第一篇：檔案管理辦法USR

檔案管理辦法

1.總則

1.1制定目的

使本公司檔案管理程序化、制度化、合理化，以提高檔案材料的利用率。1.2適用范圍

本辦法適用于寧夏美利百萬(wàn)噸林紙工程建設(shè)總公司檔案管理工作。

2.管理職能與范圍 2.1管理職能

檔案室在管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本公司所有資料、書籍、信息的收集、整理、存檔及調(diào)閱、保管方面的工作事務(wù)。2.2職責(zé)范圍與權(quán)限

2.2.1熟悉國(guó)家有關(guān)檔案管理方面的方針政策及法律法規(guī)；

2.2.2在部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下，主要負(fù)責(zé)檔案資料的匯集、登記、保管和借閱、查收等方面的工作，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)、科學(xué)謹(jǐn)慎的分類管理；

2.2.3自覺遵守檔案管理制度，努力提高自身文化素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平；

2.2.4遵守部門及公司的保密制度，對(duì)自己所接觸和管轄的保密材料及文件嚴(yán)格保密； 2.2.5保持檔案室干凈整潔，檔案擺放整齊有序；

2.2.6能熟練地操作微機(jī)，懂得一些網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集和提供一些造紙行業(yè)、工程建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等方面的相關(guān)信息資料和資訊，做到信息共享； 2.2.7完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作任務(wù)； 2.2.8有權(quán)拒絕一切不符合查借閱程序的行為； 2.2.9有權(quán)拒絕閑雜人員進(jìn)入檔案室；

2.2.10有權(quán)對(duì)借閱資料逾期不還或損壞、丟失等現(xiàn)象提出處理建議和意見； 2.2.11有權(quán)提出改進(jìn)檔案管理程序及工作方法的合理建議和意見。3.檔案管理工作內(nèi)容與要求 3.1立卷歸檔的范圍

3.1.1公司章程、條例、規(guī)章制度；

3.1.2股東會(huì)議文件、股東名冊(cè)、股東印章簿； 3.1.3 董事會(huì)文件、董事會(huì)記錄、董事就任書等；

3.1.4上級(jí)政府行政機(jī)關(guān)頒發(fā)的各項(xiàng)法規(guī)命令、指示、決定、決議、通知、計(jì)劃、預(yù)決算、規(guī)章制度等政策性文件；

3.1.5集團(tuán)、股份公司下發(fā)的各項(xiàng)命令、決議、通知、意見、方案、計(jì)劃、總結(jié)、安排等事務(wù)性文件；

3.1.6向上級(jí)機(jī)關(guān)（政府部門、管委會(huì)、股份公司）報(bào)送的各類報(bào)告、匯報(bào)、請(qǐng)示、工作計(jì)劃、批復(fù)、報(bào)表等相關(guān)材料；

3.1.7與有關(guān)單位的來(lái)往函件、抄送文件、傳真等資料；

3.1.8公司黨政會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、各項(xiàng)規(guī)章制度）； 3.1.9公司制訂的計(jì)劃、安排、總結(jié)、方案；

3.1.10公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、文件、紀(jì)要、議程安排及發(fā)放宣傳材料等；

3.1.11項(xiàng)目工程類文件資料，包括項(xiàng)目融資、調(diào)查、研究、分析報(bào)告、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、技術(shù)交流文本、招標(biāo)文本、地測(cè)設(shè)計(jì)資料、圖紙資料、工藝方案、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)措施等相關(guān)資料； 3.1.12 公司與業(yè)務(wù)往來(lái)單位簽訂的各類協(xié)議、合同;3.1.13公司內(nèi)部業(yè)務(wù)資料，包括行政、人事、勞資、財(cái)務(wù)、設(shè)備、勞務(wù)、園區(qū)管理、園林管理等相關(guān)資料；

3.1.14公司經(jīng)營(yíng)管理及業(yè)務(wù)方面的書籍、刊物、報(bào)紙及音像、網(wǎng)絡(luò)信息資料；

3.1.15 音像資料由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、磁盤及照片（含底片）等和文字說(shuō)明兩部分組成。收集范圍包括：

A、反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的音像資料；

B、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的音像資料；

C、本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的音像資料； D、其它公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料； E、其他具有價(jià)值的音像資料；

3.1.16其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)等。3.2 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分 類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限 行

政

類 A、章程、公司條例、規(guī)章制度 永久保管

B、股東會(huì)議文件 a、股東會(huì)議記錄 永久保管

b、股東會(huì)議通知 永久保管

c、股東名冊(cè)、股東印章簿 永久保管

d、其他 永久保管

C、董事會(huì)文件 a、董事就任書 永久保管

b、董事會(huì)議記錄 永久保管

c、商業(yè)賬簿 永久保管

d、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī) 永久保管

e、請(qǐng)示 永久保管

f、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件 永久保管

g、其他 永久保管

D、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)文件 a、經(jīng)營(yíng)方針、計(jì)劃書 十年保管 b、經(jīng)營(yíng)會(huì)議記錄，會(huì)議通知書，會(huì)議資料 十年保管

c、重要契約 永久保管

d、執(zhí)照、上級(jí)批準(zhǔn)證書 永久保管

e、訴訟文件 永久保管

f、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)執(zhí)行文件 永久保管

g、其他 永久保管

類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限

行

政

類

E、經(jīng)營(yíng)組織文件 a、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表 十年保管

b、機(jī)構(gòu)調(diào)整文件 十年保管

c、內(nèi)部監(jiān)察文件 五年保管

d、報(bào)告文件 五年保管

e、工作總結(jié)文件 五年保管

f、申請(qǐng) 三年保管

g、會(huì)議文件

1、會(huì)議議程 五年保管

2、會(huì)議紀(jì)要 五年保管

3、重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話及匯報(bào)、總結(jié)材料 五年保管

h、宣傳材料

1、報(bào)刊 十年保管

2、公司內(nèi)部出版物 十年保管

3、造紙行業(yè)信息 十年保管

4、簡(jiǎn)介 十年保管

5、簡(jiǎn)報(bào) 三年保管

i、組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料

1、培訓(xùn)學(xué)習(xí)通知 三年保管

2、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料 三年保管

3、培訓(xùn)學(xué)習(xí)考試試卷 三年保管

F、政府機(jī)關(guān)及公司批文 a、區(qū)市來(lái)文 永久保管

b、股份公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

c、管委會(huì)文件 永久保管

d、集團(tuán)公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

e、建設(shè)總公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

3、非文頭文件 一年保管

4、傳真 收傳真文件 一年保管

發(fā)傳真文件 一年保管

G、人事、勞資 a、公司主要領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人材料 永久保管

b、聘用合同、協(xié)議 永久保管

c、履歷表、應(yīng)聘書、辭退書 十年保管

d、畢業(yè)證書、職稱證復(fù)印件 永久保管

e、人事報(bào)表 五年保管 f、工資報(bào)表 十年保管

g、公司職工花名冊(cè)、考勤表 永久保管

合同、協(xié)

議類 A、合同 永久保管

B、協(xié)議 永久保管

C、合作意向書 永久保管

融資類 A、貸款方面文件資料 永久保管

B、銀行資料 永久保管

C、招商引資資料 永久保管

A、30萬(wàn)噸涂布白卡紙項(xiàng)目資料 a、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 永久保管

b、技術(shù)方面（技術(shù)文本、圖紙）永久保管

c、設(shè)備方面 永久保管

類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限

項(xiàng)目類

d、招標(biāo)方面

1、未中標(biāo)文件 十年保管

2、中標(biāo)文件 永久保管

B、10萬(wàn)噸APMP項(xiàng)目資料 a、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 永久保管

b、技術(shù)方面（技術(shù)文本、圖紙）永久保管

c、設(shè)備方面 永久保管

d、招標(biāo)方面 未中標(biāo)文件 十年保管

中標(biāo)文件 永久保管

C、2×25MW熱電站工程資料 a、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 永久保管 b、技術(shù)方面（技術(shù)文本、圖紙）永久保管

c、設(shè)備方面 永久保管

d、招標(biāo)方面 未中標(biāo)文件 十年保管

中標(biāo)文件 永久保管

工程類 A、供水 永久保管

B、供電 永久保管

C、供汽 永久保管

D、項(xiàng)目工程資料 a、公司辦公樓建筑工程資料 永久保管

b、園區(qū)主干公路項(xiàng)目資料 永久保管

E、工程依據(jù)資料 永久保管

F、輔助工程資料 永久保管

G、公用設(shè)施資料 永久保管

H、輔助工程資料 a、南水北調(diào)工程 永久保管

設(shè)備類 A、項(xiàng)目工程設(shè)備 十年保管

B、輔助工程設(shè)備 十年保管

C、公用設(shè)施設(shè)備 十年保管

技術(shù)類 A、技術(shù)性資料 永久保管

B、科研課題的論證、研究材料 永久保管

會(huì)計(jì)類 A、記賬憑證 永久保管

B、明細(xì)賬簿、總賬簿、材料賬簿 永久保管

C、會(huì)計(jì)報(bào)表 永久保管

D、合同 永久保管 園區(qū)管

理類 A、園區(qū)管理的政策、規(guī)定 十年保管

B、入園企業(yè)的管理 a、管理辦法 十年保管

b、入園企業(yè)相關(guān)資料 十年保管

園林類 A、造林前資料 a、立地條件 十年保管

b、整地情況 十年保管

c、種苗來(lái)源 十年保管

B、造林施工及驗(yàn)收情況和結(jié)果 五年保管

C、幼林調(diào)查、補(bǔ)植及撫育生長(zhǎng)情況及結(jié)果 五年保管

D、人工林生長(zhǎng)動(dòng)態(tài)資料 五年保管

E、林木小班地調(diào)查情況 五年保管

F、園區(qū)林場(chǎng)各種物料成本核算資料 五年保管

3.3整理檔案的方法

3.3.1接收到各部室整理過(guò)的資料，并與移交目錄單核對(duì)無(wú)誤后，經(jīng)移交人與接收人簽字，即可歸檔；

3.3.2歸檔時(shí)按資料文件的自然年限、性質(zhì)、類別、密級(jí)進(jìn)行分類、編碼，并編制系統(tǒng)的案卷目錄，與存放地址一一對(duì)應(yīng)，做到系統(tǒng)排列，存放有序，查找方便；

3.3.3整個(gè)案卷目錄的編碼分五級(jí)功能碼，前四級(jí)以大寫英文字母為代碼，最后一級(jí)以阿拉伯?dāng)?shù)字為代碼，即案卷號(hào)；第五級(jí)功能碼中的文件資料均按其自然年限歸檔，應(yīng)以流水碼建檔；

3.3.4照片檔案按年代、問(wèn)題分類，同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同量編寫戎底片號(hào)；錄音（像）帶、攝像帶按年代、問(wèn)題分類，按內(nèi)容編號(hào)，同一內(nèi)容分錄幾盤應(yīng)視為一個(gè)案卷號(hào)，編碼同其他資料文件的編碼方式，其密級(jí)與保管期限的劃分同其他資料文件一致；

3.3.5公司秘密檔案的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。絕密是重要的公司秘密；機(jī)密是比較重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密級(jí)的具體范圍見附表1。此類檔案要標(biāo)明密級(jí)及保密期限，保密期限屆滿，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可撤銷檔案密級(jí)；

3.3.6所有歸檔資料視其重要程度及利用查考價(jià)值分為永久保管、十年保管、五年保管、三年保管、一年保管五種保管形式。

3.4整理檔案的要求

3.4.1一般性資料文件于每年年末移交檔案室一次，重要的、保密性資料文件可隨時(shí)移交檔案室；

3.4.2 音像資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)移交，檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的音像資料；

3.4.3 會(huì)計(jì)資料在形成后的第二年年末移交檔案室一次；

3.4.4 各部門資料員在整理資料的過(guò)中，要做到分類明確，移交目錄單記錄清晰；

3.4.5 檔案管理員接收資料時(shí)，要認(rèn)真檢查歸檔資料的完好性，使每一份文件資料都頁(yè)數(shù)完整，無(wú)遺漏，無(wú)殘缺；

3.4.6 錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片和文字說(shuō)明要收集齊全，無(wú)論原版、原件或復(fù)制件，要保證其完好性，內(nèi)容要真實(shí)，并且底片原件與影像、復(fù)制品要相符；

3.4.7 具有保存價(jià)值的磁盤文件在接收時(shí)要進(jìn)行演示，檢查磁盤及所存資料是否完好；

3.4.8 據(jù)歸檔資料的不同保管期限及保密程度，做到歸檔分類準(zhǔn)確，盡量保持文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，符合其形成規(guī)律；

3.4.9 檔案管理員要編制總的檔案存放目錄表，與檔案實(shí)際存放地址相對(duì)應(yīng)，便于查找。

3.5檔案借閱制度

3.5.1本公司各職能部門人員凡查借閱檔案，必須登記在冊(cè)，歸還時(shí)進(jìn)行注銷；

3.5.2一般性檔案的借閱期為3-7天，借閱期滿要及時(shí)歸還，不能轉(zhuǎn)借、遺失，歸還后辦理注銷手續(xù)，若還需借用，則重新辦理借閱手續(xù)；

3.5.3查閱檔案時(shí)，要愛護(hù)檔案，不能在案卷上圈點(diǎn)、涂改、折卷、抽頁(yè)、批注和損壞，否則給予經(jīng)濟(jì)處罰；

3.5.4借出的檔案資料歸還時(shí)，若發(fā)現(xiàn)有抽換、缺頁(yè)、涂改等情況，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)追查；

3.5.5凡不按正常申請(qǐng)程序強(qiáng)行查借閱檔案，造成不良影響及損失時(shí)，追究借閱者的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.5.6所有借閱人員嚴(yán)格遵守檔案管理方面的相關(guān)制度。

3.6檔案保密制度 3.6.1檔案管理人員首先要求政治上可靠，能嚴(yán)于律己，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度；

3.6.2檔案管理人員要樹立高度的責(zé)任感，經(jīng)本人翻閱存檔的保密資料，不得對(duì)他人透露、在公共場(chǎng)合演說(shuō)；

3.6.3不準(zhǔn)私抄、復(fù)制保密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.6.4凡屬于公司密級(jí)檔案資料，確定與撤銷檔案密級(jí)時(shí)，均由公司領(lǐng)導(dǎo)批示同意；

3.6.5若發(fā)現(xiàn)泄密問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。

3.7檔案的定期整理

3.7.1對(duì)于各部室的重要性、保密性資料文件，檔案管理員要隨時(shí)接收、整理；一般性資料文件每年末接收整理一次；

3.7.2對(duì)于已歸檔檔案，據(jù)其不同保管期限，對(duì)保管到期檔案進(jìn)行整理、銷毀。

3.8檔案的銷毀管理

據(jù)檔案保管期限表的年限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，若有無(wú)需再保存的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員共同鑒定后，確需銷毀的，則必須填制銷毀清冊(cè)單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，送至檔案室繼續(xù)存放一年，確認(rèn)其確實(shí)無(wú)價(jià)值，再進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)單和案卷目錄上注明銷毀日期。

3.9檔案責(zé)任追查制度

3.9.1檔案管理人員若向他人透露公司秘密或在公共場(chǎng)合演說(shuō)，使公司名譽(yù)、利益受到損害，追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.2不準(zhǔn)私抄、復(fù)制秘密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.3借出的檔案資料歸還時(shí)，若發(fā)現(xiàn)有抽換、缺頁(yè)、涂改等情況，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)追查；

3.9.4查閱檔案時(shí)，要愛護(hù)檔案，不能在案卷上圈點(diǎn)、涂改、折卷、抽頁(yè)、批注和損壞，否則給予經(jīng)濟(jì)處罰；

3.9.5凡不按正常申請(qǐng)程序強(qiáng)行查閱檔案，造成不良影響及損失時(shí)，追究借閱者的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.6若發(fā)現(xiàn)泄密問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。

4.檔案管理程序

4.1檔案整理程序 4.1.1 收集整理各部室資料，與移交目錄單核對(duì)；

4.1.2將收集到的資料按其自然年限、類別分類、編碼，編制案卷目錄，進(jìn)行存檔；

4.1.3分類后的所有檔案視其重要程度及其價(jià)值標(biāo)明密級(jí)及保密期限，并注明具體的保管期限；

4.2借閱程序

4.2.1一般性檔案的查閱進(jìn)行登記即可，若需復(fù)印，必須填寫檔案調(diào)閱申請(qǐng)單，經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才可復(fù)印；借閱時(shí)除登記外，還需填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)調(diào)閱部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱；

4.2.2公司秘密檔案、圖紙、資料不得外借、復(fù)印，只能查閱。查閱時(shí)必須填寫檔案調(diào)閱申請(qǐng)單，屬“絕密”、“機(jī)密”檔案必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可查閱；“秘密”檔案要由調(diào)閱部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

5.檔案的保管

5.1 檔案每年清理一次，檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找；

5.2 每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安會(huì)；

5.3 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦試檔案柜，隨時(shí)檢查檔案，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀；

5.4 歸檔資料要擺放整齊，按類別有秩序的存放；

5.5 音像檔案其載體為膠片和磁性材料，要妥善保存，應(yīng)保持室溫在14℃—24℃。

5.6 照片（含底片）、錄音（像）帶、攝像帶應(yīng)立放，并單獨(dú)裝袋保存。磁帶必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)，盒與盒之間留適當(dāng)距離。

6.檔案室的安全防護(hù)措施

6.1檔案室中嚴(yán)禁明火裝置及使用電爐存放易燃易爆物品，應(yīng)配有消防器材及防盜設(shè)施，保證檔案存放安全；

6.2檔案管理人員每天下班前要對(duì)檔案室內(nèi)電源、門窗進(jìn)行檢查，確保安全；

6.3檔案管理員要保管好檔案室所有門、柜鑰匙，以防檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生；

6.4 檔案管理員要保管好檔案室所有門柜鑰匙，以防檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

7.檢查與考評(píng) 7.1日常工作的檢查與考評(píng)

每日每周定時(shí)不定時(shí)地組織檢查檔案室工作，隨時(shí)掌握、了解檔案管理員工作情況，進(jìn)行日常監(jiān)督，參照考評(píng)細(xì)則進(jìn)行分項(xiàng)考評(píng)，考評(píng)結(jié)果記入當(dāng)月績(jī)效考核中。

7.2月度全面工作的檢查與考評(píng)

每月25日前組織進(jìn)行一次全面檢查與考評(píng)，檔案室本月工作情況記入管理部當(dāng)月績(jī)效考核中。

8.附則

8.1本制度由管理部負(fù)責(zé)起草、修訂、補(bǔ)充和完善；

8.2本制度由管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行、解釋與說(shuō)明。

9.附表

附表1：《保密檔案密級(jí)范圍表》

附表2：《檔案調(diào)閱單》

附表3：《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》

附表4：《移交目錄單》

附表5：《銷毀清冊(cè)單》

附表1

保密檔案密級(jí)范圍表

密級(jí) 秘密范圍 保密期限

絕密 A、直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料； B、尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；

C、招標(biāo)過(guò)程中未中標(biāo)資料；

D、項(xiàng)目融資方面的資料；

E、股東大會(huì)及董事會(huì)決議； 長(zhǎng)期保存

機(jī)密 A、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)資料，重要會(huì)議記錄；

B、公司內(nèi)部重要會(huì)議紀(jì)要； 10-15年

秘密 A、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及主要會(huì)議紀(jì)錄；

B、公司人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料；

C、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；

D、園林、園藝方面技術(shù)資料； 5年

附表2

檔 案 調(diào) 閱 單

檔案

名稱

收發(fā)文號(hào) 件

（套）

數(shù)

調(diào)閱部門 調(diào)閱人 日期

調(diào)

閱

事

由

調(diào)閱

部門領(lǐng)導(dǎo)

簽批意見

簽字：

****年**月**日

附表3

檔案調(diào)閱申請(qǐng)單

調(diào)閱方式

查閱

檔案

名稱

收發(fā)

文號(hào) 密 級(jí)

調(diào)閱部門 調(diào)閱人 日 期

調(diào)

閱

事

由

調(diào)閱

部門領(lǐng)導(dǎo)

同意

復(fù)印

簽字：

****年**月**日

檔案室

主管領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)

公司

主管領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)

附表4

移交目錄單

移交部門：

類 別 資 料 名 稱 份

（套）

數(shù) 保密否 保管

期限

移交人：

附表5

銷毀清冊(cè)單 簽字：

簽字：

移交部門領(lǐng)導(dǎo)：

****年**月**日 年

月

日

移交日期：

接收人：

檔案

名稱

收發(fā)

文號(hào)

檔案號(hào) 件（套）數(shù)

保存期限 密

級(jí)

公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員鑒定意見

銷毀時(shí)間

第二篇：檔案管理辦法

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說(shuō)明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

/ 5

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

/ 5

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔

/ 5

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

案借閱申請(qǐng)表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

/ 5

會(huì)簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購(gòu)類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說(shuō)明書/合格證 5.01 說(shuō)明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

/ 5

第三篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來(lái)源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購(gòu)設(shè)備所帶來(lái)的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無(wú)缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說(shuō)明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長(zhǎng)久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問(wèn)題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和專用檔案柜架，庫(kù)房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過(guò)三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過(guò)檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過(guò)一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無(wú)權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請(qǐng)，通過(guò)審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對(duì)超過(guò)保存期限且沒(méi)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長(zhǎng)保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對(duì)保管期滿但沒(méi)有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過(guò)程中文件的管理

第二十五條 審批過(guò)程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過(guò)程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過(guò)程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱審批過(guò)程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過(guò)程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問(wèn)題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第四篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規(guī)范國(guó)網(wǎng)*******公司負(fù)責(zé)管理建設(shè)的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設(shè)、明確職責(zé)、規(guī)范工作程序、明確服務(wù)范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的產(chǎn)品滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規(guī)定了工程建設(shè)檔案管理的整個(gè)流程,適用于******工程建設(shè)有限公司各部門及工程建設(shè)部。編制依據(jù)

3.1《 中華人民共和國(guó)檔案法》 3.2《 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

3.5國(guó)家檔案局2001年頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》 3.6能源辦（1991）231號(hào)《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》 職

責(zé)

4.1主管檔案工作的副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的整個(gè)流程； 4.2公司檔案室的職責(zé)包括：

a)貫徹執(zhí)行《檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)制定公司工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

b)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；

c)及時(shí)了解工程建設(shè)計(jì)劃與進(jìn)度，做到工程檔案歸檔與工程建設(shè)同步；

d)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，按公司下達(dá)的工程名稱和項(xiàng)目代號(hào)，負(fù)責(zé)組織各部門完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投評(píng)標(biāo)文件、試運(yùn)行文件及竣工驗(yàn)收文件的收集、整理、歸檔工作。對(duì)建設(shè)公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)工程竣工預(yù)驗(yàn)收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)運(yùn)行部主持的工程竣工驗(yàn)收工作；

h)對(duì)工程建設(shè)部實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)工程檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理；

i)負(fù)責(zé)工程檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)填報(bào)上級(jí)要求報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.3計(jì)劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時(shí)，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量并實(shí)行歸檔保證金制度；負(fù)責(zé)做好各自職責(zé)范圍內(nèi)，按《檔案實(shí)施細(xì)則》和合同規(guī)定本部門負(fù)責(zé)管理的工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)文件預(yù)立卷工作，并填寫單項(xiàng)工程歸檔清單，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交，按工程建設(shè)階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結(jié)算前審核工程檔案是否驗(yàn)收合格；

4.4工程建設(shè)部負(fù)責(zé)工程檔案資料的技術(shù)審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；參加工程初驗(yàn)和竣工預(yù)驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對(duì)各參建單位工程檔案目錄進(jìn)行合并整理，并移交公司檔案室。5 內(nèi)容與要求

5.1各個(gè)工作階段應(yīng)該存檔的文件如下： 5.1.1可研報(bào)批階段

前期可研結(jié)果；發(fā)改委批復(fù)文件； 5.1.2初步設(shè)計(jì)階段

初步設(shè)計(jì)結(jié)果；初步設(shè)計(jì)報(bào)批文件； 5.1.3工程準(zhǔn)備階段

主設(shè)備供應(yīng)合同；監(jiān)理、施工招標(biāo)流程文件；監(jiān)理、施工合同；征地的相關(guān)文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、信息管理會(huì)議記錄、相關(guān)文件；轉(zhuǎn)序驗(yàn)收資料；圖紙現(xiàn)場(chǎng)交底、會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì)變更記錄；質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄；物資設(shè)備到貨及開箱記錄；網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計(jì)劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工方案報(bào)批及實(shí)施記錄；安全文明規(guī)劃、二次策劃報(bào)批及實(shí)施記錄；施工記錄； 5.1.5調(diào)試、試運(yùn)行階段

啟委會(huì)工作紀(jì)要及文件；站系統(tǒng)、系統(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行方案、試驗(yàn)記錄；工程預(yù)驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備單體及分系統(tǒng)調(diào)試記錄；工程初步驗(yàn)收相關(guān)文件；設(shè)備帶電簽證；向生產(chǎn)移交相關(guān)文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗(yàn)收階段

工程驗(yàn)收相關(guān)文件；竣工決算相關(guān)文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運(yùn)行、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)階段

達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查相關(guān)文件；各單位工程總結(jié)、聲像資料； 5.1.8后評(píng)估階段 工程后評(píng)估相關(guān)資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細(xì)則》的要求進(jìn)行編制；

b)合同、竣工簽證書、評(píng)標(biāo)文件等應(yīng)制作規(guī)范。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各項(xiàng)內(nèi)容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質(zhì)量，文件題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確表達(dá)文件的主要內(nèi)容，不能抽象。如協(xié)議書，應(yīng)明確關(guān)于什么問(wèn)題的協(xié)議書。各種文件應(yīng)標(biāo)明編制日期，各種表格應(yīng)注明制表日期。

d)進(jìn)口設(shè)備資料編制中英文對(duì)照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標(biāo)的文件要按單項(xiàng)工程移交。

g)單項(xiàng)工程資料預(yù)立卷時(shí)做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)；資料移交

不能缺頁(yè)、缺卷、簽字手續(xù)完備，自產(chǎn)文件必須原件歸檔，批復(fù)文件要有原文、附件，簽報(bào)附件要齊全；評(píng)標(biāo)打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規(guī)定在一個(gè)月內(nèi)移交。

第五篇：檔案管理辦法

關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位：

為進(jìn)一步做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對(duì)工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收提出了明確要求，為貫徹落實(shí)好該通知精神，切實(shí)做好檔案管理工作，對(duì)于S236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一、各有關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項(xiàng)目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗(yàn)收前突擊整卷。設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對(duì)日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

二、做好平時(shí)工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導(dǎo)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行整理。

四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號(hào)關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個(gè)項(xiàng)目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號(hào)等系統(tǒng)化整理工作必須利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件完成（該軟件是由國(guó)家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。

五、各項(xiàng)目辦對(duì)項(xiàng)目檔案的形成以及利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對(duì)項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。

六、各單位在合同段交工驗(yàn)收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說(shuō)明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說(shuō)明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說(shuō)明的問(wèn)題。

七、檔號(hào)的統(tǒng)一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日