第一篇：檔案管理必要性

王某是外地來上海的大學(xué)生，單位與其簽訂的勞動合同中規(guī)定，王某在5年合同期內(nèi)不得解除勞動合同，否則，要承擔1萬元違約金。一年后，王某想“跳槽”離開單位，主動找到單位，要求交1萬元違約金后解除勞動合同。單位領(lǐng)導(dǎo)此時卻認為，交1萬元讓他走，太便宜他了，于是提出交5萬元才能走。王某認為單位的要求沒有道理，且自己根本也拿不出5萬元。但是，單位最終作出決定：王某可以先走，但其個人檔案要由單位暫時扣留，待王某交清5萬元后，單位才能放走其檔案，同時還威脅到，若在王某走后兩年內(nèi)，不交清5萬元，單位就會毀掉其個人檔案。

據(jù)筆者了解，目前，有王某這樣遭遇的外地大學(xué)畢業(yè)生大有人在，他們經(jīng)常會為這種事情感到十分煩惱，到處咨詢也得不到滿意的答復(fù)，為解決他們的困惑，在此將國家對檔案的有關(guān)規(guī)定做一簡要的闡述。

勞動部、國家檔案局在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中規(guī)定：企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單

位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；

（二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝；

（三）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出；

（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回，逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時詢問，以防丟失。

上海市勞動和社會保障局根據(jù)《上海市單位招工、退工管理辦法》（滬勞保就發(fā)[2001]13號）和《關(guān)于本是實行〈勞動手冊〉制度意見的通知》（滬勞保就發(fā)[2001]12號）等有關(guān)規(guī)定，頒發(fā)了《關(guān)于用人單位遺失或拒退人事檔案（含《勞動手冊》）勞動者退工登記備案手續(xù)處理意見的通知》（滬勞保就發(fā)[2001]47號），對用人單位遺失或拒退勞動者人事檔案（含《勞動手冊》），勞動者的退工登記備案手續(xù)作出了具體的規(guī)定。用人單位拒退人事檔案

（含《勞動手冊》），勞動者退工登記備案手續(xù)的辦理方法如下：用人單位拒退人事檔案（含《勞動手續(xù)》）是指用人單位與勞動者已沒有事實勞動關(guān)系，且用人單位沒有正當理由，而不為勞動者辦理退工登記備案手續(xù)，拒退人事檔案（含《勞動手冊》）。

1、用人單位無正當理由拒退人事檔案（含《勞動手冊》）的，勞動者本人可以在法定期內(nèi)向各級勞動爭議仲裁委員會申請仲裁，由仲裁委員會裁決用人單位為其辦理退工退檔手續(xù)。

2、對用人單位仍拒絕辦理退工手續(xù)的，勞動者本人可以憑已生效的仲裁文書（復(fù)印件）及本人身份證、戶口簿、一寸證件照兩張等相關(guān)材料到戶口所在地的街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動服務(wù)所進行失業(yè)登記，重新申辦《勞動手冊》。由此可見，不管勞動者以哪種方式離開企業(yè)，企業(yè)均應(yīng)及時將其個人檔案轉(zhuǎn)出，企業(yè)以扣押個人（人事）檔案作為手段威脅勞動者的做法，是錯誤的?，F(xiàn)實中，經(jīng)常會有企業(yè)以員工在離開公司時不交培訓(xùn)費、不退住房、不交納違約金等為理由扣住員工的檔案不放，也不

給辦理有關(guān)手續(xù)，以為這樣就可以制約住員工，殊不知企業(yè)以這種非法的手段來糾正員工的違法行為，也是錯誤的。應(yīng)該說，企業(yè)無權(quán)以任何理由扣留已離職的員工檔案。如果員工因為拒絕承擔違約責任或賠償企業(yè)的損失不辭而別，企業(yè)正確的做法應(yīng)該是，通過勞動爭議仲裁等法律手段來恢復(fù)自己的合法權(quán)益，而不應(yīng)該扣押其個人檔案。當然，大部分企業(yè)在員工離職時，還是能夠按規(guī)定轉(zhuǎn)移員工個人檔案的，但相當一部分企業(yè)讓員工本人將檔案自己帶走的做法，也是不符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的，應(yīng)當按規(guī)定通過機要交通或派專人送取的辦法轉(zhuǎn)移檔案，這才是既符合國家規(guī)定又對員工負責的正確做法。實行聘用制的國有企、事業(yè)單位都具有人事檔案接收權(quán),如果你是在民企,股份制單位,外資企業(yè)工作,可以把你的人事檔案放到市人才交流中心保管.什么樣的單位具有人事檔案接收權(quán)

第二篇：建立客戶檔案管理的重要性和必要性...

建立客戶檔案管理的重要及必然性

隨著市場競爭越來越激烈，公司越來越注重營銷的管理工作，其中客戶檔案管理，在營銷管理中舉足輕重，同時，客戶檔案管理又是企業(yè)ISO9000：2000質(zhì)量體系管理的重要組成部分?，F(xiàn)將最近所學(xué)的關(guān)于客戶檔案管理一些想法與大家分享。

建立客戶檔案，很多人認為是一件很普通的事，不就是記錄一下客戶的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、地址嗎。其實不是這樣，客戶檔案管理也需要數(shù)據(jù)化、精細化、系統(tǒng)化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導(dǎo)性。要完善每一個客戶檔案，需要對客戶進行一次全面“體檢”。

客戶檔案管理的內(nèi)容包括：客戶基礎(chǔ)資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場競爭狀況及市場競爭能力、與我司交易狀況，結(jié)合其資信能力、市場容量、經(jīng)營業(yè)績、客戶組織架構(gòu)、競爭對手狀況等一系列的相關(guān)資料，并進行分析、歸類、整理、評價，有能力的企業(yè)可以建立數(shù)學(xué)模型、用計算機來進行管理。

因為市場經(jīng)濟變化莫測，準確的信息傳遞是獲得成功的關(guān)鍵因素之一?？蛻魴n案管理就是對客戶信息的收集、整理、并準確傳遞給銷售人員，資料信息流程為：客戶———收集 ———業(yè)務(wù)員傳遞——— 上級領(lǐng)導(dǎo)（或檔案管理員）——— 反饋——— 業(yè)務(wù)員（公司領(lǐng)導(dǎo)）———服務(wù)——— 客戶。對客戶檔案管理工作，我們要堅持動態(tài)管理、重點管理、靈活運用以及專人負責四個方面的原則。

隨時更新 以變應(yīng)變

動態(tài)管理就是把客戶檔案建立在已有資料的基礎(chǔ)上進行隨時更新，而不是建立在一個靜態(tài)檔案上。市場在變，客戶也在變。我們基本做到“知已知彼”，隨時了解客戶的經(jīng)營動態(tài)、市場變化、負責人的變動、體制轉(zhuǎn)變等，加強對客戶資料收集、整理，以供企業(yè)管理人員作輔助參考決策。另外，我們定期（如二個月）開展客戶檔案全面修訂核查工作，對成長快或丟失的客戶分析原因后，另作觀察。修訂后的客戶檔案，分門別類，整理為重要、特殊、一般性客戶三個檔次。

這樣周而復(fù)始形成一種檔案管理的良性循環(huán)，就能及時了解客戶動態(tài)變化，為客戶提供有效幫助。

抓兩頭 放中間

在客戶檔案管理中，我們采取“抓兩頭、放中間”的管理辦法，也就是關(guān)注大客戶和最差客戶，這樣有利于企業(yè)產(chǎn)生最大化利潤并降低企業(yè)風(fēng)險。首先對主要客戶的檔案管理，不停留在一些簡單的數(shù)據(jù)記錄和單一的信息渠道來源上，堅持多方面、多層次了解大客戶的情況，如業(yè)務(wù)員信息、市場反饋、行業(yè)人士、網(wǎng)站、內(nèi)部消息、以及競爭對手的情況。還注意了大客戶的親情化管理，如節(jié)假日的問候，新產(chǎn)品上市，銷量上升的祝賀等，讓客戶知道我們一直在關(guān)注它。我們對于客戶信息經(jīng)常加以分析，處理后歸檔留存。其次，對風(fēng)險性大的客戶管理，如：經(jīng)營狀況差、欠賬、信譽度下降、面臨破產(chǎn)改制等，隨時了解其經(jīng)營動態(tài)，做好記錄，確保檔案信息的準確性、時效性，并不定期訪問調(diào)查，不定時提醒業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)員客戶當前狀況，把風(fēng)險控制在最大限度內(nèi)。

這些重要客戶的檔案管理都要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報，發(fā)現(xiàn)不正?，F(xiàn)象，及時上報，避免給企業(yè)造成損失。

靈活運用 提高效率

建立好的客戶檔案，不能束之高閣。建立一個準確的、完備的、客觀的客戶檔案，特別是對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說就像一雙眼睛，能隨時一目了然地了解客戶，大大減少了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的盲目性，有效地了解了客戶動態(tài)，并提高了辦事效率，增強了企業(yè)的競爭力。在規(guī)范了客戶檔案管理后，領(lǐng)導(dǎo)只要進入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的客戶檔案一欄，就可以找到客戶的相關(guān)情況，做到心中有數(shù)，即省心，又省事。客戶信息直接來源于銷售人員和市場部人員，并服務(wù)于企業(yè)管理?？蛻魴n案也記錄了一些客戶的需求和產(chǎn)品偏好，給銷售人員的分析判斷起到了一個很好的參考作用，同時也使銷售人員能最大限度努力工作，通過各種渠道來滿足客戶要求。

慎之又慎 專人負責

客戶是企業(yè)的命脈，客戶檔案的泄密，勢必影響企業(yè)的生命。我們要求客戶管理人員的忠誠度要高、在企業(yè)工作時間較長、有一定的調(diào)查分析能力，由基本能掌握業(yè)務(wù)全局的專人負責管理。我們防止用工資低、剛聘用人員做這方面工作

第三篇：淺談計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

龍源期刊網(wǎng) http://.cn

淺談計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性 作者：任艷菊

來源：《沿海企業(yè)與科技》2005年第09期

[摘要]文章認為計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中起著越來越重要的作用，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結(jié)合，同時，也順應(yīng)了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]計算機技術(shù)；檔案管理；必要性

[中圖分類號]P270．7

[文獻標識碼]A

第四篇：必要性

必要性

近日，國家發(fā)改委發(fā)布《產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整指導(dǎo)目錄（2011年版）》，自2011年6月1日起施行。2005年版目錄同時廢止。戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)、環(huán)保與資源綜合利用等新增內(nèi)容成為新版目錄的最大亮點。同時，新版目錄注重結(jié)構(gòu)調(diào)整和產(chǎn)業(yè)升級，注重對產(chǎn)能過剩行業(yè)的限制和引導(dǎo)。根據(jù)該目錄，磚瓦24門以下輪窯以及立窯、無頂輪窯、馬蹄窯等土窯于2011年底前淘汰。

新版目錄條目共1399條，其中鼓勵類750條，限制類223條，淘汰類426條。鼓勵類中涉及墻體材料行業(yè)的有：太陽能建筑一體化組件設(shè)計與制造；新型墻體和屋面材料、絕熱隔音材料、建筑防水和密封等材料的開發(fā)與生產(chǎn)；150萬平方米/年及以上、厚度小于6毫米的陶瓷板生產(chǎn)線和工藝裝備技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用；廢礦石、尾礦和建筑廢棄物的綜合利用；利用工業(yè)副產(chǎn)石膏生產(chǎn)新型墻體材料及技術(shù)裝備開發(fā)與制造；應(yīng)急安置房屋開發(fā)與生產(chǎn)。建筑方面將鼓勵：建筑隔震減震結(jié)構(gòu)體系及產(chǎn)品研發(fā)與推廣；智能建筑產(chǎn)品與設(shè)備的生產(chǎn)制作與集成技術(shù)研究；集中供熱計量與調(diào)控技術(shù)、產(chǎn)品的研發(fā)與推廣；高強、高性能結(jié)構(gòu)材料與體系的應(yīng)用；太陽能熱利用與光伏發(fā)電應(yīng)用一體化建筑；先進適用的建筑成套技術(shù)、產(chǎn)品和住宅部品研發(fā)與推廣；鋼結(jié)構(gòu)住宅集成體系及技術(shù)研發(fā)與推廣等。

限制類中涉及墻體材料行業(yè)的有：3000萬平方米/ 年以下紙面石膏板生產(chǎn)線；粘土空心磚生產(chǎn)線（陜西、青海、甘肅、新疆、西藏、寧夏除外）；15萬平方米/ 年以下的石膏（空心）砌塊生產(chǎn)線、單班2.5萬立方米/ 年的混凝土小型空心砌塊及單班15萬立方米/年以下的混凝土鋪地磚固定式生產(chǎn)線、5萬立方米/ 年以下的人造輕集料（陶粒）生產(chǎn)線；10萬立方米/年以下的加氣混凝土砌塊生產(chǎn)線；3000萬塊標磚/年以下的煤矸石、頁巖實心磚生產(chǎn)線；10000噸/年以下巖（礦）棉制品生產(chǎn)線和8000噸年以下玻璃棉制品生產(chǎn)線。

淘汰類中涉及墻體材料行業(yè)的有：1000萬平方米/年以下的紙面石膏板生產(chǎn)線；磚瓦24門以下輪窯以及立窯、無頂輪窯、馬蹄窯等土窯（2011年底前淘汰）；普通擠磚機；SJ1580-3000雙軸、單軸制磚攪拌機；SQP400500-700500雙輥破碎機；1000型普通切條機；100噸以下轉(zhuǎn)盤式壓磚機；手工制作墻板生產(chǎn)線；簡易移動式混凝土砌塊成型機、附著式振動成型臺；單班1萬立方米/年以下的混凝土砌塊固定式成型機、單班10萬立方米/年以下的混凝土鋪地砌塊固定式成型機；人工澆筑、非機械成型的石膏（空心）砌塊生產(chǎn)工藝；手工切割加氣混凝土生產(chǎn)線、非蒸壓養(yǎng)護加氣混凝土砌塊生產(chǎn)線；非燒結(jié)、非蒸壓粉煤灰磚生產(chǎn)線；使用非耐堿玻纖或非低堿水泥生產(chǎn)的玻纖增強水泥（GRC）空心條板。

水泥混凝土問世以來一直是建筑工程最重要的結(jié)構(gòu)材料，得到廣泛的應(yīng)用。隨著科學(xué)技術(shù)的進步和發(fā)展以及人們認識水平的提高，水泥混凝土又開拓了新的用途，邁向裝飾材料行列。水泥混凝土作為裝飾材料有著得天獨厚的有利條件。首先，原材料資源非常豐富，主要材料為水泥、砂、石、顏料等，還可利用粉煤灰、煤殲石等工業(yè)廢渣和尾礦；第二，混凝土制品的攪拌、制作等有成熟的工藝，混凝上及其制品的性能和耐久性好；第三，混凝土拌合物容易著色，采用不同顏色的顏料或各種顏色的集料與混凝土原料拌合，就可制得不同色澤的裝飾混凝土和制品；第四，新拌混凝土的可塑性好，用不同形狀的模具就可塑造出不同形狀的混凝土制品，要圓就圓，要方就方，形狀千姿百態(tài)；第五，凝結(jié)硬化后的混凝土表面可加工性好，可劈、可鑿（琢）、可磨、可剁，表面可加工出不同的質(zhì)感，特別是仿天然裝飾石材的質(zhì)感，是造就自然景觀的理想材料；第六，應(yīng)用范圍廣泛，可用于工業(yè)與民用建筑、市政、交通、園林、水利等土建工程，乃至雕塑工藝制品等；第七，把普通混凝土和制品深加工為裝飾混凝上制品后，產(chǎn)品價值倍增，企業(yè)可獲得較好的經(jīng)濟效益。

裝飾混凝土制品，包括裝飾砌塊，是當今水泥混凝上制品發(fā)展的方向之一。為推進其在我國的起步和發(fā)展，1989年12月和1994年12月己召開兩次全國裝飾混凝土制品學(xué)術(shù)研討會，裝飾砌塊是研討會的議題之一。我國房建材料工業(yè)“八五”和“九五”技術(shù)進步規(guī)劃，中國建筑砌塊“八五”和“九五”發(fā)展規(guī)劃，都把裝飾砌塊列入發(fā)展規(guī)劃中。國家建材局多次下達科研項目開發(fā)裝飾砌塊及裝備技術(shù)，制訂裝飾混凝土砌塊行業(yè)標準等。我國2000年小康住宅示范工程已把砌塊和砌塊建筑，裝飾砌塊和裝飾砌塊建筑列入三種建筑體系之一。隨著墻體材料革新，裝飾混凝上砌塊作為多功能的新型墻體材料將會有很大發(fā)展。

裝飾混凝上砌塊種類

作為砌筑材料，國外發(fā)達國家把混凝土砌塊作為主要的墻體材料之一，其中裝飾混凝土砌塊占有一定比例。裝飾砌塊除具普通混凝土砌塊的優(yōu)點外，還把裝飾、防水、保溫、隔熱、吸音融為一體，使其具有多種功能?！把b飾混凝土砌塊”行業(yè)標準把砌塊分為貼面砌塊和砌筑砌塊，其中砌筑砌塊又分實心和空心，三大品種系列，每一品種又可有多種花色，我國已研制開發(fā)了數(shù)種裝飾砌塊及其相關(guān)的加工裝備和生產(chǎn)技術(shù)。本節(jié)重點介紹裝飾混凝土砌塊和種類。

一、劈離砌塊

把兩個砌塊合并為一個大的砌塊成型、養(yǎng)護和達到一定強度后，用劈離機在指定斷面處將其劈開，成為兩個劈離砌塊。或者是一個砌塊劈離面的厚度增加到一定厚度，成型、養(yǎng)護和達到一定強度后，在指定斷面處劈開，一個為砌筑用的劈離砌塊，另一個為貼面用的劈離砌塊。作為轉(zhuǎn)角處的劈離砌塊應(yīng)有兩個相互垂直的劈離面，作為門柱用的劈離砌塊，四周應(yīng)有四個劈離面。

劈離砌塊的劈離面，因組成材料的內(nèi)聚力和粘附力不同，成為凹凸不平的斷面，有著粗獷、古樸的質(zhì)感，又因采用不同顏色的顏料、色質(zhì)集料、外加物以及不同的配合比，可仿各種天然石材的色澤和紋理，因此，裝飾效果比較理想。在國外，劈離砌塊在裝飾砌塊中是生產(chǎn)和使用量最多的品種。我國研制裝飾砌塊也是從劈離砌塊開始，已可生產(chǎn)多種飾面花色的劈離砌塊，如整面劈離的劈離砌塊、呈溝條狀的劈離砌塊等。

第五篇：檔案管理

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第一章 文書檔案管理

一、填空

1、文書檔案是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在 黨委、行政管理活動 中形成的 具有保存價值 各種形式的歷史記錄。

2、保證歸檔文件 齊全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及時，工作也好做在平時。

4、文件材料價值鑒定包括兩個方面的工作任務(wù)，一是確定歸檔范圍，二是 劃分保管期限。

5、對歸檔文件材料進行準確的分析和鑒別，必須堅持 歷史的觀點、全面的觀點、發(fā)展的觀點。6、2006年12月18日，國家檔案局頒發(fā)了 《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

7、國家檔案局規(guī)定文書檔案的保管期限有2種，即永久 和定期，定期一般分為 30年 和10年 8、2000年12月6日，國家檔案局制定發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對文書立卷進行改革。《規(guī)則》從“簡化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對歸檔文件整理的許多程序、環(huán)節(jié)進行了調(diào)整、簡化。

9、歸檔文件是指立檔單位在其 職能活動 中形成的、辦理完畢的、作為 文書檔案 保存的紙質(zhì) 文件材料。

10、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定，“件”即歸檔文件的 整理 單位，一般以 每份文件 為一件。

11、分類是將歸檔文件暗器內(nèi)容和形式特征劃分 類別 和 層次，構(gòu)成有機體系的過程，分類必須在區(qū)分 全宗 的基礎(chǔ)上進行。

12、文件修正一般包括對破損文件進行 修裱，對字跡模糊的或易退變的文件進行 復(fù)制，去除文件上易銹蝕的 金屬物，對幅面過大的文件進行 折疊 等

13、耐讀分類法，是根據(jù) 形成 和 處理 文件的對歸檔文件進行分類，即一個 形成和處理的文件材料放在一起整理。

14、機構(gòu)分類法試講歸檔文件按其形式和處理的 部門 劃分類別。

15、歸檔文件的排列應(yīng)遵循 事由 原則，即 有密切聯(lián)系 的文件材料應(yīng)當排列在一起。

16、件號，即文件的 排列順序 號，件號分為 室編件號 和 館編件號。

17、檔號項目確定后，要以 歸檔章 的形式 逐件 標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。

18、歸檔文件應(yīng)嚴格按照 分類體系 和 件號 的先后順序分別裝入檔案盒。

二、單項選擇

1、《歸檔文件整理規(guī)則》僅運用于 B 范圍的紙質(zhì)文件材料。A科技檔案 B文書檔案 C專業(yè)檔案 D聲像檔案

2、《歸檔文件整理規(guī)則》所講的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的 B 分類。A檢索 B實體 C邏輯

3、裝訂文件一般來說，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左邊和 C 對齊。A上邊 B右邊 C下邊

4、運用分類法時，應(yīng)正確地確定文件的日期，一般來說應(yīng)以文件 A 為準。A簽發(fā)日期 B公布日期 C收文日期

5、對跨形成的同一次會議的文件材料，應(yīng)放在會議 C 整理歸檔。A開始 B貫徹執(zhí)行 C結(jié)束

6、歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁 B 位置的空白處。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多項選擇

1、歸檔文件整理時將歸檔文件以“件”為單位進行 A、B 排列、編號 D、E，使之有序的過程。

A裝訂 B分類 C組卷 D編目 E裝盒

2、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔號的必要項目包括 ACDF。A全宗號 B機構(gòu) C D保管期限 E問題 F件號

3、件內(nèi)稿本、文本正確排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B復(fù)印件在前，原件在后 C轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 D外文在前，中文本在后

4、歸檔文件分類的基本方法是： AC。

A分類法 B級別分類法 C保管期限分類法 D責任者分類法

5、編制歸檔文件目錄，可以為檔案的 ABDE 和編研工作的開展提供條件。A保管 B鑒定 C整理 D檢索 E統(tǒng)計

6、盒內(nèi)備考表設(shè)置的項目有 ABCD。

A盒內(nèi)文件情況說明 B整理人 C檢查人 D 日期

四、判斷

1、為參考目的從各方面收集的文件材料應(yīng)歸檔保存?！?/p>

2、機關(guān)重要發(fā)文應(yīng)重份歸檔保存，實行兩套制?！?/p>

3、《歸檔文件整理規(guī)則》的核心是取消案卷，以“件”為單位直接實行文件級整理和管理?！?/p>

4、劃分保管期限是一種對歸檔文件進行分類管理的方法。√

5、文件處理單應(yīng)與文件作為一件歸檔保存?！?/p>

6、歸檔文件按機構(gòu)分類的同時，也可以按問題分類?！?/p>

7、企業(yè)事業(yè)單位不能執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》?！?/p>

8、歸檔文件編號是將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號?！?/p>

9、歸檔文件可以直接按形成時間或收發(fā)文號順序排列?！?/p>

10、在檔號項目中，和保管期限為選擇項?！?/p>

11、歸檔章中的內(nèi)容，可以打亂項目位置任意填寫。×

12、歸檔文件裝盒時，不同形成的歸檔文件，可以放入同一檔案盒內(nèi)?！?/p>

五、簡答

1、簡述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長久保管的質(zhì)量要求；

（二）歸檔文件材料應(yīng)當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能

（三）檔案機關(guān)要加強對收集工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（四）及時移交應(yīng)歸檔的文件材料

2、簡述歸檔文件的整理原則。

答：

1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

2、區(qū)分不同價值；

3、便于保管利用。

3、歸檔文件的排列為什么要堅持事由原則？

事由原則對歸檔文件的排列，《細則》強調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指單個事件、某個事物、一個人物、一項工作、一項業(yè)務(wù)、一個具體問題等。通過界定“事由”，（優(yōu)點）

體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系的整體原則，將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。

對判定和體現(xiàn)文件材料的價值具有十分重要的作用。一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨立的個體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價值； 有利于檢索和檔案呢實體存取工作；

4、什么是機構(gòu)分類法？ 是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)比較穩(wěn)定，職責范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機關(guān)單位。

5、什么是保管期限分類法？

是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

6、簡述歸檔文件分類應(yīng)注意的問題？ 答：

1、同一層次的分類必須依據(jù)同一標準

2、類目設(shè)置要合理，含義要明確、不可相互交叉，相互包容。

3、劃分的子項的外延總和應(yīng)等于母項的外延。

按問題分類時，可設(shè)“綜合”“其他”兩類，便于那些涉及全民工作和不宜單設(shè)類目的文件材料歸類。按機構(gòu)分類，有關(guān)上下級或者同級、非隸屬機關(guān)綜合性文件材料歸入辦公室類 其他專業(yè)性較強的文件材料歸入相應(yīng)機構(gòu)類別。

7、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章有哪些項目？填寫有什么要求

答：歸檔章的項目包括：全宗號、、保管期限等必要項目，以及機構(gòu)或問題等選擇項目。歸檔章的填寫要求：主要應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機大號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的字跡材料。

固定的項目，如全宗號、保管期限、機構(gòu)或問題可以直接刻在歸檔章上。

8、歸檔文件目錄中“責任者”項如何填寫？

答：責任者是指制發(fā)文件的國家機構(gòu)、社會組織或個人，即文件的作者、署名者。填寫時要照實抄錄。責任者有多個時，填寫列居首位的責任者，此外，主辦單位、立檔單位或上級主管部門是責任者的必須填寫，其余視需要填寫。被省略的責任者用“〔等〕”表示，責任者之間用“；”分隔。沒有責任者的文件材料，需考證清楚后填寫，并加“〔〕”標識。填寫責任者項目時應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的稱謂。

9、為什么要編制歸檔文件目錄？

編制歸檔文件目錄，可以實現(xiàn)歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件；

10、歸檔文件裝檔案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的檔案文件，不應(yīng)放入同一檔案盒。b、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒中

c、分機構(gòu)或分問題的情況下，不同機構(gòu)或不同問題的歸檔文件不應(yīng)放入同一個檔案盒中。d、即使某一機構(gòu)或問題的文件很少，也不能與其他的混裝。用盒的薄厚來調(diào)節(jié)。

e、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須 裝在同一檔案盒。只需按照排列的先后順序依次裝盒即可。六：論述

1、試述歸檔文件分類基本的分類方法

分類方法也稱為“分類標準”、“分類特征”。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。《歸檔文件整理規(guī)則》選擇、組織機構(gòu)（問題）和保管期限作為基本的分類方法，是因為這3種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。

（1、)分類法。是根據(jù)形成和處理文件的對歸檔文件進行分類。分類法是運用最廣泛的分類方法。歸檔文件按將特征分類，可以反映上一個機關(guān)單位每年工作的特點和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機關(guān)以為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

運用分類法時，要正確斷定文件的日期并歸入相應(yīng)。需要注意以下幾個問題： <1>文件有多個時間特征的判定 一行文件往往有多個時間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準日期、會議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分時，一般為說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準，以此來判定文件的所屬。對于計劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬，以進一步簡化分類中的要領(lǐng)和操作。

<2>跨形成文件的判定 機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)。<3>、件內(nèi)稿件、文本日期不一致，具體地說，正本與定段為一件，以正本為準確性；正文與附件為一件，以正文為準，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準。

<4>、沒有標注日期的文件的判定 內(nèi)部文件（白頭文件），沒有標注日期，這時，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標識，來考證和推斷文件的準確日期或近似臨時日期，以便按合理歸類。

(2．)機構(gòu)或問題分類法。

機構(gòu)（問題）分類法是現(xiàn)行機關(guān)常見的一種分類法，實際是兩種分類法。按機構(gòu)或問題分類時，不以過多設(shè)臵分類層次，一般2—3層即可。制定分類方案時，機構(gòu)分類與問題分類法不能同時采用，而應(yīng)根據(jù)機關(guān)歸檔文件的實際情況選擇其中一種。

<1>機構(gòu)分類法。是將歸檔文件按其形成或處理的部門劃分類別。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)比較穩(wěn)定，職責范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機關(guān)單位。采用機構(gòu)分類法時，能使全宗內(nèi)文件來源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位工作過程和歷史面貌。一般來說，一個機構(gòu)就沒一個類別，使全宗內(nèi)的分類體系的設(shè)計大簡化，便于操作。

采用機構(gòu)分類法，原則上哪個機構(gòu)處理或被辦理的文件就歸入哪個機構(gòu)的類別中。有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的，有主辦機構(gòu)的一般歸入主辦機構(gòu)；由業(yè)務(wù)部門起草，以機關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負責起草文件的機構(gòu)類中，文件內(nèi)容不明顯的確實看不出是哪個科室業(yè)務(wù)的可歸入負責發(fā)文的綜合機構(gòu)。機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu)，應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時機構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)容機構(gòu)類中。

<2>問題分類法。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題歸檔文件分類。此方法適用于不設(shè)內(nèi)部機構(gòu)變化較大、職責范圍不清，形成的文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機關(guān)單位。

可以避免或減少同一內(nèi)容文件材料分散的現(xiàn)象，便于按專題查找利用，要考慮機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)的基本職能和業(yè)務(wù)額范圍，經(jīng)理做到問題和機構(gòu)基本對應(yīng)。

（3、)保管期限分類法。是將歸檔文件按照不同的保管期限分開，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。采用該方法能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，同時為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。

2、試述歸檔文件排列的“事由原則”及其優(yōu)點。

事由原則對歸檔文件的排列，《細則》強調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指單個事件、某個事物、一個人物、一項工作、一項業(yè)務(wù)、一個具體問題等。

按照事由原則歸檔文件，關(guān)鍵是對事由的準確界定，一般說，事由原則有針對性地具體使用與確有密切聯(lián)系的文件材料，例如一次會議、一個案件、一項活動的文件材料。優(yōu)點：

（1、)體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系的整體原則；

將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項工程、一次活動或一次會議，可視為一個事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。

（2、)對判定和體現(xiàn)文件材料的價值具有十分重要的作用。

一些文件如果離開與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨立的個體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價值；

（3、)有利于檢索和檔案呢實體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對集中的排列在一起，檢索時只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理

一、填空

1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。其基本特點是 型號、成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體。

2、基建檔案的特點是 建設(shè)項目成套，一個建設(shè)項目的檔案是有機聯(lián)系的整體。

3、科技檔案的基本特點是 課題成套，圍繞著一個課題的科技研究活動，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機整體。

4、在各種類型的科技文獻中，唯一直接記錄和儲備 原生信息 的只有客戶檔案。

5、科技檔案的情報功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動中所具有的 科技參考作用和科技交流作用。

6、科學(xué)技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案。

7、科技檔案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎(chǔ)檔案部門收集工作 和檔案館的收集工作。

8、科技文件歸檔制度是一項 科技管理 制度，有事一項科技文件管理制度。

9、凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應(yīng)歸檔 2份以上。

10、科技文件歸檔工作應(yīng)由相關(guān)的 科技業(yè)務(wù)部門 承擔。

11、辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個方面：一是：編寫歸檔情況簡要說明 ；二是填寫歸檔文件移交清單。

12、經(jīng)國務(wù)院批準頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應(yīng)當把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃，列入有關(guān)部門有關(guān)人員的職責范圍?！边@個規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責。

13、從2006年開始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國家綜合檔案館 保管。

14、科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學(xué)編目 兩部分。

15、型號分類法 是以一個型號產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對產(chǎn)品檔案進行具體的類別劃分。

16、設(shè)備檔案的基本分類方法是型號分類法，不同單位和不同設(shè)備的檔案，其分類方法有所差異，具 體的分類形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號分類法，另一種是 工序—型號分類法。

17、對于同型號多臺設(shè)備的隨機文件，不必每臺復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺設(shè)備 的全部隨機文件材料，其他各臺設(shè)備的案卷中，注明這些隨機文件材料在哪一卷即可。

18、對于因產(chǎn)品和設(shè)備的革新、改進、工程及設(shè)備的管理、維修所形成的心的文件材料，應(yīng) 單獨組成案卷，不必對前期已組成的案卷進行拆卷。

19、底圖以 張 為單位單獨保存和管理。20、科技檔案號，是指保管單位的 編號或代號。

21、科技檔案號是檔案部門用來反饋科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是 科技檔案分類號和保管單位順序號 的組合體。

二、多項選擇題

1、科技檔案具有（ABCD）等功能。

A知識儲備 B依據(jù)憑證 C情報 D促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益

2、科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時歸檔

3、國家綜合檔案館接收科技檔案，實行（ABC）

A無償進館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補送制 D歸檔制

三、簡答

1、簡述科技檔案的概念和涵義

科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料。

涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；

第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；

第三，定義規(guī)定了科技檔案是對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；

2、科技檔案的主要種類有哪些？

主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設(shè)備儀器當那、科學(xué)技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測繪檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案等專業(yè)技術(shù)檔案。

3、確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。

（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書檔案材料的界限。

（4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實際，確定具體的科技文件歸檔范圍。

4、科技文件歸檔時間最常見的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時間最常見的有以下5種：（1、)在項目全部結(jié)束時間歸檔；（2、)按工作階段歸檔（3、)按子項結(jié)束時間歸檔（4、)按歸檔

（5、)隨時歸檔：A科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計單位施工圖 B機密性較強的特殊科技文件 C 外來文件（如外購設(shè)備的隨機圖樣和文字說明材料，委托單位設(shè)計的科技文件等）

5、基層檔案部門對科技檔案的收集應(yīng)注意哪些問題？ 答：（1、)要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；

集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（2、)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律

各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動的工作程序和科技文件材料形成過程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（3、)要保證科技檔案的完整、準確。

完整、準確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲備作用；不完整、不準確的科技檔案，其價值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時還會起反作用；

6、基層檔案部門收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（2、)納入計劃管理，實行多種方式結(jié)合的收集方法；（3、)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容收集；（4、)抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進行收集；

總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時機，不斷調(diào)整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時、完整、準確地把需要歸檔的科技檔案集中到大難部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。

7、科技檔案整理工作的原則是什么？

答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對科技檔案進行分門別類地整理，便于報關(guān)和利用。

8、科技檔案分類的基本要求是什么？

答：

1、科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動的性質(zhì)和特點；

2、在一個單位內(nèi)部和一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標準應(yīng)該一致；

3、分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；

4、分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實行標準化。

9、科技檔案分類方案編制應(yīng)注意的問題和步驟有哪些？

答 ：在編制方案時，首先要了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點；其次要明確明確的分類標準和分類方法；第三是設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，并以文字和退表的形式將其表達出來。步驟如下：

（1、)根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)置大類，有多少科技檔案就設(shè)置多少個大類；

（2、)在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個完整的類系；（3、)給每一個類目以規(guī)定的代字和代號；

（4、)將形成的類目體系用文字或圖表形式表達出來；

（5、)撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)，分類標準、類目代字或代號的使用方法等

10、基層檔案部門對科技檔案的分類，應(yīng)該在分類方案的指導(dǎo)下分哪兩步進行？

答：第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設(shè)備檔案類等；

第二步，對沒匯總科技檔案進行分類；最基本的方法有六種：工程項目分類法；型號分類法；課題分類法；專業(yè)分類法；時間分類法；地域分類法；

11、工程項目分類法的涵義和特點是什么？

答：工程項目分類法是在本單位全部檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案類別。它適用于對基本建設(shè)檔案的分類；

特點：同一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項目界限，反映一個工程項目的全貌，便于按照工程項目查找和利用有關(guān)的科技檔案。

12、型號分類法的涵義和特點是什么？

答：它適用用對產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案進行分類，型號分類法就是對本單位全部產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案，以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案；

特點：同一個型號的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個產(chǎn)品或一個設(shè)備的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案；

13、課程分類法的涵義和特點是什么？

答：它適用于對科研檔案進行分類。它是在全部科研檔案的范圍內(nèi)，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案類別的方法；

特點是便于實現(xiàn)一個研究課題檔案材料的成套集中管理；

14、專業(yè)分類法的涵義及適用對象是什么？

答：它是按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)，進行類別劃分的辦法。這種分類的方法適用于其對象和內(nèi)容標準化、通用化或互換性較強的科技檔案。適用于從專業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。

15、時間分類法的涵義及特點是什么？

答：它是按照科技檔案形成時間或檔案內(nèi)容所反映的時間性進行類別劃分的方法。

特點是把相同時間內(nèi)形成的或反映相同時間的科技檔案集中歸類，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關(guān)時間內(nèi)的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。

16、地域分類法的涵義和適用對象是什么？

答：它是根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域性劃分其類別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質(zhì)、地震等現(xiàn)象，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類的科技檔案適用于采用地域分類法進行分類。

17、性質(zhì)——工程項目分類法的涵義和適用對象是什么？

答：這種分類方法是以工程項目為基礎(chǔ)，結(jié)合工程項目的使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進行分類。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類方法；

18、流域（水系）—工程項目分類法的適用對象和優(yōu)點是什么？

答：這種分類方法，一般適用于中型水利設(shè)計部門和水利管理規(guī)劃部門。這種分類的優(yōu)點是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類，還是科技檔案的排列，都保持了一個工程項目檔案材料的集中和成套。

19、科研檔案的分類為什么要采用課題分類法？

答：由于科技研究活動一般都是在專業(yè)范圍內(nèi)分課題進行的，而且許多科技研究單位的科室機構(gòu)設(shè)置也是按照專業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類方法是專業(yè)——課題分類法。20、科技檔案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（1、)案卷是一組具有有機聯(lián)系的科技文件（2、)案卷內(nèi)的科技文件有一個相對的數(shù)量界限；（3、)一個案卷內(nèi)科技文件的保存價值大體相同；

21、簡述產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件的組卷方法。

答：產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺機床設(shè)備，是由床身、傳動機構(gòu)、變速機構(gòu)、進給箱、升降臺、電氣系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。

22、簡述基建工程科技文件的組卷方法。

答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風(fēng)等不同專業(yè)組成的，各專業(yè)的科技文件，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

23、簡述科研課題科技文件的組卷方法。

科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準備階段、研究階段、總結(jié)鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。

24、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？

答：產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。

在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問題：

(１)同型號的多臺設(shè)備隨機文件材料，不必每臺復(fù)制一套材料組卷，只立卷一臺設(shè)備的隨機文件材料即可。

(２)對于產(chǎn)品和設(shè)備因革新、改進所形成的一些新科技文件材料，應(yīng)單獨組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對產(chǎn)品、工程設(shè)計以及專用設(shè)備中采用的標準圖、通用圖，也不必復(fù)制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄中注明所采用的圖紙名稱、圖號及檔號即可。

(４)與產(chǎn)品、科研、基建項目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器類中組卷。

(5)底圖以張為單位單獨保存和管理。

(6)技術(shù)改造和技術(shù)引進項目中的成套科技文件可以不拆散組卷；

25、科技檔案卷內(nèi)文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時間順序排列：即安科技文件資料的形成時間順序依次排列；

（3）按邏輯關(guān)系排列：如來文和復(fù)文，則復(fù)文在前，來文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；

（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對應(yīng)的原文材料在后；

26、簡述科技檔案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分類排列和流水號排列法；

分類排列：即按照科技檔案的內(nèi)容及科學(xué)分類體系對案卷進行排列，并將其存放在庫房柜架的規(guī)定位置上；

流水號排列法：即按照科技檔案案卷在登記薄中的登記順序號進行案卷排列； 案卷排列的具體方法：

（1）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。

（2）科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。

（3）基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等順序排列。

（4）設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等順序排列。

27、科技檔案號的編制有哪些要求？ 答：科技檔案號的編制要求：

（1）要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。(2)由代字和代號組成。代字適用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯數(shù)字?？萍紮n案的代字、代號，是一定內(nèi)容和類別的代稱。

（3）應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜頻繁（最好設(shè)置三個層次）

四、論述

1、試論科技檔案的功能。

答：科技檔案是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，是國家寶貴的歷史文化財富。在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，科技檔案對于促進科技、生產(chǎn)的發(fā)展和社會生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實作用，并具有長遠的歷史查考價值。

（1）科技檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能。A知識儲備功能：人們用來記載和儲備科技知識的文獻型載體的種類很多，如科技圖書、科技資料等，都具有積累經(jīng)驗、儲備知識的作用。而科技檔案突出之處，在于他直接記述了人們的科技、生產(chǎn)活動過程、經(jīng)驗和成果，它所儲備的是在科技、生產(chǎn)活動中直接產(chǎn)生和形成的原生信息。

B依據(jù)憑證功能：科技檔案同科技、生產(chǎn)活動關(guān)系十分密切。要節(jié)約人力、物力、彩禮，提高產(chǎn)品智聯(lián)，保證科技、生產(chǎn)活動有秩序、高曉麗地進行，必須有完整、準確的科技檔案為依據(jù)。

科技檔案是產(chǎn)品定型的依據(jù)；產(chǎn)品定型是產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中的一個重要環(huán)節(jié)，產(chǎn)品定型的依據(jù)之一就是產(chǎn)品在試制過程中形成的科技檔案。

科技檔案是產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)的依據(jù)；產(chǎn)品的聯(lián)系生產(chǎn)，必然要求有關(guān)文件圖紙的補充供應(yīng)，其唯一來源是歸檔保存的科技檔案。

科技檔案是工程維護、適用的依據(jù)，尤其是工程擴建、改建或遭到破壞進行修復(fù)時，更離不開科技檔案。科技檔案也是設(shè)備使用、維護和管理的依據(jù)。

此外，科技當啊還具有客觀的憑證作用。在科技、生產(chǎn)領(lǐng)域，有時會發(fā)生個人之間、單位之間、地區(qū)之間，甚至國家之間的知識產(chǎn)權(quán)、商標權(quán)、地權(quán)等爭執(zhí)。

（2）科技檔案具有情報功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動中具有的科技參考作用和科技交流作用。

科技檔案為科技研究工作提供條件；任何一項科學(xué)技術(shù)研究，都離不開已有的科技成果以及相關(guān)的科技信息。所以在進行一項新課題的研究實驗時，總要查閱有關(guān)的科技檔案?？梢詭椭芯空吡私膺^去的工作，便于在現(xiàn)有的基層上開展新工作，同時又可以啟發(fā)思路，開闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復(fù)勞動，提高科研工作的效率和水平。

科技檔案為工程和產(chǎn)品設(shè)計提供條件：為使設(shè)計的工程和產(chǎn)品具有適用性和先進性，設(shè)計人員在接受一項任務(wù)時，需要查閱盡可能廣泛的文獻資料，以資參考、借鑒。

科技檔案是進行科學(xué)交流的工具：隨著經(jīng)濟體制、科技體制改革和技術(shù)市場的發(fā)展，科技檔案作為科技信息和科技成果的載體已經(jīng)進入市場，企、事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流，一般就是通過科技檔案實現(xiàn)的，這進一步突出了科技檔案作為科技交流的工具。

（3）科技檔案具有促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益的功能。

在社會實際活動中，科學(xué)技術(shù)對社會生產(chǎn)力發(fā)展的推動作用在同社會生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合中實現(xiàn)的。利用科技檔案改善和強化生產(chǎn)力諸要素的過程，就是科學(xué)檔案中存貯的科學(xué)技術(shù)相物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化并從而推動生產(chǎn)力不斷發(fā)展、提高的過程。這就是科技檔案促進社會生產(chǎn)力發(fā)展的社會功能。在科技、生產(chǎn)活動中，管好用好科技檔案可以降低或節(jié)約活動勞動消耗和物化勞動消耗，如節(jié)約工時，避免重復(fù)勞動，使新產(chǎn)品提高投產(chǎn)，設(shè)備大修提高完成，技術(shù)改造增產(chǎn)降耗，節(jié)約原材料等等，從而提高經(jīng)濟效益。

《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理

第三章 會計、人事及音像檔案的管理

一、填空

1、《會計檔案管理辦法》要求：“當年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由會計機構(gòu)保管 一年，期滿后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

2、會計檔案移交原則上保持 原卷冊封裝。

3、銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種不同用途的會計核算材料，組卷時要注意 分別組卷。

4、會計檔案案卷題名揭示了會計檔案的內(nèi)容和成份。其結(jié)構(gòu)為三部分，即單位名稱、會計或時間、會計核算材料的名稱。

5、會計檔案按其形成特點和形式，一般宜采用“類別 ——會計——保管期限——會計核算單位“分類法。

6、會計檔案的保管期限分為永久和 定期 兩類，后一類又分為3年、5年、10年、15年、25年。

7、在對會計檔案鑒定時，應(yīng)當注意：電算化會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案是一致的，會計檔案軟件的文檔資料的保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建設(shè)單位在基本建設(shè)期間形成的會計檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的 接收單位。

9、在款及檔案移交檔案機構(gòu)前，會計機構(gòu)應(yīng)有專人對會計檔案進行整理，但 出納人員 不得兼做會計檔案保管工作。

10、人事檔案的整理方法可分為集中整理、經(jīng)常整理和 補充整理 三種。

11、人事檔案 副本 的具體內(nèi)容，是由正本中的復(fù)制件或復(fù)件構(gòu)成。

12、與文書檔案、科技檔案和其他專門檔案不同的是人事檔案在 卷下 分為十個大類。

13、編制人事檔案卷內(nèi)目錄時，類別 之間要留出空格，供補充材料使用。

14、人事檔案保管工作的范圍是由各個機關(guān) 人事管理權(quán)限 決定的。

15、人事檔案的 正本 由主管人員職務(wù)的部門保管。

16、人事檔案的 副本 由主管和協(xié)管人員職務(wù)的部門經(jīng)理。

17、音像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以 音響、形象 等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

18、傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及 文字說明 構(gòu)成的。

19、照片編號格式分為兩段式，即 案卷號——照片號。

二、簡答

1、簡述會計檔案的概念與特點

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

特點：形成范圍廣泛；檔案類別穩(wěn)定；外在形式多樣。

2、試述會計檔案的歸檔范圍 包括：

會計憑證：用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據(jù)的書面證明。

會計賬簿：是以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財務(wù)報告的重要依據(jù)。

財務(wù)報告：是根據(jù)日常會計核算材料定期編制的，綜合地反映一定時期的資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動情況的書面文件。

其他核算材料：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，銀行存款余額調(diào)查表、銀行對賬單等其他會計核算專業(yè)材料也屬歸檔之列。會計檔案管理中的三清冊也屬于歸檔范圍

3、電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有那三部分？ 答：（1）、存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計核算材料；

（2）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料（不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算材料）（3）、會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。

4、電算化會計核算材料歸檔有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理。

（2）、歸入檔案機構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)有兩套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會計核算材料，必須有經(jīng)手人員和會計主管人員簽字蓋章；（4）、打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。

5、簡述會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他核算材料的組卷方法。

答：（1）、會計憑證的組卷方法：組卷時需按月分開，也就是不同的月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。每月的憑證，按憑證號和時間順序排列，可組成1卷或數(shù)卷。憑證案卷質(zhì)量要求：

A、按記賬憑證的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒；

B、記賬憑證所附的各種原始憑證（如收據(jù)、發(fā)票等）要折疊粘貼整齊、規(guī)范。C、拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑料釘?shù)?，憑證的厚度一般在1-2CM D、裝訂后要進行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章。E、填寫憑證封面要項目齊全，規(guī)范清楚，并留出檔號填寫的位置。

（2）、會計賬簿組卷時，要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計、并把不同名稱、種類的賬簿分別組卷。質(zhì)量要求：

A各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應(yīng)用、交接使用的狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項填寫清楚。包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負責人簽章等。

B對于訂本式賬簿，蒸籠里立卷應(yīng)保留原有式樣，不要拆除空白頁，帳內(nèi)頁碼要連續(xù)。賬簿封面加貼不干膠，并填寫規(guī)范便簽格式及填寫方式。

C對于活頁式賬簿，在會計結(jié)束后，將空白頁撤除，并編寫頁碼，進行密封裝訂，在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章。賬簿封面要填寫規(guī)范，保管期限為25年的賬簿要在封底加填備考表。（3）、財務(wù)報告組卷時，首先要注意按所形成的會計組卷，不同的不要混雜組卷。財務(wù)報告是由會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成的，組卷時不要分開；其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如財務(wù)報告的保管期限是永久，就要與月份、季度的財務(wù)報告分開分卷。質(zhì)量要求： A案卷要編制頁號

B案卷開首要填寫卷內(nèi)文件目錄，永久保管的財務(wù)報告案要在封底加填備考表。

C財務(wù)報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計工作負責人、會計主管人簽名或蓋章，設(shè)置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。同時案卷裝訂的密封處要加蓋財務(wù)專用章； D案卷封面填寫規(guī)范、整齊。

（4）、其他核算材料的組卷方法：銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。按照產(chǎn)生的組卷。案卷質(zhì)量要求：

A按產(chǎn)生的組卷，一年一卷或書卷。B卷內(nèi)按時間順序排列，編制頁碼，進行裝訂。C案卷封面填寫清楚、規(guī)范。

6、會計檔案的銷毀應(yīng)注意哪些問題？

答：在銷毀會計檔案時，應(yīng)注意：部分特殊的會計檔案如涉及到未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的原始憑證以及工資發(fā)放表等，可以適當延長其保管期限，抽出單獨立卷，并在會計檔案案卷目錄中說明。另處在項目建設(shè)期間的基建會計檔案，即使會計檔案期滿，也不得銷毀。

7、人事檔案的收集途徑有哪些？

答：（1）、通過組織、人事部門收集人事工作中形成的人事檔案；

（2）、通過籌備黨代表、人代會、政協(xié)會等收集與會人員登記表及個人政績材料；（3）、通過教育、培訓(xùn)部門收集學(xué)生（學(xué)員）成績、學(xué)歷學(xué)位材料；（4）、通過評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)收集考績材料；

（5）、通過黨（團）組織和組織部門收集入黨（團）、黨（團）籍處理材料；（6）、通過紀檢、監(jiān)察、司法部門收集違紀違法處理材料；（7）、通過本人和報刊雜志收集研究成果材料；（8）、通過衛(wèi)生部門收集員工健康、工傷等材料；

8、人事檔案的鑒別工作的內(nèi)容包括哪些方面？

（1）、判斷文件是否屬于惹事檔案或者屬于某一立卷對象的人事檔案，防止將不屬于人事檔案內(nèi)容的文件收集歸檔，避免張冠李戴的歸卷錯誤。

（2）、判斷歸檔文件按是否屬于辦理完畢的正式文件，未經(jīng)辦完或未經(jīng)查證核實的材料不得歸入檔案；（3）、核查歸檔文件是否完整齊全、文字清楚、對象明確，是否注明作者（單位）、時間。（4）、審核文件是否手續(xù)完備。

9、音像檔案有哪些特點？（1）、直觀的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他載體檔案的必要補充；

10、簡述音像材料的歸檔時間。

答：對于形象材料的歸檔時間，不能照搬文書材料的歸檔時間，在實踐中，一些檔案部門總結(jié)出來“兩段式歸檔時間”，一是音像材料要隨時歸檔，即工作活動結(jié)束后，照片沖印加工后或錄音、錄像磁帶錄制完畢后，承辦部門或承辦人員就要輔以文字說明，及時間想單干部門歸檔。

二是部門音像材料年終歸檔，一些零散產(chǎn)生或制作時間長的音像材料，可隨同紙質(zhì)載體一起，于年終由承辦部門或承辦人員整理并輔以文字說明后，統(tǒng)一向檔案部門歸檔。

11、音像材料的歸檔有哪些要求？

答：（1）、歸檔的音像材料應(yīng)力求是原底片、原件（原聲磁帶），要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件。（2）、歸檔的音像材料要齊全完整。（3）、對歸檔音像材料要進行選擇和鑒別。

12、照片檔案的總說明應(yīng)包括哪些要素？

總說明的編寫，要求有時間、地點、事由、任務(wù)、背景、攝影者等六要素

13、簡述錄音、錄像檔案的整理、編目方法。答： 整理：

（1）分類：首先要分錄音檔案、錄像檔案兩類，是否還需要具具體分類，要根據(jù)各單位的實際情況和檔案數(shù)量多少而確定。例如新聞部門多，可根據(jù)內(nèi)容和專題分時事政治類、文學(xué)藝術(shù)類、科學(xué)技術(shù)類等；

(2)、編號：編號按收集歸檔的時間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。

（3）、文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)有必要的登記并輔以文字材料。編目：對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。著錄時需注意：

（1、）一盤或一盒磁帶為一個保管單位，著錄一個條目。（2、）參見號是指紙質(zhì)載體檔案的檔號。

（3、）如一項內(nèi)容的攝錄是由多盒磁帶錄制而成的，就要在題名后注明盒的順序號。（4、）節(jié)目時間是指該內(nèi)容的錄音或錄像帶時間的長短。