第一篇：會計(jì)電算化檔案管理制度

會計(jì)電算化檔案管理制度

為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的安全，特制訂本規(guī)定：

（一）單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由機(jī)器正確生成會計(jì)報(bào)表，報(bào)表格式由會計(jì)主管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)或認(rèn)可。

（二）報(bào)表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實(shí)，計(jì)算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴(yán)密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，并將本單位報(bào)表、所屬單位報(bào)表和匯總表一并報(bào)出，書面報(bào)表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會計(jì)主管和制表人簽名蓋章。

（三）單位的會計(jì)檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計(jì)文件和以書面形式存放的會計(jì)作主會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表。

存儲在磁盤上的會計(jì)文件必須按規(guī)定及時(shí)打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。

由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤形式的會計(jì)檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計(jì)科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

（四）必須經(jīng)常對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實(shí)現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操作，如要對磁盤會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

（五）必須妥善保管好會計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。

（六）會計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個(gè)地點(diǎn)以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計(jì)數(shù)據(jù)，以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個(gè)存放地點(diǎn)分別為機(jī)房、檔案室、財(cái)務(wù)室）。

（七）磁盤會計(jì)檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計(jì)檔案的安全的正確負(fù)責(zé)。

第二篇：2會計(jì)電算化檔案管理制度

會計(jì)電算化檔案管理制度

為了加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的安全，特制定本規(guī)定：

(一)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，專人管理電算化會計(jì)檔案。

(二)單位的會計(jì)檔案包括存儲在磁盤(硬盤和軟盤)上的會計(jì)文件和以書面形式存放的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表。

存儲在磁盤上的會計(jì)文件必須按規(guī)定及時(shí)打印輸出書面形式,未打印之前不得抹去。由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認(rèn)可。

磁盤形式的會計(jì)檔案保管期限必須在兩年以上,其中會計(jì)科目和 匯總數(shù)據(jù)(包括和月度匯總數(shù)據(jù))必須永久保存,明細(xì)帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。

(三)必須經(jīng)常對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實(shí)現(xiàn)信息存儲的,每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操作,如

要對磁盤會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工,必須使用備份羅盤的副本,不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。

(四)必須妥善保管好會計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤,備份軟盤應(yīng)貼上寫保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封,或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒中,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。

（五）會計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在兩個(gè)地點(diǎn)以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前的會計(jì)數(shù)據(jù)，以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度,沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得

清理刪除。

(六)磁盤會計(jì)檔案的管理工作,包括數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等,由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計(jì)檔案的安全的正確負(fù)責(zé)。

朝陽區(qū)衛(wèi)生局財(cái)審科

2005.7.19

第三篇：會計(jì)電算化檔案管理制度答案

ＸＸ公司會計(jì)電算化檔案管理制度

?會計(jì)電算化檔案定義

主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序等，并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報(bào)表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行 中的全套文檔資料。

?檔案管理任務(wù)

1、收集和整理應(yīng)存檔的會計(jì)資料；

2、保管和利用好會計(jì)檔案；

3、遵守會計(jì)檔案的保存期限。

?檔案管理內(nèi)容

一、會計(jì)憑證的收集、整理和存檔

1、收集齊全應(yīng)存檔的會計(jì)憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原

始憑證是否齊全，清理出不屬于會計(jì)檔案范圍和無須存檔的一些資料，補(bǔ)充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；

2、與負(fù)責(zé)憑證打印、裝訂、暫時(shí)保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；

3、應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時(shí)

應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；

4、認(rèn)真填列會計(jì)憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查

閱。

二、會計(jì)帳簿的收集、整理和存檔

1、各業(yè)務(wù)日或各月的會計(jì)帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)維護(hù)；

2、會計(jì)終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細(xì)帳、輔助帳

等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；

3、檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿

是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所有帳簿進(jìn)行歸類、編號，妥善保存；

4、會計(jì)帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。

三、會計(jì)報(bào)表的收集、整理和存檔1、2、3、4、各會計(jì)期的會計(jì)報(bào)表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負(fù)責(zé)保管； 會計(jì)終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計(jì)報(bào)表整理裝訂后交檔案管理人員； 檔案管理人員對會計(jì)報(bào)表檢查無誤后，應(yīng)對會計(jì)報(bào)表分類編號歸檔； 會計(jì)報(bào)表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。

四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔

1、每月結(jié)帳前，各會計(jì)主管都應(yīng)對會計(jì)數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備

份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全；備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理；

2、備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封；

3、備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點(diǎn)。

?檔案的保管和使用

1、只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等核算資料，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、會計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計(jì)核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；

2、會計(jì)電算化檔案發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)重新打印補(bǔ)充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計(jì)主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔；

3、查閱已存檔的會計(jì)核算資料應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》并經(jīng)財(cái)務(wù)主管

批準(zhǔn)后方可查閱，查閱時(shí)不得在會計(jì)檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；

4、對于存儲在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改

操作。

5、對于已存檔的會計(jì)檔案一律不得外借

?檔案保存期限

1、對打印出的會計(jì)檔案，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)

行；

2、軟盤形式的會計(jì)檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計(jì)

數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進(jìn)行存毀。

?制度的制訂與執(zhí)行

1、本制度由ＸＸ公司財(cái)務(wù)部制訂，自頒布之日起開始執(zhí)行。

ＸＸ公司財(cái)務(wù)部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日

第四篇：會計(jì)電算化系統(tǒng)會計(jì)檔案管理制度

會計(jì)電算化系統(tǒng)會計(jì)檔案管理制度

單位的會計(jì)檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計(jì)文件和會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表等書面形式的會計(jì)核算資料。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會制度使用、保管。

1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管

轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。

（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。

（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

二、數(shù)據(jù)備份管理

1、由于會計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。

2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計(jì)檔案管理

1、會計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表，必須有會計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表等書面形式的會計(jì)檔案按《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計(jì)檔案保管。

5、各類會計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過會計(jì)主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

6、必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

第五篇：電算化檔案管理制度

會計(jì)電算化檔案管理制度

為保證會計(jì)電算化憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表的安全性，按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定制定本制度。

一、會計(jì)電算化檔案是指用會計(jì)軟件輸入的會計(jì)數(shù)據(jù)由計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算專業(yè)材料，它記錄和反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動和管理過程，對企業(yè)的未來起著參謀作用。

二、會計(jì)電算化檔案的整理。原始憑證輸入計(jì)算機(jī)生成的記賬憑證，要立即打印并將原始憑證附在記賬憑證后定期裝訂成冊。磁盤專柜保管;在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶產(chǎn)生本期發(fā)生額及余額對照表”類替代當(dāng)期總分類賬。

三、會計(jì)檔案的保管。必須妥善保管當(dāng)年會計(jì)電算化檔案，在會計(jì)終了后，必須裝訂成冊統(tǒng)一保管。

四、按以下期限保管會計(jì)電算化檔案

1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管3年。

2、會計(jì)賬簿：現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年，明細(xì)賬保管15年，總賬保管15年，固定資產(chǎn)卡片賬，待固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年，輔助賬保管15年。

3、會計(jì)報(bào)表：月季度會計(jì)報(bào)表，包括文字分析保管15年，會計(jì)報(bào)表包括方案分析永久保管。

年月日