第一篇：3即使是小型的會(huì)議也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作

即使是小型的會(huì)議也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作

許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開(kāi)不完的會(huì)?會(huì)議不僅多，而且總是那么長(zhǎng)。本打算開(kāi)一個(gè)小時(shí)的，最后兩個(gè)小時(shí)也解決不了問(wèn)題。對(duì)部門(mén)主管來(lái)說(shuō)，即使是小型的會(huì)議，也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議的效果。

會(huì)前——要做哪些準(zhǔn)備?

首先，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題。

作為部門(mén)主管，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報(bào)下周工作，溝通重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計(jì)好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式(比如：頭腦風(fēng)暴)，卻沒(méi)有提前考慮好。于是，在廈門(mén)人才很多，想要在眾多的人才中挑選出適合自己的不免要花費(fèi)一些時(shí)間。會(huì)議就變成了無(wú)休止的溝通和討論，頭緒越來(lái)越多，根本無(wú)法達(dá)成任何結(jié)果。因此，主管在會(huì)前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定;而在會(huì)中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計(jì)的方案中。

其次，會(huì)前幾天要公布議題。

主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門(mén)會(huì)議，員工在會(huì)前對(duì)要討論什么都一無(wú)所知。沒(méi)有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢?主管要盡可能在會(huì)前兩三天，哪怕是前一天通知大家會(huì)上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個(gè)較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。再次，確定參加者。有的主管會(huì)說(shuō)，部門(mén)總共就這十幾個(gè)、幾十個(gè)人，前幾天找工作想看看有關(guān)面試方面的知識(shí)，無(wú)意中發(fā)現(xiàn)龍巖人才網(wǎng)里面有很多有關(guān)職場(chǎng)的文章，學(xué)習(xí)了不少知識(shí)。所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見(jiàn)。但事實(shí)上，讓許多與議題無(wú)關(guān)的人參會(huì)，只會(huì)讓會(huì)議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見(jiàn)的參考價(jià)值會(huì)大大減弱，甚至?xí)`導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時(shí)會(huì)議時(shí)間也必然增長(zhǎng)。事實(shí)上，對(duì)于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時(shí)間?；蛘撸瑢?duì)于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會(huì)后通報(bào)，或者用簡(jiǎn)報(bào)的形式去通報(bào)亦可。

會(huì)中——為什么愛(ài)“跑題”?

為什么設(shè)計(jì)好的議程，在進(jìn)程中總會(huì)出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象?

首先，明確會(huì)議討論方向。

在會(huì)議中，常會(huì)出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題了。最讓人遺憾的，有時(shí)會(huì)議看似開(kāi)得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問(wèn)題其實(shí)都沒(méi)有確定下來(lái)，求職面試靠的不只是努力，在大泉州人才網(wǎng)信息繁多，如何從這些招聘信息里面篩選出好的職位也是有竅門(mén)的。其他不都是徒勞嗎？因此，會(huì)議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。其次，抓住會(huì)議核心人物。

在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說(shuō)服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會(huì)議效果事半功倍。同時(shí)，會(huì)議主持人一定明確自己的立場(chǎng)，不可把自己當(dāng)成個(gè)局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪?，自己只是組織者和教練的角色而已。前段時(shí)間一直為工作發(fā)愁，后來(lái)朋友推薦了三明招聘網(wǎng)還不錯(cuò)，投遞簡(jiǎn)歷回復(fù)率很高，也很快捷。但也不能相反。主管一定要明確：開(kāi)會(huì)的目的是為了汲取更多人的智慧和意見(jiàn)，而不是主管個(gè)人的演講會(huì)。要知道，如果你太多地發(fā)表意見(jiàn)，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒(méi)實(shí)質(zhì)。

有時(shí)，主管為了營(yíng)造一種溝通的氣氛，偶爾會(huì)拋磚引玉，但是有時(shí)磚難免會(huì)拋得“遠(yuǎn)”了一點(diǎn)兒?；蛘呤怯腥嗽诎l(fā)言中，說(shuō)了句笑話，接下來(lái)的發(fā)言者，可能一不自覺(jué)就引申到了其他內(nèi)容上。其實(shí)，“跑題”很多時(shí)候都是不由自主發(fā)生的。因此，主管此時(shí)就要及時(shí)“喊?！?，如果一個(gè)話題，被四個(gè)人說(shuō)跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬(wàn)八千里了，這完全是一個(gè)級(jí)數(shù)效應(yīng)。