第一篇：作為辦公室工作人員在做好會務(wù)工作中的幾點認識

作為辦公室工作人員在做好會務(wù)工作中的幾點認識

會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是黨委辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難于彌補的錯誤，造成不良影響，如何確保萬無一失，切實把這項工作做實做好做出特色。近年來,辦公室進行了一些積極的探索,會前準備、會中服務(wù)、會后落實逐步走上制度化、科學化、規(guī)范化軌道，我們的主要做法是：

一、縝密籌劃、有效落實，細化會前籌備。

1.把好會議籌備 方案 擬定關(guān)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。擬定一個縝密實用、可操作性強的會議籌備方案，是做好一切會務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。在實際實際工作中我們注重從三個方面下功夫。一是快速啟動，突出工作時效。會前準備工作要求在會議召開之前全部圓滿完成，具有很強的時限性。接到工作任務(wù)后，秘書人員必須要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求會前事先擬定好會議籌備方案，特別是在召開緊急的大型會議時，決不能因時間緊迫就急于求成，憑經(jīng)驗或照抄照搬老套路去組織和籌備會議，磨刀不誤砍柴功，制定一個完善的會務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果。二是求全求備，突出工作細節(jié)。會前準備工作涉及面廣 , 任務(wù)繁重，要確保會務(wù)不出紕漏，做到萬無一失，我們在制定會議籌備方案時潛心把握工作的每一個細節(jié)，除了充分考慮所籌辦會議的會議主題、會議形式、會議時間和地點、參加會議人員、會議議程和日程安排、會議文件和材料準備、參觀現(xiàn)場準備、會議工作機構(gòu)設(shè)置及其職責和主要負責人安排外，還充分考慮了會標制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、會風督查等細節(jié)上的內(nèi)容，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準備工作時才能有條不紊、主動從容。如今年8月25—26日，市委、市人大、市政府、市政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)率相關(guān)市直部門到藍山現(xiàn)場辦會，召開專題研究解決藍山在承接產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移工作中的相關(guān)問題的工作會議，此次會議是藍山近年來規(guī)格最高的會議，籌備好這次會務(wù)顯得尤其重要，我們成立了專門工作組具體負責此項工作，從座牌的擺放、花草的布置、音響的調(diào)試、座次的安排、會標的制作、茶水的準備、桌椅的擺放等各個方面的工作，都反復(fù)研究和現(xiàn)場模擬，針對會議期間可能出現(xiàn)的問題，一一提前進行周密思考，采取了相應(yīng)措施。確保了此次高規(guī)格的會議開得非常成功，得到市領(lǐng)導(dǎo)的肯定和社會的好評。三是加強協(xié)調(diào)，突出有效落實。不論會議規(guī)格高低、規(guī)模大小 , 我們都要把每一項任務(wù)、每一個細小的環(huán)節(jié) , 每一項具體工作明確到人，確保事事有人管 , 人人有專責。會議籌備方案方案報送領(lǐng)導(dǎo)審閱后，立即召集相關(guān)單位分管負責人召開協(xié)調(diào)會，對照方案做到“三個明確”即：明確任務(wù)、明確責任、明確完成時限，確保各司其職，各盡其責，按時完成各項任務(wù)。必要時將所有籌備會議人員的聯(lián)系

電話收集整理 , 編印通訊錄 , 發(fā)至每個工作人員手中 , 便于溝通和聯(lián)系。

2.把好會議通知下發(fā)關(guān)。會議通知的制發(fā)和下達是辦會工作中極其關(guān)鍵一個環(huán)節(jié)，一個會議通知發(fā)放不到位，就可能影響到整個會議的有序進行。在通知下達過程中我們注意把握三個要點： 一是盡快熟悉、全面掌握。在下會議通知前，要求下發(fā)通知的工作人員對會議通知的內(nèi)容，如會議名稱、內(nèi)容、時間、地點、由誰主持召開會議、參會人員以及聯(lián)系方式等盡可能全面和快速的熟悉，下通知前在認真填寫好會議通知單，并對參會人員進行逐一核對確保準確無誤后才下通知，下通知時如接聽電話的不是參會者本人，還要問清接電話人的姓名職務(wù)并作好記錄。二是通力協(xié)作、及時下達。在下達會議通知的實際操作過程中，我們一貫采取兩辦分工合作的方法進行，對25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)場、辦事處，150余個縣直單位實行分工負責，一旦有會議通知，兩辦各負其責各司其職，確保在最短的時間內(nèi)把會議通知下達每個參會人員，給參會人員以足夠的準備時間。在下達大型緊急會議通知時，我們還要求下達會議通知的工作人員，根據(jù)參會對象距開會地點的遠近按先遠后近的順序通知，如我縣最遠的鄉(xiāng)鎮(zhèn)荊竹鄉(xiāng)要趕到縣城開會最少需要2個小時的時間，如不按此順序通知就難以確保參會人員及時趕到會場。三是嚴謹規(guī)范、細致準確。在電話通知中要特別注意語言的規(guī)范使用，避免出現(xiàn)“明天”、“后天”等字眼，要用某月某日，必要時說明星期幾，以免產(chǎn)生歧義。四是高度負責、及時反饋。在下完會議通知后，會前秘書人員還要對通知情況進行反饋統(tǒng)計，并及時將情況向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)報告，如遇某些單位的主要負責人因事因病不能參會，以便領(lǐng)導(dǎo)決策，看是否需要由副職代會或及時調(diào)整會議內(nèi)容。

3.把好會前檢查確關(guān)。為了保證會務(wù)準備工作萬無一失，我們對每次會議籌備工作，都要在全面準備的基礎(chǔ)上，反復(fù)考慮，仔細檢查。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛(wèi)工作等。對落實不到位或銜接不夠的及時督促 , 做好協(xié)調(diào) , 確保不出纜漏。特別是對一些重要的程序性很強的會議(比如黨代會)。工作人員甚至要進行模擬運行，在模擬運行中發(fā)現(xiàn)一些細節(jié)上的疏漏，及時予以彌補，把紕漏處理在會議之前。同時，要預(yù)測可能出現(xiàn)的問題和紕漏。制訂應(yīng)對措施。把會議組織得萬無一失。

二、靈活規(guī)范、精心運作，優(yōu)化會中服務(wù)

會議期間是會務(wù)工作最活躍的階段，也是嚴格考驗秘書人員工作能力的階段。會議開始后，我們中心任務(wù)是掌握會議動態(tài)，通過精心組織和良好的服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會議按預(yù)定方案進行。在具體工作中我們主要做好了以下幾個方面的工作：

1.超前站位切實做好入會前的準備工作。無論會議規(guī)格的高低、規(guī)模的大小，我們都要求工作人員按照既定的會議籌備方案，在會務(wù)工作整體鏈條中找準自己的位置 , 并且至少要提前30分鐘趕到現(xiàn)場，對自己所負責的事項進行最后一次會前檢查，亡羊補牢發(fā)

現(xiàn)紕漏及時整改。如音響調(diào)試、主席臺的名牌、資料、話筒、茶水擺放，只需數(shù)秒就能解決的問題，但是如果我們沒有提前站位，仔細排查發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤，挨批事小，把工作辦砸了就是大事。與此同時 ,我們還要求會務(wù)人員之間要加強聯(lián)絡(luò)與溝通 , 對會議材料的發(fā)放、大小會議的交叉通知、出席人員的到會落實、主席臺的設(shè)置、座次安排、會場秩序維護等工作 , 密切配合 , 拾遺補缺 , 形成會務(wù)工作一盤棋。通過每個部位的有序運作 , 保證會務(wù)工作整體運作的高效率。

2.密切關(guān)注會議進程，創(chuàng)造性的做好會中服務(wù)。會議正式開始后，我們除時刻密切關(guān)注著會議的整個進程外。還要求會務(wù)人員高度關(guān)注臨時性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時補救。處理過程既嚴格遵守會議紀律 , 堅持按既定方案和程序操作 , 又注意處理好隨機事項 , 創(chuàng)造性地開展工作。比如 , 有時會碰到臨時變更議程、出席會議的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生變化、調(diào)整會議主持人、召開臨時會議、延長或縮短會議時間等情況 , 來不及請示報告。對此 , 我們一方面在會議場所、會場座次、席位卡及話筒的安排等方面制定多種預(yù)案 , 另一方面注意發(fā)揮主觀能動性 , 快速反應(yīng) , 爭取在最短時間內(nèi)調(diào)整好工作程序 , 保證不誤時誤事。

3.認真維持會場秩序，加強會風督查。會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開后，我們會立即安排會風督查組采取會前點驗、會中抽查、會后通報的形式，對參會人員的到會情況和遵守會場紀律的情況進行督查，督查過程中做到語言溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火、不卑不亢。同時在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進入會場，禁止大聲喧嘩，保持會場安靜。

三、善始善終、盡善盡美，深化會后服務(wù)

散會后，會務(wù)工作仍未結(jié)束，還有許多工作需要繼續(xù)，在實際際工作中我們主要通過抓好以下三個方面的工作來完善和深化會后服務(wù)工作。

1.確保離會的安全有序。參會人員離會工作做不好 , 容易使人感到會議安排有頭無

尾 , 有始無終 , 同樣會影響會議的效果。因此在實際工作中我們總是按既定方案要求，周密地安排好與會人員的離會工作，要求會務(wù)人員必須在散會時及時打開會議室安全通道的大門，引導(dǎo)與會人員依次出場，對于集中停放的車輛要安排專人負責疏導(dǎo)確保安全有序。

2.認真做好會議資料的回收、歸檔和會務(wù)工作總結(jié)。我們堅持從細節(jié)入手，在一個

會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，并把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動性、細節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對每次全縣性大會和重

要工作會議的會務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策文件等裝訂成冊，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會

議內(nèi)容一目了然，以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查人員掌握會議精神，加強督促落實。

3.強化貫徹落實會議精神的 督查落實。對會議決定的事項和部署的任務(wù) , 我們

都要求辦公室要及時明確承辦部門和辦理時限 , 跟蹤檢查督辦 ,將貫徹落實情況及時反饋給會議主持人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) , 確保會議目標的達成。對明令推進的工作或者禁止的情，會議結(jié)束之后，適時進行督查。對貫徹落實較的地方和部門提出表揚，對貫徹落實不力的地方和位提出批評，同時剖析原因，解決問題，保證工作的常推進。