第一篇：接待活動(dòng)方案

校友接待方案

一、活動(dòng)主題

高朋滿座襄盛舉，鄂東精英一家親

二、活動(dòng)背景

新元伊始，萬(wàn)象更新，值此駿馬辭舊，三羊開(kāi)泰之際，為紀(jì)念校友會(huì)成立兩周年，鄂東職業(yè)技術(shù)學(xué)院原黃岡工校廣東校友會(huì)年會(huì)準(zhǔn)時(shí)在深圳拉開(kāi)帷幕。兩周年紀(jì)念會(huì)著力營(yíng)造校友在粵人士，積極向上；溫暖陽(yáng)光；團(tuán)結(jié)友善的良好精神風(fēng)貌。展現(xiàn)大愛(ài)，增友情；敘鄉(xiāng)情；博感情；動(dòng)真情！鄂東校友約定2015年1月17日，在晶臺(tái)不見(jiàn)不散！為做好迎接接待工作，晶臺(tái)特?cái)M定本次校友接待方案，具體內(nèi)容如下：

三、活動(dòng)前期準(zhǔn)備

1）準(zhǔn)備迎接歡迎詞、迎接/陪同人員的安排 2）接待點(diǎn)的安排（會(huì)議室、茶點(diǎn)的申請(qǐng)）3）校友見(jiàn)面會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)交流互動(dòng)（開(kāi)場(chǎng)語(yǔ)、交流活動(dòng)、簽到表）4）參觀活動(dòng)（每個(gè)部門的介紹詞、解說(shuō)人員）5）邀請(qǐng)鄂東校友共享晶臺(tái)年會(huì)盛典。

四、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、人員

1）2015年1月17日下午； 2）晶臺(tái)總部5F大會(huì)議室； 3）鄂東職業(yè)技術(shù)學(xué)院原黃岡工校廣東校友會(huì)年會(huì)成員；晶臺(tái)在職鄂東職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)人員

五、活動(dòng)流程及分工

1）前期準(zhǔn)備周琳負(fù)責(zé)

2）迎接/陪同人員：周琳、楊曉玲、李成艷、胡翠

3）會(huì)議組織人員（一部：馬伙、何??；二部：閆棟、張帥；三部：張海、胡淼；四部：劉萌、張磊；五樓及研發(fā)：胡翠、何雙文）

4）校友見(jiàn)面會(huì)開(kāi)場(chǎng)歡迎詞：周琳/李成艷 5）交流會(huì)---每位校友準(zhǔn)備1-2分鐘的發(fā)言 6）結(jié)束感謝詞，劉萌/張磊負(fù)責(zé)發(fā)言

7）參觀活動(dòng)及邀請(qǐng)參加晶臺(tái)年會(huì)盛典（指定陪同人員：周琳、李成艷、楊曉玲、馬伙、何俊、閆棟、劉萌、張磊、胡淼，其他人員自愿；各部解說(shuō)詞，由各部挑選代表為前來(lái)參觀的校友解說(shuō)）

2015年1月16日 晶臺(tái)-鄂東校友會(huì)宣

第二篇：觀摩活動(dòng)接待方案

亳州市北部新城城鎮(zhèn)化建設(shè)項(xiàng)目工程

第四季度經(jīng)濟(jì)觀摩會(huì)活動(dòng)接待方案

中鐵上海工程局有限公司

亳州市北部新城城鎮(zhèn)化建設(shè)項(xiàng)目工程項(xiàng)目經(jīng)理部

2014年12月1日

四季度經(jīng)濟(jì)觀摩會(huì)活動(dòng)接待方案

一、調(diào)研觀摩時(shí)間：

待定

二、調(diào)研內(nèi)容：

亳州市重點(diǎn)工程施工情況（亳州北部新城城鎮(zhèn)化建設(shè)項(xiàng)目工程）

三、陪同人員：

建設(shè)單位：*** ***

施工單位： 王亞?wèn)|

楊勝利

四、路線安排：

北一環(huán)與魏武大道路交叉口向南1Km-------渦北加氣站東大門進(jìn)------觀摩臺(tái)-------樣板展示區(qū)-----沿場(chǎng)區(qū)環(huán)形道路由東向西參觀現(xiàn)場(chǎng)施工情況------------渦北加氣站東大門出

五、行程安排：

（一）觀摩

8:30--9:00

從某地統(tǒng)一出發(fā)，到北一環(huán)與魏武大道交叉口，迎接（楊勝利等候迎接）。

9:00-9：30

領(lǐng)導(dǎo)一行到觀摩臺(tái)調(diào)研（9：00前，業(yè)主及監(jiān)理

主

要人員、施工單位全體人員在觀摩臺(tái)等候迎檢），業(yè)主、監(jiān)理、施工單位主要人員全程陪同調(diào)研，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作項(xiàng)目情況匯報(bào)。

9:30----9：50

領(lǐng)導(dǎo)一行到樣板工程展區(qū)參觀調(diào)研。業(yè)主及施工單位主要人員陪同，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人針對(duì)樣板工程進(jìn)行講解匯報(bào)。

9:50----10:20

領(lǐng)導(dǎo)一行在業(yè)主及施工單位主要人員的陪同下沿場(chǎng)區(qū)環(huán)形道路東側(cè)向西查看施工現(xiàn)場(chǎng)情況，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人陪同講解匯報(bào)。

10:20

從場(chǎng)區(qū)環(huán)形道路由西向東從渦北加氣站東大門離開(kāi)。

六、車輛停放處：

領(lǐng)導(dǎo)一行車輛停放在渦北加氣站北側(cè)指定位置。

（二）經(jīng)濟(jì)調(diào)度會(huì)議座談

1、時(shí)間：

上午11:10---12:00

2、地點(diǎn)：

***會(huì)議室

3、參加人員：（1）市陪同觀摩人員；（2）譙城區(qū)領(lǐng)導(dǎo)；

（3）業(yè)主及施工單位主要領(lǐng)導(dǎo)；（4）一行觀摩全體領(lǐng)導(dǎo)； 議程：

座談會(huì)由***主持。1.****匯報(bào)工作； 2.最高部門發(fā)言； 3.最高領(lǐng)導(dǎo)講話。

（午餐）

12:00——14:30 ****賓館就餐，休息。

第三篇：某活動(dòng)接待方案

接待方案

本方案包括以下幾個(gè)組成部分：

1、活動(dòng)概述；

2、接待內(nèi)容；

3、接待領(lǐng)導(dǎo)小組的組織結(jié)構(gòu)及成員的工作職責(zé)；

4、進(jìn)度計(jì)劃

一、活動(dòng)概述

二、接待內(nèi)容

三、接待領(lǐng)導(dǎo)小組的組織結(jié)構(gòu)及成員的工作職責(zé)

A、接待領(lǐng)導(dǎo)小組構(gòu)成：

組長(zhǎng)XXX，副組長(zhǎng)XXX，成員包括XX。。。。

B、小組成員分工及工作內(nèi)容：

1、組長(zhǎng)（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)活動(dòng)整體的規(guī)劃與決策。

2、副組長(zhǎng)（營(yíng)業(yè)副總）協(xié)助組長(zhǎng)工作，負(fù)責(zé)活動(dòng)的總執(zhí)行，保證接待的順利完成。

a.匯總各方面及各部門傳遞過(guò)來(lái)的信息，及時(shí)整理、處理并匯報(bào)到總經(jīng)理處。

b.及時(shí)傳達(dá)并執(zhí)行總經(jīng)理作出的有關(guān)決策。

c.檢查、督促各部門的執(zhí)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以及時(shí)有效地處理。d.接待相關(guān)重要嘉賓。

3.公關(guān)部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)中的相關(guān)接待工作：

a.協(xié)助公共關(guān)系部做好部分VIP及外賓的接待工作。

b.開(kāi)幕式所需的董事會(huì)代表演講稿、總經(jīng)理演講稿、歡迎晚宴總經(jīng)理歡迎辭的撰寫。

c.組長(zhǎng)交代的其他工作。

4、財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)活動(dòng)中的相關(guān)財(cái)務(wù)事宜：

a.活動(dòng)過(guò)程中備用金的準(zhǔn)備。

b.活動(dòng)中人員的合理安排，以保證抽調(diào)部分人員協(xié)助有關(guān)部門。c.檢查、核實(shí)活動(dòng)中費(fèi)用的收取與支出情況。

5、禮賓部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)中的接待工作：

a.根據(jù)會(huì)場(chǎng)布置要求，與企劃部、安保部共同協(xié)商，確定簽到處的位置。

b.簽到簿的準(zhǔn)備及負(fù)責(zé)簽到的人員安排。

簽到薄的準(zhǔn)備以嘉賓200人作安排。

負(fù)責(zé)簽到的人員應(yīng)安排禮儀小姐。

c.準(zhǔn)備相應(yīng)的禮儀小姐引領(lǐng)嘉賓入場(chǎng)。

d.引導(dǎo)重要賓客到貴賓室休息。

e.貴賓室的布置與服務(wù)工作。

f.準(zhǔn)備相應(yīng)的文房四寶供重要領(lǐng)導(dǎo)題詞。

g.為領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓佩帶的鮮花胸牌的準(zhǔn)備。

h.旅游小姐的服務(wù)與跟蹤工作。

i.重要賓客的跟蹤服務(wù)工作。

j.檢查各營(yíng)業(yè)區(qū)域重要賓客接待的準(zhǔn)備工作。

6、總辦主任負(fù)責(zé)活動(dòng)的人力資源與后勤工作：

a.各部門人員支持的調(diào)度工作。

b.與有關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。（如衛(wèi)生防疫）

c.接送嘉賓車輛的準(zhǔn)備工作。

d.演員更衣室的準(zhǔn)備與布置工作。

e.活動(dòng)所需臨時(shí)工的招募與安排工作。

f.開(kāi)幕式座椅的搬運(yùn)與擺放（以臨時(shí)工為主）。

g.可能有禮品贈(zèng)送的接收及登記工作。準(zhǔn)備相應(yīng)的登記本。h.做好后勤保障工作，為一線員工服務(wù)。

i.禮品的發(fā)放工作。

7、策劃部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣傳工作：

a.活動(dòng)前的廣告投放工作。

b.活動(dòng)所需宣傳資料的制作。

c.聯(lián)系相關(guān)媒體的采訪工作。

d.安排專門人員負(fù)責(zé)活動(dòng)中的攝影、攝像工作。

e.歡迎水牌、刀旗、氣球、彩虹門、條幅、花籃、廣告板的聯(lián)系及實(shí)施區(qū)劃工作：

水牌：在各區(qū)域樓宇前放置歡迎或慶祝水牌；

刀旗：營(yíng)業(yè)區(qū)域道路兩旁；

氣球：懸掛在大門口、廣場(chǎng)旗桿至大門口處；

彩虹門：大門、舞臺(tái)入口處；

條幅：懸掛在外墻體

花籃：

廣告板：廣場(chǎng)旗桿至大門口處道路兩旁。

f.舞臺(tái)的設(shè)計(jì)與布置工作。

g.禮品及宣傳品的制作與裝袋工作。

宣傳品：DVD、銷售手冊(cè)、宣傳折頁(yè)。

h.場(chǎng)地布置與規(guī)劃1（包括頒獎(jiǎng)晚會(huì)與生日晚會(huì)）。i.對(duì)外宣傳材料如新聞稿、DVD的制作

此類材料為贈(zèng)送給來(lái)訪的記者及寄送給相關(guān)的新聞機(jī)構(gòu)。k.各營(yíng)業(yè)區(qū)域?yàn)楸竟?jié)日臨時(shí)增加的宣傳品或美工作品的制作。

8、營(yíng)銷總監(jiān)負(fù)責(zé)活動(dòng)的銷售工作：

a.組織活動(dòng)所需的游客參與此次活動(dòng)。

b.合理安排活動(dòng)過(guò)程中的預(yù)訂工作。

c.此次活動(dòng)的銷售與推廣工作。

d.活動(dòng)中需市場(chǎng)做的其他工作。

9.保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)中的安全保衛(wèi)工作：

a.根據(jù)活動(dòng)安排提供相應(yīng)的安保計(jì)劃。

b.活動(dòng)期間焰火燃放區(qū)域的規(guī)劃與人員安排。

c.活動(dòng)期間車輛停放區(qū)域的規(guī)劃。

d.VIP的安保及停車等區(qū)域的規(guī)劃。

e.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的疏通工作。

f.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)次序的安排與維護(hù)。

活動(dòng)中需注意的安全檢查及追蹤落實(shí)工作。

10.客房部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)中的房務(wù)事宜：

a.客房物品的完善與補(bǔ)充工作。

b.客房的檢查與服務(wù)工作。

11、前廳部經(jīng)理負(fù)責(zé)前廳接待事宜：

a.客房的分配與協(xié)調(diào)工作。

b.配合公關(guān)部開(kāi)展對(duì)客服務(wù)工作。

12、餐飲部經(jīng)理負(fù)責(zé)餐飲接待事宜：

a.菜譜的確認(rèn)，酒水的準(zhǔn)備及酒會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的布置等工作。b.頒獎(jiǎng)儀式的準(zhǔn)備與布置工作。

c.生日晚會(huì)的布置。

13.康樂(lè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)本區(qū)的接待工作：

a.本區(qū)的衛(wèi)生清理工作

b.客人參觀路線的設(shè)計(jì)。

c.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的規(guī)劃與布置，現(xiàn)場(chǎng)客人的組織。

14.工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)中的設(shè)備準(zhǔn)備，調(diào)試、維護(hù)工作：a.活動(dòng)相應(yīng)設(shè)備的準(zhǔn)備、調(diào)試工作。

b.線路所需的布置、檢查。

c.專人負(fù)責(zé)電源的維護(hù)，備用電源的準(zhǔn)備工作。

d.鮮花的擺放及養(yǎng)護(hù)。

e.整體綠化的管理。

f.條幅的安放

15、采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)所需的采購(gòu)事宜：

a.及時(shí)滿足各部門在此次活動(dòng)的采購(gòu)。

b.焰火的采購(gòu)。

c.安排人員與專用車輛以備應(yīng)急采購(gòu)。

16、質(zhì)管部經(jīng)理負(fù)責(zé)活動(dòng)的監(jiān)督：

a.跟進(jìn)各部門的計(jì)劃進(jìn)度。

b.檢查各部門的服務(wù)質(zhì)量。

四、進(jìn)度計(jì)劃

1、X月X日前各部門上交此次活動(dòng)的安排計(jì)劃

2、X月X日討論各部門計(jì)劃

3、X月X日確定各部門工作具體方案

4、X月X日形成此次活動(dòng)完整方案

第四篇：考察活動(dòng)接待方案

XXX考察團(tuán)蒞臨XXX 考察活動(dòng)接待方案

為充分利用XXX資源，加深我市與XXX合作，促進(jìn)雙方共同發(fā)展，XXX將組織部分會(huì)員企業(yè)來(lái)

XXX

考察。為使考察活動(dòng)順利進(jìn)行并取得實(shí)效，特制訂本方案。

一、考察時(shí)間

2012年4月18日-21日

二、考察團(tuán)人員名單

XXX XXX XXX

三、主要活動(dòng)安排 ? 4月18日

1、考察團(tuán)人員全天報(bào)到

入住XXX 2、18:00 4月19日 1、8:30—9:00 2、9:00—11:30

XXX政府歡迎晚宴 地點(diǎn)XXX

XXX自助早餐

XXX項(xiàng)目對(duì)接會(huì)

第五篇：大型會(huì)議活動(dòng)接待方案

▲第1天機(jī)場(chǎng)專車抵達(dá)您所指定的地點(diǎn)，恭候會(huì)議成員上車。前往酒店，會(huì)議舉辦者可以在車上講解會(huì)議日程安排及有關(guān)事項(xiàng)。在酒店大堂辦理入住登記手續(xù)后，會(huì)議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。?。何逍蔷频辏▏?guó)際會(huì)展）第2天08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL?！?8:30早餐?！?0:00開(kāi)始舉行會(huì)議?！?2:00上午會(huì)議結(jié)束，會(huì)議成員共進(jìn)午餐?！?3:00-17:00下午根據(jù)您的時(shí)間安排，繼續(xù)舉行會(huì)議?！?8:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎(jiǎng)等活動(dòng)，將氣氛推向高潮?！?9:30-21:00組織聯(lián)歡晚會(huì)，增進(jìn)會(huì)議成員之間的溝通、交流和合作。▲21:00會(huì)議成員自行安排娛樂(lè)活動(dòng)(保齡球、臺(tái)球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。?。何逍蔷频辏▏?guó)際會(huì)展）

第3天▲08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL?！?8:30早餐。▲脫去西服的沉重，身穿休閑裝，帶著輕松快樂(lè)的心情，09:00游覽。▲11:30會(huì)議活動(dòng)結(jié)束，與會(huì)成員統(tǒng)一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往歷史名鎮(zhèn)參觀。會(huì)議行程結(jié)束。報(bào)價(jià)： 元 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)有分列報(bào)價(jià)：

車：空調(diào)旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點(diǎn)第一大門票、會(huì)：含會(huì)議費(fèi)用、?。何逍羌?jí)酒店，如出現(xiàn)單男單女，須補(bǔ)房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈(zèng)：旅游責(zé)任保險(xiǎn)、旅游意外險(xiǎn)10萬(wàn)元/人！橫幅一條、攝像制作

一 制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；通常而言，商會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用:交通費(fèi)用可以細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、2、會(huì)議室/廳費(fèi)用/具體可細(xì)分為：(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋

找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。(3)、酒水及服務(wù)費(fèi):通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇:此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì):事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。(6)、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、視聽(tīng)設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算 ●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理●音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目:通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。做好商旅會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好

幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。

二 會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。會(huì)議場(chǎng)所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。在會(huì)議開(kāi)始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。

常見(jiàn)的會(huì)議設(shè)施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機(jī)

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無(wú)線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）

7、鐳射筆

8、幻燈機(jī)

9、講臺(tái)

10、舞臺(tái)

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺(tái)

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會(huì)議桌椅

19、插線板20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺(tái)

26、盆景

27、鮮花

28、背景板30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統(tǒng)

33、產(chǎn)品租賃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過(guò)程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在商會(huì)執(zhí)行過(guò)程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。