第一篇：會計電算化檔案管理制度答案

ＸＸ公司會計電算化檔案管理制度

?會計電算化檔案定義

主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序等，并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運行 中的全套文檔資料。

?檔案管理任務(wù)

1、收集和整理應(yīng)存檔的會計資料；

2、保管和利用好會計檔案；

3、遵守會計檔案的保存期限。

?檔案管理內(nèi)容

一、會計憑證的收集、整理和存檔

1、收集齊全應(yīng)存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原

始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；

2、與負責(zé)憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；

3、應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時

應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；

4、認(rèn)真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查

閱。

二、會計帳簿的收集、整理和存檔

1、各業(yè)務(wù)日或各月的會計帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)維護；

2、會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳

等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；

3、檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿

是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存；

4、會計帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。

三、會計報表的收集、整理和存檔1、2、3、4、各會計期的會計報表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負責(zé)保管； 會計年度終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員； 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應(yīng)對會計報表分類編號歸檔； 會計報表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。

四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔

1、每月結(jié)帳前，各會計主管都應(yīng)對會計數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備

份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全；備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理；

2、備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封；

3、備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點。

?檔案的保管和使用

1、只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、會計主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；

2、會計電算化檔案發(fā)生缺損時，應(yīng)重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔；

3、查閱已存檔的會計核算資料應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》并經(jīng)財務(wù)主管

批準(zhǔn)后方可查閱，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；

4、對于存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改

操作。

5、對于已存檔的會計檔案一律不得外借

?檔案保存期限

1、對打印出的會計檔案，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)

行；

2、軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計

數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進行存毀。

?制度的制訂與執(zhí)行

1、本制度由ＸＸ公司財務(wù)部制訂，自頒布之日起開始執(zhí)行。

ＸＸ公司財務(wù)部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日

第二篇：會計電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定：

（一）單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設(shè)計或認(rèn)可。

（二）報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴(yán)密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會計主管和制表人簽名蓋章。

（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。

存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

（四）必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

（五）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。

（六）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務(wù)室）。

（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責(zé)。

第三篇：2會計電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為了加強電算化會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制定本規(guī)定：

(一)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，專人管理電算化會計檔案。

(二)單位的會計檔案包括存儲在磁盤(硬盤和軟盤)上的會計文件和以書面形式存放的會計憑證、會計賬簿和會計報表。

存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式,未打印之前不得抹去。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上,其中會計科目和 匯總數(shù)據(jù)(包括和月度匯總數(shù)據(jù))必須永久保存,明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

(三)必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的,每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作,如

要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工,必須使用備份羅盤的副本,不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

(四)必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤,備份軟盤應(yīng)貼上寫保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封,或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒中,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。

（五）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在兩個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得

清理刪除。

(六)磁盤會計檔案的管理工作,包括數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等,由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責(zé)。

朝陽區(qū)衛(wèi)生局財審科

2005.7.19

第四篇：會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度

會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度

單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管

轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

二、數(shù)據(jù)備份管理

1、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。

2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

4、機內(nèi)憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標(biāo)簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

5、各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

第五篇：電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為保證會計電算化憑證、會計賬簿、會計報表的安全性，按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定制定本制度。

一、會計電算化檔案是指用會計軟件輸入的會計數(shù)據(jù)由計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，打印輸出的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它記錄和反映了企業(yè)的經(jīng)濟活動和管理過程，對企業(yè)的未來起著參謀作用。

二、會計電算化檔案的整理。原始憑證輸入計算機生成的記賬憑證，要立即打印并將原始憑證附在記賬憑證后定期裝訂成冊。磁盤專柜保管;在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶產(chǎn)生本期發(fā)生額及余額對照表”類替代當(dāng)期總分類賬。

三、會計檔案的保管。必須妥善保管當(dāng)年會計電算化檔案，在會計終了后，必須裝訂成冊統(tǒng)一保管。

四、按以下期限保管會計電算化檔案

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管3年。

2、會計賬簿：現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年，明細賬保管15年，總賬保管15年，固定資產(chǎn)卡片賬，待固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年，輔助賬保管15年。

3、會計報表：月季度會計報表，包括文字分析保管15年，會計報表包括方案分析永久保管。

年月日