第一篇：黑電基建部[2009]26號 (附件1)關于印發(fā)《黑龍江省電力有限公司輸變電工程內(nèi)業(yè)資料及檔案

輸變電工程檔案整理規(guī)則

一、依據(jù)性文件

輸變電工程檔案的整理依據(jù)與執(zhí)行標準（1）《中華人民共和國檔案法》

（2）《中華人民共和國檔案法實施辦法》（3）《照片檔案管理規(guī)范》GB/T 11821-2002（4）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T 11822-2000（5）國家檔案局頒發(fā)的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》ＤＡ/T 28-2002行業(yè)標準

（6）《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》（供電企業(yè)檔案分類表）

（7）《技術用圖復制圖的折疊方法》GB/T 10609.3（8）《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法》（2005）版

（9）《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質工程考核辦法（2008年版）》（10）“國家檔案局、國家計委關于印發(fā)《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的通知”國檔發(fā)?1988?4號

（11）建設工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T 50328-2001（12）中國電力建設企業(yè)協(xié)會出版的《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》2006版

二、輸變電工程檔案的分類

輸變電工程檔案按《電力工業(yè)企業(yè)分類規(guī)則》中的《供電企業(yè)檔案分類表》進行分類，監(jiān)理所有資料分類列入《供電企業(yè)檔案分類表》8基本建設中，分類號后兩位為07的工程管理類，并在原工程管理類內(nèi)容后續(xù)不得間斷。

三、歸檔范圍及保管期限

根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）、《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》2006版、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的通知”國檔發(fā)?1988?4號中的建設項目文件歸檔范圍和保管期限表，結合《供電企業(yè)檔案分類表》及工程建設管理的實際，分別制定了《變電所工程歸檔范圍及責任單位》和《輸電線路工程歸檔范圍及責任單位》總目錄，詳見附表。

四、輸變電工程檔案的整理與歸檔

輸變電工程檔案形成的全部文件資料在歸檔前，必須按科技檔案整理規(guī)則的要求，由文件形成部門（建設、設計、施工、監(jiān)理等單位）進行收集、整理、立卷。

1、整理要求：

（1）組卷要遵循文件材料的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)和聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

（2）不同類號、不同保管期限的文件材料要分別立卷（特殊情況除外），同一保管期限或同一分類號內(nèi)，可根據(jù)文件材料多少或不同專業(yè)立一卷或數(shù)卷。

（3）卷內(nèi)文件材料的排列，原則上按文件形成問題、時間、或重要程度排列。批復在前，請示在后；卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；施工記錄卡片以卡片編號先后為序；竣工圖按專業(yè)或圖號排列。

（4）圖紙折疊規(guī)范整齊，圖標在外，竣工章在正面無處蓋 的情況下可蓋在背面。

（5）卷內(nèi)文件材料的頁號，均在有書寫內(nèi)容的頁面上編寫。單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件在正面右下角、背面左下角編寫頁號。圖紙的頁號編寫在右下角標題欄外。卷內(nèi)目錄和備考表均不編寫頁號。

（6）工程建設中形成的聲像及其他載體的文件材料，一并歸檔保存。

（7）案卷編號由全宗號、目錄號、分類號和案卷順序號四段組成，各段之間用“-”號分隔。

例如：

2201—6036—8407—01

2201 — 全宗號

6036 — 目錄號

8407 — 分類號

01 — 案卷順序號 ①目錄號的標識方法：

目錄號一律采用四位阿拉伯數(shù)字標識。a、送電線路

目錄號的第一位數(shù)字是電壓等級代號，采用“0－9”標識。其代號含義為：

0表示6－10千伏電壓等級 1表示110－154千伏電壓等級 2表示220千伏電壓等級 3表示35千伏電壓等級 5表示500千伏電壓等級 6表示66千伏電壓等級

目錄號的第2－4位數(shù)字表示線路代號，在同一電壓等級內(nèi)采用三位順序號用“001－999”標識。

如：6003中，6表示66千伏電壓等級，003表示第三條送電線路

b、變電工程

目錄號的第一位數(shù)字是電壓等級代號，采用“0－9”標識。目錄號的第2－3位數(shù)字表示變電站代號，在同一電壓等級內(nèi)，采用雙位順序“01－99”標識。第四位數(shù)字表示二期代號，用0－9標識，其含義是“1”表示新建工程，“2－8”表示擴建工程，“9”表示更改工程。

c、配電線路

目錄號的第一位數(shù)字是電壓等級。

目錄號的第2－4位數(shù)字表示線路代號，在同一電壓等級內(nèi)采用三位順序號用“001－999”標識。

d、調(diào)度自動化、通訊設備

目錄號的第一位數(shù)字是電壓等級代號，采用“0－9”標識。目錄號的第2位數(shù)字表示調(diào)度自動化、通訊工程代號，第3－4位數(shù)字表示工程號，在同一電壓等級內(nèi)采用雙位順序“01－99”標識。

（8）歸檔文件的紙張大小為Ａ4幅面，小于Ａ4紙的應粘貼在Ａ4紙上。

2、案卷的排列

同一目錄代號案卷排在一起。同一目錄代號、同一分類號下的案卷，按順序流水號排列。

3、案卷封面的編制

（1）案卷題名：應簡明準確地提示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等。案卷題名一般由立卷人擬寫。

（2）立卷單位：應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。

（3）起止日期：應填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期?？⒐D填寫竣工日期。

（4）保管期限：應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。

（5）密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。

（6）檔號：應填寫全宗號、目錄號、分類號和案卷號。

4、案卷脊背的編制

案卷脊背應填寫保管期限、檔號和案卷題名。

5、卷內(nèi)目錄的編制

（1）序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。

（2）文件編號：填寫文件材料的文號、圖樣的圖號、設備代號和項目代號等。

（3）責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。（4）文件材料題名：也稱文件材料的標題，填寫文件材料標題的全稱。

（5）日期：填寫文件材料形成的年、月、日。用阿拉伯數(shù)字加點表示。月、日不足兩位的，用“0”占位。如：2004.01.09。

（6）頁號：填寫每件科技文件首尾頁上標注的頁號（兩種方法：①首尾號包括單頁，②流水號加終止號）。（7）卷內(nèi)目錄排列在文件材料首頁之前。

（8）備注：填寫非紙質文件材料的屬性，如光盤等。

6、卷內(nèi)備考表的編制

（1）互見號：填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。

（2）說明：包括文件材料的件數(shù)、頁數(shù)和不同載體形式文件的數(shù)量。如文字材料——頁，照片——張，附圖——張。以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

（3）立卷人：由責任立卷人簽名。（4）立卷日期：填寫完成立卷的日期。（5）檢查人：由案卷質量審核者簽名。（6）檢查日期：填寫審核的日期。（7）卷內(nèi)備考表排列在文件的尾頁之后。

7、案卷裝訂的要求

（1）案卷可采用整卷裝訂或單件文件裝訂兩種形式。（2）案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料應折疊統(tǒng)一，破損的要先修復。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。不同幅面的圖紙統(tǒng)一疊成A4型（297mm×210mm），圖樣折疊時標題欄露在右下角。

（3）永久長期保存的案卷裝訂時必須去掉金屬物。（4）整卷裝訂的案卷，裝訂邊與下取齊。

（5）單件文件裝訂時（三孔一線），文件材料要按照卷內(nèi)目錄的排編順序排列。

8、檔案盒、卷內(nèi)目錄、備考表要使用最新國標規(guī)定的規(guī)格 格式，參見《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）。

五、歸檔文件質量要求

1、歸檔文件材料必須齊全完整，尤其是工程前期材料，如請示、批復、各種合同、協(xié)議、工程計劃、招投標書、招投標文件等文件材料，必須記述和反映建設項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測設計、土建施工、設備安裝、調(diào)試、竣工生產(chǎn)及竣工驗收的全過程。

2、所有招投標文件必須以正本歸檔，只存中標即可。

3、建設單位如屬非主送、抄送單位，可歸復印件。

4、項目的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存，不屬于合同方的情況可保存副本。施工、設計、監(jiān)理、安全、訂貨合同填寫按實際表格要求實施，嚴禁個人印章。協(xié)議必須簽字蓋公章。

5、施工記錄必須簽字，其它按制表要求填寫。施工中形成的各種檢查記錄以《監(jiān)理表式》（2007版）為準，驗評表執(zhí)行現(xiàn)行標準。

施工記錄、隱蔽項目驗收、質量檢查及評定等應按單位工程（獨立設計文件、獨立組織施工，但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程）整理、組卷；原材料及構件出廠證明、復測報告可集中組卷；施工組織設計、圖紙會審、技術交底、設計變更單、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件等可按文件材料的種類整理、組卷；設計文件應按設計階段、專業(yè)整理。

6、送、變、配各專業(yè)的監(jiān)理表式以《監(jiān)理表式》（2007版）為準，竣工圖必須藍圖存檔。

7、歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應譯成中文。

8、歸檔文件材料應當準確，必須真實記錄和準確反映建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，文件符合檔案管理要求。竣工圖準確無誤，原則上設計變更通知單要隨蘭圖一起歸檔，并在竣工圖上加蓋竣工圖章，變動較大的施工圖要重新出竣工圖。

9、歸檔的文件材料必須是原件，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔, 簽字認可手續(xù)完備。簽名真實、規(guī)范，不能代簽名、不能用計算機打印、不能用印章代替簽名中。

10、文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純籃墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫。

11、設計變更未超過35％的，設計變更單隨圖紙歸檔，設計變更超過35％的，設計變更單與圖紙分別歸檔。

12、成套圖樣或印刷成冊自成一卷的文件材料，雖不需重新編寫頁號，但需在卷內(nèi)目錄備注中注明總頁數(shù)（包括文件材料中未標注頁號但有書寫內(nèi)容的部分）；與其它文件材料組成一卷的，雖不需重新編寫頁號，但也需在卷內(nèi)目錄備注中注明總頁數(shù)（包括文件材料中未標注頁號但有書寫內(nèi)容的部分）。

六、聲像檔案的整理

聲像檔案是指各單位在各項活動中直接形成的，有保存價值的照片（包括底片反轉片）、影片（正、負片）、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主輔以文字說明的歷史記錄（現(xiàn)還包括軟盤、光盤等）。

（1）聲像檔案的歸檔范圍與時間

Ａ、聲像檔案的歸檔范圍：記錄本單位重要建設工程的基地 原貌、奠基儀式、施工過程及竣工落成典禮形成的照片、錄音、錄像等聲像材料；上級機關授予本單位或個人的獎狀、錦旗、證書等照片；本單位重要的學術活動、勞動競賽和創(chuàng)優(yōu)工程活動形成的聲像材料；各單位在不同時期錄制的情況介紹或工作匯報的聲像材料；本單位重要設備、儀器開箱的照片及其他具有特殊意義和保存價值的聲像材料等。

Ｂ、聲像檔案的歸檔時間：隨工程項目文件資料一并歸檔。且當年聲像檔案材料于次年三月底前必須歸檔完畢。

（1）聲像檔案歸檔要求

Ａ、聲像檔案形成后必須按歸檔時間要求歸檔。歸檔的聲像材料必須是原版、原件，照片的底片、正片相符。

Ｂ、歸檔的聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚、照片的底片不磨損。并由攝錄人員加以必要的文字說明，并對事由、時間、人物、作者等內(nèi)容進行著錄，對各工程項目移交的聲像材料要附有針對一個工程情況比較全面的照片說明。

Ｃ、數(shù)碼像機形成的照片刻錄光盤后歸檔，要求每張照片附文字說明，并對一組照片組卷情況附總說明。

（1）文字說明的要求

Ａ、文字說明應用簡潔的語言概括出聲像檔案反映的內(nèi)容，一般需包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者，以備查。

Ｂ、有關的工程項目、科研課題、產(chǎn)品等應標明工程項目、科研課題、產(chǎn)品的名稱，并概括說明其主要特點。

Ｃ、施工過程形成影像材料應配有5分鐘解說詞，介紹該工程的建設單位、工程概況、工程設計單位、監(jiān)理單位、施工單位、開竣工時間、施工特點，施工過程采用的新工藝、新技術、新材 料，確保施工安全、質量及工期的措施和方案，以及該工程建成投產(chǎn)后對國家經(jīng)濟建設的貢獻等。

（1）聲像檔案的質量要求 Ａ、照片資料：

凡是安全、質量例會照片，必須有該會議的橫幅來說明會議的內(nèi)容。多選取反映施工工藝、施工特點為、質量驗評方面的照片（含底片），要精選不同階段工序、成品照片，要求存有較好的工程遠景或全景的照片，并要求對每張照片配有文字說明。

Ｂ、攝像資料：

攝錄鏡頭的選取應以各施工階段（基礎、組塔、駕線、附件安裝）施工現(xiàn)場實物為主，從隱藏工程到地面工程然后到高空排序，真實和突出反映施工全過程。包括施工現(xiàn)場文明環(huán)境、施工場面、宣傳標語、各項管理制度、安全質量例會畫面、采用先進施工技術場面和施工工藝。

（1）聲像檔案應注意的問題

Ａ、凡是工程質量創(chuàng)優(yōu)錄像，在選擇鏡頭時，避免出現(xiàn)無橫幅會議場面鏡頭，不要領導視察、慰問鏡頭，不要無橫幅會議場面鏡頭，不要與施工及施工質量無關的鏡頭。光碟的結尾應有該工程的遠景鏡頭和全景鏡頭。

Ｂ、凡是工程質量創(chuàng)優(yōu)照片，在照片選取時，不要領導視察、慰問照片，不要無橫幅會議場面照片，不要與施工無關的照片。

Ｃ、歸檔的聲像檔案必須填寫檔案移交登記簿一式兩份，交接雙方在嚴格清點無誤后在登記簿上簽字，各執(zhí)一份備查，以分清責任。