第一篇：辦公自動化技術(shù)教案

21世紀(jì)高等院校規(guī)劃教材 辦公自動化實用技術(shù)

第 1 章

辦公自動化的基礎(chǔ)知識

【本章內(nèi)容介紹】

?

本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識。【本章主要知識點】

?

辦公自動化的含義

? ? ? ? ? ? ? ?

辦公自動化的層次

辦公自動化的模式

辦公自動化的發(fā)展過程

辦公自動化的發(fā)展趨勢

我國辦公自動化發(fā)展概況

辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實例 【本章重點難點】 ? 重點

? 辦公自動化的基本概念

? 國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況 ? 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ? 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

?

難點

?

辦公自動化的發(fā)展趨勢

?

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施

1.1 辦公自動化的基本概念

1.1.1 概念

– 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

– 20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?/p>

1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義

– 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 – 事務(wù)處理型

最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。

– 管理控制型

包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率。– 輔助決策型

最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)

1.1.3 辦公自動化的模式

? 個人辦公自動化

? 個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。

? 群體辦公自動化

? 群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。

1.1.4

辦公自動化的意義

1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量

2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現(xiàn)辦公活動的智能化

1.2 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢

1.2.1 起源

– 20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關(guān)知識: – 美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.– 我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變

辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機網(wǎng)絡(luò)四個階段。

– 1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機為中心。

? 20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

? 20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。

? 20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。

1.2.3 辦公自動化的發(fā)展趨勢

辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：

– 辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 – 辦公操作無紙化 – 辦公服務(wù)無人化 – 辦公設(shè)備移動化 – 辦公思想?yún)f(xié)同化 – 辦公信息多媒體化 – 辦公管理知識化

1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀

? 我國OA發(fā)展過程

? 我國的辦公自動化從20世紀(jì)80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標(biāo)及遠景規(guī)劃。

? 20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).? 20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。

?

? 整體現(xiàn)狀

我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況: ? ?

起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。? ? 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。

1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

? 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是 ? 辦公人員 ? 辦公信息 ? 辦公流程 ? 辦公設(shè)備

1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能

（1）公文管理

（2）會議管理

（3）部門事務(wù)處理

（4）個人辦公管理

（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理

（6）文檔資料管理

（7）人員權(quán)限管理

（8）業(yè)務(wù)信息管理

2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務(wù)信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公

1.4 辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密

加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:

? 辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。

? 影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析

?

安全保密因素: ?

人為原因

?

自然原因

?

計算機病毒

?

其它原因

?

系統(tǒng)安全的標(biāo)志

?

能防止對信息的非法竊?。?/p>

?

預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；

?

在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強，所需時間較短；

?

安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求；

?

安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

? 數(shù)據(jù)保密的基本要求:

? 數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊取；

? 數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ? 發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

? 防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。

? 加強系統(tǒng)安全和保密的對策

? 加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：

? 行政措施

行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會允許的各種方式

? 法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

? 軟件保護措施

采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密

? 物理保護措施

對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護

? 保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：

? 安全監(jiān)視技術(shù)

用戶登記

設(shè)置權(quán)限

存取控制

工作日志 ? ―防火墻‖技術(shù)

? 自適應(yīng)安全管理件 ? 終端識別

? 計算機安全加權(quán)

? 加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有： ? 用戶認(rèn)證技術(shù)

? 利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字 ? 利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

? 利用保密算法 :

加密函數(shù)

動態(tài)口令 ? 利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網(wǎng)膜 ? 計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)

? 明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ? 數(shù)字簽字技術(shù)

? 利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名

? 一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案

（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限進行控制和管理；

（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；

（4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。

1.5 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例 1.5.1 辦公信息系統(tǒng)的常見類型 ．政府型辦公信息系統(tǒng)．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．案例型辦公信息系統(tǒng) ．控制中心型辦公信息系統(tǒng)．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)

1.5.2 ××省政府OIS的應(yīng)用實例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應(yīng)用實例 ? 智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)

? 也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。

小 結(jié)

? 辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應(yīng)，當(dāng)前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。

? 20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、簡答

1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？

5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？ 21世紀(jì)高等院校規(guī)劃教材 辦公自動化實用技術(shù) 第 章

辦公自動化的基礎(chǔ)知識 【本章內(nèi)容介紹】

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本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識。【本章主要知識點】 ?

辦公自動化的含義

?

辦公自動化的層次 ?

辦公自動化的模式

?

辦公自動化的發(fā)展過程 ?

辦公自動化的發(fā)展趨勢 ?

我國辦公自動化發(fā)展概況 ?

辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

?

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

?

辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實例

【本章重點難點】

?重點

?辦公自動化的基本概念

?國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況 ?辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

?難點

?辦公自動化的發(fā)展趨勢

?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施

1.1 辦公自動化的基本概念 1.1.1 概念

–辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

–20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?/p>

1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義

–辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 –事務(wù)處理型

最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。

–管理控制型

包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率。–輔助決策型

最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)

1.1.3 辦公自動化的模式

?個人辦公自動化

?個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。?群體辦公自動化

?群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4

辦公自動化的意義

1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量

2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現(xiàn)辦公活動的智能化

1.2 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢

1.2.1 起源

–20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關(guān)知識: –美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.–我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變

辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機網(wǎng)絡(luò)四個階段。

–1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機為中心。

?20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

?20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。

?20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。

1.2.3 辦公自動化的發(fā)展趨勢

辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點： –辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 –辦公操作無紙化 –辦公服務(wù)無人化 –辦公設(shè)備移動化 –辦公思想?yún)f(xié)同化 –辦公信息多媒體化 –辦公管理知識化

1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀 ?我國OA發(fā)展過程

?我國的辦公自動化從20世紀(jì)80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標(biāo)及遠景規(guī)劃。

?20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).?20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。

?整體現(xiàn)狀

?我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

?起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。

1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

?辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是

?辦公人員 ?辦公信息 ?辦公流程 ?辦公設(shè)備

1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會議管理

（3）部門事務(wù)處理（4）個人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理

2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務(wù)信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公

1.4 辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密

加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:

?辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。

?影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析 ?安全保密因素: ?人為原因 ?自然原因 ?計算機病毒 ?其它原因

?系統(tǒng)安全的標(biāo)志

?能防止對信息的非法竊??； ?預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；

?在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強，所需時間較短； ?安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求；

?安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

?數(shù)據(jù)保密的基本要求:

?數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊取；

?數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ?發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

?防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。

?加強系統(tǒng)安全和保密的對策

?行政措施 ?加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：

行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會允許的各種方式

?法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

?軟件保護措施

采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密

?物理保護措施

對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護

?保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：

?安全監(jiān)視技術(shù)

用戶登記

設(shè)置權(quán)限

存取控制

工作日志 ?―防火墻‖技術(shù)

?自適應(yīng)安全管理件

?終端識別

?計算機安全加權(quán)

?加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：

?用戶認(rèn)證技術(shù)

?利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字

?利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

?利用保密算法 :

加密函數(shù)

動態(tài)口令 ?利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網(wǎng)膜 ?計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)

?明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ?數(shù)字簽字技術(shù)

?利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名

?一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案

（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限進行控制和管理；（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；

（4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。

1.5 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例 1.5.1 辦公信息系統(tǒng)的常見類型 1．政府型辦公信息系統(tǒng) 2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng) 5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 6．案例型辦公信息系統(tǒng)

7．控制中心型辦公信息系統(tǒng) 8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)

1.5.2 ××省政府OIS的應(yīng)用實例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應(yīng)用實例

?智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)

?也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小

結(jié)

?辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應(yīng)，當(dāng)前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。

?20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、簡答

1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？

5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？

第 3 章

辦公中的文字和表格處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識

?

通過一個簡單、實用的― 招錄公務(wù)員通知‖ 文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程

?

以制作― 通知‖ 公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范

?

以制作 ― 報考簡章‖ 為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識

?

通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。

【本章主要知識點】

? ? ? ? ? ? ? ? 文檔的錄入、編輯和排版 文檔的頁面設(shè)置與打印操作 利用向?qū)е谱鬓k公公文 大綱視圖的使用 多級標(biāo)題符號的設(shè)置 樣式的設(shè)置與使用 規(guī)則文字表格的制作 復(fù)雜文字表格的制作 ? 利用Excel制作表格

3.1

文字處理工作概述

3.1.1 文字處理及其文字處理軟件

下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。

文字處理軟件的主要功能

1．文件存儲 2．內(nèi)容編輯 3．簡單排版 4．輸入校驗 5．輸出

6．提供輸入／輸出接口 7．對象的嵌入與鏈接

3.1.2 文字處理軟件的操作流程

3.2 本章實例效果說明1 3.2 本章實例效果說明2 3.2 本章實例效果說明3 3.2 本章實例效果說明4 3.2 本章實例效果說明5 3.2 本章實例效果說明6 3.3

利用一般文檔處理流程制作“招錄通知” 3.3.1 啟動Word并作相關(guān)設(shè)置 1．啟動Word軟件 2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡介

（2）將并列的―常用‖工具欄與―格式‖工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏 3.3.2 文字和符號的錄入

1．選擇漢字輸入方法 2．文本內(nèi)容的輸入 3．特殊符號的錄入

4．文檔錄入后的聯(lián)機校對

3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存

1．光標(biāo)定位 2．選定文本

（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?）選擇內(nèi)容多但不是全文時的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選?。?）文檔內(nèi)容的擴展選?。?）選定的簡化

3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存

3．修改文本技巧

4．復(fù)制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法

（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動方法 5．―選擇性‖粘貼的作用 6．撤消和恢復(fù)操作

3.3.4 字體與段落格式排版 3.3.5 文檔的頁面設(shè)置 1．設(shè)置紙張大小和方向 2． 調(diào)整頁邊距 3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式 4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 3.3.6 打印效果的預(yù)覽 3.3.7 文檔的打印輸出 1．打印操作的基本步驟 2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打印

（2）一次連續(xù)打印多篇文檔

（3）―打印‖對話框中其他常用項目設(shè)置 3．文檔打印操作時的相關(guān)問題

（1）打印功能選項和設(shè)置打印機屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印

3.3.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布

3.4

辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用

3.4.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范

1．公文種類 2．公文格式 3．公文用紙 4．公文用字 5．公文書寫

3.4.2 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?3.5

制作―報考簡章‖復(fù)雜文檔

3.5.3

復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧

1．借助外部設(shè)備 2．自己定義新詞 3．利用自動圖文集 4．善于使用自動更正 5．巧妙利用替換功能

6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 3.5.4 編號和項目符號的設(shè)置 3.5.5 樣式的應(yīng)用與管理 1．樣式的基本知識 2．直接套用樣式 3．新建樣式

4．使用自己新建的樣式 5．修改樣式 6．樣式的管理

3.6

電子表格處理概述

電子表格制作軟件選取

1．規(guī)則的文字表格用Word中的―插入表格‖方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的―繪制表格‖方法制作。

3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后―合并居中‖來實現(xiàn)。

4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。

5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進行數(shù)據(jù)處理將在下一章進行詳細介紹。3.6.2 電子表格的常用術(shù)語和通用操作

3.7 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表 3.8

利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報名登記表 1．制作表格標(biāo)題 2．繪制表格

3．合并與拆分單元格 4．調(diào)整表格的整體形狀 5．表格中文字的編排

6．設(shè)置表格外框線的粗線效果 3.9

利用EXCEL制作報名匯總表

小 結(jié)

? 在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進行的兩種操作。

? 本章通過辦公實踐中的一個―招錄公務(wù)員考試‖綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標(biāo)題符號的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。

? 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結(jié)、調(diào)查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。

習(xí)

題

一、填空

1．在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動鼠標(biāo)的同時按住______鍵。

2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。

3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。

4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞―OA‖全部修改為―辦公自動化‖的方法為______________________。

5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word ―常用‖工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。

6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。

7．可以通過選擇菜單項―___________|___________‖打印當(dāng)前文檔。

8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該______。9．在Word中，當(dāng)前文檔的總頁數(shù)和當(dāng)前頁的頁號顯示在窗口的______位置。

10．在Excel中，要實現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕。

第 4 章

辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析，公司產(chǎn)品銷售表中銷售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。

? 本章采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務(wù)實踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作?！颈菊轮饕R點】

? ? ? ? ? ? ? ? ?

Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧 Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置 Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析 Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作 Excel表格中公式和函數(shù)的使用 Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作

4.1 EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述

? 在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來進行表現(xiàn)。

1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介

? 數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理

? Excel中有很多可以進行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計算、關(guān)聯(lián)表格處理等。

? 本章將對上一章的實例進一步進行介紹，包括對報名匯總表進行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進行分類匯總、對整個表格進行數(shù)據(jù)透視分析等；同時，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進行筆試成績的計算、篩選、查詢，與面試成績進行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作

? 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。

? 這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系和變化趨勢。? 數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。

4.2 ―報名信息匯總表‖數(shù)據(jù)庫的建立

4.2.1 建立―報名匯總表‖數(shù)據(jù)庫框架

4.2.2 ―編號‖列的自動序列填充

4.2.3 定義單元格數(shù)據(jù)的有效性

4.2.4 使用數(shù)據(jù)清單添加記錄

制作效果

4.3

對―報名匯總表‖進行數(shù)據(jù)分析

? 本節(jié)介紹利用Excel中的有關(guān)功能，對―報名信息匯總表‖進行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。

4.3.1

對―報名信息匯總表‖內(nèi)容進行排序 1．排序的依據(jù)

2．按單個字段排序 3．按多級字段排序 4．特殊排序方式

4.3.2 對―報名信息匯總表‖內(nèi)容進行篩選

? 1．自動篩選 ? 2．高級篩選

? 3．高級篩選時的注意事項

4.3.3 對―報名信息匯總表‖中數(shù)據(jù)分類匯總

? 使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當(dāng)位置加上統(tǒng)計結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。

? 對于本例，根據(jù)需要，可以對―性別‖數(shù)據(jù)進行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照―學(xué)歷‖進行分類匯總，以便了解不同學(xué)歷的報名人數(shù)；可以對―報考職位‖進行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。? 在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進行排序。4.3.4 對―報名信息匯總表‖進行數(shù)據(jù)透視分析 ? 1．?dāng)?shù)據(jù)透視表（圖）的概念

? 2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建 ? 3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 ? 4．?dāng)?shù)據(jù)透視表的更新 ? 5．刪除數(shù)據(jù)透視表

4.4

利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)系

? Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。

4.4.1 利用圖表向?qū)?chuàng)建條形圖

? 利用圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應(yīng)各地報考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖4-27所示。

4.4.2 數(shù)據(jù)圖表的格式設(shè)置與內(nèi)容更新 1．圖表的組成

2．圖表的格式設(shè)置 3．?dāng)?shù)據(jù)圖表的內(nèi)容更新

4.4.3 利用快捷鍵建立單獨的圖表并進行格式設(shè)置

? 在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個步驟中選擇―作為新工作表插入‖，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進行三維效果以及其他項目的格式設(shè)置和修飾，4.4.4 選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報考人數(shù)比例的餅圖

? 對不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用來反應(yīng)各個崗位報名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。

4.5

筆試成績的數(shù)據(jù)處理

? 上面的報名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，下一個環(huán)節(jié)就是要對合格考生進行統(tǒng)一設(shè)置準(zhǔn)考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。在本節(jié)重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設(shè)置、內(nèi)容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以及關(guān)聯(lián)表格操作等。4.5.1 筆試成績處理表的框架建立

? 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。

? 建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下圖所示，還需要進行數(shù)據(jù)輸入和格式設(shè)置工作。

4.5.2 成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入

表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時候需要注意以下幾點：

（1）―編號‖字段可利用自動序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出―001‖效果，需要在輸入時現(xiàn)以單引號（?）開頭，否則輸入的―001‖將只是顯示為―1‖。

（2）―性別‖字段可以設(shè)置有效性，或者利用列表選擇輸入。

（3）三門考試課程對應(yīng)的三個字段，需要先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。4.5.3 數(shù)據(jù)庫表格的格式設(shè)置

? 1．?dāng)?shù)據(jù)庫標(biāo)題格式設(shè)置 ? 2．字段標(biāo)題格式設(shè)置 ? 3．條件格式化設(shè)置 ? 4．表格邊框線設(shè)置

? 5．間隔底紋效果的設(shè)置

4.5.4 用公式計算筆試成績

? 筆試成績的最后結(jié)果需要使用公式來進行運算。? 公式的有關(guān)知識：

? 公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進行算術(shù)運算、關(guān)系運算和邏輯運算，同樣也可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。

公式輸入應(yīng)該遵循的基本規(guī)則

（1）公式輸入時必須以―=‖開頭，公式中間不能包括空格。

（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區(qū)域從而實現(xiàn)自動填入。

（3）用算術(shù)運算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運算符號&(連接字符串)以及關(guān)系運算符號>（大于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。

（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應(yīng)該注意嵌套時前后括號的匹配關(guān)系，計算順序是先內(nèi)層再外層。（5）單元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。4.5.5 利用RANK函數(shù)確定筆試名次

? 在Excel 中，名次的確認(rèn)最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返回一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。

? RANK函數(shù)的語法格式為： RANK(number,ref,order)。其中：Number 為需要找到排位的數(shù)字；Ref 為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order 為一數(shù)字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進行排位。

? 對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進行函數(shù)拖動復(fù)制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式―=RANK(G4, $G$4:$G$33)‖，然后按回車鍵，即可得到第一個考生的名次―4‖，采用與上面同樣的方法拖動復(fù)制得到每個考生的名次。

4.5.6 利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試

在Excel 中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進行條件判斷。本實例中，名次確認(rèn)完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設(shè)只能選取前40%（即前12名考生進入面試階段。則―是否通過‖一列可以按照如下步驟進行操作。（1）將鼠標(biāo)定位到I4 單元格。

（2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4<=12,“可以”,"")。

（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計算結(jié)果―可以‖。（4）選取I4 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到I33。

（5）松開鼠標(biāo)，則I5到I33 中部分單元格將會顯示出―可以‖樣式，如圖4-46所示，說明這些人都在前12名之內(nèi)，順利通過了筆試考試階段。

4.5.7 利用自動篩選獲取通過筆試人員的情況

? 對于通過筆試考試的考生，還需要進行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動篩選功能實現(xiàn)。

4.5.8 綜合成績表的創(chuàng)建

? 將Sheet3工作表更名為―綜合成績表‖，并制作如圖4-49樣式表格。該表格中 ―編號‖、―姓名‖、―筆試成績‖三列下面對應(yīng)的內(nèi)容從―筆試通過‖工作表復(fù)制過來即可，―面試成績‖一列根據(jù)實際情況輸入。4.5.9 綜合成績計算

可以采用與前面計算筆試成績一樣的方法計算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：（1）將鼠標(biāo)定位到―綜合成績表‖工作表的F2單元格中。

（2）在F2 單元格中輸入公式―=D2*0.7+E2*0.3‖（此處假設(shè)在綜合成績計算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則F2 單元格中顯示出計算結(jié)果―84.97‖。（4）選取F2 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到F13。

（5）松開鼠標(biāo)，則F3到F13 的所有單元格均計算出了對應(yīng)的綜合成績。4.5.10 綜合名次以及最后結(jié)果的確定

? 按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數(shù)和IF 函數(shù)，確定每個考生的―綜合名次‖并給出―是否進入體檢階段‖的判斷（假設(shè)綜合名次前50%的可以進入）。? 綜合成績表的最后處理結(jié)果如圖4-50所示。

? 圖4-50 綜合成績表的最終效果

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)實踐中，經(jīng)常需要對大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數(shù)據(jù)庫表格來實現(xiàn)。利用有關(guān)功能可以對Excel數(shù)據(jù)庫表格進行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。利用數(shù)據(jù)清單可以制作精美的數(shù)據(jù)圖表，利用公式和函數(shù)能夠進行各種復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)計算和數(shù)據(jù)處理。

? 對于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個字段排序和多個關(guān)鍵字段排序的操作方法。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動篩選與高級篩選，要注意二者的適用情況，對于高級篩選，還必須掌握如何正確設(shè)置篩選條件區(qū)域。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、填空

1．Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進行分類匯總前首先應(yīng)該_______________。

2．對數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)進行條件格式化時，最多可以設(shè)置_______個不同條件。3．使用Rank函數(shù)時，如最后一個參數(shù)為―1‖，則排列名次為按照________排列。

4．高級篩選時，條件區(qū)域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為___________的邏輯關(guān)系；不同條件行的單元格條件之間互為____________的邏輯關(guān)系。

三、簡答題

1．Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置？

2．如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？

3．Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高級篩選時設(shè)置條件區(qū)域必須注意哪些問題？

4．如何對Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？

5．源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動更新？如果不能，應(yīng)如何更新？

四、應(yīng)用題

1．將本章講解的實例自行操作一遍。

2．習(xí)題圖4-1為一家手機廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請進行如下操作。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設(shè)計數(shù)據(jù)庫表格。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內(nèi)容。（3）利用公式或函數(shù)計算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結(jié)果。

（4）利用分類匯總的方法，計算各銷售地區(qū)的季度銷售總額。（5）制作用來反應(yīng)本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關(guān)系的餅狀圖。（6）篩選出售價在1600元以上的手機的銷售情況。

（6）篩選出三個月份銷售數(shù)量均超過150件的手機型號及其銷售地區(qū)。

（8）用分類匯總的方法，統(tǒng)計出總公司各種型號手機三個月份的平均銷售量。（9）用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個分公司、各種型號手機的銷售總額。

第 5 章

辦公中的演示文稿制作

【本章內(nèi)容介紹】

? 在一些辦公業(yè)務(wù)中，如會議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復(fù)雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準(zhǔn)備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。

? 本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。

【本章主要知識點】

? ? ? ? ? ? ? PowerPoint功能及其主要術(shù)語 演示文稿的創(chuàng)建方法 演示文稿中文字的編排 演示文稿中各種對象的添加 演示文稿的編輯與修飾 演示文稿的放映設(shè)置 演示文稿的顯示與打印

5.1 演示文稿簡介及本章實例說明

5.2演示文稿的創(chuàng)建

PowerPoint 的啟動、退出與界面組合 PowerPoint 的啟動界面組成 快速創(chuàng)建演示文稿框架 幻燈片中文字的編排

幻燈片中多媒體對象的添加

幻燈片中旁白的錄制

幻燈片中表格與圖表的添加

幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加

3、演示文稿的修飾與編輯 幻燈片中對象的編輯(1)幻燈片中對象的編輯(2)幻燈片中對象的編輯(3)演示文稿模板的設(shè)計和更換(1)演示文稿模板的設(shè)計和更換(2)幻燈片版式的更新 幻燈片背景的修改

幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設(shè)計(1)演示文稿母版的設(shè)計(2)頁眉頁腳的添加

5.4 演示文稿的放映設(shè)置 放映方式的設(shè)置(1)放映方式的設(shè)置(2)放映方式的設(shè)置(3)切換效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(1)動畫效果的設(shè)置(2)超級連接的設(shè)置

自定義放映的設(shè)置(1)自定義放映的設(shè)置(2)5.5 演示文稿的打包操作 5.6 演示文稿的的顯示與打印

3.演示文稿的打印

小 結(jié)

? 在辦公事務(wù)中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復(fù)雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內(nèi)容的顯示效果。

? 制作演示文稿時，首先需要創(chuàng)建其框架結(jié)構(gòu)，然后進行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。? 演示文稿制作完成后，有時還需要進行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復(fù)制、移動、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設(shè)置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、填空

1．快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法主要有__________、___________ 和__________。

2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和 ____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。

3．幻燈片一般分為_______區(qū)和________區(qū)兩部分。標(biāo)題通常應(yīng)在 區(qū)，幻燈片要展示的信息要在區(qū)。

4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。

5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場合。

四、應(yīng)用

利用本章所學(xué)知識，練習(xí)演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：

1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應(yīng)該有雙向的超級連接；

2、各張幻燈片之間有切換效果設(shè)置；

3、每張幻燈片應(yīng)該有動作按鈕設(shè)置，并且要求風(fēng)格一致；

4、幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設(shè)幾層；

5、幻燈片中對象至少應(yīng)該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；

6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設(shè)置各種各樣的自定義動畫效果；

7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習(xí)即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；

8、練習(xí)文件打包操作；

9、練習(xí)幻燈片放映時的操作控制；

10、練習(xí)將文件存為pps或web格式，查看效果。第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。

【本章主要知識點】

?

? ? ? ? Outlook的賬號設(shè)置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護 E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用 利用日歷創(chuàng)建約會 ? ? 利用日歷安排會議 日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出 ? Outlook的啟動

? Outlook的用戶賬號設(shè)置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動

啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標(biāo)。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設(shè)置

? 初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設(shè)置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務(wù)器信息‖一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在―接收服務(wù)器‖和―郵件發(fā)送服務(wù)器‖對應(yīng)的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設(shè)置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設(shè)置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯(lián)系人的創(chuàng)建

? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務(wù)請求發(fā)送給聯(lián)系人。

創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下

啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息

電子郵件的使用

? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項

創(chuàng)建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設(shè)置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯(lián)系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內(nèi)容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。

（2）在空白郵件窗口中作如下操作： ①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當(dāng)編輯和排版

發(fā)送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側(cè)―郵件列表‖上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對郵件作有標(biāo)記時顯示該圖標(biāo)；——附件，當(dāng)郵件有附件時郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標(biāo)右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當(dāng)前視圖‖命令。

?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。

? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大??；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項

? 預(yù)防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預(yù)防電子郵件病毒

? 因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。

? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議 ? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費郵箱服務(wù)，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設(shè)置E-mail軟件

? 正確設(shè)置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱

? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務(wù)信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關(guān)信息。

?（6）公共場合盡量少填寫個人信息

? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱

? 檢查信箱并及時刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當(dāng)在公用的機器上進行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用

? 任務(wù)是一項與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個新任務(wù)要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務(wù)項目。

? 下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：

? 假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報名參加。

? 下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，打開―任務(wù)－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務(wù)‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務(wù)‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務(wù)名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級‖列表框的―▼‖選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復(fù)選框，設(shè)置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創(chuàng)建好的任務(wù)如圖6-19所示，單擊―保存并關(guān)閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存

2．任務(wù)的分派

? 任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下： ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，在右側(cè)的―任務(wù)列表‖框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務(wù)‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務(wù)‖命令或常用工具欄中的―分配任務(wù)‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用

? 利用日歷創(chuàng)建約會 ? 利用日歷安排會議

利用日歷創(chuàng)建約會

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務(wù)‖還是―私務(wù)‖都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設(shè)置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標(biāo)，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。

? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結(jié)束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復(fù)選框，認(rèn)定提醒的時間：15分鐘

利用日歷安排會議

? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應(yīng)跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實例要求的產(chǎn)品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標(biāo)，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側(cè)的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框

? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。

? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產(chǎn)品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創(chuàng)建日記條目

? 自動記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創(chuàng)建便箋

? 編輯便箋

創(chuàng)建日記條目

? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側(cè)的―▼‖從中選擇能表達日記內(nèi)容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；

? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續(xù)的時間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。

自動記錄日記條目

? 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下： ?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊―××××年××月‖右側(cè)的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應(yīng)的日記條

創(chuàng)建便箋

? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應(yīng)為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設(shè)置

? 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍、綠和白等顏色

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。

? 學(xué)習(xí)中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會和安排會議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。

習(xí)

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。

4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務(wù)，使用日歷對約會、會議等日常事務(wù)進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。

【本章主要知識點】

?

? ? ? Outlook的賬號設(shè)置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護 E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用 ? ? ? 利用日歷創(chuàng)建約會 利用日歷安排會議

日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出

? Outlook的啟動

? Outlook的用戶賬號設(shè)置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動

啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標(biāo)。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設(shè)置

? 初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向?qū)?，提示用戶進行賬戶設(shè)置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務(wù)器信息‖一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在―接收服務(wù)器‖和―郵件發(fā)送服務(wù)器‖對應(yīng)的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設(shè)置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設(shè)置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯(lián)系人的創(chuàng)建

? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務(wù)請求發(fā)送給聯(lián)系人。

創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下

啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息

電子郵件的使用

? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項

創(chuàng)建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內(nèi)容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設(shè)置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯(lián)系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內(nèi)容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：

①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當(dāng)編輯和排版

發(fā)送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側(cè)―郵件列表‖上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對郵件作有標(biāo)記時顯示該圖標(biāo)；——附件，當(dāng)郵件有附件時郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標(biāo)右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當(dāng)前視圖‖命令。

?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。

? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大??；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項

? 預(yù)防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預(yù)防電子郵件病毒

? 因特網(wǎng)是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。

? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議

? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費郵箱服務(wù)，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設(shè)置E-mail軟件

? 正確設(shè)置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱

? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務(wù)信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關(guān)信息。

?（6）公共場合盡量少填寫個人信息

? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱

? 檢查信箱并及時刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當(dāng)在公用的機器上進行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用

? 任務(wù)是一項與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個新任務(wù)要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務(wù)項目。

? 下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：

? 假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報名參加。

? 下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，打開―任務(wù)－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務(wù)‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務(wù)‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務(wù)名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級‖列表框的―▼‖選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復(fù)選框，設(shè)置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創(chuàng)建好的任務(wù)如圖6-19所示，單擊―保存并關(guān)閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存

2．任務(wù)的分派

? 任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下：

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，在右側(cè)的―任務(wù)列表‖框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務(wù)‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務(wù)‖命令或常用工具欄中的―分配任務(wù)‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用 ? 利用日歷創(chuàng)建約會

? 利用日歷安排會議

利用日歷創(chuàng)建約會

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務(wù)‖還是―私務(wù)‖都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設(shè)置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標(biāo)，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。

? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結(jié)束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復(fù)選框，認(rèn)定提醒的時間：15分鐘

利用日歷安排會議

? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應(yīng)跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實例要求的產(chǎn)品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標(biāo)，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側(cè)的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框

? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。

? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產(chǎn)品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創(chuàng)建日記條目

? 自動記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創(chuàng)建便箋

? 編輯便箋

創(chuàng)建日記條目

? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側(cè)的―▼‖從中選擇能表達日記內(nèi)容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；

? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續(xù)的時間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。

自動記錄日記條目 ? 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下：

?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊―××××年××月‖右側(cè)的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應(yīng)的日記條

創(chuàng)建便箋

? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應(yīng)為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設(shè)置

? 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍、綠和白等顏色

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。

? 學(xué)習(xí)中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會和安排會議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。

習(xí)

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。

4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 7 章

辦公中的其他對象處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在現(xiàn)代化的辦公業(yè)務(wù)處理中,除了前面幾章介紹的操作之外，還有一些其他內(nèi)容需要處理。

? 本章簡單地介紹了辦公中圖形與圖像處理、語音處理的基本知識，對辦公文檔中的圖文混排、數(shù)學(xué)公式的編輯、流程圖和框圖的制作做了較清晰的講解?！颈菊轮饕R點】

? ? ? ? 辦公中圖形與圖像處理基礎(chǔ) 辦公中的語音處理基礎(chǔ)知識 辦公文檔中的圖文混排 辦公文檔中公式的編輯 ? ? 流程圖的制作

示意圖和框圖的制作

7.1

辦公中的圖形、圖像處理技術(shù)

7.1.1 計算機圖形圖像處理基本知識 1．計算機圖像處理相關(guān)術(shù)語簡介

（1）像素

（2）圖像分辨率（3）圖像的分類

計算機中的圖像可以分為位圖圖像和矢量圖形兩大類。（4）圖像大小

圖像大小即位圖圖像高度和寬度的像素數(shù)目。（5）顏色深度

顏色深度是指圖像中可用的顏色數(shù)量。（6）常見圖像格式

圖像文件由不同的格式，常見格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．圖形、圖像處理系統(tǒng)的功能

? 基于計算機控制的圖形、圖像處理系統(tǒng)一般具有以下主要功能：（1）輸入（2）存儲（3）處理

（4）圖與數(shù)據(jù)的相互轉(zhuǎn)換（5）傳輸（6）輸出

? 就目前水平來說，一臺高檔微機配以適當(dāng)?shù)妮斎胼敵鲈O(shè)備，并加載圖形圖像處理軟件，就可以滿足辦公活動中對圖形圖像處理的一般要求。

3．圖形、圖像處理在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

在辦公活動中，圖形、圖像處理的應(yīng)用包括以下幾項：（1）輸出各類統(tǒng)計圖（2）交互式作圖（3）文件輸入（4）檔案管理

（5）簽名、筆跡管理

? 其實,圖形、圖像處理技術(shù)對辦公活動的支持遠不止這些，其他如指紋管理與鑒別、辦公室布局設(shè)計、虛擬辦公環(huán)境、OA系統(tǒng)圖形用戶界面等，都將對OA系統(tǒng)完善有重要意義。4．Office 中的圖形處理功能概述

? 專業(yè)的圖形、圖像處理需要專門的軟件支持，有興趣的讀者可以參考相關(guān)教材，或者參加相關(guān)培訓(xùn)。由于本教材的讀者對象和特色定位的原因，下面將只是介紹在Office 辦公軟件中如何進行圖形處理，主要內(nèi)容包括：在文檔中插入圖形對象；利用繪圖工具欄自行繪制圖形；設(shè)置圖形格式；進行圖文混排設(shè)置。7.1.2 Office辦公文檔中簡易圖形的繪制 1．基本圖形的繪制 2.自選圖形的使用 3．圖形的編輯處理（1）選定圖形

（2）調(diào)整圖形的大小（3）對齊與排列圖形

（4）圖形對象疊放次序的調(diào)整（5）圖形的旋轉(zhuǎn)（6）圖形的組合

7.1.3 Office辦公文檔中的圖文混排處理

辦公文檔中并非僅僅只有文字，有時還應(yīng)該包括圖片、圖形、公式、圖表等對象，圖文并茂的文檔更能引人入勝。下面先介紹圖文混排技術(shù)，其他內(nèi)容將在后續(xù)介紹。1．在文檔中插入圖像對象 2．設(shè)置圖片格式

7.2

辦公中的計算機語音處理 7.2.1 計算機語音處理簡介

? 計算機語音處理就是利用計算機對語音信息進行理解、識別與合成、播出的技術(shù)。形象地說，就是讓計算機能聽懂人的話和讓計算機說人能聽得懂的話。目前，該技術(shù)已經(jīng)在辦公自動化系統(tǒng)中得到了部分應(yīng)用。

? 辦公中的語音處理主要包括：辦公電話的自動應(yīng)答、其他語音信息的自動處理、計算機中信息的語音輸入等。這些技術(shù)的充分應(yīng)用為廣大的辦公人員節(jié)省了精力，也可以提高辦事效率，為辦公室節(jié)省大量的人力物力。7.2.2 語音處理在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

1．語音應(yīng)答系統(tǒng) 2．語音打字機 3．語音身份認(rèn)證

4．綜合話音服務(wù)系統(tǒng)

7.2.3 Office XP的語音識別功能

在Office XP中，提供了―語音識別‖功能。利用―語音識別‖錄入功能，可以使用語音識別將文字聽寫到任何 Office 程序中，甚至還可以選擇菜單項、工具欄項、對話框項和任務(wù)窗格項，以代替鼠標(biāo)的點擊操作。1．語音識別功能的安裝 2．語音識別的要求 3．訓(xùn)練語音識別

4．利用語音識別來聽寫文字和給出命令 7.3

辦公文檔中公式的編輯

? 在科技類辦公文檔中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種數(shù)學(xué)、化學(xué)公式或表達式。

? 公式常常會含有一些特殊符號，如積分符號、根式符號、分式符號等，有些符號，不但鍵盤上沒有，在Word的符號集中也找不到，并且公式中符號的位置變化也很復(fù)雜，僅用一般的字符和字符格式設(shè)置無法錄入和編排復(fù)雜公式。? 利用Word提供的Microsoft公式3.0，可實現(xiàn)各類復(fù)雜公式的編排。

利用公式編輯器編輯公式的操作步驟

1．啟動公式編輯器

? ? 在Word中，單擊―插入‖/―對象‖命令，在打開對話框的―對象類型‖列表中選擇―Microsoft公式3.0‖選項，然后單擊―確定‖按鈕。

2．―公式‖工具欄

公式編輯器啟動后，Word 窗口將變?yōu)楣骄庉嬈鞔翱?，菜單項將發(fā)生變化。同時，窗口中將顯示出―公式‖工具欄，它可以細分為―符號‖和―模板‖兩個工具欄。

（1）―符號‖工具欄

3．公式編輯實例

7.4

辦公文檔中流程圖的制作

? 在一些辦公文檔中中經(jīng)常會使用一些流程圖，用來簡潔明了地說明完成某件事情的過程。

? 在圖形不是特別復(fù)雜的情況下，可利用辦公軟件的繪圖功能實現(xiàn)這些框圖的繪制。

流程圖的制作實例

小 結(jié)

? 本章介紹了辦公中一些其他常見對象的處理方法，主要內(nèi)容包括：圖形圖像的基本知識，簡單處理方法，Office中的簡易圖形繪制、圖形簡單處理、圖文混排技術(shù)；計算機語音處理的基本知識、辦公中的主要應(yīng)用以及Office中的相關(guān)操作；文檔中公式的編輯以及流程圖、示意圖的制作。

? 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該熟練掌握以上幾種對象的操作技巧，并能順利地完成課后給出的相應(yīng)作業(yè)。

習(xí)

題

一、簡答

1．計算機中圖像文件的格式有哪些？各有什么特點？ 2．計算機圖形圖像系統(tǒng)具有哪些主要功能？

3．計算機圖形、圖像處理技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用有哪些？

4．什么是計算機語音處理？辦公中的語音處理主要包括哪些內(nèi)容？ 5．請簡述計算機語音處理技術(shù)的主要內(nèi)容。

6．計算機語音處理技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用有哪些？ 7．在Word中，如何進行數(shù)學(xué)和化學(xué)公式的編輯？

8．請敘述在Word中編排業(yè)務(wù)流程圖的操作方法，并說明其中的主要注意事項。

3．利用Word中的公式編輯器，編輯習(xí)題圖7-2所示的數(shù)學(xué)或化學(xué)公式。4．利用Word中的圖形處理技術(shù)，制作習(xí)題圖7-3所示的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)示意圖。5．制作習(xí)題圖7-4所示的兩個網(wǎng)站制作流程圖。

第 8 章

辦公局域網(wǎng)的組建和應(yīng)用

【本章內(nèi)容介紹】

當(dāng)辦公室的計算機越來越多時，如果能將它們組建成一個局域網(wǎng)，將會使許多文檔、數(shù)據(jù)、程序得以共享，還會使一些昂貴的硬件設(shè)備得以公用，甚至可以召開不同辦公室之間的網(wǎng)絡(luò)會議，這樣就大大提高了辦公資源的利用率和辦公的效率。

本章主要介紹了計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識，然后以在Windows環(huán)境下對等網(wǎng)為例，介紹了局域網(wǎng)的硬件安裝、軟件配置以及局域網(wǎng)的辦公應(yīng)用?！颈菊轮饕R點】 內(nèi)容提要

8.1 計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識 8.2 辦公局域網(wǎng)的組建

8.3 辦公局域網(wǎng)上資源的共享 本章小結(jié)習(xí)題

8.1 計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識 8.1.1 計算機網(wǎng)絡(luò)的含義和功能 8.1.2 計算機網(wǎng)絡(luò)的類型劃分 8.1.3 計算機網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu) 8.1.4 常用聯(lián)網(wǎng)設(shè)備介紹

8.1.1 計算機網(wǎng)絡(luò)的含義和功能 1.含義

計算機網(wǎng)絡(luò)是由各種通信設(shè)備和傳輸介質(zhì)將處于不同位置的多臺獨立計算機連接起來，并在相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)軟件的管理下實現(xiàn)多臺計算機之間信息傳遞和資源共享的系統(tǒng)。2.功能

計算機網(wǎng)絡(luò)最主要的功能就是通過計算機之間的互相通信實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。這里的資源共享，包括以下幾點：(1)硬件共享。如高檔打印機，多功能一體機等。硬件資源通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享這些設(shè)備，可以減少預(yù)算、節(jié)約開支。(2)軟件共享。網(wǎng)絡(luò)上某些計算機里的軟件資源可通過共享被其它計算機使用。

(3)數(shù)據(jù)共享。計算機上各種有用的數(shù)據(jù)資源，通過網(wǎng)絡(luò)可以快速準(zhǔn)確地向其它計算機傳送。8.1.2 計算機網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-1 1.局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)

按照網(wǎng)絡(luò)規(guī)模和覆蓋范圍可將計算機網(wǎng)絡(luò)分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(Local Area Network，縮寫為LAN)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模比較小，其覆蓋范圍在方圓幾公里內(nèi)，一般都用專用的網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)連接而成。局域網(wǎng)速率高（一般在10Mbps～100 Mbps之間）、成本低，易組網(wǎng)、易管理，使用靈活方便。

廣域網(wǎng)(Wide Area Network，縮寫為WAN)的覆蓋范圍很大，一般從幾十公里到幾千公里，可能在一個城市、一個國家，也可能分布在全球范圍。

城域網(wǎng)(Metropolitan Area Network，縮寫為MAN)，也叫都市網(wǎng)，覆蓋范圍介于前兩者之間，一般從幾公里到幾十公里，其用戶多為需要在市內(nèi)進行高速通信的較大單位。8.1.2 計算機網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-2 2.有線網(wǎng)、光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)

按照傳輸介質(zhì)分，網(wǎng)絡(luò)可以分為有線網(wǎng)，光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)三類。

有線網(wǎng)專指通過電纜線來連接計算機的網(wǎng)絡(luò)，包括同軸電纜和雙膠線，傳輸速率一般為10 Mbps或100 Mbps，是局域網(wǎng)中普遍采用的聯(lián)網(wǎng)方式。

光纖網(wǎng)是采用光導(dǎo)纖維作為傳輸介質(zhì)，傳輸速度很快，一般用在大型骨干網(wǎng)絡(luò)中。

無線網(wǎng)就是采用空氣作為傳輸介質(zhì)，用電磁波作為載體來傳輸數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)。無線網(wǎng)具有有線網(wǎng)沒有的移動性優(yōu)勢。由于目前無線網(wǎng)傳輸速率遠遠比不上有線網(wǎng)，且聯(lián)網(wǎng)費較高，目前尚未完全普及，但各國都在大力推動無線網(wǎng)的發(fā)展。

8.1.2 計算機網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-3 3.對等網(wǎng)(Peer－to－Peer和客戶機／服務(wù)器（Client/Server）網(wǎng)絡(luò) 按照服務(wù)方式劃分,可以分為對等網(wǎng)絡(luò)和客戶機／服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

對等網(wǎng)也稱工作組，這種網(wǎng)絡(luò)相對也比較簡單。對等網(wǎng)上各臺計算機有相同的功能，沒有主從之分，網(wǎng)上任何一臺計算機既可以作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，它不需要專門的服務(wù)器來做網(wǎng)絡(luò)支持，也不需要其它組件來提高網(wǎng)絡(luò)的性能，因而價格相對便宜?？蛻魴C／服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)由一臺服務(wù)器和若干個客戶機組成。服務(wù)器通常采用高性能計算機或?qū)Ｓ梅?wù)器設(shè)備，它在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的控制下，將與其相連的專用的通訊設(shè)備提供給網(wǎng)絡(luò)上的客戶站點共享，也能為網(wǎng)絡(luò)用戶提供集中計算、數(shù)據(jù)庫管理等服務(wù)?？蛻魴C / 服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)不僅適合于同類計算機聯(lián)網(wǎng)，也適合于不同類型的計算機聯(lián)網(wǎng)，因而成為最常用的一種網(wǎng)絡(luò)。8.1.3 計算機網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)中各臺計算機連接的形式稱為網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)，主要有如圖所示的幾種： 8.1.4 常見聯(lián)網(wǎng)設(shè)備介紹

計算機網(wǎng)絡(luò)中，除了計算機設(shè)備之外，還包括網(wǎng)卡、網(wǎng)線、集線器等網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)和中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)等網(wǎng)絡(luò)互連設(shè)備。它們具有各自的功能，將節(jié)點計算機連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。下面簡單地對這些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能和特點給以介紹。網(wǎng)卡

網(wǎng)卡也叫網(wǎng)絡(luò)適配器，是連接計算機與網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)備。網(wǎng)卡有的集成于主板上，有的外插于計算機或服務(wù)器擴展槽中，通過網(wǎng)線與網(wǎng)絡(luò)交換數(shù)據(jù)、共享資源。對現(xiàn)在常用的以太網(wǎng)來說，能用的是10M 及10M /100M自適應(yīng)網(wǎng)卡，一般帶有RJ-45頭雙絞線接口或是BNC細纜接口。

網(wǎng)卡的主要作用是從計算機向網(wǎng)線發(fā)送數(shù)據(jù)，或接受網(wǎng)線傳來的數(shù)據(jù)，在計算機與系統(tǒng)之間控制數(shù)據(jù)流。在網(wǎng)線上，數(shù)據(jù)必須以單位流的方式移動，網(wǎng)卡以組的方式并行接收數(shù)據(jù)，并對其重新排列結(jié)構(gòu)，使之能夠在網(wǎng)線上傳輸。網(wǎng)線

網(wǎng)線包括光纜、同軸電纜和雙絞線。

光纜傳輸距離長，傳輸率高，不會受到電子監(jiān)聽設(shè)備的監(jiān)聽，是高安全性網(wǎng)絡(luò)的最佳選擇。但由于其價格較高，同時又需要高水平的安裝技術(shù)，所以常用在大型骨干網(wǎng)中。

同軸電纜又分為基帶同軸電纜和寬帶同軸電纜。它以硬銅線為芯，外包一層絕緣材料。這層絕緣材料又用密織的網(wǎng)狀導(dǎo)體環(huán)繞，網(wǎng)外再覆蓋一層保護性材料，具有屏蔽性好，傳輸距離遠的特點，但安裝維護不太方便。

雙絞線是用兩條擰在一起的互相絕緣的銅線組成，它是目前最常用的連網(wǎng)線纜。它價格便宜，安裝方便，但易于受干擾。目前的局域網(wǎng)中常用到的雙絞線一般都是非屏蔽的5類4 對（即8根導(dǎo)線）的電纜線。線纜兩端安裝有RJ-45頭（水晶頭），連接工作站的網(wǎng)卡和集線器，傳輸速率能達到100Mbps，最大網(wǎng)線長度為100米，可以通過安裝中繼器加大連接距離，這時最大的范圍可達到500米。中繼器

由于存在損耗，當(dāng)局域網(wǎng)物理距離超過了允許的范圍時，在網(wǎng)絡(luò)線路上傳輸?shù)男盘柟β蕰饾u衰減，衰減到一定的程度時將造成信號失真，因此會導(dǎo)致接收錯誤。中繼器就是為解決這一問題而設(shè)計的，它完成物理線路的連接，對衰減的信號進行放大，保持與原數(shù)據(jù)相同。所以，中繼器一般用于延伸同型局域網(wǎng)。

不能通過使用中繼器的網(wǎng)絡(luò)來使網(wǎng)絡(luò)無限延長，因為網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)中都對信號的延遲范圍作了具體的規(guī)定，很多網(wǎng)絡(luò)上都限制了工作站之間加入中繼器的數(shù)目，例如在以太網(wǎng)中最多使用四個中繼器。中繼器只能在此范圍內(nèi)進行有效的工作，否則會引起網(wǎng)絡(luò)故障。

網(wǎng)橋

網(wǎng)橋用來連接兩個局域網(wǎng)絡(luò)段，網(wǎng)間通信從網(wǎng)橋傳送，網(wǎng)內(nèi)通信被網(wǎng)橋隔離。網(wǎng)絡(luò)負載重而導(dǎo)致性能下降時，用網(wǎng)橋?qū)⑵渌譃閮蓚€網(wǎng)絡(luò)段，可最大限度地緩解網(wǎng)絡(luò)通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在兩層樓上的網(wǎng)絡(luò)分成每層一個網(wǎng)絡(luò)段，用網(wǎng)橋連接。網(wǎng)橋同時起隔離作用，一個網(wǎng)絡(luò)段上的故障不會影響另一個網(wǎng)絡(luò)段，從而提高了網(wǎng)絡(luò)的可靠性。集線器和交換機

集線器是局域網(wǎng)中計算機和服務(wù)器的連接設(shè)備，是局域網(wǎng)的星型連接點，每個工作站是用雙絞線連接到集線器上，由集線器對工作站進行集中管理。最簡單的獨立型集線器有多個用戶端口（8口、16口或24口），用雙絞線連接每一端口和網(wǎng)絡(luò)終端（工作站或服務(wù)器）的連接，其端口一般為連接無屏蔽雙絞線的RJ－45口。獨立型集線器通常是最便宜的集線器，一般用于辦公室，樓層一級的設(shè)備連接，作為中心節(jié)點實現(xiàn)各個工作站的點對點連接。集線器還有10M，100M共享式集線器，所有口共享10M或100M帶寬。交換機和集線器的功能類似，不同的是交換機上每個端口都獨占10M或100M的帶寬，并且其多路交換功能可以大提高網(wǎng)絡(luò)效率，但價格也比集線器昂貴。網(wǎng)關(guān)

網(wǎng)關(guān)用于連接不同協(xié)議的子網(wǎng)，組成異構(gòu)的互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)關(guān)能實現(xiàn)異構(gòu)設(shè)備之間的通信，對不同的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議進行翻譯和變換。網(wǎng)關(guān)具有對不兼容的高層協(xié)議進行轉(zhuǎn)換的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。路由器

路由器是一種連接多個網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)段的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，它能將不同網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)段之間的數(shù)據(jù)信息進行解釋，以使它們能夠相互通信，從而構(gòu)成一個更大的網(wǎng)絡(luò)。在路由器中保存著各種數(shù)據(jù)傳輸路徑的相關(guān)數(shù)據(jù)—路徑表（routing table）。路徑表中保存著子網(wǎng)的標(biāo)志信息、網(wǎng)上路由器的個數(shù)和下一個路由器的名字等內(nèi)容。路由器的主要工作就是為不同網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點之間通訊選擇一條最佳路徑。路由器適合于連接復(fù)雜的大型網(wǎng)絡(luò)。路由器的互聯(lián)能力強，可以執(zhí)行復(fù)雜的路由選擇算法，處理的信息量比網(wǎng)橋多，但處理速度比其慢。8.2 辦公局域網(wǎng)的組建 8.2.1 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置

8.2.2 安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件 8.2.1 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置

組建對等網(wǎng)之前，需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)購買一定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。星形拓撲結(jié)構(gòu)具有結(jié)構(gòu)簡單、架設(shè)成本低、安裝方便等優(yōu)點，很適合建設(shè)小型辦公局域網(wǎng)絡(luò)。組建星形網(wǎng)需要購買如下一些硬件設(shè)備：

1.為每臺入網(wǎng)的計算機購買一塊網(wǎng)卡。2.集線器：視入網(wǎng)計算機數(shù)量和要求速度確定集線器端口數(shù)和傳輸速率。

3.五類雙絞線若干條，其長度視網(wǎng)絡(luò)計算機擺放位置和距離而定。

4.RJ－45接頭，每根網(wǎng)線的兩端都需要它來和網(wǎng)卡或集線器連接。8.2.2 安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線

準(zhǔn)備好硬件設(shè)備以后，即可安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線了。1.安裝網(wǎng)卡

首先需要為每臺計算機安裝網(wǎng)卡，安裝方法與顯卡、聲卡的安裝方法類似，即：首先關(guān)閉計算機電源，打開機箱，然后根據(jù)網(wǎng)卡的類型，將網(wǎng)卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再擰上固定螺絲即可。2.給每根雙絞線兩端加裝RJ－45接頭

加裝RJ－45接頭需要專用的夾線鉗，可在購買雙絞線讓經(jīng)銷商來代為制作。如果條件允許，也可以自己制作，注意制作時雙絞線中的8根細線有一定的纏繞和排列順序具體排列順序可參照廠家說明書，也可以向經(jīng)銷商詢問。3.架設(shè)網(wǎng)絡(luò)

將每臺計算機用雙絞線和集線器連接起來，即將網(wǎng)線的一頭插入計算機網(wǎng)卡插槽中，另一頭插入集線器的端口，接上集線器的電源，這樣就架設(shè)好了計算機物理網(wǎng)絡(luò)。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-1 硬件安裝完成后，還必須進行軟件安裝并作一定的設(shè)置，辦公局域網(wǎng)才能得以使用。1.安裝網(wǎng)卡驅(qū)動程序 2.配置TCP/IP協(xié)議 操作步驟如下：

（1）選擇―開始‖／‖控制面板‖命令，然后單擊―網(wǎng)絡(luò)和Internet連接‖，打開―網(wǎng)絡(luò)和Internet連接‖窗口。

（2）在窗口中單擊―網(wǎng)絡(luò)連接‖，然后雙擊―本地連接‖圖標(biāo)，打開―本地連接狀態(tài)‖對話框。單擊―屬性‖按鈕，打開―本地連接屬性‖對話框，如圖8-2所示。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-2 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-3（3）從對話框中的列表里選擇―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖，配置TCP/IP協(xié)議，打開對話框如圖8-3所示；如果列表中看不到―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖項，可以單擊―安裝‖按鈕，從對話框中選擇協(xié)議進行安裝。（4）在―IP地址‖填入―192.168.0.1‖，其它計算機可以采用將最后一位數(shù)字依次加1來分配IP地址，只要最后一位的取值范圍在1～255之間即可，在―子網(wǎng)掩碼‖中填入―255.255.255.0‖，單擊―確定‖按鈕。

（5）系統(tǒng)會提示重新啟動計算機，重新啟動之后即可完成設(shè)置。按照步驟（2）的方法打開―本地連接狀態(tài)‖對話框。如果連接成功，在對話框中將顯示連接情況和連接速率。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-4 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-5 3.設(shè)置計算機的網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識

計算機連接上辦公局域網(wǎng)后，為了管理和訪問計算機，需要為每臺計算機設(shè)置工作組和計算機名稱。如果網(wǎng)絡(luò)中的計算機較多，可以根據(jù)部門或項目任務(wù)將計算機合理的分為幾個工作組，每個工作組中有若干臺計算機。在Windows 2000中設(shè)置工作組和網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識的操作步驟如下。

（1）打開?°開始?±菜單，右擊?°我的電腦?±圖標(biāo)。從彈出菜單中選擇?°屬性?±，打開?°系統(tǒng)特性?±對話框。（2）選擇?°網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識?±選項卡，如圖8-4所示，對話框中顯示了計算機名稱和所屬的工作組。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-6 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-8（3）如果要更改計算機名稱和工作組，可以單擊?°屬性?±按鈕，打開?°標(biāo)識更改?±對話框，如圖8-5所示。（4）在對話框中輸入這臺計算機的名稱和所屬工作組，單擊?°確定?±按鈕，即可完成更改。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-8 架設(shè)和配置好局域網(wǎng)之后，打開“網(wǎng)上鄰居”，所有的入網(wǎng)計算機就顯示在窗口中，雙擊計算機圖標(biāo)能夠?qū)ι厦娴墓蚕砦臋n或設(shè)備進行訪問，如圖8-6所示。入網(wǎng)計算機也可以使用Netmeeting相互通信和使用Office軟件協(xié)同辦公。8.3 辦公局域網(wǎng)上資源的共享 8.3.1 設(shè)置共享文件夾 8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備

8.3.3 搜索和訪問網(wǎng)上計算機 8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器 8.3.1 設(shè)置共享文件夾-1 在Windows 2000中設(shè)置共享文件夾的操作步驟如下： 1．打開―我的電腦‖，找到需要共享的文件夾。

2．右擊該文件夾，從彈出菜單中選擇―共享‖，如圖8-7所示。8.3.1 設(shè)置共享文件夾-2 3．這時打開―×××屬性‖對話框，選擇―共享‖選項卡，如圖8-8所示。8.3.1 設(shè)置共享文件夾-3 4．選擇―共享該文件夾‖單選按鈕，并指定一個共享名，默認(rèn)為該文件夾的名稱。根據(jù)需要，還可以進行―備注‖內(nèi)容的添加和―用戶數(shù)限制‖的設(shè)置。

5．單擊―確定‖按鈕，則在設(shè)置了共享的文件夾圖標(biāo)上出現(xiàn)了一只手，托住該文件夾，表示該文件夾已經(jīng)共享，如圖8-9所示。8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備-1 操作步驟如下：

1．在安裝有打印機的計算機上選擇―開始‖／―設(shè)置‖／―打印機‖命令。

2．找到打印機圖標(biāo)，用和設(shè)置共享文件夾相同的方法將打印機設(shè)置為共享打印機。

3．在其它計算機上添加網(wǎng)絡(luò)打印機。選擇―開始‖ ／―設(shè)置‖／―打印機‖命令，然后單擊―添加打印機向?qū)А瑢υ捒颉?．單擊―下一步‖，從打開的對話框中選擇―添加網(wǎng)絡(luò)打印機‖，如圖8-10所示。8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備-2 5．單擊―下一步‖按鈕，在對話框中輸入網(wǎng)絡(luò)打印機的地址，也就是安裝了打印機的計算機上打印機安裝的位置，如圖8-11所示。6．單擊―下一步‖按鈕，根據(jù)向?qū)崾就瓿删W(wǎng)絡(luò)打印機的添加工作。

8．對每一臺計算機都添加網(wǎng)絡(luò)打印機。以后在這些計算機上編輯的Word文檔、Excel表格等，都可以共用一臺打印機直接打印。8.3.3 搜索和訪問網(wǎng)上計算機

搜索網(wǎng)上計算機的操作步驟如下：

1．打開―網(wǎng)上鄰居‖窗口，單擊工具欄里的―搜索‖按鈕，窗口變成如圖8-12所示。

2．在―計算機名‖框中輸入要搜索的計算機名，單擊―搜索‖按鈕，即可搜索要查找的計算機。

3．還可以從―搜索其它項：‖下面單擊―文件或文件夾‖，直接搜索網(wǎng)上計算機中需要的共享文檔。8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器-1 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器的操作步驟如下。

1．右擊―網(wǎng)上鄰居‖圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇―映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器‖，打開―映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器‖對話框，如圖8-13所示。2．在對話框中指定驅(qū)動器名，如Z：，注意不要使用本機上已有的盤符。

8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器-2 3．這一步指定需要映射的網(wǎng)絡(luò)文件夾。單擊 ―瀏覽‖按鈕，打開‖瀏覽文件夾‖對話框。如圖8-14所示。4．在對話框中 ―網(wǎng)上鄰居‖中展開目錄，選擇需要映射的網(wǎng)絡(luò)文件夾，單擊‖確定‖按鈕。

5．這時打開 ―我的電腦‖，會發(fā)現(xiàn)本機多了一個Z：驅(qū)動器，其內(nèi)容就是指定的網(wǎng)絡(luò)文件夾的內(nèi)容，使用起來就像訪問本機驅(qū)動器一樣方便。

本章小結(jié)

? 局域網(wǎng)是由一組相互連接具有通信能力的計算機組成的，并分布在較小地理范圍內(nèi)的計算機網(wǎng)絡(luò)，它的主要功能包括硬件資源共享、軟件資源共享以及數(shù)據(jù)資源共享。

? 計算機網(wǎng)絡(luò)按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生了多種網(wǎng)絡(luò)類型，主要包括局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)；有線網(wǎng)、光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)；對等網(wǎng)和客戶機／服務(wù)器網(wǎng)。

? 網(wǎng)絡(luò)中各臺計算機連接的形式稱為網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)，主要有總線型、星型、環(huán)型和樹型。

? 計算機網(wǎng)絡(luò)中的聯(lián)網(wǎng)設(shè)備主要有網(wǎng)卡、網(wǎng)線、集線器、交換機、中繼器和路由器等，它們具有各自的功能，將節(jié)點計算機連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。

? 組建辦公局域網(wǎng)主要包括硬件設(shè)備購置、硬件安裝、軟件配置幾個步驟；辦公局域網(wǎng)組建之后，就可以很方便實現(xiàn)辦公資源的共享，具體應(yīng)用包括：設(shè)置共享文件夾；設(shè)置共享硬件設(shè)備；搜索網(wǎng)上計算機和網(wǎng)上文檔以及建立映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器。

習(xí)題

一、填空

1.計算機網(wǎng)絡(luò)中的資源共享包括三個方面，分別是_______、______和___________。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)有四種，分別是________、_______、______和________。

3.按照計算機網(wǎng)絡(luò)規(guī)模和覆蓋范圍，可以將計算機網(wǎng)絡(luò)分為三類，分別是__________、________和__________。4.計算機網(wǎng)絡(luò)中，除了計算機設(shè)備之外，還包括_________、_________、_________等網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)和__________、_________、_________、_________等網(wǎng)絡(luò)互連設(shè)備。

5.在辦公局域網(wǎng)中考慮到以后連接因特網(wǎng)的要求，需要安裝配置__________協(xié)議。

二、簡答

1.什么是計算機網(wǎng)絡(luò)？計算機網(wǎng)絡(luò)的類型如何劃分？

2.中繼器、集線器和交換機都有信號放大作用，它們的功能有什么區(qū)別？ 3.如何搜索和訪問局域網(wǎng)上的計算機？

三、應(yīng)用

1.在辦公局域網(wǎng)上設(shè)置共享刻錄機，使沒有刻錄機的計算機能夠使用刻錄機。2.將單位辦公局域網(wǎng)上經(jīng)常需要訪問的共享文件夾映射為網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器。3.自己練習(xí)將辦公用的幾臺單機聯(lián)成一個對等局域網(wǎng)。

第 9 章

互聯(lián)網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

【本章內(nèi)容介紹】

? 信息化社會的基礎(chǔ)是由計算機互聯(lián)所組成的信息網(wǎng)絡(luò)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中已經(jīng)起到了非常重要的作用。? 本章重點介紹辦公中如何利用互聯(lián)網(wǎng)中的信息資源，內(nèi)容包括Internet、Intranet和Extranet的基礎(chǔ)知識；企業(yè)接入因特網(wǎng)的方式；因特網(wǎng)上信息的瀏覽、搜索、查看、保存、處理、打??；IE瀏覽器的設(shè)置；利用因特網(wǎng)下載資料等。【本章主要知識點】

? IP地址與域名的概念及關(guān)系 ? Intranet和Extranet基礎(chǔ)知識 ? 因特網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的作用 ? 企業(yè)接入因特網(wǎng)的主要方式 ? 網(wǎng)上信息的瀏覽、保存和打印 ? 網(wǎng)上信息的處理技巧 ? IE瀏覽器的性能設(shè)置

? 利用搜索引擎搜索網(wǎng)絡(luò)信息資源 ? 利用瀏覽器直接下載信息

? 使用Netants等工具軟件下載信息

9.1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)及其辦公應(yīng)用

9.1.1 因特網(wǎng)（Internet）概述

?

因特網(wǎng)（Internet）是一個將全球的很多計算機網(wǎng)絡(luò)連接而形成的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它使得各網(wǎng)絡(luò)之間可以交換信息或共享資源。

9.1.2 IP地址和域名

1．IP地址 2．域名

3．域名與IP地址的關(guān)系 4．域名的注冊申請

9.1.3內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）概述

? Intranet不是一種產(chǎn)品，而是一種基于新概念的技術(shù)方案。它利用Internet的技術(shù)，以TCP/IP協(xié)議為基礎(chǔ)，以Web為核心應(yīng)用，構(gòu)成統(tǒng)一和便利的信息交換平臺。用戶在Intranet中，通過使用萬維網(wǎng)工具可瀏覽內(nèi)部的和因特網(wǎng)上的信息資源，可將電子郵件、電子新聞、電子表格和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集成到瀏覽器界面中，還能很好地與傳統(tǒng)的客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)相互融合，平滑過渡到Internet。

? Intranet既具備傳統(tǒng)型單位內(nèi)部網(wǎng)的安全性，又具有Internet的開放性和靈活性，在提供傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)用的同時，還能提供信息發(fā)布形式。

9.1.4網(wǎng)間網(wǎng)（Extranet）概述

? ? Extranet是使用Internet/Intranet技術(shù)使企業(yè)與其他企業(yè)或客戶聯(lián)系起來，完成共同目標(biāo)的合作網(wǎng)絡(luò)，是Intranet與Internet之間的橋梁。

Extranet既不像Internet那樣提供公共服務(wù)，也不像Intranet那樣僅僅提供對內(nèi)服務(wù)，它可以有選擇的向公眾開放其服務(wù)或向有選擇的合作者開放其服務(wù)，為電子商貿(mào)或其他商業(yè)應(yīng)用提供有用的工具。9.1.5 因特網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用 1.信息瀏覽（004km.cn）

其它常用搜索引擎的網(wǎng)站域名列表如下：

① 新浪網(wǎng)

http://004km.cn/ ② 網(wǎng)

易

http://004km.cn/ ④ 我是野虎

http://004km.cn/ ⑦ 常青藤

http://004km.cn/ 3．利用Google搜索網(wǎng)上信息實例 4．利用―雅虎中國‖搜索網(wǎng)上信息實例

9.6.3搜索引擎的使用策略與技巧 1．合理選擇搜索引擎

2．恰當(dāng)?shù)卮_定搜索關(guān)鍵詞

3．使用有關(guān)符號和布爾運算準(zhǔn)確界定查詢結(jié)果 4．搜索過程中的常見問題及解決方法

9.7 互聯(lián)網(wǎng)上軟件及其資料的下載

9.7.1利用HTTP協(xié)議直接下載軟件

? 所謂直接下載就是指不借助下載工具，而直接利用WWW下載所需的資源。直接下載是從互聯(lián)網(wǎng)上獲取所需資源的最基本方法，是辦公人員必須掌握的方法。9.7.2利用FTP協(xié)議直接下載 ? FTP是一項在因特網(wǎng)中進行文件傳輸?shù)膮f(xié)議，支持在Internet中進行文件傳輸?shù)腇TP服務(wù)器通常具有訪問權(quán)限，用戶需要注冊才可使用服務(wù)器上資源。

1．網(wǎng)絡(luò)螞蟻簡介

? 網(wǎng)絡(luò)螞蟻(NetAnts)是從因特網(wǎng)上下載文件用的工具軟件，作為國人開發(fā)的下載工具軟件，它利用了一切可以利用的技術(shù)手段，大大地加快了下載的速度。由于該軟件用螞蟻搬家來象征它從網(wǎng)絡(luò)上下載數(shù)據(jù)，因此就稱為網(wǎng)絡(luò)螞蟻。

2．網(wǎng)絡(luò)螞蟻的界面組成 3．網(wǎng)絡(luò)螞蟻的使用

小 結(jié)

? 本章講解了在辦公中如何充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，包括因特網(wǎng)的基礎(chǔ)知識；網(wǎng)頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。學(xué)習(xí)中必須了解Internet、Intranet和Extranet的各自含義；知道Internet的接入方式；理解域名與IP地址的概念以及二者之間的關(guān)系；熟悉Internet在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用；能夠熟練使用IE 6進行網(wǎng)上信息的瀏覽、保存和打?。恢廊绾螌E 6進行適當(dāng)設(shè)置以提高其實用性。

? 通過本章學(xué)習(xí)，讀者要理解搜索引擎的工作原理，掌握搜索引擎使用的策略技巧；同時要掌握從互聯(lián)網(wǎng)上下載信息的方法，包括利用瀏覽器直接下載和使用工具軟件下載。

? 總之，通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該熟練掌握網(wǎng)頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。

習(xí)

題

一、簡答

1．請分別敘述Internet、Intranet和Extranet的各自含義。2．企業(yè)接入Internet的方式主要有哪些？

3．Internet在現(xiàn)代辦公中的主要有哪些應(yīng)用？

4．什么是域名與IP地址？二這之間的關(guān)系如何？

5．什么叫URL？請舉例說明其各個部分的格式組成。

6．請說明IE中收藏夾的主要用途，如何使用和整理收藏夾。

7．網(wǎng)頁打印的方法有哪些？打印前的預(yù)處理工作主要包括哪些？ 8．利用搜索引擎從網(wǎng)上搜索信息時，要注意哪些策略和技巧？

第二篇：辦公自動化教案

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

第二章WindowsXP操作系統(tǒng)

2．1操作系統(tǒng)的概述：

計算機操作系統(tǒng)是計算機中重要的系統(tǒng)軟件，是管理計算機軟硬件資源的平臺，日前一般用戶使用比較多的是Windows操作系統(tǒng)。

1、操作系統(tǒng)的定義：是控制和管理計算機系統(tǒng)內(nèi)各種硬件和軟件資源、控制程序執(zhí)行、改善人機界面、合理組織計算機工作流程和為用戶使用計算機提供良好運行環(huán)境的一種系統(tǒng)軟件，是用戶與計算機之間的接口。

2、操作系統(tǒng)的功能：處理器管理、存儲器管理、設(shè)備管理、文件管理、接口管理。

3、操作系統(tǒng)的分類：根據(jù)使用環(huán)境和對作業(yè)處理方式來考慮，可分為批處理操作系統(tǒng)、分時操作系統(tǒng)、實時操作系統(tǒng)；

根據(jù)所支持的用戶數(shù)目，可分為單用戶（ms-dos、os/2）、多用戶系統(tǒng)(unix、Windows)，根據(jù)硬件結(jié)構(gòu)，可分為網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)（Netware、Windows NT）、分布式系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等。

4、目前使用最廣泛的操作系統(tǒng)如下：

Dos(disk operating system)是單用戶單任務(wù)的操作系統(tǒng)。

Windows是一種多任務(wù)多進程的操作系統(tǒng)。

Unix是一種分時計算機操作系統(tǒng)，是目前使用最廣泛的多用戶、多任務(wù)的操作系統(tǒng)之一，具有批處理能力和分時系統(tǒng)功能。

Linux是unix 克隆的操作系統(tǒng)，是一個支持多用戶、多進程、多線程、實時性較好的且穩(wěn)定的操作系統(tǒng)。

2．2中文WindowsXP概述

發(fā)行于2001年10月25日，原名是Whistler，字母XP表示英文單詞的“體驗”（Experience）。

1、WindowsXP的特性：標(biāo)準(zhǔn)的安全性、可管理性、可靠性，最好的商務(wù)特性（即插即用、簡化的用戶界面和創(chuàng)新的支持服務(wù)）

2、WindowsXP的啟動與退出

啟動：開啟電源開關(guān)，登錄界面——桌面。

關(guān)閉：“開始”菜單，“關(guān)閉系統(tǒng)”或者“關(guān)機”；或者是在桌面上按下“ALT+F4”打開?1?

第4章

Word 2003文字處理

關(guān)閉對話框。

2．3WindowsXP的基本操作

一、“開始菜單”和“任務(wù)欄”設(shè)置

鼠標(biāo)的操作：單擊、指向、移動、雙擊、右鍵單擊、拖曳。桌面的組成：圖標(biāo)區(qū)域：圖標(biāo)和圖標(biāo)名稱

任務(wù)欄：開始按鈕、快速啟動欄、窗口按鈕、狀態(tài)區(qū)域（輸入法指示器、日期/時間圖標(biāo)等）

“開始”菜單：用戶菜單、系統(tǒng)菜單、關(guān)閉系統(tǒng)?！伴_始”菜單和任務(wù)欄的設(shè)置：

任務(wù)欄 ：默認(rèn)在桌面的最下面?？梢酝蟿涌瞻讌^(qū)域到桌面的任何一個邊緣。還可以改變它的寬窄。在任務(wù)欄的空白區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵——點擊屬性（總在最前、自動隱藏、時間顯示、圖標(biāo)大小、個性化菜單）

“開始”菜單的設(shè)置：在菜單下面添加，刪除程序。

二、窗口及其操作

1、窗口的組成：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、編輯區(qū)、邊框、“關(guān)閉”按鈕、“還原”按鈕、“最小化”按鈕、“最大化”按鈕。

2、窗口的操作：調(diào)整大小、關(guān)閉、移動、最小、最大化。

3、菜單及其操作：下拉菜單、級聯(lián)菜單和彈出式菜單。

4、圖標(biāo)和快捷方式：

三、文件管理

文件和文件夾的選定：

（1）、選定單個文件和文件夾：用鼠標(biāo)單擊該文件和文件夾。

（2）、選定連續(xù)的多個文件和文件夾：按住Shift鍵分別單擊選擇區(qū)域的第一個和最后一個。

（3）、選定不連續(xù)的多個文件和文件夾：按住Ctrl鍵不要松開，單擊要選擇的文件和文件夾。

（4）、全部選定：“編輯”菜單下的“全部選定”命令?；蛘甙碈trl+A。（5）、反向選擇：“編輯”菜單下的“反向選擇”命令。

（6）、框選：在空白區(qū)域按下鼠標(biāo)左鍵不要松開，進行拖動，拖出的虛線框包括的對象?2?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

都將被選中。

文件和文件夾的創(chuàng)建： 文件和文件夾的打開：

（1）、直接在桌面上雙擊該文件的圖標(biāo)。（2）、右擊該圖標(biāo)選擇“打開”命令。

（3）、在“開始”——“程序”菜單下找見應(yīng)用程序圖標(biāo)單擊。

（4）、在“開始”菜單下的“動行”窗口中鍵入可執(zhí)行文件的文件名并運行。

文件和文件夾的復(fù)制和移動：

1、復(fù)制：1）選定要復(fù)制的文件和文件夾。

2）選擇“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令 或者按Ctrl+C。3）選擇目標(biāo)位置。

4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。

5）按下Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標(biāo)位置松開鼠標(biāo)即可完成復(fù)制操作。

2、移動： 1）選定要移動的文件和文件夾。

2）選擇“編輯”菜單下的“剪切”命令

或者按Ctrl+X。3）選擇目標(biāo)位置。

4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。

5）用鼠標(biāo)單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標(biāo)位置松開鼠標(biāo)即可完成 移動操作。

文件和文件夾的刪除：

1、選擇要刪除的對象。

2、選擇“文件”菜單下的“刪除”命令； 或者右鍵單擊選擇“刪除”命令； 或者按鍵盤上的Delete鍵。

3、Shift+Delete鍵可以直接刪除該文件。

在回收站中還原、清空文件：

?3?

第4章

Word 2003文字處理

1、還原文件：選擇要還原的文件，右擊選擇“還原”命令；或者選擇“文件”菜單下“還原”命令；或者選擇左窗格中的“還原”命令。

2、清空文件：選擇“文件”菜單下的“清空回收站”；或者左窗格中的“清空回收站”命令。

文件和文件夾的重命名：

1、選擇要重命名的對象。

2、選擇“文件”菜單下的“重命名”命令； 或者右鍵單擊選擇“重命名”命令； 或者兩次單擊該文件名進行修改。

文件和文件夾的查找：“開始”菜單下的“搜索”命令。

文件和文件夾的屬性：右擊該文件和文件夾，選擇“屬性”命令。（包括：存檔、只讀、隱藏等屬性。）

四、控制面板（“開始”菜單下的“設(shè)置”——“控制面板”或者在“我的電腦”）

1、顯示：桌面背景、屏幕保護程序、窗口外觀、Web、效果、設(shè)置（顯示顏色、屏幕顯示區(qū)域）。

2、系統(tǒng)：

3、添加/刪除程序

4、鼠標(biāo)/鍵盤（輸入法的設(shè)置）

5、時間日期

6、文件夾選項的設(shè)置

第三章 漢字的輸入

五筆的講解：

鍵名漢字：該鍵連擊四下。（言字是連擊三下）

一級簡碼(高頻字)：一地在要工、上是中國同、和的有人我、主產(chǎn)不為這、民了發(fā)以經(jīng)。相應(yīng)鍵位+空格鍵。

二級簡碼：取前兩個字根+空格鍵（按從左到右、從上到下、從外到內(nèi)的規(guī)則取字根。

例：好=女+子

?4?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

三級簡碼：取前三個字根+空格鍵

四級簡碼：

1、不夠四個字根的時候，有幾個打幾個。

2、正好是四個字根的時候，打四個字根。

3、多于四個字根的時候，取前三個字根+最后一個字根。

識別碼怎么?。菏紫瓤催@個字的最后一筆屬于那個區(qū)域。再來看它是什么結(jié)構(gòu)。每一區(qū)的第一鍵是左右結(jié)構(gòu)的識別碼鍵，第二鍵是上下結(jié)構(gòu)的識別碼鍵，第三鍵是雜合結(jié)構(gòu)的識別碼鍵。

詞組：兩字詞組：取每個字的前兩個字根組合。

三字詞組：取前兩個字的第一個字根和第三字的前兩個字根。

四字詞組：取每個字的第一個字根。

多字詞組：取前三字和最后一字的第一字根。成字字根：先報戶名+再按照它的輸寫筆畫一一拆分。

7、添加/刪除用戶

第四章WORD文字處理軟件

一、啟動：

桌面快捷圖標(biāo)、文檔快捷圖標(biāo)、開始菜單、搜索程序。

二、關(guān)閉：

標(biāo)題欄上的關(guān)閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務(wù)欄上窗口圖標(biāo)選擇關(guān)閉。

三、窗口組成：

標(biāo)題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、標(biāo)尺、水平垂直滾動條、編輯區(qū)、視圖按鈕（頁面視圖、普通視圖、Web視圖、閱讀版式視圖、大綱視圖）、繪圖工具欄、狀態(tài)欄。

四、基本操作：

1、建立文檔：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令（空白、模板文檔）

2、保存文檔：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。

3、關(guān)閉文檔：文件菜單下的關(guān)閉命令、菜單欄右邊的關(guān)閉窗口按扭。

4、打開文檔：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件?5?

第4章

Word 2003文字處理

菜單下的最近打開文件的列表打開。

五、文字的輸入與編輯

1、定位光標(biāo)、選擇輸入法。

2、輸入：文字、字母、數(shù)字、字符或特殊字符。

3、特殊字符的輸入：插入菜單下的符號或特殊符號、軟鍵盤的輸入。

4、編輯：

(1)選定文本：鼠標(biāo)拖動、shift+光標(biāo)定位、在文字區(qū)域的任意位置雙擊選定詞組、連續(xù)三擊左鍵選定一個段落、Alt+鼠標(biāo)拖動選定矩形區(qū)域、鍵盤上的光標(biāo)鍵+Shift、Ctrl+A或按編輯菜單下的全選命令、Ctrl+鼠標(biāo)拖動可以選擇不連續(xù)的區(qū)域。(2)移動和復(fù)制：選定文本直接進行拖動或者用剪切和粘貼。選定文本按下Ctrl的同時拖動或者用復(fù)制和粘貼。用右鍵拖曳的方法。

(3)撤消和恢復(fù)：編輯菜單下的撤消和恢復(fù)命令、常用工具欄上的撤消和恢復(fù)按鈕、按Ctrl+Z和Ctrl+Y。

(4)插入文件：插入菜單下的文件命令。

(5)文件的打印和打印預(yù)覽：按文件菜單下的打印和打印預(yù)覽命令或者按常用工具欄上的打印和打印預(yù)覽按鈕。

六、文檔的格式化

1、字符格式化：格式菜單下的字體命令或者用格式工具欄。

2、段落格式化：

(1)選定所要設(shè)置段落

(2)對齊：兩端對齊、居中、右對齊、分散對齊。設(shè)置對齊的三種方式：格式工具欄上的對齊按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令。(3)縮進：縮進的四種方式：格式工具欄上的減少/增加縮進量按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令、水平標(biāo)尺上的縮進按鈕。(4)段落間距和行間距：格式工具欄上的行間距近鈕、段落對話框。

3、復(fù)制格式：用常用工具欄上的格式刷按鈕。

4、特殊格式化：

(1)給文字和段落添加邊框和底紋；(2)首字下沉：格式菜單下的首字下沉；

?6?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

5、查找與替換：編輯菜單下的查找/替換命令或者用Ctrl+F/Ctrl+H。

6、項目符號和編號：格式工具欄上的工具按鈕、格式菜單下的項目符號和編號命令。

7、“背景”的設(shè)置：“格式”——“背景”。

七、文檔的版面設(shè)計：

(1)、頁面設(shè)置：頁邊距、紙張大小、頁面行數(shù)、每行字?jǐn)?shù)的設(shè)置、頁眉頁腳的設(shè)置（“文件”——“頁面設(shè)置”）。

(2)、頁碼設(shè)置：“插入”——“頁碼”（位置、對齊方式等）(3)、頁眉頁腳：“視圖”——“頁眉/頁腳”以及頁眉頁腳工具欄。(4)、分欄：“格式”——“分欄”（預(yù)設(shè)、欄寬相等、應(yīng)用于、分隔線）。

(5)、腳注和尾注：一般用于文檔的注釋。腳注一般出現(xiàn)在頁面的底端，作為當(dāng)前頁某一項內(nèi)容的注釋。尾注位于文檔的末尾，用于列出參考文獻。“插入”——“引用”——“腳注和尾注”。

八、圖文混排：

插入圖片：

插入剪切畫、插入圖片文件、插入掃描儀或照相機中的圖片（“插入”——“圖片”）。設(shè)置圖片：

(1)、通過“設(shè)置圖片格式”對話框進行設(shè)置（雙擊圖片或右鍵單擊打開圖片格式對話框）；

(2)、通過“圖片”工具欄設(shè)置圖片格式；(3)、通過“繪圖”工具欄設(shè)置圖片格式；(4)、設(shè)置圖片的疊放次序和圖片的組合與拆分； 繪制圖形：

(1)、利用菜單方式繪制自選圖形（“插入”——“圖片”——“自選圖形”）(2)、利用“繪圖”工具欄繪制自選圖形（“視圖”——“工具”——“繪圖”）文本框：

(1)、建立文本框（“插入”——“文本框”）(2)、改變文本框的大小及位置

(3)、為文本框設(shè)置底紋及邊框線（“格式”——“文本框”或者雙擊文本框打開“設(shè)置文本框格式”對話框。

?7?

第4章

Word 2003文字處理

藝術(shù)字：

(1)、插入藝術(shù)字（“插入”——“圖片”——“藝術(shù)字”）(2)、修改藝術(shù)字（利用“藝術(shù)字”工具欄）

九、表格處理 創(chuàng)建表格：

1.用菜單命令建立表格：“表格”——“插入”——“表格”。2.使用工具欄建立表格：單擊常用工具欄上的“插入表格”按扭。修改表格

1.選定操作：用鼠標(biāo)選定整個表格、選定整行和整列、選定單元格；

或者用Shift+上下左右光標(biāo)鍵選擇； 或者用“表格”菜單下“選擇”命令。

2.在表格中插入行與列：“表格”——“插入” 3.在表格中刪除行與列：“表格”——“刪除”

4.單元格的移動及復(fù)制：移動用鼠標(biāo)選定直接拖動，復(fù)制是在移動的同時按下

Ctrl鍵。

5.合并或拆分單元格：選定兩個或兩個以上的單元格后選擇“表格”——“合并單元格”。選定要拆分的單元格選擇“表格”——“拆分單元格”。

設(shè)置表格屬性

1.設(shè)置表格的行高和列寬 2.設(shè)置單元格對齊方式 3.設(shè)置表格對齊方式 設(shè)置表格邊框和底紋

選定表格后單擊“格式”——“邊框和底紋”或者單擊“表格”——“表格屬性” 文本與表格的轉(zhuǎn)換

1.將表格轉(zhuǎn)換成文本：選定表格單擊“表格”-“轉(zhuǎn)換”-“表格轉(zhuǎn)換成文字” 2.將文本轉(zhuǎn)換成表格：選定文本單擊“表格”-“轉(zhuǎn)換”-“文字轉(zhuǎn)換成表格” 表格的計算與排序

“表格”——“公式”和“表格”——“排序”。

?8?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

表格的綜合設(shè)置

設(shè)置斜線表頭：“表格”——“繪制斜線表頭”； 自動套用格式：“表格”——“表格自動套用格式”。

第五章Excel 2003電子表格

一、啟動：

桌面快捷圖標(biāo)、文檔快捷圖標(biāo)、開始菜單、搜索程序。

二、關(guān)閉：

標(biāo)題欄上的關(guān)閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務(wù)欄上窗口圖標(biāo)選擇關(guān)閉。

三、窗口組成：

標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表區(qū)、水平垂直滾動條、工作表按鈕圖標(biāo)、繪圖工具欄、狀態(tài)欄。

四、工作簿、工作表、單元格的關(guān)系：

一個工作簿可以包括1~255個工作表，一個工作表包括65536行×256列個單元格。單元格是Excel的最小組成單位。

五、工作簿的操作：

1.建立工作簿：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令

2.保存工作簿：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。

3.關(guān)閉工作簿：文件菜單下的關(guān)閉命令、菜單欄右邊的關(guān)閉窗口按扭。

4.打開工作簿：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件菜單下的最近打開文件的列表打開。

六、工作表的操作：

1.工作表的選擇：

選定單個工作表（用鼠標(biāo)單擊該工作表的標(biāo)簽即可）； 選定多張工作表：

選定相鄰的工作表，按住Shift鍵不松，單擊需要選擇工作表的第一個和最后一個即可； 選定不相鄰的工作表，按住Ctrl鍵不松，單擊要選擇的工作表即可；

?9?

第4章

Word 2003文字處理

選定全部工作表，在任意一個工作表標(biāo)簽上右擊，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”即可。

2.工作表的重命名：“格式”—“工作表”—“重命名”。3.刪除工作表：“編輯”—“刪除工作表”。4.插入新的工作表：“插入”—“工作表”。

5.移動和復(fù)制工作表：“編輯”—“移動或復(fù)制工作表”。

6.工作表的隱藏與恢復(fù)：“格式”—“工作表”—“隱藏”/“取消隱藏”。

七、工作表的編輯：

在工作表中可能輸入兩種形式的數(shù)據(jù)，一種是常量（數(shù)值或文字），另一種是公式。1.向單元格中輸入數(shù)據(jù)：指針移動方向、輸入文字、輸入數(shù)字。2.向單元格中輸入序列：自動填充、菜單填充、自定義序列

3.編輯單元格中的數(shù)據(jù)：雙擊所要修改的單元格，使單元格處于編輯狀態(tài)。

4.移動、復(fù)制單元格的數(shù)據(jù)：直接用鼠標(biāo)左鍵單擊并拖動。加Ctrl鍵的同時拖動完成復(fù)制

5.插入、刪除行、列和單元格：

插入行、列和單元格：選擇插入位置，再選擇“插入”菜單下的“行”、“列”、“單元格”。刪除行、列和單元格：選擇要刪除的行、列或單元格，單擊“編輯”菜單下的“刪除”命令，會彈出“刪除”對話框。

八、工作表的格式化：

1、單元格的合并與拆分：

合并：

? 選定要合并的單元格區(qū)域，在工具欄上單擊“合并及居中”按鈕；

? 單擊“格式”—“單元格”打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡選擇

“合并單元格”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。拆分：

? 選定合并過的單元格，在格式工具欄上單擊“合并及居中”按鈕 ? 在“單元格格式”對話框中取消選擇“合并單元格”復(fù)選框。

2、文本格式設(shè)置

? 設(shè)置字體、字號、字形：用格式工具欄或者單擊“格式”—“單元格”命令。

? 設(shè)置文本顏色：在格式工具欄中選擇字體顏色下拉按鈕。

?10?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

3、數(shù)字格式設(shè)置

? 使用工具欄設(shè)置數(shù)字格式：格式工具欄。

? 使用菜單命令設(shè)置數(shù)字格式：“格式”—“單元格” ? 用戶自定義數(shù)字格式：“格式”—“單元格”?！?’只顯示有意義的數(shù)字； ‘0’顯示數(shù)字；

‘？’為無意義的零在小數(shù)點兩邊添加空格，以使小數(shù)點對齊； ‘，’千位分隔符或者將數(shù)字以千倍顯示。

4、行高和列寬的調(diào)整

? 使用鼠標(biāo)改變行高：把鼠標(biāo)移到行號的分隔符上拖動即可。? 精確改變行高：選擇改變的行，再單擊“格式”—“行”—“行高” ? 使用鼠標(biāo)改變列寬：把鼠標(biāo)移到列號的分隔符上拖動即可。

? 精確改變列寬：選擇改變的列，再單擊“格式”—“列”—“列寬”

5、單元格中日期和時間的格式化

6、單元格中的數(shù)據(jù)對齊方式

? 水平對齊：在格式工具欄上有（左對齊、右對齊、居中、合并及居中）； ? 垂直對齊：選擇需要對齊的對象，單擊“格式”—“單元格”。? 文本縮進：“單元格格式”對話框中的“對齊”標(biāo)簽下的“縮進”。? 文本旋轉(zhuǎn)：“單元格格式”對話框中的“對齊”標(biāo)簽下的“方向”。? 其它格式：自動換行、縮小字體填充、合并單元格、文字方向。

7、邊框和底紋的設(shè)置

? 設(shè)置邊框：“格式”—“單元格”—“邊框” ? 設(shè)置底紋：“格式”—“單元格”—“圖案”

8、運用條件格式：

“格式”—“條件格式”。

9、自動套用格式：

“格式”—“自動套用格式”。

10、在工作表中插入對象

? 繪制圖形對象：利用“繪圖”工具欄繪制圖形、利用“自選圖形”菜單繪制圖形、?11?

第4章

Word 2003文字處理

圖形的對齊或分布。

? 插入圖形對象：插入藝術(shù)字、插入剪貼畫、插入圖片、插入文本框。

九、在工作表中使用公式和函數(shù)

1、公式和函數(shù)的使用： 1)使用公式： ? 公式的運算符：

算術(shù)運算符：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分號）、^（乘方運算）。

比較運算符：=（等號）、<（小于號）、>（大于號）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。文本運算符：&（連接文本）。

引用運算符：：（冒號是區(qū)域運算符）、，（聯(lián)合運算符）、空格（交叉運算符）。? 輸入公式：

輸入公式類似輸入文字型數(shù)據(jù)，不同的是在輸入公式的時候總是以“=”號作為開始，是單元格中顯示的是公式計算的結(jié)果。2)函數(shù)的使用

2、單元格的引用： ? ? ? ? 相對地址引用：列標(biāo)加行標(biāo)（例如：A5、B6等）絕對地址引用：$號加單元格名稱（例：$A$5等）。混合地址引用：即有相對地址又有絕對地址。

三維地址引用：工作表名！單元格地址（例：Sheet1!a4等）。

十、Excel圖表

1、創(chuàng)建圖表：“插入”—“圖表”

2、修飾圖表外觀：

? 設(shè)置圖表區(qū)格式：右擊圖表區(qū)； ? 設(shè)置標(biāo)題格式：右擊標(biāo)題； ? 設(shè)置圖例格式：右擊圖例區(qū)； ? 設(shè)置坐標(biāo)軸格式：右擊坐標(biāo)軸； ? 設(shè)置網(wǎng)格線：右擊網(wǎng)格線；

?12?

計算機應(yīng)用基礎(chǔ)教程

? 設(shè)置繪圖區(qū)格式：右擊繪圖區(qū)；

3、在圖表中添加數(shù)據(jù)

? 使用拖曳方式向圖表中添加數(shù)據(jù)； ? 利用顏色標(biāo)記區(qū)域向圖表中添加數(shù)據(jù)；

? 利用復(fù)制粘貼命令向圖表中添加數(shù)據(jù)；利用“添加數(shù)據(jù)”命令向圖表中添加數(shù)據(jù)；

十一、數(shù)據(jù)清單的管理

1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單：“數(shù)據(jù)”菜單—“記錄單”命令。

2、利用記錄單編輯數(shù)據(jù)

3、數(shù)據(jù)排序：“數(shù)據(jù)”—“排序”

4、數(shù)據(jù)篩選：“數(shù)據(jù)”—“篩選”

5、數(shù)據(jù)分類匯總：“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，在分類匯總之前必須先排序。

6、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

十二、打印工作表

1、頁面設(shè)置

2、分頁符的應(yīng)用

3、打印預(yù)覽

4、打印

第六章PowerPoint演示文稿

一、PowerPoint啟動與退出：

與Word和Exel的啟動退出方法一樣。

二、PowerPoint的窗口組成：

標(biāo)題欄、菜單欄、標(biāo)尺、幻燈片區(qū)域、視圖區(qū)域、備注區(qū)域、水平垂直滾動條、狀態(tài)欄

三、PowerPoint視圖分類：

大綱視圖、幻燈片視圖、普通視圖、瀏覽視圖、放映視圖。

四、演示文稿的制作：

1.創(chuàng)建演示文稿： 2.用向?qū)?chuàng)建演示文稿； 3.用設(shè)計模板創(chuàng)建演示文稿； 4.創(chuàng)建空演示文稿；

?13?

第4章

Word 2003文字處理

5.插入演示文稿（或其它文稿中的幻燈片）；

五、幻燈片的編輯：

1.插入新的幻燈片：“插入”—“新幻燈片”或者單擊格式工具欄上的新幻燈片按鈕。2.復(fù)制幻燈片：“復(fù)制”—“粘貼”或者Ctrl+鼠標(biāo)拖動（瀏覽視圖下）3.刪除幻燈片：用Delete鍵或“編輯”菜單下的“清除”命令。4.移動幻燈片：“剪切”—“粘貼”或者鼠標(biāo)拖動（瀏覽視圖下）

六、文本編輯：

1.在文本框（占位符）內(nèi)輸入文字、字符等。2.在自選圖形中輸入文字、字符等。

3.對文本格式化：文字格式化（“格式”—“字體”、段落格式化（“行距”、對齊方式等）?；蛘哂谩案袷焦ぞ邫凇鄙系陌粹o。4.插入圖片：“插入”菜單下的“圖片”命令。

5.插入圖表：“插入”菜單下的“圖表”命令或者用“復(fù)制”—“粘貼”命令把其它軟件創(chuàng)建的圖表復(fù)制過來。

6.插入表格：“插入”菜單下的“表格”命令

?14?

第三篇：《辦公自動化系統(tǒng)》技術(shù)需求文檔

《辦公自動化系統(tǒng)》技術(shù)需求文檔

辦公自動化系統(tǒng)可以加大提高辦公效率，使得實際業(yè)務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，并適用于通用性、靈活性、保密性和標(biāo)準(zhǔn)化等各項原則，現(xiàn)將各項技術(shù)要求列舉如下：

1、系統(tǒng)可以整合到其他應(yīng)用系統(tǒng)或平臺，進行門戶統(tǒng)一管理，實現(xiàn)無縫對接。

2、工作流管理體系，用戶可以自定制自己需要的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)OFFICE 文檔模板。

3、可實現(xiàn)嚴(yán)格的工作流程跟蹤、監(jiān)控和催辦。有信息提醒功能。

4、用戶權(quán)限管理可以分項分類到各項工作，并可以指定權(quán)限到分組或者單個用戶。

5、用戶可以任意定制私人桌面模塊。

6、可以自定義報表

7、文檔流轉(zhuǎn)過程痕跡保留、留痕查看、手寫批注、電子印章。

8、可以支持手機短信平臺、移動辦公。

9、可以有內(nèi)部消息的發(fā)送傳遞。

10、文件編輯時具有緩存和定時保存功能,避免因為斷網(wǎng)等故障的出現(xiàn)造成錄入數(shù)據(jù)的丟失。

11、可以實現(xiàn)IP地址使用限制管理。

12、發(fā)布環(huán)境最好采用TomCat，數(shù)據(jù)庫平臺可任意選擇。

13、提供數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份功能。

服務(wù)要求：本系統(tǒng)自完成系統(tǒng)安裝及培訓(xùn)并經(jīng)采購方驗收合格之日起，乙方免費質(zhì)保一年。

第四篇：辦公自動化

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

淺談對辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用及維護

摘要

我是一名管理工程學(xué)院國貿(mào)專業(yè)的學(xué)生，通過這幾周《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》課程的學(xué)習(xí)，我感覺自己得到了很大的提高，同時對我們大學(xué)生的綜合素質(zhì)也具有提高作用。在《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》課程的學(xué)習(xí)中，我主要對辦公自動化頗有認(rèn)識。

馬兊思說過：“對于不懂音樂的耳朵，最美的音樂也沒有意義?！边@句話不僅適用于音樂，對于我們對辦公自動化的認(rèn)識同樣也適用。這說明，如果學(xué)生缺乏必要的科技技術(shù)應(yīng)用能力，那么，科技所帶來的美感和便利就不能為乊所感受，這樣科學(xué)技術(shù)本身也會黯然失色。作為一名大學(xué)生，我很慶幸自己選擇了《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》這門選修課，通過老師的讱解，和每課必到的毅力，我學(xué)到了在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率。

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)與迅速發(fā)展，信息技術(shù)步伐的加快，使得企業(yè)面臨著眾多的挑戰(zhàn)與競爭，在競爭過程中，對于一個集團企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業(yè)都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業(yè)信息化管理迚程的加快都在說明一個趨勢：傳統(tǒng)以紅頭文件為主的、強調(diào)公文處理的辦公自動化將從主導(dǎo)地位逐漸減弱，以強調(diào)信息服務(wù)、知識管理為主的企業(yè)信息服務(wù)系統(tǒng)將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰(zhàn)場，新一代的戰(zhàn)爭是信息化戰(zhàn)爭，如何通過互聯(lián)網(wǎng)這一利器，使企業(yè)信息化建設(shè)完善起來? 這就需要一種高效，穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)。而我所說的課題是辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)），乊所以開發(fā)和研究這一系統(tǒng)，是 1

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

為了提高辦公效率、方便企業(yè)管理。在科技化、網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，我們的工作管理方式也有更大的變革，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸突顯出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，為我們企業(yè)的管理帶來更方便、更高效的工作已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理中關(guān)鍵和最棘手的問題。而辦公自動化就是在這一時代背景需求下，通過對管理模式、先迚的管理方法、以及互聯(lián)網(wǎng)的研究，應(yīng)用計算機編程技術(shù)，設(shè)計了符合先迚管理以及提高辦公效率的這一軟件。辦公自動化系統(tǒng)兊服了以往辦公軟件中功能單一，且系統(tǒng)操作復(fù)雜，管理不便，通過網(wǎng)絡(luò)有效的建立了公司內(nèi)部資料管理以及信息的交流，讓公司內(nèi)部信息交流可以更加便捷，使辦公效率大大提高，使企業(yè)管理更加現(xiàn)代化、科技化。

關(guān)鍵字 辦公自動化、應(yīng)用、維護 正文

在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率，已經(jīng)成為辦公管理的主要目標(biāo)了。在此乊前，人們曾經(jīng)開發(fā)出眾多針對個人提高工作效率的軟件來實現(xiàn)這一目標(biāo)。而后，經(jīng)過發(fā)展，一些利于提高整體辦公系統(tǒng)效率的軟件已經(jīng)出現(xiàn)端倪。

而隨著越來越多方便辦公管理的新技術(shù)的出現(xiàn)，辦公自動化這一概念也隨乊產(chǎn)生了。辦公自動化不僅兼顧了個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要迚行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔(dān)心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包拪在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動 2

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只需點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識得到盡快迚行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

說了這么多有關(guān)辦公自動化，我們來了解一下到底什么是辦公自動化。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。辦公自動化是指在行政機關(guān)工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先迚的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，辦公室自動化也是近年隨著計算機科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包拪更廣泛的意義，即包拪網(wǎng)絡(luò)化的 3

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

大觃模信息處理系統(tǒng)。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是迚行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先迚設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)迚行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來乊外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。

辦公自動化技術(shù)有三個層次。事務(wù)級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立進距離的辦公機構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。

第一個層次。OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱乊為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、4

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序乊間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。

此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改迚辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。

第二個層次。信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包拪政策、法令、法觃，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪工商法觃、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)乊上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

第三個層次。決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已迚入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。多媒體化。包拪對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間迚行交換和自動化處理。這個層次包拪信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

其中，事務(wù)級OA系統(tǒng)稱乊為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱乊為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構(gòu)，實質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件乊后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過。

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快迚行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。7

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。

這時辦公自動化就提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，它可以進程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。

通過《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》課程的學(xué)習(xí)，我了解了很多關(guān)于辦公自動化的知識，我覺得這就是一個優(yōu)勢，這要感謝老師的精心傳授和精彩讱課，讓我記憶猶新。與沒有學(xué)習(xí)這門選修課的同學(xué)相比，同時在做事時也許我會比他們多一份感覺，不僅僅在以后工作中，也使我整體素質(zhì)也得到了提高，如果不學(xué)習(xí)這門課程，我還不知道辦公自動化的發(fā)展和應(yīng)用在我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦惺嵌嗝粗匾?，尤其是對一個企業(yè)。通過《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》課程的學(xué)習(xí)，可以發(fā)展大學(xué)生的視覺能力、記憶能力和豐富的想象力。通過《辦公自動化設(shè)

辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護

備應(yīng)用與維護》課程的學(xué)習(xí)，可以使學(xué)生接觸很多科學(xué)技術(shù)?！掇k公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》課程是一種感覺與理解、感性認(rèn)識與理性認(rèn)識的統(tǒng)一活動，也有一個由淺入深的反復(fù)過程。但《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護》又有自己的特點，這就是它比其它技術(shù)更需要觀眾主觀方面的配合。正是因為這種主觀意識的需要讓我們的綜合素質(zhì)得到提高。

第五篇：辦公自動化

工作流(Workflow)，就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實現(xiàn)”。

工作流概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務(wù)或角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并對其進行監(jiān)控，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務(wù)、有效管理業(yè)務(wù)流程等目的。盡管工作流從已經(jīng)取得了相當(dāng)?shù)某删?，但對工作流的定義還沒有能夠統(tǒng)一和明確，不同學(xué)者從不同角度對工作流做出了不同的定義.工作流屬于計算機支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現(xiàn)協(xié)同工作的。

工作流的具體應(yīng)用

1.關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程：訂單、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應(yīng)鏈管理等

2.行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉(zhuǎn)處理的行政表單。

3.人事管理類：員工培訓(xùn)安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。

4.財務(wù)相關(guān)類：付款請求、應(yīng)收款處理、日常報銷處理、出差報銷、預(yù)算和計劃申請等。

5.客戶服務(wù)類：客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售后服務(wù)管理等管理等。

6.特殊服務(wù)類：ISO系列對應(yīng)流程、質(zhì)量管理對應(yīng)流程、產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息管理、貿(mào)易公司報關(guān)處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流軟件自動規(guī)范地實施。

許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統(tǒng)計報表功能則不能實現(xiàn)。而采用工作流軟件，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，大大提高了效率，實現(xiàn)了知識管理，提升了公司的核心競爭力。

廣州天翎的myApps快速開發(fā)平臺是工作流領(lǐng)域中一個前沿的集成化的柔性軟件平臺，它的目標(biāo)是無需任何編碼，也可以輕松構(gòu)建各種類型的信息化軟件系統(tǒng)，并支持手機客戶端功能?？蛻艨梢苑奖愕赝ㄟ^它構(gòu)建適合自身企業(yè)需求的協(xié)同、CRM等軟件系統(tǒng)。

Workflow Workflow是一個靈活可擴展的基于流程和狀態(tài)的工作流引擎。它的目標(biāo)是滿足可以想象的所有工作流程，從企業(yè)級的業(yè)務(wù)流程到小范圍的用戶交互流程。通過使用可插拔和分層結(jié)構(gòu)，可以方便地容納各種工作流語義。

以下以報銷流程為例說明工作流模塊的使用，報銷單據(jù)憑證處理都是在財務(wù)系統(tǒng)完整的，但是財務(wù)系統(tǒng)一般不支持所有員工在財務(wù)系統(tǒng)中錄入報銷單據(jù)數(shù)據(jù)（如發(fā)票號碼、金額等），同時由于財務(wù)軟件是產(chǎn)品化的軟件，很難進行大的改造。因此實現(xiàn)每個員工填寫報銷單據(jù)，并由上級領(lǐng)導(dǎo)審批報銷單據(jù)，最后由財務(wù)進行審核，需要一個報銷管理。報銷管理單據(jù)的維護、審批處理，信息簡單，可以直接用表單定制和工作流管理模塊定制出來，包括填寫報銷單據(jù)、直接上級審批、領(lǐng)導(dǎo)審批等流程節(jié)點，就像一般的辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)的功能。領(lǐng)導(dǎo)審批完成之后，啟動一個業(yè)務(wù)流程（采用 BPEL 進行編排），將單據(jù)數(shù)據(jù)自動寫入財務(wù)系統(tǒng)（只需要財務(wù)系統(tǒng)提供寫入單據(jù) Web 服務(wù)）。由于財務(wù)系統(tǒng)無法進行大的改造，在財務(wù)審批、財務(wù)入賬環(huán)節(jié)，采用消息流程節(jié)點處理方式，由財務(wù)系統(tǒng)提供一個查詢單據(jù)狀態(tài)的接口，這樣財務(wù)人員就可以在待辦任務(wù)中看到報銷單據(jù)的待辦，財務(wù)人員通過單點登錄，點擊待辦任務(wù)進入財務(wù)系統(tǒng)進行操作，報銷單據(jù)的填報者則不需要進入財務(wù)系統(tǒng)，在報銷系統(tǒng)中就可以看到報銷單據(jù)的整個流程的狀態(tài)，這樣既可以實現(xiàn)整合所有流程，又對財務(wù)系統(tǒng)本身不會造成大的影響。

辦公自動化發(fā)展

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

OA是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

第1代OA：硬件配置階段

第2代OA：數(shù)據(jù)處理自動化階段

第3代OA：C/S架構(gòu)下的工作流自動化階段

第4代OA：無障礙工作流自動化階段

第5代OA：協(xié)同工作型辦公自動化（KM1代）

第6代OA：協(xié)同發(fā)展型辦公自動化（KM2代）

第7代OA:移動OA

三大發(fā)展階段起步階段

（1985年―1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過

程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。應(yīng)用階段

（1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個階段OA的主要特點是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。發(fā)展階段

OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。OA辦公自動化系統(tǒng)軟件的發(fā)展歷程大致經(jīng)歷了以下四個階段：

第一階段：文秘型OA軟件

時間段：1980年—1999年

特點：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等單機版的應(yīng)用軟件，以辦公文件和檔案管理為核心，基本實現(xiàn)無紙化辦公。

第二階段：流程型OA系統(tǒng)

時間段：2000年—2005年

特點： C/S形式的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用軟件，以工作流為核心，實現(xiàn)了大多數(shù)流程管理如公文流轉(zhuǎn)、流程審批、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)等的自動化。

第三階段：協(xié)同型OA系統(tǒng)

時間段：2005年—2009年

特點：以B/S形式的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用軟件為主流，以協(xié)同辦公為理念，結(jié)合了Internet、工作流、表單系統(tǒng)、即時通訊和SOA等多種技術(shù)和手段，實現(xiàn)了協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等多種協(xié)同應(yīng)用。

第四階段：平臺型OA系統(tǒng)

時間段：2009年—未來

特點：OA系統(tǒng)架構(gòu)于綜合的協(xié)同應(yīng)用平臺之上，充分利用了支撐平臺強大的技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)了企業(yè)信息化高級階段下的更高需求——綜合的協(xié)同管理平臺。

最早期的OA辦公系統(tǒng)主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個時期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數(shù)據(jù)庫，其優(yōu)點主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點同樣也是簡單，由于平臺標(biāo)準(zhǔn)太簡單導(dǎo)致我們無法可靠地實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、聯(lián)機備份、全文檢索、容錯技術(shù)、工作流這些重要的OA辦公系統(tǒng)功能。這個時期主要的成就就是實現(xiàn)了文檔的共享及簡單的查詢功能。

OA辦公系統(tǒng)真正成熟并得到廣泛應(yīng)用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出現(xiàn)了以后，它提供的工作流平臺及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的功能使我們可以很方便地實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA辦公系統(tǒng)功能，OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用進入了實用化的階段，但隨著管理水平的提高，Internet技術(shù)的出現(xiàn)。單單實現(xiàn)文檔管理和流轉(zhuǎn)已經(jīng)不能滿足我們的要求，我們的領(lǐng)導(dǎo)和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。

這個時候OA辦公系統(tǒng)的重心開始由文檔的處理轉(zhuǎn)入了數(shù)據(jù)的分析，即我們所說的決策系統(tǒng)，同樣NOTES作為一個非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫已經(jīng)越來不能滿足我們的需要，這時出現(xiàn)了以信息交換平臺和數(shù)據(jù)庫結(jié)合作為后臺，數(shù)據(jù)處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結(jié)構(gòu))的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA辦公系統(tǒng)納入由業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)構(gòu)成的單位整體系統(tǒng)內(nèi)，使我們可以通過OA辦公系統(tǒng)看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，甚至是文檔數(shù)據(jù)放回數(shù)據(jù)庫內(nèi)。隨著COM、OLD、WEB等技術(shù)的應(yīng)用，我們將可以通過各種不同的開發(fā)工具方便地獲取所需的信息