第一篇：2012黨政機關公文格式排版解讀

2012黨政機關公文格式排版解讀（修正版）

（紅色部分是根據(jù)最新《黨政機關公文格式》修正）從

2012年7月1日起，執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），現(xiàn)行的1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和 2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。

一、黨政機關公文的構(gòu)成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（一）公文的構(gòu)成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。1．公文用紙幅面尺寸：

采用國際標準A4型紙，210mm×297mm。

公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37mm，公文用紙訂口28mm，版心尺寸156 mm×225mm（不含頁碼）。

發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣為35mm，上下行文格式一致。2．字體字號

發(fā)文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；份號用6位3號阿拉伯數(shù)字，密級和保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文字號、“簽發(fā)人”、主送機關、正文、附注用3號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3號楷體字；標題用2號小標宋體字，正文一般每面排22行，每行排28字，正文中有小標題，結(jié)構(gòu)層次依次為“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，第三層、第四層用3號仿宋體字；如有附件，附件應當另面編排，并在版記之前，“附件”二字及順序號用3號黑體字，附件內(nèi)容格式同正文。3．頁碼

用４號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。版記頁前有空白頁的，空白頁與版 記頁均不標頁碼。表格橫排時，頁碼位置與其他頁碼保持一致。4．信函式公文

發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用紅色小標宋體字；發(fā)文機關全稱下４mm 處為一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm 處為一條紅色雙線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。1．眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

（1）份號：公文印制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數(shù)字。

（2）密級和保密期限：密級分為 “絕密”“機密”“秘密”；保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。置于版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯數(shù)字。

（3）緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，標注“特急”、“加急”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心左上角。公文同時標識份號、密級和保密期限、緊急程度，則按份號、密級和保密期限、緊急程度順序自上而下排列。

（4）發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識表明公文的作者，他是發(fā)文機關制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布。

（5）發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關標識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關的發(fā)文字號。

發(fā)文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空１字，簽發(fā)人姓名居右空１字；“簽發(fā)人”三字用３號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第１ 行，其他簽發(fā)人姓名從第２ 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為４mm。2．公文主體部分

置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。位于紅色反線下空兩行，用２號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（2）主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。標識在標題下空一行，左側(cè)頂格３號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多導致首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，格式與抄送一致，并將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。（3）公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。在主送機關下一行，每自然段左空２字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。如有小標題，第一層用3號黑體，第二層用3號楷體，第三、四層用3號仿宋體字。

（4）附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱.如有多個附件，附件順序號用阿拉伯數(shù)字（如“附件：１.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。

（5）發(fā)文機關署名（從2012年7月1日起）：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，單一機關行文時，以成文日期為準居中排列，聯(lián)合行文時，最后一個發(fā)言機關以成文日期為準居中排列。（6）成文日期：指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。標識在正文之下右空4字。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。（7）印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

單一機關行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章不得超過版心，首排印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。

（8）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第１行用3號黑體字頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第１行用3號黑體字頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

（9）附注：如有附注，用３號仿宋體字，居左空２字加圓括號標識在成文日期下一行。3．公文版記部分

置于抄送機關以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括：抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。

（1）抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，左空１字用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

（3）印發(fā)機關和印發(fā)時間：印發(fā)機關是印制公文主管部門，印發(fā)時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占１行位置；用4號仿宋體字。印發(fā)機關左空１字，印發(fā)時間右空１字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

（4）版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。精線推薦高度0.35mm, 細線推薦高度0.25mm。末條分隔線與版心下連緣重合。

二、新舊公文處理區(qū)別

1．黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機關公文處理規(guī)范標準。

2．在“文種”方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

3．在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發(fā)文機關名稱。4．在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負責人簽發(fā)。

5．在行文規(guī)則方面，增加“不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”。上行文除發(fā)文字號標注位置和需標注簽發(fā)人外，其他格式與平行文、下行文一致。6．在公文管理方面，增加發(fā)文立戶的規(guī)定。

第二篇：《黨政機關公文格式》詳細解讀

《黨政機關公文格式》解讀

長期以來,黨政機關公文處理工作分別依據(jù)1996年《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年《國家行政機關公文處理辦法》指導公文處理工作，舊《條例》和舊《辦法》規(guī)定的大都是原則性的要求，針對公文格式?jīng)]有具體的規(guī)定，在執(zhí)行過程中造成理解各異、格式不規(guī)范、有關要素標識不清等問題。1999年,原國家質(zhì)量技術監(jiān)督局配合國務院修訂發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》，修訂發(fā)布了99版國家行政機關公文格式標準。黨的機關公文格式標準在國家層面上沒有作過統(tǒng)一規(guī)定，但省委辦公廳依據(jù)舊《條例》曾對全省黨的機關公文格式作過規(guī)范。二者廣泛推廣應用，取得了很好的效果。其中最為關鍵的是，公文格式把在實踐中認為準確和成熟的內(nèi)容全部以標準的形式固定下來，而且對公文格式各要素準確定位，同時配以不同格式的式樣，對公文格式的規(guī)范和統(tǒng)一起到了很好的促進作用。

2012年4月16日，中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合下發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》,新《條例》）。這是自20世紀80年代以來，黨的機關公文處理相關規(guī)定與國家行政機關公文處理相關規(guī)定由原來的分別設立，到走向統(tǒng)一要求、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一實施的重要里程碑。配合《條例》實施，國家質(zhì)監(jiān)總局和國家標準化委員會于2012年6月29日正式批準發(fā)布了《黨政機關公文格式》國家標準（以下簡稱“2012版國家標準”、“新標準”），該標準于2012年7月1日起正式實施。本

— 1 — 標準按照新《條例》的有關規(guī)定，結(jié)合這些年來黨政機關公文格式的實際應用，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等方面作出了具體規(guī)定。特別是將黨政機關公文用紙統(tǒng)一為國際標準A4型，并首次統(tǒng)一了黨政機關公文格式各要素的編排規(guī)則，必將開創(chuàng)黨政機關公文格式規(guī)范統(tǒng)一的新時代。下面,從10個方面對《黨政機關公文格式》各條款予以解讀。

一、范圍

2012版國家標準規(guī)定了黨政機關公文通用的紙張要求，排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關制發(fā)的公文。其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執(zhí)行，其余可以參照本標準并按照有關規(guī)定執(zhí)行。

補充說明：

一是關于新標準的主要內(nèi)容。簡單地說，新標準解決了三個問題：1.公文印制使用什么樣的紙張，它的技術指標是什么。2.公文格式各要素在公文用紙上怎么編排，它的字體字號是什么。3.公文成文后如何印刷裝訂。

二是關于新標準的適用范圍。2012版國家標準適用于各級中國共產(chǎn)黨機關和國家行政機關（簡稱“黨政機關”）制發(fā)的公文。其他機關，如人大、政協(xié)、人民法院、人民檢察院、社會團體、軍隊系統(tǒng)和企事業(yè)單位都可以參照執(zhí)行。全國人大、中國人— 2 —

民解放軍、最高人民法院、最高人民檢察院等各系統(tǒng)都曾經(jīng)頒布過各自的公文處理辦法和公文格式方面的技術要求。這些機關在系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)公文時，首先應遵循本系統(tǒng)的規(guī)定，然后才可以參照2012版國家標準，但向黨政機關行文時應遵循2012版國家標準的規(guī)定。對于企事業(yè)單位特別是公司制企業(yè)，在參照2012版國家標準時可采取更加靈活的方式。

三是關于新標準的特定使用范圍。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，在字體字號、行數(shù)字數(shù)和各要素編排等方面可以參照2012版國家標準另行規(guī)定。這也體現(xiàn)了2012版國家標準“統(tǒng)一規(guī)范、普遍指導、尊重個性”的指導思想。

二、有關術語和定義 1．字 word 標示公文中橫向距離的長度單位。一字指一個漢字寬度的距離。到底是幾號字的寬度，取決于公文要素應當使用的字號。在正文中，一個字寬就是指3號仿宋體字的字寬。標題中，是指2號小標宋體字的字寬。版記中，是指4號仿宋體字的字寬。因此，在正文中的“左空二字”，就是在左邊空出兩個3號仿宋體字字寬的距離。在版記中“右空一字”，就是在右邊空出一個4號仿宋體字字寬的距離。

2．行 line 標示公文中縱向距離的長度單位。一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。如，“附件說明”位于正文“下空一行”，是指正文和“附件說明”中間空一個3號漢字字高加上

— 3 — 3號漢字字高的7/8所占的縱向高度的距離。

補充說明：

公文各要素的編排是公文格式的核心。定義“字”和“行”主要是為了界定公文版心（上、下、左、右白邊以內(nèi)的區(qū)域，也就是能編排文字、圖表等內(nèi)容的區(qū)域）內(nèi)的坐標，然后通過坐標對要素進行定位。“字”就是公文的橫坐標，“行”就是公文的縱坐標。

字、行尺寸見：圖1。

三、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m—80 m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80% —90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。

補充說明：

為什么要規(guī)定紙張的技術指標？

黨政機關公文的特殊性質(zhì)決定了其用紙的特殊要求。首先，要體現(xiàn)公文政治上的權威性，公文用紙既要莊重，又要美觀。其次，要體現(xiàn)普遍適用性。無論是中央國家機關還是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府，都要能夠方便購買和使用，普遍都可以接受。第三，要考慮印制、閱示、傳閱等公文處理工作對公文用紙的特殊要求。第四，還要特別兼顧公文作為檔案長期保存的要求。最后還要考慮公文紙張的經(jīng)濟性。每年黨政機關公文處理工作要用掉大量的紙張，應考慮節(jié)約，用紙樸實不奢華，讓人感覺舒服。為了滿足上述方面的要求，有必要對公文用紙的技術指標作出相應的規(guī)定。否則，可能會遇到一系列問題：

21．用紙定量不夠，用紙質(zhì)量較差，感覺很不莊重，影響公文的政治權威性；

2．用紙白度過高，反射光線強，看上去很刺眼，容易造成視覺疲勞，不利于領導閱示。白度過低，看上去紙張較黑，感覺如同報紙，很不莊重；

3．用紙橫向耐折度過低，感覺很脆，容易折損，不利于公文的傳閱和保存；

4．用紙不透明度過低，會發(fā)生兩面文字相互滲透，影響閱讀；

5．用紙pH值過低，歸檔時間不長便會開始泛黃。這些情況都會給公文處理工作造成不利影響，甚至影響公文效力的發(fā)揮。新標準公文用紙的指標，是在充分調(diào)查研究、反復測試的基礎上提出的。

四、公文用紙幅面尺寸及版面要求 1．幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm，允許誤差為±2mm。

補充說明：

99版國家標準發(fā)布實施后，我國行政機關公文用紙的幅面尺寸已經(jīng)由16開改為國際標準A4型紙，但是黨的機關公文仍然一直沿用16開紙。為了保證我國黨政機關公文紙型的一致性，新標準中，將黨的機關和行政機關公文用紙的幅面尺寸統(tǒng)一規(guī)定為A4型紙。

黨政機關公文用紙統(tǒng)一使用A4型紙，是新《條例》的一項

— 5 — 重要規(guī)定。做出這項規(guī)定主要是基于三方面的考慮：

第一，采用A4型紙已成為國際范圍公文用紙的共識。A4型紙是國際標準的紙型，得到廣泛應用。無論是各國還是各國際組織的公文大多是采用A4型紙作為公文用紙的，任何國際會議都無一例外地采用A4型紙作為會議文件用紙。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等默認紙型也均為A4型紙。

第二，我國已具備采用國際標準A4型公文用紙的條件。隨著A4型紙張的普及，目前國內(nèi)各單位已經(jīng)普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時市場上的各種辦公自動化設備、印刷設備等都能滿足對A4紙的處理要求，為公文用紙全面采用國際標準A4型奠定了基礎。

第三，淘汰16開型紙的必要性。采用16開紙型印制的公文承載有效信息量小，并且16開本身無統(tǒng)一規(guī)格，因此導致出現(xiàn)有260mm×185mm的16開、264mm×187mm的16開、265mm×185mm的16開，還有B5型紙與16開型紙混用的。紙型規(guī)格的不統(tǒng)一，導致很多文件的前后頁大小不一樣，使公文質(zhì)量受到影響，顯得很不嚴肅。

2．版面

（1）頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊，上邊距）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊，左邊距）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。由此推斷，右白邊（右邊距）為26mm±1mm，下白邊（下邊距）為35mm±1mm（2）字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。

（3）行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。在WORD2003軟件中，頁面設為A4型，上、下、左、右邊距分別設為37、35、28、26mm，字間距設為：標準，行距設為：1.4倍，即可實現(xiàn)每頁22行，每行28字的要求。

（4）文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。補充說明：

根據(jù)新標準的頁面設置可以看出，公文版心居于A4型紙的略偏右偏下部分。之所以采用這種布局是因為：一是從垂直方向看，公文版心整體略處于紙面下部，給人以沉穩(wěn)的感覺，符合公文的莊重性要求；二是天頭留下足夠的空間，用于公文處理；三是從水平方向看，訂口略大于切口，能保證裝訂后，公文正文做到正好水平居中，便于閱讀。

字體字號一般用3號仿宋體字，但也有特定情況，如密級和保密期限、緊急程度使用3號黑體，簽發(fā)人姓名使用3號楷體，標題采用2號小標宋體，版記中的要素使用4號仿宋體。通過區(qū)別字體和字號，可以起到突出相關要素的作用，使得相關要素更容易被識別和區(qū)分。

在確定了版心尺寸、字體字號以及行距后，公文每頁排多少行，每行排多少字就基本確定。2012版國家標準所定義的每面22行和每行28個字可以通過計算得出。3號仿宋體字的寬度約

— 7 — 為5.54mm，28個字的總寬度為155.12mm，取整后等于版心的寬度（156mm）。3號字字高約為5.54mm，因此一行（3號字字高+3號字字高的7/8）就約等于10.39mm。由于版心高度為225mm，兩者相除，正好能排22行。

撐滿版心的含義是公文第一行字頂格編排在版心左上角，公文最后一行字必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，每面公文應該是由22行3號仿宋字加21個行距組成。

A4紙型、天頭、訂口和版心尺寸見：圖2。

五、印制裝訂要求 1．制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

2．印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

3．裝訂要求

公文應當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

1)訂位為兩訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

2)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

3)騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為— 8 —

3mm—5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

六、公文格式各要素編排規(guī)則 1．公文格式各要素的劃分

2012國家標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。補充說明：

在2012版國家標準中，首次提出了紅色分隔線的概念，這是與99版國家標準不同之處。主要原因是99版國家標準中多次出現(xiàn)正線、反線、文武線和武文線的提法，由于對所謂正線、反線等說法并沒有明確的定義，在實踐過程中，公文制作人員對此表示困惑，不知道多粗的線算正線，多粗的線算反線。為了避免歧義，簡化操作，2012版國家標準去掉了正線、反線、文武線和武文線的概念，統(tǒng)一使用分隔線的概念，并對分隔線的高度（即線的粗細）給出了推薦值，統(tǒng)一了理解和操作。

版頭示意圖、版記示意圖見：圖3，主體示意圖見：圖4。2．版頭（1）份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版

— 9 — 心左上角第一行。

補充說明：

《條例》規(guī)定，份號是指公文印制份數(shù)的順序號。并不是所有的公文都需要編制份號，但標秘密、機密、絕密的公文必須標注份號，其他不帶密級的公文根據(jù)情況可標可不標。份號一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，實際應用時推薦采用3—6位，編虛位補齊，即第一份公文份號可以編為“001”、“0001”、“00001”、“000001”，不應編“1”或“01”。字體未作統(tǒng)一規(guī)定，各單位可根據(jù)自身印刷設備功能情況，自行掌握份號的位數(shù)和字體。

份號編排見：圖5。（2）密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

補充說明：

秘密等級是標識公文保密程度的標志。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》，“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。保密期限是對公文密級的時效的規(guī)定。公文制發(fā)機關應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和相關規(guī)定確定公文的密級和保密期限。

一般密級和保密期限之間可用“★”分隔，如“秘密★1年”、— 10 —

“絕密★10年”，“絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間不空格，保密期限中阿拉伯數(shù)字和“年”字也不空格。如果只標密級不標保密期限，“絕密”、“機密”和“秘密”兩字之間空1字。

與99版國家標準相比，密級和保密期限的編排位置發(fā)生了變化，從公文版心右上角移到了左上角，主要基于以下考慮：一是為了統(tǒng)一。原來黨的公文和行政機關公文的密級位置不同，本次修訂將其統(tǒng)一移至左上角。二是為公文處理留出更多空間。密級在右上角的情況下，領導的批示容易與密級和保密期限相互遮蓋，造成不易辨識。密級移到左上角后，右邊從發(fā)文機關標志到天頭的大片區(qū)域都是空白，這樣更加方便了公文處理。

需要特別強調(diào)，密級和保密期限一定編排在版心左上角第二行，不能編排到版心左上角第一行，因為《條例》規(guī)定“涉密公文應當標注份號”，這意味著標注密級必須標注份號，份號編排在第一行，那么密級和保密期限一定編排在第二行。

密級和保密期限編排格式見：圖

5、圖6。（3）緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

補充說明：

緊急程度是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

新標準中規(guī)定緊急程度采用3號黑體字，頂格編排在版心左

— 11 — 上角。具體排在第幾行，有下面3種情況：

①如果只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第二行；

②如果有份號、密級和保密期限，緊急程度就編排在版心左上角第三行，三個要素在版心左上角的第一、二、三行依次編排；

③如果既沒有份號，又沒有密級和保密期限，緊急程度則編排在版心左上角第一行。

與99版國家標準相比，新標準中緊急程度的位置也從版心右上角移到了左上角，理由同密級移動是一樣的，主要是為了在右側(cè)留出空白區(qū)域便于公文處理。需要強調(diào)的是，如果同時標注密級和保密期限、緊急程度，表示緊急程度的兩個漢字之間不空格，即應標注為“特急”；如果只標注密級或緊急程度，不同時標注保密期限，表示緊急程度的兩個漢字之間應空1字，即應標為“特 急”。

緊急程度編排格式見：圖

5、圖6。（4）發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，不加“文件”二字。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當臵于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

補充說明：

發(fā)文機關標志即人們通常所說的“紅頭”。在舊《條例》和舊《辦法》中，發(fā)文機關標志分別被稱為“版頭”和“發(fā)文機關標識”，此次統(tǒng)一稱為“發(fā)文機關標志”。發(fā)文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應由該機關的上級機關規(guī)定，也有由本機關自定的，但一定明文通知其他單位，讓其他人能看懂，不產(chǎn)生歧義。

以前黨的機關常用的在發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加文種“（XX）”的形式，已經(jīng)取消，主要是考慮到黨政機關公文發(fā)文機關標志的規(guī)范和統(tǒng)一。

2012版國家標準推薦發(fā)文機關標志使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，不適宜標識黨政機關。關于發(fā)文機關標志的字號，在99版國家標準中，由于“國務院文件”五個字是22mm×15mm（高×寬），所以以此為高限。新標準沒有規(guī)定具體數(shù)值，但應以不大于上級機關為原則自行酌定。發(fā)文機關標志在具體排布上，文字少的情況下要盡量拉寬字間距，文字多的情況下盡量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，做到醒目、美觀、莊重。

與99版國家標準相比，發(fā)文機關標志的位置有了變化，發(fā)文機關標志的上邊緣至版心上邊緣的距離統(tǒng)一為35mm。上行文不再留80mm的空白區(qū)域，發(fā)文機關標志上邊緣至版心上邊緣也是35mm。也就是說，平下行文、上行文的發(fā)文機關標志的位置已經(jīng)完全統(tǒng)一，距離版心上邊緣都是35mm。35mm就是3行多的距離，正好可以標注份號、密級和保密期限以及緊急程度。

發(fā)文機關標志位置統(tǒng)一后，各級黨政機關在設計和印制空白

— 13 — 的紅頭時，不需要像以前那樣設計和印制兩種不同留白格式的紅頭紙。

對于聯(lián)合行文，發(fā)文機關標志可以同時標注聯(lián)署發(fā)文機關的名稱，也可以單獨使用主辦機關的名稱。

發(fā)文機關標志編排格式見：圖

5、圖7。（5）發(fā)文字號

用3號仿宋體編排在發(fā)文機關標志下空二行位臵，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即１不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號” 字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

補充說明：

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文字號是公文的“身份標識”，在文件登記、查詢、引用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)都有非常重要作用。

在編寫發(fā)文機關代字時，要力求做到明確、簡潔、規(guī)范，且不產(chǎn)生歧義和沖突。市委機關代字有：“延市發(fā)”、“延市字”、“延市函”；市委辦公室機關代字有：“延市辦發(fā)”、“延市辦字”、“延市辦函”。市委或市委辦與市上其他機構(gòu)和單位聯(lián)合行文，只標注市委或市委辦公室的發(fā)文字號。

年份要用四位年代號，不應簡化，如“98”“12”等都是錯誤的。年份用六角括號“〔〕”括起，如〔2012〕。注意六角括號不是數(shù)學公式的中括號，也不是圓括號。

發(fā)文順序號是一個發(fā)文機關一年內(nèi)制發(fā)文件的統(tǒng)一流水號。所謂統(tǒng)一流水號，一般建議以不同發(fā)文形式分別進行統(tǒng)一編號，市委、市委辦文件是按機關代字（延市發(fā)、延市字、延市函、延市辦發(fā)、延市辦字、延市辦函）分別編流水號。

聯(lián)合行文時，應使用主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號編排格式見：圖

5、圖6。（6）簽發(fā)人

由 “簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位臵?！昂灠l(fā)人”三字用３號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用３號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

補充說明：

新《條例》規(guī)定，上行文應當標注簽發(fā)人姓名。日常應用中，只有上行文才會出現(xiàn)簽發(fā)人。上行文一般都要由主要負責人簽發(fā)，所以上行文中的簽發(fā)人指發(fā)文機關的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關在處理下級機關公文時，讓上級機關了解下級機關誰對上報的事項負責。

主要負責人指各級機關的正職或主持工作的負責人。單一機關或者兩個機關聯(lián)合上行文，簽發(fā)人編排在發(fā)文字號的右側(cè)，與發(fā)文字號處在同一行，右空一字。這樣顯得對稱美觀。

三個及三個以上機關聯(lián)合上行文，簽發(fā)人標注的方法是“簽發(fā)人”三字和全角冒號與首行簽發(fā)人姓名編排在發(fā)文機關標志下

— 15 — 空二行位置（簽發(fā)人多，又提前印好紅頭的，也可編排在發(fā)文機關標志下空一行位置，或增加每行簽發(fā)人的個數(shù)），按發(fā)文機關順序編排簽發(fā)人姓名，每行一般排兩個簽發(fā)人姓名，兩個簽發(fā)人姓名中間空1字?；匦袝r應做到：每行簽發(fā)人姓名的第一個字都要對齊。為與三個字的人名對齊，兩個字的人名中間空1字。發(fā)文字號應始終與最后一個簽發(fā)人姓名處于同一行。

簽發(fā)人編排格式見：圖6。（7）版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。補充說明：

在新標準制定過程中，對紅色分隔線的高度也做了測試比較，發(fā)現(xiàn)大于0.35mm且小于0.5mm的紅色分隔線是比較美觀的，因此紅色分隔線的高度推薦使用0.35mm～0.5mm，具體高度可根據(jù)發(fā)文機關標志字體字號酌定。與以前黨的機關公文格式相比，去掉了線中間的“★”。

版頭中的分隔線編排格式見：圖5。3．主體（1）標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

補充說明：

標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題是對公文主要內(nèi)容的概括和揭示，其作用在于向閱讀者傳達公文的基本內(nèi)容?！?16 —

發(fā)文機關名稱可用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。三個和三個以下機關聯(lián)合發(fā)文時，應列出所有發(fā)文機關的名稱，四個及四個以上機關聯(lián)合行文時，可以采用排列在前的發(fā)文機關名稱加“等”的方式。

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。在實際工作中，標題中確有除書名號之外的其他的標點符號存在，如頓號、括號、引號、破折號。標題中標點符號的使用應注意以下兩點：

①法律、法規(guī)、規(guī)章名稱全稱應加書名號。

②如果在事由部分出現(xiàn)多個機關、人名等并列時，每個機關名稱、人名之間應用頓號分開，不使用空格。

許多公文的標題字數(shù)較多，往往需要多行排布。這就引出了標準中為什么要有“詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形”的規(guī)定。

首先是詞意完整。標題回行情況下，不能把含義完整的詞組分割成兩行。

其次是排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應使用梯形或菱形。一般來說，標題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多。標題多行時一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行標題字數(shù)不能過多，如果左右都頂?shù)桨嫘倪吘?，會顯得非常難看。

標題采用3號字字高的7/8作為行間距即可，不宜采用2號字字高的7/8，行距過大會使標題顯得不美觀。

標題所占行數(shù)太多會出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，此時可以變通，即將標題上移，不必在紅色分隔線之下空二行標注，可以

— 17 — 空一行或不空行。需要指出的是，2012版國家標準不可能涵蓋公文處理工作中出現(xiàn)的所有問題，在特殊情況下可以在不違背標注規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，新標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反，在不違反這個原則的情況下，就可以變通，如發(fā)文機關多、簽發(fā)人多、標題長、主送機關多等，都可以采取變通的辦法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人多但最后一個簽發(fā)人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定，標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行新標準時就不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務的，是為公文的辦理服務的。

標題編排格式見：圖

5、圖6。（2）主送機關

編排于標題下空一行位臵，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，臵于抄送機關的上一行，與抄送機關之間不加分隔線。

補充說明：

主送機關指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。對于上行文，原則上只能有一個主送機關，以便公文的辦理。

有些公文可能沒有主送機關。如選用公告文種的公文，用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，一般通過報紙、電視、廣播電臺、網(wǎng)絡向國內(nèi)外公開發(fā)布和傳播，所以沒有特定的主送機關。

主送機關的順序一般按照重要程度排列。各有關單位之間用頓號或逗號分清層次，同類型機關內(nèi)同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間使用逗號分隔，最后一個主送機關之后標全角冒號。

一般普發(fā)性公文，以市委或市委辦名義發(fā)文的，主送機關為“各縣、區(qū)委，市委各部門，市級國家機關各部門黨組（黨委），各人民團體黨組”。以市委、市政府或市委辦、市政府辦名義聯(lián)合發(fā)文的，主送機關為“各縣、區(qū)委，縣、區(qū)人民政府，市委和市級國家機關各部門，各人民團體”。

主送機關編排格式見：圖

5、圖

6、圖8。（3）正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可用“一”、“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

補充說明：

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

新標準特別提出“公文首頁必須顯示正文”這一明確要求，主要是為了保證公文的嚴肅性、真實性，如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是不太嚴肅的事情，并且容易產(chǎn)生假冒公文，因此規(guī)定公文首頁必須顯示正文。出現(xiàn)首頁顯示不了正文的可能情況主要有：

①聯(lián)合行文。一般單一機關行文，不可能出現(xiàn)將正文擠出首頁的情況。但如果聯(lián)合行文的機關過多，就可能出現(xiàn)把正文擠出

— 19 — 首頁的情況。發(fā)文機關過多時，推薦只使用主辦機關標志；也可將所有聯(lián)署發(fā)文機關標志字號縮小、行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止；除了上述方法外，還可以考慮調(diào)整行距、字距等辦法解決。標題可用“XXX等26個部門關于XXX”。總之，可采取各種變通方法滿足首頁必須有正文的基本要求。

②主送機關過多。主送機關過多時，也可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，這種情況下，可采取將主送機關移到版記中，編排在抄送機關上一行的方式加以解決。

③簽發(fā)人過多。聯(lián)合上報公文的簽發(fā)人太多時，也可能把正文擠出首頁，可采取增加每行簽發(fā)人編排個數(shù)等辦法解決。

正文自然段之間不空行。

公文正文結(jié)構(gòu)層次，一般不超過四層，需要強調(diào)的是，第一層次“一”后面跟的是頓號，第二層次“

（一）”后面不能跟標點符號，第三層次“1”后面跟一個小圓點“.”，第四層次“（1）”后面不能跟標點符號。層次序數(shù)可以越級使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用“

一、”，第二層既可用“

（一），”也可以選用“1.”.當正文中需要引用其他公文時，按照先引標題，后引發(fā)文字號的方式進行引用。如“根據(jù)《國務院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會關于XXXX的通知》（國資發(fā)〔2012〕XX號）的要求”。

（4）附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標附件順序號）（如“附件：1.XX XXX”）；附件名稱后不加標點符號?！?20 —

附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

補充說明：

公文附件是正文內(nèi)容的重要組成部分，與正文一樣具有同等效力。因此，在正文中涉及附件內(nèi)容處加括號注明“見附件”或“附后”；在公文的正文之下、公文生效標志（即發(fā)文機關署名、成文日期和印章）之上須準確標注附件的順序號和名稱，以顯示公文的附件與正文不可分割的關系。

需要注意的是在正文中寫明報送、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)等字樣的公文，在其生效標志后附的內(nèi)容不是公文的附件，因此在附件說明處不必標注相關內(nèi)容。

附件說明編排格式見：圖8。（5）發(fā)文機關署名、成文日期和印章 ①加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編制，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位臵，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

— 21 — 加蓋印章公文發(fā)文機關署名、成文日期和印章編排格式見：圖

8、圖

9、圖10。

②不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

不加蓋印章公文發(fā)文機關署名、成文日期編排格式見：圖11。

③加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

加蓋簽發(fā)人簽名章的公文編排格式見：圖12。④成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

⑤特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的方法解決。

補充說明：

①發(fā)文機關署名、成文日期、印章的特點：

發(fā)文機關署名應當用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。公文一般以發(fā)文機關名義署名，特殊情況（如議案、命令（令）等文種）需要由簽發(fā)人署名的，應當寫明簽發(fā)人職務并加蓋簽發(fā)人簽名章。要注意發(fā)文機關署名應與發(fā)文機關標志、標題中發(fā)文機關名稱相一致。聯(lián)合行文時，若發(fā)文機關標志并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，則發(fā)文機關署名的順序應與發(fā)文機關標志的排列順序一致。在99版國家標準中，單一機關和兩個機關行文時，不要求署名，三個以上機關聯(lián)合行文時，要求署名。新標準統(tǒng)一規(guī)定，不管是單一行文，還是聯(lián)合行文一般都要標注發(fā)文機關署名。

成文日期署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期在公文中的標注位置有兩種：一是在公文標題之下，寫全年、月、日并用圓括號“（）”括起來，如會議通過的決議、決定等公文；二是成文日期在公文正文或附件說明的右下方標注，寫全年、月、日。本次修訂對成文日期的格式也作了統(tǒng)一規(guī)定，原行政機關使用漢字標注成文日期，黨的機關使用阿拉伯數(shù)字標注成文日期，新標準明確成文日期中的數(shù)字統(tǒng)一使用阿拉伯數(shù)字，如：2012年9

— 23 — 月1日。

公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。公文加蓋印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)。上行文，一定要加蓋印章。紀要一般不加蓋印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機關均須署名并加蓋與發(fā)文機關署名、發(fā)文機關標志相符的印章。

簽發(fā)人簽名章也屬于印章的一種特殊形式。對于以機關負責人名義制發(fā)的公文，需要署簽發(fā)人的簽名章（如議案、命令（令）等）。

②加蓋印章的公文編排規(guī)則

成文日期右空四字是為了確保印章兩端不超出版心。印章縱向位置置于正文（或附件說明）之后若干行，至于放在多少行之后，是由印章的大小決定的，要確保成文日期處于印章中心下邊緣位置，同時保證印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。若發(fā)文機關全稱較長，一般使用規(guī)范化簡稱，若規(guī)范化簡稱也較長，發(fā)文機關署名可考慮分兩行編排。署名之間是否空字，2012版國家標準未做規(guī)定，實際操作中，可綜合考慮署名的長短和印章的大小來決定是否空字。新標準對發(fā)文機關署名在成文日期之上幾行并沒有規(guī)定，在實際工作中發(fā)文機關署名多標注在成文日期上一行。

與99版國家標準相比，新標準關于印章的加蓋方式，不再分下套、中套的加蓋方式，統(tǒng)一采用下套方式；印章端正是基本要求，特別是手工加蓋印章，務必使印章清晰、不歪斜。居中下壓是指印章、發(fā)文機關署名和成文日期的縱向中心線應該重合，— 24 —

印章下邊緣與成文日期下邊緣相切，印章的上邊緣距正文（或附件說明）距離應在1行之內(nèi)（即10mm之內(nèi)）。從這里的規(guī)定就可以測試出成文日期到底應該在正文之下空幾行。由于機關的印章大小不會變化，所以公文制作人員在反復嘗試幾次后，就可以確定成文日期空幾行了，以后照此操作即可。之所以規(guī)定印章上邊緣距正文在1行之內(nèi)，是為了防止空白過大，容易被人插入內(nèi)容，偽造公文。

③特殊情況處理

當正文之后的空白容不下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，一般應當采取調(diào)整正文行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能空下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白。如果出現(xiàn)采取調(diào)整正文行距或字距的措施仍無法解決的極特殊情況，如多個機關聯(lián)合下行文，聯(lián)合行文的機關過多，無法實現(xiàn)正文與所有發(fā)文機關的印章同處一頁，也可采取“此頁無正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁上，并在該空白頁第一行頂格標注“（此頁無正文）”。

（6）附注

如有附注，居左空兩字加圓括號編排在成文日期下一行，回行時頂格。

補充說明：

附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，對公文的發(fā)放

— 25 — 范圍、使用時需注意的事項加以說明。印發(fā)傳達范圍一般針對平行文和下行文，如“此件公開發(fā)布”、“此件發(fā)至縣團級”等，對發(fā)送范圍和閱讀對象進行限定。“請示”件應在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話。附注不是對公文正文內(nèi)容的解釋，對正文的注釋或解釋一般在公文正文中采用句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時需注意。

附注編排格式見：圖

9、圖10。（7）附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行，附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

補充說明：

附件指公文正文的說明、補充或者參考資料。因此，附件是屬于公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料，對公文正文起說明、解釋、補充、參考作用，是公文正文的有機組成部分，與正文具有同等效力。附件主要包括與正文內(nèi)容相關的文字材料、數(shù)據(jù)、名單、圖表、圖形等，這些內(nèi)容如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，既可以補充完善正文，又可使正文內(nèi)容簡潔連貫。

附件首頁首先要在版心左上角第一行頂格編排“附件”二字，— 26 —

如果有多個附件，后面必須緊跟附件順序號，順序號后無需加冒號。

批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容不按附件處理，在公文正文中不加附件說明，直接另面編排，附件中首頁也不標注“附件”二字。其他格式方面的要求與正文一致。

附件編排格式見：圖13。4．版記

（1）版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

補充說明：

版記置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行，也就是說版記一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版國家標準規(guī)定公文雙面印刷）最下面的位置。版記一般包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。

確定版記的位置在實際操作中應注意以下問題：

①版記一定在偶數(shù)頁上。假設公文內(nèi)容很短，即使首頁可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，即便第2頁除了版記沒有任何內(nèi)容，版記也必須移至第2頁上。

②公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上，這時公文的頁數(shù)一般應是4的倍數(shù)（一般是用A3紙印制，騎馬裝訂），此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一

— 27 — 般不會超過3面），版記頁和空白頁都不標頁碼。

③如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，這時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應標識自己的版記。

版記編排格式見：圖

8、圖9。（2）抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關臵于抄送機關上一行，之間不加分隔線。

補充說明：

抄送機關指除主送機關以外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關應按照一定順序排列。首先是上級機關在前，其次為同級機關，再次為下級機關。按照黨、政（地方黨委政府在前、部門和部局在后）、軍、群的順序排列。

一般情況下，抄送機關之間標點符號使用方法是：同一系統(tǒng)內(nèi)同級機關之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關之后標句號。

抄送機關編排格式見：圖

8、圖9。（3）印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

補充說明：

印發(fā)機關和印發(fā)日期指公文的送印機關和送印日期。印發(fā)機關不是指公文的發(fā)文機關，發(fā)文機關已有明顯的“發(fā)文機關標志”。這里的印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公室或文秘部門。有的發(fā)文機關沒有專門的文秘部門，發(fā)文機關就是印發(fā)機關。

標注印發(fā)日期是為了準確反映公文的送印時間。一般來說，公文在負責人簽發(fā)之后，也就是成文日期之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時間差。通過標注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機關掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。

翻印文件時需給出翻印機關和翻印日期，并標注在印發(fā)機關和印發(fā)日期的下方位置；翻印機關居左空一字編排，用全稱或規(guī)

— 29 — 范化簡稱；翻印日期居右空一字編排，用阿拉伯數(shù)字完整寫明年、月、日，后加“翻印”二字。

印發(fā)機關和印發(fā)日期編排格式見：圖

8、圖11。5．頁碼

一般用4號宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼，公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

補充說明：

在公文中標注頁碼，有利于對公文進行查閱、統(tǒng)計、檢索、印制和裝訂，甚至有助于公文的防偽。

七、公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位臵與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

補充說明：

公文如需附A3表格，而且是作為公文的最后一頁時，為避免表格的脫落，應使表格處于封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。此時，A3表格一般不編排頁碼。如A3表格在公文中間，頁碼編暗碼。

八、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

公文中的計量單位的用法應當符合GB3100、GB3102（所有— 30 —

部分），標點符號的用法應當符合GB/T15834，數(shù)字用法應當符合GB/T15835。

九、公文的特定格式

相對通用格式而言，公文特定格式通常包括信函格式、命令格式、紀要格式。

信函格式在《條例》中并沒有定義。它是一種特定的公文格式，并不是一種文種，與《條例》中定義的 “函”的文種有本質(zhì)區(qū)別。

2012版國家標準之所以專門定義這三種特定格式，主要原因是它們在黨政機關公文處理工作中應用相對廣泛。

《條例》中規(guī)定的其他文種，如公告、通告、公報等，與一般公文的格式也不完全一樣，但公告、通告、公報等公文主要向國內(nèi)外或社會公開發(fā)布重要決定或事項，一般借助于報紙、電視、廣播、網(wǎng)絡等渠道發(fā)布或傳播。因此2012版國家標準并沒有對其格式的特殊之處進行規(guī)定。

（一）信函格式

發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。

發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色的雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排版。

— 31 — 如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格距版心左邊緣排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字的高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距兩行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼，由第2頁開始標注頁碼。

版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)的最下方。

信函編排格式見：圖14。

（二）命令（令）格式

發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣距版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發(fā)文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

補充說明：

（1）命令發(fā)文機關標志的字號大小由發(fā)文機關自定。聯(lián)合發(fā)布的命令（令），發(fā)文機關名稱順序分行編排，兩端對齊，“命— 32 —

令”或“令”字置于所有聯(lián)署發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中編排。

（2）令號：令號是命令（令）的編號，作用等同于發(fā)文字號。一般采用“第××號”的形式，不編虛位。

（3）標題和正文：命令（令）一般無標題。令號和正文間無紅色分隔線，正文的內(nèi)容一般較為簡短。

（4）簽名章：正文下空二行右空四字編排簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字編排簽發(fā)人職務，相對于簽名章上下居中。聯(lián)合發(fā)布的命令，簽發(fā)人職務應寫全稱。成文日期置于簽發(fā)人簽名章下空一行位置，右空四字編排。

命令編排格式見：圖12。

（三）紀要格式

紀要標志由“××××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據(jù)實際制定。補充說明：

（1）紀要發(fā)文機關標志的字號大小自定。

— 33 —（2）紀要編號作用等同于發(fā)文字號，居中編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，采用 “第××號”的形式，不編虛位。

（3）會議紀要不加蓋印章。

（4）不同單位、不同性質(zhì)的會議多種多樣，一種會議紀要格式很難滿足全部需求，各級黨政機關可根據(jù)實際需要，參照2012版國家標準的要求制定滿足自身實際需求的會議紀要格式。

紀要編排格式見：圖

15、圖16。十、二維條碼的編排

機關公文二維條碼編排位臵建議如下：編排在版心下邊緣右下側(cè)位臵。二維條碼的上邊緣距版心下邊緣3mm，右邊緣距版心右邊緣5 mm。二維條碼尺寸為寬50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。

第三篇：最新2012黨政機關公文格式解讀講義

本講義依據(jù)2012年6月29日發(fā)布的《黨政機關公文格式》國家標準GB/T9704-2012,編寫了公文格式變化口訣,并指出由于黨、政機關以往行文習慣的不同而在部分條款執(zhí)行上的一些差異。

黨政機關公文格式解讀

兵團黨委黨校辦公室秘書科

2012年7月4日

公文紙張及排版印制要求：

（1）采用國際標準A4型用紙（210mm×297mm)。（2）正文用3號仿宋體，標題用2號小標宋，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，從左至右橫寫橫排，一般每面排22行，每行排 28個字。（3）排版時版面尺寸要標準。幅面：210mm×297mm 版心：156mm×225mm 上白邊(天頭)37mm 左白邊28mm 下白邊35mm 右白邊26mm

— 1 — 《黨政機關公文格式》主要變化口訣：

☉公文格式新國標：《黨政機關公文格式》GB/9704-2012 代替《國家行政機關公文格式》

☉主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素

☉密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角 ☉印章署名要齊全：增加發(fā)文機關署名格式要素 ☉成文日期用數(shù)字：成文日期用阿拉伯數(shù)字標注 ☉公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素

公文要素：

國標將組成公文的各要素劃分為“版頭”(紅色反線以上)、“主體”、“版記”三部分。眉首由份號、密級和保密期限、緊急程度發(fā)文機關標志 發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素組成。主體由公文標題、主送機關 正文、附件說明、發(fā)文機關署名成文時間、印章、附注、附件等要素組成。版記由抄送機關印發(fā)機關、印發(fā)日期等要素組成。

公文要素—版頭部分：

1.份號：公文印制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。

—— 份號頂格編排在版心左上角第一行，用阿拉伯數(shù)字。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。密級頂格編排在版心左上角第二行。

3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。緊急程度編排在版心左上角或密級的下一行。公文同時標識密級與緊急程度時，份號頂格編排在版心左上角第一行，密級頂格編排在版心左上角第二行，緊急程度頂格編排在版心左上角第三行。4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨 用主辦機關名稱。發(fā)文機關標志居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，“文件”二字編排在發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布。黨的機關可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱作為發(fā)文機關標志，不加“文件”二字。這是因為《黨政機關公文處理工作條例》取消了各級黨的機關以往大量使用的發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加括號標明文種的版頭

— 3 — 形式，而改用這種形式。

5.發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號加“號”組成。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應標全稱，用六角括號“? ?”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標識下空二行，居中排布。

發(fā)文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色分隔線。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。簽發(fā)人必須是本機關正職或主持工作的領導。簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”用３號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的排列順序依次均與順排，一般每行兩個姓名，下移紅色分隔線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色分隔線與之的距離為４mm。

7.標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

位于紅色分隔線下空二行，用２號小標宋體字，可分一行或—— 多行居中排布；標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形?；匦袝r，要做到詞義完整。

（1）完整結(jié)構(gòu)：發(fā)文機關＋事由（表明文件主要內(nèi)容）＋文種；發(fā)文機關和事由有時可省略，唯一不能省略的是文種。（2）公文標題要正確選用文種。

（3）“事由”的結(jié)構(gòu)：“關于…..的”，要求準確概括公文內(nèi)容。（“關于”在發(fā)文機關后）。

8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱 或者同類型機關統(tǒng)稱。編排在標題下空一行，左側(cè)頂格３號仿宋體字編排，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

注：（1）主送機關是指對公文負有處臵、答復或執(zhí)行責任的機關；

（2）頂格，回行仍頂格；

（3）全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

在主送機關下一行，每自然段左空二字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。（1）正文一般由三部分組成：原由＋事項＋結(jié)尾。

— 5 —（2）引文：先引標題，后引發(fā)文字號。

（3）日期：要求用阿拉伯數(shù)字寫明具體的年月日，不能把2005年寫“05 年”。（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：

第一層：漢字“一”，第二層：漢字加括號“

（一）” 第三層：阿拉伯數(shù)字“1.”，第四層：阿拉伯數(shù)字加括號“（1）”（5）公文中標點符號、計量單位和數(shù)字的用法 標點符號的用法應符合GB/T 15834 計量單位的用法應符合GB 3100、GB3101和GB 3102.1-13 數(shù)字用法應符合GB/T 15835 10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)字（如“附件： 1.××××× ”）；附件名稱后不加標點符號。附件說明處的標題應與附件本身的標題相一致。11.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文時間：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期編排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯數(shù)字標全。成文時間以領導人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導人簽發(fā)的日期為準，電報則以發(fā)出的日期為準。

—— 13.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，可以由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。加蓋印章應上距正文（或附件說明）一行內(nèi)，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。聯(lián)合行文時，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文（或附件說明）之間。主辦機關印章在前，每排最多排３個印章，兩端不得超出版心，印章之間互不相交或相切；最后一個印章居中下壓成文日期。黨的機關有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

14.附注：是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、政府信息公開 方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。公文如有附注，用３號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文時間 下一行。

“請示”件應在附注處注明聯(lián)系人和電話。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文 的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序

— 7 — 號）。

16.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。公文如有抄送，一般用4號仿宋體字，左空一字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。17.印發(fā)機關和印發(fā)時間：公文的送印機關和送印日期。設在公文末頁最后一行。一般用4號仿宋體字，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)時間右空一字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。

18.頁碼:頁碼就是公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼左空一字。

公文格式常見錯情：

1.沒有發(fā)文機關標識（非紅頭文件）2.發(fā)文字號不規(guī)范

3.上行文（請示、報告、意見）沒有簽發(fā)人 4.公文標題缺要素、用詞不當

5.正文錯別字、層次不當、字體字號不規(guī)范

—— 6.附件格式不規(guī)范 7.日期格式不規(guī)范

8.抄送不規(guī)范（亂抄報、抄送領導個人、內(nèi)部抄送）9.版記要素不全、多余

第四篇：黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

發(fā)布時間：2013-09-10 來源：

作者：

字體大?。捍?中 小

《黨 政機關公文處理工作條例》已經(jīng)黨中央、國務院同意，自2012年7月1日起施行；新的《黨政機關公文格式》已由國家質(zhì)檢總局、國家標準委發(fā)布，自2012 年7月1日起正式實施。這次實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，是在《中國共產(chǎn)黨機關公文處理工作條例》、《國家行政機關公 文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》基礎上制定和修訂的，其最大特點是解決了原來黨的機關和行政機關存在兩部公文處理法規(guī)、兩個公文標準、兩種公文處 理方式的問題，首次統(tǒng)一和規(guī)范了黨、政機關的公文處理。為便于大家理解和執(zhí)行，下面就新制定的《黨政機關公文處理工作條例》和新《黨政機關公文格式》重點是變化之處進行一下解讀,同時就我們公文實際擬制工作中易出現(xiàn)的問題進行一下剖析。

一、《黨政機關公文處理工作條例》的主要特點

這次新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：

第一，統(tǒng)一了公文的定義?！包h政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具?！?/p>

第二，統(tǒng)一了公文種類。原 來黨的機關公文種類有14種（決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要），原來行政機關公文種類有13種（命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、規(guī)定、函、會議紀要），兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政 機關公文處理工作條例》規(guī)定的公文種類有15種（決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要），可 以理解為是在行政機關公文種類基礎上增加了黨的機關的“決議”和“公報”兩個文種。這里大家注意，除了文種種類統(tǒng)一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了 “紀要”。

第三，統(tǒng)一了公文構(gòu)成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調(diào)整。黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急 程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成；行政機關公文一般 由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印 發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。這次進行了統(tǒng)一，規(guī)定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發(fā)文機關署名和頁碼兩個公文格式要 素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）首頁版式等式樣。

第四，統(tǒng)一了行文規(guī)則。這方面，變化不是很大，基本規(guī)則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明 確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關，部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委或政府同意或者授權（屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門），請示應當一文一事，不得在報告等非請 示性公文中夾帶請示事項，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文（新增 加）。四是向下級機關行文，要主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關，部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指 令性要求，涉及多個部門協(xié)商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。六是部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得 對外正式行文。第五，統(tǒng)一了公文處理工作。將原來《中國共產(chǎn)黨機關公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文簽發(fā)”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關公文處理辦法》中的“發(fā)文辦理”、“收文辦理”、“公文歸 檔”、“公文管理”統(tǒng)一規(guī)范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關聯(lián)、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規(guī)范、科學。主要 變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)”；在公文管理方面，增加“發(fā)文立戶”的規(guī)定，要求新設立的機關應當向本級黨委、政 府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。

二、《黨政機關公文格式》的主要新變化

新《黨政機關公文格式》對標準結(jié)構(gòu)和裝訂要求進行了適當調(diào)整（如紙張白度由85%－90%調(diào)整為80%－90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調(diào)整為各70mm處），變化最大的是公文格式要素及其編排的調(diào)整。

第一，對公文格式要素的劃分進行了調(diào)整。新 標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分（原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分）。明確規(guī)定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版 頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于 版心外。

第二，對公文格式要素進行了調(diào)整。新增加了發(fā)文機關署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發(fā)人簽名章公文的相關規(guī)定；單一機關行文不署發(fā)文機關名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名；同時，刪除了主題詞格式要素；沒有了“印制份數(shù)”格式要素要求。第三，對公文格式各要素編排進行了較大調(diào)整。如 將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列；又如刪除“主辦單位簽發(fā)人置于第一行，其他簽發(fā)人從第2行起”規(guī)定，要求 如有多個簽發(fā)人按照發(fā)文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

第四，對成文日期中的數(shù)字格式進行了調(diào)整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數(shù)字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01）。

第五，對公文的特定格式進行了新規(guī)定。新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式、紀要格式版式等式樣。

第六，新增加了頁碼格式要素。明 確規(guī)定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》有印刷分數(shù)，原《國家行政機關公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關公文處 理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數(shù)，而把原《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和原《國家行政機關公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之 一。

綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數(shù)不再標；密級緊急左上角；機關署名不可少；成文日期用數(shù)字；公文頁碼別忘了。

三、《黨政機關公文格式》各要素編排規(guī)則解讀

這里重點對公文格式要素及其編排作一簡要梳理和歸納，便于大家理解和掌握。第一，版頭部分

由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。

1、份號。公文負責制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2、密級和保密期限。涉密公文應當標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。標注時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

3、緊急程度。公 文送達和辦理的時限要求。根據(jù)公文緊急程度，分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而 下分行排列。

4、發(fā)文機關標志（注：原稱“標識”現(xiàn)稱“標志”）。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二 字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱（一般黨的機關這樣使用，不加“文件”二字）。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦 使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二 字，應當置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

5、發(fā)文字號。發(fā)文字號是發(fā)文機關按照 發(fā)文順序編排的順序號，由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號加“號”組成。編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注； 年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。聯(lián)合行文時使用主辦機關的發(fā)文 字號。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

6、簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人 姓名，簽發(fā)人必須是本機關主要負責人或主持工作的領導。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置（即與 發(fā)文字號同處一行）?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次 均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

7、版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。第二，主體部分

由標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構(gòu)成，即公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。

1、標題。是 對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括，由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。（注：原《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定： “公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據(jù)需要或 視省政府辦公廳使用情況而定。

2、主送機關。即公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3、正文。公 文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般每面排22行，每行28個字。

4、附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5、發(fā)文機關署名、成文日期和印章。有 四種不同的情況。一是加蓋印章的公文（公文中有發(fā)文機關署名的應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符）。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出 現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印 章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出 版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)（注：聯(lián)合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機關都要加蓋印章）。二是不加蓋 印章的公文（電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發(fā)文標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章）。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文 機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā) 文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。三是加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽 名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空 四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對 齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說明。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā) 人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

6、附注。是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、政府信息公開方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行?！罢埵尽奔氃诟阶⑻帢嗣髀?lián)系人和電話。

7、附件。公 文正文的補充、說明或參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一 行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第 一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。第三，版記部分

由版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2、抄送機關。除 主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對 齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將 主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3、印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。印發(fā)機 關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編 虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字（注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字）。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分 隔線隔開。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。發(fā)文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上 而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關和印 發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。首頁不顯示頁碼。

2、紀要格式。紀要標志由“XXXXX紀 要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿 宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同 出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。第五，其他情況說明

1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

3、公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法。按國家標準執(zhí)行。

四、公文擬制常見錯誤剖析

公文擬制工作中，我們經(jīng)常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現(xiàn)了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內(nèi)容是對《黨政機關公文格式》各要素編排規(guī)則的重復和強調(diào)，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

（一）違反行文規(guī)則。公 文是有一套嚴格的行文規(guī)則的。我們?nèi)粘Ｓ龅降膯栴}主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規(guī)定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的 少數(shù)敏感涉密事項、重大突發(fā)事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人（有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領 導那去，這樣既不符合公文處理的規(guī)定，也違反了正常的工作關系）。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局 領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排（有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動）。三是越級行文。按照規(guī)定，省體育 局不受理直屬單位內(nèi)設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告?？h級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門（市政府或市 體育局）呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數(shù)事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規(guī)矩。如果一文數(shù)事，把幾個屬于不 同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關于備戰(zhàn)第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關經(jīng)費的請 示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經(jīng)費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經(jīng)協(xié)商或協(xié)商不一致行文。這里要 強調(diào)，局機關各處室涉及經(jīng)費的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規(guī)的公文在送辦公室審簽前要送經(jīng)法規(guī)產(chǎn)業(yè)處審核同意并簽署 意見。

（二）文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有 的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”；有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項；還有就是一份請示中包含多項請示事項。二 是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關（領導）?！昂边m用于平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答復問題、請求批 準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關系的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個 文種（除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我?。ň郑┴瀼芈鋵嵰庖姇r可以使用“意見”文種，如××關于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種），其他文種不能用。省體育局辦公室曾經(jīng)收到個別中心《關于處罰××同志的決定》、《關于呈報×× 的報告》、《關于解決××經(jīng)費的申請》、《關于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。

（三）“簽發(fā)人”常見錯誤。按 照規(guī)定，上行文由主要負責人簽發(fā)，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。一是當有沒有。上行文要求標注簽發(fā)人姓名,平行排列于 發(fā)文字號右側(cè)（下行文一般不標識簽發(fā)人）。這方面，出現(xiàn)的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發(fā)人，這是不規(guī)范的。二是簽發(fā)人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出 訪、健康等原因，可由主持工作的負責人（不是分管負責人）簽發(fā)。個別單位請示件簽發(fā)人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發(fā) 人”三字用3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發(fā)人標注位置易出錯。特別是聯(lián)合行文有多個簽發(fā)人時，要求是簽發(fā)人姓名按照 發(fā)文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，“簽發(fā)人”標注在第一行（上行文的發(fā)文字號與最后一個 簽發(fā)人姓名同處一行）。

（四）公文標題常見錯誤。公文標題由發(fā)文機關、公文內(nèi)容、文種三部分組成，一般格式為“發(fā)文機關＋關 于××（事由）的＋文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發(fā)文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發(fā)文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關于某某事項的 情況報告”，應該用“某某中心關于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經(jīng)費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關 于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關于更換某種設備所需經(jīng)費的請示”；再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經(jīng)局里研究同 意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關于某事（某意見）的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關于同意某事（某意 見）的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字（注意字體），編排于紅色分隔線下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；標題折行時詞組 不能拆開，以防止引起歧義；標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行；標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發(fā)文機關一 般單獨一行，新的格式?jīng)]有作明確規(guī)定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據(jù)規(guī)定，“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”（本次新格式 未作明確要求，建議仍按原規(guī)定執(zhí)行），但實際公文制作中，與該規(guī)定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關于印發(fā)《關于加強某某工作的若干意 見》的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)《某某局關于向某某同志學習決定》的通知”，“關于印發(fā)《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定” “辦法”都不是法規(guī)、規(guī)章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發(fā)關于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)某某局關于向某某同志學習決定的通知”、“關于印發(fā)某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關于印發(fā)某某工作管理暫行規(guī)定的通知”、“關于印發(fā)‘某某工作管理暫行規(guī) 定’的通知”等等，此處“規(guī)定”屬于規(guī)章類，故應用書名號標注，可改寫為“關于印發(fā)《某某工作管理暫行規(guī)定》的通知”。

（五）主送單位常見錯誤。除 命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關（也就是抬頭），并使用全稱或者規(guī)范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關（個別情況如抬頭“省 委、省政府”除外），給省體育局報文不能寫給處室（如果省體育局內(nèi)設機構(gòu)如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內(nèi)設機構(gòu)行文，但應當使用 “函”）；二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內(nèi)”的原則；不同系統(tǒng)、不同級別的主送單位之間用逗號 隔開，同一系統(tǒng)、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發(fā)文抬頭寫成“各設區(qū)市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門”，省體育局 發(fā)文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發(fā)文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正 確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。

（六）結(jié)構(gòu)層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一 是結(jié)構(gòu)層次表示錯誤。一般而言，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有 的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標識（數(shù)字序號 后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是??”或“首先、其次、第三??”等。二是字體使用不當。標準規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方 面，大家要注意。三是標點使用不規(guī)范。標準規(guī)定，公文中第一層次標題后不加標點符號（一般單獨成行）,第二層次以下的標題后均應加標點符號（一般不單獨成 行）。經(jīng)常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。

（七）字符使用上容易出現(xiàn)的幾個錯誤。一是漢字 “○”用阿拉伯數(shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文發(fā)文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“（）”代替；三是單書名號 “〈〉”用大于、小于號合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小數(shù)點“.”代替；五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上 問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時應作技術處理，不得分開。

（八）數(shù)值范圍表述常見錯誤。常 見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規(guī)范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數(shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也不能省略第一個數(shù)字后的單位，如 “5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概數(shù)時，鄰近的兩個數(shù)字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成 “

三、四天”、“七八十年代”不能寫成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常見錯誤。一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號 或不引發(fā)文號。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應先引發(fā)文機關（有時可省略）、標題，后引發(fā)文字號（用括號括?。?再次出現(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號，無文 號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《×××實施 方案》(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟钡腻e誤。規(guī)范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制 度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內(nèi)（其余放在書名號外），如上例應寫為“現(xiàn)將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟?。三是使?非規(guī)范化簡稱時不規(guī)范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在 引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點（是一句話的最后時，句號放在引號外）。許多公文在這方面經(jīng)常用錯。

（十）阿拉伯數(shù)字與漢字混淆。規(guī) 范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規(guī)劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月 二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統(tǒng)計表中的數(shù)值（正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)等）以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數(shù) 字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數(shù)字不是絕對的，允許靈活變通。比 如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字；比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(gòu)（數(shù)字加普通量詞），如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如 一個人、三本書、看了十遍、三項議題等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計 和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字，如“通過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，2010年完成稅 收5000多萬元。”

（十一）容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某 月某日”?！敖刂痢焙竺姹仨殠r間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”?！爸贫ā睆娬{(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強調(diào)動作已完成；“制訂”強調(diào)方案、計劃等形成過程?！爸贫ā钡膶ο蠖嗍锹肪€、方針、政策、法令、規(guī)章制度等；“制訂”的對象多是方案、計劃、規(guī)劃?！爸贫ā蓖怀龇?、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多；“制 訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。三是“其它”與“其他”。據(jù)國家語委有關規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”?！鞍凑铡笔侵行栽~，使用范圍較廣，通用于各種文體； “遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神??”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神??”。五是“報道”與“報導”。公文中統(tǒng)一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關于時 間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了?！捌陂g”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等?！捌陂g”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改 了20多次?！睉獙憺椤捌溟g，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城 市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

（十二）語言表述不夠規(guī)范。我 們工作中遇到的主要問題有三方面：一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設備，最 后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設備的費用。后經(jīng)了解，是申請經(jīng)費。既是申請經(jīng)費，請示內(nèi)容就要 明確落到申請經(jīng)費上。二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲（不拐彎抹角）。我們遇到比較多的問題是總怕說不清 楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，把事說清楚即可。三是字詞不規(guī)范。公文有一套自己的規(guī)范常用語言（開端用語、承啟用語、表態(tài)用語、征詢用語、結(jié)尾用語等），我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據(jù)、依據(jù)、按照、根據(jù)、鑒于、由于、隨著等；期請用語：敬請、懇請、報請、望、希 望、盼等；綜合用語：為此、據(jù)此、值此、綜上所述、總之等；結(jié)尾用語：以上請示當否，請批復；妥否，請批示；上述意見如果可行，請批準；以上報告如有不 當，請指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件說明”常見錯誤。附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附 件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”（不能標注到成文日期之后）。一是標注位置和字體易出錯。國家標準規(guī)定：公文如有附件，在正文下空 1行（常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注）左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”（常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”），后標附件名稱。二是標點 符號易出錯。附件名稱后不加標點符號（常見錯誤是名稱后加標點符號）。三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數(shù)碼（常見錯誤是標識附件序號時未按規(guī)定 使用阿拉伯數(shù)碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行）；多個附件或附件標題有折行時（常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序 號”對齊）正確標識方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（發(fā)文機關署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已說到，這次新標準將黨委系統(tǒng)和政府系統(tǒng)做法進行了統(tǒng)一。這里有五個注意事項：一是發(fā)文機關署名。今后所有公文都必須加上發(fā)文機關署名，這是一個新的變 化和要求，必須引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數(shù)字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注 意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關的領導簽發(fā)日期為準；法規(guī)性文 件以批準日期為準或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期；特殊情況署印發(fā)日期，如電報。三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規(guī)定，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印 章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)（注：聯(lián)合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機關都要加蓋印章）。不加蓋印章的公文，一般 情況下，電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發(fā)文標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章（實際中我們幾乎用不到，了解一下即可）。單一機關行文時，在正文（或附 件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成 文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。四是聯(lián)合行文印章。為防止出 現(xiàn)空白印章，一般將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不 得超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。首排印章頂端應當上距正文（或 附件說明）一行之內(nèi)。五是“此頁無正文”的錯誤。機關署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當公文排版后所剩空白處不能容下時，應采取調(diào)整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內(nèi)容的方法，務必使機關署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十五）“附注”常見錯誤。附 注一般是對公文的發(fā)文范圍，聯(lián)系方式，使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣級”，“此件公開發(fā)表”等 等。常見錯誤，一是標注位置不正確。常見錯誤是沒有按規(guī)定在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。二是上行文沒有附注。按規(guī)定，請示、報告、意見、函等 上行文應附注“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文（特別是請示件）沒有附注聯(lián)系人，這是不正確的，也不便于及時溝通相關事項。三 是附注應用范圍不清楚。附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。（十六）“附件”常見錯誤。公 文附件是正文，這一點很多同志認識不到，往往不夠重視，如果應有附件而沒有附件或使用不當，就會影響工作。常見錯誤：一是應有未有。以下五種情況應當有附 件：正件是貫徹落實局領導批示精神的，要附上領導批示簽的復印件（必要時附原件）；正件內(nèi)容涉及到有關政策或需提供局領導參照的，要附上附件（會簽件要附 上會簽意見件），以便局領導做出決策；正件是邀請局領導出席會議或活動的，應當附上日程安排，需領導講話的還要附上代擬稿；正件是需要以省體育局名義給省 政府或國家體育總局行文的，要附上代擬稿；當正文內(nèi)容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結(jié)等。二是“附件”與正件混淆。比如，印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī) 章和文件時，將講話、規(guī)章和文件視為附件處理，是錯誤的（根據(jù)規(guī)定，印發(fā)（轉(zhuǎn)發(fā)）講話、規(guī)章和文件時，如已在標題中明確印發(fā)（轉(zhuǎn)發(fā)）內(nèi)容的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā) 的講話、規(guī)章和文件應作為正件；而文件標題未明確轉(zhuǎn)（印）發(fā)內(nèi)容，且需對正件作補充說明的其他材料，應以附件形式處理）。三是標注位置和字體不正確。標準 規(guī)定，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” 字樣，有序號時標識序號,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號黑體，后不加“：”。附件標題居中編排在版心第三行（也就是說“附件” 與“標題”之間要空一行）。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。

(十七)“抄送機關”常見錯誤。抄 送機關是指主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關。常見錯誤：一是沒有使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。二是標點符號用錯，沒有按照“同一性質(zhì)、層級 的抄送機關用頓號隔開，不同性質(zhì)、層次的抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號”的規(guī)定使用標點符號，特別是在“最后一個抄送機關后標句號” 方面常出錯。三是字體字號用錯。一般用4號仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯。四是使用 “抄報”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報”、“報送”，無論是上級機關還是下級、平級機關應當一律使用“抄送”。

（十八）“印發(fā)機關”和“印發(fā)日期”常見問題。一 是字體問題。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，常見錯誤是用成3號字體。二是編排位置問題。印發(fā)機關和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，“印發(fā)機關” 左空一字，“印發(fā)機關”右空一字。三是“（×年×月×日?。迸c“（×年×月×日印發(fā)）”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“（×年×月×日?。?，主 要考慮上行文用“印發(fā)”不合適，為體現(xiàn)一致性，省體育局原來也要求使用“（×年×月×日?。?。這次新的要求是使用“（×年×月×日印發(fā)）”。四是印制份 數(shù)問題。新的格式對此未做明確規(guī)定。

（十九）制作復合體公文常見錯誤。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)公文也稱復合體公文。擬制此類公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”不要混淆。特別是一些單位經(jīng)常把“轉(zhuǎn)發(fā)”與“印發(fā)”用錯。“印發(fā)”的原文制作和來文渠道是本機關； “轉(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來文渠道是上級機關、不相隸屬機關和下級有自主行文權的機關；“批轉(zhuǎn)”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。二是不要將印轉(zhuǎn)文件當附 件處置。在格式上表現(xiàn)為以“附件”的方式標識附件名稱，將被印轉(zhuǎn)的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)講話、規(guī)章和文件，如已在文件標題 中明確的，所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的講話、規(guī)章和文件應作為正文，如“關于印發(fā)某某同志在全省體育工作會議上講話的通知”、“關于轉(zhuǎn)發(fā)《黨政機關公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機關公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現(xiàn)，這時處于復合體公文前面的“通知” 作用和地位類似于“按語”或“編者按”。三是結(jié)構(gòu)上不要出現(xiàn)雙重格式。不要出現(xiàn)被印轉(zhuǎn)文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現(xiàn)兩套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時要進行必要的技術處理，具體辦法是：去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版頭、版記，將其發(fā)文字號移至被轉(zhuǎn)發(fā)文件標題的右下 側(cè)；去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的主送機關；將被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機關移到其標題之下（或以括號標注），若其已在復合公文標題或“轉(zhuǎn)發(fā)語”里出現(xiàn)，則可省略；去掉被轉(zhuǎn)發(fā) 文件的印章；去掉被轉(zhuǎn)發(fā)文件的成文日期或移至其標題之下（或以括號標注）。四是轉(zhuǎn)發(fā)類公文標題冗長、成分多余問題。實際工作中，經(jīng)常遇到逐級層層轉(zhuǎn)發(fā)公文 的情況，如果按照標題制作的一般原則擬題，標題構(gòu)成一般是：發(fā)文機關＋“關于轉(zhuǎn)發(fā)”＋被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機關＋被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱（或其主要內(nèi)容）＋文種，但這 樣往往造成兩種情況，一個是標題冗長繁瑣，二個是成分多余，一個標題中多次出現(xiàn)“關于”“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”，就會出現(xiàn)類似“某某中心（市體育局）關于轉(zhuǎn)發(fā) 《河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標題。擬制此類標題時一定要掌握一個原則，即無論層次多么繁雜，無論轉(zhuǎn)發(fā)多少通知，標題中只能出現(xiàn)1次“關于”，最多只能出現(xiàn)兩個“通知”。解決辦 法主要有四：①直接轉(zhuǎn)發(fā)第一個發(fā)文機關的通知（省略法）。如標題“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)《省體育局轉(zhuǎn)發(fā)〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》”，可以將 其改寫為“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)國家體育總局關于某某問題的通知”（注：凡是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文，如果被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)的文件標題中有“關于”二字，那 么標題中的第一個“關于”，即本級機關后的“關于”應該刪掉，標題中只保留被轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)或印發(fā)文件的“關于”，同時轉(zhuǎn)發(fā)標題的文種“通知”也要省略）；② 抽取被轉(zhuǎn)發(fā)文件的核心自擬標題（概括法）。如“某某市體育局轉(zhuǎn)發(fā)河北省體育局轉(zhuǎn)發(fā)國家體育總局關于進一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育 局關于轉(zhuǎn)發(fā)進一步做好群眾體育工作的通知”。③在標題中只出現(xiàn)上一級機關轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號（替代法）。如“某某省委關于貫徹落實中發(fā)〔1989〕12號文件 精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關于貫徹省發(fā)〔2005〕23號文件精神進一步做好城鎮(zhèn)退役士兵安置工作的通知”（采用替代法時，最好不要只寫文 號，要盡量在標題中標明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢）。④直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件（直轉(zhuǎn)法）。轉(zhuǎn)發(fā)的是法規(guī)、規(guī)章如層次太多可直接轉(zhuǎn)發(fā)，如標題“某某市體 育局轉(zhuǎn)發(fā)省體育局關于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身條例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關于轉(zhuǎn)發(fā)《全民健身條例》的通知”。

以上，結(jié)合工作實踐，就《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》進行了簡要梳理和解讀，就實際操作中易忽略或常見問題進行了剖析，與大家交流，以期對規(guī)范省體育局系統(tǒng)公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對之處，謹請諒解并歡迎指正。

衷心感謝大家對我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請包容。謝謝！

第五篇：黨政機關公文處理工作條例解讀

黨政機關公文處理工作條例解讀

注:“[]”里的內(nèi)容為原《國家行政機關公文處理辦法》內(nèi)容。

第一章 總則

第一條 為了適應中國共產(chǎn)黨機關和國家行政機關（以下簡稱黨政機關）工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

[第一條 為使國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，制定本辦法。]

第二條 本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。（新增）

第三條 黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。）

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

（第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。）

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

（第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。）

第六條 各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

[第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第八條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。] 第七條 各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。[第七條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。]

第二章 公文種類

第八條 公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。（新增）

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。）

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。）

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。（新增）

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。）

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。）

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。）

（十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。）

（十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。）

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。（會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。）

第三章 公文格式

第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。）

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。（新增）

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

[第十條

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。]

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

[第十條

（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。]

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

[第十條

（三）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。]

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組 成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

[第十條

（四）發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。]

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

[第十條

（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。]

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

[第十條

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。]

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

[第十條

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。]

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。[第十條

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。]

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

[第十條

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。]

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

[第十條

（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。]

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。[第十條

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。]

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

[第十條

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。]

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

[去掉了主題詞 第十條

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。]

第十條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

[第十條

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。]

第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

第十二條 公文用紙幅面采用國際標準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

[第十二條 公文用紙一般采用國際標準Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。]

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

（第十三條 行文應當確有必要，注重效用。）

第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

（第十四條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。）第十五條 向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

（第十七條 屬于部門職權范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。）

（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（第二十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。）

（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

（第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。）

（六）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

（第二十三條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。）

第十六條 向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

（第二十條 向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。）

（二）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

（三）黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

（四）涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

（第十九條 部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。）

（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條 同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

（第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。）

黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。）

第五章 公文擬制

（發(fā)文辦理）

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

（第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。）

第十九條 公文起草應當做到：

（第二十五條 草擬公文應當做到：）

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

[第二十五條

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。]

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。

[第二十五條

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。]

（四）文種正確，格式規(guī)范。

[第二十五條

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關 系確定。]

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

（第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。）

（七）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

[去年：第二十五條

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。] 第二十條 公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

[第二十五條

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。]

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。

需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。

[第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。] 第二十一條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

（第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。）

第二十二條 公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

（第二十八條 以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。）

第六章 公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（第三十一條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十四條 收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。）

（四）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關 負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

[第三十二條 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。]

（五）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（第三十六條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。）

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。）

（七）答復。公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。

第二十六條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十七條 需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章 公文管理

第二十八條 各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

（第四十五條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。）

第二十九條 黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

（第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。）

第三十條 公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條 公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文機關批準。

涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。

經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

（第四十七條 公開發(fā)布行政機關公文，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。）

第三十二條 復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有 關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。

復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

[第四十六條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經(jīng)負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。]

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

（第四十九條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。）

第三十四條 涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

[第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。

第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十三條 密碼電報的使用和管理，按照有關規(guī)定執(zhí)行。]

第三十六條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

[第五十二條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。

工作人員調(diào)離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。]

第三十七條 新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調(diào)整。

第八章 附則

第三十八條 黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條 法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規(guī)定處理。

第四十條 其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行。

第四十一條 本條例由中共中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條 本條例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000 年8 月24 日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。

《黨政機關公文處理工作條例》帶來的 七個新變化和九個亟需規(guī)范的問題

2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），同時廢止了1996年中辦印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年國務院印發(fā)的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱辦法）?！稐l例》的發(fā)布施行，對推進黨政機關公文處理工作 科學化、制度化、規(guī)范化將發(fā)揮重要作用。與《辦法》對比，《條例》中出現(xiàn)了許多新的變化，主要表現(xiàn)在以下七個方面：

一、公文處理的概念更加科學。

《辦法》規(guī)定“公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作”，《條例》中按照公文辦理的工作流程將公文辦理工作概括為“擬制、辦理、管理”三個相互關聯(lián)、銜接有序的工作環(huán)節(jié)，簡潔明了，“擬制”包括了“起草、審核、簽發(fā)”三個環(huán)節(jié)（《辦法》中隸屬于發(fā)文辦理），同時將整理（立卷）、歸檔劃歸至公文辦理范疇。

二、公文的種類更加豐富。

原《辦法》中規(guī)定公文種類為13種，新《條例》中規(guī)定公文種類為15種，增加了“決議”（適用于會議討論通過的重大決策事項）和“公報”（適用于公布重要決定或者重大事項），同時將“會議紀要”改為“紀要”。

三、公文要素做出了調(diào)整。

《辦法》第三章第九條規(guī)定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成”，增加了“份號”、“發(fā)文機關署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。同時，對涉密文件、緊急公文、聯(lián)合行文、公文標題等有了明確的規(guī)定：涉密文件要標注份號，緊急公文標注“特急”“加急”，聯(lián)合發(fā)文可以 單獨用主辦機關名稱，公文標題應標明發(fā)文機關，有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋公章等。

四、行文規(guī)則上做了具體規(guī)定。

《條例》中規(guī)定向上級機關行文“原則上主送一個上級機關”；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權”；“請示”應當一文一事，并要提出傾向性意見；“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”；向下級機關行文也有明確的規(guī)定，“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意”、“黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文”。

五、文件簽發(fā)程序更加規(guī)范。

《條例》規(guī)定“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)”（《辦法》只對上行文作此規(guī)定），“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)”。

六、公文辦理環(huán)節(jié)更加簡明。

收文辦理環(huán)節(jié)增加了“承辦”和“傳閱”環(huán)節(jié)，對“承辦”和“傳閱” 環(huán)節(jié)也做出了具體的規(guī)定和要求；發(fā)文辦理環(huán)節(jié)減少為四個，將“起草”、“審核”、“簽發(fā)”環(huán)節(jié)劃歸到“公文擬制”部分了，“用印”劃分到“印制”部分了。

七、公文管理環(huán)節(jié)更加嚴格。

第七章第二十九條規(guī)定“黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備”，第三十二條對“復制、匯編機密級、秘密級公文”也做出了明確詳細的規(guī)定。

對照兩辦的《條例》檢查工文辦理過程中的格式和辦理環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)有很多與新要求不一致的地方，疏理之后發(fā)現(xiàn)主要表現(xiàn)在以下九個方面，在以后的公文辦理中必須糾正和規(guī)范：

1、明確密級及保密期限。經(jīng)過定密程序定為秘密文件的，應當在文件上標注密級及保密期限，規(guī)范用語為“絕密”“機密”“秘密”。

2、明確緊急程度。有時審計工作時間緊、任務重，在安排布署工作發(fā)文時，要在文件上標明緊急程度，文件上的規(guī)范用語應標注“特急”“加急”，電報上的規(guī)范用語應標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

3、規(guī)范發(fā)文標志?！稐l例》中規(guī)定發(fā)文標志“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā) 文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱”，對于一個部門一個單位應有一個統(tǒng)一規(guī)定，是用發(fā)文機關全稱，還是用規(guī)范化簡稱加“文件”兩字，必須統(tǒng)一。有時用發(fā)文機關全稱，有時用簡稱加“文件”兩字，讓人犯疑。

4、落實簽發(fā)人。在《條例》中文件格式部分對“簽發(fā)人”有明確的要求：重要公文和上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

5、規(guī)范文件標題。文件標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，在工作實務中，有時由于文件標題太長，文件上又有發(fā)文標志，往往在標題中忽略了發(fā)文機關名稱，亟需規(guī)范。

6、規(guī)范文件落款。在《條例》第三章文件格式部分中，增加了“發(fā)文機關署名”的內(nèi)容（“署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱”），在現(xiàn)實中因為要加蓋單位公章，或文件頭上已有發(fā)文標志，往往只署發(fā)文日期，沒署發(fā)文機關，亟需改正。

7、規(guī)范成文日期。按照《條例》中的規(guī)定“署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。”

8、刪除主題詞一欄。在公文的要素上，《條例》中減少了“主題詞”的內(nèi)容，在以后制文時就需刪除這一欄內(nèi)容，同時還規(guī)范抄送機關和印發(fā)機關及印發(fā)日期：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

9、嚴格上行文的報送程序：黨委、政府的部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

至于文件的字體、字號、版式等，按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

2012黨政機關公文處理工作條例解讀

為統(tǒng)一中國共產(chǎn)黨機關和國家行政機關公文處理工作，2012年4月6日，中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例（以下簡稱《條例》），同時廢止了1996年中辦印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年國務院印發(fā)的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）?！稐l例》的發(fā)布施行，對推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化必將發(fā)揮重要作用。與《辦法》對比，《條例》主要有以下特點：

一、重新定義了公文處理相關概念

《辦法》規(guī)定，“公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。”也就是說公文處理由公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等工作組成?！稐l例》規(guī)定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作?！逼渲?，公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)3個環(huán)節(jié)（在《辦法》中，這3個環(huán)節(jié)均隸屬發(fā)文辦理）。《條例》同時將整理(立卷)、歸檔劃歸公文辦理范疇。經(jīng)此調(diào)整，公文處理工作由公文擬制、公文辦理、公文管理組成。

二、增加了公文種類

《辦法》規(guī)定公文種類有13種，《條例》規(guī)定文種為15種，增加了“決議”和“公報”，同時將“會議紀要”改為《紀要》。原有13個文種的適用范圍與《辦法》的規(guī)定基本相同。

三、調(diào)整了公文格式要素

《條例》規(guī)定，“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成?！?/p>

從格式要素看，增加了“份號”、“發(fā)文機關署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。考慮到《辦法》雖未對“份號”、“頁碼”作出規(guī)定，但實際工作中一直在使用，屬于增加的要素只有“發(fā)文機關署名”。

格式要素的應用有以下變化：一是規(guī)定涉密公文應當標注份號（《辦法》只要求對絕密、機密公文標注份號）；二是規(guī)定緊急公文應當分別標注“特急”“加急”（《辦法》要求標注“特急”“急件”）；三是規(guī)定聯(lián)合行文時發(fā)文機關標志可以單獨用主辦機關名稱；四是明確規(guī)定公文標題應標發(fā)文機關（《辦法》未作強制性要求）；五是規(guī)定有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。公文的版式以及格式要素的具體應用，《黨政機關公文格式》國家標準將作詳細規(guī)定(該國家標準尚在編制中）。

四、行文規(guī)則方面增加了一些具體規(guī)定

《條例》減少了“行文規(guī)則”一章的條目，但增加了一些具體規(guī)定，主要有：上行文“原則上主送一個上級機關”（《辦法》只對請示作此規(guī)定)；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權”；“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關”；“不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”；“屬于黨委、政府各自職權范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文”。

五、公文擬制更加強調(diào)程序規(guī)范

在“起草”環(huán)節(jié)強調(diào)，“一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行”；“深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見”；“機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作”。

在“審核”環(huán)節(jié)強調(diào)，“需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳(室)進行初審。”

在“簽發(fā)”環(huán)節(jié)強調(diào)，“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)”（《辦法》只對上行文作此規(guī)定)；“黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)?！?/p>

六、簡化了公文辦理的環(huán)節(jié)

在“收文辦理”中，將“審核”改為“初審”，將“分辦”、“批辦”并入“承辦”，并增加了“傳閱”、“答復”2個環(huán)節(jié)。

“發(fā)文辦理”的環(huán)節(jié)由8個減少為4個，其中，“起草”、“審核”、“簽 發(fā)”3個環(huán)節(jié)列入“公文擬制”，“用印”并入“印制”。

《條例》將發(fā)文辦理的“分發(fā)”改為“核發(fā)”，規(guī)定：“公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。”

七、公文管理更加注重安全保密

《條例》在第七章“公文管理”中著重強調(diào)了有關保密規(guī)定，提出了設立保密室和閱文室的要求，對公文定密和解密、密級文件的復制和匯編、公文的銷毀和移交、新設立單位的發(fā)文立戶等作出具體規(guī)定。

公文寫作的大變革

——解析《黨政機關公文處理工作條例》

婁性誠

2012年4月16日，中共中央辦公廳頒發(fā)了《中共中央辦公廳

國務院辦公廳關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號），發(fā)布了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）?！稐l例》共8章，42條，綜合了《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（以下分別簡稱《行政》、《黨務》）的大多數(shù)條文，在《行政》、《黨務》的基礎上對公文的寫作、處理過程進行了完善和統(tǒng)一。《條例》的發(fā)布，標志著黨政公文合二為一，這是我國黨政機關的一件大事，也是教育界、寫作界的一件大事；這不僅 是法定公文的權威性、嚴肅性在形式上的重要體現(xiàn)，也是公文處理手段逐步科學化的客觀需要；對于促進黨政機關辦公的制度化、規(guī)范化、程序化建設和提高工作效率具有劃時代的意義。因此，我們必須高度重視，認真學習，明確要求，為保證《條例》能夠順利實施做好全面的準備。為了盡快熟悉掌握《條例》內(nèi)容，筆者把它與《行政》、《黨務》做了對比，現(xiàn)將不同之處梳理如下，就教于同行。

一、公文的概念發(fā)生了變化

以前我們把公文分為法定公文和非法定公文；法定公文又分為國家行政機關公文、中國共產(chǎn)黨機關公文、人大機關公文、軍隊機關公文等。《條例》把行政機關公文和黨的機關公文合稱為黨政機關公文，統(tǒng)一要求，統(tǒng)一格式，這就意味著原來的法定公文少了一種，使“法定公文”概念的外延縮小了。

二、公文的種類有增減

關于公文的種類，《行政》有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要13種；《黨務》有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要14種；《條例》有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要15種?！稐l例》比《行政》增加了決議、公報2種；比《黨務》增加了命令（令）、公告、通告、議案4種，減少了指示、條例、規(guī)定3種。

三、公文的格式變化較大

從組成公文的要素來看，《行政》17個，《黨務》16個，《條 例》18個?！稐l例》比《行政》增加了署名、頁碼，減少了主題詞；比《黨務》增加了附件說明、附注、頁碼，減少了主題詞。三份文件相比，不同之處主要有以下幾點：

（一）發(fā)文機關標志

《條例》：“發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。” 《行政》：“發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前?！辈煌帲阂皇恰皹俗R”，現(xiàn)稱為“標志”；二是原來不加“文件”二字，現(xiàn)可以加，也可以不加；三是以前聯(lián)合行文幾個單位的名稱都要排，把主辦單位排在前面，現(xiàn)在是可以單獨使用主辦機關名稱?！饵h務》稱發(fā)文機關標志為“版頭”，“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件’二字或者加括號標明文件組成”，“聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯(lián)署機關名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制”。區(qū)別之處主要是不再使用括號標明文種；關于少數(shù)民族文字的使用，《條例》第十一條規(guī)定：“民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字”，包括公文的所有文字，不僅僅限于標題。

（二）標題

對標題內(nèi)容的要求三份文件基本一致，只是《行政》規(guī)定：“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！倍稐l例》《黨務》均無此要求。言下之意是：以后黨政公文的標題根據(jù)需要可以加標點符號。

（三）發(fā)文機關署名

《條例》：“署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱”；《黨務》與此相同；《行政》對此沒有規(guī)定，在實際行文中都不署名，只加蓋公章。以后必須署名。

（四）印章

《條例》：“有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章?！薄饵h務》：“除會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應當加蓋發(fā)文機關印章?！薄缎姓?》：“除‘會議紀要’和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章?！辈煌c主要是《條例》沒有把會議紀要（《條例》稱“紀要”）列入不需加蓋公章的情形和文種，也就是說以后的紀要也需要加蓋公章。

（五）主題詞

《行政》、《黨務》都規(guī)定公文要標注主題詞，而《條例》第九條的公文要素中，沒有把主題詞列入，也就是說公文的主題詞已經(jīng)被取消，這是《條例》的最大亮點。主題詞是辦公自動化的產(chǎn)物，主要供制作公文索引和計算機檢索文件之用，隨著科技的進步，主題詞已經(jīng)失去了檢索功能，完成了它的歷史使命，退出了舞臺。從此以后，我們不再為查閱大量的主題詞而煩惱，也不再為主題詞標注是否正確而擔心。作為文秘人員，筆者也深受其累，曾在《應用寫作》2011年第6期發(fā)表《話說公文的主題詞》，認為公文的主題詞已經(jīng)是一種擺設，取消主題詞既不影響公文的表達效果，更不會影響公文的執(zhí)行力，反而可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔，提高公文的時效性。

（六）其他方面

原《黨務》有印刷份數(shù)，《行政》沒有，《條例》的公文要素中也沒有印刷份數(shù)，而把《行政》、《黨務》都沒有提出的“頁碼”，作為公文的要素之一。

在用紙規(guī)格上，《行政》為A4；《黨務》為16K，也可用A4；《條例》統(tǒng)一為A4。

四、行文規(guī)則有補充

《條例》第十五條第三款：“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關”?！缎姓?、《黨務》均無此要求。這一條款有利于提高公文的時效性，杜絕了不負責任的做法，使行文更加規(guī)范、有效。

五、收文辦理程序更加完善

《條例》的收文辦理程序中有“答復”條款：“公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位?！缎姓贰薄ⅰ饵h務》對此都沒有專項規(guī)定。《條例》的這一條款，對提高公文的權威性、時效性將會起到積極作用。

長期以來，由于黨政公文要求不統(tǒng)一，公文用紙、格式要素、標志位置、字號大小、行文形式等有較大差異，導致公文格式混淆等問題十分突出；對地方黨政機關公文處理、規(guī)范管理、文件傳閱、立卷歸檔、文秘工作的開展及文秘人員培訓等帶來諸多不便；黨政機關、部門聯(lián)合行文到底采用哪種格式，往往難以協(xié)調(diào)，文秘人員在送審過程中經(jīng)常需要多次更改格式，難以適從。為此，中共中央辦公廳、國務院辦公廳通過廣泛調(diào)研，聽取意見，達成共識，聯(lián)合制定了《條例》，結(jié)束了黨政公文在寫作、處理過程中的混亂現(xiàn)象?！缎姓?、《黨務》于2012 年7月1日起停止執(zhí)行，同時停止執(zhí)行的應該還有《國家行政機關公文格式》、《中國共產(chǎn)黨機關公文格式》，因為《條例》第十條規(guī)定：公文的格式按《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行，目前雖然尚未看到這個標準，但為了與《條例》同步實施，這個標準肯定會在近日出臺。以后，黨政機關要按照新的標準寫作和處理公文，應用文寫作教師要按新的要求進行教學，所有關于黨政機關公文寫作的教材將改版修訂。這不能不說是公文寫作的一次大變革。

《黨政機關公文格式》

國家標準GB/T 9704—2012解讀

一、公文用紙幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

（二）版面

1.頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

2.字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。

3.行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情 況可以作適當調(diào)整。

4.文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

二、公文格式各要素編排規(guī)則

（一）公文格式各要素的劃分

版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

（二）版頭 1.份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2.密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

3.緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4.發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，黨的機關也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。5.發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

6.簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

7.版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（三）主體

1.標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2.主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

3.正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、（一）”““1.（”“1）””標注；一般第一層用黑 體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4.附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章

（1）加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

（2）不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

黨的機關有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。

（3）成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（4）特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

6.附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

7.附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

（四）版記

1.版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3.印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯 數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

（五）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

三、公文的特定格式

（一）信函格式

發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。

發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

（二）命令（令）格式

發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發(fā)文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

（三）紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據(jù)實際制定。

黨政機關公文格式

[1]《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），是由國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布的關于黨政機關公文通用紙張、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素編

排規(guī)則等的國家標準，是黨政機關公文規(guī)范化的重要依據(jù)，適用于各級黨政機關制發(fā)的公文。其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行。

簡 介

為提高黨政機關公文的規(guī)范化、標準化水平，2012年6月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布了《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999)的修訂。

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

《黨政機關公文格式》國家標準按照《黨政機關公文處理工作條例》的有關規(guī)定，結(jié)合這些年來黨政機關公文格式的實際應用，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定。特別是將黨政機關公文用紙統(tǒng)一為國際標準A4型，首次統(tǒng)一了黨政機關公文格式要素的編排規(guī)則，使黨政機關公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。該標準的實施，有利于進一步提高各級黨政機關公文制作水平和質(zhì)量，有力推動黨政機關公文處理工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化。

前 言

本標準按照GB/T 1.1—2009給出的規(guī)則起草。

本標準根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》的有關規(guī)定對GB/T 9704—1999《國家行政機關公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 9704—1999主要作如下修訂：

a）標準名稱改為《黨政機關公文格式》，標準英文名稱也作相應修改；

b）適用范圍擴展到各級黨政機關制發(fā)的公文；

c）對標準結(jié)構(gòu)進行適當調(diào)整；

d）對公文裝訂要求進行適當調(diào)整；

e）增加發(fā)文機關署名和頁碼兩個公文格式要素，刪除主題詞格式要素，并對公文格式各要素的編排進行較大調(diào)整；

f）進一步細化特定格式公文的編排要求；

g）新增聯(lián)合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式首頁版式等式樣。

本標準中公文用語與《黨政機關公文處理工作條例》中的用語一致。

本標準為第二次修訂。

本標準由中共中央辦公廳和國務院辦公廳提出。

本標準由中國標準化研究院歸口。

本標準起草單位：中國標準化研究院、中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局、中國標準出版社。

本標準主要起草人：房慶、楊雯、郭道鋒、孫維、馬慧、張書杰、徐成華、范一喬、李玲。

本標準代替了GB/T 9704—1999。

GB/T 9704—1999的歷次版本發(fā)布情況為：

——GB/T 9704—1988。

黨政機關公文格式

注：（）“”中列出了原《國家行政機關公文格式》的對比。

范圍

本標準規(guī)定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關制發(fā)的公文。其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、34 印制等要求按照本標準執(zhí)行，其余可以參照本標準并按照有關規(guī)定執(zhí)行。

（1 范圍

本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。

本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關公文可參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。）規(guī)范性引用文件

下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100 國際單位制及其應用

GB 3101 有關量、單位和符號的一般原則

GB 3102（所有部分）量和單位

GB/T 15834 標點符號用法

GB/T 15835 出版物上數(shù)字用法術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

字 word

標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中，一字指一個漢字寬度的距離。

（標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。）

3.2

行 line

標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

（標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。）公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m—80 g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。

公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1 幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

5.2 版面

5.2.1 頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

5.2.2 字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。

5.2.3 行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。

5.2.4 文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。印制裝訂要求

6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

公文應當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90度;無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。公文格式各要素編排規(guī)則

7.1 公文格式各要素的劃分

本標準將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

7.2 版頭

7.2.1 份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2 密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

7.2.3 緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（8.1 眉首

8.1.1 公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需 37 同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。）

7.2.4 發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

（由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。）

7.2.5 發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

[發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。]

7.2.6 簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行

時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

（上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。）

7.2.7 版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3 主體

7.3.1 標題（公文標題）

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。）

7.3.2 主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

7.3.3 正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、（一）”““1.（”“1）””標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

（主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。）

7.3.4 附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

[公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名 39 稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號）。]

7.3.5 發(fā)文機關署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

（用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間的標識位置見8.2.6。）

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

（單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。）

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

[當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。]

7.3.5.2 不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。

7.3.5.3 加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4 成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.3.5.5 特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

（當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。）

7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

（公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。）

7.3.7 附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4 版記

7.4.1 版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2 抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

（公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。）

7.4.3 印發(fā)機關和印發(fā)日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

[位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。]

7.5 頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

（用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。）公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

[公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。）] 公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數(shù)字用法應當符合GB/T 15835。公文的特定格式

10.1 信函格式

發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。

發(fā)文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

[發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

公函包括標題、主送機關、正文、發(fā)文機關、日期等。

①標題

一般由發(fā)文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發(fā)函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼"等。]

10.2 命令（令）格式

發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發(fā)文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

簽發(fā)人職務、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。

（命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。）

10.3 紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據(jù)實際制定。

（會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。）式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯(lián)合行文公文首頁版式1見圖3；聯(lián)合行文公文首頁版式2

見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖7；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。

2012黨政機關公文格式及排版要求

從2012年7月1日起，執(zhí)行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔 2012〕14號），現(xiàn)行的1996年 5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和 2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。

一、黨政機關公文的構(gòu)成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（一）公文的構(gòu)成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。1．公文用紙幅面尺寸：

采用國際標準A4型紙，210 mm *297 mm。

公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37 mm，公文用紙訂口28 mm，版心尺寸156 mm *225 mm（不含頁碼）。

發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2．公文書寫形式 從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“

一、，”第二層為

（一），第三層為“1.”，第四層為（1）。

3．字體字號

發(fā)文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關、附注、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間用3號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3號楷體字；正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

4．頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

5．信函式公文

發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。1．眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

（1）份號：公文印制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數(shù)字。

（2）秘級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密；保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。

（3）緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，標注“特急”、“加急”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。

（4）發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識表明公文的作者，他是發(fā)文機關制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布。

（5）發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關標

識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關的發(fā)文字號。

發(fā)文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。（6）簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1 行，其他簽發(fā)人姓名從第2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

2．公文主體部分

置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

（2）主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。標識在標題下空一行，左側(cè)頂格3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

（3）公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導語、主體和結(jié)束語。在主送機關下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

（4）附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，48 在正文下空一行左空2 字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.× × × × × ”）；附件名稱后不加標點符號。

（5）發(fā)文機關署名（從2012年7月1日起）：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（6）成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。標識在正文之下，空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。

（7）印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

49（8）附注：是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

（9）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

3．公文版記部分

置于抄送機關以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括：抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。

（1）抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

（2）印發(fā)機關和印發(fā)時間：印發(fā)機關是印制公文主管部門，印發(fā)時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用4號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

（3）版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

二、新舊公文處理區(qū)別 1．黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機關公文處理規(guī)范標準。

2．在“文種”方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

3．在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發(fā)文機關名稱。

4．在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負責人簽發(fā)。