第一篇：商務(wù)日語文秘 秘書とは何か

秘書とは何か：

國語辭典「大辭林」による注釈：

要職にある人に直屬し、機(jī)密の事務(wù)や文書を扱い、その人の仕事を助ける役。また、その役の人。セクレタリー。

例：「社長秘書」

秘書にはたくさんの種類があり、その職業(yè)の特質(zhì)を簡単にまとめると、以下の二點(diǎn)に集約できる。

①補(bǔ)佐の対象とすべきパートナーが存在する。

②上司とあおぐ人間がその人本來の業(yè)務(wù)に専念できるようにいろいろな角度から補(bǔ)佐業(yè)務(wù)を行う。

秘書と組織

企業(yè)內(nèi)において、経営管理の中核にある上司(社長、専務(wù)、常務(wù)、部長など）に付いて、彼らの業(yè)務(wù)が円滑に進(jìn)むように補(bǔ)佐することが、企業(yè)関係の秘書の目的である。

さて、その前提としての企業(yè)とは何か？

企業(yè)とは、継続的、計(jì)畫的に利潤をあげようとする経済主體である。

企業(yè)には、國が経営し、公益を目的とした公企業(yè)(國営企業(yè)）と、民間人が出資?経営し、営利追求を目的とした私企業(yè)(民間企業(yè)）がある。

現(xiàn)代の代表的な企業(yè)形態(tài)の一：「株式會(huì)社」

會(huì)社とは、営利を目的とする団體で、二人以上の構(gòu)成員の共同の活動(dòng)により、その対外の活動(dòng)を通して利益を獲得し、會(huì)社の構(gòu)成員にその利益を分配することになる。

株式會(huì)社とは、各自の有する株式（株式會(huì)社の資本の構(gòu)成単位）の価格を限度として、有限に責(zé)任を負(fù)う構(gòu)成員からなる會(huì)社。社員の地位を株式に細(xì)分化することにより、その譲渡を自由とし、多數(shù)の株主の參加により大規(guī)模の資本形成を可能にする。

注：ここでは、社員は會(huì)社員の意味ではなく、會(huì)社の持ち主のことを指す。株主。社員には、會(huì)社の財(cái)産で會(huì)社の債務(wù)を完済できない場(chǎng)合に、各社員の個(gè)人財(cái)産をもって、無限に責(zé)任を負(fù)う「無限責(zé)任社員」と、出資額（株式）を限度としてその範(fàn)囲內(nèi)で責(zé)任を負(fù)う「有限責(zé)任社員」とに分かれる。

株式會(huì)社の機(jī)関（株主総會(huì)、取締役會(huì)、監(jiān)査役の三つ）

株主総會(huì)：株式會(huì)社の所有者である株主の集まりで、株式會(huì)社の最高の意思決定機(jī)関。株主は株式會(huì)社の決算期に開催される定期株主総會(huì)に出席し、會(huì)社の経営方針の変更や取締役の選任、利益配當(dāng)の決定を議決する。

取締役會(huì)：株式會(huì)社の最高の業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)関で、株主総會(huì)によって選任された三人以上の取締役によって構(gòu)成される。そのうち一人を會(huì)社の代表者として「代表取締役」になる。

監(jiān)査役：會(huì)社の業(yè)務(wù)執(zhí)行を監(jiān)督する機(jī)関で、すべての株式會(huì)社に監(jiān)査役の設(shè)置が義務(wù)づけられている。

秘書の分類（執(zhí)務(wù)體制による分類）

個(gè)人付き秘書

どの部門にも所屬せずに、特定の上司の専屬として補(bǔ)佐を行う。

秘書課（秘書室）所屬秘書

秘書課（秘書室）に所屬し、秘書課長（室長）を中心として、社長や専務(wù)などトップマネジメント（企業(yè)の経営管理組織の最上層部）について補(bǔ)佐を行う。グループ型秘書とも言う。兼務(wù)秘書

上司と同じ部署に所屬し、その部署の本來の業(yè)務(wù)を行いながら、部長や課長などミドルマネジメント（中間管理層?中間管理職）について、補(bǔ)佐を行う。

チーム付き秘書

特定のプロジェクトチームや研究部門などに所屬して、チームの運(yùn)営、チーム內(nèi)の調(diào)整などの補(bǔ)佐業(yè)務(wù)を行う。

秘書に求められること：

①コミュニケーション力

秘書は、上司と社內(nèi)や取引先などの関係者との間をつなぐパイプ役としての役割を果たす為に、コミュニケーション力が必要になる。求められるコミュニケーション力とは、人と人の人間関係がよくなるように、必要な情報(bào)を正しく理解し、伝えるべき相手に簡単に要領(lǐng)をよくまとめて伝達(dá)する事。

ｐｓ：日本語能力、専門知識(shí)→経営、財(cái)務(wù)、人事、法律法規(guī)などの知識(shí)が必要。

（中國にある日系會(huì)社に勤める秘書）

②判斷力と行動(dòng)力

秘書が行う業(yè)務(wù)は多岐にわたり、それらを正確に効率よくこなすには的確な判斷力と迅速な行動(dòng)力が必要となる。判斷力

上司から指示された業(yè)務(wù)を確実にこなす事はもちろんの事、それだけでなく狀況に応じて機(jī)転の利いた判斷をする事が求められる。日常業(yè)務(wù)の中の急な予定変更や想定外の事態(tài)にも柔軟に対応しなければならない。また、複數(shù)の業(yè)務(wù)が重なった場(chǎng)合には、優(yōu)先順位や重要度などを考慮して適切な判斷が求められる。行動(dòng)力

多忙な上司の業(yè)務(wù)を円滑に進(jìn)めるために、秘書は多數(shù)の業(yè)務(wù)をスムーズに処理できる行動(dòng)力が求められる。また、複數(shù)の業(yè)務(wù)を同期間內(nèi)に処理する事も稀ではない。決められた期間內(nèi)に処理できるように、業(yè)務(wù)の優(yōu)先順位等を考慮して要領(lǐng)よく対応しなければならない。

③表現(xiàn)力と記憶力

上司の業(yè)務(wù)を円滑に進(jìn)めるために、秘書には豊かな表現(xiàn)力と記憶力も必要になる。表現(xiàn)力

秘書は上司と関係者のパイプ役として、報(bào)告や伝言を相手にわかりやすく正確に伝える表現(xiàn)力が求められる。上司の指示で行った業(yè)務(wù)の結(jié)果を報(bào)告をする際も、正確にかつ要點(diǎn)をまとめて伝える事が必要になる。伝えたい意図をわかりやすく表現(xiàn)するとともに、人間関係に配慮して適切な言葉遣いができなければならない。正しい敬語?接遇用語を身につけ、相手に不快感を與えないような言葉遣いを心がける。

また、上司に代わってあいさつ狀やビジネス文書などの作成をする際も、表現(xiàn)力は重要になる。それぞれのケースに合わせて、正しい言葉を使って文章を作成する事が求められる。季節(jié)に合った表現(xiàn)や、相手に気持ちが伝わるような文章の書き方を身につけておくことも大切。

記憶力

上司は秘書の記憶を頼りにしていることが多く、秘書は多くの情報(bào)を忘れずに記憶しておく為にも、どんなときもメモをとるように心がける必要がある。関係者の名刺に、會(huì)った日時(shí)や場(chǎng)所、関わった仕事內(nèi)容、その人の特徴などを書き込んで置くなどの工夫も必要。

また、上司からの指示や上司への連絡(luò)事項(xiàng)などを正確に記憶しておく事も重要。その他、上司のスケジュールや取引先の會(huì)社名、商品名、地名、書類の保管場(chǎng)所などを、確実に記憶しておく事は業(yè)務(wù)を効率よく進(jìn)めるのに必要になる。

④情報(bào)収集力 秘書は、忙しい上司に代わって上司の必要とする情報(bào)を的確に提供する能力が求められる。

上司が必要とするときにすぐ情報(bào)を提供できるように、自ら上司にとって役に立つ情報(bào)は何か考え、収集しておく事も重要です。市場(chǎng)や業(yè)界の動(dòng)向、新商品や新開発技術(shù)、法律の改正などの情報(bào)は業(yè)務(wù)に大きく影響しやすいので、日頃から情報(bào)収集をしておくといざという時(shí)に役に立つ。

新聞や雑誌、インターネット、アンケート調(diào)査、聞き取り調(diào)査、カタログやパンフレット、専門書などから情報(bào)を収集し、整理するだけでなく分析する力も必要になる。

また、常に最新の情報(bào)を収集する事も大切です。収集した情報(bào)は、関係者や顧客から問合せの際に必要になる。収集して分析した情報(bào)は、上司のプレゼンなどにも役立つ。

⑤身だしなみ

秘書は、會(huì)社の代表や上司の代理として社外の人と接する事もあり、「秘書のイメージ＝會(huì)社?上司のイメージ?となることを自覚し、身だしなみを整え、人に良い印象を與えるように気を配らなければならない。基本的な身だしなみ

? 正しい姿勢(shì)、明るくて朗らかな表情 ? 服裝、? 髪型 ? メイク ? アクセサリ

また、身だしなみとは、容姿だけでなく言葉遣いや動(dòng)作なども整えることを意味する。明るくてさわやか聲で話し、正しくて適切な言葉遣いを身につけることが大切。落ち著いた雰囲気でありながら、無駄がなくてきぱきとした立ち振る舞いは相手に好印象を與える。

⑥人間性とマナー

秘書として最も必要な事は、上司や周囲から信頼される事で、信頼を得るには秘書にふさわしい人間性が必要になる。また、相手に不快感を與えず、お互いに気持ちよく仕事をするためには、正しいマナーを身につけておかなければならない。秘書として求められる人間性

? 責(zé)任感があり、業(yè)務(wù)を忠実にこなす事ができる。

? 秘書としての立場(chǎng)をわきまえて謙虛である。

? 自分に非があれば素直に認(rèn)めることができる。

? 協(xié)調(diào)性があり、素直に人を受け入れる事ができる。

? 人の立場(chǎng)に立って考える事ができる寛大さや思いやりがある。

? 何事にも積極的に取り組む事ができる。

? 落ち著いて物事を考え、機(jī)転を利かして行動(dòng)できる。

秘書に必要なビジネスマナー

? ? ? ? ? ? ? ? ? 秘書としての基本的なマナー 言葉遣いのマナー

社內(nèi)のマナー

他社への訪問のマナー 來客対応のマナー 電話のマナー

會(huì)議、商談のマナー 會(huì)食のマナー

ビジネス文書のマナー

日系會(huì)社の秘書の日常業(yè)務(wù)

秘書の業(yè)務(wù)で、日常的に攜わる業(yè)務(wù)を定型業(yè)務(wù)（日常業(yè)務(wù)）と言う。

1.上司の身の回りの世話

?上司の出勤?退社?外出時(shí)の車の手配

?上司の勤務(wù)時(shí)?外出時(shí)?會(huì)議時(shí)のお茶?食事の手配

?上司の健康管理（健康診斷の手配、日常の健康狀態(tài)の変化のチェック）

?私的な交際に関する手配

2.スケジュール管理

?年間?月間予定表などの作成?管理?調(diào)整

?翌日の予定の確認(rèn) ?面會(huì)予約の受付及びその調(diào)整 3.環(huán)境整備

?上司が使用するオフィスや応接室の清掃?整理整頓、室內(nèi)の冷暖房や照明?換気の管理 ?消耗品や備品等の整備?補(bǔ)充

4.電話?接遇の対応

?上司の面會(huì)予約の受付?調(diào)整

?來客の受付?取次ぎ?案內(nèi)?見送り ?來客へのお茶?お菓子のサービス ?上司宛の電話の対応?取次ぎ ?各種連絡(luò)?問合せ業(yè)務(wù)

5.出張業(yè)務(wù)

?日程や必要資料の作成

?交通機(jī)関の選定、切符等の手配 ?宿泊先の手配

?交際費(fèi)、旅費(fèi)清算等の會(huì)計(jì)部門への請(qǐng)求 ?社內(nèi)外関係者への連絡(luò)

６.會(huì)議に関する業(yè)務(wù) ?會(huì)議の計(jì)畫や會(huì)場(chǎng)選び ?會(huì)議の開催案內(nèi)の作成 ?配布資料の作成と保管

?當(dāng)日の受付、案內(nèi)、出欠の確認(rèn) ?會(huì)場(chǎng)の準(zhǔn)備?後片付け ?議事録の作成 と配布

７.文書業(yè)務(wù)

?社內(nèi)外文書の作成

?郵便物の受け取り?発送 ?原稿の清書?校正

?各種文書の整理?管理

8.情報(bào)収集?管理

?資料の作成?整理?保管?廃棄 ?名刺の整理 ?データ管理

第二篇：2010年漢語言文學(xué)(文秘方向)、漢語言文學(xué)(商務(wù)秘書方向)專升本考試大綱

2010年漢語言文學(xué)（文秘方向）、汊語言文學(xué)（商務(wù)秘書方向）專業(yè)課考試大綱

第一部分《基礎(chǔ)寫作、應(yīng)用寫作》

一．考試要求

考生應(yīng)具有較扎實(shí)的基礎(chǔ)寫作與應(yīng)用寫作的理論素養(yǎng)，了解各類文體的體例及寫作要求，有較強(qiáng)文字表述能力。重點(diǎn)掌握好議論文體、記述文體及行政公文、事務(wù)文書、專用文書等文體的格式、結(jié)構(gòu)、寫法。能根據(jù)材料的要求，撰寫出主旨正確、條理清楚、格式規(guī)范、語言通順的各類文體。

二．考試內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)寫作．提高寫作素質(zhì)

?寫作智能結(jié)構(gòu)

?非智能結(jié)構(gòu)

?提高寫作素質(zhì)的途徑．培養(yǎng)寫作能力

?寫作能力包含的內(nèi)容

?感知能力

?思維能力

?表達(dá)能力（記述、描寫、抒情、議論、說明）

?培養(yǎng)寫作能力的途徑．掌握寫作規(guī)律

?寫作的基本規(guī)律

?掌握寫作規(guī)律應(yīng)注意的問題．寫作過程

?采集

?立意

?謀篇

?用語

?修改．常見寫作文體

?記敘文體

?議論文體

?說明文體

（二）應(yīng)用寫作．應(yīng)用文的源流、特性和功用．應(yīng)用文的作者、文本和讀者．應(yīng)用文的寫作過程．行政公文的寫作

?行政公文性質(zhì)、種類、特點(diǎn)及格式要求

?通知和通報(bào)

?報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)

?函和會(huì)議紀(jì)要．事務(wù)文書的寫作

?計(jì)劃和總結(jié)

?簡報(bào)

?啟事、自薦信、求職信

?規(guī)則和公約．專用文書的寫作

?新聞

?合同

?起訴狀和答辯狀

參考用書：．陳家生《寫作》高等教育出版社 1999 年版．《應(yīng)用寫作》（第二版），裴顯生，高等教育出版社

第二部分《秘書學(xué)》

第一章秘書學(xué)概說

識(shí)記：中國秘書學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間、表現(xiàn)，秘書學(xué)研究的對(duì)象，學(xué)科性質(zhì)，研究方法

理解：秘書學(xué)在 80 年代興起的原因（三個(gè)方面）

秘書學(xué)的綜合性、實(shí)踐性的體現(xiàn)

第二章 秘書的定義、類別和層次

識(shí)記：秘書的定義、秘書的類別（從不同角度），秘書的層次（指機(jī)關(guān)級(jí)別、職務(wù)高低的內(nèi)容）理解：秘書機(jī)構(gòu)與智囊團(tuán)的區(qū)別

第三章 秘書的修養(yǎng)、職業(yè)道德和能力

識(shí)記：修養(yǎng)的含義，道德及職業(yè)道德的含義，能力的含義

理解：秘書修養(yǎng)、秘書職業(yè)道德的內(nèi)容，一般秘書必需具備的能力（四種能力）

第四章 秘書交際

理解；與領(lǐng)導(dǎo)、同事、來訪者的關(guān)系處理的重要性及方法

第五章 秘書的培養(yǎng)

理解：秘書培養(yǎng)的重要性，秘書培養(yǎng)目標(biāo)，秘書培養(yǎng)途徑，包括自我培養(yǎng)（職業(yè)能力）和外界培養(yǎng)（教育、環(huán)境）

第六章 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置

識(shí)記：秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、定義，秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的總原則，具體原則，分理制、綜理制

了解：各級(jí)各類秘書機(jī)構(gòu)的基本設(shè)置模式。秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（條條關(guān)系、塊塊關(guān)系），秘書機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系（縱向、橫向、業(yè)務(wù)聯(lián)系）

第七章 中國秘書工作的沿革

第一節(jié)

識(shí)記：秘書工作的起源時(shí)間（兩種說法），標(biāo)志（史官、公務(wù)文書），條件（文字、階級(jí)與國家的出現(xiàn)），“秘書”一詞的演變。

了解：各朝代秘書工作、秘書機(jī)構(gòu)的變化發(fā)展

第二節(jié)

了解： 1、（孫中山）南京臨時(shí)政府的秘書工作、秘書機(jī)構(gòu)、國民黨中央政府的秘書工作、秘書機(jī)構(gòu)

理解：中國共產(chǎn)黨建立后的秘書工作、秘書機(jī)構(gòu)的變化發(fā)展

第三節(jié)

識(shí)記： 1、1951 年規(guī)定的秘書長或辦公廳主任的工作任務(wù)、工作性質(zhì)、1951 年到 1985 年間的三次全國性的秘書長會(huì)議的時(shí)間、主要內(nèi)容、意義、“四個(gè)轉(zhuǎn)變”、“三服務(wù)”的內(nèi)涵

第八章 新時(shí)期的秘書工作

識(shí)記：秘書工作的特點(diǎn)（五個(gè)方面）

秘書工作的指導(dǎo)思想

秘書工作的原則

秘書工作（廣義的秘書工作）

新時(shí)期秘書工作的任務(wù)（四大類）

理解：“三服務(wù)”與秘書工作的服務(wù)方向，“為人民服務(wù)”的三層含義

秘書輔助決策工作的內(nèi)容

秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容、重點(diǎn)，秘書工作的作用（五個(gè)方面的作用）

第九章 秘書工作的管理

識(shí)記：評(píng)價(jià)秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)——有效性（包括效益與效率，及其內(nèi)涵、關(guān)系）；

實(shí)行科學(xué)化管理的內(nèi)容；“三化”的內(nèi)涵、它們之間的關(guān)系；秘書規(guī)范；崗位目標(biāo)管理；

理解：秘書工作管理的兩個(gè)方面（對(duì)秘書人員的管理、對(duì)秘書工作的管理）

對(duì)秘書人員管理的內(nèi)容、方法；

對(duì)秘書工作管理的內(nèi)容、方法；

如何做好辦公室主任的工作？

第十章 港臺(tái)及國外的秘書工作

了解： 港臺(tái)對(duì)秘書人員的要求，港臺(tái)秘書的種類、職責(zé)；

國外秘書的概念內(nèi)涵，國外秘書的種類；

日本秘書的等級(jí)，秘書培訓(xùn)、秘書考試制度；

美國秘書概況（專業(yè)秘書證書制度、特許職業(yè)秘書考試、培養(yǎng)秘書的學(xué)校、秘書協(xié)會(huì)）。

理解：港臺(tái)及國外秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)

第十一章辦公室業(yè)務(wù)

了解：辦公室美化及其與秘書工作的關(guān)系

明確：辦公電話使用的方法，電話接待的禮儀禮節(jié)，正確運(yùn)用電話，處理好工作中的各種電話事務(wù)。識(shí)記：安排領(lǐng)導(dǎo)約會(huì)應(yīng)注意事項(xiàng)、原則

第十二章會(huì)務(wù)安排

識(shí)記： 1、會(huì)議的種類、作用、會(huì)務(wù)工作，會(huì)務(wù)工作的總要求、會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容（三個(gè)階段的具體任務(wù)）

理解：會(huì)務(wù)工作與提高會(huì)議質(zhì)量的關(guān)系

第十三章調(diào)查研究

理解：“調(diào)查”“研究”的內(nèi)涵、關(guān)系；

調(diào)查研究的概念、功能；

調(diào)查研究的作用（五個(gè)方面）；

秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn)（四個(gè)方面）；

秘書部門調(diào)研與調(diào)研部門、學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)調(diào)研的異同；

秘書調(diào)研主要內(nèi)容；

了解社會(huì)調(diào)查的主要類型；

掌握幾種常用類型的方式方法：全面調(diào)查（普查），典型調(diào)查，抽樣調(diào)查；

文獻(xiàn)調(diào)查法、問卷調(diào)查法、民意測(cè)驗(yàn)法、訪談法等。

第十四章信息工作

識(shí)記：信息的含義，信息與消息、情報(bào)、知識(shí)、資料等的聯(lián)系和區(qū)別，信息的特征、作用。理解：信息在秘書工作中的作用

秘書信息工作的要求；

秘書信息工作的程序；

第十五章協(xié)調(diào)工作

識(shí)記：協(xié)調(diào)的含義、作用

理解：協(xié)調(diào)在秘書工作中的作用；

秘書協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容；

秘書協(xié)調(diào)工作的原則。

第十六章查辦工作

識(shí)記：查辦的含義，作用

理解：查辦工作在秘書工作中的作用；

秘書查辦工作的范圍；

秘書查辦工作的程序；

秘書查辦工作的原則。

第十七章信訪工作

識(shí)記：信訪的含義

理解：信訪工作的任務(wù)、作用，信訪工作的原則，信訪工作的制度，信訪工作的程序和要求。

第十八章立卷、歸檔和檔案工作

了解：立卷的含義、工作內(nèi)容、方法、作用

歸檔含義、工作內(nèi)容和要求、作用，原則

檔案工作的內(nèi)容、原則、作用

第十九章辦公自動(dòng)化

識(shí)記：辦公自動(dòng)化的含義；

辦公自動(dòng)化所涉及的三方面的內(nèi)容；

辦公自動(dòng)化在秘書工作中的作用；

辦公自動(dòng)化的功能和主要設(shè)備。

第二十章公文寫作

了解：公文的特點(diǎn)、作用、種類，公文寫作的要求

第二十一章、二十二章（略）

參考用書 ： 《秘書學(xué)》（增訂本）陳合宜著暨南大學(xué)出版社2005 年6 月第 5 版