第一篇：檔案管理外包

國內(nèi)金融服務(wù)外包浪潮興起 檔案管理外包服務(wù)

應(yīng)運(yùn)而生

去證券公司開戶后會留下開戶資料、去銀行辦理業(yè)務(wù)就有業(yè)務(wù)憑證、和保險(xiǎn)公司簽訂合同會留下相關(guān)資料??隨著各種紙質(zhì)文檔不斷累積和新業(yè)務(wù)的推出，如何安全、高效管理公司檔案已成為金融企業(yè)最關(guān)心的問題之一。

據(jù)了解，目前一些銀行、證券等金融機(jī)構(gòu)為了保存檔案，不得不在寸土寸金的公司總部騰出相當(dāng)空間存放檔案，甚至自己不得不另外在外租賃場地辦公，無論從管理效率、成本核算等方面來看都不經(jīng)濟(jì)。不過，在國內(nèi)金融服務(wù)外包浪潮興起的大背景下，金融企業(yè)檔案管理外包服務(wù)也應(yīng)運(yùn)而生，金融企業(yè)短期內(nèi)有望一解燃眉之急。

金融服務(wù)外包浪潮興起

近年來，以服務(wù)外包為主要特征的新一輪世界產(chǎn)業(yè)調(diào)整正在興起，而中國也成為服務(wù)外包發(fā)展最快的國家之一，其中上海已經(jīng)逐步形成國際金融中心和航運(yùn)中心，成為引領(lǐng)國內(nèi)發(fā)展潮流的風(fēng)向標(biāo)。

目前，世界500強(qiáng)的跨國企業(yè)陸續(xù)將其總部或亞洲總部落戶上海，上海地區(qū)的工商企業(yè)越來越多，包括越來越多的銀行、保險(xiǎn)、證券、會計(jì)所、律師行等。隨著上海向“四個(gè)中心”發(fā)展，第三產(chǎn)業(yè)在上海GDP中的比重越來越大，與之配套的服務(wù)外包行業(yè)也日漸風(fēng)起云涌。

實(shí)際上，金融業(yè)的服務(wù)外包可以追溯到20世紀(jì)70年代。當(dāng)時(shí)，一些金融公司為節(jié)省成本，將打印及記錄等一些業(yè)務(wù)外包。上世紀(jì)八九十年代，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，源于專業(yè)化分工深化的企業(yè)管理革命，以及第三產(chǎn)業(yè)內(nèi)市場競爭日益殘酷的壓力，發(fā)達(dá)國家出現(xiàn)了一輪金融服務(wù)外包浪潮，外包規(guī)模已經(jīng)超過2000億美元，覆蓋了銀行、保險(xiǎn)、證券、投資等各類金融機(jī)構(gòu)。

從需求看，隨著專業(yè)化分工的深化，銀行、保險(xiǎn)、證券業(yè)的企業(yè)迫切需要把原本屬于公司內(nèi)部管理的部分職能，尤其是勞動密集的、影響核心競爭力提升的那些業(yè)務(wù)，如文檔存管、紙幣處理資格、人事、銷售管理等外包和外移，從而擴(kuò)大本企業(yè)人均推動的金融資產(chǎn)規(guī)模，有效提高企業(yè)核心競爭能力。

業(yè)內(nèi)專家指出，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。外包服務(wù)商專業(yè)化的分工與運(yùn)作使得企業(yè)產(chǎn)生規(guī)模效益，同時(shí)通過累積的經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)，不斷提高勞動生產(chǎn)率，使得整體商業(yè)體系的運(yùn)作效率與結(jié)果明顯優(yōu)于傳統(tǒng)的“大而全”“小而全”的傳統(tǒng)企業(yè)運(yùn)作模式。

以管理水平著稱的美國GE公司總部人數(shù)只有170多人，全球性大型優(yōu)秀企業(yè)的總部管理人員數(shù)量都在百人左右。大量的非核心業(yè)務(wù)全部外包，是無數(shù)公司經(jīng)過不斷實(shí)踐探索得出的最佳選擇，也是市場競爭的必然結(jié)果。

金融企業(yè)檔案管理成本居高不下

從國內(nèi)檔案管理服務(wù)外包的市場來看，隨著第三產(chǎn)業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中比例的不斷提高，各類法人單位的數(shù)量以及每年生產(chǎn)的紙質(zhì)文檔也越來越多。以金融行業(yè)為例，隨著市場的開拓和服務(wù)類別的增加，檔案數(shù)量呈幾何倍數(shù)的增加，同時(shí)隨著市場的規(guī)范和國際化，對檔案存放管理的要求卻越來越高，作為非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員的增加將直接影響公司的競爭能力和市場形象，檔案存儲管理的服務(wù)外包就成為這一困境下的唯一出路。

對于證券公司來說，投資者開戶有一份資料，隨著創(chuàng)業(yè)板、融資融券、股指期貨等新業(yè)務(wù)的推出，證券公司的檔案也越來越多。一個(gè)保險(xiǎn)公司，從其一項(xiàng)業(yè)務(wù)如壽險(xiǎn)來說，每年有多少人投保就有多少份合同；每個(gè)投保者還能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超過投保人的壽限。一個(gè)銀行，不說其每年的巨量財(cái)務(wù)憑證，也不說其結(jié)算、儲蓄、信貸等業(yè)務(wù)，僅就似乎產(chǎn)生紙質(zhì)文檔最少的信用卡業(yè)務(wù)來說，有多少張?jiān)撔械男庞每ň陀卸嗌俜菪庞每ㄉ暾垥ù贤┍４妗?/p>

顯而易見，隨著時(shí)間的推移，一個(gè)公司存續(xù)時(shí)間越長，需要保存的紙質(zhì)文檔越多，而隨著紙質(zhì)文檔越來越多，法人單位為此付出的代價(jià)也越來越大。為了保存紙質(zhì)文檔，公司每年需花費(fèi)人力去裝訂、整理、維護(hù)，占用辦公室的面積，為此付出昂貴的租金或同值的機(jī)會成本（如果是自有的辦公用房）。此外，紙質(zhì)文檔都有保管的時(shí)間要求（例如有的需保存15年，有的需永久保存等）；有質(zhì)量要求（若干年取出以后還能用等）；有保管要求（如防霉、防蛀、防火、防潮等）。文檔管理成為企業(yè)管理的一個(gè)重要方面，也是企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)重要內(nèi)容。

據(jù)了解，一家股份制銀行上海分行租賃了一個(gè)舊廠房改建成檔案庫房，租金180萬元一年，改造費(fèi)用高達(dá)2000多萬元，而且每年還有水電人工等管理成本，但改造的庫房3年就放滿了各類檔案。一家證券公司在總部用一層樓面存放檔案，而部分公司員工不得不在花費(fèi)幾百萬租金租賃的辦公樓工作；另一家證券公司利用自有房屋改建庫房，投資數(shù)百萬元僅夠存放三年的檔案，前兩年庫房空置率很高，一旦快滿又要投資新建，另外所有券商營業(yè)部也都需要一到兩間房間用來存放客戶資料。

業(yè)內(nèi)人士表示，目前大部分企業(yè)，尤其是第三產(chǎn)業(yè)中大部分企業(yè)，對紙質(zhì)文檔的管理大都滿足不了紙質(zhì)文檔的儲存保管要求，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。而公司每年為它們達(dá)標(biāo)整改而采取臨時(shí)補(bǔ)救措施的費(fèi)用，除了部分進(jìn)入直接費(fèi)用，其余就是紙質(zhì)文檔保管的間接費(fèi)用。

檔案管理服務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生

而相對于商業(yè)文檔存儲巨大的外包需求，尤其是高端產(chǎn)業(yè)的迫切需求，目前國內(nèi)市場上的服務(wù)提供商得狀況不容樂觀，可以說是缺失嚴(yán)重。

國內(nèi)部分先進(jìn)的金融企業(yè)，迫于內(nèi)部管理需求和行業(yè)規(guī)范要求的壓力，面對文檔存儲保管高端服務(wù)提供商的缺失，無奈之下嘗試自建檔案館來保管重要的商務(wù)文檔。雖然這可以說是一種進(jìn)步，暫解了燃眉之急，但實(shí)際上也是不經(jīng)濟(jì)的權(quán)宜之計(jì)，難免陷入人均創(chuàng)利水平下降、成本增加，重返“大而全”、“小而全”模式的不歸路。從國際上的行業(yè)狀況看，上世紀(jì)八九十年代以來，國際上的金融企業(yè)沒有一家銀行、保險(xiǎn)、證券公司自建檔案倉庫，自管檔案資料。

在此背景下，專業(yè)檔案管理外包服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。去年年底，由中信集團(tuán)和上海張江（集團(tuán)）有限公司合資成立的上海信源張江有限公司與若干有深厚金融、證券背景的投資者在浦東張江共同投資創(chuàng)辦了上海仁通檔案管理咨詢服務(wù)有限公司。這是上海第一家專業(yè)從事高端紙質(zhì)商業(yè)文檔存儲保管服務(wù)外包的公司，服務(wù)的主要客戶包括銀行、保險(xiǎn)、證券以及會計(jì)所、律師行等上海構(gòu)建國際金融中心的產(chǎn)業(yè)主體中的高端客戶。

據(jù)了解，上海仁通正在投資建造約兩萬平方米的現(xiàn)代化紙質(zhì)文檔存儲倉庫，其建筑結(jié)構(gòu)和內(nèi)部設(shè)施設(shè)備嚴(yán)格按照國家關(guān)于檔案館的建筑和管理標(biāo)準(zhǔn)建造，這在商務(wù)檔案的存儲保管中是遙遙領(lǐng)先的，符合所有檔案管理的要求?，F(xiàn)已投入使用的庫房為獨(dú)立建筑體，高六層，共有23個(gè)庫房，總面積約6200平方米，目前新華保險(xiǎn)、鵬程會計(jì)師事務(wù)所等單位的檔案已經(jīng)正式入庫，多家證券公司也將進(jìn)行托管。公司庫房位于臨近安亭的花橋國際商務(wù)城，此處交通便利，京滬高速、上海交環(huán)線（A30）、312國道和地鐵11號線均匯聚于此，無論是文檔的運(yùn)輸還是前往調(diào)閱都很方便。

上海仁通總經(jīng)理郭景新表示，公司只負(fù)責(zé)文檔的存儲和管理，故公司在文檔的包裝、運(yùn)輸、交接、入庫、存儲管理、出庫的過程中皆不接觸文檔內(nèi)容，仁通公司與客戶文檔內(nèi)容完全隔絕，把自身定位為客戶文檔的延伸倉庫。

顯然，如果說上?，F(xiàn)代服務(wù)業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈條中，能夠承接第三產(chǎn)業(yè)中高端客戶紙質(zhì)文檔存管的服務(wù)外包環(huán)節(jié)尚是空白，上海仁通則填補(bǔ)了之一空白。銀行、證券、保險(xiǎn)等金融企業(yè)要做大做強(qiáng)，提高人均推動金融資產(chǎn)規(guī)模和人均創(chuàng)利水平，上海仁通為此創(chuàng)造了條件

第二篇：檔案管理

北杈城小學(xué)素質(zhì)教育督導(dǎo)評估“316”工程評估材料準(zhǔn)備目錄

一、辦學(xué)方向

1．學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃及辦學(xué)目標(biāo)和任務(wù)。

2．教師考核評價(jià)制度(方案)。

3．適齡人口入學(xué)情況統(tǒng)計(jì)表，殘兒少入學(xué)情況統(tǒng)計(jì)表。

4．留守學(xué)生花名冊，關(guān)愛留守兒童的有關(guān)制度、措施等材料。

5．學(xué)校確保適齡兒童按時(shí)入學(xué)、學(xué)籍管理、控輟保學(xué)相關(guān)規(guī)定、措施的資料。

二、領(lǐng)導(dǎo)班子

1．校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報(bào)告講座等資料。

2．領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)情況，成員個(gè)人校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報(bào)告講座等資料。

3．備課組工作資料。

三、教師隊(duì)伍

1．師資水平統(tǒng)計(jì)表，教職工、專任教師花名冊，教師分工情況登記表。

2．電教設(shè)備施用情況登記表。

3．校本資源庫建設(shè)情況。

4．師德建設(shè)有關(guān)記載、制度。

5．班主任工作評價(jià)制度和獎(jiǎng)懲制度。

6．教師按時(shí)參加各類培訓(xùn)情況，教師培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況資料。

7．教師業(yè)務(wù)檔、繼續(xù)教育檔。

8．青年教師、骨干教師培訓(xùn)制度、培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況的檔案。

四、規(guī)范辦學(xué)

1．學(xué)校各類組織機(jī)構(gòu)及分工情況表，各類會議記錄、校務(wù)日志、班務(wù)日志。

2．學(xué)校教代會、工會活動情況的有關(guān)材料、檔案。

3．校長聽課及論文發(fā)表資料。

4．制訂有學(xué)校章程，有學(xué)校規(guī)章制度匯編（行政管理、教學(xué)管理、教職工隊(duì)伍管理、學(xué)生管理、資產(chǎn)管理、后勤管理、安全管理、檔案管理等學(xué)校內(nèi)部管理制度）。

5．各類安全制度、各類安全預(yù)案及定期演練等資料。

6．設(shè)施、設(shè)備管理制度。

7．學(xué)生學(xué)籍管理制度及學(xué)生信息表。

8．教學(xué)安排、教學(xué)檢查等資料。

9．地方課程、學(xué)校課程落實(shí)等資料。

10．學(xué)校常規(guī)教學(xué)管理相關(guān)文件、通報(bào)、資料。

11．科學(xué)實(shí)驗(yàn)課、綜合實(shí)踐課所開成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告等資料。

12．減輕學(xué)生課業(yè)負(fù)擔(dān)等資料。

13．家長會、家長學(xué)校、家長委員會活動情況的相關(guān)資料、檔案。

14．德育工作領(lǐng)導(dǎo)小組及分工，德育工作計(jì)劃，德育活動有關(guān)資料。

15．學(xué)生成長記錄袋，學(xué)生德行，學(xué)生素質(zhì)教育報(bào)告冊資料及檔案。

16．德育宣教陣地（廣播室、閱覽室、板報(bào)）等資料。

17．班隊(duì)活動、學(xué)生干部培養(yǎng)、學(xué)生評優(yōu)、學(xué)生進(jìn)步表彰獎(jiǎng)勵(lì)、國旗下講話稿等記載、文件、檔案。

18．法制教育開展情況的檔案資料。

19．舉辦“兩節(jié)兩會”（藝術(shù)節(jié)、科技節(jié)）資料。

20．實(shí)施陽光體育運(yùn)動有關(guān)資料，“兩課兩操”活動落實(shí)等有關(guān)資料。

21．體質(zhì)檢測和健康教育、心理健康教育、衛(wèi)生講座、傳染病防治等有關(guān)表冊、資料。

22．各種興趣小組活動情況的資料檔案。

23．勞動教育工作計(jì)劃、實(shí)施方案及實(shí)施情況的資料檔案。

五、教育科研

1．學(xué)校教研機(jī)構(gòu)、規(guī)劃及制度建設(shè)等資料。

2．教研活動開展情況，課題研究、實(shí)施、進(jìn)展、成果推廣，及活動記載檔案。

六、高效課堂

1．高效課堂實(shí)施方案

2．課堂氛圍

3．課堂評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及聽課記錄

4．學(xué)生作業(yè)完成情況資料

5．班級課堂管理模式和班級特長學(xué)生數(shù)量

七、教育經(jīng)費(fèi)

1．學(xué)校公用經(jīng)費(fèi)、建設(shè)經(jīng)費(fèi)及寄宿生生活補(bǔ)助撥款及發(fā)放情況的資料。

2．教職工養(yǎng)老、醫(yī)療等社會保險(xiǎn)的住房公積金辦理的相關(guān)資料。

3．學(xué)校校務(wù)公開情況的資料。

4．經(jīng)費(fèi)管理制度。

5．教師培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。

6．教育財(cái)務(wù)檔。

八、辦學(xué)條件

1．校園總體規(guī)劃并附規(guī)劃圖。

2．辦學(xué)條件情況統(tǒng)計(jì)表。

3．校舍改造、設(shè)備添置的相關(guān)資料。

九、校園安全

1．管理機(jī)構(gòu)。

2．管理制度和應(yīng)急預(yù)案。

3．安保措施、消防設(shè)施、安全視頻網(wǎng)絡(luò)、交通安全、用水用電安全、安全通道、樓梯護(hù)欄等。

4．安全教育工作開展情況。

5．周邊環(huán)境。

十、教育質(zhì)量

1．學(xué)困生轉(zhuǎn)化情況的資料檔案。

2．科普知識宣傳材料，學(xué)生“三小”（小發(fā)明、小制作、小創(chuàng)造）活動開展及獲獎(jiǎng)情況的資料檔案。

3．學(xué)生體質(zhì)健康測試記錄表。

4．音樂、美術(shù)成績考核統(tǒng)計(jì)表，學(xué)生作品獲縣級以上獎(jiǎng)勵(lì)資料。

第三篇：檔案管理

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建設(shè)工程檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)............................2

二、檔案分類及歸檔范圍、要求..............................3

三、檔案移交、整理、編號..................................8

四、檔案的利用............................................9

五、檔案的保管...........................................11

六、檔案的銷毀...........................................12

七、檔案保密制度.........................................13

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一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

（二）、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

（三）、人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復(fù)制審批單》，以及對檔案意外損毀事件進(jìn)行調(diào)查并提出報(bào)告。

（五）、其他部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

（六）、人事行政專員負(fù)責(zé)：

1、制度的推進(jìn)與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；

2、督促檔案資料的移交；

3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；

4、檔案的提供利用、登記；

5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)；

6、負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)。

（七）、各部門資料員/兼職資料員

1、制度在部門的執(zhí)行；

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作；

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；

4、推進(jìn)本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；

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（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計(jì)劃評價(jià)的考核內(nèi)容之一。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

1、文書檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團(tuán)資料

（1）各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等（2）公司章程

（3）集團(tuán)公司或股東方發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文 1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文 1.1.3、外來文件

各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件 1.1.4、會議資料

（1）會議紀(jì)要利用明源流程存檔（2）專題會會議講義 1.1.5、法律文件

（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料

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1.1.6、物資采購合同 1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由人事行政專員關(guān)注各類營業(yè)證照更新時(shí)間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復(fù)制申請，取得復(fù)印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內(nèi)直接移交。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產(chǎn)生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個(gè)月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。

2、人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；

2.1.2一般員工調(diào)動、任免、離職、降職文件；

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2.1.3職稱評定材料； 2.1.4面試表；

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求

2.2.1員工個(gè)人檔案由人事專員保存于部門檔案柜； 2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負(fù)責(zé)人保管。

3、科技檔案

3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件： 3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)（立項(xiàng)）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設(shè)審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段 3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

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3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專員。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財(cái)務(wù)部存檔”字樣后移交財(cái)務(wù)部。

4、會計(jì)檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計(jì)賬簿類：

（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：

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（1）決算報(bào)表（經(jīng)會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）；（2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）不定期重要一次性報(bào)表；（4）審計(jì)報(bào)告；（5）驗(yàn)資報(bào)告；（6）資產(chǎn)評估報(bào)告。4.1.4其他類：

（1）會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求

4.2.1會計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、會計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。；

4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。

5、實(shí)物檔案

5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類

（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

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（2）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。

（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。

（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。（6）其他具有保存價(jià)值。

5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等

5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

1、移交

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1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各責(zé)任人按期移交檔案時(shí)在人事專員處相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認(rèn)簽字。

1.3、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

2、整理

人事行政專員：鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時(shí)檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

3、編號

全宗號——保管期限—件號

四、檔案的利用

1、查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

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1.2、檔案查閱程序要求

（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

2、借閱

2.1、借閱程序要求

（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還

（1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

（2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定

會計(jì)檔案原則上不借出。

3、檔案復(fù)制

申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章。

所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。

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五、檔案的保管

1、檔案的保管期限

人事行政專員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

保管期限明細(xì)參見附件。

2、專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案（含會計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.3、電子版檔案的傳遞和保存

（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)

3.1、裝訂要求：參照陜西省西安市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時(shí)間：人事行政專員于每年三月進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調(diào)整工作。

4、檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。

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裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

5、檔案室環(huán)境

檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。

人事行政專員負(fù)責(zé)對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。

6、檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，人事行政專員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，人事行政專員或借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷毀

1、目的：判定檔案價(jià)值、定期對失去保存價(jià)值的檔案銷毀。

2、程序及要求

2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價(jià)值，識別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前人事行政專員應(yīng)再次進(jìn)行核對；銷毀時(shí)應(yīng)有人事行政專員和監(jiān)銷人同時(shí)在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。

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3、會計(jì)檔案的銷毀

3.1、會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；

3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容；

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理；

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5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作；

6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地；

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露；

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

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2013年6月

第四篇：檔案管理

1、中華人民共和國檔案法的作用

為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

2、外國檔案編目的含義、任務(wù)和原則

含義：就是指把檔案管理的成果固定化，編制各種各樣的檔案檢索工具，使利用者能夠查到所需要的檔案文件。

任務(wù)：就是在檔案整理成果固定化的基礎(chǔ)上，為利用者查找檔案文件鋪平道路。原則：

3、檔案工作的管理體制

4、檔案中介機(jī)構(gòu)的含義與任務(wù)

含義：檔案中介機(jī)構(gòu)是一種社會服務(wù)性機(jī)構(gòu)，是由檔案行政部門和工商主管部門審批，自收自支，獨(dú)立核算，是獨(dú)立的法人組織，直接為機(jī)關(guān)、企業(yè)和個(gè)人代辦檔案事務(wù)的社會服務(wù)機(jī)構(gòu)。

任務(wù)：（1）、服務(wù)功能。以完成用戶委托的具體業(yè)務(wù)為主，主要包括：(1)傳授檔案專業(yè)知識和技能的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；(2)承接委托檔案的整理服務(wù)；(3)在檔案或技術(shù)轉(zhuǎn)讓過程中的技術(shù)中介服務(wù)，受委托代查代保管代寄存檔案服務(wù)；(4)現(xiàn)代化技術(shù)的設(shè)計(jì)推廣就用服務(wù)(如計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng))。

（2）、咨詢功能。咨詢服務(wù)有口頭咨詢和書面咨詢?yōu)橹?。咨詢服?wù)主要由五方面組成：(1)技術(shù)咨詢，以檔案業(yè)務(wù)部門在檔案管理活動中的技術(shù)問題為咨詢的主要內(nèi)容；(2)管理咨詢，以檔案管理業(yè)務(wù)為咨詢的主要內(nèi)容；(3)專業(yè)咨詢，以提供種類專業(yè)知識為主要咨詢內(nèi)容；(4)研究咨詢，以提供政策性研究報(bào)告為主；(5)設(shè)計(jì)咨詢，以提供國內(nèi)外檔案理論研究成果與檔案工作的動態(tài)以及各項(xiàng)檔案科研成果為主要內(nèi)容。在以上各種咨詢活動中要告知解決問題的具體途徑和方法，提出指導(dǎo)性意見和具體方案。

（3）、法定功能。檔案中介機(jī)構(gòu)的法定功能，就是開展檔案鑒定、評估業(yè)務(wù)。國有企業(yè)，檔案作為一種財(cái)產(chǎn)，列入國有資產(chǎn)管理之中，檔案的評估業(yè)務(wù)也隨之產(chǎn)生。

5、信息資源代發(fā)和共享時(shí)代的檔案利用

6、檔案用戶需求的構(gòu)成

7、會計(jì)檔案的歸檔

一、歸檔時(shí)間（1）、每年形成的會計(jì)檔案，有會計(jì)部門按照財(cái)務(wù)例行歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷和裝訂成冊，當(dāng)年的會計(jì)檔案會在會計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保存一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部門編訂清冊，在隔的一季度一交給檔案中心。

二、（1）、凡是歸檔的會計(jì)專業(yè)資料，都應(yīng)將憑證、賬簿和各種報(bào)表按項(xiàng)目分類，按憑證號、按時(shí)間順序先后排列。（A）、各種原始憑證要裝訂成冊，封面目錄填寫完整、清楚；（B）、各種賬簿、單行本，按統(tǒng)一編排頁次，封面內(nèi)容要填寫完整、準(zhǔn)確；（C）、各種報(bào)表按年、季、月分別裝訂成冊（2）、需要?dú)w檔的案卷，裝訂時(shí)一律將金屬物（大頭針、曲別針、圖釘?shù)龋┏簦镁€繩裝訂；（3）、會計(jì)檔案的用紙、封皮、裝訂規(guī)格應(yīng)盡量統(tǒng)一，如需變化時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)先與檔案

部門協(xié)商統(tǒng)一后變動，以便于保管（4）、會計(jì)檔案的書寫字跡材料要符合清晰、耐久等檔案保管的要求，特別是長期和永久保管的檔案，計(jì)算機(jī)打印要用激光打印機(jī)，手寫材料要用碳素墨水筆和藍(lán)黑墨水筆；

一、科技檔案管理的研究對象、任務(wù)和方法

科技檔案管理學(xué)的基本研究對象是科技檔案和科技檔案工作。

科技檔案管理學(xué)的研究任務(wù)是研究科技檔案的本質(zhì)、形成過程及其規(guī)律、種類、構(gòu)成、特點(diǎn)、功能和作用以及科技檔案的實(shí)體管理和開發(fā)利用等；研究科技檔案工作的基本原則和性質(zhì)；研究檔案事業(yè)組織和管理。

科技檔案的研究方法：以生產(chǎn)活動和生產(chǎn)力發(fā)展?fàn)顩r為出發(fā)點(diǎn)，以現(xiàn)代科技知識為基礎(chǔ)。

二、科技文件材料和科技檔案的概述、功能、特點(diǎn)(一)科技文件材料概述和類型

科技文件材料：記錄和反映生產(chǎn)、科研、紀(jì)檢、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。

類型：(1)圖樣科技文件材料

(2)文字科技文件材料

(3)其他形式的科技文件材料

（二）科技檔案的概述

企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。

（三）、科技檔案的功能

1、科技檔案的知識儲備和依據(jù)憑證功能。

2、科技檔案情報(bào)功能。

3、科技檔案的促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益的功能。

（四）、科技檔案的特點(diǎn)

專業(yè)性、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。

三、科技文件材料的形成、積累

（一）、科技文件材料的形成。

科技文件形成工作，就是伴隨著企事業(yè)單位管理活動的進(jìn)行，按照一定的原則、要求與方法，有秩序地、有規(guī)律地編制和逐步形成文件的工作。

(二)、科技文件材料的積累

指按照一定的要求和方式，將文件材料及時(shí)集中的妥善保管起來。

積累工作的基本要求：一是明確職責(zé)。二是明確范圍，三是確保積累質(zhì)量，四是完善積累條件。

科技文件形成積累的方法和措施

1、以科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)；

2、根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)的類型和建筑工程的性質(zhì)；

3、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的科技文件材料；

4、做好三納入、四參加、四同步，使科技文件材料形成積累制度化。

四、科技文件材料鑒別、整理、歸檔

(一)科技文件的鑒別.文件材料鑒別工作的主要內(nèi)容包括：歸檔文件完整性的鑒別、歸檔文件準(zhǔn)確性的鑒別、文件屬性的鑒別、文件保存價(jià)值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別。(二)、科技文件材料的整理 1、組卷原則

遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用（成套性）。

2、組卷的要求

（1）案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實(shí)情況。

（2）文件材料要真實(shí)、齊全完整、益于長期保存。

（3）案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久要求.不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆等。3、組卷方法

(1)直接針對具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所在針對的項(xiàng)目里組卷。

(2)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。

（3）引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。

（4）一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。組卷方法

（5）底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。

（6）產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。

(7)設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

4、卷內(nèi)科技文件材料的排列

案卷內(nèi)管理性文件按問題、時(shí)間和重要程度排列。

案卷內(nèi)圖樣材料按圖樣目錄排列沒有圖樣目錄的按其所反映的隸屬關(guān)系和有機(jī)聯(lián)系排列。

案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字材料在前、圖樣在后.有譯文的譯文在前,原文在后.5、案卷編目

a、卷內(nèi)科技文件材料頁號編寫 b、案卷封面的編制 c、案卷脊背的編制

d、卷內(nèi)目錄的編制 E、卷內(nèi)備考表的編制

6、案卷裝訂

1）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。

2）案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面的，破損的要修復(fù),圖紙折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。

3）長期保存的案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。

4）案卷采用散裝形式時(shí)，卷內(nèi)文件材料要按照要求有序排列。并且每份文件的右上角要加蓋“檔號章”.(三)、科技文件的歸檔

科技文件歸檔制度是用來指導(dǎo)歸檔工作的依據(jù)。歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、時(shí)間、要求、份數(shù)、歸檔手續(xù)。

五、科技檔案的管理

科技檔案的管理包括：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用。

（一）科技檔案的收集 科技檔案收集工作，是指基層科技檔案部門和科技專業(yè)檔案館，根據(jù)國家和專業(yè)主管機(jī)關(guān)工作的規(guī)定，通過接收等方式，把具有保存價(jià)值的科技文件或科技檔案，集中到科技檔案部門統(tǒng)一管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動。(二)科技檔案的整理

科技檔案的整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類或歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。分類原則、構(gòu)成

是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。

科技檔案分類方案的構(gòu)成：說明、類目表和類號。

分類的基本方法：對象分類法、特征分類法?？萍紮n案具體分類

產(chǎn)品檔案二級類目按種類、型號設(shè)置。

科研檔案二級類目按課題設(shè)置。

基建檔案二級類目按工程性質(zhì)或用途設(shè)置。

設(shè)備儀器類檔案二級類目按設(shè)備儀器種類設(shè)置。

科技檔案的排架、編號

產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器類檔案分別按大類、項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺設(shè)備儀器）排架。

科技檔案號主要指科技檔案全宗號、分類號和案卷號。產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器類檔案分別以最低分類類目編寫案卷順序號。

(三)科技檔案的鑒定

科技檔案的鑒定就是根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判斷科技檔案歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定其保管期限。

科技檔案鑒定工作包括對科技檔案的價(jià)值鑒定和質(zhì)量鑒別兩方面內(nèi)容。

（四）科技檔案的保管

科技檔案保管工作，是在科技檔案日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管條件與環(huán)境，妥善保管科技檔案，建立和維護(hù)良好的科技檔案庫藏秩序和科技檔案業(yè)務(wù)工作。

（五）科技檔案的統(tǒng)計(jì)

科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作是通過數(shù)字和報(bào)表，掌握和解釋科技檔案宏觀管理和微觀管理基本情況的一項(xiàng)科技檔案業(yè)務(wù)工作。

科技檔案的開發(fā)利用，就是將科技檔案中的各種實(shí)用價(jià)值予以揭示，并通過各種科學(xué)有效的方法，直接服務(wù)于國家的各項(xiàng)工作，滿足人們的各種利用需求的一項(xiàng)工作。開發(fā)利用工作內(nèi)容：

建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)

開展科技檔案編研工作

采取多種方式，直接提供利用

收集反饋信息，不斷完善科技檔案的管理、服務(wù)系統(tǒng)

第五篇：檔案管理

存檔：

單位存檔流程：

第一步：由委托存檔單位人事負(fù)責(zé)人持《委托存檔憑證》及擬調(diào)人員名單（包括姓名、出生日期、原檔案存放單位名稱），或由本人持單位介紹信、身份證到檔案管理中心開具調(diào)函，領(lǐng)取相關(guān)表格、合同；

第二步：持《人才流動商調(diào)函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》回原檔案存放單位調(diào)出檔案及行政、工資介紹信?！敖诒憩F(xiàn)及生育調(diào)查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內(nèi)容；《委托管理人事檔案合同》一式三份由委托存檔單位在乙方蓋章，存檔人員本人在丙方簽字；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》、《北京市人才流動登記表》、一式三份《委托管理人事檔案合同》一并交回檔案管理中心，領(lǐng)取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(fèi)(20元/人?月)。

個(gè)人存檔流程：

第一步：本人持身份證到檔案管理中心開具調(diào)函，領(lǐng)取相關(guān)表格，委托他人代辦的須同時(shí)出示本人書面委托書；

第二步：持《人才流動商調(diào)函》、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》回原檔案存放單位調(diào)出檔案及行政、工資介紹信，“近期表現(xiàn)及生育調(diào)查表”需原檔案所在單位填寫蓋章并放入檔案；存檔人員填寫《北京市人才流動登記表》封面及第一頁內(nèi)容；

第三步：將檔案及行政工資介紹信、《流動人員近期表現(xiàn)及生育狀況調(diào)查表》、《北京市人才流動登記表》一并交回檔案管理中心，領(lǐng)取存檔卡及存檔合同，按規(guī)定交納存檔費(fèi)(20元/人?月)。

檔案轉(zhuǎn)存：

單位委托存檔轉(zhuǎn)個(gè)人存檔：

委托存檔人員與單位解除聘用關(guān)系后，應(yīng)自解除關(guān)系起20日內(nèi)，辦理檔案轉(zhuǎn)存或轉(zhuǎn)出手續(xù)。程序如下：

1、委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》，并結(jié)清存檔費(fèi)。

2、本人持第1項(xiàng)中所列的兩份材料、本人的存檔憑證、身份證、原存檔合同，到檔案管理部門簽訂個(gè)人委托存檔合同，交納存檔費(fèi)。

3、轉(zhuǎn)個(gè)人存檔應(yīng)本人親自辦理，委托他人代辦的需出具本人親筆簽字的書面委托書，并提交雙方的身份證原件和復(fù)印件。

4、非北京戶籍存檔人員與單位解除聘用關(guān)系后，不能轉(zhuǎn)個(gè)人存檔，須將檔案轉(zhuǎn)往原籍組織人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

5、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉(zhuǎn)正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）人員未確定工資的，不能轉(zhuǎn)個(gè)人存檔。

個(gè)人存檔轉(zhuǎn)單位存檔：

1、委托存檔單位領(lǐng)取一式三份《委托保存人事檔案關(guān)系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

2、單位人事負(fù)責(zé)人或存檔人員持《委托保存人事檔案關(guān)系合同》、原個(gè)人存檔憑證、存檔人員身份證復(fù)印件、個(gè)人存檔期間應(yīng)繳納的存檔費(fèi)，到檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

3、應(yīng)結(jié)清個(gè)人存檔期間發(fā)生的費(fèi)用后再辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

單位轉(zhuǎn)單位委托存檔：

1、原委托存檔單位出具統(tǒng)一格式的《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》，并結(jié)清存檔費(fèi)。

2、新單位人事負(fù)責(zé)人領(lǐng)取一式三份《委托保存人事檔案關(guān)系合同》，單位在合同乙方蓋章，存檔人員本人在合同丙方簽字。

3、新單位人事負(fù)責(zé)人或存檔人員持《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》和《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《委托保存人事檔案關(guān)系合同》、原存檔憑證、存檔人員身份證復(fù)印件，到檔案管理部門辦理轉(zhuǎn)存手續(xù)。

4、凡國家統(tǒng)一派遣就業(yè)的大中專畢業(yè)生未轉(zhuǎn)正定級的；新參加工作的合同制工人未定級工資的；軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）人員未確定工資的，檔案不能轉(zhuǎn)存。

接受應(yīng)屆畢業(yè)生：

一、接收手續(xù)

1、接收本市生源應(yīng)屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如選定北京生源的大中專畢業(yè)生，由學(xué)校、接收單位和市人才檔案管理中心簽訂畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議：

（1）畢業(yè)生在學(xué)校領(lǐng)取《高等院校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》一式三份；

（2）單位在用人單位欄填寫意見并蓋章；

（3）市人才檔案管理中心在“單位上級主管部門”簽署意見并蓋章后，畢業(yè)生將協(xié)議交回學(xué)校等待派遣。

2、接收非北京生源應(yīng)屆畢業(yè)生：

委托存檔單位如有接收非北京生源應(yīng)屆畢業(yè)生意向，須注意登陸北京人才網(wǎng)

（）查詢有關(guān)通知，按市人力資源和社會保障局有關(guān)規(guī)定及程序向市人才檔案管理中心申報(bào)第二年接收需求計(jì)劃，待市人力資源和社會保障局下達(dá)接收控制數(shù)后，具備接收條件的單位于第二年3~6月按要求申報(bào)畢業(yè)生材料。經(jīng)批準(zhǔn)同意接收的，參照本市生源應(yīng)屆畢業(yè)生接收程序辦理。

二、報(bào)到及存檔手續(xù):

已通過市人才檔案管理中心簽訂“畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議”的應(yīng)屆畢業(yè)生，如果通過機(jī)要局郵遞檔案，可上網(wǎng)（網(wǎng)址：）或電話查詢檔案是否已寄到，確認(rèn)到檔后，辦理存檔須帶齊以下材料：

（1）畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證；

（2）畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書1份（用人單位留存聯(lián)）；

（3）高校學(xué)生管理部門出具的《高校畢業(yè)生生育情況證明》（須證明辦理《生育服務(wù)證》及生育子女的情況）；

（4）補(bǔ)充的檔案材料；

（5）填寫完整的《北京市人才流動登記表》及《委托保存人事檔案關(guān)系合同》。注意：檔案寄到后須盡快到市人才檔案管理中心辦理存檔手續(xù)。

三、申請落戶的非北京生源畢業(yè)生需提供：

（1）存檔憑證；

（2）京外院校的畢業(yè)生提供《戶口遷移證》，遷往地址按存檔地選擇填寫：

安定門辦公區(qū)地址：北京市東城區(qū)安定門外大街187號北京市人才服務(wù)中心（集體）； 文化宮辦公區(qū)地址： 北京市東城區(qū)中華路4號北京市人才服務(wù)中心（集體）；

（3）本市院校的畢業(yè)生提供《常住人口登記卡》；

（4）身份證原件及復(fù)印件2份（A4紙）；

如原件丟失，由戶口所在派出所出具貼有本人照片的證明，照片上加蓋派出所戶口專用章。

（5）就業(yè)報(bào)到證復(fù)印件1份（A4紙）；

（6）1寸近期同底版彩色證件照片3張；

（7）已婚人員提供結(jié)婚證、配偶戶口原件及復(fù)印件（A4紙）；

（8）與用人單位簽訂的勞動合同原件及復(fù)印件2份（A4紙）。

以上材料如戶籍管理部門出臺新規(guī)定，將按規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

畢業(yè)生在辦理存檔后應(yīng)及時(shí)辦理落戶手續(xù)，簽訂集體戶口管理協(xié)議并交納管理費(fèi)。落戶時(shí)必須本人親自前來辦理手續(xù)，不受理他人代辦。

辦理查閱借閱：

一、查閱檔案須知

1、查閱檔案，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，查閱人身份證件，提供被查閱人的姓名、存檔號或身份證號碼；

2、查閱人事檔案的單位需派中共黨員進(jìn)行查閱；

3、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；

4、查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容；

5、借用、查閱檔案的單位不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容；

6、公安局、安全局、檢察院、法院等因工作需要，需從檔案中取證的單位，需提供取證介紹信，經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制。

二、借閱檔案須知

人事檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，需出具單位組織部門或人事部門的介紹信，說明借檔理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借出時(shí)間本市不超過兩周；，外地不超過一個(gè)月。借閱人應(yīng)對檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或向他人透露檔案內(nèi)容。目前可以辦理檔案外借的有以下幾種情況：

1、辦理退休手續(xù)及工齡審定借檔需提供：

（1）社保部門出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。

2、辦理有害工種提前退休手續(xù)借檔需提供：

（1）原從事有害工種的工作單位出具的介紹信；

（2）委托存檔單位介紹信（個(gè)人存檔不用提供）；

（3）存檔憑證；

（4）本人身份證；

（5）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書和經(jīng)辦人身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。

3、辦理工作調(diào)動手續(xù)借檔需提供：

（1）國家機(jī)關(guān)、正規(guī)院校出具的商調(diào)函；

（2）存檔憑證；

（3）本人身份證；

（4）委托他人代辦需提供存檔本人簽字的委托書，委托人和經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件。

檔案調(diào)出：

北京戶籍：

一、將檔案調(diào)往本市有人事檔案管理權(quán)限的工作單位或有存檔權(quán)限的中介機(jī)構(gòu)需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、檔案接收單位出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

二、申請辦理失業(yè)，檔案轉(zhuǎn)往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)出具的《社會保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移明細(xì)單》；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》、《檔案轉(zhuǎn)移人員情況表》（一式三份）及《終止、解除勞動（聘用）合同或工作關(guān)系的證明書》。

提示：請?jiān)谵k理檔案轉(zhuǎn)出前，先到戶籍所在區(qū)、縣失業(yè)經(jīng)辦部門（職介中心失業(yè)經(jīng)辦窗口）咨詢、確認(rèn)檔案能夠接收，并在檔案調(diào)出時(shí)提供戶籍所在街道辦事處名稱。

三、辦理退休手續(xù)后，檔案轉(zhuǎn)往戶籍地街道社保所需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》、《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》及《北京市社區(qū)管理退休人員人事檔案移交區(qū)縣名冊表》。

四、考取研究生，申請將檔案調(diào)往學(xué)校，需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、學(xué)校出具的調(diào)檔函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

五、檔案調(diào)到外省市（異地調(diào)動）

（一）只調(diào)檔案不遷戶口需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、外省市縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

（二）檔案、戶口一同遷出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、接收方地、市級以上人力社保局開具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存

檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

提示：如以后想再調(diào)回北京，需重新辦理進(jìn)京審批手續(xù)。

特別提示：

1、檔案調(diào)出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權(quán)委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。

2、“社會保險(xiǎn)關(guān)系”在我中心的，調(diào)出前請?jiān)谝?guī)定時(shí)限期間到社會保險(xiǎn)窗口辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)；“集體戶口”、“黨組織關(guān)系”在我中心管理的，調(diào)出前請分別在我中心人事服務(wù)科、流動黨員管理辦公室將其轉(zhuǎn)出后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

3、檔案調(diào)出前，請先到收費(fèi)處結(jié)清存檔費(fèi)，若存在多交費(fèi)情況請持交費(fèi)票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費(fèi)處辦理退費(fèi)手續(xù)。

4、國家統(tǒng)分的畢業(yè)生請?jiān)谝娏?xí)期滿辦理完轉(zhuǎn)正定級手續(xù)后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

5、單位集體檔案調(diào)出被受理后，請單位等待取檔通知。

6、檔案轉(zhuǎn)遞要求必須密封完好，請?jiān)诮拥綑n案時(shí)檢查密封狀況。

7、《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領(lǐng)取。非京戶籍：

非北京戶籍存檔人員檔案調(diào)出需提交的材料：

1、本人身份證；

2、存檔憑證；

3、戶籍所在地縣級以上政府人力社保行政部門所屬人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的有效調(diào)函；

4、如系單位委托存檔，除需提交上述材料外，還需提交委托存檔單位出具的《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》。

特別提示：

1、檔案調(diào)出要求本人辦理，如本人不能親自辦理，委托他人代辦的，經(jīng)辦人需持有存檔人簽字的授權(quán)委托書和身份證原件，以及委托人和經(jīng)辦人身份證復(fù)印件。

2、“黨組織關(guān)系”在我中心管理的，調(diào)出前請?jiān)谖抑行牧鲃狱h員管理辦公室將其轉(zhuǎn)出后再辦理檔案調(diào)出手續(xù)。

3、檔案調(diào)出前，請先到收費(fèi)處結(jié)清存檔費(fèi)，若存在多交費(fèi)情況請持交費(fèi)票據(jù)（如系單位委托存檔請攜帶資金往來發(fā)票）在收費(fèi)處辦理退費(fèi)手續(xù)。

4、《單位委托存檔人員聘用期內(nèi)鑒定表》和《單位委托存檔人員解除存檔合同證明信》，可在“北京人才網(wǎng)（）”中“檔案管理/下載專欄”里下載或到我中心領(lǐng)取。