第一篇：會(huì)議籌備方案的擬訂

會(huì)議籌備方案的擬訂

內(nèi)容：1確定會(huì)議的主題和議題2名稱3議程4時(shí)間和地點(diǎn)5所需的設(shè)備和工具6會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作7與會(huì)代表的組成8經(jīng)費(fèi)預(yù)算9住宿和餐飲安排10會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。作用：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

電話會(huì)議（適用于規(guī)模不大辦公地點(diǎn)相對(duì)集中的企業(yè)）交流信息的特點(diǎn) 1方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短恢復(fù)迅速是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的，更能激發(fā)創(chuàng)造性思維容易修正自己的特點(diǎn)2缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流缺少文本難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息3為了提高電話會(huì)議的效率可搭配使用其他通信方式4適用于分公司不遠(yuǎn)規(guī)模不大的企業(yè)

電話會(huì)議信息工作要求 1準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息，說(shuō)明是否設(shè)分會(huì)場(chǎng) 強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)2認(rèn)真發(fā)放會(huì)議書面信息材料3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備4按時(shí)接通電話5互相通報(bào)出席情況6做好會(huì)議記錄

視頻會(huì)議 特點(diǎn)1實(shí)現(xiàn)了聲音圖像同時(shí)傳送 打破了空間的限制2節(jié)省時(shí)間費(fèi)用3交流效果好4局限初始準(zhǔn)備時(shí)間較長(zhǎng)投入成本高沒(méi)用面對(duì)面的互動(dòng)效果交流不夠深入廣泛 要求1發(fā)出開(kāi)會(huì)信息2分發(fā)文件信息資料3布置會(huì)場(chǎng)4設(shè)置于檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備5做好會(huì)議信息準(zhǔn)備6采用先集中后分散的形式7匯總情況信息

※組織視頻會(huì)議的方法1視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)2 做好會(huì)場(chǎng)布置工作 配備和檢查設(shè)備3設(shè)備維護(hù)4為減少租用通信線路的時(shí)間5 節(jié)約費(fèi)用

遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn) 1遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢,能與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄,且交流更加直接,簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

2遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí),應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù),并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約,明確提出自己的要求,并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：（會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。3會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論）4遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常擺放是否符合要求

會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求：會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會(huì)議組織部門和人員落實(shí).會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求.具體要求:1要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍2會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人3加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通

會(huì)議籌備方案的制定程序1組建會(huì)議籌備委員會(huì) 2分成籌備小組3形成籌備方案 4領(lǐng)導(dǎo)審核方案

檢查會(huì)務(wù)籌備情況檢查內(nèi)容：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作檢查以及其他。

方法 1聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)（聽(tīng)取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)前期調(diào)查；對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問(wèn)題；匯報(bào)時(shí)間正當(dāng)；對(duì)薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)調(diào)整加強(qiáng)）2會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查:確保所有事項(xiàng)條理清晰；注意氣味；樹立入場(chǎng)登記臺(tái)；佩戴徽章名牌；準(zhǔn)備接待休息室.檢查結(jié)果的形式:書面.口頭.協(xié)調(diào)會(huì)

檢查會(huì)議籌備情況的工作程序:開(kāi)會(huì)檢查的程序1會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 2會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知 3召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題 4匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí).現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序1指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)并通知有關(guān)籌備部門2制作檢查單，以便記錄和匯總3按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄4對(duì)未達(dá)要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正 ※新聞發(fā)布會(huì)的注意事項(xiàng)1確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)2挑選媒介單位、落實(shí)宴請(qǐng)范圍3確定會(huì)議主持人，精選發(fā)人4處理好應(yīng)回避的問(wèn)題制定各種應(yīng)變措施 ※慶典活動(dòng)組織工作重點(diǎn)1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備3.選擇最佳時(shí)機(jī)4.邀請(qǐng)嘉賓光臨5編排活動(dòng)程序6 安排其他活動(dòng)7善后工作處理

對(duì)檢查所發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的糾正 1首先分析問(wèn)題的性質(zhì)和范圍確定其對(duì)會(huì)議的質(zhì)量的影響程度 2找出產(chǎn)生問(wèn)題的原因?qū)ふ医鉀Q問(wèn)題的方法3在人財(cái)物方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備4責(zé)任到人抓緊落實(shí)將糾正結(jié)果通報(bào)

會(huì)議文件審核內(nèi)容與工作程序:內(nèi)容：1審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性2具體內(nèi)容（審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確）

工作程序1起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審 2主觀秘書進(jìn)行初審 3如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審 4審核修改后主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)會(huì)議事宜1原則：時(shí)間性原則、及時(shí)性原則、全面性原則。2方法:定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告；有會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)；領(lǐng)導(dǎo)親自參加會(huì)議，其他途徑3程序：明確會(huì)議目標(biāo)：明確會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)與各小組的任務(wù)；明確會(huì)議涉及范圍；會(huì)議工作所要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)議要達(dá)到的階段性目標(biāo)；制定目標(biāo)時(shí)留出意外情況時(shí)間；明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法和途徑：確定溝通的時(shí)間地點(diǎn)與會(huì)人員；檢查溝通所用各類文件資料；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議籌備情況和進(jìn)展；聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示；將記錄送給領(lǐng)導(dǎo)。

注意事項(xiàng) 1對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果盡快落實(shí)部署2堅(jiān)持與會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期溝通并將落實(shí)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋3在會(huì)前會(huì)中會(huì)后不同時(shí)期溝通中要突出各自的重點(diǎn) 會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題：人員問(wèn)題 場(chǎng)地 設(shè)備 資料 健康與安全 與會(huì)者情緒 與會(huì)者返程 行為 2.明確問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員 3.處理會(huì)議突發(fā)事件的方法：同上

會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序：1預(yù)測(cè)情況 2準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案3討論會(huì)議緊急情況 4確定會(huì)議應(yīng)急方案

注意事項(xiàng)：住宿安排要妥善、餐飲服務(wù)要周到、醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無(wú)患、交通保障應(yīng)落實(shí)到位、會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定可靠迅速、娛樂(lè)生活要豐富多彩、會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位

提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行：原則：認(rèn)真傾聽(tīng)，最少限度打斷談話；樹立自信心，確信自己能對(duì)任何沖突產(chǎn)生積極影響；消除交流障礙；強(qiáng)調(diào)問(wèn)題；使用精湛的人際交流技巧。工作程序1了解議題和議程2準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)3有效引導(dǎo)議題（會(huì)議開(kāi)始前明確開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間保證及時(shí)開(kāi)會(huì)散會(huì)；議題開(kāi)始前，規(guī)定討論范圍并保證平等發(fā)言；議題結(jié)束后簡(jiǎn)單總結(jié)并宣布結(jié)束。）

會(huì)議經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督方法：報(bào)告和會(huì)議、授權(quán)與自我控制、質(zhì)量、損益平衡表、比率分析、審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審。會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序:1申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)2主管領(lǐng)導(dǎo)審批3財(cái)務(wù)部審批4財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票5經(jīng)費(fèi)支出6審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出 處理會(huì)中突發(fā)事件1類型：人員問(wèn)題，健康與安全，處理行為2程序：對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案的各項(xiàng)措施；調(diào)動(dòng)會(huì)議有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救和處理；必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援；處理好突發(fā)事件的善后工作 3注意事項(xiàng)：1責(zé)任分工：綜合管理，統(tǒng)籌安排；增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)；加強(qiáng)崗位責(zé)任制。2突發(fā)事件與規(guī)章制度：應(yīng)急方案的定期檢查制度；突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度；各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度；值班工作責(zé)任到人制度

會(huì)議總結(jié)工作 1目的 目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況 小組執(zhí)行情況 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 獎(jiǎng)懲人員解決遺留問(wèn)題 2內(nèi)容：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題,參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人,會(huì)議的主持者,領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn),對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求,會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。3程序：對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿 ；向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論；總結(jié)定稿；印發(fā)；歸檔；組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)4方法：座談會(huì) 表彰會(huì) 書面總結(jié) ※中型以上的會(huì)議結(jié)束后，大會(huì)秘書處要組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)，如有的領(lǐng)導(dǎo)有具體要求，就需要在開(kāi)號(hào)總結(jié)會(huì)的基礎(chǔ)上寫出書面的會(huì)務(wù)工作總結(jié)，并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后作為大會(huì)的文件材料連同會(huì)議記錄會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議文件等一并作為完整的卷宗歸入檔案，對(duì)于重要的會(huì)議秘書可以在會(huì)議結(jié)束前印發(fā)一份問(wèn)卷或會(huì)議組織評(píng)估表，以對(duì)會(huì)議的成效進(jìn)行打分，所涉及的方面包括明確的會(huì)議目的完成任務(wù)會(huì)場(chǎng)以及時(shí)間的安排等內(nèi)容要求會(huì)議工作總結(jié)要依據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)的內(nèi)容逐條檢查；切實(shí)回顧和檢查會(huì)議工作中好的方面和存在的問(wèn)題；有理有據(jù)，實(shí)事求是；會(huì)議的總結(jié)贏一分為二，激勵(lì)為主。

會(huì)議評(píng)估工作內(nèi)容：1構(gòu)成有效會(huì)議的要素（目標(biāo)清晰，適當(dāng)時(shí)間地點(diǎn)形式，緊湊的議程，準(zhǔn)確的信息傳遞，周密的前期準(zhǔn)備合理內(nèi)容安排）2影響會(huì)議效率的主要因素（會(huì)議必要性；會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；會(huì)議責(zé)任分工；會(huì)議的多，長(zhǎng)，大，高，支出超標(biāo)、浪費(fèi)驚人，準(zhǔn)備不充分質(zhì)量不高，組織不當(dāng)。3會(huì)議評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：目標(biāo)（是否達(dá)成，主持人的準(zhǔn)備，發(fā)言者發(fā)言是否引起共鳴，會(huì)議形式地點(diǎn)是否合適，資料是否及時(shí)），會(huì)議時(shí)間評(píng)估，與會(huì)人員參與會(huì)議的狀態(tài)和收獲，會(huì)議服務(wù)評(píng)估，會(huì)議實(shí)際費(fèi)用、成本支出、再度召開(kāi)時(shí)繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。

會(huì)議評(píng)估工作程序：分析影響會(huì)議效果的因素、設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表、匯總評(píng)估結(jié)果。注意事項(xiàng)：避免欠缺會(huì)議記錄，落實(shí)不力，得失進(jìn)行總結(jié)，不解散已完成任務(wù)的工作組；與會(huì)人員對(duì)會(huì)議不滿。

高效率會(huì)議的決定因素：會(huì)議要開(kāi)的短；安排較多的活動(dòng)使會(huì)議獲最大價(jià)值；特別注意選擇地點(diǎn)；對(duì)與會(huì)人員名單要精益求精；請(qǐng)公關(guān)公司籌辦時(shí)應(yīng)多看多問(wèn)；對(duì)某會(huì)議承辦公司的工作感到滿意時(shí)可考慮長(zhǎng)期合作；討價(jià)還價(jià)。

涉外接待原則：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、尊重個(gè)人、女士?jī)?yōu)先、入鄉(xiāng)隨俗。禮賓次序:1國(guó)家地區(qū)名稱的拉丁字母2具體身份職務(wù)高低3抵達(dá)時(shí)間4告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間5不排列

禮賓次序確定步驟1確定禮賓次序方案2提前通知有關(guān)各方3按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

涉外迎送儀式要求：1發(fā)出邀請(qǐng)2準(zhǔn)備工作：清楚來(lái)訪者的基本情況；外賓飲食愛(ài)好宗教禁忌等；擬定訪問(wèn)日程；安排食宿3善始善終 著裝要求：穿正裝

安排涉外迎送工作程序

1確定迎候人員2準(zhǔn)備迎賓的物品3見(jiàn)面講究禮節(jié)4送行前的拜訪5安排送行儀式

安排涉外會(huì)談的要求:充分了解雙方情況；準(zhǔn)備工作要落實(shí)到位；會(huì)談會(huì)見(jiàn)要做好記錄，問(wèn)題要落實(shí).拜訪要求：拜訪前線電話聯(lián)系；到達(dá)賓館大廳通知對(duì)方；初次見(jiàn)面可不送禮物。會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序：1約定2通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)3準(zhǔn)備工作：背景資料，會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置，人員安排4迎接客人5會(huì)見(jiàn)會(huì)談6送別客人 涉外宴請(qǐng)的原則：宴請(qǐng)環(huán)境要雅致安靜，點(diǎn)菜注意個(gè)人飲食習(xí)慣或因宗教信仰而來(lái)的忌諱，菜肴要有地方特色，參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生、衣裝干凈得體、女士要化妝、不穿白天的工作裝

選擇禮品的注意事項(xiàng): 1與受禮者的關(guān)系2明確送禮的原因3了解受禮者的特點(diǎn)4經(jīng)濟(jì)方面的限定

辦公模式發(fā)生變化的原因:1辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過(guò)高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益2城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問(wèn)題和上班的高峰時(shí)段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場(chǎng)所也能相互溝通4企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需聘用長(zhǎng)期的正式員工5企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本6一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變7在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式

不同辦公模式的特點(diǎn)

1在家辦公:優(yōu):節(jié)省辦公室空間和資金,節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間,更靈活的管理自己的時(shí)間,減少交通的擁擠,污染和費(fèi)用.缺:需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系,有的缺乏適宜的辦公環(huán)境,增加了組織監(jiān)督.管理和控制工作人員工作的難度,同事之間交流減少,減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系2彈性時(shí)間:優(yōu):時(shí)間靈活,更好的安排工作時(shí)間,提高效率.缺：難監(jiān)督員工3遠(yuǎn)程工作.優(yōu)：減少總部辦公空間的開(kāi)銷,工作時(shí)間更靈活.缺：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度4虛擬辦公.優(yōu)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi),信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送.缺：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量,難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密5兼職工作:優(yōu):兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作,充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng).缺:控制和監(jiān)督員工較難,難以控制工作量及報(bào)酬6定期合同制.優(yōu):能靈活聘到優(yōu)秀人員,這些人工作有動(dòng)力,效率高.缺:難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng),缺乏工作保障7交替工作:優(yōu):能激勵(lì)工作人員.缺:交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂8臨時(shí)辦公桌.優(yōu):節(jié)省資金也節(jié)省員工的時(shí)間.缺:員工缺乏歸屬感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也難于被管理。

選擇辦公模式的工作程序1深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題2根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式3根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度4先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn),逐步推廣新模式 5不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式,評(píng)估啟用新模式的得失

辦公室布局：開(kāi)放,封閉式 作用:形成有效率的工作流程；有利于員工工作分配；有利于工作順利完成

設(shè)計(jì)辦公室的工作程序1分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求:面積、空間大小,人員流通的頻率,聲音對(duì)辦公效率的影響,需要設(shè)備及家具量的多少2設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門的意見(jiàn),根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能3選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開(kāi)時(shí),辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾4注意采光、溫度和通風(fēng) 改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作程序: 定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施:

1定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程2評(píng)價(jià)確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)3分析尋找所存在問(wèn)題和差距的原因4改進(jìn)根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案5實(shí)施改進(jìn)方案 6建議使用改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程

注意項(xiàng)：1工作流程應(yīng)不受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛，工作在其進(jìn)行之處就地完成不擴(kuò)展至整個(gè)組織2流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來(lái)負(fù)責(zé)3流程要與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合4各項(xiàng)流程既相互獨(dú)立又在整體上嚴(yán)密不漏避免了重復(fù)工作及不必要的協(xié)調(diào)工作5流程本身要有不斷改善的空間和彈性6復(fù)檢次數(shù)越少越理想 處理突發(fā)事件的原則.1快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展2以人為本，保護(hù)公眾利益3公開(kāi)透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾4重塑形象，置之死地而后生 突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1作為事故處理的一依據(jù)2作為安全教育的案例資料3便于應(yīng)對(duì)各種賠償案件 內(nèi)容《事故情況記錄表》:事故日期;事故地點(diǎn);事故涉及的人員;事故的證人;事故過(guò)程的概述;填寫事故記錄薄的人員簽名.《工作情況報(bào)告表》:完成表格人員的姓名、身份;事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù);發(fā)生事故的日期、地點(diǎn);事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的看法;進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的情況,包括由誰(shuí)進(jìn)行;必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù);填寫表格的人員簽名和日期

突發(fā)事件的預(yù)防應(yīng)對(duì)措施1以書面形式確定的緊急情況處理程序,其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體處理程序2用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員,如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)3張貼顯示有關(guān)的緊急程序,在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告,讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名4實(shí)行緊急情況模擬演練,如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來(lái)測(cè)試編寫的程序是否合適,并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)5明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé),一旦有情況,由他們擔(dān)當(dāng)處理6保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況,如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等7保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)

突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施：1準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序2用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員3在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序4實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫的程序5明確員工在緊急情況下的職責(zé)6保證工作場(chǎng)所受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員7保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理情況8保證定期檢查和更新設(shè)備

處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)馬上報(bào)告并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)；查找問(wèn)題的原因；成立臨時(shí)指揮中心；控制源頭釜底抽薪；召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)。

※安全檢查 內(nèi)容1.對(duì)可預(yù)見(jiàn)的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測(cè)分析及時(shí)及早預(yù)報(bào) 2.對(duì)可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動(dòng)向 3.對(duì)以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。4.對(duì)預(yù)測(cè)的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案 5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置 6.進(jìn)行對(duì)突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識(shí)與技能7.配備相關(guān)設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

督查工作的內(nèi)容:1上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)2上級(jí)直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況3本單位的中心工作、重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況4新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與處理情況5人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況6下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問(wèn)題的辦理情況7秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項(xiàng)督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng).特點(diǎn):復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性 原則:實(shí)事求是，主動(dòng)性，分層次落實(shí)，時(shí)效性，督查與幫辦結(jié)合。方法:書面,電話,專項(xiàng),會(huì)議,調(diào)研.程序:交辦,立項(xiàng),登記,辦結(jié)回告,審核,立卷,歸檔.注意事項(xiàng):查辦、催辦技巧:1與信息工作相結(jié)合2與調(diào)查研究相結(jié)合3堅(jiān)持歸口辦理,分級(jí)負(fù)責(zé)4堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度.督查工作注意事項(xiàng):實(shí)事求是、授權(quán)督查、辦實(shí)事、謙虛謹(jǐn)慎

※辦公室工作計(jì)劃: 作用 1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的根據(jù)3.指明組織的活動(dòng)方針和范圍保證行動(dòng)目標(biāo)一致4指明事務(wù)順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財(cái)政計(jì)劃

制定工作計(jì)劃的方法1根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求,一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù).可以使用專門制作好的人物表格,將要做的工作內(nèi)容列出,也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫下2區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù),通常按ABCD法則,先做重而急的任務(wù),再做重而不急的任務(wù),后做急而不重的工作,安排好工作的優(yōu)先次序3按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序,對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量4列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息,包括人力、物力、財(cái)力等5明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求6指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人7從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成,確定后,逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中8明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問(wèn)題向誰(shuí)報(bào)告,何時(shí)報(bào)告,確保計(jì)劃的順利實(shí)施9明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

計(jì)劃內(nèi)容與要求1每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)2每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求3每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源4每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人5在計(jì)劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量

制定計(jì)劃與實(shí)施計(jì)劃注意問(wèn)題：實(shí)事求是,善于授權(quán)明確分工定期檢查所需資源是否滿足,及時(shí)與同事溝通進(jìn)展問(wèn)題,在實(shí)施計(jì)劃中應(yīng)監(jiān)控發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)應(yīng)變 制定工作計(jì)劃的程序:估量機(jī)會(huì),確定目標(biāo),確定計(jì)劃工作的前提條件,擬定可行方案評(píng)價(jià)備選方案,選擇方案,擬定分計(jì)劃,編制預(yù)算

注意事項(xiàng):所有的子計(jì)劃、部門計(jì)劃、派生計(jì)劃必須與組織的總目標(biāo)一致,有助于組織總目標(biāo)實(shí)現(xiàn);短期計(jì)劃要與長(zhǎng)期計(jì)劃相結(jié)合,短期要有助于長(zhǎng)期

確定承辦期限的工作程序: 1調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)限規(guī)定2時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)3確定統(tǒng)一任務(wù)不同的承辦周期4確定統(tǒng)一緊急情況下不同承辦周期

辦公室工作評(píng)估：意義：提高了管理工作的效率;明確了組織機(jī)構(gòu)的建制;促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任;有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作 要求：組織或團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)具有多樣性但不可過(guò)多；各部門之間相互支持.辦公室工作評(píng)估工作程序: 1對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:建立一套完整的目標(biāo)體系;確定目標(biāo);組織實(shí)施;檢查評(píng)估2對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理3對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:數(shù)量目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估 獲得辦公用品及設(shè)備使用權(quán)的方式及其優(yōu)缺點(diǎn): 1購(gòu)買:優(yōu)點(diǎn):設(shè)備歸購(gòu)買者所有.使用方便.缺點(diǎn):一次付款費(fèi)用較高.過(guò)了保修期后需額外支出維修及護(hù)理費(fèi)用.設(shè)備還可能很快過(guò)時(shí)

2租用:優(yōu):最初投入費(fèi)用低,并可以由不斷獲得的利潤(rùn)進(jìn)行補(bǔ)償.一般租用協(xié)議都包括維護(hù)和修理的費(fèi)用.便于更新?lián)Q代.缺:租期較長(zhǎng)時(shí)支出費(fèi)用較多甚至超過(guò)購(gòu)買的費(fèi)用.提前終止合同違約金將會(huì)很高 政府采購(gòu)的主要方式： 公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等

辦公室用品與設(shè)備采購(gòu)的工作程序：1提出購(gòu)買申請(qǐng)2審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi)3招標(biāo)、選擇供應(yīng)商4簽訂供貨合同5貨物入庫(kù)6支付貨款

采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則：真實(shí)性原則、重點(diǎn)性原則、目標(biāo)相關(guān)原則、經(jīng)濟(jì)合理性原則。

編制采購(gòu)預(yù)算的工作程序：1確定預(yù)算的核算基數(shù)2進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研3確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格4編寫預(yù)算方案（：進(jìn)行科學(xué)的可行性論證 提出效益目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、動(dòng)用的公共資源、支出標(biāo)準(zhǔn)和測(cè)算依據(jù)）5征求意見(jiàn)、完善方案?！咀⒁馐马?xiàng)：編制預(yù)算方案要實(shí)事求是；根據(jù)單位實(shí)際工作需要選配合適的產(chǎn)品；要購(gòu)置的用品或設(shè)備必須是當(dāng)前或與其所必需的并考慮與原有設(shè)備的匹配關(guān)系；事先安排好要購(gòu)置的設(shè)備所放置的位置，要安全可靠且有利于工作流程的進(jìn)行；慎重選擇供應(yīng)商，對(duì)不同的供應(yīng)商要在各個(gè)方面進(jìn)行認(rèn)真的比較；預(yù)算方案的編制要注意征求各方面的意見(jiàn)，方案應(yīng)切實(shí)可行?！?/p>

調(diào)配辦公資源的工作程序: 1了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點(diǎn)、功能情況等2對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理3對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況(設(shè)備的購(gòu)買信息,保修信息,維護(hù)合同,操作指南,基本信息, 所有設(shè)備情況列表,日志記錄和故障登記)4定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

注意事項(xiàng)：必須對(duì)單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔,能迅速找到需要的資源;要注意及時(shí)更新記錄能真實(shí)的反映目前的實(shí)際使用狀況;注意按規(guī)定清退辦公用品;辦公用品的領(lǐng)用更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,特殊情況要有書面報(bào)告；公司員工的流動(dòng)影響著辦公資源的調(diào)配與利用,應(yīng)隨時(shí)掌握員工的變化信息

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商考慮的因素:價(jià)格和費(fèi)用 質(zhì)量和交貨 服務(wù)和位置 安全和可靠性

※申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是:1申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。2該報(bào)告或該表必須經(jīng)過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。3一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。4在進(jìn)行商務(wù)工作中,無(wú)論是使用支票,還是使用現(xiàn)金,都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票,其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。5商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

信息開(kāi)發(fā):主要形式：一次信息開(kāi)發(fā):剪報(bào),信息資料冊(cè),二次:索引,目錄,編制文摘,三次:簡(jiǎn)訊,調(diào)查報(bào)告,檔案參考材料 工作程序:1確定主題2分析信息材料3選擇信息開(kāi)發(fā)方法4選擇開(kāi)發(fā)信息的形式5形成信息產(chǎn)品

信息開(kāi)發(fā)的要求:注重調(diào)查研究,通過(guò)各種渠道全面及時(shí)獲取信息,充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)系統(tǒng),運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)技巧,加強(qiáng)對(duì)信息的加工、綜合分析、提煉和概括,開(kāi)發(fā)出有特色、利用價(jià)值大、可信度高的信息.信息編寫的類型:動(dòng)態(tài) 建議 經(jīng)驗(yàn) 問(wèn)題 預(yù)測(cè)型 信息利用:特點(diǎn):周期性 經(jīng)常性 廣泛性 實(shí)效性

要求:1遵守信息法規(guī)2維護(hù)信息安全3最大限度地滿足信息需求4注意對(duì)日常信息的積累

工作程序:1熟悉信息的內(nèi)容2確定利用需求確定服務(wù)途徑(信息檢索服務(wù),信息加工服務(wù),定題查詢服務(wù) 信息咨詢服務(wù),網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù))3獲取信息4提供信息

信息利用的意義：有利與實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，促進(jìn)管理水平提高；有利于信息的增值和信息資源共享；有利于提高決策的成功率。

信息反饋:形式:正反 縱向橫向 前后.要求:要準(zhǔn)確真實(shí),盡量縮短信息反饋時(shí)間,要廣泛全面,多信源、多通道反映

工作程序：1明確目標(biāo)2選擇信息反饋的方法（系列型反饋,廣角型-,連續(xù)型-）3獲取反饋信息4加工分析-5傳遞-6利用-

文書擬寫

通告:標(biāo)題+正文（發(fā)文緣由+通告事項(xiàng)+尾語(yǔ)）+落款+成文日期

通報(bào):標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文[發(fā)文緣由+通報(bào)事項(xiàng)+分析+（決定）+號(hào)召要求]（+附件）+落款+成文日期

類型:表彰 批評(píng) 傳達(dá)通報(bào)

決定:標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+決定事項(xiàng)+要求）+（+附件）落款+成文日期

請(qǐng)批批答函:標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（發(fā)文緣由+函事項(xiàng)+尾語(yǔ)）+落款+成文日期 計(jì)劃:標(biāo)題+正文（前言+主體+結(jié)尾）+尾部 總結(jié):標(biāo)題+正文（前言+主體+結(jié)尾）+尾部

注意事項(xiàng):1樹立正確的指導(dǎo)思想2堅(jiān)持實(shí)事求是3總結(jié)出規(guī)律性的東西4分清主次、突出重點(diǎn)5語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確

述職報(bào)告:標(biāo)題+稱謂+正文（開(kāi)頭+主體+結(jié)尾）+落款+成文日期

注意：事實(shí)求是;突出特點(diǎn);語(yǔ)言簡(jiǎn)潔 講話稿:開(kāi)頭+主體+結(jié)尾

特點(diǎn):1.內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)2.語(yǔ)言評(píng)議通俗3.交流具有互動(dòng)性

市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告:標(biāo)題+前言+正文(情況部分+預(yù)測(cè)部分+建議部分)+尾部

特點(diǎn)：1.針對(duì)性2.真實(shí)性3.典型性4.時(shí)效性

招標(biāo)書:標(biāo)題+正文（前言+主體+結(jié)尾）+尾部

特點(diǎn):明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性、規(guī)范性

投標(biāo)書:標(biāo)題+正文（送達(dá)單位+引言+主體+ 結(jié)尾）+尾部

注意事項(xiàng):1.明確招標(biāo)要求2.實(shí)事求是,不可弄虛作假3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔,語(yǔ)氣謙和.文書審核: 要求:1審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐一糾正2一般性問(wèn)題可以直接修改3需做較大的改動(dòng)、可附上具體修改日期，退回?cái)M稿人或承辦部門共同協(xié)商

工作程序:1明確審核范圍2確定是否需要行文3審核文書的內(nèi)容4檢查文字內(nèi)容5檢查文件體式6檢查文書在處理程序上是否妥善完備

文書擬辦:要求:1熟悉有關(guān)政策和規(guī)定2熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況3熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定4擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況5擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔.工作程序:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內(nèi)容3.提出擬辦意見(jiàn)

文書承辦:要求:1認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見(jiàn)2文書的承辦要區(qū)分輕重緩急3來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文,要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考4對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時(shí)清理,并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)明5要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存.工作程序:1.了解文書內(nèi)容2.研究批辦意見(jiàn)3.進(jìn)行具體辦理

文書催辦：要求：1催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)2填寫催辦記錄單

工作程序:1確定催辦的范圍2確定催辦方法(電話,發(fā)函,登門,約請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào))3進(jìn)行催辦 注意:對(duì)領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的、緊急文書進(jìn)行重點(diǎn)催辦

檔案利用:要求:1依法開(kāi)展利用工作2主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作3不斷完善檔案服務(wù)方式和手段4掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用

工作程序:1熟悉庫(kù)藏2分析利用需求3選擇利用方式：（閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 制發(fā)檔案證明 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)目錄 檔案展覽）4獲取檔案5提供檔案

檔案參考材料:編寫程序:1確定檔案參考資料的種類（大事記 組織沿革 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集 會(huì)議簡(jiǎn)介 科技成果簡(jiǎn)介 企業(yè)年鑒 企業(yè)史志）2收集檔案材料3進(jìn)行編寫

電子檔案:特點(diǎn):1非人工可識(shí)讀性2對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性3信息的可變性4信息與載體的可分離性5信息的可供性6多種信息載體的集成性

電子檔案管理的要求:真實(shí)性 完整性 可讀性。

電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累2-歸檔3-保管4-利用：（電子閱覽室閱覽,復(fù)制,出借,在線利用）

注意事項(xiàng):1可采用雙套制歸檔2歸檔時(shí)要進(jìn)行技術(shù)鑒定3維護(hù)電子檔案信息的安全

關(guān)于錄像答題技巧： 一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語(yǔ)，如您好等③上班時(shí)間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密

關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色；實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國(guó)旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)巍⒆诮?；不?wèn)婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國(guó)家的意思不同。

關(guān)于宴請(qǐng):注意：場(chǎng)地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請(qǐng)的過(guò)程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng)；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉.有關(guān)商務(wù)旅行：（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案:包括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開(kāi)全體出訪人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。有關(guān)溝通：可能員工家屬來(lái)鬧事 注意：秘書有無(wú)做到換位思考；耐心傾聽(tīng)；秘書有無(wú)做到日常接待，如倒水等；如果對(duì)方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過(guò)程中要注意保密工作；與對(duì)方說(shuō)話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說(shuō)出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書要向上級(jí)請(qǐng)示；若上級(jí)正在開(kāi)會(huì)或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來(lái)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說(shuō)出該如何如何決定。

第二篇：會(huì)議籌備方案的擬訂

（一）相關(guān)知識(shí)

1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

（1）確定會(huì)議的主題與議題

會(huì)議的主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、要達(dá)到的目的。

確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

例：()的會(huì)議堅(jiān)決不開(kāi)

a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過(guò)多d.地點(diǎn)

答案：b

解析：明確的目的是開(kāi)會(huì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵

例：會(huì)議主題的確定應(yīng)做到（）

a.有切實(shí)依據(jù)b.能結(jié)合本單位的實(shí)際c.主題盡量細(xì)化d.有明確的目的 答案：abd

解析：確定會(huì)議主題的要素有3點(diǎn)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

（2）確定會(huì)議的名稱

（3）確定會(huì)議的流程：根據(jù)到會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)，安排會(huì)議主持人；根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；

（4）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)議時(shí)間包括實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的體會(huì)時(shí)間。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席而定，確定會(huì)議的長(zhǎng)短

會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中、地點(diǎn)適中。環(huán)境適中。交通方便，會(huì)議設(shè)施齊全

（5）確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具

（6）確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制工作

（7）確定會(huì)議代表的組成（8）確定會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排

（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工

例：秘書人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（）

a.分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報(bào)d.綜合檢查

答案：abd

2.會(huì)議籌備方案的作用

（1）確保會(huì)議的周密組織

（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位

（3）確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行。

3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議

（1）電話會(huì)議

電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地方的人員舉行會(huì)議。

1）電話會(huì)議的交流的特點(diǎn)

a．電話會(huì)議方便靈活準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速，是電子通信會(huì)議中花費(fèi)最少的。

b．電話會(huì)議缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

c．為了提高電話會(huì)議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。

d．電話會(huì)議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)

2）電話會(huì)議信息工作的要求

a．準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息

b．認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料

c．合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備

第三篇：會(huì)議籌備方案

會(huì)議籌備方案范文

（一）1、確定會(huì)議主題

會(huì)議主題的確定的主要依據(jù)：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。

2、確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的休會(huì)時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中，環(huán)境適合，交通方便，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全。

3、確定會(huì)議的規(guī)模

會(huì)議的規(guī)模主要指，會(huì)議出席人員（正式代表）、特邀代表、列席人員、工作人員（包括服務(wù)人員）的總體數(shù)量，會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。

4、確定會(huì)議議程

會(huì)議議程包括會(huì)議主持，會(huì)議典型發(fā)言（或重點(diǎn)發(fā)言）、會(huì)議討論、會(huì)議講話、會(huì)議總結(jié)。確定會(huì)議議程的方法主要一是根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人；二是根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；三是圍繞會(huì)議主題，確定會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定討論方式；四是根據(jù)會(huì)議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。

5、確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備

包括大會(huì)的主報(bào)告；大會(huì)發(fā)言單位的材料；會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料。

6、確定會(huì)議組織和分工

這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。包括與會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待，生活服務(wù)（含娛樂(lè)活動(dòng)安排）、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。

會(huì)議籌備方案范文

（二）一、前言

說(shuō)明會(huì)議召開(kāi)的背景、目的和意義。

二、會(huì)議名稱

宏利總公司長(zhǎng)沙分公司××新產(chǎn)品推介會(huì)議

三、會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)

自擬

四、會(huì)議主題

用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)句式概括說(shuō)明（兩句）

五、會(huì)議規(guī)模

人數(shù)

六、會(huì)議議程

會(huì)議議題的程序化（表格）

七、會(huì)議日程

將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容（包括參觀和文娛活動(dòng)）分解安排在會(huì)期幾天的各單元（如分上午、下午、晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。可以附表形式列后。

八、會(huì)議籌備分工

一般作如下分工：秘書組、接待組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組等。

確定小組負(fù)責(zé)人，組員，工作職責(zé)，工作任務(wù)落實(shí)到人。

九、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

會(huì)議經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的主要項(xiàng)目——文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、會(huì)議宣傳交際費(fèi)、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)、會(huì)議伙食補(bǔ)貼、會(huì)議交通費(fèi)、會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)支（如車輛租用）、其它費(fèi)用（不可預(yù)計(jì)費(fèi)用）。

可以表格形式列出。

審核的方式——將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并上交；對(duì)經(jīng)費(fèi)把關(guān)。

十、落款

制發(fā)部門、日期

l具體實(shí)施：

收集會(huì)議召開(kāi)的相關(guān)信息，在計(jì)算機(jī)上擬寫該會(huì)議籌備方案。

示范文本

今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司TMD型手機(jī)推介會(huì)議籌備方案

為了滿足廣大客戶的需求，今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司研發(fā)了適應(yīng)90后消費(fèi)群體TMD型手機(jī)。

第四篇：會(huì)議籌備方案

巫山信息網(wǎng)五周年慶典暨優(yōu)秀通訊員表彰大會(huì)

籌 備 方 案

一、會(huì)議主題

巫山信息網(wǎng)五周年慶典暨優(yōu)秀通訊員表彰大會(huì)

二、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

2011年6月19日（星期天）上午9:30，鴻都大酒店三樓第#會(huì)議室。

三、參加人員

（一）參會(huì)嘉賓

劉大勇 縣委常委、宣傳部長(zhǎng)

劉慶芳 縣委辦公室副主任、縣政府辦公室副主任、信息網(wǎng)絡(luò)管理中心主任

宋傳勇 縣委宣傳部常務(wù)副部長(zhǎng)

蔡劍俠 縣委宣傳部副部長(zhǎng)、黨史研究室主任

陳昆侖 縣就業(yè)局局長(zhǎng)

石支林 縣公安局網(wǎng)監(jiān)大隊(duì)長(zhǎng)

余超偉重慶站長(zhǎng)聯(lián)合會(huì)會(huì)長(zhǎng)（瀘州老窖博大酒業(yè)營(yíng)銷公司團(tuán)購(gòu)部經(jīng)理）

（二）參會(huì)人員

巫山信息網(wǎng)全體通訊員、四、會(huì)議議程

主持人：###（巫山理想文化傳媒公司演職人員）

（一）表彰大會(huì)（9.30—10.30）

1.主持人介紹參會(huì)嘉賓；

2.縣委常委、宣傳部長(zhǎng)劉大勇致辭；

3.巫山信息網(wǎng)總編輯陳輝介紹巫山信息網(wǎng)及5年發(fā)展歷程（PPT展示）；

4.縣委宣傳部常務(wù)副部長(zhǎng)宋傳勇就如何做好網(wǎng)絡(luò)宣傳講話；

5.縣公安局網(wǎng)監(jiān)大隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)石支林就如何加強(qiáng)網(wǎng)站信息安全講話；

6.縣委宣傳部副部長(zhǎng)、黨史辦主任蔡劍峽為通訊員發(fā)放采編證；

7.參會(huì)嘉賓為優(yōu)秀通訊員頒獎(jiǎng)；

暫時(shí)休會(huì)，參會(huì)嘉賓退場(chǎng)。

（二）通訊員培訓(xùn)會(huì)議（10.50—11.40）

（三）巫山信息網(wǎng)2011版投稿系統(tǒng)使用方法講解（11.50—12.00）

（四）全體通訊員合影（12.10—12.30）

（五）午餐（慶園村大酒樓二樓）

第五篇：會(huì)議籌備方案

會(huì)議籌備方案包括：

①確定會(huì)議名稱。

②確定議題。

③確定與會(huì)人員。

④確定時(shí)間地點(diǎn)。

⑤確定會(huì)議通知內(nèi)容。

⑥會(huì)議通知跟進(jìn)落實(shí)程序與要求。

⑦會(huì)場(chǎng)布置要求。

⑧會(huì)議文件資料種類、內(nèi)容、要求。

⑨會(huì)議設(shè)備和用品種類、要求。

⑩會(huì)議后勤安排。會(huì)議記錄安排。會(huì)場(chǎng)服務(wù)安排。會(huì)議預(yù)算安排。議定事項(xiàng)催辦及反饋的程序、要求、責(zé)任人。其他注意事項(xiàng)。

會(huì)議籌備方案

例文1

××省黨務(wù)公開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議籌備工作總體方案

根據(jù)省紀(jì)委安排，××省黨務(wù)公開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議將于2005年11月15日至18日在××舉行。為了辦好這次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，特制訂本方案。

（一）指導(dǎo)思想

本次“全省黨務(wù)公開(kāi)試點(diǎn)工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議”以黨的十六大精神和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，以“推行黨務(wù)公開(kāi)，加強(qiáng)黨的建設(shè)，展示和諧××”為主題，全方位宣傳、推介、展示××市各級(jí)在黨的建設(shè)特別是推行黨務(wù)公開(kāi)工作中所取得的成績(jī)，為黨務(wù)公開(kāi)在全省更深入地推行提供范本、創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)新發(fā)展。

（二）會(huì)議內(nèi)容

深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十六屆五中全會(huì)精神，總結(jié)××市黨務(wù)公開(kāi)試點(diǎn)工作的做法和經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)場(chǎng)觀摩黨務(wù)公開(kāi)示范點(diǎn)，研究部署全省黨務(wù)公開(kāi)工作，推進(jìn)全省懲治和預(yù)防腐敗體系建設(shè)。

（三）主、承辦單位及參會(huì)人員

××省黨務(wù)公開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議由中共××省紀(jì)律檢查委員會(huì)主辦，中共××市委、中共××市紀(jì)律檢查委員會(huì)承辦。

參會(huì)人員為：省委副秘書長(zhǎng)，市直有關(guān)部門負(fù)責(zé)同志；各市（州）委副書記、紀(jì)委書記，組織部副部長(zhǎng)，市（州）委副秘書長(zhǎng)；省直機(jī)關(guān)紀(jì)工委、省國(guó)防紀(jì)工委、高校紀(jì)工委書記；省紀(jì)委、監(jiān)察廳負(fù)責(zé)同志；××市有關(guān)單位負(fù)責(zé)同志等，共預(yù)計(jì)70余人。

（四）主要活動(dòng)

現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的主要活動(dòng)有：

1.現(xiàn)場(chǎng)觀摩（單位：××市、××縣、××區(qū)等單位）；

2.交流經(jīng)驗(yàn)（地點(diǎn)：市委禮堂）；

3.大會(huì)總結(jié)（地點(diǎn)：市委禮堂）。

（五）組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

成立“××省黨務(wù)公開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議籌備委員會(huì)”，全面負(fù)責(zé)本次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的籌備工作。主任：×××副主任：×××

成員：×××××××××

籌委會(huì)下設(shè)5個(gè)小組：

1.秘書組。

組長(zhǎng)：×××成員：××××××××××××

主要職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)起草籌備工作《總體方案》。（2）負(fù)責(zé)籌委會(huì)工作會(huì)議及有關(guān)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。（3）起草領(lǐng)導(dǎo)講話、市委經(jīng)驗(yàn)介紹、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)歡迎辭及會(huì)議要求、大會(huì)主持詞、歡迎宴會(huì)祝酒詞等文件。（4）負(fù)責(zé)大會(huì)經(jīng)驗(yàn)介紹材料的審核、把關(guān)。（5）負(fù)責(zé)收集、整理黨務(wù)公開(kāi)工作文件、資料，編制目錄，分類歸檔，提供與會(huì)代表參觀。（6）負(fù)責(zé)市委及有關(guān)單位經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)多媒體服務(wù)。（7）打印和收集會(huì)議材（資）料，統(tǒng)一裝袋分發(fā)；負(fù)責(zé)會(huì)議之后所有材料的組卷歸檔。（8）完成籌委會(huì)安排的其他工作。

2.聯(lián)絡(luò)組。

組長(zhǎng)：×××成員：××××××××××××

主要職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)會(huì)前踩點(diǎn)及對(duì)觀摩點(diǎn)的督導(dǎo)、完善、聯(lián)絡(luò)工作。（2）確定觀摩路線、審核觀摩點(diǎn)簡(jiǎn)介材料。（3）完成籌委會(huì)安排的其他工作。

示范文本

今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司TMD型手機(jī)推介會(huì)議籌備方案

為了滿足廣大客戶的需求，今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司研發(fā)了適應(yīng)90后消費(fèi)群體TMD型手機(jī)。為了讓產(chǎn)品順利進(jìn)入市場(chǎng)，增大銷量，特舉辦TMD型手機(jī)推介會(huì)議，現(xiàn)擬定會(huì)議籌備方案如下：

一、會(huì)議名稱

今業(yè)科技發(fā)展有限公司長(zhǎng)沙分公司TMD型手機(jī)推介會(huì)

二、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)

時(shí)間：2010年11月11日—12日，會(huì)期二天

地點(diǎn)：長(zhǎng)沙通程大酒店

三、會(huì)議主題

推介產(chǎn)品，擴(kuò)大影響，增加銷量，占領(lǐng)市場(chǎng)

四、會(huì)議規(guī)模

參會(huì)人員為全國(guó)各地分銷商（經(jīng)銷商和代理商）共180人

五、會(huì)議議程

1、今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司鄧曉總經(jīng)理致辭

2、今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司分管銷售的王虹副經(jīng)理宣讀2009年優(yōu)秀銷售商名單

3、優(yōu)秀銷售商代表發(fā)言交流經(jīng)驗(yàn)

4、今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司產(chǎn)研部劉曉紅部長(zhǎng)介紹新產(chǎn)品

5、今業(yè)公司總公司分管銷售的鄧小商副經(jīng)理就各地資源分配及客戶優(yōu)惠政策講話

6、今業(yè)公司總公司鄧仁總經(jīng)理為現(xiàn)場(chǎng)訂貨會(huì)致辭

7、現(xiàn)場(chǎng)簽訂合同

六、會(huì)議日程

詳見(jiàn)附表1：《今業(yè)公司長(zhǎng)沙分公司TMD型手機(jī)推介會(huì)日程安排》

七、會(huì)議籌備分工

（一）會(huì)務(wù)組

小組負(fù)責(zé)人：張?zhí)m

小組成員：王琴 何丹

職責(zé)：

1、制發(fā)會(huì)議通知；

2、準(zhǔn)備會(huì)議文件：領(lǐng)導(dǎo)（鄧曉總經(jīng)理、鄧仁總經(jīng)理）致辭，優(yōu)秀銷售商名單，優(yōu)秀銷售商代表經(jīng)驗(yàn)介紹材料，劉曉紅部長(zhǎng)介紹新產(chǎn)品發(fā)言稿，鄧小商副經(jīng)理發(fā)言稿，訂貨合同，會(huì)議日程表，會(huì)議須知；

3、制發(fā)會(huì)議證件：來(lái)賓證，記者證，工作人員證。

4、撰寫新聞文稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，向媒體發(fā)送。

（二）后勤接待組

小組負(fù)責(zé)人：劉梅

小組成員：周平何元

職責(zé)：

1、會(huì)前接站。

2、報(bào)到時(shí)簽到，預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)，來(lái)賓住宿與就餐安排，會(huì)議證件發(fā)放。

3、會(huì)議入場(chǎng)時(shí)的簽到。

4、會(huì)議有關(guān)文件的裝袋與發(fā)放。

5、會(huì)間交通安排。

6、會(huì)間醫(yī)療衛(wèi)生工作。

7、會(huì)務(wù)費(fèi)的結(jié)算。

8、代為與會(huì)者訂返程機(jī)票，車票。

9、會(huì)后送站。

（三）宣傳保衛(wèi)組

小組負(fù)責(zé)人：李巧

小組成員：陳雄

職責(zé)：

1、準(zhǔn)備會(huì)議用品，布置主體會(huì)場(chǎng)與產(chǎn)品展覽廳

2、聯(lián)系長(zhǎng)沙各大媒體，邀請(qǐng)各大媒體記者出席

3、做好會(huì)間的安全保衛(wèi)工作

4、清理會(huì)場(chǎng)，保管可再次使用的會(huì)議用品

八、經(jīng)費(fèi)預(yù)算

詳見(jiàn)附表2：《會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)表》