第一篇：信息與檔案管理

信息與檔案管理

一、什么是秘書？秘書是從事辦公室程序性工作的人員。協(xié)助上司處理政務級日常事物，并為決策提供服務的行業(yè)。包含了從企業(yè)文書、專職文秘到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系。

二、現(xiàn)代秘書應具備的條件有哪些？

1、樹立信息意識。

2、創(chuàng)新檔案管理經(jīng)驗

3、提高信息素養(yǎng)

4、增強對信息的獲取、預測、開發(fā)、利用

5、熟悉和掌握信息智能工具

6、提高信息化服務水平

三、信息的含義：1.信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映 2.信息是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或見解的表征。3.信息是經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。

四、信息的特征：客觀性、無限性、時效性、開發(fā)性、共享性、傳遞性

五、信息的特性：1.無限性； 2.客觀性； 3.與感知主體的關(guān)聯(lián)性； 4，時效性； 5，共享性；6，可開發(fā)性

六、信息工作的概念：信息工作是組織信息有序化交流和利用的活動，是對各種信息進行系統(tǒng)處理的工作，她包括搜集、加工、傳遞、利用、反饋和儲存等一套工作程序。簡單的說，就是以信息為對象，并發(fā)揮以有用性為目的的工作。

七、信息工作四在特點：A.服務性：秘書部門信息服務的多向性。其中最直接最主要的是為領(lǐng)導決策服務；B.綜合性：秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性；C.針對性：同一信息對于不同的對象，其有用性即價值各不相同；D.適時性：秘書部門提供信息要選擇最佳時機以取得最高的吸收率。

第二篇：信息與檔案管理(無紙化)

信息與檔案管理-----P1

檔案管理工作的性質(zhì)：:管理性,服務性,政治性,文化性

檔案收集的方式有:平時收集,定期收集,年終收集,公文處理的特點是:政治性,時限性,機要性,規(guī)范性

公文寫作不同于其他文種的寫作，其主要特點是:被動寫作，遵命性強,對象明確，針對性強,決策之作，政策性強,講究格式，規(guī)范性強 開放檔案的條件包括:物質(zhì)條件,檢索條件,制度條件,社會檔案意識條件,收文登記可分為:簿冊式登記,聯(lián)單式登記,卡片式登記,書文辦理程序有:簽收、拆封與登記,擬辦、批辦與承辦,分發(fā)與傳閱,催辦、查辦與注辦 寫作“報告”應注意的問題是:陳述事實要清楚扼要,語言要簡潔樸實,引文不能斷章取義, 檔案工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容包括檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化,檔案資源管理信息化,檔案工作人員現(xiàn)代化,檔案數(shù)字化應遵循基本原則:實用性原則,價值性原則,特色性原則,檔案提供利用的途徑和方式有哪些:閱覽室閱覽,檔案外借,制發(fā)檔案復制件,舉辦檔案展覽與陳列服務,檔案信息化建設的基本原則包括:統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施,需求導向、注重效益,持續(xù)發(fā)展、保障安全,檔案信息具有信息的一般屬性，如中介性、可代替性,可傳輸性,可分享性等 檔案信息具有自身的某些特征，主要表現(xiàn)為：原始性,回溯性,檔案作用的發(fā)揮受到制約有:社會發(fā)展水平的制約,人們對檔案和檔案工作認識水平的制約,檔案管理水平的制約,答復上級機關(guān)的詢問，向上級匯報工作，反映情況應適用():報告

黨內(nèi)法規(guī)的制定主體是:省級以上黨組織 對某一項工作做具體規(guī)定應使用的文種是辦法

分散式文書工作組織形式適用于:規(guī)模較大且業(yè)務職能較復雜的機關(guān)

公布社會各有關(guān)方面應當遵守或周知的事項應適用:通告

公文的體式是指:格式和文體

行政法規(guī)和地方性法規(guī)的專用文種是:條例 會議紀要屬于:會議的主旨文書 會議議案屬于:會議提議審批文書 會議指南屬于:會務管理文書

具有法定效用的公文稿本是:暫行本 決定屬于:領(lǐng)導指導類文書

某省人民政府向該省一縣政府行文是:下行文

某省人民政府向另一省人民政府行文是:平行文

目前公文處理工作中使用最為普遍、使用頻率最高的介質(zhì)是:紙質(zhì)介質(zhì)

檔案收集是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件1951年3月，主要收藏明清檔案的故宮博物院文獻館改稱為檔案館。

分散式檔案事業(yè)管理體制是指國家檔案館或國家檔案行政管理機構(gòu)，只管理中央或聯(lián)邦政府機關(guān)的檔案和檔案事務，不過問地方檔案的管理和檔案事務。

“大事突出、要事不漏、小事不要”是大事記的編寫要求。

《檔案法》第六條規(guī)定，縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導

《檔案法》規(guī)定國家檔案館保管的檔案，一

信息與檔案管理-----P2 般應當自形成之日起滿30年向社會開放?！渡虾Ｊ锌h級機關(guān)文書檔案保管期限表》是一種機關(guān)檔案保管期限表 《浙江省改革開放三十年大事記》屬于國家或地區(qū)大事記 《浙江省國家檔案館管理辦法》規(guī)定，國家檔案館保管的重大活動檔案，進館滿6個月，應當向社會開放。《政府信息公開條例》于2008年5月1日正式實施，館成為政府信息的查閱場所，依法為社會提供政府信息公開的查閱服務?！吨腥A人民共和國檔案法》于1988年1月1日正式實行。堅持黨政文件分開制發(fā)，屬行文規(guī)則 精簡原則屬于文書工作的基本原則 絕大多數(shù)大中型社會組織，特別是辦公地點不夠集中或文件數(shù)量在各分支機構(gòu)分布不均衡的，多采用的文書工作組織形式是復合式 可不加蓋公章的文種是會議紀要 可以聯(lián)合行文的機構(gòu)是國家財政部與四川省人民政府 聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)標識排列在前的應是:主辦機關(guān) 聯(lián)合行文時作者應是無隸屬關(guān)系機關(guān)，并在行文前就有關(guān)問題協(xié)商一致。每份公文的主題詞一般不超過7個 某行政機關(guān)的一份公文的成文時間是2002年4月30日，其標寫方式應為:二00二年四月三十日 同級或不相隸屬的機關(guān)之間互相行文應采用:直接行文 為了加強對政府信息公開工作，2007年1月國務院常務會議通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》，自2008年5月1日起施行。文書的接收登記、分裝、投送及其渠道的選擇等環(huán)節(jié)屬于:文書的傳遞 文書的擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印等環(huán)節(jié)屬于:文書的撰制 文書工作現(xiàn)代化是一項系統(tǒng)工程，涉及方方面面的諸種因素，概括起來可歸納為：管理機制、技術(shù)設備和人員素質(zhì)三個方面。文書工作專門機構(gòu)的主要職責是:負責機關(guān)文書的制發(fā)和管理 我國自2000年1月1日起開始至今仍在實施《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準是由國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局正式批準發(fā)布的下行文是指:向所屬下級機關(guān)或業(yè)務指導機關(guān)發(fā)出的文件 下列文書工作人員中屬文書工作的執(zhí)行層的是文印室主任 下列文書工作人員中屬于文書工作的控制層的是辦公室主任 新國標規(guī)定帶有密級的公文應當編制份數(shù)序號。新國標規(guī)定公文的印發(fā)時間以付印的時間為準。一份文件的發(fā)文字號:只能編寫一個 在公文中常用于交代問題，說明原委或列舉事例的表達方式是:敘述 只用于上行文的數(shù)據(jù)項目是:簽發(fā)人標識 下列哪些機構(gòu)不屬于檔案行政管理機構(gòu):省檔案館,單位檔案室,專業(yè)檔案館, 2004年12月召開的全國檔案局長館長會議提出要把檔案館真正建成:檔案安全保管基地,愛國主義教育基地,已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心,檔案信息服務中心,案卷歸檔的主要內(nèi)容有:歸檔范圍,歸檔時限,歸檔要求, 常用的檔案包裝材料有：卷皮,卷盒,包裝紙, 電子文件的技術(shù)鑒定包括:真實鑒定,可讀性信息與檔案管理-----P3

鑒定,完整性鑒定, 電子文件管理應當遵循以下原則:前端控制原則,真實性保障原則,技術(shù)與管理手段結(jié)合原則, 電子文件由以下基本要素構(gòu)成:結(jié)構(gòu)信息,背景信息,內(nèi)容信息, 非紙質(zhì)檔案，又稱特種載體檔案，有古代紙張發(fā)明以前的()等，也有膠片、磁盤、光盤等新型載體材料，還有印石、錦旗、金屬物等各種實物形態(tài)檔案:甲骨檔案,金石檔案,簡牘檔案,錦帛檔案, 根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，掃描型電子文件的通用格式為:JPEG,TIFF, 根據(jù)電子文件的概念，電子文件具有以下特征:是以數(shù)碼形式記錄的,記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴于計算機系統(tǒng)閱讀、處理,可以在通信網(wǎng)絡上進行傳輸, 根據(jù)國家檔案局2001年發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，以下屬于檔案管理軟件應具備的基本功能:數(shù)據(jù)管理功能,整理編目功能,輔助實體管理功能, 根據(jù)國家電子政務基本構(gòu)架，檔案網(wǎng)絡環(huán)境建設可分為三個層次:檔案部門內(nèi)部網(wǎng),與政府連接的政務網(wǎng),與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng), 國外早期檔案常用的載體材料有:貝葉,紙草,羊皮紙, 鑒定檔案價值的內(nèi)容標準，要求鑒定人員分析檔案內(nèi)容的：重要性,獨特性,時效性,真實性和完備性, 鑒定檔案價值的形式標準，要求鑒定人員分析檔案形式特征包括：:文件名稱,文件形成時間,文本,文件的外型特點, 科技檔案包括科研檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案,基本建設檔案,產(chǎn)品檔案,設備檔案等 科技檔案具有成套性、專業(yè)性,多樣性,通用性等特點 科技文件鑒別工作的主要內(nèi)容包括：歸檔文件完整性鑒別,歸檔文件準確性鑒別,文件屬性鑒別,保存價值和保管期限鑒別, 承擔劃分文書工作中心機構(gòu)、專門機構(gòu)以及專兼職文書人員的權(quán)限，負責重要文書的簽發(fā)、批辦和承辦工作職責的是文書工作的控制層 從總體上講，公文的標題要做到:顯旨、簡潔、得體 催辦屬于文書工作基本內(nèi)容中:文書的管理 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距，使印章與正文同處一面方法加以解決。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7個字 電子檔案的管理需求應放在:電子文件的形成階段予以考慮 符合行文規(guī)則的做法是:黨政機關(guān)可以聯(lián)合行文 各級黨政機關(guān)內(nèi)的文印室、收發(fā)室、保密室等負責文書的擬制、傳遞、辦理和處置工作的機構(gòu)是文書工作的:專門機構(gòu) 各類各級辦公室是社會組織內(nèi)部文書工作的總樞紐，是文書工作的:中心機構(gòu) 根據(jù)《公文格式》，公文的成文日期一般以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準 公文的表達方式中，處于從屬地位的是議論 公文兼用的表達方式是議論、說明、敘述 公文如需同時標識秘密等級與緊急程度，則秘密等級 頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行

公文寫作過程中，敘述表達方式是指以記載和陳述人物、事件以及事物的狀況與變化過程的一種表達方式。公文寫作過程中，議論表達方式是指運用事實材料和邏輯推理的思維形式反映客觀事信

息與檔案管理-----P4

物，分析其內(nèi)在聯(lián)系，提示本質(zhì)與規(guī)律，直接闡明作者主張的一種表達方式。

專門檔案館，是管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。

1979年5月，中央辦公廳發(fā)出《關(guān)于為“檔案工作中反黨反社會主義黑線”等錯案徹底平反的通知》。

總是為一定的政治服務不是檔案工作的基本原則

靈活性不是制定檔案管理制度的基本原則所應當堅持的檔案保管制度的內(nèi)容包括：檔案安全問題、進出庫房登記、庫藏檔案定期檢查、設備管理、清潔衛(wèi)生等方面

信息與檔案管理-----P5 信息與檔案管理-----P6

文書的發(fā)展和進化表現(xiàn)在兩個方面，其一是成立:南京史料整理處 文書的制成材料，其二是:文書用途、種類和1952年11月15日，中共辦公廳、中央組織制度的變遷 部和中央宣傳部委托中國人民大學舉辦了檔文書的加工編輯、組織傳閱、催辦、查辦、案專修班 各環(huán)節(jié)的登記以及對文書的日常管理、提供1955年8月24日，《中共中央關(guān)于迅速清理利用等環(huán)節(jié)，屬于文書管理 敵偽政治檔案資料的通知》指出：全部敵偽文書的憑證作用主要取決于:文書的內(nèi)容的檔案“經(jīng)過初步分類登記以后，應妥善地保權(quán)威性 管起來，片紙只字也不得再有損毀或遺失”。文書學產(chǎn)生的必要條件是:文字的形成 1996年9月，我國成功地在北京主辦了第13文書學的形成階段是指:從20世紀初到20世屆國際檔案大會，并成為國際檔案理事會主紀40年代末 席國。檔案人員應具備以下素質(zhì):政治素質(zhì),專業(yè)素1996年9月在我國北京召開的第13屆國際質(zhì),知識素質(zhì),身體素質(zhì), 檔案大會上通過了《檔案工作者職業(yè)道德準則》檔案行政管理機構(gòu)是檔案事業(yè)的組織和指揮中心。

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務實績、個性特點、專長愛好等情況的原始記錄。

檔案目錄中心是指按照一定歷史時期、區(qū)域、專業(yè)系統(tǒng)匯集檔案目錄信息，以統(tǒng)一的目錄體系提供各種檔案目錄信息服務的工作實體。

檔案咨詢機構(gòu)是指國家行政當局為征求檔案工作意見建議而依法設立的順間性組織。聯(lián)合檔案室是指同一地區(qū)，特別是同一城區(qū)內(nèi)辦公地點在同一個大院內(nèi)的若干個機關(guān)單位共同建立的檔案管理機構(gòu)，負責保存和管理這些機關(guān)單位形成的檔案并提供檔案利用服務。

1987年9月5日，第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，檔案事業(yè)開始步入依法治理的軌道。

1959年6月24日，經(jīng)中共中央、國務院批準，中央檔案館正式成立。

文書檔案保管期限分為永久和定期兩種，而定期一般分為10年和30年

我國檔案部門開展編研工作的最基本形式是:檔案文獻匯編

我國甘肅省發(fā)現(xiàn)的放馬灘紙為西漢初期的紙質(zhì)地圖，不僅是迄今發(fā)現(xiàn)的世界最早的植物纖維紙，也是世界最早的紙質(zhì)地圖實物和最早的紙質(zhì)檔案。

我國人事檔案工作目前仍實行分塊管理。我國于1980年正式加入國際檔案理事會。下列不屬于發(fā)文處理程序的是:注辦 下列不屬于專門檔案的是:科技檔案

下列哪項不屬于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特點:數(shù)據(jù)的冗余度少、耦合度高

下列文種不屬于黨或國家行政公文的是:簡報

下列選項中不屬于歸檔手續(xù)的是:查看檔案類目

下面最符合電子文件載體保護的環(huán)境要求:溫度：17℃～20℃、相對濕度35%～45% 下面哪個存儲設備適宜作為大容量離線存儲備份:磁帶庫

下面哪項不屬于檔案數(shù)字化的管理流程:檔案數(shù)字化前處理

在試行期間具有法定效用的公文稿本是:試行本

在文書工作的演化歷史上，首次出現(xiàn)了公文寫作理論總結(jié)是在:魏晉南北朝

在一定時期、一定條件下，將文書與文書工作中具有多樣性、相關(guān)性的各種概念、事物合而為一或限定在一定范圍內(nèi)的措施，此稱文書工作標準化的統(tǒng)一原理

文書產(chǎn)生的充分條件是社會組織的出現(xiàn) 文書的定義包括了下面哪一項基本內(nèi)容:文書是用文字的形式表達并附著于一定載體的信息記錄

信息工作一般由存儲,傳遞反饋,開發(fā)與利用,收集整理等組成。以下是檔案裝具的是:檔案箱,檔案架,檔案夾, 下列選項中屬于歸檔手續(xù)的是:清點核對,填寫檔案交接文據(jù),完成實體移交, 信息資料加工的形式有綜合加工 ,提煉加工,推導加工 , 以下關(guān)于信息反饋的形式正確的是:正反饋和負反饋,縱向反饋和橫向反饋,前反饋和后反饋, 以下屬于文字傳遞的有:圖表,文本,表格, 在制發(fā)檔案副部文件的時候應該注意事項:嚴格控制復制珍貴及易損檔案,履行審批手續(xù),復制后與原件認真校對,必要時說明出處,蓋章, 科技文件與政務文件的區(qū)分原則包括：內(nèi)容原則,整體原則,職能原則, 文書的檔案的鑒定原則要求堅持哪些基本點:全面的觀點,發(fā)展的觀點,歷史的觀點,效益的觀點, 狹義的檔案工作就是指檔案管理，即檔案的收集、整理、保管,鑒定,統(tǒng)計，編目與檢索、提供利用、編研等活動。下面屬于綜合布線系統(tǒng)的獨立子系統(tǒng)有:工作區(qū)子系統(tǒng),干線子系統(tǒng),設備間子系統(tǒng), 以下是檔案管理軟件應具備的一些基本要求:符合標準規(guī)范要求,具有一定的靈活性和可擴充性,具有較高的數(shù)據(jù)處理和檢索性能,安全性和可靠性, 以下屬于檔案信息安全管理應遵循的基本原則:預防原則,均衡防護原則,分權(quán)制約原則,災難恢復原則, 以下屬于網(wǎng)絡連接設備的是:網(wǎng)卡,中繼器,路由器, 專業(yè)檔案具有專業(yè)性強,文件格式統(tǒng)一,程序規(guī)范等特點，有其獨特的管理方法和要求。我國檔案人員職業(yè)道德規(guī)范主要應包括:忠于職守、遵守法紀,愛崗敬業(yè)、無私奉獻,求真務實、維護史實,文明管檔、優(yōu)質(zhì)服務, 下列哪些屬于檔案初級專業(yè)技術(shù)職務資格:助理館員,管理員, 文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個環(huán)節(jié)。編制檢索工具即對著錄標引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機，建立機讀目錄和數(shù)據(jù)庫。立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。檔案室指南是全面、系統(tǒng)介紹機關(guān)檔案室及其收藏檔案情況的工具書。方便保管和利用是文書立卷工作的基本原則，是文書立卷的根本目的。目錄是一系列相關(guān)信息的系統(tǒng)化記載及內(nèi)容的揭示。簡訊是一種以簡明扼要的語言報道最新動態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品。目錄號是指該案卷所在案卷目錄的編號1951年2月，中國科學院歷史研究第三所在原“中國國民黨黨史史料編纂委員會”舊址2000年12月6日，中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作者職業(yè)道德準則》正式頒布實施，這是我國機關(guān)檔案工作改革的一項重大舉措2000年4月，廣東省深圳市檔案館試辦了全國首家文件檔案資料服務中心。20世紀30年代，國民政府在國家機關(guān)開展“行政效率運動”，視文書檔案為推行政令的重要工具，把“文書檔案改革”作為“行政效率運動”的重要組成部分愛國主義教育基地應具備開展一定規(guī)模的社會教育活動所必需的場所和設施，按照《國家檔案館愛國主義教育基地規(guī)范》的要求，展廳面積一般不低于200m2 按照我國檔案工作的有關(guān)規(guī)定，長期保存的文件的具體時間是16—50年 本機關(guān)單位召開的重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料的保管期限為永久 不需加蓋公章的公文是《國務院三峽工程建設委員會第八次全體會議紀要》 材料的真實性是保證檔案編研工作質(zhì)量的生命線。從檔案價值主體對象來看，可分為第一價值、第二價值 檔案收集工作是檔案由分散到集中的過程，它是檔案工作的起點，也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、收集、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜檔案編研工作的首要環(huán)節(jié)是選題 檔案的價值實際上指檔案是否具有被保存的意義，檔案保存價值的外在體現(xiàn)就是檔案的()。:保管期限 檔案工作的根本宗旨是:便于社會各方面的利用 檔案柜架的排列要求中檔案柜的走向跟窗戶面要求垂直檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案 檔案業(yè)務工作的起始環(huán)節(jié)是檔案收集 檔案業(yè)務工作中，八環(huán)節(jié)之說是在六環(huán)節(jié)之說的基礎上加上檔案收集 電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性 建國后的檔案分為撤消機關(guān)檔案和現(xiàn)行機關(guān)檔案 鑒定檔案價值的基本方法就是直接鑒定法企業(yè)決策的基礎和依據(jù)是信息 為維護檔案的完整與安全，檔案保管工作必須做好三項工作，以下哪個不屬于這三項工作:制定嚴格的檔案保管期限 維護檔案的完整，從質(zhì)量上要:保持有機聯(lián)系文書按檔案工作中通行的方法分，分為文書檔案、科技檔案和:專門檔案 文摘的類型分為:指示性文摘和報道性文摘 我國從中央到地方，設置了各級各類檔案工作機構(gòu)，下列各選項中，檔案協(xié)會不是檔案工作機構(gòu)。

信息與檔案管理-----P7 信息與檔案管理-----P8 信息與檔案管理-----P9

后，由2人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字

要求做到“從寬防漏”原則的是選材的:初選 以下不屬于公文格式中眉首部分的是:公文標題

以下不屬于歸檔制度內(nèi)容的是:歸檔數(shù)量 以下屬于檔案的間接利用的是:大事記 以下屬于會計憑證類的檔案是:發(fā)票

優(yōu)化檔案館()藏的標準，1、內(nèi)容標準；

2、發(fā)票；

3、層次標準；

4、類型標準。

在檔案實體管理過程中應遵循來源原則、全宗原則、有機聯(lián)系原則以及保管和利用方便原則。

在檔案事業(yè)各組成部分中，檔案管理工作是重點，是檔案事業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)。:

在工作進行之前寫的，有明確的請求，要求上級機關(guān)答復的公文是請示

我國現(xiàn)存最早的古老的檔案殷商時期的甲骨檔案計算機檢索系統(tǒng)由硬件、軟件和數(shù)據(jù)等檔案部分組成信息存儲主要由登記、編碼、存放排列、保檔案人員政治素質(zhì)是指檔案人員的政治態(tài)管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。度、政治品質(zhì)和思想作風 信息工作一般由收集、整理、存儲、傳遞反檔案人員職業(yè)道德建設通過自律和他律兩種饋、開發(fā)與利用等組成。形式實現(xiàn)，自律指的是自我修養(yǎng)，他律指的信息篩選的主要內(nèi)容是:信息鑒定和信息選是教育與監(jiān)督 擇 檔案文獻匯編一般由匯編題名、編輯說明、以下哪點不是人事文書具有以下主要特點原目錄和正文等構(gòu)成，而正文以全錄式轉(zhuǎn)錄為則性 主，按一定體例進行編排。以下哪項不是聲像材料特點易于保存 檔案室指南是全面、系統(tǒng)介紹機關(guān)檔案室及綜合檔案庫主要用于保存文書檔案。其收藏檔案情況的工具書。中國照片檔案館屬于專門檔案館 編制檢索工具即對著錄標引后形成的條目加文書學的研究對象是文書和文書工作 以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入計文書學的醞釀階段指:自從文書及文書工作算機，建立機讀目錄和數(shù)據(jù)庫。的形成到20世紀初漫長歷史過程中 行文關(guān)系可分為上行文、下行文和平行文三個方向。行文關(guān)系可分為三個方向:上行文,下行文,平行文, 外借是檔案利用的服務方式，下列哪些檔案不能外借:珍藏檔案,聲像文件檔案原件,殘破易損檔案, 下列哪些方式是正確的檔案公布方式:通過各種出版物發(fā)表檔案的全部或部分原文,通過新聞媒體播放檔案的全部或部分內(nèi)容,散發(fā)或者張貼檔案復制件,在公開場合宣讀、播放檔案內(nèi)容, 由于檔案具有機密性，在檔案的利用過程中哪些類型的檔案需要控制使用:凡對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié)、黨和國家機關(guān)工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案,凡對社會開放有損害個人形象、尊嚴、聲譽、人身安全的檔案,凡對社會開放影響政黨之間、國家之間關(guān)系的檔案,會削弱我國經(jīng)濟、科技實力的檔案?！稒n案法》第五條以國家法律的形式確定了檔案工作的基本原則：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分組管理的原則,維護檔案完整與安全,便于社會各方面的利用 按電子文件的功能劃分，可將電子文件分為:輔助性、工具性文件,主文件,支持性文件, 從標準規(guī)范的適用范圍和應用層次看，可以將檔案信息化標準規(guī)范分為:管理性標準規(guī)范,業(yè)務性標準規(guī)范,技術(shù)性標準規(guī)范, 從檔案信息化建設的目標和主要任務看，檔案信息化建設是:以國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為導向,以檔案信息化人才隊伍為依托,以檔案信息資源建設為核心,以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標, 檔案的收集、整理、保管,鑒定,統(tǒng)計,編目與檢索等各個環(huán)節(jié)，屬于基礎業(yè)務工作范疇。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律主要表現(xiàn)為：檔案作用范圍的遞增律,檔案機密程度遞減律,檔案作用的轉(zhuǎn)移律,檔案發(fā)揮作用的條件律, 檔案概念的含義包括:形成主體是國家機關(guān)、社會組織和個人,是有保存價值的文件,實存形態(tài)是多種多樣的,是直接形成的歷史記錄, 檔案工作是一項服務性,政治性機要性,科學管理性的工作。國家綜合檔案館的基本功能可以歸納為:國家檔案資源積累、存儲和安全保管功能,國家檔案信息服務功能,國家檔案信息社會教育功能,已公開現(xiàn)行文件和政府信息查閱服務功能, 檔案管理工作包括:檔案館工作,檔案室工作, 下列哪些檔案館構(gòu)成了我國從中央到地方的檔案館網(wǎng):國家綜合檔案館,專門檔案館,部門檔案館,企業(yè)事業(yè)單位檔案館, 下列哪些屬于檔案科學研究機構(gòu):檔案研究所,檔案科學技術(shù)研究所,檔案學會, 檔案法制建設包括:檔案立法工作,檔案行政執(zhí)法,檔案行政救濟,檔案普法教育, 檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。方便保管和利用是文書立卷工作的基本原則，是文書立卷的根本目的。目錄號是指該案卷所在案卷目錄的編號.卷皮指用于直接存放檔案案卷的紙質(zhì)或其他質(zhì)地的包裝物.簡訊是一種以簡明扼要的語言報道最新動態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品檔案柜架的層號編號順序哪個是錯誤的:從右向左 中國第一歷史檔案館，收集管理明、清兩朝及以前各朝中央機構(gòu)形成的檔案。1959年1月7日，中共中央《關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》又確定了黨、政檔案和黨、政檔案工作實行集中統(tǒng)一管理的原則，實現(xiàn)了對全國檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理，標志著我國檔案事業(yè)集中統(tǒng)一管理體制的正式建立。漢代以后，逐步由簡、帛、紙并用過渡到以紙張作為撰寫文書的主要載體記錄符號的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的客觀條件國務院《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》對國家檔案實行集中統(tǒng)一管理作了第一次表述。《中國共產(chǎn)黨中央和省()級機關(guān)文書處理和檔案工作暫行條例》對我國檔案工作基本原則作了第一次表述。檔案科學研究工作是檔案事業(yè)進步的動力，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。檔案專業(yè)技術(shù)資格即檔案專業(yè)技術(shù)職稱，也稱檔案專業(yè)技術(shù)職務。求真務實、維護史實是檔案人員職業(yè)道德的特殊要求。法律手段是檔案事業(yè)管理的根本手段。文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案公共檔案是國家機構(gòu)或其他公共組織在公務活動中形成的為國家所有的檔案夏婷是長興縣惜越電動車公司辦公室秘書，在進行文書歸檔時，她不確定以下哪份文件是不需要歸檔的。請你告訴她:《長興縣公安局關(guān)于加強開發(fā)區(qū)企業(yè)社會治安工作的通知》 現(xiàn)行檔案是指1949年10月1日新中國成立以來形成的檔案?，F(xiàn)行機關(guān)檔案在本機關(guān)的保管的期限，《機關(guān)檔案工作條例》、《檔案館工作通則》規(guī)定為省級以上機關(guān)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20 年左右?，F(xiàn)行文件匯編，選材時應特別注意文件的:時效性 銷毀失去保存價值的檔案必須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準

在加工過程中必須忠于原文，注意維護檔案內(nèi)容的歷史真實性，保存檔案文獻的原文原意，切不可妄行增刪改易，這是存真原則的要求。

在繕印《市政府關(guān)于我市嚴重缺電影響居民生活的緊急請示》一文時，標識緊急程度應選用:3號黑體字

照片檔案保存的適宜溫度為:14℃—24℃ 下列機關(guān)，不能聯(lián)合行文的是:政府的綜合部門()與同級的其他職能部門之間 下列文種中屬于上行文的是:請示

以下不具備正式公文法定效力的稿本是:草稿

用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況的文種是:通報

用于答復下級機關(guān)的請示事項的是:批復 用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文的文種是:通知

第三篇：信息與檔案管理案復習資料

信息與檔案管理課程考試復習資料

“ 檔案 ” 在商代稱為冊。

按信息的傳遞方向，信息傳遞分為內(nèi)向傳遞和外向傳遞兩種。信息存儲的程序是登記、編碼、存放排列、保管。

電子文書是指具有參考價值和利用價值，在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

信息工作的程序包括收集、整理、傳遞、存儲、利用和反饋。分類目錄是按照體系分類法的基本原理劃分的。檔案收集工作包括檔案的接收和檔案的征集。文書處理必須遵守及時、準確、統(tǒng)一、安全的原則。

要銷毀的檔案在未批準以前應當單獨系統(tǒng)保管，以便領(lǐng)導審查檢查和不批準時放回庫房。

各級國家檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。檔案目錄是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。不屬于外向傳遞的形式的是通知。

關(guān)于信息反饋的形式不正確的是集中反饋和分散反饋 公文的特點是作者法定性、作用權(quán)威性、效用實現(xiàn)性。公文從來源上劃分為收文和發(fā)文。

常見的信息資料編碼的方法包括順序編碼法和分組編號法 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性

文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個環(huán)節(jié)。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律是檔案機密程度遞減 檔案保管工作最終是為了立足長遠，保證當前?！鞍朔馈辈徽_的一項是防蟲、防震 立卷環(huán)節(jié)的選擇是立卷工作開展的前提。

銷毀失去保存價值的檔案必須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準后，由2人人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字。

電話不屬于文字傳遞

屬于信息分類方法的是信息分類。

信息存儲主要由錄入、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。檔案包裝材料中的卷盒的規(guī)格一般為300mm×220mm。

文書的立卷有其特定的程序，這對于有效管理檔案、保證檔案質(zhì)量和提高檔案開發(fā)利用的效率有很重要的作用

信息篩選程序的是看來源、看標題、看正文

信息資料加工的形式有綜合加工、提煉加工、推導加工

適用性、系統(tǒng)性、合法性是制定檔案管理制度的基本原則所應當堅持的。檔案保管期限表的類型有通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表、同類型機關(guān)檔案保管期限表。

檔案閱覽服務應該注意哪些事項、不得借閱尚未整理編目的零散檔案、愛護檔案,不得在檔案上做標記、嚴禁在閱覽室吸煙、喝水、閱畢檔案要認真檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題要妥善處理

1．只有經(jīng)過歸檔的文件才能是檔案。

2．有些文件不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。3．允許利用者摘抄、復制開放的檔案，也可在研究著述中引用或通過刊物、廣播等媒體向社會公開檔案的全部或部分原件。5．制發(fā)檔案復制本包括內(nèi)供復制和外供復制。

6．鑒定工作的組織包括建立檔案鑒定工作機構(gòu)、由檔案工作人員和形成部門聯(lián)合提出鑒定意見，送交鑒定委員會審查后呈報上級機關(guān)領(lǐng)導者批準。7．對于珍藏檔案、殘破易損檔案、稀有文本以及聲像檔案原件，概不外借。8．維護檔案的安全包括維護檔案的實體的物質(zhì)不是安全和機密內(nèi)容的政治安全兩個方面。

9．檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

10．問題分類法不適用于內(nèi)部機構(gòu)比較穩(wěn)定的單位或撤銷單位的檔案分類。

信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容.分發(fā)是文書人員依照一定的分文原則，區(qū)別不同情況，把經(jīng)過登記的收文發(fā)往領(lǐng)導人閱批，或轉(zhuǎn)往有關(guān)部門辦理。

檔案統(tǒng)計分析是對統(tǒng)計資料進行綜合歸類，比較研究以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動。高質(zhì)量，準確而又及時統(tǒng)計數(shù)據(jù)和高層次，有一定深度、廣度的統(tǒng)計分析報告是統(tǒng)計分析的產(chǎn)品。

編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖，應由建設單位負責或委托有資質(zhì)的單位編制。

國外引進的項目或由外方承包的建設項目，如由外方提供竣工圖的，應由外方簽字確認。

1．信息篩選的方法：(1)復印、剪裁

對能滿足需求的相關(guān)信息進行閱讀，將閱讀到的有價值的信息做記號、復印或剪裁。(2)摘記

將有保存價值的信息摘錄到手冊或卡片上。(3)標記說明

對篩選后的信息進行標注、注釋或說明，注明已被建材的信息的日期、出處。

文書立卷的原則應遵循一下幾點：

(一)保持文件之間的歷史聯(lián)系

這是文書立卷工作的基本前提。文書是歷史紀錄的真實寫照，文件之間的聯(lián)系是自然的、歷史的、客觀的聯(lián)系。文件的形成處理過程反映了文件形成和處理過程中的各種關(guān)系，反映了不同機關(guān)之間的行政關(guān)系和工作關(guān)系，反映了每一級機關(guān)的工作狀態(tài)和工作效果，還反映了領(lǐng)導的職權(quán)、權(quán)責和能力素質(zhì)。這些要素在檔案的利用過程中必成為重要的參考和借鑒。所以，文書立卷的時候必須要考慮到文書的歷史的、自然的聯(lián)系。

(二)區(qū)分文件材料的保存價值

這是文書立卷工作的具體依據(jù)。文件本身的價值決定了文件的保存價值。文件所記載和反映的內(nèi)容不同、重要程度不同，這份文件所起的作用和保存價值也

不同。一般來說，那些反映社會發(fā)展和記錄主要工作活動的重要文件，其保存價值相對較大。文書立卷的第二條原則就是必須保存有價值的文書。

(三)方便保管和利用

這是文書立卷工作的基本原則。文書立卷的根本目的，就是方便文件的保管和日后的利用。文書立卷是對文件進行的分門別類的工作。每一個案卷一般就是一個小的類別，需要概括出案卷中文件的主題內(nèi)容和案卷標題，使文書管理人員通過標題即可了解卷內(nèi)文件的大致內(nèi)容，并能準確、迅速地查找所需要的文件，方便文件的查找、保管和利用。為了方便文書的保管和利用，案卷內(nèi)文件的數(shù)量不能因過多而導致裝訂和翻閱不便，也不能因為數(shù)量過少、案卷太薄，導致設備利用率降低。

會議文書管理的種類

區(qū)別對象，按需傳遞信息

信息傳遞要根據(jù)對象不同而區(qū)分對待，高層次決策者需要綜合性和預測性具有前瞻性的信息，基層管理者需要具體的經(jīng)營信息和實施步驟。秘書應針對不同對象因人而異即使準確傳達相關(guān)信息。(2)? 做好例行信息的傳遞工作

信息工作是秘書日常工作的重要部分，信息的上傳下達都要經(jīng)過秘書。秘書應做好信息的傳輸和接收工作。(3)? 加強非例行信息的傳遞工作

領(lǐng)導及有關(guān)人員在工作中急需某些信息時，秘書要及時收集信息并及時傳遞。秘書從收集到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況時要立即傳遞，如本企業(yè)所用材料的價格即將下跌，公司發(fā)行的股票突然被人大量拋售等。秘書一旦獲取這類信息，必須迅速向決策者或有關(guān)部門傳遞。(4)? 運用現(xiàn)代化信息傳遞方式

秘書應當發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在信息傳遞中的作用，利用全球聯(lián)網(wǎng)的電話、電視、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡、光盤和新的多媒體技術(shù)等傳遞信息，彌補目前在獲得信息方面存在的地理的、社會的和經(jīng)濟的差距，使信息產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益。

與紙質(zhì)文書相比，電子文書的特點如下。

(1)虛擬性和依賴性。電子文書的全部信息是以電子字節(jié)bit(1和0)作為記錄形式的，它必須通過計算機及其相應的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識別，它對計算機軟、硬件系統(tǒng)有很強的依賴性。計算機屏幕上呈現(xiàn)出來的文件及其格式，是經(jīng)過計算機程序處理過的，同一電子文書可以被顯示成各種不同格式，所以它只是一種虛擬的文件。

(2)不穩(wěn)定性。電子文書所依賴的系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性。目前計算機軟、硬件系統(tǒng)的迅猛更新?lián)Q代，都會產(chǎn)生電子文書存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問題。電子文書的載體具有不穩(wěn)定性。用以存儲電子文書的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存。同時，電子文書具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質(zhì)文書，隨時面臨被修改、盜竊、丟失甚至銷毀的危險。(3)信息共享性。電子文書信息不一定具有固定的物理位置，可以非實體狀態(tài)進行加下和管理，電子文書存到計算機網(wǎng)絡上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地被查閱和利用。這種信息和載體的可分離性，為信息的共享提供了條件。

第四篇：2014年房產(chǎn)局信息檔案管理工作總結(jié)

2014年，在局領(lǐng)導的關(guān)心幫助下，在其他部門的大力支持下，信息檔案股全體同志齊心協(xié)力，努力工作，較好地完成了各項工作任務，取得了一定成績。現(xiàn)將工作總結(jié)如下：

一、提高認識，立卷歸檔實現(xiàn)新進展

加強檔案管理的目的是健全檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，從而進一步發(fā)揮檔案功能。基于這樣的認識，年初以來，我們按照局領(lǐng)導的要求，切實加強了信息檔案管理工作，尤其是加強了各類檔案信息的立卷歸檔工作。全年共接收檔案695戶，其中交易過戶160戶，初始登記、總登記、換證、變更435戶。

一是加強學習。為了做好信息檔案管理工作，我們組織全股干部切實加強了業(yè)務學習，努力提高業(yè)務能力和水平。結(jié)合局黨委組織開展的群眾路線實踐教育活動，采取集中學習和自主學習相結(jié)合的方式，先后組織全股干部學習了《檔案法》、《檔案管理條例》等法律法規(guī)，并學習了歸檔文件材料收集整理歸檔細則、檔案管理人員應知應會業(yè)務基礎知識等，有效地提高了全股同志的業(yè)務水平。

二是規(guī)范操作。檔案管理是件非常嚴肅的工作，容不得半點疏忽。

第五篇：干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)

干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)一、建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的必要性

１、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書記關(guān)于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

２、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

３、是合理使用先進的現(xiàn)代化辦公設備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進了相當?shù)挠嬎銠C和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應用水平較低，現(xiàn)有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現(xiàn)代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的作用

１、為領(lǐng)導和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

２、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。

３、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學習、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡和各種多媒體設備把動態(tài)影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達能力等，使領(lǐng)導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經(jīng)濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)應注意的幾個問題

１、要采用規(guī)范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標準化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機構(gòu)管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及

到的其他應用項目也應當建立在相關(guān)的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關(guān)的標準，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

２、要用先進的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等。

應用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應用。

要使干部多媒體信息系統(tǒng)達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術(shù)以及高性能的設備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數(shù)字杜比和ＤＶＤ技術(shù)，在為領(lǐng)導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應性。

網(wǎng)絡是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導和

組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務?，F(xiàn)階段比較先進的組網(wǎng)技術(shù)有ＡＴＭ和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡建設中還要考慮利用Ｉｎｔｅｒｎｅｔ，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。

３、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規(guī)范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

４、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制。

準確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設

和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應用。要以應用為主線，開發(fā)選用一些實用的應用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統(tǒng)真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分。

隨著辦公自動化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對各級干部的計算機應用水平也提出了較高的要求。要有計劃地對使用者進行強制培訓，使其成為辦公自動化和干部信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務水平和管理能力。