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      辦公自動化教案大全
      
        
       時間：2019-05-15 07:12:01下載本文作者：會員上傳
      
      
      
      
      
簡介：寫寫幫文庫小編為你整理了多篇相關的《辦公自動化教案大全》，但愿對你工作學習有幫助，當然你在寫寫幫文庫還可以找到更多《辦公自動化教案大全》。

      
	
      

      第一篇：辦公自動化教案大全
      

      計算機應用基礎教程
      第二章WindowsXP操作系統(tǒng)
      2．1操作系統(tǒng)的概述：
      計算機操作系統(tǒng)是計算機中重要的系統(tǒng)軟件，是管理計算機軟硬件資源的平臺，日前一般用戶使用比較多的是Windows操作系統(tǒng)。
      1、操作系統(tǒng)的定義：是控制和管理計算機系統(tǒng)內各種硬件和軟件資源、控制程序執(zhí)行、改善人機界面、合理組織計算機工作流程和為用戶使用計算機提供良好運行環(huán)境的一種系統(tǒng)軟件，是用戶與計算機之間的接口。
      2、操作系統(tǒng)的功能：處理器管理、存儲器管理、設備管理、文件管理、接口管理。
      3、操作系統(tǒng)的分類：根據(jù)使用環(huán)境和對作業(yè)處理方式來考慮，可分為批處理操作系統(tǒng)、分時操作系統(tǒng)、實時操作系統(tǒng)；
      根據(jù)所支持的用戶數(shù)目，可分為單用戶（ms-dos、os/2）、多用戶系統(tǒng)(unix、Windows)，根據(jù)硬件結構，可分為網絡操作系統(tǒng)（Netware、Windows NT）、分布式系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等。
      4、目前使用最廣泛的操作系統(tǒng)如下：
      Dos(disk operating system)是單用戶單任務的操作系統(tǒng)。
      Windows是一種多任務多進程的操作系統(tǒng)。
      Unix是一種分時計算機操作系統(tǒng)，是目前使用最廣泛的多用戶、多任務的操作系統(tǒng)之一，具有批處理能力和分時系統(tǒng)功能。
      Linux是unix 克隆的操作系統(tǒng)，是一個支持多用戶、多進程、多線程、實時性較好的且穩(wěn)定的操作系統(tǒng)。
      2．2中文WindowsXP概述
      發(fā)行于2001年10月25日，原名是Whistler，字母XP表示英文單詞的“體驗”（Experience）。
      1、WindowsXP的特性：標準的安全性、可管理性、可靠性，最好的商務特性（即插即用、簡化的用戶界面和創(chuàng)新的支持服務）
      2、WindowsXP的啟動與退出
      啟動：開啟電源開關，登錄界面——桌面。
      關閉：“開始”菜單，“關閉系統(tǒng)”或者“關機”；或者是在桌面上按下“ALT+F4”打開?1?
      第4章
      Word 2003文字處理
      關閉對話框。
      2．3WindowsXP的基本操作
      一、“開始菜單”和“任務欄”設置
      鼠標的操作：單擊、指向、移動、雙擊、右鍵單擊、拖曳。桌面的組成：圖標區(qū)域：圖標和圖標名稱
      任務欄：開始按鈕、快速啟動欄、窗口按鈕、狀態(tài)區(qū)域（輸入法指示器、日期/時間圖標等）
      “開始”菜單：用戶菜單、系統(tǒng)菜單、關閉系統(tǒng)。“開始”菜單和任務欄的設置：
      任務欄 ：默認在桌面的最下面?？梢酝蟿涌瞻讌^(qū)域到桌面的任何一個邊緣。還可以改變它的寬窄。在任務欄的空白區(qū)域單擊鼠標右鍵——點擊屬性（總在最前、自動隱藏、時間顯示、圖標大小、個性化菜單）
      “開始”菜單的設置：在菜單下面添加，刪除程序。
      二、窗口及其操作
      1、窗口的組成：標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、編輯區(qū)、邊框、“關閉”按鈕、“還原”按鈕、“最小化”按鈕、“最大化”按鈕。
      2、窗口的操作：調整大小、關閉、移動、最小、最大化。
      3、菜單及其操作：下拉菜單、級聯(lián)菜單和彈出式菜單。
      4、圖標和快捷方式：
      三、文件管理
      文件和文件夾的選定：
      （1）、選定單個文件和文件夾：用鼠標單擊該文件和文件夾。
      （2）、選定連續(xù)的多個文件和文件夾：按住Shift鍵分別單擊選擇區(qū)域的第一個和最后一個。
      （3）、選定不連續(xù)的多個文件和文件夾：按住Ctrl鍵不要松開，單擊要選擇的文件和文件夾。
      （4）、全部選定：“編輯”菜單下的“全部選定”命令?；蛘甙碈trl+A。（5）、反向選擇：“編輯”菜單下的“反向選擇”命令。
      （6）、框選：在空白區(qū)域按下鼠標左鍵不要松開，進行拖動，拖出的虛線框包括的對象?2?
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      都將被選中。
      文件和文件夾的創(chuàng)建： 文件和文件夾的打開：
      （1）、直接在桌面上雙擊該文件的圖標。（2）、右擊該圖標選擇“打開”命令。
      （3）、在“開始”——“程序”菜單下找見應用程序圖標單擊。
      （4）、在“開始”菜單下的“動行”窗口中鍵入可執(zhí)行文件的文件名并運行。
      文件和文件夾的復制和移動：
      1、復制：1）選定要復制的文件和文件夾。
      2）選擇“編輯”菜單下的“復制”命令  或者按Ctrl+C。3）選擇目標位置。
      4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。
      5）按下Ctrl鍵，用鼠標單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標位置松開鼠標即可完成復制操作。
      2、移動： 1）選定要移動的文件和文件夾。
      2）選擇“編輯”菜單下的“剪切”命令
      或者按Ctrl+X。3）選擇目標位置。
      4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。
      5）用鼠標單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標位置松開鼠標即可完成 移動操作。
      文件和文件夾的刪除：
      1、選擇要刪除的對象。
      2、選擇“文件”菜單下的“刪除”命令； 或者右鍵單擊選擇“刪除”命令； 或者按鍵盤上的Delete鍵。
      3、Shift+Delete鍵可以直接刪除該文件。
      在回收站中還原、清空文件：
      ?3?
      第4章
      Word 2003文字處理
      1、還原文件：選擇要還原的文件，右擊選擇“還原”命令；或者選擇“文件”菜單下“還原”命令；或者選擇左窗格中的“還原”命令。
      2、清空文件：選擇“文件”菜單下的“清空回收站”；或者左窗格中的“清空回收站”命令。
      文件和文件夾的重命名：
      1、選擇要重命名的對象。
      2、選擇“文件”菜單下的“重命名”命令； 或者右鍵單擊選擇“重命名”命令； 或者兩次單擊該文件名進行修改。
      文件和文件夾的查找：“開始”菜單下的“搜索”命令。
      文件和文件夾的屬性：右擊該文件和文件夾，選擇“屬性”命令。（包括：存檔、只讀、隱藏等屬性。）
      四、控制面板（“開始”菜單下的“設置”——“控制面板”或者在“我的電腦”）
      1、顯示：桌面背景、屏幕保護程序、窗口外觀、Web、效果、設置（顯示顏色、屏幕顯示區(qū)域）。
      2、系統(tǒng)：
      3、添加/刪除程序
      4、鼠標/鍵盤（輸入法的設置）
      5、時間日期
      6、文件夾選項的設置
      第三章 漢字的輸入
      五筆的講解：
      鍵名漢字：該鍵連擊四下。（言字是連擊三下）
      一級簡碼(高頻字)：一地在要工、上是中國同、和的有人我、主產不為這、民了發(fā)以經。相應鍵位+空格鍵。
      二級簡碼：取前兩個字根+空格鍵（按從左到右、從上到下、從外到內的規(guī)則取字根。
      例：好=女+子
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      三級簡碼：取前三個字根+空格鍵
      四級簡碼：
      1、不夠四個字根的時候，有幾個打幾個。
      2、正好是四個字根的時候，打四個字根。
      3、多于四個字根的時候，取前三個字根+最后一個字根。
      識別碼怎么取：首先看這個字的最后一筆屬于那個區(qū)域。再來看它是什么結構。每一區(qū)的第一鍵是左右結構的識別碼鍵，第二鍵是上下結構的識別碼鍵，第三鍵是雜合結構的識別碼鍵。
      詞組：兩字詞組：取每個字的前兩個字根組合。
      三字詞組：取前兩個字的第一個字根和第三字的前兩個字根。
      四字詞組：取每個字的第一個字根。
      多字詞組：取前三字和最后一字的第一字根。成字字根：先報戶名+再按照它的輸寫筆畫一一拆分。
      7、添加/刪除用戶
      第四章WORD文字處理軟件
      一、啟動：
      桌面快捷圖標、文檔快捷圖標、開始菜單、搜索程序。
      二、關閉：
      標題欄上的關閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務欄上窗口圖標選擇關閉。
      三、窗口組成：
      標題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、標尺、水平垂直滾動條、編輯區(qū)、視圖按鈕（頁面視圖、普通視圖、Web視圖、閱讀版式視圖、大綱視圖）、繪圖工具欄、狀態(tài)欄。
      四、基本操作：
      1、建立文檔：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令（空白、模板文檔）
      2、保存文檔：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。
      3、關閉文檔：文件菜單下的關閉命令、菜單欄右邊的關閉窗口按扭。
      4、打開文檔：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件?5?
      第4章
      Word 2003文字處理
      菜單下的最近打開文件的列表打開。
      五、文字的輸入與編輯
      1、定位光標、選擇輸入法。
      2、輸入：文字、字母、數(shù)字、字符或特殊字符。
      3、特殊字符的輸入：插入菜單下的符號或特殊符號、軟鍵盤的輸入。
      4、編輯：
      (1)選定文本：鼠標拖動、shift+光標定位、在文字區(qū)域的任意位置雙擊選定詞組、連續(xù)三擊左鍵選定一個段落、Alt+鼠標拖動選定矩形區(qū)域、鍵盤上的光標鍵+Shift、Ctrl+A或按編輯菜單下的全選命令、Ctrl+鼠標拖動可以選擇不連續(xù)的區(qū)域。(2)移動和復制：選定文本直接進行拖動或者用剪切和粘貼。選定文本按下Ctrl的同時拖動或者用復制和粘貼。用右鍵拖曳的方法。
      (3)撤消和恢復：編輯菜單下的撤消和恢復命令、常用工具欄上的撤消和恢復按鈕、按Ctrl+Z和Ctrl+Y。
      (4)插入文件：插入菜單下的文件命令。
      (5)文件的打印和打印預覽：按文件菜單下的打印和打印預覽命令或者按常用工具欄上的打印和打印預覽按鈕。
      六、文檔的格式化
      1、字符格式化：格式菜單下的字體命令或者用格式工具欄。
      2、段落格式化：
      (1)選定所要設置段落
      (2)對齊：兩端對齊、居中、右對齊、分散對齊。設置對齊的三種方式：格式工具欄上的對齊按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令。(3)縮進：縮進的四種方式：格式工具欄上的減少/增加縮進量按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令、水平標尺上的縮進按鈕。(4)段落間距和行間距：格式工具欄上的行間距近鈕、段落對話框。
      3、復制格式：用常用工具欄上的格式刷按鈕。
      4、特殊格式化：
      (1)給文字和段落添加邊框和底紋；(2)首字下沉：格式菜單下的首字下沉；
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      5、查找與替換：編輯菜單下的查找/替換命令或者用Ctrl+F/Ctrl+H。
      6、項目符號和編號：格式工具欄上的工具按鈕、格式菜單下的項目符號和編號命令。
      7、“背景”的設置：“格式”——“背景”。
      七、文檔的版面設計：
      (1)、頁面設置：頁邊距、紙張大小、頁面行數(shù)、每行字數(shù)的設置、頁眉頁腳的設置（“文件”——“頁面設置”）。
      (2)、頁碼設置：“插入”——“頁碼”（位置、對齊方式等）(3)、頁眉頁腳：“視圖”——“頁眉/頁腳”以及頁眉頁腳工具欄。(4)、分欄：“格式”——“分欄”（預設、欄寬相等、應用于、分隔線）。
      (5)、腳注和尾注：一般用于文檔的注釋。腳注一般出現(xiàn)在頁面的底端，作為當前頁某一項內容的注釋。尾注位于文檔的末尾，用于列出參考文獻?！安迦搿薄耙谩薄澳_注和尾注”。
      八、圖文混排：
      插入圖片：
      插入剪切畫、插入圖片文件、插入掃描儀或照相機中的圖片（“插入”——“圖片”）。設置圖片：
      (1)、通過“設置圖片格式”對話框進行設置（雙擊圖片或右鍵單擊打開圖片格式對話框）；
      (2)、通過“圖片”工具欄設置圖片格式；(3)、通過“繪圖”工具欄設置圖片格式；(4)、設置圖片的疊放次序和圖片的組合與拆分； 繪制圖形：
      (1)、利用菜單方式繪制自選圖形（“插入”——“圖片”——“自選圖形”）(2)、利用“繪圖”工具欄繪制自選圖形（“視圖”——“工具”——“繪圖”）文本框：
      (1)、建立文本框（“插入”——“文本框”）(2)、改變文本框的大小及位置
      (3)、為文本框設置底紋及邊框線（“格式”——“文本框”或者雙擊文本框打開“設置文本框格式”對話框。
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      第4章
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      藝術字：
      (1)、插入藝術字（“插入”——“圖片”——“藝術字”）(2)、修改藝術字（利用“藝術字”工具欄）
      九、表格處理 創(chuàng)建表格：
      1.用菜單命令建立表格：“表格”——“插入”——“表格”。2.使用工具欄建立表格：單擊常用工具欄上的“插入表格”按扭。修改表格
      1.選定操作：用鼠標選定整個表格、選定整行和整列、選定單元格；
      或者用Shift+上下左右光標鍵選擇； 或者用“表格”菜單下“選擇”命令。
      2.在表格中插入行與列：“表格”——“插入” 3.在表格中刪除行與列：“表格”——“刪除”
      4.單元格的移動及復制：移動用鼠標選定直接拖動，復制是在移動的同時按下
      Ctrl鍵。
      5.合并或拆分單元格：選定兩個或兩個以上的單元格后選擇“表格”——“合并單元格”。選定要拆分的單元格選擇“表格”——“拆分單元格”。
      設置表格屬性
      1.設置表格的行高和列寬 2.設置單元格對齊方式 3.設置表格對齊方式 設置表格邊框和底紋
      選定表格后單擊“格式”——“邊框和底紋”或者單擊“表格”——“表格屬性” 文本與表格的轉換
      1.將表格轉換成文本：選定表格單擊“表格”-“轉換”-“表格轉換成文字” 2.將文本轉換成表格：選定文本單擊“表格”-“轉換”-“文字轉換成表格” 表格的計算與排序
      “表格”——“公式”和“表格”——“排序”。
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      表格的綜合設置
      設置斜線表頭：“表格”——“繪制斜線表頭”； 自動套用格式：“表格”——“表格自動套用格式”。
      第五章Excel 2003電子表格
      一、啟動：
      桌面快捷圖標、文檔快捷圖標、開始菜單、搜索程序。
      二、關閉：
      標題欄上的關閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務欄上窗口圖標選擇關閉。
      三、窗口組成：
      標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表區(qū)、水平垂直滾動條、工作表按鈕圖標、繪圖工具欄、狀態(tài)欄。
      四、工作簿、工作表、單元格的關系：
      一個工作簿可以包括1~255個工作表，一個工作表包括65536行×256列個單元格。單元格是Excel的最小組成單位。
      五、工作簿的操作：
      1.建立工作簿：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令
      2.保存工作簿：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。
      3.關閉工作簿：文件菜單下的關閉命令、菜單欄右邊的關閉窗口按扭。
      4.打開工作簿：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件菜單下的最近打開文件的列表打開。
      六、工作表的操作：
      1.工作表的選擇：
      選定單個工作表（用鼠標單擊該工作表的標簽即可）； 選定多張工作表：
      選定相鄰的工作表，按住Shift鍵不松，單擊需要選擇工作表的第一個和最后一個即可； 選定不相鄰的工作表，按住Ctrl鍵不松，單擊要選擇的工作表即可；
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      第4章
      Word 2003文字處理
      選定全部工作表，在任意一個工作表標簽上右擊，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”即可。
      2.工作表的重命名：“格式”—“工作表”—“重命名”。3.刪除工作表：“編輯”—“刪除工作表”。4.插入新的工作表：“插入”—“工作表”。
      5.移動和復制工作表：“編輯”—“移動或復制工作表”。
      6.工作表的隱藏與恢復：“格式”—“工作表”—“隱藏”/“取消隱藏”。
      七、工作表的編輯：
      在工作表中可能輸入兩種形式的數(shù)據(jù)，一種是常量（數(shù)值或文字），另一種是公式。1.向單元格中輸入數(shù)據(jù)：指針移動方向、輸入文字、輸入數(shù)字。2.向單元格中輸入序列：自動填充、菜單填充、自定義序列
      3.編輯單元格中的數(shù)據(jù)：雙擊所要修改的單元格，使單元格處于編輯狀態(tài)。
      4.移動、復制單元格的數(shù)據(jù)：直接用鼠標左鍵單擊并拖動。加Ctrl鍵的同時拖動完成復制
      5.插入、刪除行、列和單元格：
      插入行、列和單元格：選擇插入位置，再選擇“插入”菜單下的“行”、“列”、“單元格”。刪除行、列和單元格：選擇要刪除的行、列或單元格，單擊“編輯”菜單下的“刪除”命令，會彈出“刪除”對話框。
      八、工作表的格式化：
      1、單元格的合并與拆分：
      合并：
      ? 選定要合并的單元格區(qū)域，在工具欄上單擊“合并及居中”按鈕；
      ? 單擊“格式”—“單元格”打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡選擇
      “合并單元格”復選框，單擊“確定”按鈕。拆分：
      ? 選定合并過的單元格，在格式工具欄上單擊“合并及居中”按鈕 ? 在“單元格格式”對話框中取消選擇“合并單元格”復選框。
      2、文本格式設置
      ? 設置字體、字號、字形：用格式工具欄或者單擊“格式”—“單元格”命令。
      ? 設置文本顏色：在格式工具欄中選擇字體顏色下拉按鈕。
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      3、數(shù)字格式設置
      ? 使用工具欄設置數(shù)字格式：格式工具欄。
      ? 使用菜單命令設置數(shù)字格式：“格式”—“單元格” ? 用戶自定義數(shù)字格式：“格式”—“單元格”?！?’只顯示有意義的數(shù)字； ‘0’顯示數(shù)字；
      ‘？’為無意義的零在小數(shù)點兩邊添加空格，以使小數(shù)點對齊； ‘，’千位分隔符或者將數(shù)字以千倍顯示。
      4、行高和列寬的調整
      ? 使用鼠標改變行高：把鼠標移到行號的分隔符上拖動即可。? 精確改變行高：選擇改變的行，再單擊“格式”—“行”—“行高” ? 使用鼠標改變列寬：把鼠標移到列號的分隔符上拖動即可。
      ? 精確改變列寬：選擇改變的列，再單擊“格式”—“列”—“列寬”
      5、單元格中日期和時間的格式化
      6、單元格中的數(shù)據(jù)對齊方式
      ? 水平對齊：在格式工具欄上有（左對齊、右對齊、居中、合并及居中）； ? 垂直對齊：選擇需要對齊的對象，單擊“格式”—“單元格”。? 文本縮進：“單元格格式”對話框中的“對齊”標簽下的“縮進”。? 文本旋轉：“單元格格式”對話框中的“對齊”標簽下的“方向”。? 其它格式：自動換行、縮小字體填充、合并單元格、文字方向。
      7、邊框和底紋的設置
      ? 設置邊框：“格式”—“單元格”—“邊框” ? 設置底紋：“格式”—“單元格”—“圖案”
      8、運用條件格式：
      “格式”—“條件格式”。
      9、自動套用格式：
      “格式”—“自動套用格式”。
      10、在工作表中插入對象
      ? 繪制圖形對象：利用“繪圖”工具欄繪制圖形、利用“自選圖形”菜單繪制圖形、?11?
      第4章
      Word 2003文字處理
      圖形的對齊或分布。
      ? 插入圖形對象：插入藝術字、插入剪貼畫、插入圖片、插入文本框。
      九、在工作表中使用公式和函數(shù)
      1、公式和函數(shù)的使用： 1)使用公式： ? 公式的運算符：
      算術運算符：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分號）、^（乘方運算）。
      比較運算符：=（等號）、<（小于號）、>（大于號）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。文本運算符：&（連接文本）。
      引用運算符：：（冒號是區(qū)域運算符）、，（聯(lián)合運算符）、空格（交叉運算符）。? 輸入公式：
      輸入公式類似輸入文字型數(shù)據(jù)，不同的是在輸入公式的時候總是以“=”號作為開始，是單元格中顯示的是公式計算的結果。2)函數(shù)的使用
      2、單元格的引用： ? ? ? ? 相對地址引用：列標加行標（例如：A5、B6等）絕對地址引用：$號加單元格名稱（例：$A$5等）?；旌系刂芬茫杭从邢鄬Φ刂酚钟薪^對地址。
      三維地址引用：工作表名！單元格地址（例：Sheet1!a4等）。
      十、Excel圖表
      1、創(chuàng)建圖表：“插入”—“圖表”
      2、修飾圖表外觀：
      ? 設置圖表區(qū)格式：右擊圖表區(qū)； ? 設置標題格式：右擊標題； ? 設置圖例格式：右擊圖例區(qū)； ? 設置坐標軸格式：右擊坐標軸； ? 設置網格線：右擊網格線；
      ?12?
      計算機應用基礎教程
      ? 設置繪圖區(qū)格式：右擊繪圖區(qū)；
      3、在圖表中添加數(shù)據(jù)
      ? 使用拖曳方式向圖表中添加數(shù)據(jù)； ? 利用顏色標記區(qū)域向圖表中添加數(shù)據(jù)；
      ? 利用復制粘貼命令向圖表中添加數(shù)據(jù)；利用“添加數(shù)據(jù)”命令向圖表中添加數(shù)據(jù)；
      十一、數(shù)據(jù)清單的管理
      1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單：“數(shù)據(jù)”菜單—“記錄單”命令。
      2、利用記錄單編輯數(shù)據(jù)
      3、數(shù)據(jù)排序：“數(shù)據(jù)”—“排序”
      4、數(shù)據(jù)篩選：“數(shù)據(jù)”—“篩選”
      5、數(shù)據(jù)分類匯總：“數(shù)據(jù)”—“分類匯總”，在分類匯總之前必須先排序。
      6、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
      十二、打印工作表
      1、頁面設置
      2、分頁符的應用
      3、打印預覽
      4、打印
      第六章PowerPoint演示文稿
      一、PowerPoint啟動與退出：
      與Word和Exel的啟動退出方法一樣。
      二、PowerPoint的窗口組成：
      標題欄、菜單欄、標尺、幻燈片區(qū)域、視圖區(qū)域、備注區(qū)域、水平垂直滾動條、狀態(tài)欄
      三、PowerPoint視圖分類：
      大綱視圖、幻燈片視圖、普通視圖、瀏覽視圖、放映視圖。
      四、演示文稿的制作：
      1.創(chuàng)建演示文稿： 2.用向導創(chuàng)建演示文稿； 3.用設計模板創(chuàng)建演示文稿； 4.創(chuàng)建空演示文稿；
      ?13?
      第4章
      Word 2003文字處理
      5.插入演示文稿（或其它文稿中的幻燈片）；
      五、幻燈片的編輯：
      1.插入新的幻燈片：“插入”—“新幻燈片”或者單擊格式工具欄上的新幻燈片按鈕。2.復制幻燈片：“復制”—“粘貼”或者Ctrl+鼠標拖動（瀏覽視圖下）3.刪除幻燈片：用Delete鍵或“編輯”菜單下的“清除”命令。4.移動幻燈片：“剪切”—“粘貼”或者鼠標拖動（瀏覽視圖下）
      六、文本編輯：
      1.在文本框（占位符）內輸入文字、字符等。2.在自選圖形中輸入文字、字符等。
      3.對文本格式化：文字格式化（“格式”—“字體”、段落格式化（“行距”、對齊方式等）。或者用“格式工具欄”上的按鈕。4.插入圖片：“插入”菜單下的“圖片”命令。
      5.插入圖表：“插入”菜單下的“圖表”命令或者用“復制”—“粘貼”命令把其它軟件創(chuàng)建的圖表復制過來。
      6.插入表格：“插入”菜單下的“表格”命令
      ?14?
      第二篇：辦公自動化技術教案
      21世紀高等院校規(guī)劃教材 辦公自動化實用技術
      第 1 章
      辦公自動化的基礎知識
      【本章內容介紹】
      ?
      本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識?！颈菊轮饕R點】
      ?
      辦公自動化的含義
      ? ? ? ? ? ? ? ?
      辦公自動化的層次
      辦公自動化的模式
      辦公自動化的發(fā)展過程
      辦公自動化的發(fā)展趨勢
      我國辦公自動化發(fā)展概況
      辦公信息系統(tǒng)的組成與功能
      辦公信息系統(tǒng)的安全與保密
      辦公信息系統(tǒng)的類型和應用實例 【本章重點難點】 ? 重點
      ? 辦公自動化的基本概念
      ? 國內外辦公自動化的發(fā)展情況 ? 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ? 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密
      ?
      難點
      ?
      辦公自動化的發(fā)展趨勢
      ?
      辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施
      1.1 辦公自動化的基本概念
      1.1.1 概念
      – 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。
      – 20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結構不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。‖
      1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義
      – 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的。
      1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 – 事務處理型
      最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。
      – 管理控制型
      包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進程，降低經營風險，提高經營效率。– 輔助決策型
      最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)
      1.1.3 辦公自動化的模式
      ? 個人辦公自動化
      ? 個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft  Office、WPS
      Office等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。
      ? 群體辦公自動化
      ? 群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)同化自動辦公的技術和系統(tǒng)。它有兩個特征，網絡化和智能化。
      1.1.4
      辦公自動化的意義
      1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質量
      2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現(xiàn)辦公活動的智能化
      1.2 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢
      1.2.1 起源
      – 20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。
      相關知識: – 美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.– 我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術設備的發(fā)展演變
      辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網絡、大規(guī)模計算機網絡、世界性計算機網絡四個階段。
      – 1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。
      ? 20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網絡系統(tǒng)（簡稱局部網絡）。
      ? 20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。
      ? 20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。
      1.2.3 辦公自動化的發(fā)展趨勢
      辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：
      – 辦公環(huán)境網絡化 – 辦公操作無紙化 – 辦公服務無人化 – 辦公設備移動化 – 辦公思想?yún)f(xié)同化 – 辦公信息多媒體化 – 辦公管理知識化
      1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀
      ? 我國OA發(fā)展過程
      ? 我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。
      ? 20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).? 20世紀90年代中期后，隨著網絡技術(如100M以太網)、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts  Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(成熟的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向對象開發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導致政府和企業(yè)對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。
      ?
      ? 整體現(xiàn)狀
      我國辦公自動化發(fā)展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況: ? ?
      起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產生應有的效益。
      已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產生的效益不明顯。? ? 已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
      1.3  辦公信息系統(tǒng)的組成與功能
      1.3.1  辦公信息系統(tǒng)的含義
      辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現(xiàn)代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。
      1.3.2  辦公信息系統(tǒng)的構成要素
      ? 辦公信息系統(tǒng)的構成要素牽涉人員、業(yè)務、機構、制度、設備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是 ? 辦公人員 ? 辦公信息 ? 辦公流程 ? 辦公設備
      1.3.3  辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能
      （1）公文管理
      （2）會議管理
      （3）部門事務處理
      （4）個人辦公管理
      （5）領導日程管理
      （6）文檔資料管理
      （7）人員權限管理
      （8）業(yè)務信息管理
      2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能
      具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公
      1.4 辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密
      加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:
      ? 辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網絡辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。
      ? 影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析
      ?
      安全保密因素: ?
      人為原因
      ?
      自然原因
      ?
      計算機病毒
      ?
      其它原因
      ?
      系統(tǒng)安全的標志
      ?
      能防止對信息的非法竊?。?/p>
      ?
      預防泄露和毀壞事件的發(fā)生；
      ?
      在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短；
      ?
      安全保密系統(tǒng)符合經濟要求；
      ?
      安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。
      ? 數(shù)據(jù)保密的基本要求:
      ? 數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權人截獲或竊?。?/p>
      ? 數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ? 發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；
      ? 防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件。
      ? 加強系統(tǒng)安全和保密的對策
      ? 加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：
      ? 行政措施
      行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會允許的各種方式
      ? 法律措施
      針對計算機犯罪的打擊、制裁手段
      ? 軟件保護措施
      采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密
      ? 物理保護措施
      對場地環(huán)境和軟硬件設備及存儲介質等保護
      ? 保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：
      ? 安全監(jiān)視技術
      用戶登記
      設置權限
      存取控制
      工作日志 ? ―防火墻‖技術
      ? 自適應安全管理件 ? 終端識別
      ? 計算機安全加權
      ? 加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有： ? 用戶認證技術
      ? 利用用戶專有信息:  口令
      密碼
      通行字 ? 利用用戶專有用品: 鑰匙
      IC卡
      磁卡
      ? 利用保密算法 :
      加密函數(shù)
      動態(tài)口令 ? 利用用戶的生理特征:  指紋
      聲音
      視網膜 ? 計算機數(shù)據(jù)加密技術
      ? 明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>
      ―雙鑰‖-----共鑰
      密鑰 ? 數(shù)字簽字技術
      ? 利用數(shù)字簽名技術能夠實現(xiàn)在網上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名
      ? 一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案
      （1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理；
      （2）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；
      （3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；
      （4）對重要信息的傳輸采用加密技術和數(shù)字簽名技術。
      1.5  辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例 1.5.1  辦公信息系統(tǒng)的常見類型 ．政府型辦公信息系統(tǒng)．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．經營型辦公信息系統(tǒng)．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．案例型辦公信息系統(tǒng)  ．控制中心型辦公信息系統(tǒng)．事務型辦公信息系統(tǒng)
      1.5.2  ××省政府OIS的應用實例 1.5.3  ××智能大廈OIS的應用實例  ? 智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)
      ? 也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。
      小 結
      ? 辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。
      ? 20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術設備的使用上經歷了單機、局部網絡、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公業(yè)務集成化、辦公設備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。
      小
      結（續(xù)）習
      題
      一、簡答
      1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該具有哪些功能？
      5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？ 21世紀高等院校規(guī)劃教材 辦公自動化實用技術 第 章
      辦公自動化的基礎知識 【本章內容介紹】
      ?
      本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識?！颈菊轮饕R點】 ?
      辦公自動化的含義
      ?
      辦公自動化的層次 ?
      辦公自動化的模式
      ?
      辦公自動化的發(fā)展過程 ?
      辦公自動化的發(fā)展趨勢 ?
      我國辦公自動化發(fā)展概況 ?
      辦公信息系統(tǒng)的組成與功能
      ?
      辦公信息系統(tǒng)的安全與保密
      ?
      辦公信息系統(tǒng)的類型和應用實例
      【本章重點難點】
      ?重點
      ?辦公自動化的基本概念
      ?國內外辦公自動化的發(fā)展情況 ?辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密
      ?難點
      ?辦公自動化的發(fā)展趨勢
      ?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施
      1.1 辦公自動化的基本概念 1.1.1 概念
      –辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。
      –20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結構不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術?！?/p>
      1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義
      –辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的。
      1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 –事務處理型
      最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。
      –管理控制型
      包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進程，降低經營風險，提高經營效率。–輔助決策型
      最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)
      1.1.3 辦公自動化的模式
      ?個人辦公自動化
      ?個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft  Office、WPS
      Office等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。?群體辦公自動化
      ?群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務交匯的協(xié)同化自動辦公的技術和系統(tǒng)。它有兩個特征，網絡化和智能化。1.1.4
      辦公自動化的意義
      1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質量
      2.實現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現(xiàn)辦公活動的智能化
      1.2 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢
      1.2.1 起源
      –20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。
      相關知識: –美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.–我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術設備的發(fā)展演變
      辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網絡、大規(guī)模計算機網絡、世界性計算機網絡四個階段。
      –1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。
      ?20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網絡系統(tǒng)（簡稱局部網絡）。
      ?20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。
      ?20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化”的階段。
      1.2.3 辦公自動化的發(fā)展趨勢
      辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點： –辦公環(huán)境網絡化 –辦公操作無紙化 –辦公服務無人化 –辦公設備移動化 –辦公思想?yún)f(xié)同化 –辦公信息多媒體化 –辦公管理知識化
      1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀 ?我國OA發(fā)展過程
      ?我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。
      ?20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng).?20世紀90年代中期后，隨著網絡技術(如100M以太網)、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts  Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(成熟的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向對象開發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導致政府和企業(yè)對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。
      ?整體現(xiàn)狀
      ?我國辦公自動化發(fā)展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:
      ?起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。
      ?已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產生應有的效益。
      ?已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產生的效益不明顯。
      ?已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
      1.3  辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 1.3.1  辦公信息系統(tǒng)的含義
      辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現(xiàn)代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。
      1.3.2  辦公信息系統(tǒng)的構成要素
      ?辦公信息系統(tǒng)的構成要素牽涉人員、業(yè)務、機構、制度、設備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是
      ?辦公人員 ?辦公信息 ?辦公流程 ?辦公設備
      1.3.3  辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會議管理
      （3）部門事務處理（4）個人辦公管理（5）領導日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權限管理（8）業(yè)務信息管理
      2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能
      具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該實現(xiàn)下面7個方面的功能。（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公
      1.4 辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密
      加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:
      ?辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網絡辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。
      ?影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析 ?安全保密因素: ?人為原因 ?自然原因 ?計算機病毒 ?其它原因
      ?系統(tǒng)安全的標志
      ?能防止對信息的非法竊取； ?預防泄露和毀壞事件的發(fā)生；
      ?在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短； ?安全保密系統(tǒng)符合經濟要求；
      ?安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。
      ?數(shù)據(jù)保密的基本要求:
      ?數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權人截獲或竊??；
      ?數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ?發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；
      ?防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件。
      ?加強系統(tǒng)安全和保密的對策
      ?行政措施 ?加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：
      行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會允許的各種方式
      ?法律措施
      針對計算機犯罪的打擊、制裁手段
      ?軟件保護措施
      采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密
      ?物理保護措施
      對場地環(huán)境和軟硬件設備及存儲介質等保護
      ?保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：
      ?安全監(jiān)視技術
      用戶登記
      設置權限
      存取控制
      工作日志 ?―防火墻‖技術
      ?自適應安全管理件
      ?終端識別
      ?計算機安全加權
      ?加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：
      ?用戶認證技術
      ?利用用戶專有信息:  口令
      密碼
      通行字
      ?利用用戶專有用品: 鑰匙
      IC卡
      磁卡
      ?利用保密算法 :
      加密函數(shù)
      動態(tài)口令 ?利用用戶的生理特征:  指紋
      聲音
      視網膜 ?計算機數(shù)據(jù)加密技術
      ?明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>
      ―雙鑰‖-----共鑰
      密鑰 ?數(shù)字簽字技術
      ?利用數(shù)字簽名技術能夠實現(xiàn)在網上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名
      ?一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案
      （1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理；（2）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；
      （3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；
      （4）對重要信息的傳輸采用加密技術和數(shù)字簽名技術。
      1.5  辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例 1.5.1  辦公信息系統(tǒng)的常見類型 1．政府型辦公信息系統(tǒng) 2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 4．經營型辦公信息系統(tǒng) 5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 6．案例型辦公信息系統(tǒng)
      7．控制中心型辦公信息系統(tǒng) 8．事務型辦公信息系統(tǒng)
      1.5.2  ××省政府OIS的應用實例 1.5.3  ××智能大廈OIS的應用實例
      ?智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)
      ?也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小
      結
      ?辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。
      ?20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術設備的使用上經歷了單機、局部網絡、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公業(yè)務集成化、辦公設備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。小
      結（續(xù)）習
      題
      一、簡答
      1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該具有哪些功能？
      5．為什么必須加強辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？
      第 3 章
      辦公中的文字和表格處理
      【本章內容介紹】
      ? 本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識
      ?
      通過一個簡單、實用的― 招錄公務員通知‖ 文檔為例，講解了從文本錄入、內容編輯、格式排版、頁面設置一直到打印操作、網上發(fā)布的文檔處理過程
      ?
      以制作― 通知‖ 公文為例介紹了公文向導制作公文的方法，并介紹了公文處理的基本規(guī)范
      ?
      以制作 ― 報考簡章‖ 為例，介紹了復雜文檔制作的相關知識
      ?
      通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。
      【本章主要知識點】
      ? ? ? ? ? ? ? ? 文檔的錄入、編輯和排版 文檔的頁面設置與打印操作 利用向導制作辦公公文 大綱視圖的使用 多級標題符號的設置 樣式的設置與使用 規(guī)則文字表格的制作 復雜文字表格的制作 ? 利用Excel制作表格
      3.1
      文字處理工作概述
      3.1.1  文字處理及其文字處理軟件
      下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。
      文字處理軟件的主要功能
      1．文件存儲 2．內容編輯 3．簡單排版 4．輸入校驗 5．輸出
      6．提供輸入／輸出接口 7．對象的嵌入與鏈接
      3.1.2  文字處理軟件的操作流程
      3.2  本章實例效果說明1 3.2  本章實例效果說明2 3.2  本章實例效果說明3 3.2  本章實例效果說明4 3.2  本章實例效果說明5 3.2  本章實例效果說明6 3.3
      利用一般文檔處理流程制作“招錄通知” 3.3.1  啟動Word并作相關設置 1．啟動Word軟件 2．工具欄的設置（1）工具欄簡介
      （2）將并列的―常用‖工具欄與―格式‖工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏 3.3.2  文字和符號的錄入
      1．選擇漢字輸入方法 2．文本內容的輸入 3．特殊符號的錄入
      4．文檔錄入后的聯(lián)機校對
      3.3.3  文檔內容的編輯和保存
      1．光標定位 2．選定文本
      （1）選擇內容較少并且不是整段的選?。?）選擇內容多但不是全文時的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取（5）文檔內容的擴展選?。?）選定的簡化
      3.3.3  文檔內容的編輯和保存
      3．修改文本技巧
      4．復制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法
      （3）工具欄按鈕方法（4）鼠標拖動方法 5．―選擇性‖粘貼的作用 6．撤消和恢復操作
      3.3.4  字體與段落格式排版 3.3.5  文檔的頁面設置 1．設置紙張大小和方向 2． 調整頁邊距 3．設置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式 4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 3.3.6  打印效果的預覽 3.3.7  文檔的打印輸出 1．打印操作的基本步驟 2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打印
      （2）一次連續(xù)打印多篇文檔
      （3）―打印‖對話框中其他常用項目設置 3．文檔打印操作時的相關問題
      （1）打印功能選項和設置打印機屬性設置（2）暫停和終止打印
      3.3.8  文檔的網上發(fā)布
      3.4
      辦公文字處理規(guī)范及其公文向導應用
      3.4.1  辦公室文字處理的基本規(guī)范
      1．公文種類 2．公文格式 3．公文用紙 4．公文用字 5．公文書寫
      3.4.2  利用公文向導制作招錄通知正文 3.5
      制作―報考簡章‖復雜文檔
      3.5.3
      復雜文檔的文字快速錄入技巧
      1．借助外部設備 2．自己定義新詞 3．利用自動圖文集 4．善于使用自動更正 5．巧妙利用替換功能
      6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 3.5.4  編號和項目符號的設置 3.5.5  樣式的應用與管理 1．樣式的基本知識 2．直接套用樣式 3．新建樣式
      4．使用自己新建的樣式 5．修改樣式 6．樣式的管理
      3.6
      電子表格處理概述
      電子表格制作軟件選取
      1．規(guī)則的文字表格用Word中的―插入表格‖方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的―繪制表格‖方法制作。
      3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后―合并居中‖來實現(xiàn)。
      4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。
      5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進行數(shù)據(jù)處理將在下一章進行詳細介紹。3.6.2  電子表格的常用術語和通用操作
      3.7  利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表 3.8
      利用WORD的繪制表格法制作稍復雜的報名登記表 1．制作表格標題 2．繪制表格
      3．合并與拆分單元格 4．調整表格的整體形狀 5．表格中文字的編排
      6．設置表格外框線的粗線效果 3.9
      利用EXCEL制作報名匯總表
      小 結
      ? 在辦公事務中，文字和表格處理是經常進行的兩種操作。
      ? 本章通過辦公實踐中的一個―招錄公務員考試‖綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設置與打印操作；利用向導制作辦公公文；復雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。
      ? 通過本章的學習，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業(yè)務管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、總結、調查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。
      習
      題
      一、填空
      1．在Word文檔中要選擇一個矩形區(qū)域，應該在拖動鼠標的同時按住______鍵。
      2．在Word中可以利用文檔左側的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。
      3．選擇全部文檔內容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。
      4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞―OA‖全部修改為―辦公自動化‖的方法為______________________。
      5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應該使用Word ―常用‖工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。
      6．在應用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。
      7．可以通過選擇菜單項―___________|___________‖打印當前文檔。
      8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應該______。9．在Word中，當前文檔的總頁數(shù)和當前頁的頁號顯示在窗口的______位置。
      10．在Excel中，要實現(xiàn)表格標題的跨列居中，應該單擊____工具欄上的_____按鈕。
      第 4 章
      辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理
      【本章內容介紹】
      ? 在辦公業(yè)務實踐中，經常需要對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析，公司產品銷售表中銷售額的統(tǒng)計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計等。
      ? 本章采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務實踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運用以及數(shù)據(jù)關聯(lián)表格的操作?！颈菊轮饕R點】
      ? ? ? ? ? ? ? ? ?
      Excel表格中內容填充的常用技巧 Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設置 Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設置 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析 Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作 Excel表格中公式和函數(shù)的使用 Excel中的關聯(lián)表格操作
      4.1  EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述
      ? 在辦公業(yè)務中，除了文字和表格之外，還需要經常進行有關數(shù)據(jù)處理，有時候還需要將處理的數(shù)據(jù)結果用一種圖表來進行表現(xiàn)。
      1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介
      ? 數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實際上就是工作表中的一個區(qū)域，是一個二維表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理
      ? Excel中有很多可以進行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計算、關聯(lián)表格處理等。
      ? 本章將對上一章的實例進一步進行介紹，包括對報名匯總表進行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進行分類匯總、對整個表格進行數(shù)據(jù)透視分析等；同時，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進行筆試成績的計算、篩選、查詢，與面試成績進行關聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作
      ? 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。
      ? 這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關系和變化趨勢。? 數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。
      4.2  ―報名信息匯總表‖數(shù)據(jù)庫的建立
      4.2.1  建立―報名匯總表‖數(shù)據(jù)庫框架
      4.2.2  ―編號‖列的自動序列填充
      4.2.3  定義單元格數(shù)據(jù)的有效性
      4.2.4  使用數(shù)據(jù)清單添加記錄
      制作效果
      4.3
      對―報名匯總表‖進行數(shù)據(jù)分析
      ? 本節(jié)介紹利用Excel中的有關功能，對―報名信息匯總表‖進行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。
      4.3.1
      對―報名信息匯總表‖內容進行排序 1．排序的依據(jù)
      2．按單個字段排序 3．按多級字段排序 4．特殊排序方式
      4.3.2  對―報名信息匯總表‖內容進行篩選
      ? 1．自動篩選 ? 2．高級篩選
      ? 3．高級篩選時的注意事項
      4.3.3  對―報名信息匯總表‖中數(shù)據(jù)分類匯總
      ? 使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當位置加上統(tǒng)計結果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。
      ? 對于本例，根據(jù)需要，可以對―性別‖數(shù)據(jù)進行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照―學歷‖進行分類匯總，以便了解不同學歷的報名人數(shù)；可以對―報考職位‖進行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。? 在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應該對數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進行排序。4.3.4  對―報名信息匯總表‖進行數(shù)據(jù)透視分析 ? 1．數(shù)據(jù)透視表（圖）的概念
      ? 2．數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建 ? 3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 ? 4．數(shù)據(jù)透視表的更新 ? 5．刪除數(shù)據(jù)透視表
      4.4
      利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關系
      ? Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結果，以及數(shù)據(jù)之間的關系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢。
      4.4.1  利用圖表向導創(chuàng)建條形圖
      ? 利用圖表向導方法可以創(chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應各地報考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖4-27所示。
      4.4.2  數(shù)據(jù)圖表的格式設置與內容更新 1．圖表的組成
      2．圖表的格式設置 3．數(shù)據(jù)圖表的內容更新
      4.4.3  利用快捷鍵建立單獨的圖表并進行格式設置
      ? 在上面的向導方法制作圖表外的最后一個步驟中選擇―作為新工作表插入‖，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進行三維效果以及其他項目的格式設置和修飾，4.4.4  選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報考人數(shù)比例的餅圖
      ? 對不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用來反應各個崗位報名人數(shù)在總人數(shù)中的比例。
      4.5
      筆試成績的數(shù)據(jù)處理
      ? 上面的報名情況經過審核、分析和匯總之后，下一個環(huán)節(jié)就是要對合格考生進行統(tǒng)一設置準考生編號，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。在本節(jié)重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設置、內容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以及關聯(lián)表格操作等。4.5.1  筆試成績處理表的框架建立
      ? 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。
      ? 建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下圖所示，還需要進行數(shù)據(jù)輸入和格式設置工作。
      4.5.2  成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入
      表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時候需要注意以下幾點：
      （1）―編號‖字段可利用自動序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出―001‖效果，需要在輸入時現(xiàn)以單引號（?）開頭，否則輸入的―001‖將只是顯示為―1‖。
      （2）―性別‖字段可以設置有效性，或者利用列表選擇輸入。
      （3）三門考試課程對應的三個字段，需要先設置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。4.5.3  數(shù)據(jù)庫表格的格式設置
      ? 1．數(shù)據(jù)庫標題格式設置 ? 2．字段標題格式設置 ? 3．條件格式化設置 ? 4．表格邊框線設置
      ? 5．間隔底紋效果的設置
      4.5.4  用公式計算筆試成績
      ? 筆試成績的最后結果需要使用公式來進行運算。? 公式的有關知識：
      ?  公式是對工作表中的數(shù)據(jù)進行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數(shù)值進行算術運算、關系運算和邏輯運算，同樣也可以對字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。
      公式輸入應該遵循的基本規(guī)則
      （1）公式輸入時必須以―=‖開頭，公式中間不能包括空格。
      （2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區(qū)域從而實現(xiàn)自動填入。
      （3）用算術運算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運算符號&(連接字符串)以及關系運算符號>（大于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。
      （4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應該注意嵌套時前后括號的匹配關系，計算順序是先內層再外層。（5）單元格中的公式內容顯示在編輯欄中，計算結果則顯示在單元格內，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結果。4.5.5  利用RANK函數(shù)確定筆試名次
      ? 在Excel 中，名次的確認最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進行排名次的函數(shù)，其結果是返回一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。
      ? RANK函數(shù)的語法格式為： RANK(number,ref,order)。其中：Number 為需要找到排位的數(shù)字；Ref 為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order 為一數(shù)字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進行排位。
      ? 對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進行函數(shù)拖動復制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式―=RANK(G4, $G$4:$G$33)‖，然后按回車鍵，即可得到第一個考生的名次―4‖，采用與上面同樣的方法拖動復制得到每個考生的名次。
      4.5.6  利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試
      在Excel 中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進行條件判斷。本實例中，名次確認完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設只能選取前40%（即前12名考生進入面試階段。則―是否通過‖一列可以按照如下步驟進行操作。（1）將鼠標定位到I4 單元格。
      （2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4<=12,“可以”,"")。
      （3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計算結果―可以‖。（4）選取I4 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到I33。
      （5）松開鼠標，則I5到I33 中部分單元格將會顯示出―可以‖樣式，如圖4-46所示，說明這些人都在前12名之內，順利通過了筆試考試階段。
      4.5.7  利用自動篩選獲取通過筆試人員的情況
      ? 對于通過筆試考試的考生，還需要進行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動篩選功能實現(xiàn)。
      4.5.8  綜合成績表的創(chuàng)建
      ? 將Sheet3工作表更名為―綜合成績表‖，并制作如圖4-49樣式表格。該表格中 ―編號‖、―姓名‖、―筆試成績‖三列下面對應的內容從―筆試通過‖工作表復制過來即可，―面試成績‖一列根據(jù)實際情況輸入。4.5.9  綜合成績計算
      可以采用與前面計算筆試成績一樣的方法計算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：（1）將鼠標定位到―綜合成績表‖工作表的F2單元格中。
      （2）在F2 單元格中輸入公式―=D2*0.7+E2*0.3‖（此處假設在綜合成績計算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則F2 單元格中顯示出計算結果―84.97‖。（4）選取F2 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到F13。
      （5）松開鼠標，則F3到F13 的所有單元格均計算出了對應的綜合成績。4.5.10  綜合名次以及最后結果的確定
      ? 按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數(shù)和IF 函數(shù)，確定每個考生的―綜合名次‖并給出―是否進入體檢階段‖的判斷（假設綜合名次前50%的可以進入）。? 綜合成績表的最后處理結果如圖4-50所示。
      ? 圖4-50  綜合成績表的最終效果
      小 結
      ? 在辦公業(yè)務實踐中，經常需要對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)進行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數(shù)據(jù)庫表格來實現(xiàn)。利用有關功能可以對Excel數(shù)據(jù)庫表格進行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。利用數(shù)據(jù)清單可以制作精美的數(shù)據(jù)圖表，利用公式和函數(shù)能夠進行各種復雜、繁瑣的數(shù)據(jù)計算和數(shù)據(jù)處理。
      ? 對于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個字段排序和多個關鍵字段排序的操作方法。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動篩選與高級篩選，要注意二者的適用情況，對于高級篩選，還必須掌握如何正確設置篩選條件區(qū)域。
      小
      結（續(xù)）習
      題
      一、填空
      1．Excel對數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進行分類匯總前首先應該_______________。
      2．對數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)進行條件格式化時，最多可以設置_______個不同條件。3．使用Rank函數(shù)時，如最后一個參數(shù)為―1‖，則排列名次為按照________排列。
      4．高級篩選時，條件區(qū)域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為___________的邏輯關系；不同條件行的單元格條件之間互為____________的邏輯關系。
      三、簡答題
      1．Excel中如何進行數(shù)據(jù)有效性設置？
      2．如何實現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？
      3．Excel對數(shù)據(jù)庫如何進行高級篩選？高級篩選時設置條件區(qū)域必須注意哪些問題？
      4．如何對Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？
      5．源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動更新？如果不能，應如何更新？
      四、應用題
      1．將本章講解的實例自行操作一遍。
      2．習題圖4-1為一家手機廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請進行如下操作。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設計數(shù)據(jù)庫表格。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內容。（3）利用公式或函數(shù)計算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結果。
      （4）利用分類匯總的方法，計算各銷售地區(qū)的季度銷售總額。（5）制作用來反應本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關系的餅狀圖。（6）篩選出售價在1600元以上的手機的銷售情況。
      （6）篩選出三個月份銷售數(shù)量均超過150件的手機型號及其銷售地區(qū)。
      （8）用分類匯總的方法，統(tǒng)計出總公司各種型號手機三個月份的平均銷售量。（9）用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個分公司、各種型號手機的銷售總額。
      第 5 章
      辦公中的演示文稿制作
      【本章內容介紹】
      ? 在一些辦公業(yè)務中，如會議發(fā)言、單位介紹、產品說明等，經常有一些復雜的內容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。
      ? 本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。
      【本章主要知識點】
      ? ? ? ? ? ? ? PowerPoint功能及其主要術語 演示文稿的創(chuàng)建方法 演示文稿中文字的編排 演示文稿中各種對象的添加 演示文稿的編輯與修飾 演示文稿的放映設置 演示文稿的顯示與打印
      5.1 演示文稿簡介及本章實例說明
      5.2演示文稿的創(chuàng)建
      PowerPoint 的啟動、退出與界面組合 PowerPoint 的啟動界面組成 快速創(chuàng)建演示文稿框架 幻燈片中文字的編排
      幻燈片中多媒體對象的添加
      幻燈片中旁白的錄制
      幻燈片中表格與圖表的添加
      幻燈片中組織結構及其他對象的添加
      3、演示文稿的修飾與編輯 幻燈片中對象的編輯(1)幻燈片中對象的編輯(2)幻燈片中對象的編輯(3)演示文稿模板的設計和更換(1)演示文稿模板的設計和更換(2)幻燈片版式的更新 幻燈片背景的修改
      幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設計(1)演示文稿母版的設計(2)頁眉頁腳的添加
      5.4  演示文稿的放映設置 放映方式的設置(1)放映方式的設置(2)放映方式的設置(3)切換效果的設置(1)動畫效果的設置(1)動畫效果的設置(2)超級連接的設置
      自定義放映的設置(1)自定義放映的設置(2)5.5 演示文稿的打包操作 5.6 演示文稿的的顯示與打印
      3.演示文稿的打印
      小 結
      ? 在辦公事務中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內容的顯示效果。
      ? 制作演示文稿時，首先需要創(chuàng)建其框架結構，然后進行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結構圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。? 演示文稿制作完成后，有時還需要進行調整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復制、移動、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。
      小
      結（續(xù)）習
      題
      一、填空
      1．快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法主要有__________、___________ 和__________。
      2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和 ____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。
      3．幻燈片一般分為_______區(qū)和________區(qū)兩部分。標題通常應在 區(qū)，幻燈片要展示的信息要在區(qū)。
      4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。
      5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場合。
      四、應用
      利用本章所學知識，練習演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：
      1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應該有雙向的超級連接；
      2、各張幻燈片之間有切換效果設置；
      3、每張幻燈片應該有動作按鈕設置，并且要求風格一致；
      4、幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設幾層；
      5、幻燈片中對象至少應該有圖片、圖表、組織結構圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；
      6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設置各種各樣的自定義動畫效果；
      7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；
      8、練習文件打包操作；
      9、練習幻燈片放映時的操作控制；
      10、練習將文件存為pps或web格式，查看效果。第 6 章
      辦公中的桌面信息管理
      【本章內容介紹】
      ? 在辦公業(yè)務處理中，辦公人員經常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務等，利用有關軟件可以提高這些活動的管理效率。
      ? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常事務進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應用。
      【本章主要知識點】
      ?
      ? ? ? ?   Outlook的賬號設置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護 E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務的創(chuàng)建與應用 利用日歷創(chuàng)建約會 ? ? 利用日歷安排會議 日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出 ? Outlook的啟動
      ? Outlook的用戶賬號設置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出
      Outlook的啟動
      啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：
      1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設置
      ? 初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向導，提示用戶進行賬戶設置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕
      ? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖
      ? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕
      ? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕
      ? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：
      ?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖
      ?（2）在―服務器信息‖一欄，輸入接收郵件服務器和郵件發(fā)送服務器的名稱，如在―接收服務器‖和―郵件發(fā)送服務器‖對應的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。
      ?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設置‖按鈕。
      ? 6．在―Internet電子郵件設置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出
      ? 單擊Outlook窗口右上角的關閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等
      聯(lián)系人的創(chuàng)建
      ? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發(fā)送給聯(lián)系人。
      創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下
      啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息
      電子郵件的使用
      ? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件
      ? 管理郵件
      ? 電子郵件使用注意事項
      創(chuàng)建郵件
      ?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設置。
      ?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯(lián)系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：
      ?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。
      一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。
      （2）在空白郵件窗口中作如下操作： ①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。
      ③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。
      ? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版
      發(fā)送郵件
      ? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。
      接收郵件
      ? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件
      ? 郵件排序
      ? 郵件篩選
      ? 郵箱管理
      郵件排序
      ? 在―收件箱‖最右側―郵件列表‖上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。
      ? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：
      ?（1）鼠標右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。
      ?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕
      ? 圖6-14對話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。
      郵件篩選
      ? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：
      ?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當前視圖‖命令。
      ?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進行選取。
      ?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認為當天）的郵件篩選出
      郵箱管理
      ? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：
      ?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。
      ? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大小；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項
      ? 預防電子郵件病毒
      ? 電子郵件的使用技巧與建議
      預防電子郵件病毒
      ? 因特網是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網絡上流動，網上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網絡病毒，那么，它可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。
      ? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結合。電子郵件的使用技巧與建議  ? 1）盡量使用專門的郵件管理程序
      ? 現(xiàn)在網上某些網站還提供免費郵箱服務，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學習）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動接通網絡集中發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設置E-mail軟件
      ? 正確設置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結束就自動斷線。
      ? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件
      ? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱
      ? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物
      ? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉至相關網址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關信息。
      ?（6）公共場合盡量少填寫個人信息
      ? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱
      ? 檢查信箱并及時刪除已經下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存
      ? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務的創(chuàng)建和使用
      ? 任務是一項與人員或工作相關的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務項目。
      ? 下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務,問題情形如下：
      ? 假設海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關人員下派該任務，要求各位職工報名參加。
      ? 下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務。1．任務的創(chuàng)建
      ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，打開―任務－Microsoft Outlook‖窗口。
      ?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務‖窗口。
      ?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：
      ? ① 在―主題‖文本框輸入任務名稱：―星期天去郊游‖。
      ? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務的狀態(tài)（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級‖列表框的―▼‖選擇任務級別（低、普通和高）。
      ? ⑤ 選擇―提醒‖復選框，設置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）
      ? 創(chuàng)建好的任務如圖6-19所示，單擊―保存并關閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務保存
      2．任務的分派
      ? 任務的分派是將已建立的或新建的任務作為電子郵件內容向其他人發(fā)送，以分派給任務承擔者具體任務。操作步驟如下： ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，在右側的―任務列表‖框中雙擊要分配的任務主題，將任務打開或者新建一任務。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務‖命令或常用工具欄中的―分配任務‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。
      日歷的使用
      ? 利用日歷創(chuàng)建約會  ? 利用日歷安排會議
      利用日歷創(chuàng)建約會
      ? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務‖還是―私務‖都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：
      ? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設置提醒音樂。
      ? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：
      ? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。
      ? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：
      ?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復選框，認定提醒的時間：15分鐘
      利用日歷安排會議
      ? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實例要求的產品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標，打開―日歷‖窗口。
      ? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡
      ? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框
      ? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。
      ? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳
      日記和便箋的使用
      ? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務，以便給自己作出提醒
      ? 日記的使用
      ? 便箋的使用
      日記的使用
      ? 創(chuàng)建日記條目
      ? 自動記錄日記條目
      ? 打開日記條目
      便箋的使用
      ? 創(chuàng)建便箋
      ? 編輯便箋
      創(chuàng)建日記條目
      ? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：
      ?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內容如圖6-28所示，其中：
      ? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；
      ? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側的―▼‖從中選擇能表達日記內容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；
      ? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續(xù)的時間；
      ? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內容。
      自動記錄日記條目
      ? 在Outlook中，通過設置還可以自動記錄某些工作內容。操作步驟如下： ?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。
      ?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。
      打開日記條目
      ? 根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口
      ?（2）在日記窗口右側列表框中單擊―××××年××月‖右側的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。
      ?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應的日記條
      創(chuàng)建便箋
      ? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：
      ? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字
      編輯便箋
      ? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復制等操作，還可以為便箋設置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯
      ? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設置
      ? 在便箋圖標上右擊鼠標，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應的顏色名，可以將便箋按其內容的不同分別設置為粉紅、藍、綠和白等顏色
      小 結
      ? 在辦公業(yè)務處理中，經常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質量。
      ? 學習中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應用；能夠進行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會和安排會議；了解任務創(chuàng)建及其任務分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。
      習
      題
      一、填空
      1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務和任務的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。
      2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。
      4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動填入。
      5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應單擊_______，然后在列表框中選擇________。
      第 6 章
      辦公中的桌面信息管理
      【本章內容介紹】
      ? 在辦公業(yè)務處理中，辦公人員經常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務等，利用有關軟件可以提高這些活動的管理效率。
      ? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常事務進行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應用。
      【本章主要知識點】
      ?
      ? ? ?   Outlook的賬號設置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護 E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務的創(chuàng)建與應用 ? ? ? 利用日歷創(chuàng)建約會 利用日歷安排會議
      日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出
      ? Outlook的啟動
      ? Outlook的用戶賬號設置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出
      Outlook的啟動
      啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：
      1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設置
      ? 初次啟動Outlook時會出現(xiàn)一個向導，提示用戶進行賬戶設置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕
      ? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖
      ? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕
      ? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕
      ? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：
      ?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖
      ?（2）在―服務器信息‖一欄，輸入接收郵件服務器和郵件發(fā)送服務器的名稱，如在―接收服務器‖和―郵件發(fā)送服務器‖對應的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。
      ?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設置‖按鈕。
      ? 6．在―Internet電子郵件設置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出
      ? 單擊Outlook窗口右上角的關閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等
      聯(lián)系人的創(chuàng)建
      ? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個聯(lián)系人所有相關的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯(lián)系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發(fā)送給聯(lián)系人。
      創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下
      啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息
      電子郵件的使用
      ? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件
      ? 管理郵件
      ? 電子郵件使用注意事項
      創(chuàng)建郵件
      ?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設置。
      ?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯(lián)系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：
      ?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。
      一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：
      ①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。
      ③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。
      ? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版
      發(fā)送郵件
      ? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。
      接收郵件
      ? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件
      ? 郵件排序
      ? 郵件篩選
      ? 郵箱管理
      郵件排序
      ? 在―收件箱‖最右側―郵件列表‖上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標可以區(qū)別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標記狀態(tài)，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。
      ? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：
      ?（1）鼠標右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。
      ?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕
      ? 圖6-14對話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。
      郵件篩選
      ? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：
      ?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當前視圖‖命令。
      ?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進行選取。
      ?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認為當天）的郵件篩選出
      郵箱管理
      ? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：
      ?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。
      ? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大?。粏螕舁D單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項
      ? 預防電子郵件病毒
      ? 電子郵件的使用技巧與建議
      預防電子郵件病毒
      ? 因特網是一個巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網絡上流動，網上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網絡病毒，那么，它可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。
      ? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結合。電子郵件的使用技巧與建議
      ? 1）盡量使用專門的郵件管理程序
      ? 現(xiàn)在網上某些網站還提供免費郵箱服務，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學習）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動接通網絡集中發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設置E-mail軟件
      ? 正確設置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結束就自動斷線。
      ? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件
      ? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱
      ? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物
      ? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉至相關網址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關信息。
      ?（6）公共場合盡量少填寫個人信息
      ? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱
      ? 檢查信箱并及時刪除已經下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存
      ? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務的創(chuàng)建和使用
      ? 任務是一項與人員或工作相關的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創(chuàng)建一個新的任務項目。
      ? 下面以實例問題說明如何創(chuàng)建任務,問題情形如下：
      ? 假設海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進企業(yè)文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現(xiàn)在需要給相關人員下派該任務，要求各位職工報名參加。
      ? 下面就以該事項為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務。1．任務的創(chuàng)建
      ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，打開―任務－Microsoft Outlook‖窗口。
      ?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務‖窗口。
      ?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：
      ? ① 在―主題‖文本框輸入任務名稱：―星期天去郊游‖。
      ? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務的狀態(tài)（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級‖列表框的―▼‖選擇任務級別（低、普通和高）。
      ? ⑤ 選擇―提醒‖復選框，設置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）
      ? 創(chuàng)建好的任務如圖6-19所示，單擊―保存并關閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務保存
      2．任務的分派
      ? 任務的分派是將已建立的或新建的任務作為電子郵件內容向其他人發(fā)送，以分派給任務承擔者具體任務。操作步驟如下：
      ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，在右側的―任務列表‖框中雙擊要分配的任務主題，將任務打開或者新建一任務。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務‖命令或常用工具欄中的―分配任務‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。
      日歷的使用  ? 利用日歷創(chuàng)建約會
      ? 利用日歷安排會議
      利用日歷創(chuàng)建約會
      ? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務‖還是―私務‖都會在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：
      ? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設置提醒音樂。
      ? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：
      ? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。
      ? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：
      ?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復選框，認定提醒的時間：15分鐘
      利用日歷安排會議
      ? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發(fā)送到與會者手中，還可以對與會者進行響應跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實例要求的產品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標，打開―日歷‖窗口。
      ? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡
      ? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框
      ? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。
      ? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳
      日記和便箋的使用
      ? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務，以便給自己作出提醒
      ? 日記的使用
      ? 便箋的使用
      日記的使用
      ? 創(chuàng)建日記條目
      ? 自動記錄日記條目
      ? 打開日記條目
      便箋的使用
      ? 創(chuàng)建便箋
      ? 編輯便箋
      創(chuàng)建日記條目
      ? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：
      ?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內容如圖6-28所示，其中：
      ? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；
      ? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側的―▼‖從中選擇能表達日記內容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；
      ? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續(xù)的時間；
      ? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內容。
      自動記錄日記條目  ? 在Outlook中，通過設置還可以自動記錄某些工作內容。操作步驟如下：
      ?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。
      ?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。
      打開日記條目
      ? 根據(jù)需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口
      ?（2）在日記窗口右側列表框中單擊―××××年××月‖右側的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。
      ?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應的日記條
      創(chuàng)建便箋
      ? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：
      ? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字
      編輯便箋
      ? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復制等操作，還可以為便箋設置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯
      ? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設置
      ? 在便箋圖標上右擊鼠標，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應的顏色名，可以將便箋按其內容的不同分別設置為粉紅、藍、綠和白等顏色
      小 結
      ? 在辦公業(yè)務處理中，經常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質量。
      ? 學習中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應用；能夠進行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會和安排會議；了解任務創(chuàng)建及其任務分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。
      習
      題
      一、填空
      1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務和任務的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。
      2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。
      4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動填入。
      5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應單擊_______，然后在列表框中選擇________。
      第 7 章
      辦公中的其他對象處理
      【本章內容介紹】
      ? 在現(xiàn)代化的辦公業(yè)務處理中,除了前面幾章介紹的操作之外，還有一些其他內容需要處理。
      ? 本章簡單地介紹了辦公中圖形與圖像處理、語音處理的基本知識，對辦公文檔中的圖文混排、數(shù)學公式的編輯、流程圖和框圖的制作做了較清晰的講解?！颈菊轮饕R點】
      ? ? ? ? 辦公中圖形與圖像處理基礎 辦公中的語音處理基礎知識 辦公文檔中的圖文混排 辦公文檔中公式的編輯 ? ? 流程圖的制作
      示意圖和框圖的制作
      7.1
      辦公中的圖形、圖像處理技術
      7.1.1 計算機圖形圖像處理基本知識 1．計算機圖像處理相關術語簡介
      （1）像素
      （2）圖像分辨率（3）圖像的分類
      計算機中的圖像可以分為位圖圖像和矢量圖形兩大類。（4）圖像大小
      圖像大小即位圖圖像高度和寬度的像素數(shù)目。（5）顏色深度
      顏色深度是指圖像中可用的顏色數(shù)量。（6）常見圖像格式
      圖像文件由不同的格式，常見格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．圖形、圖像處理系統(tǒng)的功能
      ? 基于計算機控制的圖形、圖像處理系統(tǒng)一般具有以下主要功能：（1）輸入（2）存儲（3）處理
      （4）圖與數(shù)據(jù)的相互轉換（5）傳輸（6）輸出
      ? 就目前水平來說，一臺高檔微機配以適當?shù)妮斎胼敵鲈O備，并加載圖形圖像處理軟件，就可以滿足辦公活動中對圖形圖像處理的一般要求。
      3．圖形、圖像處理在現(xiàn)代辦公中的應用
      在辦公活動中，圖形、圖像處理的應用包括以下幾項：（1）輸出各類統(tǒng)計圖（2）交互式作圖（3）文件輸入（4）檔案管理
      （5）簽名、筆跡管理
      ? 其實,圖形、圖像處理技術對辦公活動的支持遠不止這些，其他如指紋管理與鑒別、辦公室布局設計、虛擬辦公環(huán)境、OA系統(tǒng)圖形用戶界面等，都將對OA系統(tǒng)完善有重要意義。4．Office 中的圖形處理功能概述
      ? 專業(yè)的圖形、圖像處理需要專門的軟件支持，有興趣的讀者可以參考相關教材，或者參加相關培訓。由于本教材的讀者對象和特色定位的原因，下面將只是介紹在Office 辦公軟件中如何進行圖形處理，主要內容包括：在文檔中插入圖形對象；利用繪圖工具欄自行繪制圖形；設置圖形格式；進行圖文混排設置。7.1.2  Office辦公文檔中簡易圖形的繪制 1．基本圖形的繪制 2.自選圖形的使用 3．圖形的編輯處理（1）選定圖形
      （2）調整圖形的大?。?）對齊與排列圖形
      （4）圖形對象疊放次序的調整（5）圖形的旋轉（6）圖形的組合
      7.1.3  Office辦公文檔中的圖文混排處理
      辦公文檔中并非僅僅只有文字，有時還應該包括圖片、圖形、公式、圖表等對象，圖文并茂的文檔更能引人入勝。下面先介紹圖文混排技術，其他內容將在后續(xù)介紹。1．在文檔中插入圖像對象 2．設置圖片格式
      7.2
      辦公中的計算機語音處理 7.2.1  計算機語音處理簡介
      ? 計算機語音處理就是利用計算機對語音信息進行理解、識別與合成、播出的技術。形象地說，就是讓計算機能聽懂人的話和讓計算機說人能聽得懂的話。目前，該技術已經在辦公自動化系統(tǒng)中得到了部分應用。
      ? 辦公中的語音處理主要包括：辦公電話的自動應答、其他語音信息的自動處理、計算機中信息的語音輸入等。這些技術的充分應用為廣大的辦公人員節(jié)省了精力，也可以提高辦事效率，為辦公室節(jié)省大量的人力物力。7.2.2  語音處理在現(xiàn)代辦公中的應用
      1．語音應答系統(tǒng) 2．語音打字機 3．語音身份認證
      4．綜合話音服務系統(tǒng)
      7.2.3  Office XP的語音識別功能
      在Office XP中，提供了―語音識別‖功能。利用―語音識別‖錄入功能，可以使用語音識別將文字聽寫到任何 Office 程序中，甚至還可以選擇菜單項、工具欄項、對話框項和任務窗格項，以代替鼠標的點擊操作。1．語音識別功能的安裝 2．語音識別的要求 3．訓練語音識別
      4．利用語音識別來聽寫文字和給出命令 7.3
      辦公文檔中公式的編輯
      ? 在科技類辦公文檔中，經常會出現(xiàn)各種數(shù)學、化學公式或表達式。
      ? 公式常常會含有一些特殊符號，如積分符號、根式符號、分式符號等，有些符號，不但鍵盤上沒有，在Word的符號集中也找不到，并且公式中符號的位置變化也很復雜，僅用一般的字符和字符格式設置無法錄入和編排復雜公式。? 利用Word提供的Microsoft公式3.0，可實現(xiàn)各類復雜公式的編排。
      利用公式編輯器編輯公式的操作步驟
      1．啟動公式編輯器
      ? ? 在Word中，單擊―插入‖/―對象‖命令，在打開對話框的―對象類型‖列表中選擇―Microsoft公式3.0‖選項，然后單擊―確定‖按鈕。
      2．―公式‖工具欄
      公式編輯器啟動后，Word 窗口將變?yōu)楣骄庉嬈鞔翱?，菜單項將發(fā)生變化。同時，窗口中將顯示出―公式‖工具欄，它可以細分為―符號‖和―模板‖兩個工具欄。
      （1）―符號‖工具欄
      3．公式編輯實例
      7.4
      辦公文檔中流程圖的制作
      ? 在一些辦公文檔中中經常會使用一些流程圖，用來簡潔明了地說明完成某件事情的過程。
      ? 在圖形不是特別復雜的情況下，可利用辦公軟件的繪圖功能實現(xiàn)這些框圖的繪制。
      流程圖的制作實例
      小 結
      ? 本章介紹了辦公中一些其他常見對象的處理方法，主要內容包括：圖形圖像的基本知識，簡單處理方法，Office中的簡易圖形繪制、圖形簡單處理、圖文混排技術；計算機語音處理的基本知識、辦公中的主要應用以及Office中的相關操作；文檔中公式的編輯以及流程圖、示意圖的制作。
      ? 通過本章的學習，讀者應該熟練掌握以上幾種對象的操作技巧，并能順利地完成課后給出的相應作業(yè)。
      習
      題
      一、簡答
      1．計算機中圖像文件的格式有哪些？各有什么特點？ 2．計算機圖形圖像系統(tǒng)具有哪些主要功能？
      3．計算機圖形、圖像處理技術在現(xiàn)代辦公中的主要應用有哪些？
      4．什么是計算機語音處理？辦公中的語音處理主要包括哪些內容？ 5．請簡述計算機語音處理技術的主要內容。
      6．計算機語音處理技術在現(xiàn)代辦公中的主要應用有哪些？ 7．在Word中，如何進行數(shù)學和化學公式的編輯？
      8．請敘述在Word中編排業(yè)務流程圖的操作方法，并說明其中的主要注意事項。
      3．利用Word中的公式編輯器，編輯習題圖7-2所示的數(shù)學或化學公式。4．利用Word中的圖形處理技術，制作習題圖7-3所示的網絡結構示意圖。5．制作習題圖7-4所示的兩個網站制作流程圖。
      第 8 章
      辦公局域網的組建和應用
      【本章內容介紹】
      當辦公室的計算機越來越多時，如果能將它們組建成一個局域網，將會使許多文檔、數(shù)據(jù)、程序得以共享，還會使一些昂貴的硬件設備得以公用，甚至可以召開不同辦公室之間的網絡會議，這樣就大大提高了辦公資源的利用率和辦公的效率。
      本章主要介紹了計算機網絡的基礎知識，然后以在Windows環(huán)境下對等網為例，介紹了局域網的硬件安裝、軟件配置以及局域網的辦公應用?！颈菊轮饕R點】 內容提要
      8.1 計算機網絡的基礎知識 8.2 辦公局域網的組建
      8.3 辦公局域網上資源的共享 本章小結習題
      8.1  計算機網絡的基礎知識 8.1.1 計算機網絡的含義和功能 8.1.2 計算機網絡的類型劃分 8.1.3 計算機網絡的拓撲結構 8.1.4 常用聯(lián)網設備介紹
      8.1.1 計算機網絡的含義和功能 1.含義
      計算機網絡是由各種通信設備和傳輸介質將處于不同位置的多臺獨立計算機連接起來，并在相應網絡軟件的管理下實現(xiàn)多臺計算機之間信息傳遞和資源共享的系統(tǒng)。2.功能
      計算機網絡最主要的功能就是通過計算機之間的互相通信實現(xiàn)網絡資源共享。這里的資源共享，包括以下幾點：(1)硬件共享。如高檔打印機，多功能一體機等。硬件資源通過網絡系統(tǒng)共享這些設備，可以減少預算、節(jié)約開支。(2)軟件共享。網絡上某些計算機里的軟件資源可通過共享被其它計算機使用。
      (3)數(shù)據(jù)共享。計算機上各種有用的數(shù)據(jù)資源，通過網絡可以快速準確地向其它計算機傳送。8.1.2 計算機網絡的類型劃分-1 1.局域網、廣域網和城域網
      按照網絡規(guī)模和覆蓋范圍可將計算機網絡分為局域網、廣域網和城域網。
      局域網(Local Area Network，縮寫為LAN)網絡規(guī)模比較小，其覆蓋范圍在方圓幾公里內，一般都用專用的網絡傳輸介質連接而成。局域網速率高（一般在10Mbps～100 Mbps之間）、成本低，易組網、易管理，使用靈活方便。
      廣域網(Wide Area Network，縮寫為WAN)的覆蓋范圍很大，一般從幾十公里到幾千公里，可能在一個城市、一個國家，也可能分布在全球范圍。
      城域網(Metropolitan Area Network，縮寫為MAN)，也叫都市網，覆蓋范圍介于前兩者之間，一般從幾公里到幾十公里，其用戶多為需要在市內進行高速通信的較大單位。8.1.2 計算機網絡的類型劃分-2 2.有線網、光纖網和無線網
      按照傳輸介質分，網絡可以分為有線網，光纖網和無線網三類。
      有線網專指通過電纜線來連接計算機的網絡，包括同軸電纜和雙膠線，傳輸速率一般為10 Mbps或100 Mbps，是局域網中普遍采用的聯(lián)網方式。
      光纖網是采用光導纖維作為傳輸介質，傳輸速度很快，一般用在大型骨干網絡中。
      無線網就是采用空氣作為傳輸介質，用電磁波作為載體來傳輸數(shù)據(jù)的網絡。無線網具有有線網沒有的移動性優(yōu)勢。由于目前無線網傳輸速率遠遠比不上有線網，且聯(lián)網費較高，目前尚未完全普及，但各國都在大力推動無線網的發(fā)展。
      8.1.2 計算機網絡的類型劃分-3 3.對等網(Peer－to－Peer和客戶機／服務器（Client/Server）網絡 按照服務方式劃分,可以分為對等網絡和客戶機／服務網絡。
      對等網也稱工作組，這種網絡相對也比較簡單。對等網上各臺計算機有相同的功能，沒有主從之分，網上任何一臺計算機既可以作為網絡服務器，它不需要專門的服務器來做網絡支持，也不需要其它組件來提高網絡的性能，因而價格相對便宜?？蛻魴C／服務器網絡由一臺服務器和若干個客戶機組成。服務器通常采用高性能計算機或專用服務器設備，它在網絡操作系統(tǒng)的控制下，將與其相連的專用的通訊設備提供給網絡上的客戶站點共享，也能為網絡用戶提供集中計算、數(shù)據(jù)庫管理等服務。客戶機 / 服務器網絡不僅適合于同類計算機聯(lián)網，也適合于不同類型的計算機聯(lián)網，因而成為最常用的一種網絡。8.1.3 計算機網絡的拓撲結構
      網絡中各臺計算機連接的形式稱為網絡的拓撲結構，主要有如圖所示的幾種： 8.1.4  常見聯(lián)網設備介紹
      計算機網絡中，除了計算機設備之外，還包括網卡、網線、集線器等網絡傳輸介質和中繼器、網橋、路由器、網關等網絡互連設備。它們具有各自的功能，將節(jié)點計算機連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。下面簡單地對這些網絡設備的功能和特點給以介紹。網卡
      網卡也叫網絡適配器，是連接計算機與網絡的硬件設備。網卡有的集成于主板上，有的外插于計算機或服務器擴展槽中，通過網線與網絡交換數(shù)據(jù)、共享資源。對現(xiàn)在常用的以太網來說，能用的是10M 及10M /100M自適應網卡，一般帶有RJ-45頭雙絞線接口或是BNC細纜接口。
      網卡的主要作用是從計算機向網線發(fā)送數(shù)據(jù)，或接受網線傳來的數(shù)據(jù)，在計算機與系統(tǒng)之間控制數(shù)據(jù)流。在網線上，數(shù)據(jù)必須以單位流的方式移動，網卡以組的方式并行接收數(shù)據(jù)，并對其重新排列結構，使之能夠在網線上傳輸。網線
      網線包括光纜、同軸電纜和雙絞線。
      光纜傳輸距離長，傳輸率高，不會受到電子監(jiān)聽設備的監(jiān)聽，是高安全性網絡的最佳選擇。但由于其價格較高，同時又需要高水平的安裝技術，所以常用在大型骨干網中。
      同軸電纜又分為基帶同軸電纜和寬帶同軸電纜。它以硬銅線為芯，外包一層絕緣材料。這層絕緣材料又用密織的網狀導體環(huán)繞，網外再覆蓋一層保護性材料，具有屏蔽性好，傳輸距離遠的特點，但安裝維護不太方便。
      雙絞線是用兩條擰在一起的互相絕緣的銅線組成，它是目前最常用的連網線纜。它價格便宜，安裝方便，但易于受干擾。目前的局域網中常用到的雙絞線一般都是非屏蔽的5類4 對（即8根導線）的電纜線。線纜兩端安裝有RJ-45頭（水晶頭），連接工作站的網卡和集線器，傳輸速率能達到100Mbps，最大網線長度為100米，可以通過安裝中繼器加大連接距離，這時最大的范圍可達到500米。中繼器
      由于存在損耗，當局域網物理距離超過了允許的范圍時，在網絡線路上傳輸?shù)男盘柟β蕰饾u衰減，衰減到一定的程度時將造成信號失真，因此會導致接收錯誤。中繼器就是為解決這一問題而設計的，它完成物理線路的連接，對衰減的信號進行放大，保持與原數(shù)據(jù)相同。所以，中繼器一般用于延伸同型局域網。
      不能通過使用中繼器的網絡來使網絡無限延長，因為網絡標準中都對信號的延遲范圍作了具體的規(guī)定，很多網絡上都限制了工作站之間加入中繼器的數(shù)目，例如在以太網中最多使用四個中繼器。中繼器只能在此范圍內進行有效的工作，否則會引起網絡故障。
      網橋
      網橋用來連接兩個局域網絡段，網間通信從網橋傳送，網內通信被網橋隔離。網絡負載重而導致性能下降時，用網橋將其它分為兩個網絡段，可最大限度地緩解網絡通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在兩層樓上的網絡分成每層一個網絡段，用網橋連接。網橋同時起隔離作用，一個網絡段上的故障不會影響另一個網絡段，從而提高了網絡的可靠性。集線器和交換機
      集線器是局域網中計算機和服務器的連接設備，是局域網的星型連接點，每個工作站是用雙絞線連接到集線器上，由集線器對工作站進行集中管理。最簡單的獨立型集線器有多個用戶端口（8口、16口或24口），用雙絞線連接每一端口和網絡終端（工作站或服務器）的連接，其端口一般為連接無屏蔽雙絞線的RJ－45口。獨立型集線器通常是最便宜的集線器，一般用于辦公室，樓層一級的設備連接，作為中心節(jié)點實現(xiàn)各個工作站的點對點連接。集線器還有10M，100M共享式集線器，所有口共享10M或100M帶寬。交換機和集線器的功能類似，不同的是交換機上每個端口都獨占10M或100M的帶寬，并且其多路交換功能可以大提高網絡效率，但價格也比集線器昂貴。網關
      網關用于連接不同協(xié)議的子網，組成異構的互聯(lián)網。網關能實現(xiàn)異構設備之間的通信，對不同的網絡協(xié)議進行翻譯和變換。網關具有對不兼容的高層協(xié)議進行轉換的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN網絡互聯(lián)。路由器
      路由器是一種連接多個網絡或網段的網絡設備，它能將不同網絡或網段之間的數(shù)據(jù)信息進行解釋，以使它們能夠相互通信，從而構成一個更大的網絡。在路由器中保存著各種數(shù)據(jù)傳輸路徑的相關數(shù)據(jù)—路徑表（routing table）。路徑表中保存著子網的標志信息、網上路由器的個數(shù)和下一個路由器的名字等內容。路由器的主要工作就是為不同網絡的節(jié)點之間通訊選擇一條最佳路徑。路由器適合于連接復雜的大型網絡。路由器的互聯(lián)能力強，可以執(zhí)行復雜的路由選擇算法，處理的信息量比網橋多，但處理速度比其慢。8.2 辦公局域網的組建 8.2.1 網絡設備的購置
      8.2.2 安裝網卡和鋪設網線 8.2.3 安裝和設置軟件 8.2.1 網絡設備的購置
      組建對等網之前，需要根據(jù)網絡拓撲結構購買一定的網絡設備。星形拓撲結構具有結構簡單、架設成本低、安裝方便等優(yōu)點，很適合建設小型辦公局域網絡。組建星形網需要購買如下一些硬件設備：
      1.為每臺入網的計算機購買一塊網卡。2.集線器：視入網計算機數(shù)量和要求速度確定集線器端口數(shù)和傳輸速率。
      3.五類雙絞線若干條，其長度視網絡計算機擺放位置和距離而定。
      4.RJ－45接頭，每根網線的兩端都需要它來和網卡或集線器連接。8.2.2 安裝網卡和鋪設網線
      準備好硬件設備以后，即可安裝網卡和鋪設網線了。1.安裝網卡
      首先需要為每臺計算機安裝網卡，安裝方法與顯卡、聲卡的安裝方法類似，即：首先關閉計算機電源，打開機箱，然后根據(jù)網卡的類型，將網卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再擰上固定螺絲即可。2.給每根雙絞線兩端加裝RJ－45接頭
      加裝RJ－45接頭需要專用的夾線鉗，可在購買雙絞線讓經銷商來代為制作。如果條件允許，也可以自己制作，注意制作時雙絞線中的8根細線有一定的纏繞和排列順序具體排列順序可參照廠家說明書，也可以向經銷商詢問。3.架設網絡
      將每臺計算機用雙絞線和集線器連接起來，即將網線的一頭插入計算機網卡插槽中，另一頭插入集線器的端口，接上集線器的電源，這樣就架設好了計算機物理網絡。8.2.3 安裝和設置軟件-1 硬件安裝完成后，還必須進行軟件安裝并作一定的設置，辦公局域網才能得以使用。1.安裝網卡驅動程序 2.配置TCP/IP協(xié)議 操作步驟如下：
      （1）選擇―開始‖／‖控制面板‖命令，然后單擊―網絡和Internet連接‖，打開―網絡和Internet連接‖窗口。
      （2）在窗口中單擊―網絡連接‖，然后雙擊―本地連接‖圖標，打開―本地連接狀態(tài)‖對話框。單擊―屬性‖按鈕，打開―本地連接屬性‖對話框，如圖8-2所示。8.2.3 安裝和設置軟件-2 8.2.3 安裝和設置軟件-3（3）從對話框中的列表里選擇―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖，配置TCP/IP協(xié)議，打開對話框如圖8-3所示；如果列表中看不到―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖項，可以單擊―安裝‖按鈕，從對話框中選擇協(xié)議進行安裝。（4）在―IP地址‖填入―192.168.0.1‖，其它計算機可以采用將最后一位數(shù)字依次加1來分配IP地址，只要最后一位的取值范圍在1～255之間即可，在―子網掩碼‖中填入―255.255.255.0‖，單擊―確定‖按鈕。
      （5）系統(tǒng)會提示重新啟動計算機，重新啟動之后即可完成設置。按照步驟（2）的方法打開―本地連接狀態(tài)‖對話框。如果連接成功，在對話框中將顯示連接情況和連接速率。8.2.3 安裝和設置軟件-4 8.2.3 安裝和設置軟件-5 3.設置計算機的網絡標識
      計算機連接上辦公局域網后，為了管理和訪問計算機，需要為每臺計算機設置工作組和計算機名稱。如果網絡中的計算機較多，可以根據(jù)部門或項目任務將計算機合理的分為幾個工作組，每個工作組中有若干臺計算機。在Windows 2000中設置工作組和網絡標識的操作步驟如下。
      （1）打開?°開始?±菜單，右擊?°我的電腦?±圖標。從彈出菜單中選擇?°屬性?±，打開?°系統(tǒng)特性?±對話框。（2）選擇?°網絡標識?±選項卡，如圖8-4所示，對話框中顯示了計算機名稱和所屬的工作組。8.2.3 安裝和設置軟件-6 8.2.3 安裝和設置軟件-8（3）如果要更改計算機名稱和工作組，可以單擊?°屬性?±按鈕，打開?°標識更改?±對話框，如圖8-5所示。（4）在對話框中輸入這臺計算機的名稱和所屬工作組，單擊?°確定?±按鈕，即可完成更改。8.2.3 安裝和設置軟件-8 架設和配置好局域網之后，打開“網上鄰居”，所有的入網計算機就顯示在窗口中，雙擊計算機圖標能夠對上面的共享文檔或設備進行訪問，如圖8-6所示。入網計算機也可以使用Netmeeting相互通信和使用Office軟件協(xié)同辦公。8.3 辦公局域網上資源的共享 8.3.1 設置共享文件夾 8.3.2 設置共享設備
      8.3.3 搜索和訪問網上計算機 8.3.4 映射網絡驅動器 8.3.1 設置共享文件夾-1 在Windows 2000中設置共享文件夾的操作步驟如下： 1．打開―我的電腦‖，找到需要共享的文件夾。
      2．右擊該文件夾，從彈出菜單中選擇―共享‖，如圖8-7所示。8.3.1 設置共享文件夾-2 3．這時打開―×××屬性‖對話框，選擇―共享‖選項卡，如圖8-8所示。8.3.1 設置共享文件夾-3 4．選擇―共享該文件夾‖單選按鈕，并指定一個共享名，默認為該文件夾的名稱。根據(jù)需要，還可以進行―備注‖內容的添加和―用戶數(shù)限制‖的設置。
      5．單擊―確定‖按鈕，則在設置了共享的文件夾圖標上出現(xiàn)了一只手，托住該文件夾，表示該文件夾已經共享，如圖8-9所示。8.3.2 設置共享設備-1 操作步驟如下：
      1．在安裝有打印機的計算機上選擇―開始‖／―設置‖／―打印機‖命令。
      2．找到打印機圖標，用和設置共享文件夾相同的方法將打印機設置為共享打印機。
      3．在其它計算機上添加網絡打印機。選擇―開始‖ ／―設置‖／―打印機‖命令，然后單擊―添加打印機向導‖對話框。4．單擊―下一步‖，從打開的對話框中選擇―添加網絡打印機‖，如圖8-10所示。8.3.2 設置共享設備-2 5．單擊―下一步‖按鈕，在對話框中輸入網絡打印機的地址，也就是安裝了打印機的計算機上打印機安裝的位置，如圖8-11所示。6．單擊―下一步‖按鈕，根據(jù)向導提示完成網絡打印機的添加工作。
      8．對每一臺計算機都添加網絡打印機。以后在這些計算機上編輯的Word文檔、Excel表格等，都可以共用一臺打印機直接打印。8.3.3 搜索和訪問網上計算機
      搜索網上計算機的操作步驟如下：
      1．打開―網上鄰居‖窗口，單擊工具欄里的―搜索‖按鈕，窗口變成如圖8-12所示。
      2．在―計算機名‖框中輸入要搜索的計算機名，單擊―搜索‖按鈕，即可搜索要查找的計算機。
      3．還可以從―搜索其它項：‖下面單擊―文件或文件夾‖，直接搜索網上計算機中需要的共享文檔。8.3.4 映射網絡驅動器-1 映射網絡驅動器的操作步驟如下。
      1．右擊―網上鄰居‖圖標，從彈出的菜單中選擇―映射網絡驅動器‖，打開―映射網絡驅動器‖對話框，如圖8-13所示。2．在對話框中指定驅動器名，如Z：，注意不要使用本機上已有的盤符。
      8.3.4 映射網絡驅動器-2 3．這一步指定需要映射的網絡文件夾。單擊 ―瀏覽‖按鈕，打開‖瀏覽文件夾‖對話框。如圖8-14所示。4．在對話框中 ―網上鄰居‖中展開目錄，選擇需要映射的網絡文件夾，單擊‖確定‖按鈕。
      5．這時打開 ―我的電腦‖，會發(fā)現(xiàn)本機多了一個Z：驅動器，其內容就是指定的網絡文件夾的內容，使用起來就像訪問本機驅動器一樣方便。
      本章小結
      ? 局域網是由一組相互連接具有通信能力的計算機組成的，并分布在較小地理范圍內的計算機網絡，它的主要功能包括硬件資源共享、軟件資源共享以及數(shù)據(jù)資源共享。
      ? 計算機網絡按照不同的分類標準，產生了多種網絡類型，主要包括局域網、廣域網和城域網；有線網、光纖網和無線網；對等網和客戶機／服務器網。
      ? 網絡中各臺計算機連接的形式稱為網絡的拓撲結構，主要有總線型、星型、環(huán)型和樹型。
      ? 計算機網絡中的聯(lián)網設備主要有網卡、網線、集線器、交換機、中繼器和路由器等，它們具有各自的功能，將節(jié)點計算機連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。
      ? 組建辦公局域網主要包括硬件設備購置、硬件安裝、軟件配置幾個步驟；辦公局域網組建之后，就可以很方便實現(xiàn)辦公資源的共享，具體應用包括：設置共享文件夾；設置共享硬件設備；搜索網上計算機和網上文檔以及建立映射網絡驅動器。
      習題
      一、填空
      1.計算機網絡中的資源共享包括三個方面，分別是_______、______和___________。2.計算機網絡的拓撲結構有四種，分別是________、_______、______和________。
      3.按照計算機網絡規(guī)模和覆蓋范圍，可以將計算機網絡分為三類，分別是__________、________和__________。4.計算機網絡中，除了計算機設備之外，還包括_________、_________、_________等網絡傳輸介質和__________、_________、_________、_________等網絡互連設備。
      5.在辦公局域網中考慮到以后連接因特網的要求，需要安裝配置__________協(xié)議。
      二、簡答
      1.什么是計算機網絡？計算機網絡的類型如何劃分？
      2.中繼器、集線器和交換機都有信號放大作用，它們的功能有什么區(qū)別？ 3.如何搜索和訪問局域網上的計算機？
      三、應用
      1.在辦公局域網上設置共享刻錄機，使沒有刻錄機的計算機能夠使用刻錄機。2.將單位辦公局域網上經常需要訪問的共享文件夾映射為網絡驅動器。3.自己練習將辦公用的幾臺單機聯(lián)成一個對等局域網。
      第 9 章
      互聯(lián)網在現(xiàn)代辦公中的應用
      【本章內容介紹】
      ? 信息化社會的基礎是由計算機互聯(lián)所組成的信息網絡?；ヂ?lián)網技術在現(xiàn)代辦公中已經起到了非常重要的作用。? 本章重點介紹辦公中如何利用互聯(lián)網中的信息資源，內容包括Internet、Intranet和Extranet的基礎知識；企業(yè)接入因特網的方式；因特網上信息的瀏覽、搜索、查看、保存、處理、打??；IE瀏覽器的設置；利用因特網下載資料等?！颈菊轮饕R點】
      ?  IP地址與域名的概念及關系 ? Intranet和Extranet基礎知識 ? 因特網在現(xiàn)代辦公中的作用 ? 企業(yè)接入因特網的主要方式 ? 網上信息的瀏覽、保存和打印 ? 網上信息的處理技巧 ? IE瀏覽器的性能設置
      ? 利用搜索引擎搜索網絡信息資源 ? 利用瀏覽器直接下載信息
      ? 使用Netants等工具軟件下載信息
      9.1 互聯(lián)網技術基礎及其辦公應用
      9.1.1 因特網（Internet）概述
      ?
      因特網（Internet）是一個將全球的很多計算機網絡連接而形成的計算機網絡系統(tǒng)。它使得各網絡之間可以交換信息或共享資源。
      9.1.2 IP地址和域名
      1．IP地址 2．域名
      3．域名與IP地址的關系 4．域名的注冊申請
      9.1.3內部網（Intranet）概述
      ? Intranet不是一種產品，而是一種基于新概念的技術方案。它利用Internet的技術，以TCP/IP協(xié)議為基礎，以Web為核心應用，構成統(tǒng)一和便利的信息交換平臺。用戶在Intranet中，通過使用萬維網工具可瀏覽內部的和因特網上的信息資源，可將電子郵件、電子新聞、電子表格和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集成到瀏覽器界面中，還能很好地與傳統(tǒng)的客戶機/服務器系統(tǒng)相互融合，平滑過渡到Internet。
      ? Intranet既具備傳統(tǒng)型單位內部網的安全性，又具有Internet的開放性和靈活性，在提供傳統(tǒng)網絡服務應用的同時，還能提供信息發(fā)布形式。
      9.1.4網間網（Extranet）概述
      ? ? Extranet是使用Internet/Intranet技術使企業(yè)與其他企業(yè)或客戶聯(lián)系起來，完成共同目標的合作網絡，是Intranet與Internet之間的橋梁。
      Extranet既不像Internet那樣提供公共服務，也不像Intranet那樣僅僅提供對內服務，它可以有選擇的向公眾開放其服務或向有選擇的合作者開放其服務，為電子商貿或其他商業(yè)應用提供有用的工具。9.1.5 因特網在現(xiàn)代辦公中的應用 1.信息瀏覽（004km.cn）
      其它常用搜索引擎的網站域名列表如下：
      ① 新浪網
      http://004km.cn/ ② 網
      易
      http://004km.cn/ ④ 我是野虎
      http://004km.cn/ ⑦ 常青藤
      http://004km.cn/ 3．利用Google搜索網上信息實例 4．利用―雅虎中國‖搜索網上信息實例
      9.6.3搜索引擎的使用策略與技巧 1．合理選擇搜索引擎
      2．恰當?shù)卮_定搜索關鍵詞
      3．使用有關符號和布爾運算準確界定查詢結果 4．搜索過程中的常見問題及解決方法
      9.7  互聯(lián)網上軟件及其資料的下載
      9.7.1利用HTTP協(xié)議直接下載軟件
      ? 所謂直接下載就是指不借助下載工具，而直接利用WWW下載所需的資源。直接下載是從互聯(lián)網上獲取所需資源的最基本方法，是辦公人員必須掌握的方法。9.7.2利用FTP協(xié)議直接下載  ? FTP是一項在因特網中進行文件傳輸?shù)膮f(xié)議，支持在Internet中進行文件傳輸?shù)腇TP服務器通常具有訪問權限，用戶需要注冊才可使用服務器上資源。
      1．網絡螞蟻簡介
      ?  網絡螞蟻(NetAnts)是從因特網上下載文件用的工具軟件，作為國人開發(fā)的下載工具軟件，它利用了一切可以利用的技術手段，大大地加快了下載的速度。由于該軟件用螞蟻搬家來象征它從網絡上下載數(shù)據(jù)，因此就稱為網絡螞蟻。
      2．網絡螞蟻的界面組成 3．網絡螞蟻的使用
      小 結
      ? 本章講解了在辦公中如何充分利用網絡信息資源，包括因特網的基礎知識；網頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。學習中必須了解Internet、Intranet和Extranet的各自含義；知道Internet的接入方式；理解域名與IP地址的概念以及二者之間的關系；熟悉Internet在現(xiàn)代辦公中的主要應用；能夠熟練使用IE 6進行網上信息的瀏覽、保存和打?。恢廊绾螌E 6進行適當設置以提高其實用性。
      ? 通過本章學習，讀者要理解搜索引擎的工作原理，掌握搜索引擎使用的策略技巧；同時要掌握從互聯(lián)網上下載信息的方法，包括利用瀏覽器直接下載和使用工具軟件下載。
      ? 總之，通過本章的學習，讀者應該熟練掌握網頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。
      習
      題
      一、簡答
      1．請分別敘述Internet、Intranet和Extranet的各自含義。2．企業(yè)接入Internet的方式主要有哪些？
      3．Internet在現(xiàn)代辦公中的主要有哪些應用？
      4．什么是域名與IP地址？二這之間的關系如何？
      5．什么叫URL？請舉例說明其各個部分的格式組成。
      6．請說明IE中收藏夾的主要用途，如何使用和整理收藏夾。
      7．網頁打印的方法有哪些？打印前的預處理工作主要包括哪些？ 8．利用搜索引擎從網上搜索信息時，要注意哪些策略和技巧？
      第三篇：辦公自動化
      辦公自動化設備應用與維護
      淺談對辦公自動化設備的應用及維護
      摘要
      我是一名管理工程學院國貿專業(yè)的學生，通過這幾周《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我感覺自己得到了很大的提高，同時對我們大學生的綜合素質也具有提高作用。在《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習中，我主要對辦公自動化頗有認識。
      馬兊思說過：“對于不懂音樂的耳朵，最美的音樂也沒有意義?！边@句話不僅適用于音樂，對于我們對辦公自動化的認識同樣也適用。這說明，如果學生缺乏必要的科技技術應用能力，那么，科技所帶來的美感和便利就不能為乊所感受，這樣科學技術本身也會黯然失色。作為一名大學生，我很慶幸自己選擇了《辦公自動化設備應用與維護》這門選修課，通過老師的讱解，和每課必到的毅力，我學到了在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率。
      互聯(lián)網的出現(xiàn)與迅速發(fā)展，信息技術步伐的加快，使得企業(yè)面臨著眾多的挑戰(zhàn)與競爭，在競爭過程中，對于一個集團企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業(yè)都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業(yè)信息化管理迚程的加快都在說明一個趨勢：傳統(tǒng)以紅頭文件為主的、強調公文處理的辦公自動化將從主導地位逐漸減弱，以強調信息服務、知識管理為主的企業(yè)信息服務系統(tǒng)將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰(zhàn)場，新一代的戰(zhàn)爭是信息化戰(zhàn)爭，如何通過互聯(lián)網這一利器，使企業(yè)信息化建設完善起來? 這就需要一種高效，穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)。而我所說的課題是辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)），乊所以開發(fā)和研究這一系統(tǒng)，是 1
      辦公自動化設備應用與維護
      為了提高辦公效率、方便企業(yè)管理。在科技化、網絡化的時代背景下，我們的工作管理方式也有更大的變革，原有的辦公管理模式已經漸漸突顯出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，為我們企業(yè)的管理帶來更方便、更高效的工作已經成為現(xiàn)代企業(yè)管理中關鍵和最棘手的問題。而辦公自動化就是在這一時代背景需求下，通過對管理模式、先迚的管理方法、以及互聯(lián)網的研究，應用計算機編程技術，設計了符合先迚管理以及提高辦公效率的這一軟件。辦公自動化系統(tǒng)兊服了以往辦公軟件中功能單一，且系統(tǒng)操作復雜，管理不便，通過網絡有效的建立了公司內部資料管理以及信息的交流，讓公司內部信息交流可以更加便捷，使辦公效率大大提高，使企業(yè)管理更加現(xiàn)代化、科技化。
      關鍵字 辦公自動化、應用、維護 正文
      在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率，已經成為辦公管理的主要目標了。在此乊前，人們曾經開發(fā)出眾多針對個人提高工作效率的軟件來實現(xiàn)這一目標。而后，經過發(fā)展，一些利于提高整體辦公系統(tǒng)效率的軟件已經出現(xiàn)端倪。
      而隨著越來越多方便辦公管理的新技術的出現(xiàn)，辦公自動化這一概念也隨乊產生了。辦公自動化不僅兼顧了個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要迚行信息的交流，工作的協(xié)調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協(xié)調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包拪在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動 2
      辦公自動化設備應用與維護
      化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。操作人員只需點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。
      辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網絡可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產經營業(yè)績、業(yè)務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網絡聯(lián)接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識得到盡快迚行辦公自動化建設，并占據(jù)領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。
      說了這么多有關辦公自動化，我們來了解一下到底什么是辦公自動化。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。辦公自動化是指在行政機關工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先迚的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。此外，辦公室自動化也是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化，而辦公自動化則包拪更廣泛的意義，即包拪網絡化的 3
      辦公自動化設備應用與維護
      大觃模信息處理系統(tǒng)。通常辦公室的業(yè)務，主要是迚行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先迚設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領導迚行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來乊外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。
      辦公自動化技術有三個層次。事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數(shù)據(jù)網絡通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立進距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。
      第一個層次。OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用，一般稱乊為事務型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、4
      辦公自動化設備應用與維護
      人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序乊間可以互相調用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。
      此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公司等經營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改迚辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。
      第二個層次。信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包拪政策、法令、法觃，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪工商法觃、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎乊上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)。
      辦公自動化設備應用與維護
      第三個層次。決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。
      隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已迚入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。多媒體化。包拪對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網，在計算機間迚行交換和自動化處理。這個層次包拪信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。
      其中，事務級OA系統(tǒng)稱乊為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱乊為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件乊后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過。
      辦公自動化設備應用與維護
      這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統(tǒng)。辦公自動化已經成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快迚行辦公自動化建設，并占據(jù)領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。
      這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統(tǒng)。
      在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。7
      辦公自動化設備應用與維護
      隨著網絡技術的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協(xié)作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。
      在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網絡技術的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協(xié)作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。
      這時辦公自動化就提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，它可以進程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網絡應用統(tǒng)應提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
      通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我了解了很多關于辦公自動化的知識，我覺得這就是一個優(yōu)勢，這要感謝老師的精心傳授和精彩讱課，讓我記憶猶新。與沒有學習這門選修課的同學相比，同時在做事時也許我會比他們多一份感覺，不僅僅在以后工作中，也使我整體素質也得到了提高，如果不學習這門課程，我還不知道辦公自動化的發(fā)展和應用在我們日常生活和工作中是多么重要，尤其是對一個企業(yè)。通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，可以發(fā)展大學生的視覺能力、記憶能力和豐富的想象力。通過《辦公自動化設
      辦公自動化設備應用與維護
      備應用與維護》課程的學習，可以使學生接觸很多科學技術?！掇k公自動化設備應用與維護》課程是一種感覺與理解、感性認識與理性認識的統(tǒng)一活動，也有一個由淺入深的反復過程。但《辦公自動化設備應用與維護》又有自己的特點，這就是它比其它技術更需要觀眾主觀方面的配合。正是因為這種主觀意識的需要讓我們的綜合素質得到提高。
      第四篇：辦公自動化
      工作流(Workflow)，就是“業(yè)務過程的部分或整體在計算機應用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預期的業(yè)務目標，或者促使此目標的實現(xiàn)”。
      工作流概念起源于生產組織和辦公自動化領域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務或角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務并對其進行監(jiān)控，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務、有效管理業(yè)務流程等目的。盡管工作流從已經取得了相當?shù)某删?，但對工作流的定義還沒有能夠統(tǒng)一和明確，不同學者從不同角度對工作流做出了不同的定義.工作流屬于計算機支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現(xiàn)協(xié)同工作的。
      工作流的具體應用
      1.關鍵業(yè)務流程：訂單、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理等
      2.行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政表單。
      3.人事管理類：員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。
      4.財務相關類：付款請求、應收款處理、日常報銷處理、出差報銷、預算和計劃申請等。
      5.客戶服務類：客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售后服務管理等管理等。
      6.特殊服務類：ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數(shù)據(jù)信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動規(guī)范地實施。
      許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統(tǒng)計報表功能則不能實現(xiàn)。而采用工作流軟件，使用者只需在電腦上填寫有關表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，大大提高了效率，實現(xiàn)了知識管理，提升了公司的核心競爭力。
      廣州天翎的myApps快速開發(fā)平臺是工作流領域中一個前沿的集成化的柔性軟件平臺，它的目標是無需任何編碼，也可以輕松構建各種類型的信息化軟件系統(tǒng)，并支持手機客戶端功能。客戶可以方便地通過它構建適合自身企業(yè)需求的協(xié)同、CRM等軟件系統(tǒng)。
      Workflow Workflow是一個靈活可擴展的基于流程和狀態(tài)的工作流引擎。它的目標是滿足可以想象的所有工作流程，從企業(yè)級的業(yè)務流程到小范圍的用戶交互流程。通過使用可插拔和分層結構，可以方便地容納各種工作流語義。
      以下以報銷流程為例說明工作流模塊的使用，報銷單據(jù)憑證處理都是在財務系統(tǒng)完整的，但是財務系統(tǒng)一般不支持所有員工在財務系統(tǒng)中錄入報銷單據(jù)數(shù)據(jù)（如發(fā)票號碼、金額等），同時由于財務軟件是產品化的軟件，很難進行大的改造。因此實現(xiàn)每個員工填寫報銷單據(jù)，并由上級領導審批報銷單據(jù)，最后由財務進行審核，需要一個報銷管理。報銷管理單據(jù)的維護、審批處理，信息簡單，可以直接用表單定制和工作流管理模塊定制出來，包括填寫報銷單據(jù)、直接上級審批、領導審批等流程節(jié)點，就像一般的辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)的功能。領導審批完成之后，啟動一個業(yè)務流程（采用 BPEL 進行編排），將單據(jù)數(shù)據(jù)自動寫入財務系統(tǒng)（只需要財務系統(tǒng)提供寫入單據(jù) Web 服務）。由于財務系統(tǒng)無法進行大的改造，在財務審批、財務入賬環(huán)節(jié)，采用消息流程節(jié)點處理方式，由財務系統(tǒng)提供一個查詢單據(jù)狀態(tài)的接口，這樣財務人員就可以在待辦任務中看到報銷單據(jù)的待辦，財務人員通過單點登錄，點擊待辦任務進入財務系統(tǒng)進行操作，報銷單據(jù)的填報者則不需要進入財務系統(tǒng)，在報銷系統(tǒng)中就可以看到報銷單據(jù)的整個流程的狀態(tài)，這樣既可以實現(xiàn)整合所有流程，又對財務系統(tǒng)本身不會造成大的影響。
      辦公自動化發(fā)展
      辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。
      OA是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。
      第1代OA：硬件配置階段
      第2代OA：數(shù)據(jù)處理自動化階段
      第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段
      第4代OA：無障礙工作流自動化階段
      第5代OA：協(xié)同工作型辦公自動化（KM1代）
      第6代OA：協(xié)同發(fā)展型辦公自動化（KM2代）
      第7代OA:移動OA
      三大發(fā)展階段起步階段
      （1985年―1993年）：是以結構化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過
      程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不佳。應用階段
      （1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網絡技術的迅速發(fā)展也促進了軟件技術發(fā)生巨大變化，為OA的應用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協(xié)同等基礎支持，實現(xiàn)了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。發(fā)展階段
      OA應用軟件經過多年的發(fā)展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應用軟件應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現(xiàn)內部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。OA辦公自動化系統(tǒng)軟件的發(fā)展歷程大致經歷了以下四個階段：
      第一階段：文秘型OA軟件
      時間段：1980年—1999年
      特點：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等單機版的應用軟件，以辦公文件和檔案管理為核心，基本實現(xiàn)無紙化辦公。
      第二階段：流程型OA系統(tǒng)
      時間段：2000年—2005年
      特點： C/S形式的OA辦公系統(tǒng)應用軟件，以工作流為核心，實現(xiàn)了大多數(shù)流程管理如公文流轉、流程審批、業(yè)務流轉等的自動化。
      第三階段：協(xié)同型OA系統(tǒng)
      時間段：2005年—2009年
      特點：以B/S形式的OA辦公系統(tǒng)應用軟件為主流，以協(xié)同辦公為理念，結合了Internet、工作流、表單系統(tǒng)、即時通訊和SOA等多種技術和手段，實現(xiàn)了協(xié)同辦公、協(xié)同政務、協(xié)同商務等多種協(xié)同應用。
      第四階段：平臺型OA系統(tǒng)
      時間段：2009年—未來
      特點：OA系統(tǒng)架構于綜合的協(xié)同應用平臺之上，充分利用了支撐平臺強大的技術優(yōu)勢，實現(xiàn)了企業(yè)信息化高級階段下的更高需求——綜合的協(xié)同管理平臺。
      最早期的OA辦公系統(tǒng)主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個時期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數(shù)據(jù)庫，其優(yōu)點主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點同樣也是簡單，由于平臺標準太簡單導致我們無法可靠地實現(xiàn)非結構化文檔的處理、聯(lián)機備份、全文檢索、容錯技術、工作流這些重要的OA辦公系統(tǒng)功能。這個時期主要的成就就是實現(xiàn)了文檔的共享及簡單的查詢功能。
      OA辦公系統(tǒng)真正成熟并得到廣泛應用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出現(xiàn)了以后，它提供的工作流平臺及非結構化數(shù)據(jù)庫的功能使我們可以很方便地實現(xiàn)非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA辦公系統(tǒng)功能，OA辦公系統(tǒng)應用進入了實用化的階段，但隨著管理水平的提高，Internet技術的出現(xiàn)。單單實現(xiàn)文檔管理和流轉已經不能滿足我們的要求，我們的領導和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。
      這個時候OA辦公系統(tǒng)的重心開始由文檔的處理轉入了數(shù)據(jù)的分析，即我們所說的決策系統(tǒng)，同樣NOTES作為一個非結構化數(shù)據(jù)庫已經越來不能滿足我們的需要，這時出現(xiàn)了以信息交換平臺和數(shù)據(jù)庫結合作為后臺，數(shù)據(jù)處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結構)的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA辦公系統(tǒng)納入由業(yè)務處理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等系統(tǒng)構成的單位整體系統(tǒng)內，使我們可以通過OA辦公系統(tǒng)看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業(yè)務數(shù)據(jù)，甚至是文檔數(shù)據(jù)放回數(shù)據(jù)庫內。隨著COM、OLD、WEB等技術的應用，我們將可以通過各種不同的開發(fā)工具方便地獲取所需的信息
      第五篇：辦公自動化
      辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能 結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。
      在行政機關、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一機信息處理系統(tǒng)。
      在行政機關中，大都把辦公自動化叫著電子政務，企事業(yè)單位就大都叫OA，以前常叫無紙化辦公，后來叫辦公自動化，再后來叫OA
      辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網絡化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。
      辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。
      通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。
      辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。
      人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。
      技術設備，計算機是另一因素。設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網絡設備、光盤機等等，這些設備統(tǒng)稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。
      顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新概念。
      [編輯本段]【辦公自動化技術三個層次】
      OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數(shù)據(jù)網絡通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界
      范圍內的信息資源共享。
      第一個層次 OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公司等經營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。第二個層次 信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)。
      第三個層次 決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：
      ▲（1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
      ▲（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
      ▲（3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
      ▲（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關系統(tǒng)中尋取機關資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網絡系統(tǒng)，可以通過網絡傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統(tǒng)。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統(tǒng)。
      [編輯本段]【辦公自動化意義】
      雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協(xié)調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。
      辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。
      辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網絡可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產經營業(yè)績、業(yè)務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網絡聯(lián)接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據(jù)領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術。
      我國的OA經過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產品?，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是用信息技術把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：
      ▲(一)建立內部的通信平臺。建立組織內部的郵件系統(tǒng)，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。
      ▲(二)建立信息發(fā)布的平臺。在內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。
      ▲(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部
      門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
      ▲
      （四）實現(xiàn)文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。
      ▲
      （五）輔助辦公。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化?！?/p>
      （六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力?！?/p>
      （七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
      [編輯本段]【辦公自動化程度和自動化方法】
      目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：
      ▲起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。
      ▲已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產生應有的效益。
      ▲已經建立了自己的Intranet網絡，企業(yè)內部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產生的效益不明顯。
      ▲已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業(yè)的經營產生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
      辦公自動化的實施應該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經濟實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網絡，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統(tǒng)，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。
       
      
    
      

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