第一篇：2014內(nèi)控準備文件文檔

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×××××單位

號）《行政事業(yè)單位內(nèi)部控關(guān)于成立內(nèi)部控制三個小組的通知

? 根據(jù)財政部（財會[2012 ]21制規(guī)范》和承德市財政局 的文件通知，結(jié)合本單位的具體情況，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)班子工作會議研究決定，成立《單位內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組》、《單位內(nèi)部控制風(fēng)險評估小組》和《單位預(yù)算委員會》以及建立單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)牽頭部門等部門，要求各部門和相關(guān)工作人員積極配合，共同做好單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。

一、關(guān)于《單位內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組》 ?

（一）成員構(gòu)成

組長：單位負責(zé)人（局長）副組長：副局長、紀檢書記 成員：各部門負責(zé)人 ?

（二）職責(zé)：

1.制定建立單位內(nèi)部控制規(guī)范實施方案。2.成立單位風(fēng)險評估小組，擬定其職責(zé)。

3.成立預(yù)算管理委員會、預(yù)算管理工作機構(gòu)、預(yù)算管理執(zhí)行機構(gòu)，并明確職責(zé)分工。

4.成立內(nèi)部控制職能部門或牽頭部門，并明確其職責(zé)。5.定期召開單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建立實施情況工作會 議，協(xié)調(diào)各職能部門內(nèi)控建立溝通情況，并對下一步工作提出建議。

6.監(jiān)督、檢查單位層級和業(yè)務(wù)層級內(nèi)控制度的建立進展情況。

7.其他工作。

三、關(guān)于《單位內(nèi)部控制風(fēng)險評估小組》 ?

（一）成員構(gòu)成： ? 組長：單位負責(zé)人

? 副組長：內(nèi)部控制職能部門或牽頭部門的負責(zé)人 ? 成員：財務(wù)、資產(chǎn)管理、采購、基本建設(shè)、內(nèi)部審計、紀檢等部門或崗位抽調(diào)關(guān)鍵工作人員或技術(shù)專家 ?

（二）職責(zé)

1.單位層面風(fēng)險評估應(yīng)當重點關(guān)注的方面

?（1）內(nèi)部控制工作的組織情況。應(yīng)當重點關(guān)注： 行政事業(yè)單位是否確定了內(nèi)部控制職能部門或牽頭部門；是否建立了在內(nèi)部控制制度溝通協(xié)調(diào)機制和聯(lián)動機制。?（2）內(nèi)部控制機制的建設(shè)情況

單位經(jīng)濟活動的決策、執(zhí)行、監(jiān)督是否實現(xiàn)有效分離；

權(quán)責(zé)是否對等。

是否建立健全議事決策機制、崗位責(zé)任制、內(nèi)部監(jiān)督機制。?（3）內(nèi)部管理制度的完善情況。

單位內(nèi)部管理制度是否建立健全，執(zhí)行是否有效。?（4）內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員的管理情況。

應(yīng)當重點關(guān)注是否建立工作人員的培訓(xùn)、評價、輪訓(xùn)等機制；工作人員是否具備相應(yīng)的資格和能力。?（5）財務(wù)信息的編報情況

是否按照國家統(tǒng)一的會計制度對經(jīng)濟活動事項進行帳務(wù)處理。

是否按照國家統(tǒng)一的會計制度編制會計報告。

是否按照財政部門的規(guī)定編制和報送單位預(yù)決算報告和預(yù)算執(zhí)行情況的報告。?（6）其他情況。

2.業(yè)務(wù)層面風(fēng)險評估應(yīng)當重點關(guān)注的方面

（1）預(yù)算管理情況。

? 1）預(yù)算編制的風(fēng)險是：預(yù)算編制是財務(wù)部門的事，業(yè)務(wù)部門不參與其中，導(dǎo)致預(yù)算編制不科學(xué)、不合理，業(yè)務(wù)活動與其財力支持相脫節(jié)。? 2）預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)存在最主要的風(fēng)險 ? 未按規(guī)定的額度和標準執(zhí)行預(yù)算。? 資金收支和預(yù)算追加調(diào)整隨意無序。? 產(chǎn)生無預(yù)算支出、超預(yù)算支出等情形。? 3）決算環(huán)節(jié)存在的主要風(fēng)險 ? 未按規(guī)定編報決算報表 ? 不重視決算分析工作。? 決算分析結(jié)果未得到有效運用。? 預(yù)算與決算相互脫節(jié)。（2）收支管理情況

? 收入業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險：收入業(yè)務(wù)相關(guān)崗位設(shè)置不合理，不相容崗位未實現(xiàn)相互分離，導(dǎo)致錯誤或舞弊的風(fēng)險發(fā)生；未按收費許可證規(guī)定的項目和標準收費，存在違規(guī)收費的風(fēng)險。如涉企收費、辦證收費、教育收費等；收入收取業(yè)務(wù)分散在各個業(yè)務(wù)部門，缺乏統(tǒng)一管理和監(jiān)控，導(dǎo)致收入金額不實，、應(yīng)收未收或者私設(shè)“小金庫”的情形發(fā)生；票據(jù)、印章管理松散，存在收入資金流失的風(fēng)險。

? 支出業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險

? 1）支出業(yè)務(wù)相關(guān)崗位設(shè)置不合理，不相容崗位未實現(xiàn)相互分離，導(dǎo)致錯誤或舞弊的風(fēng)險。

? 2）支出事項未經(jīng)過適當?shù)氖虑吧暾?、審核和審批，支出范圍及開支標準不符合相關(guān)規(guī)定，可能導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行不力甚至發(fā)生支出業(yè)務(wù)違法違規(guī)的風(fēng)險。

? 3)報銷時單據(jù)審核不嚴格，存在使用虛假票據(jù)套取資金的風(fēng)險。

? 4)資金支付不符合國庫集中支付、政府采購、公務(wù)卡結(jié)算等國家有關(guān)政策規(guī)定，可能導(dǎo)致違規(guī)風(fēng)險。（3）政府采購管理情況。應(yīng)當重點關(guān)注風(fēng)險是： 1）政府采購、資產(chǎn)管理和預(yù)算編制部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，政府采購預(yù)算和計劃編制不合理，導(dǎo)致政府采購活動與業(yè)務(wù)活動相脫節(jié)，出現(xiàn)資金浪費或資產(chǎn)閑置等問題。

2）政府采購需求審核不嚴格，需求參數(shù)不公允，驗收不嚴格，導(dǎo)致采購的貨物或服務(wù)質(zhì)次價高等問題。

3）政府采購活動不規(guī)范，未按規(guī)定選擇采購方式，發(fā)布采購信息。甚至以化整為零或其他方式規(guī)避公開招標，導(dǎo)致單位被提起訴訟或受到處罰，影響單位正常業(yè)務(wù)活動開展。4）政府采購業(yè)務(wù)檔案管理不善，信息缺失。影響政府采購信息和財務(wù)信息的真實完整等。（4）資產(chǎn)管理情況

1）貨幣資產(chǎn)最主要的風(fēng)險是安全風(fēng)險、短缺風(fēng)險、使用效率風(fēng)險。

2）實物資產(chǎn)最主要的風(fēng)險是賬實不符的風(fēng)險。

3）無形資產(chǎn)最主要的風(fēng)險是權(quán)屬不清的風(fēng)險。如王老吉和加多寶商標之爭。

4）對外投資存在論證不充分缺乏追蹤管理，導(dǎo)致投資失敗的風(fēng)險。

（5）建設(shè)項目管理情況。

1）立項缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式、決策不當、審核審批不嚴、盲目上馬，可能導(dǎo)致建設(shè)項目難以實現(xiàn)預(yù)期目標甚至導(dǎo)致項目失敗。2）違規(guī)或超標建設(shè)樓、堂、館、所，可能導(dǎo)致財政性資金極大浪費或者單位違紀。

3）項目設(shè)計方案不合理，概預(yù)算脫離實際，技術(shù)方案未能有效落實，可能導(dǎo)致建設(shè)項目質(zhì)量存在隱患，投資失控等。4）招投標過程中存在串通、暗箱操作或商業(yè)賄賂等舞弊行為，可能導(dǎo)致招標工作違法違規(guī)，以及中標人實際難以 勝任等風(fēng)險。

5）建設(shè)項目價款結(jié)算管理不嚴格，價款結(jié)算不及時，項目資金使用混亂，可能導(dǎo)致工程進度延遲或中斷、資金損失等風(fēng)險。

6）項目變更審核不嚴格，工程變更頻繁，可能導(dǎo)致預(yù)算超支、投資失控、工程延誤等風(fēng)險。

7）竣工驗收不規(guī)范、最終把關(guān)不嚴，可能導(dǎo)致工程交付使用后存在重大隱患。

8）虛報項目投資完成額、虛列建設(shè)成本或者隱匿結(jié)余資金，可能導(dǎo)致竣工決算失真。

9）建設(shè)項目未及時辦理資產(chǎn)及檔案移交、資產(chǎn)未及時結(jié)轉(zhuǎn)入賬，可能導(dǎo)致存在帳外資產(chǎn)等風(fēng)險。（6）合同管理情況。合同訂立環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險

1.沒有簽訂合同或違規(guī)簽訂合同。應(yīng)該簽訂合同而未簽訂合同，或者違規(guī)簽訂擔(dān)保、投資和借貸合同，導(dǎo)致單位經(jīng) 濟利益遭受損失。

2.合同分拆。將重大合同拆成若干小合同，規(guī)避國家有關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致經(jīng)濟活動違法違規(guī)。

3.與對方無資質(zhì)人員簽訂合同。與對方無資質(zhì)人員簽訂合同，導(dǎo)致合同無效或引發(fā)潛在風(fēng)險。

4.技術(shù)復(fù)雜合同。對技術(shù)性強或法律關(guān)系復(fù)雜的經(jīng)濟事項，未組織熟悉技術(shù)、法律和財會知識的人員參與談判等相關(guān)工作，對合同條款、格式審核不嚴格，可能使單位面臨訴訟的風(fēng)險或造成經(jīng)濟利益損失。

5.未授權(quán) 或超越權(quán)限簽訂合同。未明確授權(quán)審批和簽署權(quán)限，合同專用章保管不善，可能發(fā)生未經(jīng)授權(quán)或者超越權(quán)限簽訂合同的情形。6.未對合同簽訂進行監(jiān)控。合同履行環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險

1.合同條款不完整。合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導(dǎo)致合同無法正常履行。2.合同未按約定履行。未按照合同約定履行合同，如違反合同條款，或未按照合同規(guī)定的期限、金額和方式付款，可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益遭受損失或面臨訴訟的風(fēng)險。3.合同履行缺乏監(jiān)控。對合同履行缺乏有效監(jiān)控，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或?qū)е聠挝唤?jīng)濟利益受到損失的情況。如對方資信發(fā)生了變化等。4.未及時變更、解除合同。未按規(guī)定的程序辦理合同變更、解除等。

合同登記歸檔環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險

1.合同及資料未統(tǒng)一保管。合同及相關(guān)資料的登記、流轉(zhuǎn)和保管不善，導(dǎo)致合同及相關(guān)資料丟失，影響到合同的正常履行和糾紛的有效處理。

2.未建立合同信息安全保密機制，致使合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密泄露，導(dǎo)致單位或國家利益遭受損失。合同糾紛處理環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險

1.未建立有效的合同糾紛處理機制，糾紛處理不當，可能損害單位利益。信譽和形象。

2.未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導(dǎo)致本單位在糾紛處置過程中處于不力的地位。

3.未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任，導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益遭受損失。（7）其他情況。

三、關(guān)于《單位預(yù)算委員會》

（一）人員構(gòu)成 組長：單位負責(zé)人

副組長：單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員 成員：單位各職能機構(gòu)負責(zé)人

（二）職責(zé)：

1.審定預(yù)算業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度。

2.確定地位預(yù)算管理的政策、辦法和要求。3.審定年度預(yù)算編制總體目標和總體要求。

4.研究審定單位預(yù)算草案，特別是重大項目立項和經(jīng)費分配使用計劃。

5.協(xié)調(diào)解決預(yù)算編制執(zhí)行中的重大問題。

6.聽取預(yù)決算執(zhí)行情況分析報告，組織召開預(yù)算執(zhí)行分析會議，督促各執(zhí)行機構(gòu)按照進度執(zhí)行預(yù)算并改進預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。

7.審批預(yù)算追加調(diào)整方案。8.審定單位決算和績效評價報告。9.其他相關(guān)決策事項。

四、關(guān)于單獨設(shè)置內(nèi)部控制職能部門或者確定牽頭部門情況的通報

1.負責(zé)組織協(xié)調(diào)單位內(nèi)部控制日常工作。2.研究提出單位內(nèi)部控制體系建設(shè)方案或規(guī)劃。

3.研究提出單位內(nèi)部跨部門的重大決策、重大風(fēng)險、重大事件和重要業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制工作。

4.組織協(xié)調(diào)單位內(nèi)部跨部門的重大風(fēng)險評估工作。5.研究提出風(fēng)險管理策略和跨部門的重大風(fēng)險管理解決方案，并負責(zé)方案的組織實施和對風(fēng)險的日常監(jiān)控。6.組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門或崗位落實內(nèi)部控制的整改計劃和措施。

7.組織協(xié)調(diào)單位內(nèi)部控制的其他有關(guān)工作。

*******單位（公章）2014年5月10日

第二篇：內(nèi)控文件

內(nèi)部控制工作的經(jīng)驗、做法及取得的成效 我校組織了相關(guān)人員認真實施了學(xué)校的財務(wù)收、支管理工作和學(xué)校內(nèi)控制度工作，嚴格按照文件規(guī)定的要求，逐項開展以下工作：

一、我校內(nèi)部控制工作的經(jīng)驗做法 1.財務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)和執(zhí)行情況

一是建立健全的學(xué)校財務(wù)內(nèi)部管理制度，嚴格執(zhí)行資金支出的審批和審核程序，形成了學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的經(jīng)辦、驗收、審批內(nèi)部相互監(jiān)督和制約機制；二是建立財務(wù)管理人員控制責(zé)任機制；三是財務(wù)人員崗位職責(zé)明確；四是強調(diào)財務(wù)過程管理，做好財務(wù)管理的每一個環(huán)節(jié)；五是學(xué)校實施了財務(wù)收支內(nèi)部審核制度，教代會加強了對學(xué)校財務(wù)收支的審核力度；六是堅持學(xué)校財務(wù)定期公示。2.財務(wù)收支管理情況

學(xué)校收入包括財政預(yù)算的公用經(jīng)費撥款和事業(yè)收入。學(xué)校嚴格執(zhí)行上級的收費規(guī)定；學(xué)校的一切收費行為都做到了有章可循，有據(jù)可依，所有收入都開具合法的收據(jù)，禁止了一切亂收費現(xiàn)象的發(fā)生；學(xué)校的一切收入均按要求入賬。

學(xué)校的支出包括學(xué)校開展教育教學(xué)及其他活動發(fā)生的各項費用。學(xué)校能根據(jù)年初支出預(yù)算開支經(jīng)費，確保公用經(jīng)費的使用發(fā)揮了最大效益；學(xué)校辦公用品的采購均由總務(wù)處負責(zé)，大宗物品的采購均按程序辦理；支出憑證都有經(jīng)手人、驗收人或證明人、領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，從而杜絕了支出無序操作，確保了資金合理使用；經(jīng)費支出過程中，所有原始憑證合理合規(guī)，做到了內(nèi)容真實完整，憑證合法，手續(xù)齊全。3.資產(chǎn)的管理

學(xué)校的資產(chǎn)管理規(guī)范，沒有鋪張浪費現(xiàn)象發(fā)生，也沒有發(fā)生過財產(chǎn)上的損失。

二、工作中取得的成效

學(xué)校內(nèi)部控制制度和財務(wù)收支管理工作取得了很好的成效，一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對這項工作思想認識到位，工作措施到位；二是在學(xué)校內(nèi)部控制制度和財務(wù)管理方面工作實在，各項制度基本健全，并能得到很好的落實。

第三篇：內(nèi)控-文件檔案管理

企業(yè)內(nèi)部控制—文件檔案管理

一、業(yè)務(wù)目標

1.保證檔案管理規(guī)范有序，實現(xiàn)檔案標準化管理。

2.保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，為公司業(yè)務(wù)的有效運作和決策提供必要的資料服務(wù)。

3.檔案管理過程中，各種檔案涉及的財務(wù)數(shù)據(jù)真實、有效。4.檔案管理符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定。

二、業(yè)務(wù)風(fēng)險

1.檔案管理混亂無序，影響公司各項戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2.檔案管理無法滿足經(jīng)營中的檔案需求，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有序進行。3.檔案數(shù)據(jù)不真實，信息不準確造成的風(fēng)險。

4.檔案管理和使用不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，帶來公司形象及經(jīng)濟損失。

三、業(yè)務(wù)范圍

本業(yè)務(wù)流程主要描述公司與檔案管理有關(guān)的內(nèi)控制度。

四、業(yè)務(wù)流程描述 1.崗位職責(zé)及授權(quán)

1.1.公司行政部門為本單位文件檔案管理的主管部門，并對各部門的文件檔案管理實施監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；行政部門設(shè)立統(tǒng)一的檔案室，設(shè)專職管理人員，負責(zé)公司文件檔案管理。

1.2.其他各部門負責(zé)本部門各項專業(yè)文件檔案資料的管理。

1.2.1.財務(wù)部門負責(zé)各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會計報表等文件檔案資料的管理。

1.2.2.人行部負責(zé)人事檔案、考勤表、工資報表、員工《勞動合同》等文件檔案資料的管理。

1.2.3.銷售部負責(zé)市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告、客戶檔案、認購書、賣房契約、銷售資料等文件檔案資料的管理。

1.3.檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，嚴格保密，確保文檔和檔案機密的安全。2.文件檔案內(nèi)容

公司在經(jīng)營活動中形成的，具有價值并按制度規(guī)定應(yīng)當歸檔保存的文件檔案資料，包括：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件、工作計劃、總結(jié)、會議記要、重要文件、書信、單據(jù)、契約、公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、圖書資料、施工記錄、維修記錄、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告、工程圖紙、結(jié)算文件資料、竣工項目總結(jié)報告等在項目資料。

3.文件檔案資料的收集 3.1.收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.上級來文

（1）上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件。

（2）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.2.公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等。（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件。（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告。（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。

（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。

（8）公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料。（9）公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料。

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料。

（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料。

（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根。（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本。（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料。

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等。

（20）各種普查工作中形成的文件材料。3.2.收集中應(yīng)注意的問題

3.2.1.公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。3.2.2.正文和附件要同時收集。

3.2.3.一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.2.4.作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。

3.2.5.有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。

3.2.6.有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。

3.2.7.用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.2.8.經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

4.立卷歸檔

4.1.公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

4.2.文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進行分門別類。

4.3.立卷分工

4.3.1.各部門形成的文件，自行立卷；

4.3.2.公司報送總部重要的、批辦了的文件，由辦公室立卷； 4.3.3.公司頒發(fā)的文件，由辦公室立卷。

4.4.歸檔

4.4.1.公司每年3月底前將上文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責(zé)管理）。

4.4.2.各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

4.4.3.不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。4.4.4.卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。5.檔案保管：要本著集中管理，方便使用，嚴格保密的原則。5.1.檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。5.2.膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

5.3.底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

5.4.庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。6.文件檔案借閱

6.1.借閱文件檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。6.2.借出的文件檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

6.3.借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

6.4.歸還文件檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

6.5.凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。

6.6.底圖一般不予外借。7.檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀。8.文件檔案統(tǒng)計

8.1.銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。8.2.要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。

8.3.除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。

8.4.統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。

8.5.對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

9.保密管理

9.1.文件檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。

9.2.不得傳播、議論有關(guān)機密問題。9.3.文件檔案資料不準帶到公共場所。

五、相關(guān)制度目錄

《文件檔案分類管理制度》、《文件檔案收文管理流程》、《文件檔案歸檔流程》、《文件檔案借閱歸還流程》。

六、主要控制點 1.分工與授權(quán)控制。2.文件檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，嚴格保密，確保文檔和檔案機密的安全，文書檔案卷訂歸檔，做到一年一結(jié)。

3.文件檔案整理嚴格按有關(guān)歸檔文件整理的規(guī)定進行整理、分類、歸檔和保管，力求文件齊全、完整，分類清楚、裝訂規(guī)范，存列有序、利用便捷。

4.建立嚴格的文件檔案登記、移交和使用制度，利用和借閱檔案資料必須履行和完備手續(xù)，歸檔時必須保持文檔完好。

5.監(jiān)督與檢查。

七、相關(guān)檢查資料

《公司文件檔案及目錄》、《公司文件檔案移交表》、《公司文件檔案借閱審批單》、《公司文件檔案銷毀登記表》。

第四篇：材料報審準備文件（模版）

材料進場資料

1、（廠家）企業(yè)資質(zhì)/營業(yè)執(zhí)照正本復(fù)印件、副本復(fù)印件(紅章）；

2、（廠家）組織機構(gòu)代碼（紅章）；

3、（廠家）稅務(wù)登記證明副本復(fù)印件（紅章）；

4、產(chǎn)品授權(quán)證明（供貨方是經(jīng)銷商）/供銷合同（供貨方是廠家）；

5、產(chǎn)品質(zhì)量保證書;

6、質(zhì)量檢測報告以及檢測內(nèi)容;

7、產(chǎn)品合格證;

8、3C認證和安全型式試驗報告以及檢測報告內(nèi)容（對于電氣設(shè)備等強制性產(chǎn)品認證資料必須齊全，尤其是一定要有第三方檢測報告內(nèi)容）；

9、經(jīng)銷商授權(quán)委托書；

浙商開元國際酒店項目部武林建筑工程有限公司

第五篇：工程準備階段文件

工程準備階段文件

1、建設(shè)項目批準文件

2、建設(shè)項目申請報告

3、建設(shè)項目選址意見書及定點紅線

4、劃撥、出讓建設(shè)有地文件（出讓合同、劃撥決定書）

5、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、附件及附圖

6、建設(shè)用地地呈報說明書及國有土地使用證（復(fù)印件）

7、工程地質(zhì)勘測報告

8、建設(shè)工程規(guī)劃放樣現(xiàn)場記錄表及附圖

9、建設(shè)工程規(guī)劃驗線記錄表及附圖

10、規(guī)劃設(shè)計條件

11、有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、白蟻防治、防雷裝置竣工驗收意見書等）批準文件或取得的有關(guān)協(xié)議

12、施工圖審查文件及審批意見

13、勘察合同

14、設(shè)計合同

15、施工承包合同

16、監(jiān)理委托合同

17、其他工程合同（甲方分包合同、甲供主材合同）

18、中標通知書、標書（技術(shù)標、商務(wù)標）、確認審批表、報名表、招標文件備案表、中標文件備案表（如直接發(fā)包的只須提供直接發(fā)包備案表及直接發(fā)包通知書）

19、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖 20、工程質(zhì)量監(jiān)督報監(jiān)表及通知書

21、安全監(jiān)督通知書

22、建設(shè)工程施工許可證

23、工程項目管理機構(gòu)（項目部經(jīng)理部）及負責(zé)人名單 監(jiān)理文件 土建工程

1、監(jiān)理規(guī)劃

2、監(jiān)理細則

3、旁站方案

4、監(jiān)理月報

5、往來文件（監(jiān)理函告及授權(quán)書、監(jiān)理人員變更通知單、人員調(diào)派單等）

6、監(jiān)理通知書（工程變更聯(lián)系單等）

7、工程停、復(fù)工通知書

8、監(jiān)理會議紀要（樁監(jiān)理交底、主體結(jié)構(gòu)監(jiān)理交底、工作例會）注：要跟簽到表

9、工程質(zhì)量、安全事故調(diào)查處理報告

10、工程款支付證書

11、初驗會議紀要及整改回復(fù)

12、驗收記錄（中間結(jié)構(gòu)驗收記錄、竣工驗收記錄）

13、施工組織審核表

14、工程質(zhì)量評估報告（樁基、地基與基礎(chǔ)、主體、竣工）

15、監(jiān)理工作總結(jié)

16、開、竣工報審表

17、監(jiān)理抽檢的檢驗次數(shù)匯總表

18、監(jiān)理抽檢的檢驗記錄和報告

19、進場設(shè)備報驗單 20、材料報驗單及附表

21、進度計劃報審表

22、測量定位報審表

23、地基驗槽報審表

24、砼成型報驗單

25、砼拆模報審表

26、澆灌令

27、隱蔽工程報審表

28、技術(shù)復(fù)核報審表

29、沉降觀測報審表 30、分部、子分部、分項報審表

31、監(jiān)理旁站記錄 安裝工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、市政工程的監(jiān)理文件前1-21項與土建工程相同，其余資料為施工技術(shù)報審資料。施工文件 土建工程

一、樁基

1、開工報告

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更聯(lián)系單

4、樁基施工方案

5、鋼筋焊接合格證

6、樁基原材料合格證、檢測報告及匯總表

7、混凝土立方體試塊抗壓強度試驗報告及匯總表

8、砼配合比試驗報告

9、樁靜載荷試驗報告

10、基樁低應(yīng)變動測報告

11、被測樁號確定表

12、樁基配重報告

13、試打樁記錄

14、樁施工記錄表

15、隱蔽工程記錄

16、技術(shù)復(fù)核記錄

17、樁位偏差記錄

18、樁基走向圖

19、樁基偏位圖

二、基礎(chǔ)與主體 20、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄（統(tǒng)表1-4）

21、施工組織設(shè)計

22、開、竣工報告

23、圖紙會審表（附簽到單）

24、設(shè)計變更聯(lián)系單

25、鋼材質(zhì)保書、檢測報告及匯總表

26、鋼筋焊接試驗報告及合格證

27、水泥質(zhì)保書、檢測報告及匯總表

28、砂、石合格證、檢測報告及匯總表

29、磚合格證、檢測報告及匯總表 30、防水材料合格證、檢測報告及匯總表

31、門窗合格證、檢測報告及匯總表

32、其他材料合格證及檢測報告

33、混凝土立方體試塊抗壓強度試驗報告及匯總表

34、鉆芯法混凝土強度檢測報告

35、砂漿試塊強度試驗報告及匯總表

36、建設(shè)工程結(jié)構(gòu)實物抽煙檢測報告

37、砼配合比通知單

38、砂漿配合比通知單

39、工程測量定位記錄 40、地基驗槽記錄

41、技術(shù)復(fù)核記錄

42、隱蔽工程記錄

43、混凝土施工日記

44、混凝土養(yǎng)護記錄

45、混凝土成型記錄

46、沉降觀測記錄及示意圖

47、屋面淋水（蓄水）試驗記錄

48、廁浴室、廚房間和有防水要求的地面蓄水、滿水試驗記錄

49、地基與基礎(chǔ)分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄 50、主體結(jié)構(gòu)分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

51、建筑裝飾裝修分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

52、建筑屋面分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

安裝工程

一、建筑給排水及采暖分部資料

1、施工組織設(shè)計

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、材料、配件出廠合格證書及進場檢（試）驗報告

5、隱蔽工程驗收記錄

6、管道（設(shè)備）強度試驗、嚴密性試驗記錄

7、管道（設(shè)備）吹污、沖洗試驗報告

8、排（雨）水管道灌水試驗記錄

9、排（雨）水管道通水試驗記錄

10、排（雨）水管道通球試驗記錄

11、衛(wèi)生間盛水試驗記錄

12、分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

二、建筑電氣分部資料

1、施工組織設(shè)計

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、材料、設(shè)備出廠合格證書及進場檢（試）驗報告

5、隱蔽工程驗收記錄

6、電線絕緣電阻測試記錄

7、電線接地電阻測試記錄

8、成套配電柜、控制柜及動力、照明配電箱安裝記錄

9、避雷針（帶）安裝記錄

10、通電、照明全負荷試驗記錄

11、大型燈具牢固性試驗記錄

12、線路、插入、開關(guān)接地檢查記錄

13、分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

三、通風(fēng)與空調(diào)分部資料

1、施工組織設(shè)計

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、材料、設(shè)備出廠合格證書及進場檢（試）驗報告

5、隱蔽工程驗收記錄

6、制冷、空調(diào)水管道強度試驗、嚴密性試驗記錄

7、風(fēng)管漏光檢測記錄

8、風(fēng)管漏風(fēng)檢測記錄

9、消聲器安裝記錄

10、風(fēng)機盤管試驗記錄

11、風(fēng)流罩（風(fēng)機過濾器單元）安裝記錄

12、制冷設(shè)備運行調(diào)試記錄

13、通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試安裝記錄

14、風(fēng)管、風(fēng)口、風(fēng)機設(shè)備安裝記錄

15、風(fēng)量、溫度測試記錄

16、空氣凈化系統(tǒng)檢測記錄

17、分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄

四、電梯分部資料

1、施工組織設(shè)計

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、開箱檢驗記錄

5、隱蔽工程驗收記錄

6、施工記錄

7、接地、絕緣電阻測試記錄

8、負荷試驗、安全裝置檢查記錄

9、電梯運行記錄

10、電梯安全裝置檢測報告

11、勞動、技術(shù)監(jiān)督部門驗收報告

五、建筑智能化分部資料

1、施工組織設(shè)計

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、材料、設(shè)備出廠合格證書技術(shù)文件及進場檢（試）驗報告

5、隱蔽工程驗收記錄

6、系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄

7、施工記錄

8、系統(tǒng)檢測報告及運行記錄

9、系統(tǒng)電源及接地檢測報告 建筑節(jié)能分部

1、設(shè)計文件

2、圖紙會審記錄（附簽到單）

3、設(shè)計變更及洽商記錄

4、主要材料、設(shè)備和構(gòu)件的質(zhì)量證明文件、進場檢驗記錄、進場檢驗記錄、進場核查記錄、進場復(fù)驗報告

5、見證試驗報告

6、隱蔽工程驗收記錄和相關(guān)圖像資料

7、分項工程質(zhì)量驗收記錄

8、建筑圍護結(jié)構(gòu)節(jié)能構(gòu)造現(xiàn)場實體檢驗記錄

9、風(fēng)管及系統(tǒng)嚴密性檢驗記錄

10、現(xiàn)場組裝的組合式空調(diào)機組的漏風(fēng)量測試記錄

11、設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)及調(diào)試記錄

12、系統(tǒng)聯(lián)合試運轉(zhuǎn)及調(diào)試記錄

13、系統(tǒng)節(jié)能性能檢驗報告

14、其他對工程質(zhì)量有影響的重要技術(shù)資料 鋼結(jié)構(gòu)工程

1、施工組織設(shè)計

2、開、竣工報告

3、圖紙會審記錄（附簽到單）

4、設(shè)計變更聯(lián)系單

5、吊裝專項施工方案

6、中間結(jié)構(gòu)驗收記錄

7、隱蔽工程驗收記錄

8、技術(shù)復(fù)核記錄

9、屋面淋水試驗記錄

10、預(yù)埋螺栓施工記錄

11、結(jié)構(gòu)吊裝施工記錄

12、柱基準點水平偏差測量記錄表

13、柱軸線垂直度測量記錄表

14、高強度螺栓施工記錄

15、主鋼件變形及主體結(jié)構(gòu)尺寸檢查記錄

16、鋼柱垂直度檢查記錄表

17、電焊條質(zhì)量證明書

18、鋼構(gòu)件出廠合格證及產(chǎn)品質(zhì)量保證書

19、門窗合格證及檢測報告（鋼結(jié)構(gòu)含有主體工程）20、超聲波探傷檢測報告

21、高強度大六角頭螺栓連接副檢測報告及質(zhì)量保證書

22、鋼構(gòu)件工程整體垂直度和整體平面彎曲測量記錄

23、大六角頭摩擦面抗滑移系數(shù)檢驗報告

24、油漆質(zhì)量證明書

25、其他質(zhì)量證明書

26、主體結(jié)構(gòu)分部、子分部、分項工程驗收記錄（鋼結(jié)構(gòu)含主體工程）

27、建筑屋面分部、子分部、分項驗收記錄 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程

1、竣工驗收證書

2、開、竣工報告

3、圖紙會審記錄（附簽到單）

4、業(yè)務(wù)聯(lián)系單

5、施工組織設(shè)計

6、鋼材質(zhì)保書、檢測報告及匯總表

7、鋼筋焊接試驗報告及合格證

8、水泥質(zhì)保書、檢測報告及匯總表

9、砂、石合格證、檢測報告及匯總表

10、其他材料合格證及檢測報告

一、道路工程

1、單位工程綜合評定表

2、設(shè)計變更聯(lián)系單

3、水泥穩(wěn)定土無側(cè)限壓強度試驗報告

4、原材料成品、半成品質(zhì)量合格證書和檢驗報告（磚、石、瀝青）

5、集料級配組成試驗報告

6、施工壓實度檢測報告

7、鉆芯法路面厚度檢測報告

8、土工擊實試驗報告

9、混凝土試塊抗壓強度試驗報告

10、砼配合比通知單

11、水準點復(fù)測記錄

12、測量復(fù)核記錄

13、隱蔽工程檢查記錄

14、澆注記錄

15、單位工程、部位、工序質(zhì)量評定表

二、排水工程

1、單位工程質(zhì)量綜合評定表

2、設(shè)計變更聯(lián)系單

3、原材料成品、半成品質(zhì)量合格證書及試驗報告（鋼、磚、防水管、井蓋、溝板等）

4、無壓力管道嚴密性試驗記錄

5、混凝土試塊抗壓強度試驗報告

6、混凝土試塊抗?jié)B強度試驗報告

7、砼配合比通知單

8、砂漿試塊強度試驗報告

9、砂漿配合比通知單

10、單位工程評定表

11、地基驗槽記錄

12、隱蔽工程檢查記錄

13、測量復(fù)核記錄

14、澆注記錄

15、單位工程、部位、工序質(zhì)量評定表

三、橋梁工程

（一）橋樁

1、樁基低應(yīng)變動測報告

2、被測樁號確定表、3、樁基專項施工方案

4、鋼筋出廠合格證及試驗報告

5、鋼筋焊接試驗報告

6、砼試塊抗壓強度試驗報告

7、工程定位測量復(fù)核記錄

8、隱蔽工程檢查記錄

9、混凝土澆注

10、混凝土成型記錄

11、混凝土養(yǎng)護記錄

12、預(yù)檢工程檢查記錄

13、焊條出廠合格證

14、試打樁記錄

15、鉆孔樁水下砼灌注記錄

16、鉆孔樁鉆進記錄

17、鉆孔樁成孔質(zhì)量檢查記錄

18、樁偏位記錄

19、樁偏位圖 20、樁機走向圖

（二）主體

1、施工組織設(shè)計

2、技術(shù)交底記錄

3、圖紙會審記錄（附簽到單）

4、設(shè)計變更、洽商記錄

5、橋面板吊裝方案

6、開、竣工報告

7、水泥出廠合格證及復(fù)試報告

8、磚出廠合格證及試驗報告

9、砂出廠合格證及試驗報告

10、鋼筋出廠合格證及試驗報告

11、鋼筋焊接試驗報告

12、焊條出廠合格證

13、預(yù)制小方樁出廠合格證

14、型鋼伸縮縫合格證

15、橡膠支座合格證及檢驗報告

16、砼試塊抗壓強度試驗報告、17、砂漿試塊抗壓強度檢測報告

18、砼配合比通知單

19、水準點測量復(fù)核記錄 20、道路、排水測量復(fù)核記錄

21、澆注記錄

22、混凝土成型記錄

23、混凝土養(yǎng)護記錄

24、隱蔽工程驗收記錄

25、預(yù)檢工程檢查記錄

26、橋梁工程工序評定表

27、單位工程質(zhì)量綜合評分表

28、外觀評分表

29、實測實量評分表與竣工驗收證書 竣工圖

一、建筑安裝工程竣工圖

（一）綜合圖

1、總平面布置圖

2、豎向布置圖

3、室外給排水、熱力、燃氣、電氣（包括電力）電訊、電視等）管網(wǎng)綜合圖(二)室外專業(yè)圖

1、室外管線（給排水、熱力、燃氣、電力、電訊、電視等）

2、室外環(huán)境（道路、綠化、建筑、小品、水景、照明等）

3、室外消防

（三）專業(yè)竣工圖

1、建筑竣工圖

2、結(jié)構(gòu)竣工圖

3、裝修（裝飾）工程竣工圖

4、電氣工程（智能化工程）竣工圖

5、給排水工程（消防工程）竣工圖

6、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖

7、燃氣工程竣工圖

二、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖

1、道路工程

2、橋梁工程

3、隧道工程

4、廣場工程

5、地下人防工程

6、水利水災(zāi)工程

7、排水工程

8、供水、供熱、供氣、電力、電訊等地下管線工程

9、污水處理、垃圾處置工程 竣工驗收文件

1、勘察、設(shè)計、施工監(jiān)理等單位工程竣工質(zhì)量檢查報告

2、竣工驗收會議紀要及整改回復(fù)單、簽到表

3、各專項驗收認可文件（土管、規(guī)劃、市政、園林、自來水、燃氣、消防、環(huán)保、環(huán)衛(wèi)、衛(wèi)生、人防、電力、通信、有線電視、物業(yè)管理等）

4、防雷、自來水、室內(nèi)環(huán)境等檢測

5、竣工驗收備案表

6、工程質(zhì)量保修書

7、初驗記錄、初驗報告及整改回復(fù)

8、支付款總證明

9、工程質(zhì)量保修書

10、房地產(chǎn)開發(fā)項目竣工面積核定單

11、房地產(chǎn)開發(fā)項目復(fù)核結(jié)果通知單

12、住宅工程質(zhì)量分戶驗收內(nèi)容及標準

13、住宅工程質(zhì)量分戶驗收匯總表

14、住宅工程質(zhì)量分戶驗收表

15、分戶驗收戶型示意及檢查定位圖

16、住宅工程質(zhì)量分戶驗收記錄表

（一）~

（八）17、工程決算、審計文件

18、聲像、縮微、電子檔案（工程照片、錄像材料；光盤、磁盤等）