報，一般不需要上級機關(guān)就報告的內(nèi)容、事項作出指示、批準(zhǔn)。

②陳述性。報告的內(nèi)容是為了讓上級機關(guān)了解情況，在寫法上突出“陳述”二字，用敘述的手法，實事求是地向上級機關(guān)報告工作情況。

③概括性。向上級機關(guān)匯報工作，一般用高度概括性的語言，篇幅簡短。

3、報告的分類與寫作

按照內(nèi)容和作用來劃分，有呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。

報告一般由發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期組成，其他格式按規(guī)定和行文需要標(biāo)注。

①呈報性報告。

呈報性報告又可分工作報告、綜合報告、專題報告、檢查報告等。這里著重介紹專題報告。

專題報告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上級機關(guān)匯報。

標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、匯報的主題與“報告”組成。

正文。一般采用三段式結(jié)構(gòu)。主要有以下幾種結(jié)構(gòu)形式：“情況（包括經(jīng)驗）、問題、打算”。這種形式適用于以反映情況為主的專題工作報告。二是“情況、經(jīng)驗、不足（存在的問題）”。這種形式適用于以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告。專題報告的結(jié)尾，一般要寫結(jié)尾專用語，比如，“專此報告。請審核”；“專此報告。請查收”；“專此報告。請指示”等。一般的工作情況報告，多用“專此報告”結(jié)尾。

②呈轉(zhuǎn)性報告

呈轉(zhuǎn)性報告是指業(yè)務(wù)主管機關(guān)或部門，依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定或上級的文件精神，針對工作中存在的普遍問題，或在一定時間和范圍內(nèi)要做出安排處理的事項，向上級機關(guān)匯報，并請求批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）各地各單位貫徹執(zhí)行的報告。這類報告中的工作安排和問題的處理，必須超越了業(yè)務(wù)主管機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，提出建議性處理意見，請上級機關(guān)批準(zhǔn)。上級機關(guān)批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）之后，就是上級機關(guān)的意見了，所屬范圍內(nèi)的單位和個人都要貫徹執(zhí)行。如果是機關(guān)、單位自己職權(quán)所屬范圍內(nèi)的事項及工作部署，則不需要上級機關(guān)批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）。

（三）批復(fù)的使用

批復(fù)，適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。報送請示的下級機關(guān)就是批復(fù)的主送機關(guān)。

批復(fù)具有的主要特點：針對性、指導(dǎo)性、簡要性

批復(fù)的寫作：

批復(fù)由標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、印章組成，其他格式按規(guī)定和行文需要標(biāo)注。

標(biāo)題。由作出批復(fù)的機關(guān)名稱、批復(fù)的主題即“關(guān)于××問題”與“批復(fù)”組成。正文。由批復(fù)的緣由、根據(jù)、處理意見與希望組成。批復(fù)的緣由，即在批復(fù)的首起語引述下級機關(guān)請示日期、請示標(biāo)題、發(fā)文字號，也可以簡要地引述請示事項，作為批復(fù)的緣由，但應(yīng)注意避免批復(fù)引語與標(biāo)題重復(fù)。批復(fù)的根據(jù)是有關(guān)政策規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的意見。處理意見即批復(fù)的意見，或叫批復(fù)的內(nèi)容。它是針對請示事項，如果同意，則寫出肯定的意見；如果不同意，則要寫明不同意的理由。批復(fù)的希望，視具體情況而定，有些批復(fù)，可不寫希望性的語言。最后，另起一段，以“特此批復(fù)”或“此復(fù)”的結(jié)事用語作結(jié)束語。

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第二篇：行政機關(guān)公文寫作知識

公文，即公務(wù)文書，是指黨政機關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。行政機關(guān)公文（以下簡稱公文）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的工具。

一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種，包括：命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

第三篇：行政機關(guān)公文寫作知識講稿（定稿）

公文寫作專題講稿

在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，經(jīng)濟競爭日趨激烈，人類社會步入信息化時代的今天，公文在為黨政機關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)、傳達(dá)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用。今天，主要和大家交流學(xué)習(xí)公文寫作的三個問題：一是公文基礎(chǔ)知識；二是常用公文寫作；三是公文歸檔管理。下面，分項簡述。

第一部分 公文基礎(chǔ)知識

一、公文的定義

公文，即公務(wù)文書的簡稱，是處理公務(wù)、管理事務(wù)的一種書面文字工具。公文屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。

二、公文的特征

1、鮮明的政治性。

2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。

3、法定的權(quán)威和特定的格式。

4、現(xiàn)實的效用。

三、公文的作用

1、上傳下達(dá)、互通情報。

2、作為工作依據(jù)和憑證。

3、宣傳教育。

4、規(guī)范行為。

四、公文的種類

公文的種類即文種。我們習(xí)慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。

1996年5月3日，中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》，規(guī)定黨的機關(guān)公文分為14類文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、會議紀(jì)要、函。2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定政府行政機關(guān)的公文分為13類文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通

(3)報請性公文。是下級機關(guān)用以向上級機關(guān)匯報、請示工作的公文，這類公文是上行文。如報告、請示等。

(4)知照性公文。是用以向有關(guān)方面告知情況，關(guān)照事項的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通報等。

(5)聯(lián)系性公文。是用于各單位或各機關(guān)之間聯(lián)系工作的公文。如函等。

(6)實錄性公文。主要指真實地記錄會議情況和議定事項的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、大事記、值班日志等。

此外，公文的分類方法還有一些，比如，按照傳閱范圍限定與否，把公文分為內(nèi)部文件和公開發(fā)布的文件兩種。

六、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。

（一）公文的構(gòu)成要素

一份完整的公文，我們通常把它分為眉首、主體、版記三部分。一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、印制份數(shù)等部分組成。這些項目有些是公文的必備要素，有些則是可以略去的。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

1、“眉首”部分

(1)秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級和保密期限。保密期限應(yīng)視文件內(nèi)容而定，如“機密★一年”、“絕密★三個月”不等。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。秘密等級用3號黑體字標(biāo)注在文件首頁版心右上角第一行；份數(shù)序號用七位阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注在文件首頁版心左上角第一行，即“1”編為“0000001”。

不涉及保密內(nèi)容的普通文件，則沒有這個項目。(2)緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特級”、“加急”、“平急”。緊急公文的緊急程度用3號黑體字標(biāo)注在文件首頁版心右上角第一行；如需同時標(biāo)注秘密等級、緊急程度，應(yīng)先標(biāo)緊急程度后標(biāo)秘密等級。

(3)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；如“馬蹄鎮(zhèn)人民政

《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

(2)主送機關(guān)

主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

上行文一般只寫一個主送機關(guān)，如果還有其他機關(guān)需要掌握有關(guān)情況，可以抄報的形式發(fā)送公文。下行文有專發(fā)性的和普發(fā)性的兩種，專發(fā)性的公文是專門向某一個機關(guān)下發(fā)的公文，這種公文的主送機關(guān)也只能有一個；普發(fā)性的公文是指內(nèi)容的涉及面較廣，因而須向多個機關(guān)發(fā)文，這種公文的主送機關(guān)不止一個，在排列主送機關(guān)名稱時，要確定一個合理的順序。有時，一份公文的主送機關(guān)有許多個，為使行文簡潔，可用泛稱泛指受文機關(guān)，甚至可以不寫主送機關(guān)。

(3)公文正文

主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比較復(fù)雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個部分。

(4)附件

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號，附件之后不用標(biāo)點符號。附件一般應(yīng)與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起，其附件首頁版心左上角應(yīng)注明正文的發(fā)文字號和附件的順序號（形式為“××〔2003〕××號附件1”）。

(5)成文日期

成文日期是公文生效的時間，用漢字書寫，即“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全，“零”寫為“○”（黨的機關(guān)公文用阿拉伯?dāng)?shù)字）。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

(6)公文生效標(biāo)識

公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有兩種情況：一種是單一發(fā)文印章標(biāo)識，另一種是

主題詞的標(biāo)引應(yīng)先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。

(2)抄送機關(guān)

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識或在公文標(biāo)題中顯示。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各單位的辦公室或文秘部門。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公室或文秘部門，也可標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。

(4)印制份數(shù)

在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下一行，用3號仿宋體字右空1字，不加反線。(5)版記中的反線

版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。(6)版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

4、頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。

5、公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）公文的構(gòu)成格式

1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g—80g的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％—90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％。

2、公文用紙幅面及版面尺寸

第二部分 常用公文寫作

一、公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法。但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下幾點：

1、要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

2、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。

3、要符合保密制度的要求。

4、要遵循行文規(guī)則和發(fā)文程序。一是文種選用要正確。二是行文關(guān)系要妥當(dāng)。三是制發(fā)程序要合理。

一份公文的制發(fā)過程，一般包括以下幾個步驟：(1)擬稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

①符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

②情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅簡短。

③公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

④擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

⑤人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

⑥結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

⑦應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

⑧文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

⑨公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

(2)核稿。公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室或文秘部門進(jìn)行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本細(xì)則的規(guī)定等。

(3)簽發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

通告的正文一般包括發(fā)布通告的目的或根據(jù)、通告事項及結(jié)語三個方面的內(nèi)容。

撰寫通告須注意三點：一要寫得通俗。由于公告、通告的讀者范圍十分寬泛，讀者對象常常是廣大群眾，因此在起草這類文件時，要特別講究語言的簡明和平易，要使用通俗易懂的語言把事項交代清楚。二要寫得具體。公告、通告事項的說明，不能籠統(tǒng)、而要具體，要使人們易于了解行文意圖，以此突出公告、通告的實用性。三要寫得清楚。公告、通告往往采用分條列項的形式將事項寫明，層次分明。

3、通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

按其內(nèi)容和功用的不同，可將通知分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。

(1)批示性通知。批示性通知有三種:一為“頒發(fā)”、“發(fā)布”或“印發(fā)”型通知，二為“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知，三為“批轉(zhuǎn)”型通知。

“頒發(fā)”、“發(fā)布”或“印發(fā)”型通知是指用來頒發(fā)行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關(guān)文件的通知。

“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知，如《縣人民政府辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府辦公室開展第二次全國人口普查工作通知的通知》。

“批轉(zhuǎn)”型通知是批示轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)發(fā)來的公文的通知，其寫法與“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知基本相同。

(2)指示性通知。上級機關(guān)宣布要求下級機關(guān)辦理或執(zhí)行的事項，但限于發(fā)文機關(guān)的權(quán)限，或因其內(nèi)容不宜用命令(令)或指示的，可用指示性通知。這類通知又稱規(guī)定性通知或布置性通知。如：《縣人民政府辦公室關(guān)于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。

(3)告知性通知。告知某一具體事項，可用告知性通知，這類通知是機關(guān)日常工作經(jīng)常會用到的公文文種。

(4)任免性通知。主要用于任免人員。

4、通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要指示精神或者情況。

根據(jù)通報的具體用途的不同，可將通報分為三類，第一類是表彰先進(jìn)的表彰性通報；第二類是批評錯誤的批評性通報；第三類是傳達(dá)重要精神或情況的傳達(dá)性通報。

5、報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

1請示中雖然也可以陳述情況，但這是次要的，是為請示事項的提出服務(wù)的。第二，內(nèi)容含量不同。綜合性報告大都涉及多個事項，即使是專題性報告，也往往涉及一個事項的幾個方面，內(nèi)容含量較大、篇幅較長；而請示的撰寫則強調(diào)一事一文，內(nèi)容單

一、篇幅較短。

第三，行文時機不同。報告可以在工作進(jìn)行之前行文，也可以在工作進(jìn)行當(dāng)中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而請示則必須事前行文，不能“邊干邊請示”，更不能“先斬后奏”。

7、函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和對下級機關(guān)答復(fù)審批事項。函既可以在平行機關(guān)及不相隸屬機關(guān)之間使用，也可以在上下級機關(guān)之間使用。

按行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復(fù)函。

按內(nèi)容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請函等等。目前，經(jīng)常使用的有四種，即商洽性函、詢問性函、答復(fù)性函和請求性函。(1)商洽性函。機關(guān)之間商量或接洽工作，可以使用商洽性函。(2)詢間性函。機關(guān)之間詢問問題，征求意見，可以使用詢問性函。(3)答復(fù)性函。機關(guān)之間回復(fù)問題，可以使用答復(fù)性函。

(4)請求性函。機關(guān)之間請求幫助或配合工作，以及向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)，可以使用請求性函。

撰寫函須注意三點：一是文種選用要正確。二是內(nèi)容要簡潔。一份函一般只能寫一件事。三是措詞要得體。

8、會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

會議紀(jì)要是一種實錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納整理的基礎(chǔ)上，將其反映出來的公文文種。會議紀(jì)要是會議文件，但并非所有的會議都要形成會議紀(jì)要。通常只有大中型會議或比較重要的會議，才要求寫會議紀(jì)要。

按其內(nèi)容和功用的不同劃分，可將常見的會議紀(jì)要分為指示性會議紀(jì)要、通報性會議紀(jì)要、消息性會議紀(jì)要。

按會議性質(zhì)的不同劃分，可將會議紀(jì)要分為日常行政工作會議紀(jì)要、大型專題工作會議紀(jì)要。

會議紀(jì)要有兩大特點：一是紀(jì)實性，二是提要性。

撰寫會議紀(jì)要，須把握以下要求：一要做好會議記錄。會議紀(jì)要必須真實、全面地反映會議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會議記錄是寫好會議紀(jì)要的基礎(chǔ)。二要突出會議要點?！凹o(jì)要”即記錄要點，寫

32、信息

信息，是行政機關(guān)內(nèi)部的一項專門性工作，屬于辦公室工作的一個組成部分。寫好信息，要做到三點：一要吃透上情，摸清下情。二要實事求是，尊重客觀。編寫信息時必須真實準(zhǔn)確，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能縮小。對一些關(guān)系重大的信息素材，還要經(jīng)過核實，數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，結(jié)論要符合實際，辦法要切實可行。在這里假不行，模棱兩可、似是而非也不行。三要講究文字，條理清楚。信息的編寫要中心突出，有主有次，語言文字規(guī)范。實際寫作時，要盡量避免和克服七種通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌語言不簡，三忌穿靴戴帽，四忌結(jié)構(gòu)松散，五忌詳簡不當(dāng)，六忌語標(biāo)不對，七忌行文不規(guī)。

一般情況下，信息標(biāo)題有四種寫法，即數(shù)字型，“××縣首季引進(jìn)農(nóng)業(yè)項目資金2.74億元”；詞匯型，如“××縣三項承諾打造親民政府”；雜合型，如“國慶期間全市餐飲企業(yè)實現(xiàn)銷售收入××萬元，同比增長××%”；短語型，如“××縣政府辦實行“8+2、5+1”學(xué)習(xí)制度打造學(xué)習(xí)型辦公室”。信息基本結(jié)構(gòu)形式有以下幾種：①動態(tài)類信息，包括下級貫徹落實上級某一重要指示精神的情況，機關(guān)的重要活動、重大部署、工作動態(tài)、社情災(zāi)情、突發(fā)事件等，基本結(jié)構(gòu)形式為：“做法—效果”，或“情況—處理結(jié)果”。②經(jīng)驗類信息，即介紹可資借鑒、有推廣價值的工作經(jīng)驗的信息，基本結(jié)構(gòu)形式為：“成果—做法—經(jīng)驗”或“做法—經(jīng)驗—成果”，或是把“成果”寫進(jìn)導(dǎo)語中，主體就是“經(jīng)驗”或“做法”介紹。③問題類信息，即反映領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)需要關(guān)注或加以解決的各種問題的信息?；窘Y(jié)構(gòu)形式為：“問題—原因—建議（意見）”，或“問題—原因”，或“問題—建議（意見）”。④意見類信息，是指某地（單位）或某人對某些事情的看法和見解的信息，基本結(jié)構(gòu)形式為：“意見—理由”或“事由—意見”等。不論是哪種信息，都力求短小精干，要在幾百字中把一個問題講具體、講透徹、講準(zhǔn)確。做到能幾百字表達(dá)清楚的，不用一千字，能用一千字說明問題的決不用一千幾百字。

3、計劃

計劃是某一個單位、部門或個人，對預(yù)計在一定時期內(nèi)所要做的工作或所要完成的其他任務(wù)加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

計劃的種類很多，但不論哪種計劃，一般都應(yīng)當(dāng)包括分析基本情況、明確任務(wù)要求及提出具體措施等幾項內(nèi)容，也就是要講明“做什么”、“怎么做”及“什么時間完成”等事項。

計劃通常是由標(biāo)題、正文和落款幾個部分構(gòu)成的。

(1)標(biāo)題。標(biāo)題一般包括單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個項目，5 講話稿，是指領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會議上，或利用廣播電視等宣傳工具發(fā)表講話的書面材料。

講話稿的種類很多，常用的歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、開幕詞以及各種會議上的致詞、中心發(fā)言稿等，都屬于講話稿。

撰寫講話搞，須注意四點：一是針對性要強。二是主題要集中鮮明。三是內(nèi)容要吸引人。四是語言要通俗生動。時下，寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿越來越難：一是難在“多”上；二是難在“新”上；三是難在“度”上。

寫好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，須記住“四句話”：第一，關(guān)門“當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”。一篇文稿的成功與否，首先取決于領(lǐng)導(dǎo)是否認(rèn)可，是否滿意?？梢哉f，這是文稿的“生命線”。這就要求我們在文稿的立意上，盡可能地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。如何把握領(lǐng)導(dǎo)意圖？一是從黨和國家的大政方針中學(xué)習(xí)。二是從一個時期領(lǐng)導(dǎo)的工作重點中捕捉。三是從領(lǐng)導(dǎo)者思考的熱點問題中發(fā)掘。四是從領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和講話習(xí)慣中領(lǐng)悟。第二，少說“普通話”。領(lǐng)導(dǎo)講話具有明顯的權(quán)威性、思想性、鼓動性。思想越豐富，聽者就越入神；鼓動性越強，領(lǐng)導(dǎo)就越滿意。文稿要體現(xiàn)較強的思想性、鼓動性，必須少說“普通話”。一是把握分寸。二是把握場合。三是把握對象。第三，執(zhí)筆“三分主”。拿出“幾分”勇氣，站在“領(lǐng)導(dǎo)”角度，親身感受和體會。具體來講，一是注意觀點的創(chuàng)新。二是注意結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。三是注意語言的創(chuàng)新。第四，大膽“秘密抄”?！懊孛堋本褪且鞍蛋迪鹿Ψ颉?，“抄”就是學(xué)習(xí)和積累。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關(guān)鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就能實現(xiàn)它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，有備無患，需則用之。

第三部分 公文歸檔管理

一、收文辦理

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，辦公室或文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他單位或部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，辦公室或文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室

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第四篇：公文寫作知識

公文知識培訓(xùn)二

制度小故事

故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團(tuán)體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂?！境霈F(xiàn)了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度?！?/p>

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發(fā)揮了聰明才智，經(jīng)過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發(fā)現(xiàn)，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結(jié)果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經(jīng)存在的問題，忽略了“權(quán)力導(dǎo)致腐敗，絕對權(quán)力導(dǎo)致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進(jìn)?！?/p>

第二種方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團(tuán)體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進(jìn)。】

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進(jìn)。】

第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監(jiān)督委員會。由于形成監(jiān)督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監(jiān)督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據(jù)理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，有公平而無效率，還需要改進(jìn)?！?/p>

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認(rèn)了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好。【好的制度渾然天成，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現(xiàn)分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內(nèi)部團(tuán)結(jié)。】 這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認(rèn)，制度是有優(yōu)劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學(xué)性上明顯要優(yōu)于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎(chǔ)上成功解決了公平抱怨問題。

3.優(yōu)良的制度之所以優(yōu)良，是因為其中蘊含了制度創(chuàng)立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創(chuàng)造者致敬呦。

4.制度從劣走到優(yōu)，并不是一蹴而就的。制度5的發(fā)現(xiàn)，也是經(jīng)過了一波三折這么一個探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為了建立正常的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)秩序，而制定的一種具有法規(guī)性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規(guī)的效力。它對人們有指導(dǎo)和約束作用，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經(jīng)濟活動，還是日常事務(wù)、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、管理等，凡是要求有關(guān)人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業(yè)制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內(nèi)容性質(zhì)分，有行政工作制度、生產(chǎn)管理制度、學(xué)習(xí)制度等。目前在我國的經(jīng)濟管理制度中，又出現(xiàn)了生產(chǎn)崗位責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制等新的制度。

崗位責(zé)任制度，是責(zé)、權(quán)、利在一個崗位上的有機結(jié)合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利，增強責(zé)任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執(zhí)行按勞分配原則。

制度編寫規(guī)范

制度起草時須嚴(yán)格遵循規(guī)范進(jìn)行起草，公文印發(fā)時的制度附件也須符合本規(guī)范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規(guī)：制度應(yīng)正確體現(xiàn)法律法規(guī)、相關(guān)政策及公司上位制度要求，不得與上述規(guī)范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應(yīng)將所涉及到的業(yè)務(wù)逐一闡明，制度內(nèi)容盡量細(xì)化，明確流程，體現(xiàn)閉環(huán)管理的思想。對所規(guī)定的適用范圍、操作步驟、評價標(biāo)準(zhǔn)等要具體、明確;

（三）嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：制度撰寫時應(yīng)嚴(yán)格依照制度模板進(jìn)行撰寫，符合格式規(guī)范。制度的行文用語應(yīng)盡量準(zhǔn)確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標(biāo)題規(guī)范

（一）制度統(tǒng)一按照“適用范圍+制度內(nèi)容+體現(xiàn)制度屬性的名稱”進(jìn)行命名?！斑m用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標(biāo)題使用全稱：如“神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司”，文中第一次出現(xiàn)的地方使用簡稱：“集團(tuán)公司”；“制度內(nèi)容”是指該制度針對哪些內(nèi)容做出了規(guī)范，如“煤礦安全管理”等；“體現(xiàn)制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”等。

根據(jù)屬性，不同制度應(yīng)使用不同名稱。綱領(lǐng)類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規(guī)定；實施類制度可使用辦法、細(xì)則、規(guī)范、守則、規(guī)則、預(yù)案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標(biāo)題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應(yīng)記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。

三、制度結(jié)構(gòu)規(guī)范

（一）制度一般包括以下內(nèi)容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據(jù)、適用范圍、執(zhí)行原則、關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋等。

2.第二章為組織與職責(zé)，說明業(yè)務(wù)相關(guān)的組織體系、管理模式以及相關(guān)組織和部門的職責(zé)等。

3.關(guān)于制度的執(zhí)行監(jiān)督、檢查以及相應(yīng)的考核、獎懲等內(nèi)容是制度的關(guān)鍵內(nèi)容，一般應(yīng)獨立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術(shù)語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權(quán)、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，制度的層級結(jié)構(gòu)可依次分為“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”。

1.“章”是制度內(nèi)容劃分的基本單元，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應(yīng)從“總則”章開始直到“附則”結(jié)束。

2.“節(jié)”是章的細(xì)分，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一節(jié)”、“第二節(jié)”。每章中至少需包含兩節(jié)。單獨一節(jié)不能成章。

3.“條”是節(jié)或章的細(xì)分，每章或每節(jié)中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節(jié)。

4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內(nèi)容，或?qū)η耙豢顑?nèi)容的補充?？羁梢元毩⑦m用。“款”的表現(xiàn)形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應(yīng)的文字表述。“項”前冠以中文數(shù)字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標(biāo)識

（一）、（二）、（三）后不加標(biāo)點，直接跟文字。

6.“目”是“項”的內(nèi)容細(xì)分，是制度層級結(jié)構(gòu)的最小單位?！澳俊钡男蛱栍冒⒗?dāng)?shù)字依次表述。阿拉伯?dāng)?shù)字后加全角的圓點標(biāo)識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。

（四）為使制度結(jié)構(gòu)清晰易讀，避免內(nèi)容層級嵌套過深，應(yīng)盡量限制“目”的使用。嚴(yán)格禁止“目”下的下一級細(xì)分標(biāo)識的使用。

（五）制度的中間章節(jié)，可按照制度所涵蓋內(nèi)容的業(yè)務(wù)種類、執(zhí)行環(huán)節(jié)、所涉及業(yè)務(wù)的關(guān)鍵因素、管理對象等劃分，但應(yīng)保持劃分邏輯的一致性。章節(jié)劃分應(yīng)做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節(jié)劃分類似。

（六）章節(jié)標(biāo)題和條目標(biāo)題應(yīng)能夠言簡意賅地體現(xiàn)本章節(jié)的內(nèi)容主旨。章節(jié)必須有標(biāo)題。若條目內(nèi)容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標(biāo)題，直接撰寫條目內(nèi)容。使用細(xì)分標(biāo)識的條目，則必須使用條目標(biāo)題對內(nèi)容進(jìn)行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應(yīng)與相應(yīng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)（綱領(lǐng)類制度除外）。如出臺的制度已有相對應(yīng)的流程，則須在制度中說明相關(guān)的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關(guān)流程，則應(yīng)按照統(tǒng)一的流程規(guī)范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規(guī)范

附件是對制度內(nèi)容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業(yè)務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應(yīng)與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現(xiàn)順序一一對應(yīng)。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯?dāng)?shù)字+全角句點”順序列出附件名稱，數(shù)字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應(yīng)縮進(jìn)并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應(yīng)按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應(yīng)以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內(nèi)容。

（一）附件中表的規(guī)范

1.同一個附件中若有多個表，則需要對表進(jìn)行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應(yīng)空一個漢字的間隙。表的編號與表的標(biāo)題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個表，則不再對表編號，直接書寫表的標(biāo)題。

2.表內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設(shè)為居中，其他格式無。

3.如某個表需要轉(zhuǎn)頁接排，設(shè)置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應(yīng)重復(fù)表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續(xù)）”。

4.表單需附注文字說明時，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進(jìn)行描述。表中只有一個注時，在注的第一行文字前標(biāo)明“注：”；表中有多個注時，在“注：”后加“阿拉伯?dāng)?shù)字 + 全角句點”表示，數(shù)字編號需對齊。每個表的注應(yīng)單獨編號。單個附注超過一行時，下面的文字應(yīng)縮進(jìn)并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內(nèi)框線均為黑色實線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規(guī)范

1.同一個附件中若有多個圖，則需要對圖進(jìn)行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應(yīng)空一個漢字的間隙。圖的編號與圖的標(biāo)題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標(biāo)題。

2.圖題應(yīng)明確簡短，用小三號黑體，數(shù)字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

4.圖應(yīng)具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規(guī)范同表的附注。

（三）文本附件規(guī)范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規(guī)范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現(xiàn)順序，使用阿拉伯?dāng)?shù)字順次排列，不重復(fù)標(biāo)號。單獨一個注釋以星號(★)表示，不編號。相應(yīng)解釋附在附件正文文末左下角，按照順序?qū)ο鄳?yīng)的名詞進(jìn)行解釋，格式規(guī)范文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

五、其他規(guī)范

任何數(shù)字均應(yīng)從小數(shù)點符號起，向左或向右每三位數(shù)字為一組，組間空一個英文半角的空格，但表示年號的四位數(shù)除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時，應(yīng)盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應(yīng)使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標(biāo)

ω — 角頻率

??

表示物理量的數(shù)值時，應(yīng)使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯?dāng)?shù)字。標(biāo)準(zhǔn)制度模板

神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司管理規(guī)定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據(jù)

第二條

制度規(guī)范的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容

第三條

關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋

第四條

制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時，須根據(jù)該制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項制度是否需要各分子公司按此嚴(yán)格執(zhí)行，或需要各分子公司根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的操作細(xì)則。

第六條

其他需說明的制度內(nèi)容

第二章

組織與職責(zé)

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責(zé)

第條

第三章

第條

明確制度規(guī)范的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規(guī)范的相關(guān)業(yè)務(wù)流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監(jiān)督與檢查對象、考核方法、標(biāo)準(zhǔn)與獎懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術(shù)語解釋

第條

所屬單位實施說明：分子公司可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定實施辦法或細(xì)則。

第條

本規(guī)定由

負(fù)責(zé)解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。第條

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原《制度名稱》（發(fā)文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等

第五篇：公文寫作知識

公文寫作知識匯編

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。

根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。

三、公文的行文關(guān)系

（1）行文關(guān)系，是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。機關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機關(guān)之間以及同一機關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

（2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機關(guān)、部門、單位維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達(dá)、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級行文等。（4）行文其他注意事項：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時注明。

第二章 辦公用文

第一節(jié) 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。

第二節(jié) 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

事務(wù)性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布臵工作，交待任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務(wù)等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準(zhǔn)備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。

第三節(jié) 報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標(biāo)題

事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學(xué)教務(wù)處關(guān)于2003工作情況的報告》。正文

把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標(biāo)題

由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文

可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復(fù)報告的寫法 標(biāo)題

與前兩種報告大體相同

正文

根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當(dāng)，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

第四節(jié) 通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動工作。

批評性通報。用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達(dá)性通報。用于傳達(dá)上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當(dāng)前的工作起指導(dǎo)作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進(jìn)事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達(dá)性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標(biāo)識。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

第五節(jié) 請 示

一、請示的概念

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，6 屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。

批準(zhǔn)性請示 內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實際事項的請求。請示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準(zhǔn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內(nèi)容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內(nèi)容。提出請示事項要詳細(xì)，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準(zhǔn)的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當(dāng)否，請指示”、“特些請示，請批復(fù)”等。

呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報告的區(qū)別主要有兩點：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復(fù)文。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復(fù)文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準(zhǔn)性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。

呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由和批準(zhǔn)性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準(zhǔn)性請示更為莊重一些，由于這種請示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時理由交待得要較詳細(xì)，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

請示理由之后的過渡語和批準(zhǔn)性請示相同。

請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設(shè)想和建議。因為比較復(fù)雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準(zhǔn)性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應(yīng)主送直接主管機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)，也應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，由主送機關(guān)答復(fù)請示的問題，對另一領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關(guān)；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，或既寫主送機關(guān)，又同時主送、抄送給主送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關(guān)。

第六節(jié) 批 復(fù)

一、批復(fù)的性質(zhì)和特點

批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項的答復(fù)性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點：

1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機關(guān)，代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復(fù)，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。

3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

二、批復(fù)的寫作

1、標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題有兩點需要特別強調(diào)： 8（1）關(guān)于發(fā)文單位。批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關(guān)于事由。批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復(fù)的事項來表述，如《國務(wù)院關(guān)于1991—2000年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復(fù)》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復(fù)事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復(fù)》。

2、正文 批復(fù)的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關(guān)于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對下級機關(guān)請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復(fù)請示事項針對性要強，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達(dá)要準(zhǔn)確無誤。

（3）結(jié)尾 是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復(fù)指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。要寫好批復(fù)還應(yīng)注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復(fù)，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。

第七節(jié) 會議紀(jì)要

一、概念和特點

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。

會議紀(jì)要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀(jì)要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。

（三）備考性。一些會議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。

辦公會議紀(jì)要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進(jìn)行討論、研究、議決等事項的一種會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要一般有例行型辦公會議紀(jì)要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀(jì)要，以及現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀(jì)要。

專題會議紀(jì)要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀(jì)要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認(rèn)識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都?xì)w納表達(dá)出來。

三、寫法

會議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概況，包括會議進(jìn)行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進(jìn)行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項來寫。10 這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布臵，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。

第八節(jié) 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

標(biāo)題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）的復(fù)函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。

（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節(jié) 計劃類公文

計劃類公文包括：規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預(yù)先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作

計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠(yuǎn)、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細(xì)致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點 １、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠(yuǎn)工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進(jìn)行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠(yuǎn)景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標(biāo)和措施。

規(guī)劃的具體寫法：規(guī)劃因具有嚴(yán)肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉(zhuǎn)發(fā)的，其格式都是由“標(biāo)題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規(guī)劃的標(biāo)題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過認(rèn)真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標(biāo)言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導(dǎo)方針和目標(biāo)要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務(wù)和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務(wù)要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務(wù)項目較多的規(guī)劃，因其各項任務(wù)比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之12 后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠(yuǎn)景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設(shè)想

設(shè)想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠(yuǎn)的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠(yuǎn)些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準(zhǔn)備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準(zhǔn)備，不是給各級領(lǐng)導(dǎo)看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務(wù)或目標(biāo)時，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細(xì)、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴(yán)格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導(dǎo)看的，報給上級，就要嚴(yán)肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關(guān)于機構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標(biāo)、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠(yuǎn)的“設(shè)想”或工作計劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細(xì)致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應(yīng)省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作

的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細(xì)得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。要點的標(biāo)題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標(biāo)明被省略的發(fā)文機關(guān)名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”14 及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo)；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達(dá)到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細(xì)一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)。“安排”的格式是“標(biāo)題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務(wù)，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活

掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設(shè)的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復(fù)雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達(dá)上的事，還是個涉及具體工作業(yè)務(wù)的組織和安排問題，需要有長遠(yuǎn)眼光和領(lǐng)導(dǎo)魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達(dá)，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進(jìn)行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規(guī)劃”。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細(xì)，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當(dāng)然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實際；但規(guī)劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設(shè)想”。因為設(shè)想是為計劃作準(zhǔn)備的，也不必寫得很細(xì)，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設(shè)想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計劃內(nèi)容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復(fù)雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細(xì)（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當(dāng)然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內(nèi)容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當(dāng)然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負(fù)責(zé)的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)，既不要因循守舊，也不要盲目冒進(jìn)。即使是做規(guī)劃和設(shè)想，也應(yīng)當(dāng)保證可行，能基本做到，其目標(biāo)要明確，其措施要可行，其要求也是可以達(dá)到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重16 緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預(yù)先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節(jié) 總結(jié)的寫作

總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認(rèn)識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。

(一)總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進(jìn)行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

(二)總結(jié)的寫法

1、標(biāo)題

文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結(jié)》。

文章式標(biāo)題 以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的》。

雙行式標(biāo)題 即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題，正標(biāo)題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標(biāo)題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學(xué)德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。

結(jié)尾 作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。

第三節(jié) 調(diào)查報告

一、概念與特點

調(diào)查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領(lǐng)導(dǎo)匯報調(diào)查情況的一種文書。

調(diào)查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調(diào)查報告是在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎(chǔ)。

（二）針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調(diào)查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數(shù)據(jù)和事實進(jìn)行嚴(yán)密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預(yù)測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學(xué)的結(jié)論。

二、分類

調(diào)查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調(diào)查報告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報告。這種調(diào)查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經(jīng)驗調(diào)查報告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗，從而指導(dǎo)和推動某方面工作的一種調(diào)查報告。

（三）問題調(diào)查報告。是針對某一方面的問題，進(jìn)行專項調(diào)查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關(guān)方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報告。

三、寫法

調(diào)查報告一般由標(biāo)題和正文兩部分組成。18

（一）標(biāo)題。標(biāo)題可以有兩種寫法。一種是規(guī)范化的標(biāo)題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“××××調(diào)查”等。另一種是自由式標(biāo)題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。陳述式如《東北師范大學(xué)碩士畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查》，提問式如《為什么大學(xué)畢業(yè)生擇業(yè)傾向沿海和京津地區(qū)》，正副標(biāo)題結(jié)合式，正題陳述調(diào)查報告的主要結(jié)論或提出中心問題，副題標(biāo)明調(diào)查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發(fā)文主題”加“文種”的規(guī)范格式，如《高校發(fā)展重在學(xué)科建設(shè)――××××大學(xué)學(xué)科建設(shè)實踐思考》等。作為公文，最好用規(guī)范化的標(biāo)題格式或自由式中正副題結(jié)合式標(biāo)題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進(jìn)而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調(diào)查報告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認(rèn)識、觀點和基本結(jié)論。

3．結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進(jìn)工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進(jìn)一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進(jìn)一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。

第四節(jié) 述職報告

一、述職報告的性質(zhì)、種類

述職報告是領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內(nèi)容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標(biāo)題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務(wù)期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務(wù)）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標(biāo)題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經(jīng)驗和問題。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標(biāo)題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認(rèn)識和做法；也可先寫認(rèn)識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現(xiàn)個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個人的素質(zhì)、才能和領(lǐng)導(dǎo)水平。在具體業(yè)務(wù)工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務(wù)，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今后的設(shè)想和決心，要從實際出發(fā)，對今后工作在科學(xué)分析的基礎(chǔ)上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。

三、述職報告寫作應(yīng)注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴(yán)肅認(rèn)真，客觀公正。要注意論斷準(zhǔn)確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責(zé)范圍和工作目標(biāo)，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當(dāng)，不能故意夸大或縮??；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節(jié) 講話稿

講話，屬會議主要領(lǐng)導(dǎo)者使用的文種。領(lǐng)導(dǎo)者為實施領(lǐng)導(dǎo)，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導(dǎo)講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領(lǐng)導(dǎo)講話具有三個特點

一是權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領(lǐng)導(dǎo)講話不同于一般的演講和發(fā)言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導(dǎo)性意見。因此，領(lǐng)導(dǎo)講話具有一定的權(quán)威性和有效性。領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的不同，講話的權(quán)威效果也不同。二是思想性。領(lǐng)導(dǎo)講話一定要有理論色彩，要能20 以馬列主義的理論為指針，闡述所進(jìn)行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經(jīng)濟建設(shè)之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結(jié)，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統(tǒng)治者要達(dá)到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。

（二）起草領(lǐng)導(dǎo)講話要處理好三個關(guān)系

一是權(quán)威與平易的關(guān)系。一篇好的講話稿，總是權(quán)威性與平易性相結(jié)合的產(chǎn)物。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要具有權(quán)威性，這種權(quán)威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴(yán)肅、認(rèn)真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應(yīng)有的強調(diào)、號召作用。這種權(quán)威，確實是一種原則的把握。但如果一個領(lǐng)導(dǎo)者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發(fā)號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠(yuǎn)與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應(yīng)有的影響、教育和引導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達(dá)自己的思想。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導(dǎo)中，便于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應(yīng)有的權(quán)威效果。

二是莊重與幽默的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴(yán)肅、認(rèn)真、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領(lǐng)導(dǎo)講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領(lǐng)導(dǎo)者不論是在何種社會環(huán)境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的思想意識。領(lǐng)導(dǎo)者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現(xiàn)自己，或以我為中心。起草領(lǐng)導(dǎo)講話一定要堅持這個原則，行文沉穩(wěn)、扎實、鄭重其事，以使領(lǐng)導(dǎo)活動嚴(yán)肅、認(rèn)真、原則性強，達(dá)到預(yù)期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場效應(yīng)，努力與聽眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應(yīng)有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導(dǎo)，對具體問題進(jìn)行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現(xiàn)。在講話中適當(dāng)增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術(shù)魅力，而且也會為領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度增添異彩。當(dāng)然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領(lǐng)導(dǎo)講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據(jù)，通篇都是名詞、定義、概論，一味進(jìn)行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應(yīng)有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴(yán)明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時注意積累各學(xué)科的知識，并在實踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說明法，掌握語言表達(dá)的技巧，并能在起草中靈活應(yīng)用，會使領(lǐng)導(dǎo)講話有理有據(jù)，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)注意三個問題

１、避免雷同。領(lǐng)導(dǎo)者參加會議應(yīng)邀講話，常常會遇到多位領(lǐng)導(dǎo)人講同一個問題，如果在這種情況下再重復(fù)講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產(chǎn)生無人關(guān)注的局面。起草人員應(yīng)預(yù)先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領(lǐng)導(dǎo)講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現(xiàn)象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設(shè)計，起草講稿很可能重復(fù)。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當(dāng)變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設(shè)計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應(yīng)該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點。避免重復(fù)的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預(yù)先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領(lǐng)導(dǎo)講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風(fēng)格。領(lǐng)導(dǎo)講話最忌千篇一律地發(fā)表意見，平淡無奇。講話要有自己的風(fēng)格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領(lǐng)導(dǎo)者思維、語言特點的基礎(chǔ)上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領(lǐng)導(dǎo)講話講出自己的風(fēng)格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點，就是其風(fēng)格的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)講話要有風(fēng)格，這也是客觀實踐所決定的。傳達(dá)貫22 徹上級指示，安排部署工作，每個領(lǐng)導(dǎo)都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。這樣的講話是過去也是現(xiàn)在存在的一種通病，即在內(nèi)容的安排上成為上級領(lǐng)導(dǎo)講話或有關(guān)文件的翻版。常有這樣的事，當(dāng)有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結(jié)構(gòu)上，也常常是：帽子、總結(jié)肯定前段工作、根據(jù)上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩(wěn)，毫無新意，使聽眾越來越?jīng)]有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風(fēng)格，或真摯細(xì)膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要以傳達(dá)、貫通領(lǐng)導(dǎo)者的思想、觀點為主旨，不應(yīng)拘于一章一法的限制和束縛。講話不應(yīng)有固定的章法，應(yīng)隨講話的內(nèi)容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴(yán)明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，應(yīng)當(dāng)瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風(fēng)格有著很大的關(guān)系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領(lǐng)導(dǎo)人的性格，職務(wù)特點，語言習(xí)慣不同，講話風(fēng)格也必然各具特色。

３、適當(dāng)調(diào)劑。由于會議不同，領(lǐng)導(dǎo)的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經(jīng)講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準(zhǔn)備走，這樣講話就需要調(diào)劑情緒和氣氛，即需要興調(diào)劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預(yù)先考慮到，適當(dāng)在較長的講話中增加一些“調(diào)劑品”，激發(fā)聽眾的情緒和注意力。運用即興調(diào)劑要因領(lǐng)導(dǎo)講話的內(nèi)容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結(jié)尾。講話即興調(diào)劑是領(lǐng)導(dǎo)者機智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術(shù)將使領(lǐng)導(dǎo)講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節(jié) 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導(dǎo)性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應(yīng)該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內(nèi)容可以分為側(cè)重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側(cè)重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標(biāo)題、稱謂及正文三部分組成。

1、標(biāo)題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標(biāo)題；二是前邊再加上領(lǐng)導(dǎo)人姓名；三是用提示內(nèi)容中心或主旨的標(biāo)題，在后面通常加上副標(biāo)題。

2、稱謂一般寫在標(biāo)題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內(nèi)容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標(biāo)及深遠(yuǎn)影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質(zhì)，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結(jié)尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節(jié) 閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結(jié)束時由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結(jié)性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標(biāo)題、稱呼和正文三部分組成，標(biāo)題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標(biāo)題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經(jīng)完成預(yù)定任務(wù)，現(xiàn)在就要閉幕了；然后概述會議的進(jìn)行情況，恰當(dāng)?shù)卦u價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠(yuǎn)意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內(nèi)容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內(nèi)容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認(rèn)識到的重要問題作出適當(dāng)強調(diào)或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，24 起到激發(fā)斗志，增強信念的作用。結(jié)尾部分一般先以堅定語氣發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現(xiàn)在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應(yīng)、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節(jié) 簡 報

一、概念

簡報是各行政機關(guān)之間用來下情上報、上情下達(dá)和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關(guān)文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進(jìn)展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗，及時反映給各級決策機關(guān)，使決策機關(guān)了解下情，為決策機關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。

2、交流經(jīng)驗。簡報體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一定指導(dǎo)能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，這樣對工作有指導(dǎo)和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關(guān)及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經(jīng)驗、學(xué)習(xí)先進(jìn)、改進(jìn)工作。

三、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態(tài)和一般工作進(jìn)展情況，2、經(jīng)驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經(jīng)驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態(tài)而縮寫的簡報。

四、簡報的格式結(jié)構(gòu)

簡報的種類盡管很多，但其結(jié)構(gòu)卻不無共同之處，一般都包括報頭、標(biāo)題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位臵在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標(biāo)出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發(fā)單位，應(yīng)標(biāo)明全稱，位臵在期號的左下方。

４、發(fā)行日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，位臵在期號的右下方。

報頭部分與標(biāo)題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據(jù)需要，還應(yīng)標(biāo)明密級，如“內(nèi)部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位臵在簡報名稱的左上方。

報尾部分應(yīng)包括簡報的報、送、發(fā)單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發(fā)，指簡報發(fā)放的下級單位。如果簡報的報、送、發(fā)單位是固定的，而又要臨時增加發(fā)放單位，一般還應(yīng)注明“本期增發(fā)×××（單位）”。報尾還應(yīng)包括本期簡報的印刷份數(shù)，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準(zhǔn)問題，有的放矢。簡報應(yīng)該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策，抓“超前型”問題。在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和方案。二是在領(lǐng)導(dǎo)決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反應(yīng)、發(fā)生什么偏差，迅速地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經(jīng)驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)去認(rèn)真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發(fā)現(xiàn)和注意解決，而任其發(fā)展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應(yīng)有的損失。六是抓突發(fā)性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關(guān)系到學(xué)校治安管理和全體學(xué)生切身利益的問題。得到這類信息后，應(yīng)迅速向領(lǐng)導(dǎo)報告。抓準(zhǔn)問題，應(yīng)該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領(lǐng)導(dǎo)的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發(fā)生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發(fā)展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發(fā)展的趨勢，了解了本單位工作和生產(chǎn)下步朝著哪個方向發(fā)展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發(fā)展方向的先進(jìn)經(jīng)驗、障礙事物發(fā)展的不良傾向以及事物發(fā)展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應(yīng)該抓準(zhǔn)的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗的先導(dǎo)，具有強大的生命力，采寫簡報應(yīng)該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細(xì)小之事，認(rèn)真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內(nèi)外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預(yù)見事物發(fā)展進(jìn)程的能力，以及能夠及時、準(zhǔn)確反映事物的能力。我們要抓準(zhǔn)問題，從長遠(yuǎn)看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學(xué)習(xí)、觀察和實踐的結(jié)果。

第二、材料準(zhǔn)確，內(nèi)容真實。簡報作為加強領(lǐng)導(dǎo)和推動工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實、準(zhǔn)確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準(zhǔn)確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風(fēng)就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關(guān)系等等，都完全準(zhǔn)確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進(jìn)時，更要嚴(yán)格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調(diào)真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)發(fā)展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進(jìn)行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一

期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側(cè)面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進(jìn)行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應(yīng)該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領(lǐng)導(dǎo)對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構(gòu)思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時機。

第五、內(nèi)容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學(xué)作品的創(chuàng)作，靠刻劃形象來表達(dá)主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現(xiàn)實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應(yīng)該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關(guān)文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關(guān)的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應(yīng)該表現(xiàn)在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關(guān)的工作部署和本單位領(lǐng)導(dǎo)的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質(zhì)，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應(yīng)起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發(fā)展，對各式各樣的信息，反應(yīng)要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應(yīng)出簡報工作應(yīng)28 采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應(yīng)要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預(yù)見性。工作不是一成不變的，是在不斷發(fā)展的。作為單位“機關(guān)報”的簡報，要起到對工作的指導(dǎo)作用，就必須對工作的進(jìn)程有預(yù)見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發(fā)展，這樣才能真正抓住符合事物發(fā)展方向的先進(jìn)經(jīng)驗，抓住障礙事物發(fā)展的不良傾向，抓住事物發(fā)展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導(dǎo)意義的簡報來。

３、判斷要準(zhǔn)確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現(xiàn)在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應(yīng)從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏?zhǔn)確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數(shù)，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導(dǎo)意義正確與否心中有數(shù)。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準(zhǔn)，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導(dǎo)意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內(nèi)容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發(fā)“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發(fā)，什么時候刊發(fā)，有的應(yīng)該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發(fā)時機上，是早發(fā)還是晚發(fā)“情況簡報”，讓大家都知道，還是發(fā)“情況反映”，只供領(lǐng)導(dǎo)參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認(rèn)真動一番腦筋，積極而穩(wěn)妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。有些來稿雖然在寫作質(zhì)量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應(yīng)該考慮編發(fā)。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規(guī)則

第一節(jié) 行文規(guī)則的含義

行文規(guī)則是指各級機關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進(jìn)入不必要

的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關(guān)的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。

機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。

根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。

第二節(jié) 行文的基本規(guī)則

正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則:

一、按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機關(guān)對下級機關(guān)可以作指示、布臵工作、提出要求；下級機關(guān)可以向直接的上級機關(guān)報告工作、提出請示，上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當(dāng)然，不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布臵任務(wù)的性質(zhì)。

二、授權(quán)行文的規(guī)則 30 這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布臵工作提出要求的行文權(quán)限時，這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)***同意”的字樣。

三、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關(guān)。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈報機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。

五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文?，F(xiàn)實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件

打架”、“政出多門”。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則

“請示”直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫?，引起矛盾。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項，由此而上報的“請示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機關(guān)，并在公文中作出說明。收文機關(guān)在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。

七、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則 這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理。如果辦理，會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機關(guān)。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機關(guān)提出意見、建議，供上級機關(guān)決策參考。上級機關(guān)對“報告”一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進(jìn)或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關(guān)，就能保證公文在機關(guān)有秩序地運轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關(guān)行文；而政府機關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。經(jīng)批準(zhǔn)的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節(jié) 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)(一)詞義誤用。(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第二節(jié) 公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規(guī)范

例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例

5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。

例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例

6、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

7、***關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例

8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。病例分析：

例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。

附件1：

中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例

(中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā))

第一章 總則

第一條 為適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機關(guān)(以下簡稱黨的機關(guān))工作的需要，實現(xiàn)黨的機關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條 黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。

第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

第五條 黨的機關(guān)的辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第六條 黨的機關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立秘書部門或者配備秘書人員具體負(fù)責(zé)公文處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。秘書人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵守紀(jì)律、恪盡職守。

第二章 公文種類

第七條 黨的機關(guān)公文種類主要有：

(一)決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。(二)決定 用于對重要事項作出決策和安排。

(三)指示 用于對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。(四)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

(六)通報 用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

(七)公報 用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

(八)報告 用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。(九)請示 用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù) 用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。

(十一)條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

(十二)規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。(十三)函 用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

(十四)會議紀(jì)要 用于記載會議主要精神和議定事項。

第三章 公文格式

第八條 黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成。

(一)版頭 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。

(二)份號 公文印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號。

(三)密級 公文的秘密等級，標(biāo)注于份號下方。

(四)緊急程度 對公文傳達(dá)和辦理的時間要求。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”，緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

(五)發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人 上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

(七)標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。38(八)主送機關(guān) 主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。

(九)正文 公文的主體，用于表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)下方。(十)附件 公文附件，應(yīng)當(dāng)臵于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱。

(十一)發(fā)文機關(guān) 署名應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正方的右下方。(十二)成文日期 一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合發(fā)文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位臵。

(十三)印章 除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

(十四)印發(fā)傳達(dá)范圍 加括號標(biāo)注于成文日期左下方。

(十五)主題詞 按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機關(guān)上方。(十六)抄送機關(guān) 指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。

(十七)印制版記 由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。第九條 公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)。左側(cè)裝訂。

第十條 黨的機關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍；

(一)《中共××文件》用于各級黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的重要報告、請示。

(二)《中國共產(chǎn)黨××委員會(××)》用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復(fù)下級機關(guān)的請示，向上級機關(guān)報告、請示工作。

(三)《中共××辦公廳(室)文件》、《中共××辦公廳(室)(××)》用于各級黨委辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的報告、請示，發(fā)布有關(guān)事項，向上級機關(guān)報告、請求工作。

(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除辦公廳(室)以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。向上級機關(guān)報告、請示工作。

第四章 行文規(guī)則

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十二條 黨的機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。(一)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。

(二)向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。(三)黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

(四)同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。(五)不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。

第十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

第十四條 向上級機關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。

請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

第十五條 對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機關(guān)。

第五章 公文起草

第十六條 起草公文應(yīng)當(dāng)做到：

(一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

40(二)全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。(三)觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。(四)開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，文風(fēng)端正。

(五)人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中漢字和標(biāo)點符號的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。

(六)文種、格式使用正確。(七)杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。

第十七條 起草重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。

第六章 公文校核

第十八條 公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容是：

(一)報批程序是否符合規(guī)定；(二)是否確需行文；

(三)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

(四)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；(五)所提措施和辦法是否切實可行；

(六)人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、漢字、標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定。

第十九條 文稿如需作較大修改，應(yīng)當(dāng)與原起草部門協(xié)商或請其修改。第二十條 已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。校核的內(nèi)容同第十八條(六)款。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。

第七章 公文簽發(fā)

第二十一條 公文須經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)

布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。

第八章 公文辦理和傳遞

第二十二條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。公文經(jīng)起草、校核和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理，發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分類等程序。

(一)簽收收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時間。

(二)登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。

(三)擬辦秘書部門對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送領(lǐng)導(dǎo)人批示。

(四)請辦辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)或有關(guān)部門將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。

(五)分發(fā)秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。(六)傳閱秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

(七)承辦主管部門對需要辦理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機關(guān)；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級機關(guān)審批的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關(guān)審批。

(八)催辦秘書部門對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。

(九)核發(fā)秘書部門在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。

42(十)印制應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應(yīng)當(dāng)由機要印刷廠(或一般印刷廠的保密車間)印制。

第二十三條 公文處理過程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領(lǐng)導(dǎo)人閱批的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)制后辦理。

第二十四條 秘密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通(或機要通信)傳遞、密電傳輸或者計算機網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。

第九章 公文管理

第二十五條 黨的機關(guān)公文當(dāng)發(fā)給組織，由秘書部門統(tǒng)一管理，一般不發(fā)給個人。秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。

第二十六條 黨的機關(guān)秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)近照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行，下級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)如需變更，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。

第二十七條 公開發(fā)布黨的機關(guān)公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第二十八條 復(fù)制上級黨的機關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第二十九條 匯編上級黨的機關(guān)秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注進(jìn)行管理。

第三十條 絕密級公文應(yīng)當(dāng)由秘書部門指定專人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。第三十一條 秘書部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對秘密公文進(jìn)行清理、清退和銷毀，并向主管機關(guān)報告公文管理情況。

銷毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

第三十二條 機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔公文立卷后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，其他公文按照有關(guān)規(guī)定登記銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十章 公文立卷歸檔

第三十三條 公文辦理完畢后，秘書部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，進(jìn)行立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十四條 兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)立卷歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行其所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職的機關(guān)立卷歸檔。

第十一章 公文保密

第三十五條 公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密法規(guī)，遵守黨的保密紀(jì)律，確保黨和國家秘密的安全。

凡泄露或出賣黨和國家秘密公文的，依照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。第三十六條 黨內(nèi)秘密公文的密級按其內(nèi)容及如泄露可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。不公開發(fā)表又未標(biāo)注密級的公文，按內(nèi)部公文管理。

第三十七條 發(fā)文機關(guān)在擬制公文時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要，嚴(yán)格劃分密與非密的界限；對于需要保密的公文，要準(zhǔn)確標(biāo)注其密級。公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或其上級機關(guān)決定。

第十二章 附則

第三十八條 本條例適用于中國共產(chǎn)黨各級機關(guān)。第三十九條 本條例由中共中央辦公廳負(fù)責(zé)解釋。第四十條 本條例自發(fā)布之日起施行。

附件2：

國家行政機關(guān)公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使國家行政機關(guān)（以下簡稱行政機關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。

第二條 行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機關(guān)的公文種類主要有：(一)命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（八）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（九）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十三）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、機密“級46 公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示“應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（九）公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十三）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

第二十條 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條 除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞48 規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條 以本機關(guān)的名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審

核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條 收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十六條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成50