第一篇：我國出版集團ERP信息管理系統(tǒng)建設(shè)-上海世紀(jì)出版社案例

當(dāng)今的全球化競爭日趨激烈，出版集團的外部生存環(huán)境發(fā)生了較大的變化。出版集團要在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，就必須加快信息化的步伐，改善自身的信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的實施和應(yīng)用，意味著出版集團要用一套更高層次的管理模式來運作企業(yè)，為自身帶來更長遠的社會效益與經(jīng)濟效益。這就要求出版集團的全體員工，包括集團決策層，改變傳統(tǒng)的思維方式和管理模式，以適應(yīng)新的發(fā)展要求。出版集團建設(shè)ERP信息管理系統(tǒng)的意義

1.1再造信息系統(tǒng)，提高管理水平

ERP作為一種管理軟件，能將編輯、營銷、財務(wù)和物流等系統(tǒng)無縫整合，集成信息并再造信息系統(tǒng)平臺，使出版集團負責(zé)人能及時、深入地了解企業(yè)的相關(guān)信息，大至集團發(fā)展趨勢及動態(tài)，小至具體出版物的出版進度，從而方便出版集團負責(zé)人開展管理工作，制定科學(xué)的工作方案及應(yīng)對策略，以加快出版集團對市場環(huán)境的反應(yīng)速度，提升出版集團的競爭優(yōu)勢。此外，ERP作為一種管理思想，融合了先進的管理理念，可以及時調(diào)整出版集團的戰(zhàn)略目標(biāo)，從根本上改善集團的管理模式和員工的工作模式。實施應(yīng)用ERP系統(tǒng)的過程就是全面提高出版集團管理水平并贏得競爭優(yōu)勢的過程。

1.2優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率

管理學(xué)家邁克爾·哈默曾說過：“在企業(yè)的運行中，績效的顯著提升只有通過根本性的變革才能實現(xiàn)?！盓RP項目實施的重要意義之一，就是能最大程度地優(yōu)化出版集團的業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。ERP系統(tǒng)強調(diào)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和集成，它把生產(chǎn)、財務(wù)、營銷以及技術(shù)等子系統(tǒng)整合成一個一體化的系統(tǒng)，在統(tǒng)一的信息管理平臺上工作，做到機構(gòu)不重疊、業(yè)務(wù)不重復(fù)和信息不孤立，達到縮短流程周期、節(jié)約運作資本、增強集團整體合作意識、提高管理精度的目的。

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1.3有效降低成本，增加企業(yè)利潤

由于出版行業(yè)的生產(chǎn)活動是基于內(nèi)容的生產(chǎn)活動，因而具有一定的生產(chǎn)特殊性：產(chǎn)品生產(chǎn)時間彈性大，出版物數(shù)量及品種較多，大量生產(chǎn)環(huán)節(jié)如設(shè)計、印刷、裝訂等要委托供應(yīng)商來完成；核算方法及發(fā)行方式有別于普通商品；涉及的財務(wù)流程和財務(wù)要求具有自身的特點。針對于此，ERP系統(tǒng)一方面能使出版集團的需求計劃更科學(xué)，降低成本，為出版集團創(chuàng)造更大的利潤，另一方面，ERP環(huán)境下，企業(yè)員工的工作會更有秩序，更加有效，從而使出版物質(zhì)量相應(yīng)提高。ERP系統(tǒng)采用基于過程的質(zhì)量監(jiān)控，能與IS09000系列互相配合，質(zhì)量管理有了技術(shù)上的保證，從而降低出版物的不合格率，為出版集團節(jié)約資源。

1.4挖掘員工潛力，提升集團形象

ERP作為一種管理思想，把新的工作理念及工作方式引入出版集團。重組后的業(yè)務(wù)流程使員工的機械勞動與重復(fù)勞動減少，降低了員工在機械手工勞動中發(fā)生錯誤的可能性，使員工從繁雜的事務(wù)中解放出來，更好地發(fā)揮自身價值與能力，員工潛力得到最大程度的挖掘。另外，ERP使出版集團能更好地履行對客戶的供貨承諾，提高客戶滿意度，提升集團形象。上海世紀(jì)出版集團ERP實施案例

2.1項目背景

2005年11月26日，作為全國文化體制改革試點單位的上海世紀(jì)出版集團，在成功轉(zhuǎn)企后，與上海大盛資產(chǎn)有限公司、上海精文投資公司、東方網(wǎng)股份有限公司、上海聯(lián)和投資有限公司及浙江聯(lián)合出版集團共同投資組建了股份制公司，注冊資本10億元，其中，上海世紀(jì)出版集團占有70%的股份，擁有全資或控股成員單位26家，包括圖書出版機構(gòu)15家、音像出版社4家、電子出版社2家、期刊44種與報紙6種。

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隨著出版業(yè)體制改革的不斷深入，上海世紀(jì)出版集團在管理上存在的問題也日益突出，具體表現(xiàn)在：集團總部相對弱勢，難以采用集團化的管理模式；出版社的發(fā)行體系各自獨立，集團化的統(tǒng)一發(fā)行體系尚未建立；自出版產(chǎn)品物流“小、快、零、多”的特點，加大了管理的復(fù)雜性；單品核算較為困難，績效考核缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)支撐；各部門、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息溝通不及時，為信息數(shù)據(jù)的整合和信息系統(tǒng)的集成設(shè)置了障礙。

上海世紀(jì)出版集團通過ERP項目亟待解決三大問題：第一，從經(jīng)營角度出發(fā)，改變單純依靠增加出版物品種來拉動銷售的增長方式；加強選題策劃和出版計劃的管理，提高圖書的整體選題質(zhì)量和單品種贏利能力；通過信息共享，有效減少不良庫存；強化資金管理能力，完善成本反饋檢查體系，控制生產(chǎn)成本，增加集團利潤。第二，從管理角度出發(fā)，進一步明晰集團愿景，改造并優(yōu)化內(nèi)部流程，完善集團內(nèi)部控制體系，通過提升集團管理水平來提高決策的科學(xué)性，充分體現(xiàn)集中統(tǒng)一管理模式的優(yōu)勢。第三，從信息化建設(shè)角度出發(fā)，基于集團業(yè)務(wù)流程和戰(zhàn)略需求，建立一個集成的、開放式的信息平臺，保證信息的實時共享和規(guī)范統(tǒng)一，為集團決策提供科學(xué)依據(jù)，保證集團戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

上海世紀(jì)出版集團要ERP項目不僅能提供一個開放式的信息管理系統(tǒng)，更要提供一個以提高主營業(yè)務(wù)市場競爭力為核心的整體解決方案，使自身逐步成為具有國際競爭力的大型傳媒集團。

2.2項目選型

上海世紀(jì)出版集團于2008年正式開始實施ERP項目，選擇的是用友軟件公司的NC出版行業(yè)解決方案。用友軟件在傳媒行業(yè)有不少成功用戶。用友的出版行業(yè)解決方案主打“資源協(xié)同、精細管控”，核心策略是行業(yè)化，提供編務(wù)、印制、發(fā)行、財務(wù)一體化的出版集團整體ERP產(chǎn)品。

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2.3總體方案

總體方案中強化出版集團的集中式管理，通過信息管理平臺對財務(wù)管理模塊、編務(wù)管理模塊、印務(wù)管理模塊和發(fā)行管理模塊進行實時管理控制，平衡集中管理和分散運作，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的一體化。采用項目管理思想，將單品圖書視做單個的項目進行全過程管理，使編務(wù)部門與發(fā)行部門有效結(jié)合；同時建立集團分析決策體系，在系統(tǒng)中集成所有歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)以及其他相關(guān)數(shù)據(jù)，建立決策數(shù)據(jù)庫，為集團決策提供依據(jù)。加強集團的風(fēng)險控制，可進行階段性的成本預(yù)估和贏利預(yù)測，隨時控制項目風(fēng)險；增加客戶信用評價和客戶管理子模塊，以降低經(jīng)營風(fēng)險和提高客戶滿意度。該項目支持B2B和B2C等電子商務(wù)業(yè)務(wù)。上海世紀(jì)出版集團ERP項目成功因素階段分析

3.1項目準(zhǔn)備階段

上海世紀(jì)出版集團在實施ERP項目之前做了充分的企業(yè)調(diào)研，對本企業(yè)的使命、經(jīng)營需求和不足進行了分析研究，這有助于ERP項目選型和規(guī)劃。根據(jù)出版集團現(xiàn)狀撰寫包含企業(yè)資源狀況的可行性報告，為ERP項目籌備小組提供有效參考。只有信息全面準(zhǔn)確，出版集團在開展ERP信息管理系統(tǒng)建設(shè)時才能合理分配資源，明確項目范圍，確保ERP項目按規(guī)劃順利實施。此外，上海世紀(jì)出版集團按ERP項目管理計劃組建了合理的項目籌備小組。小組成員為各部門挑選出的ERP實施業(yè)務(wù)代表，涵蓋了不同層面的優(yōu)秀人員，保證選型的科學(xué)性及實施過程中的良好管理。最后，長時間的選型過程及多次的科學(xué)論證也是選型成功的保證。

3.2項目實施階段

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在ERP項目實施過程中，上海世紀(jì)出版集團實力雄厚，因此可以投入較多資金，根據(jù)自身特點從用友公司定制需要的相關(guān)功能模塊，把握業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點，結(jié)合企業(yè)實際情況，用ERP思想對業(yè)務(wù)流程進行合理再造。上海世紀(jì)出版集團在項目實施階段進行了有效的項目管理，包括合理的項目階段規(guī)劃及分解細化。項目分解可以將總項目分成一項項的子項目，通過對每一項子項目的管理控制來保證最終整體項目實施的成功。

3.3項目交驗及后續(xù)階段

上海世紀(jì)出版集團在每一期項目交驗時，都進行詳細的測試，以確定系統(tǒng)的穩(wěn)定性。系統(tǒng)上線一段時間后，再根據(jù)各項預(yù)期目標(biāo)對系統(tǒng)進行評估，持續(xù)監(jiān)控系統(tǒng)的運行，保證所有業(yè)務(wù)流程運行結(jié)果有效。做好科學(xué)合理的成本預(yù)算，使出版集團在后續(xù)階段有足夠的資金對ERP系統(tǒng)進行維護和升級。另外，每一次升級都建立在前一個項目已經(jīng)成功穩(wěn)定實施的基礎(chǔ)上，確保ERP系統(tǒng)升級是一個逐步完善、穩(wěn)定發(fā)展的過程。

在人力資源管理方面，上海世紀(jì)出版集團企業(yè)員工進行持續(xù)的培訓(xùn)，使員工真正學(xué)會運用ERP系統(tǒng)。同時培養(yǎng)企業(yè)自己的信息管理技術(shù)員，保證ERP系統(tǒng)能得到及時維護，這也從根本上為應(yīng)對今后的信息化變革提供技術(shù)上的支持。不足和建議

我國出版集團實施ERP項目起步較晚，許多出版集團的信息化程度還是停留在傳統(tǒng)的信息管理階段。隨著自身的發(fā)展，越來越多的出版集團已經(jīng)認(rèn)識到，未來社會是信息化與網(wǎng)絡(luò)化的社會，要贏得競爭的主動權(quán)，實現(xiàn)中國出版“走出去”、建立國際出版?zhèn)髅郊瘓F的最終目標(biāo)，必須運用國際通用的管理手段。鑒于ERP系統(tǒng)強大、靈活和高效的特點，出版集團紛紛投入巨額資金加以引進，以期能迅速適應(yīng)市場及客戶需求的變化。Information classification: Internal

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但整體而言，ERP系統(tǒng)在我國出版集團中的使用并不盡如人意，還存在著一些問題。比如出版集團應(yīng)用的軟件系統(tǒng)大多是從通用性軟件系統(tǒng)移植而來，沒有針對出版集團的特性來進行改造；而我國出版集團使用ERP系統(tǒng)晚，無法準(zhǔn)確提出功能需求，軟件公司也不了解相關(guān)出版流程和出版業(yè)務(wù)，導(dǎo)致ERP項目實施后不能與集團需求無縫銜接，無法達到出版集團預(yù)期的效果。有的出版集團負責(zé)人對ERP項目了解不足，認(rèn)為ERP項目的實施主要是技術(shù)層面的事，相當(dāng)于裝一套計算機軟件，不用全員參與，所以沒有在出版集團內(nèi)部進行推廣培訓(xùn)，導(dǎo)致ERP項目在實施過程中得不到員工配合，員工依然遵循原有的工作程序，模塊功能得不到利用，造成巨額資金浪費。

由此可見，出版集團構(gòu)建ERP信息管理系統(tǒng)時，必須求真務(wù)實，從自身實際情況出發(fā)，開發(fā)符合自身需求的ERP軟件系統(tǒng)。在ERP項目建設(shè)中，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重組和管理思想變革，同時學(xué)習(xí)國際先進的現(xiàn)代出版集團的管理理念和技術(shù)手段，使我國的出版集團產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。

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