第一篇：王隴苗律師合同檔案法務審計檢查報告

青島青禾人造草坪股份有限公司

2017年第一季度合同檔案管理及履行情況

專項檢查報告

王隴苗

1為貫徹落實執(zhí)行“青島青禾人造草坪股份有限公司合同管理制度及相關的管理辦法”的要求，內(nèi)部審計部法務專員王隴苗、審計專員王紅麗于2017年4月20日和4月21日分別對膠州總部和煙臺銷售中心的合同檔案管理及履行情況進行了專項檢查，現(xiàn)將有關檢查工作通報如下：

一、檢查背景

自2017年1月份開始根據(jù)公司要求法務專員先后制定、下發(fā)《合同管理管理制度》、《法務管理制度》、《關于規(guī)范公司合同（協(xié)議）審核流程的通知等制度》、《關于規(guī)范公司各部門合同簽訂、合同檔案管理及印章使用流程的通知》等相關合同管理制度及通知。法務專員于2017年2月中旬對孫鳳霞、管云云、高艷玲、王強等16位合同管理人員進行了相關的制度、流程的培訓，并組建企業(yè)qq討論組進行進一步的溝通說明，保證所有部門人員均對合同管理流程進行了解。

二、檢查情況：

（一）財務部

1、雖然設有專門的人員兼職對合同管理，但是部門簽訂的合同分散在數(shù)人手中，合同管理混亂，未見法務專員審核的合同或者合同原件。合同未見固定的存放位置，導致第一時間無法找到相關合同。

王隴苗，律師，男，中共黨員，法學碩士，畢業(yè)于煙臺大學，于2012年通過國家司法考試，取得律師執(zhí)業(yè)資格證。專職律師，常年公司法律顧問，為多家企業(yè)、政府擔任法律顧問。現(xiàn)為青島青禾法務總監(jiān)。

執(zhí)業(yè)領域：建設工程施工合同糾紛，房地產(chǎn)開發(fā)糾紛，物業(yè)管理合同糾紛，民商事合同糾紛，家庭婚姻繼承糾紛，經(jīng)濟金融保險合同糾紛。2、2017年第一季度通過法務專員審核的合同共7份，檢查時未見合同原件。沒有將法務專員填寫的《合同審批表》進行留檔保留，無法與法務專員的審核的原稿進行核對。

3、未將合同簽訂情況或者履行情況及時反饋給法務專員，導致無法跟蹤合同簽訂情況。

4、印章管理人員對法人章、財務章、營業(yè)執(zhí)照等使用、借出無《借用申請單》，財務提供的《公司證件借出登記表》書寫不規(guī)范、不明確。5、2017年無合同管理臺賬，由于2017年前財務部負責保管所有部門的合同原件，導致合同檔案管理混亂，財務部以后不再管理別的部門的合同，付款只提供復印件即可，原件所在部門保管。

（二）供應鏈管理部 1、2016年簽訂的年度運輸協(xié)議無固定的管理人員，由于信息不對稱導致合同散落在不同人手中，未見合同原件。

2、年度協(xié)議以及每次運輸?shù)暮贤嘉唇⑼暾暮贤芾砼_賬。建議及時將合同回收留檔登記，2017年簽訂的年度協(xié)議必須及時建立合同管理臺賬，對本部門簽訂的合同原件嚴格按照制度進行管理。

3、雖設專人進行合同檔案的保管，但是未發(fā)揮保管的效果。

4、沒有相應的合同等檔案借閱記錄。

5、法務專員的審核意見及審核表未存檔保留。

（三）行政部

1、簽訂合同審批流程不規(guī)范。合同提供給法務專員進行審核時，付款金額在三萬元以上的合同必須先由財務劉總進行簽批，簽批完畢后才應該送到法務專員。

2、法律風險意識不高，認為對方提供的合同模板為格式合同，無法進行修改或者無法律風險，錯誤地理解為法務專員審核只是走一個流程而已。每次合同審核都是讓對方蓋完章后行政部

以拍照的方式提供法務專員，導致法務專員無法進行審核。

（四）企劃部

1、印章管理臺賬不太規(guī)范，不明確。

2、無合同等檔案借閱臺賬。

（五）其他部門

公司其他部門基本按照公司合同管理制度以及流程進行合同檔案的保管，合同臺賬及合同檔案管理比較清晰詳細。做的較好的部門是全球采購中心、銷售管理部。

二、存在的問題

公司各部門在合同檔案管理整體上比較的規(guī)范有效，但在現(xiàn)場檢查的過程中，發(fā)現(xiàn)在合同簽訂履行方面還存在以下四點問題：

1、合同管理無秩序，未建立相應的電子臺賬或者紙質(zhì)臺帳；

2、法務專員的審核意見沒有進行保留存檔；

3、合同管理人員、部門人員法律意識淡薄、無證據(jù)意識

4、重大項目合同簽批流程倒置，或者未充分按照法務專員的意見進行合同的簽訂合同履行過程。

5、未對合同進行相關的跟蹤工作。

三、完善建議

針對本次檢查存在的上述問題，為了更好的完善公司合同管檔案管理及法律風險防范，結合本次檢查情況提出以下幾點整改建議：

1、在檔案管理方面，合同檔案與常規(guī)檔案分開歸檔，便于統(tǒng)計查詢；

2、在合同臺賬方面，定期及時更新合同臺賬，尤其是在履行情況方面進行及時更新；為建立臺賬的部門或者臺賬不夠完整的部門及時建立完善的臺賬。

3、合同簽訂方面，必須進行合理的簽批手續(xù)，原則上按照“先合同、后項目”，防止出現(xiàn)事后補簽合同的情形。公司對外

簽訂三萬元以上的合同必須先進行財務劉總的審批。

4、法務專員審核的法務意見、有修改合同的電子版進行留檔保管。

5、公司的證件、印章必須嚴格按照規(guī)定借用，提供審批表，做好明確完整的借用、使用登記。

以上是內(nèi)部審計部本次合同檔案檢查情況的全面梳理，其中針對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部已經(jīng)根據(jù)實際情況提出相應的完善建議，希望通過此次專項檢查，認真落實提出的完善建議，以便更好的建立健全合同管理制度，防范合同簽訂、履行方面的法律風險。內(nèi)部審計部后續(xù)將會繼續(xù)跟實際落實情況。

二〇一七年四月二十四日

內(nèi)部審計部