第一篇：辦公室管理形成性考核冊作業(yè)答案
辦公室管理形成性考核冊作業(yè)答案
第一次形成性考核作業(yè)題目解析
一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。
這道問題是針對教材第一章中辦公室實務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的，主要考慮是，讓同學(xué)們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。同學(xué)們在填表格內(nèi)容時，應(yīng)該注意要會“合并同類項”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。
問題源于教材第一章第2點“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”。（P3—P5頁）參考性解答： 辦公室實務(wù)工作一覽表
序號 性
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
打印文稿及表格。信函和郵件的處理。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
國內(nèi)一般
國外一般性
國內(nèi)企業(yè)（含外企）2 3 4 5 6 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調(diào)查研究
按上司的口頭或書面指示完成信函。復(fù)印資料。
在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。檔案管理。
安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。
協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 信息資料 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。
替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。
接待來訪賓客；
收集及整理各種信息。信訪工作
接待賓客和員工的來訪。接待工作
替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報、打電話。1協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。
督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。1 12
替上司定約會并做好記錄；
日程安排
為上司安排旅行或考察。閱讀并分類信件；
通訊事務(wù)、電話；
日常事務(wù)
自動處理例行的事務(wù)；
照料上司身邊的瑣事。
替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。理 15 其他臨時辦公室管
辦公室環(huán)境的布置和整理；
保管辦公室設(shè)備及用品。
以速記記下上司交待的事項；
執(zhí)行上司交辦事項。
執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。
交辦的事項 16 17 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
外出辦事，如銀行、郵局等。
上面的回答可供參考，因為有些內(nèi)容劃分在一類中似乎不是很妥當(dāng)。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時交辦的事項”欄中的工作內(nèi)容。
二、辦公用易耗品主要包括哪些？
這個問題教材中有明確的表述，只是同學(xué)在回答問題時，除了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外，還應(yīng)注意在日常辦公室工作中，隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化，又有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項目一定不全，我們應(yīng)當(dāng)予以注意，如墨盒、墨粉等等，當(dāng)然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。
問題源于教材第一章第5點的“辦公用品的種類”。（P19—P20）辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張； 2．軟盤、光盤等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；
9．小刀； 10．日歷等；
11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
這個問題主要是通過對文員工作三個步驟的認(rèn)識，加深同學(xué)們對文員實務(wù)中工作運行科學(xué)有效性的認(rèn)識，同時也能夠?qū)θ齻€步驟之間的關(guān)系問題有一些概念性的認(rèn)識，注意用一些聯(lián)系的觀點來看待問題，也就是認(rèn)識到三個步驟不是分開獨立的，而是互相聯(lián)系形成一個循環(huán)系統(tǒng)。
問題源于教材第二章第1點“文員工作指導(dǎo)思想”。（P25----P27）文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
1．計劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。
2．實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
3．檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照計劃實施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
同學(xué)們在回答這道題目時，需要注意本題一共有兩個小問題。不僅要闡述文員工作的三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。教材中有相應(yīng)的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語言組織答案更好。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照?優(yōu)先順序?處理工作”這一知識點。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：
1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。
2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：
重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。
3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁，問題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實際，我們每個人在自己的工作生活安排中都會有自己計劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優(yōu)先順序”安排自己的工作并處理事情，就會極大地節(jié)省時間，有效利用時間，就會使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們在制定計劃書時一定不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。
本題源于教材第二章第3點的“文員的工作方法（”P32---P39）。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。
1．簡要說明受意方法：
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。2．結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個或兩個題目進(jìn)行回答。回答問題的思路是，首先說明所寫方法的基本含義，這個主要依照教材中的表述作答即可。回答時還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項予以說明，如受意方法要注意的問題，進(jìn)言法要注意的問題等等。回答時還一定要要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既做到簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又能夠結(jié)合實際談出自己的體會。這是一個比較典型的理論結(jié)合實際的題目，相信我們在工作中經(jīng)常會用到這樣一些方法，關(guān)鍵是我們平時可能不會太注意這些方法，而一旦將這些方法理論化又會使我們覺得有些不便，但我們還是應(yīng)該更為自覺地使用并能夠結(jié)合實際談出我們自己的一些認(rèn)識。
為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說說進(jìn)言方法。
我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過深入的調(diào)查分析后，覺得有必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過反復(fù)思考，在這樣一些時機(jī)下，我應(yīng)該選擇哪個時機(jī)，請大家?guī)兔Τ龀鲋饕狻?/p>
A.在領(lǐng)導(dǎo)午間休息的時候提出來。
B.首先簡單地介紹一下你發(fā)現(xiàn)的問題，然后在提出自己的見解。C.在員工的婚宴上向領(lǐng)導(dǎo)提出來。D.直截了當(dāng)?shù)靥岢鼋ㄗh。
參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項A時間選擇不恰當(dāng)。選項C在員工婚宴這樣喜慶的場合中，提出工作建議是不適合的還是另選時機(jī)為妙。因而C項也非最佳選擇。選擇D是和性格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛面子，很注重禮節(jié)性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇D想也不是很合適。在四項答案中選擇B應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)?。這個選項既注重了說明自己所發(fā)現(xiàn)的問題，同時也把自己的見解予以表達(dá)。就四個選項而言，A和B選擇時機(jī)不當(dāng)，即適時、適地不當(dāng)，而D項適度有所欠缺。
下面一段文字材料供同學(xué)們在學(xué)習(xí)進(jìn)言方法時參考：
及時給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下屬展示才能、贏得上司賞識和器重的一條重要途徑。但是，科學(xué)合理的建議并不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計的部屬也不一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和重用。這里的關(guān)鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言的技巧和方法。
一、適銷對路
提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進(jìn)言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進(jìn)言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實就是由于未對領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。這其實就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的個性、習(xí)慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領(lǐng)導(dǎo)對下屬的評價。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會“胸中有良方”，還要學(xué)會“對癥下藥”，對領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。為此，應(yīng)該做到：
1.要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)所實行的方針； 2.要洞悉領(lǐng)導(dǎo)的人格和行為； 3.要掌握領(lǐng)導(dǎo)對下屬的期待； 4.要順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和工作思路； 5.要明了領(lǐng)導(dǎo)的好惡及對問題的看法； 6.要理解和體會領(lǐng)導(dǎo)的處境和心情。
二、準(zhǔn)備充分
向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對下屬的評價和看法。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達(dá)出來就萬事大吉了，而要進(jìn)行充分的論證。否則會被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會長久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無疑會增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言前一定要進(jìn)行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問題的考驗。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：
1.要搜集詳實的數(shù)字和事實材料來論證自己的建議；
2.要充分考慮到各種反對意見。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。
3.要對領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題有所準(zhǔn)備；
4.要多準(zhǔn)備幾個方案，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。
5.要滿懷信心，憧憬未來。不妨對未來作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對各種可能性做出估計，這樣不僅可增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對方案的信心，也可以表明下屬具有某種長期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。
三、見機(jī)行事
建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時機(jī)，做到言當(dāng)其時，不失良機(jī)。
1.瞅準(zhǔn)時機(jī)。主動給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來說，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時一定要把握好時機(jī)，決策性建議超前出，補(bǔ)救性建議及時出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見性建議，少放“馬后炮”。
2.選擇場合。盡量選擇一些非正式場合，如茶余飯后，下班途中，會議之后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時，把自己的意見和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。
3.察言觀色。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動大并容易產(chǎn)生過激行為。因此，在與人交流時，應(yīng)注意對方情感的變化。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時要學(xué)會“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過度，善謀不亂謀，把握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時不接受自己的建議時，下屬不能固執(zhí)己見。
四、講究策略
有參謀之心，不得進(jìn)言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂于接受。對大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來直去；對小心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說話藝術(shù)。以請教的方式提建議，就不失為一個好的方法。因為請教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見之前已經(jīng)仔細(xì)推敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來對待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。因而，下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點的基礎(chǔ)上提出來，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。
五、擺正位置 1.要擺正心態(tài)，出于公心。下屬在進(jìn)言時，一定要出于公心，坦蕩無私，真心實意為領(lǐng)導(dǎo)著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領(lǐng)導(dǎo)出餿主意，乘機(jī)整人。必須是從有利于工作，有利于維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，有利于單位的團(tuán)結(jié)出發(fā)，多出工作上的良方，少出影響單位建設(shè)，影響黨群關(guān)系，影響領(lǐng)導(dǎo)形象的是非點子。
2.要調(diào)整角度，大局出發(fā)。提建議、出點子不要囿于部門、科室和個人分管的工作，要注重從單位建設(shè)的全面發(fā)展和各項任務(wù)的圓滿完成出發(fā)。為此，要強(qiáng)化“三個思考”，即換位思考-----看問題的站立點要高，能從全局出發(fā)為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議；補(bǔ)位思考-----拾遺補(bǔ)缺，完善決策；易位思考-----站在群眾的角度審視領(lǐng)導(dǎo)決策，提高決策的公正性和可操作性。此外，為了使自己的建議得以實施，下屬還要學(xué)會推功讓利，有時，不妨將自己的成果所帶來的榮譽送與領(lǐng)導(dǎo)，自己則從想法得以實施的結(jié)果中獲取成就感。
3.要循規(guī)蹈矩，遵循程序。除非領(lǐng)導(dǎo)有交代，下屬一般不要越級提建議，對不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事情，也不要輕易向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言。
《辦公室管理》第二次形成性考核作業(yè)題目解析
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
問題源于教材第三章第1點的“電話接打”，見教材P43—P45及P50—51頁。相同：
1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異處：
1．打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼，打出電話要等鈴聲響6—7下，無人接聽才可掛機(jī)；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。
2．打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步； 3.打出電話應(yīng)考慮打電話的時間是否合適，接聽電話一般沒有選擇。
本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實際工作經(jīng)驗進(jìn)行分析作答，平常我們經(jīng)常要打出或接聽電話，打出和接聽電話實際差入并不大，但僅有的一點點差別，也是應(yīng)該引起我們的重視的。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。
問題源于教材第三章第3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點，見教材P59—P60，還可參閱教材P153,回答問題的關(guān)鍵是，要先說明基本用途，然后進(jìn)行比較。
1．基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
2．兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣： “電視會議”——
優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
“一般性會議”------優(yōu)：溝通方便、傳達(dá)準(zhǔn)確、便于交流。劣：投入及組織工作量大。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。
問題源于教材第四章第2點“郵件的分揀”，題目比較簡單，同學(xué)們在回答時應(yīng)回答出基本要點，并進(jìn)行簡單說明和闡述?？蓞㈤喗滩腜66.（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
問題源于教材第四章第5點“上司不在時郵件的處理”。本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
問題源于教材第五章第3點“上司拒絕接見來訪者的做法”。本題可以從4個方面進(jìn)行回答，即教材第88頁的相關(guān)表述。
1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時；
4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。
六、結(jié)合下面教材中引用的“案例”，虛擬一份“致歉函”，體會信訪工作實務(wù)操作。
美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：
親愛的凱慈夫人： 感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達(dá)您家的消息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。
由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質(zhì)交貨，為此，請接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發(fā)生。
在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標(biāo)。
請讓我們了解怎樣更好地為您服務(wù)。您真誠的霍華德·佩雷斯（經(jīng)理簽名）××年×月×日
這道作業(yè)題目實際是讓同學(xué)虛擬一個案例，模仿上面致歉函的方式，寫一份自己設(shè)計案例的致歉函，同學(xué)們不要照抄原致歉函，最好也不要依據(jù)本案例寫。寫作當(dāng)中要注意函文格式。通過寫作，體會文員在信訪工作中的工作責(zé)任。
《辦公室管理》第三次形成性考核作業(yè)題目解析
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。
問題源于教材第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”。可參閱教材P165--P170。本題考察同學(xué)們對知識點的靈活運用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答。
1．日程安排計劃表的種類：
（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。
月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。
周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。
2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
問題源于教材第十章第3點“文秘人員對上司主要工作的輔佐”，可參閱教材P199—P204。答題基本思路如下：
1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
2．私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
3．財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
三、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個簡約的工作任務(wù)單。
國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（如下圖所示）
項目或任務(wù)
況
宴請人數(shù)
重要客人的陪同、接待
場地 場地布置
餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽
菜單選擇 酒、飲料 招待員安排
完成任務(wù)情
備注、提示
負(fù)責(zé)人
完成進(jìn)度 現(xiàn)場音樂
主桌和其他席位安排、席位卡
簽到桌和簽到本 門口的接待工作 上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）
衣物寄存處、洗手間 來賓的司機(jī)安排、車輛停放
意外情況（停電、客人酒醉等）
桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備
結(jié)束后清場
這道題目主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的基本框架，同學(xué)們可以參照這個框架，考慮宴請過程中會涉及到的相關(guān)程序和基本任務(wù)，如果能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫出合適的“工作任務(wù)單”則最好。
《辦公室管理》第四次形成性考核作業(yè)題目解析
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
問題源于教材第十二章第1點“口頭語言的特征”和第2點“敬語的用法”這兩個知識點。第一個問題是要說明口頭語言的基本特征，第二是要回答出敬語應(yīng)用的一般場合，也就是要說明“敬語的用法”。
1．口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音。口語中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
2．敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
同學(xué)們要注意，本題有兩個問題：這個知識點。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
問題源于教材第十二章第6點“社交話題的選擇”，參見教材P242---P243.1．合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。2．不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 問題源于教材第十三章第1點“印章的使用”這一知識點，可以參見教材P246—P247。1．印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
問題源于教材第十四章第3點“收文處理”，可以參見教材P257--P258。1．收文處理的程序：
簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。問題源于教材第十四章第6點“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”，可參見教材P266—P267。同學(xué)們在回答第一個問題時，應(yīng)在回答要點的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。回答第二個問題時，應(yīng)舉例說明。
1．類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
問題源于教材第十四章第7點“檔案的利用”，可以參見教材P272。回答問題可以談點自己的認(rèn)識和體會。答題思路：
1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
辦公室管理形成性考核冊答案
作業(yè)1
1．將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表
序號國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 [文書制作] 復(fù)印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。[會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)"] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項-] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。
本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。
作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；
（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。
異：
（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國 際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。
“交互式電話會議”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。六、七 作業(yè)3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。
月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的 會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。
周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動。
各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一 下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。
作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
第二篇：辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1
1．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表
序號
國內(nèi)一般性
國外一般性
國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）
[文書撰寫]
按上司的口頭或書面指示完成信函。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
（2）
[文書制作]
復(fù)印資料。
打印文稿及表格
（3）
[文書處理]
在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。
信函和郵件的處理。（4）
[檔案管理]
檔案管理。
（5）
[會議組織]
安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
（6）
[調(diào)查研究]
協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。
（7）
[信息資料]
準(zhǔn)備好公司要公開的資料；
收集及整理各種信息（8）
[信訪工作]
替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
（9）
[接待工作]
接待來訪賓客；
接待賓客和員工的來訪。
（10）
[協(xié)調(diào)工作]
以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）
[督查工作]
督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)
[日程安排]
替上司定約會并做好記錄；
(13)
[日常事務(wù)]
閱讀并分類信件
通訊事務(wù)、電話；
(14)
[辦公室管理]
辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品
(15)
[其他臨時
以速記記下上司交待的事項；
執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項](16)
替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
(17)
外出辦事，如銀行、郵局等。
公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。
本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結(jié)方法；
3．受意方法；
4．傳達(dá)方法；
5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；
（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。
異：
（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國 際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。
“交互式電話會議”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
答：
1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；
2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；
3、如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；
4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；
5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—
1、3—
2、3—
3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；
6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對方何時可以得到回復(fù).7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。
7、簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問題。
答：記錄內(nèi)容： a、會議名稱；
b、會議記錄人的姓名、蓋章； c、時間（開始時間、結(jié)束時間）d、會議地點； e、議題；
f、主持人、主席； g、出席者名單；
h、會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； i、相關(guān)的資料；
j、下次會議預(yù)定的日期；
注意事項：
a、以決定事項為重點，逐項列出較易明了；
b、簡潔而有要領(lǐng)地寫出會議經(jīng)過，不必寫所有人員的發(fā)言；
c、要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒有定案？這些都要簡要地寫上；
d、要寫正確，寫清楚，要注意會議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄的主觀感覺，用主觀意識去影響記錄內(nèi)容。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3
1、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。答：日程按排計劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
年預(yù)定表
一月
5日（星期一）
開工典禮 8日（星期四）
董事長視察
二月
2日（星期二）
常務(wù)董事會 9日（星期一）
公司紀(jì)念日 25日（星期三）
成本會議
三月
2日（星期一）
常務(wù)董事會 3日（星期二）
分行經(jīng)理會議 25日（星期三）
成本會議
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
3、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個簡約的工作任務(wù)單
國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（如下圖所示）
項目或任務(wù) 完成任務(wù)情況
備注、提示
負(fù)責(zé)人
完成進(jìn)度 宴請人數(shù) 是否落實？ 男女比例？ 接待人？
重要客人的陪同、接待 場地
是否落實？ 時間？ 場地布置 是否落實？ 特殊要求？
餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實？ 酒、飲料 是否落實？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實？ 管理？ 現(xiàn)場音樂
主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作
上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 專人負(fù)責(zé)？
來賓的司機(jī)安排、車輛停放 意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備 結(jié)束后清場
答：文秘人員應(yīng)在宴請開始的前幾天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項確定時限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
4一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
辦公室管理形成性考核冊答案 作業(yè)1
1．將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表 序號國內(nèi)一般性
國外一般性
國內(nèi)企業(yè)（含外企）
[文書撰寫]
按上司的口頭或書面指示完成信函。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
[文書制作]
復(fù)印資料。
打印文稿及表格
[文書處理]
在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。
信函和郵件的處理。
[檔案管理]
檔案管理。
[會議組織]
安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
[調(diào)查研究]
協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。
[信息資料]
準(zhǔn)備好公司要公開的資料；
收集及整理各種信息
[信訪工作]
替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
[接待工作]
接待來訪賓客；
接待賓客和員工的來訪。[協(xié)調(diào)工作]
以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 [督查工作]
督導(dǎo)一般職員或速記員。12 [日程安排]
替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)"] 閱讀并分類信件
通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]
辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時
以速記記下上司交待的事項；
執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項-] 16
替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期
號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的
過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)
果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。
本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計
劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>
法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結(jié)方法；
3．受意方法；
4．傳達(dá)方法；
5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根
本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)
們在回答本題時要加以注意。
作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；
（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。
異：
（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象
帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國
際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。
“交互式電話會議”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放
功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。六、七 作業(yè)3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。
月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的
會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。
周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從
早到晚的業(yè)務(wù)活動。
各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的
關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一
下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。
作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告
之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行
公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征
立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)
系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提
供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
第三篇：辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1
1．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表
序號
國內(nèi)一般性
國外一般性
國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）
[文書撰寫]
按上司的口頭或書面指示完成信函。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
（2）
[文書制作]
復(fù)印資料。
打印文稿及表格
（3）
[文書處理]
在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。
信函和郵件的處理。（4）
[檔案管理]
檔案管理。
（5）
[會議組織]
安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。
記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
（6）
[調(diào)查研究]
協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。
（7）
[信息資料]
準(zhǔn)備好公司要公開的資料；
收集及整理各種信息（8）
[信訪工作]
替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
（9）
[接待工作]
接待來訪賓客；
接待賓客和員工的來訪。
（10）
[協(xié)調(diào)工作]
以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）
[督查工作]
督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)
[日程安排]
替上司定約會并做好記錄；
(13)
[日常事務(wù)]
閱讀并分類信件
通訊事務(wù)、電話；
(14)
[辦公室管理]
辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品
(15)
[其他臨時
以速記記下上司交待的事項；
執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項](16)
替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
(17)
外出辦事，如銀行、郵局等。
公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光盤等；
（3）鉛筆；
（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；
（9）小刀；
（10）日歷等；
（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。
三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。
本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結(jié)方法；
3．受意方法；
4．傳達(dá)方法；
5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2
一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。
（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；
（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。
異：
（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。
（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。
二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。
（1）基本用途：
“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。
“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國 際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。
（2）兩者與一般會議的不同：
可以消除時空上的局限性。
（3）各自的優(yōu)劣：
“電視會議”——
優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。
“交互式電話會議”——
優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
答：
1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；
2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；
3、如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；
4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；
5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—
1、3—
2、3—
3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；
6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對方何時可以得到回復(fù).7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。
五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。
7、簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問題。
答：記錄內(nèi)容： a、會議名稱；
b、會議記錄人的姓名、蓋章； c、時間（開始時間、結(jié)束時間）d、會議地點； e、議題；
f、主持人、主席； g、出席者名單；
h、會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； i、相關(guān)的資料；
j、下次會議預(yù)定的日期；
注意事項：
a、以決定事項為重點，逐項列出較易明了；
b、簡潔而有要領(lǐng)地寫出會議經(jīng)過，不必寫所有人員的發(fā)言；
c、要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒有定案？這些都要簡要地寫上；
d、要寫正確，寫清楚，要注意會議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄的主觀感覺，用主觀意識去影響記錄內(nèi)容。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3
1、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。答：日程按排計劃表可分為：（1）年預(yù)定表（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（3）周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
年預(yù)定表
一月
5日（星期一）
開工典禮 8日（星期四）
董事長視察
二月
2日（星期二）
常務(wù)董事會 9日（星期一）
公司紀(jì)念日 25日（星期三）
成本會議
三月
2日（星期一）
常務(wù)董事會 3日（星期二）
分行經(jīng)理會議 25日（星期三）
成本會議
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
3、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個簡約的工作任務(wù)單
國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（如下圖所示）
項目或任務(wù) 完成任務(wù)情況
備注、提示
負(fù)責(zé)人
完成進(jìn)度 宴請人數(shù) 是否落實？ 男女比例？
接待人？
重要客人的陪同、接待 場地
是否落實？ 時間？ 場地布置 是否落實？
特殊要求？
餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽 是否落實？ 提供者？ 菜單選擇 是否落實？ 酒、飲料 是否落實？ 特殊飲食要求？ 招待員安排 是否落實？ 管理？ 現(xiàn)場音樂
主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本
門口的接待工作
上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 專人負(fù)責(zé)？
來賓的司機(jī)安排、車輛停放 意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備 結(jié)束后清場
答：文秘人員應(yīng)在宴請開始的前幾天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項確定時限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
第四篇：辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。
本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法；
2．計劃方法和總結(jié)方法；
3．受意方法；
4．傳達(dá)方法；
5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法；
7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；
（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。
結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。辦公室管理形成性考核冊答案(2)
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)
范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人
情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自
行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告
之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行
公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本
含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征
立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)
系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提
供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
辦公室管理形成性考核冊答案----作業(yè)3.4_ 作業(yè)3
一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。
日程安排計劃表的種類：
（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。
月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的 會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。
周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。
日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從
早到晚的業(yè)務(wù)活動。
各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。
二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。
私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。
3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一
下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。
作業(yè)4
一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。
口頭語言的基本特征：
（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。
（2）有重音。口語中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。
（3）有歧義。因為漢字一音多字。
（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)
范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。
敬語使用的一般場合：
（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。
（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要
使用敬語。
（3）敬語一般針對：
年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；
有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。
二、簡要闡述社交話題的選擇。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人
情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。
（5）夸耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。
（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。
四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告
之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行
公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；
（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本
含義。
類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征
立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。
按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)
系和處理情況，運用最廣泛。
六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。
（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；
（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以
提供檔案外借；
（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；
（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；
（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提
供咨詢服務(wù)；
（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；
（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。
第五篇：辦公室管理形成性考核冊答案
辦公室管理形成性考核冊答案（修改版）
行政管理（第三學(xué) 2010-05-12 10:33:07 閱讀2574 評論0字號：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
11．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表
序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）
（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容
（2）[文書制作]復(fù)印資料。打印文稿及表格
（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。（4）[檔案管理]檔案管理。
（5）[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。
（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。
（7）[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息
（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；
(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；
(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項
交辦的事項]
(16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
(17)外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；
（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；
（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；
（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。
三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？
文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。
（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。
（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：
先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。
文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。
四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。
1.和王先生聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計劃的變更。2.和司機(jī)聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定計劃的變更。3.拍發(fā)喜慶電報。
4.復(fù)印下午的會議資料。5.準(zhǔn)備奠基儀式。
6.謄寫原稿（今天截稿）7.結(jié)算旅費。8.制作感謝信。9.整理檔案。
10.練習(xí)電腦打字。
五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。
1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；
6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。
受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：
（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。
我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；
（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：
（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。
2、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?
詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。
平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。
最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。
如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。
三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。
四、怎樣處理上司不在時的郵件？
答：
1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；
2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；
3、如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；
4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；
5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—
1、3—
2、3—
3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；
6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對方何時可以得到回復(fù).7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。
五、五。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；
（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。
辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)
3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,請列出相關(guān)要點.1、注意把握時間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；
2、主題；這是一個相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；
3、發(fā)言順序；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚，最后總結(jié)；
4、中場休息，這個時間要選擇合適；
5、會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見
二．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請列出工作要點.（1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況.旅行計劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）制定約會計劃.約會計劃表應(yīng)該包括：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3）為商務(wù)洽談收集資料.把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時需要
帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免遺漏.旅行用品一覽表
?信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ?筆記本
?地址目錄：電話、傳真等號碼 ?日歷卡
?世界各地時間表
?國際電話號碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料
?手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案
?旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ?日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ?護(hù)照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆
?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒
（5）行李問題.文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些關(guān)于行李攜帶的信息.要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，要為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽，注
意每件行李里面還要放一套
（6）安排差旅費。旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費： a.預(yù)支差旅費，b.個人支票，c.旅行支票，d.信用證
（7）建立旅行——旅館信息資料庫。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時間表和飛機(jī)時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）辦理旅行保險.如意外傷害保險等
四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。
協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。
其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。作業(yè)四
一、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；
（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）
積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：
（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。
（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。
二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：
（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。
三．簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。
收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。
分送的基本原則：
（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；
（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。
四．按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。類型：
（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問題特征立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。
五、簡要說明電子文件歸檔的基本方方法
1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。
2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。
3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上
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