第一篇：事務(wù)書信的格式和寫作要求

事務(wù)書信是指涉及各種事務(wù)問題，聯(lián)系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴(yán)格，要特別慎重對待。

1.事務(wù)書信的格式

事務(wù)書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結(jié)尾套語、簽字及其他。另外，有的事務(wù)書信還有下列項(xiàng)目：投遞說明、收件人或注意事項(xiàng)、事由、備查、抄送說明。

2.事務(wù)書信的寫作要求

信頭：

信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電報(bào)掛號(hào)，以及公司負(fù)責(zé)人的姓名等。信頭的設(shè)計(jì)要美觀、簡潔。

如臨時(shí)打印信頭，則寄信人的名稱和地址，應(yīng)打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續(xù)頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

日期：

事務(wù)書信的日期不可漏寫。日期應(yīng)打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數(shù)字來代表，必須完整地寫出來。有兩種寫法：英式為19（th）april，1995；美式april 19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數(shù)字表示日期，容易引起誤解，應(yīng)避免使用。

收信人名稱及地址：

信內(nèi)名稱地址仍應(yīng)重寫一次，并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

收信人的單位名稱如何排列，應(yīng)嚴(yán)格按收信人所定的方式，出于禮貌和準(zhǔn)確性，切勿擅自更改。

敬語的用法及略寫也有一定習(xí)慣。比如，mr.（mister）冠于男子姓氏前。messrs.（messiears）是英語 mr.的復(fù)數(shù)，相當(dāng)于gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用messrs.在英國，如公司行號(hào)含人名時(shí)，多用messrs.。例如：messrs.lake kane＆ co.，ltd；mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，mrs.judd；miss為未婚女子，其復(fù)數(shù)為misses；dr.（doctor）冠于博士姓名前；rev（reverend）用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有某地長、內(nèi)閣部長、議員、大使、法官姓名前用hon.，總統(tǒng)、總經(jīng)理、會(huì)長、大學(xué)校長的姓名前用pres，教授姓名前用prof.信內(nèi)地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號(hào)前沒有no.字樣，后面也沒有逗點(diǎn)。而英式寫法則相反。如：

mr.clark cooper

no.8，queen victoria street

london，e.c.2england

注：e.c.2指倫敦東區(qū)2。

稱謂：

事務(wù)書信中的稱謂應(yīng)是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：sirs。公司行號(hào)等商業(yè)書信多用dear sirs，英國人在其后還要加上逗號(hào)；美國人多數(shù)用gentleman稱呼公司行號(hào)，但僅限于復(fù)數(shù)，在其后用冒號(hào)，gentleman和dear gentleman根本不用。當(dāng)收信人只有職稱而無姓名時(shí)，不能單獨(dú)用單數(shù)sir，而要在sir前面加上dear，即dear sir。也可寫上姓，如“dear sir lewes：”。

正文：

正文就是信的內(nèi)容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時(shí)，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當(dāng)?shù)倪吘?，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。

結(jié)尾套語：

結(jié)尾套語相當(dāng)于中文書信信末的“××敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫，并加逗號(hào)。較常見的有：yours truly，yours very truly，truly yours，very truly yours，yours faithfully，faithfully yours。如果收信人是個(gè)人，則可用：yours sincerely，sincerely yours。

簽署：

簽署就是簽上發(fā)信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般事務(wù)書信，常在結(jié)尾語下面空五行處簽名，然后將發(fā)信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規(guī)則如下：

簽名者代表公司、行號(hào)名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾套語下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽署。

女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by、for或perpro字樣。

其他事項(xiàng)：

其他事項(xiàng)包括：注意事項(xiàng)、事由、備查、附件、附言等。

注意事項(xiàng)（attention，縮寫：attn），這是發(fā)信人要求特定的人注意時(shí)用的，謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內(nèi)“姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。

事由（subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要內(nèi)容，它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。

備查，為明確責(zé)任，便于日后查考，在信紙下端寫上發(fā)信人和打字員姓名的第一個(gè)字母。其排列方式很多，發(fā)信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。

附件（enclosure，縮寫為encl），在“發(fā)信人及打字員姓名首字”下面，應(yīng)附注表明有幾個(gè)附件，以方便收信人查點(diǎn)。如：encl.：one check（指附有一張支票）；encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即as stated）。

附言（postscript的縮寫p.s.）?！案窖浴币玫煤侠恚话闱闆r下不要用。如附言的主體與信文分開時(shí)，或信文寫完后，又有新情況而又必須通知對方時(shí)，才能使用。它通常用p.s.開頭，寫在信的最后一行，附件下一行處。

第二篇：事務(wù)文書寫作要求學(xué)習(xí)要求

學(xué)習(xí)本章了解事務(wù)文書的概念、特點(diǎn)、作用。

掌握計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、簡報(bào)、規(guī)章制度的概念、特點(diǎn)、寫作要求。

重點(diǎn)掌握：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、簡報(bào)、規(guī)章制度的一般寫法。

一、重難點(diǎn)內(nèi)容提示

(一)事務(wù)文書的概念、特點(diǎn)

事務(wù)文書是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位為反映事實(shí)情況、解決問題、處理日常事務(wù)而普遍使用的文書，它具有很強(qiáng)的實(shí)用性、事務(wù)性和某種慣用格式。從廣義上說，事務(wù)文書也是一種公務(wù)文書，目的是處理公務(wù)和傳遞信息，使用“事務(wù)文書”這一名稱，是相對于正式公文而言的。

事務(wù)文書的特點(diǎn)：

1．對象的明確性

事務(wù)文書的寫作有明確的對象，特定的讀者，對于對象有明顯的約束力，一般來說對象非看不可。如給所屬上級單位的計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告等，所屬上級單位或領(lǐng)導(dǎo)必須看它。再如條例、辦法、規(guī)定、章程等，凡涉及到的人都一定得看。

2．內(nèi)容的實(shí)效性

事務(wù)文書是直接用來處理事務(wù)工作的，要注意實(shí)用，講求效率。為此，事務(wù)文書從主旨的確立到材料的使用都必須切合實(shí)際講求效率；寫作形式的運(yùn)用也要講求實(shí)際和效率，便于文書內(nèi)容的落實(shí)和處理。

3．一定的程式性

事務(wù)文書一般都有一定的程式性，有約定俗成的慣用格式。雖然它不像法定公文那樣有著非常嚴(yán)格的格式要求，但在長期的應(yīng)用中，事務(wù)文書的實(shí)用性和真實(shí)性決定了它逐漸形成了較為穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)層次、習(xí)慣用語、處理程序等組成要素。雖然格式上有一定的靈活性，但總體上是相對穩(wěn)定的。

4．較強(qiáng)的時(shí)限性

事務(wù)文書總是針對工作、生活中的具體事務(wù)而撰寫的。而一項(xiàng)工作任務(wù)的完成，一個(gè)問題的解決，大都有一定的時(shí)間要求，雖然它沒有法定公文那樣緊迫，但同樣也要在限定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成，否則很難發(fā)揮事務(wù)文書的作用。

（二）事務(wù)文書的作用

1．宣傳教育作用

事務(wù)文書通過分析形勢，申明政策，或者介紹經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)及揭露時(shí)弊、抨擊丑惡，可以起到宣傳教育群眾，使人們統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并提高政策水平和工作熱情的作用。

2．溝通和指導(dǎo)工作作用

事務(wù)文書是溝通機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的橋梁和紐帶。各部門之間既有橫向的聯(lián)糸，也有縱向的聯(lián)系。從縱向的聯(lián)系來講，在管理者與被管理者之間，上下級之間，存在著指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。因此, 它具有作為這種關(guān)系的指導(dǎo)工作作用。

3．積累和提供資料作用

有些工作的進(jìn)行，需要人們積累有關(guān)資料，如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)等文種，可以集中、詳盡地反映情況，說明問題，起到為人們提供所需資料的作用。

（三）計(jì)劃的概念、特點(diǎn)

計(jì)劃是人們對未來一定時(shí)間的任務(wù)，提出明確目標(biāo)，規(guī)定具體要求，制訂相應(yīng)措施，作出切實(shí)安排的一種文書。計(jì)劃是一個(gè)統(tǒng)稱，常見的“方案”、“要點(diǎn)”、“安排”、“打算”、“規(guī)劃”、“設(shè)想”等，都屬于計(jì)劃一類。一般說來，對某項(xiàng)工作從目的、要求、方式方法到具體進(jìn)度，都作了全面計(jì)劃的叫方案；上級對下級布置一個(gè)階段的工作或者一項(xiàng)重要任務(wù)，需要交代政策、提出具體要求的叫要點(diǎn)；預(yù)定在短期內(nèi)要做的一些具體事情，叫安排；準(zhǔn)備在近期要做的事情而對其中的指標(biāo)或措施等考慮得還不周全的，叫打算；擬訂比較長期的計(jì)劃而涉及面廣，又只能是一個(gè)大輪廓的，叫規(guī)劃；如果為長遠(yuǎn)的工作或某種利益著想作個(gè)非正式的、粗線條的計(jì)劃，叫設(shè)想。我們可根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、時(shí)間的不同而選用不同的名稱。

計(jì)劃的特點(diǎn)：

1．目標(biāo)性

寫計(jì)劃前要對全局性的各項(xiàng)工作作全面、合理的安排考慮，保證統(tǒng)籌兼顧，防止顧此失彼,因此計(jì)劃必須要有明確的目標(biāo)性。目標(biāo)是計(jì)劃的核心,計(jì)劃的全部內(nèi)容緊緊圍繞著目標(biāo)展開，為這個(gè)既定的目標(biāo)謀劃最優(yōu)的策略和步驟、落實(shí)具體的措施或方案等。

2．預(yù)見性

計(jì)劃是事先對活動(dòng)所作的安排與打算。而任何事物在其發(fā)展過程中會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的變化，為實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)，必然要對活動(dòng)過程中可能出現(xiàn)的情況進(jìn)行分析與估計(jì)，并要對可能出現(xiàn)的困難、問題等，提出切實(shí)有效的措施和方案。這樣，才能確保計(jì)劃順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。

3．規(guī)范性

計(jì)劃的內(nèi)容不同，可以有不同的寫法。但它們都必須具備計(jì)劃的三要素：任務(wù)、措施和完成的時(shí)間，即做什么、怎么做、什么時(shí)候做、何時(shí)完成。這就構(gòu)成了計(jì)劃的比較固定的寫作程式和規(guī)范。

（四）計(jì)劃的種類

計(jì)劃的種類很多，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以分為不同的種類：

1．按計(jì)劃的性質(zhì)劃分

有綜合性計(jì)劃和專題性計(jì)劃。

綜合性計(jì)劃又稱總體計(jì)劃，是對某一單位或部門在一定時(shí)期內(nèi)的所有工作作出的全面安排和計(jì)劃。專題性計(jì)劃又稱單項(xiàng)計(jì)劃，是對某一方面的工作作出安排和計(jì)劃。

2．按計(jì)劃范圍劃分

有國家計(jì)劃、地區(qū)計(jì)劃、系統(tǒng)計(jì)劃、單位計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃等等。

3．按計(jì)劃涉及到的時(shí)間劃分

有長期計(jì)劃（10~15年以上）、中期計(jì)劃（5年左右）、短期計(jì)劃（1年及1年以下）。

4．按計(jì)劃的形式劃分

條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、條文加表格式計(jì)劃等。

條文式。即把計(jì)劃分為若干條款或部分，通過文字加以闡述，涉及到數(shù)字指標(biāo)也都穿插在有關(guān)部分的文字?jǐn)⑹鲋?。這種寫作形式，條理分明，層次清楚，說理性強(qiáng)，容易把計(jì)劃的內(nèi)容準(zhǔn)確地表達(dá)出來。這是目前比較常見的一種寫作形式。

表格式。即用表格來表達(dá)計(jì)劃內(nèi)容。表內(nèi)欄目通常包括任務(wù)項(xiàng)目、執(zhí)行部門、完成時(shí)間、執(zhí)行措施等。這種樣式的計(jì)劃比較醒目、簡潔、容易使人理解把握，也便于對照和檢查。定期的、以數(shù)據(jù)為指標(biāo)的計(jì)劃，適宜用這種方式。如企業(yè)的產(chǎn)銷計(jì)劃、國家經(jīng)濟(jì)管理部門下達(dá)經(jīng)濟(jì)任務(wù)的計(jì)劃，常常是定期制訂，以數(shù)據(jù)為指標(biāo)的，用表格式較為合適。

條文加表格式。即指計(jì)劃的內(nèi)容既有條文的表述，又有表格的形式。條文和表格相配合，能把比較復(fù)雜的內(nèi)容用簡潔的方式表達(dá)出來。

此外，計(jì)劃還可以采用其它一些方法進(jìn)行分類，這里就不一一例舉。

（五）計(jì)劃的一般寫法

計(jì)劃沒有固定不變的格式，可以寫成一篇敘述的文字，也可以分條分項(xiàng)列出，還可以采用表格的形式寫出，或者把幾種方法“綜合運(yùn)用”，既有表格，又有文字的敘述和說明。總之，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定。一般說來，計(jì)劃應(yīng)包括如下三個(gè)部分。

1．標(biāo)題

計(jì)劃的標(biāo)題一般包括制訂計(jì)劃的單位（個(gè)人計(jì)劃的姓名不寫在標(biāo)題內(nèi)）、計(jì)劃的期限、事由、文種四部分。如《**公司XX年新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃》這個(gè)標(biāo)題各要素俱全，專題性計(jì)劃的標(biāo)題常采用這種寫法。也有些計(jì)劃的標(biāo)題有所某某略，如《**某地稅務(wù)局XX年第三季度工作要點(diǎn)》標(biāo)題沒有涉及計(jì)劃的內(nèi)容，這是綜合性計(jì)劃標(biāo)題的一般寫法。如果所訂的計(jì)劃還不夠成熟，需試行一段時(shí)間，待征求意見后再進(jìn)行修改定稿，或者還未經(jīng)過法定的會(huì)議討論通過，可在標(biāo)題后或下加上“初稿”、“草案”等字樣，并加上括號(hào)。

2．正文

正文是計(jì)劃的主體部分。這部分通常包括前言、任務(wù)和目標(biāo)、步驟及措施、結(jié)語等幾個(gè)部分。

（1）前言

前言，不宜寫長，應(yīng)簡明扼要寫清楚：制訂計(jì)劃的指導(dǎo)思想，包括有關(guān)的方針政策和上級的指示；分析現(xiàn)時(shí)形勢的要求，本單位的基本情況（完成任務(wù)的主觀和客觀條件的分析）；計(jì)劃的總?cè)蝿?wù)，計(jì)劃的目的要求等。前言通常以“為此，“秘書工作”年（或第*季度）要做以下幾項(xiàng)工作”來領(lǐng)起下文。上述幾項(xiàng)內(nèi)容，并不是每份計(jì)劃都必不可少，要根據(jù)計(jì)劃任務(wù)的對象、范圍情況的不同，酌情取舍。有的計(jì)劃前言部分可不寫，而直接寫計(jì)劃的具體事項(xiàng)。

（2）目標(biāo)和任務(wù)

這一部分同下面的步驟和措施部分是計(jì)劃的核心部分。計(jì)劃就是為完成一定的任務(wù)而制訂的，如果沒有明確的任務(wù)，沒有具體的要求和目標(biāo)，也就沒有必要制訂計(jì)劃。計(jì)劃要明確的寫明一定期限內(nèi)，必須完成哪些任務(wù)，實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)，做哪些事，數(shù)量和質(zhì)量上有什么要求等，使計(jì)劃執(zhí)行者一看便知道準(zhǔn)備做什么，做多少，什么時(shí)間完成，由什么部門負(fù)責(zé)執(zhí)行等，使之心中有數(shù)。

（3）步驟和措施

在明確了工作任務(wù)之后，計(jì)劃還要根據(jù)主客觀條件，設(shè)計(jì)必要的步驟和措施，以保證任務(wù)的完成。步驟是指工作的程序和時(shí)間安排。每項(xiàng)目標(biāo)和任務(wù)，在完成過程中都有其階段性，先做什么，后做什么；主干什么，次干什么；每一步在什么時(shí)間，達(dá)到何種程度；人財(cái)物力如何調(diào)配、布局；各階段如何配合、銜接等等，都必須寫得合情合理，環(huán)環(huán)緊扣，步步落實(shí)。措施主要是指達(dá)到既定目標(biāo)需要采取什么方法，動(dòng)員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難等。

總之，計(jì)劃的正文要按照“做什么——怎么做——做到怎樣”的順序來安排結(jié)構(gòu)內(nèi)容，只有這樣才能簡明、全面、清楚地制訂好計(jì)劃。

（4）結(jié)語

這一部分是總結(jié)全文，在正文的末尾提出希望和號(hào)召。也有的計(jì)劃不寫結(jié)語，計(jì)劃事項(xiàng)寫完后自然結(jié)束。是否寫結(jié)語，要根據(jù)計(jì)劃的具體情況而定。

3．署名和日期

計(jì)劃的結(jié)尾要寫上制訂單位的名稱與制訂日期兩項(xiàng)內(nèi)容。如果標(biāo)題中已標(biāo)明單位名稱，結(jié)尾可某某去單位署名，寫明制訂日期即可。

（六）計(jì)劃的寫作要求

1．調(diào)查研究，實(shí)事求是

制訂計(jì)劃前，必須深入實(shí)際，認(rèn)真的調(diào)查研究，既要“吃透”上級的精神，又要虛心聽取群眾的意見，“摸清”本單位的實(shí)際情況，分析主客觀條件，盡可能預(yù)測到計(jì)劃執(zhí)行過程中的困難和問題，以便在計(jì)劃中寫明預(yù)防和解決問題的方法。制訂計(jì)劃時(shí)還要從本單位、本部門的實(shí)際出發(fā)，任務(wù)和指標(biāo)應(yīng)是經(jīng)過各方面的努力可以達(dá)到的理想指標(biāo)，既不要過高，也不能過低。計(jì)劃切忌說假、大、空話，寫得不實(shí)用。

2．內(nèi)容具體明確，語言簡明扼要

計(jì)劃是將所要進(jìn)行的工作作出的安排和打算，為收到良好的效果，計(jì)劃的整體設(shè)想要明晰，并將實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和辦法一條一條地列出來。計(jì)劃切忌語言含糊，職責(zé)不清，便之無法落實(shí)和檢查。計(jì)劃的內(nèi)容，一般要分條分項(xiàng)來寫，敘述要平直、說明要簡潔，如內(nèi)容復(fù)雜，每個(gè)問題可設(shè)小標(biāo)題，以示醒目。

3．針對性和靈活性

計(jì)劃的內(nèi)容既要全面，又要有針對性，重點(diǎn)要突出。一個(gè)單位、一個(gè)部門，在一定的時(shí)期內(nèi)，有許多工作需要做，如果全部并列起來，平均使用力量，就會(huì)影響重要工作的完成。因此，我們在制訂計(jì)劃時(shí)，要針對本單位、本部門的工作重點(diǎn)，保證計(jì)劃中能夠反映出當(dāng)前要解決的主要問題。計(jì)劃是根據(jù)客觀情況制訂的，客觀情況在不斷的變化，所以計(jì)劃還要有靈活性，應(yīng)留有一定的余地，當(dāng)某種未預(yù)見的因素發(fā)生時(shí)，計(jì)劃能及時(shí)調(diào)整、完善和補(bǔ)充。

（七）總結(jié)的概念、特點(diǎn)

總結(jié)是單位或個(gè)人對前一階段的工作或一項(xiàng)活動(dòng)，進(jìn)行全面、系統(tǒng)的回顧、分析研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，引出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，明確今后努力方向，從而寫成的書面材料。常用的小結(jié)、體會(huì)，也是總結(jié)，只是它反映的內(nèi)容較為單純或經(jīng)驗(yàn)不成熟、時(shí)間較短、范圍有限。

總結(jié)的特點(diǎn)：

1．自我性

從寫作的內(nèi)容和目的看，總結(jié)僅限于本系統(tǒng)、本單位或者本人前階段的實(shí)踐活動(dòng)，總結(jié)的目的是為了改進(jìn)、指導(dǎo)今后的工作，有很強(qiáng)的自我性。調(diào)查報(bào)告與總結(jié)相比則不一樣。調(diào)查報(bào)告是調(diào)查者總結(jié)他人的工作，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供信息，以“點(diǎn)”上的經(jīng)驗(yàn)來指導(dǎo)“面”上的工作?？偨Y(jié)在寫作手法上常用第一人稱。

2．說理性

總結(jié)離不開敘事，要用事實(shí)來說明任務(wù)完成的情況。但是，它并不停留在事實(shí)上，而是通過對事實(shí)材料的分析綜合，抽象出帶有規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，用于指導(dǎo)日后的工作。因此，總結(jié)的表述不但要有材料、觀點(diǎn)，還要求有內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，把實(shí)踐中的做法理論化，以提高人們認(rèn)識(shí)客觀世界的能力。

3．客觀性

總結(jié)十分重視內(nèi)容的客觀性，即按事物的本來面目加以反映。客觀事實(shí)是總結(jié)的基礎(chǔ)。不論是反映全面工作，還是反映局部工作的，雖有概括和提煉，但都要以實(shí)際工作活動(dòng)為依據(jù)作客觀分析，不允許主觀臆斷或虛構(gòu)。

（八）總結(jié)的種類

總結(jié)的種類繁多，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分，有不同的種類：

按照性質(zhì)劃分，有工作總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、會(huì)議總結(jié)等。

按照范圍劃分，有地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、單位總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等。

按照時(shí)間劃分，有總結(jié)、半年總結(jié)、季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等。

不管哪一類總結(jié)都可以按其內(nèi)容所涉及的范圍，分為全面總結(jié)、專題總結(jié)、個(gè)人總結(jié)。

1．全面總結(jié)

全面總結(jié)，也叫綜合性總結(jié)。主要用于對一個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位在一定時(shí)期內(nèi)的各項(xiàng)工作進(jìn)行全面的總結(jié)。如年終總結(jié)、階段總結(jié)等。這類總結(jié)，一般是對做完的工作進(jìn)行一次總的回顧和檢查，從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以發(fā)揚(yáng)成績，克服缺點(diǎn)，把今后的工作做得更好。

全面總結(jié)要全，但這種“全”也不是包羅萬象，面面俱到，把什么都寫進(jìn)去，而是要點(diǎn)面結(jié)合，突出重點(diǎn)?！包c(diǎn)”要詳，“面”要略，有詳有略，主次分明。

2．專題總結(jié)

專題總結(jié)，是對某一項(xiàng)或某一方面的問題進(jìn)行專門的總結(jié)。它一般選取工作中的突出成績、典型經(jīng)驗(yàn)或者存在的問題進(jìn)行分析研究，以便指導(dǎo)工作。專題總結(jié)，針對性強(qiáng)，使用廣泛，寫這類總結(jié)，要明確總結(jié)的重點(diǎn)，不能把面鋪得過寬。

專題總結(jié)經(jīng)常用于推廣典型經(jīng)驗(yàn)或揭露問題。

3．個(gè)人總結(jié)

個(gè)人總結(jié)，主要著重總結(jié)個(gè)人在某個(gè)階段或問題上的工作情況。

（九）總結(jié)的一般寫法

總結(jié)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分組成。

1．標(biāo)題

總結(jié)的標(biāo)題主要有以下幾種形式：

⑴直陳式標(biāo)題。一般由單位名稱、時(shí)限、事由和文種四個(gè)要素組成。標(biāo)題各項(xiàng)內(nèi)容，也可根據(jù)具體情況有所某某略,如標(biāo)題中可某某略單位名稱，有的綜合總結(jié)，標(biāo)題中也可某某去總結(jié)內(nèi)容這一項(xiàng)。

⑵正副標(biāo)題。一般說來，正標(biāo)題概括總結(jié)的主要內(nèi)容或基本觀點(diǎn)，副標(biāo)題說明單位名稱、時(shí)限、文種等,如《適應(yīng)新的形勢，努力做好財(cái)會(huì)工作——**廠財(cái)務(wù)處XX年工作總結(jié)》。

⑶不標(biāo)文種式標(biāo)題。寫成一般文章的題目形式，雖未注明“總結(jié)”字樣，但標(biāo)題本身體現(xiàn)出總結(jié)的性質(zhì)或內(nèi)容。

2．正文

這是總結(jié)的重心所在。由于具體情況不同，總結(jié)的內(nèi)容也不一樣,但各種總結(jié)都有共同點(diǎn)，其內(nèi)容一般包括以下幾個(gè)方面：

⑴基本情況

這部分是總結(jié)的前言。一般用簡潔的語言，概述完成工作的基本情況，交代清楚工作的時(shí)間、地點(diǎn)、背景，進(jìn)行某項(xiàng)工作或認(rèn)識(shí)某個(gè)問題的依據(jù)，工作的簡單過程、基本做法，對工作完成情況的基本看法和總體評價(jià)等。有的總結(jié)，還在這部分運(yùn)用數(shù)據(jù)，說明工作的成績或不足。概述的內(nèi)容，根據(jù)總結(jié)的不同要求有所側(cè)重，不是千篇一律?；厩闆r這一部分內(nèi)容要寫得提綱挈領(lǐng)、簡明扼要，以便讀者對總結(jié)先有一個(gè)大概的了解，為下文具體介紹經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)打好基礎(chǔ)。

⑵成績和經(jīng)驗(yàn)

這是總結(jié)的精華和重點(diǎn)部分。成績是指實(shí)踐活動(dòng)中所取得的物質(zhì)成果或精神成果。經(jīng)驗(yàn)是取得優(yōu)良成績的原因和條件，如正確的指導(dǎo)思想、積極的工作態(tài)度、科學(xué)的工作方法、堅(jiān)強(qiáng)的意志等。這部分的結(jié)構(gòu)方式，要依據(jù)總結(jié)的目的、作用來決定。旨在向上級匯報(bào)工作或向本系統(tǒng)、本單位職工總結(jié)工作的，多采用先談取得的主要成績，然后概括出幾條經(jīng)驗(yàn)體會(huì)的方法。旨在總結(jié)取得重大成績的某項(xiàng)工作，并要向外介紹經(jīng)驗(yàn)的，常采取先提問題，敘述取得的巨大成績，然后著重談經(jīng)驗(yàn)體會(huì)的方法。寫好這部分內(nèi)容，必須力戒就事論事，要在對過去工作情況的分析研究中，提煉出帶有理論色彩的觀點(diǎn)，以指導(dǎo)今后的工作。要求做到材料翔實(shí)、言之有物、條理清晰、脈絡(luò)分明，能給讀者留下深刻的印象，使讀者受到啟迪。

⑶問題和教訓(xùn)

總結(jié)的寫作，要用一分為二的觀點(diǎn)，既總結(jié)成績、經(jīng)驗(yàn)，也要找出存在的問題和教訓(xùn)。存在的問題和教訓(xùn)，這兩者是有區(qū)別的：存在問題，是指在工作實(shí)踐中切實(shí)感到應(yīng)該解決而暫沒有解決或沒有條件解決、沒有辦法解決的問題。教訓(xùn)，是由于指導(dǎo)思想不明、方法不當(dāng)，或其他原因犯了錯(cuò)誤，造成了損失而得出的反面經(jīng)驗(yàn)。總結(jié)存在的問題和教訓(xùn)是為了進(jìn)一步做好工作。因此，我們要著重分析問題和教訓(xùn)存在及產(chǎn)生的主觀原因。當(dāng)然，這部分內(nèi)容也可視總結(jié)的重點(diǎn)來取舍，如果是著重反映問題的總結(jié)，則應(yīng)把這一部分當(dāng)作重點(diǎn)寫；如果是專門總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也可以不涉及存在的問題和教訓(xùn)。這部分要根據(jù)實(shí)踐活動(dòng)的具體情況和總結(jié)的目的要求而靈活掌握。

⑷努力方向

這部分是在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，針對工作中存在的問題，提出切實(shí)有效的改進(jìn)措施、今后打算、努力方向，或者提出新的奮斗目標(biāo)，表明決心、展望前景、鼓舞斗志。這部分在寫法上要有新意，防止落入俗套。

總結(jié)的正文是重點(diǎn)，內(nèi)容較復(fù)雜的總結(jié)一定要安排好結(jié)構(gòu)層次，就一般情況而言，總結(jié)的正文部分常用的結(jié)構(gòu)方式有：時(shí)序式、并列式、總分式等，這些結(jié)構(gòu)方式第一章已經(jīng)介紹了，這里就不重復(fù)。

3．落款

總結(jié)的落款包括署名和日期。標(biāo)題中已標(biāo)明，或標(biāo)題下已署名，結(jié)尾則可不寫。個(gè)人總結(jié)署名，一般寫在正文的右下方

（十）總結(jié)的寫作要求

1．表達(dá)要敘述、議論相結(jié)合 敘述、議論是總結(jié)最常用的表達(dá)方法。敘述是總結(jié)行文的基礎(chǔ)，它通過對過去工作情況的交代，使讀者明白某單位、某個(gè)人的工作狀況。議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化為具有指導(dǎo)意義的理論。總結(jié)寫作時(shí)應(yīng)注意：在說明工作過程，列舉典型事例時(shí)，應(yīng)以敘述為主；分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，闡明努力方向時(shí)，應(yīng)以議論為主。敘述是議論的依據(jù)，議論又是敘述的分析綜合和提高。

2．總結(jié)出個(gè)性

寫一個(gè)單位的總結(jié)，一定要抓住本單位最突出的，最能反映客觀事特本質(zhì)特點(diǎn)，最具鮮明個(gè)性和特色的東西來。如新的情況、新的問題和新的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，切忌人云亦云。當(dāng)然，也不能無中生有的標(biāo)新立異，要注意新的情況、新的問題及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的代表性和普遍意義。

3．實(shí)事求是，“一分為二”

總結(jié)不論是寫成績或缺點(diǎn)，都必須準(zhǔn)確把握分寸，實(shí)事求是地?cái)⑹鍪挛锇l(fā)展的全過程，用“一分為二”的觀點(diǎn)，研究事物的內(nèi)部聯(lián)系，尋找其中的規(guī)律性。成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小。這樣的總結(jié)才能指導(dǎo)今后的工作。

（十一）述職報(bào)告的概念、特點(diǎn)

述職報(bào)告是各級機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員，向所在單位的組織人事部門、主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或本單位職工群眾，陳述自己在一定時(shí)期內(nèi)履行崗位職責(zé)情況而寫成的書面報(bào)告。

述職報(bào)告是干部人事制度改革，引進(jìn)競爭機(jī)制后興起的一種新的應(yīng)用文體。寫好述職報(bào)告對于各級各類領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揚(yáng)成績、糾正錯(cuò)誤、改進(jìn)工作，自覺接受上級機(jī)關(guān)審議、群眾監(jiān)督，都具有重要意義。

述職報(bào)告的特點(diǎn)：

1．自我評述性

述職報(bào)告是報(bào)告的一種特殊形式，它的著眼點(diǎn)是“述”自己“職”，自己在一定時(shí)期內(nèi)履行崗位職責(zé)情況，稱職與否、功過、得失，報(bào)自己的“告”，局限于個(gè)人職責(zé)范圍之內(nèi)的工作的自我回顧、檢查、評價(jià)。

2．時(shí)間的限制性

述職報(bào)告有嚴(yán)格的時(shí)間界限：一是述職內(nèi)容必須是本人的職務(wù)、崗位、任職期內(nèi)的，不是這一期間做的工作不需寫入。二是報(bào)告時(shí)間的限制性，述職者必須在考核期間，按考核時(shí)間的要求寫出書面報(bào)告，向本部門群眾宣讀并上交上級有關(guān)部門。

（十二）述職報(bào)告的種類

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，述職報(bào)告可分為不同類型：

1．按時(shí)間分，有述職報(bào)告、任期述職報(bào)告、臨時(shí)述職報(bào)告。

2．按內(nèi)容分，有綜合性述職報(bào)告、專題性述職報(bào)告。

3．按述職者分，有個(gè)人述職報(bào)告、集體述職報(bào)告。

4．按性質(zhì)分，有晉職述職報(bào)告、例行性述職報(bào)告。

（十三）述職報(bào)告的一般寫法

1．標(biāo)題

述職報(bào)告的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種寫法：

（1）單標(biāo)題

一是由文種做標(biāo)題或在文種前加人稱。如《述職報(bào)告》或者《我的述職報(bào)告》。

二是由時(shí)間、所任職務(wù)、文種組成。如《XX年至XX年任教育廳廳長職務(wù)的述職報(bào)告》。

（2）雙標(biāo)題

雙標(biāo)題中的正副標(biāo)題。正標(biāo)題提示內(nèi)容主題，副標(biāo)題由“人稱、文種”組成或“時(shí)間、文種”組成。如《恪盡職守搞活經(jīng)濟(jì)——我的述職報(bào)告（或XX年述職報(bào)告）》。

2．主送機(jī)關(guān)或稱謂

述職報(bào)告以書面形式向組織呈送，要寫主送機(jī)關(guān)名稱，如果是向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、群眾進(jìn)行口頭陳述，則可寫稱謂。

3．正文

正文由前言、主體、結(jié)尾三部分組成。

（1）前言

述職報(bào)告的前言部分一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：一是崗位職責(zé)，包括自己從何時(shí)起擔(dān)任何職，主要負(fù)責(zé)什么工作，并對內(nèi)容和范圍作必要交代；二是指導(dǎo)思想，說明自己在什么樣的思想原則、方針政策指導(dǎo)下進(jìn)行工作的；三是概括評價(jià)，是對自己工作的基本評價(jià)。前言部分應(yīng)寫得簡明扼要。

（2）主體

述職報(bào)告的核心部分。對于不同的行業(yè)、不同級別的領(lǐng)導(dǎo)來說，其述職報(bào)告的內(nèi)容各不相同，寫法也各異，但一般來說包括四個(gè)方面的內(nèi)容：一是任職期間所做的主要工作，取得的主要成績；二是存在的問題、缺點(diǎn)；三是個(gè)人的認(rèn)識(shí)和體會(huì)，主要經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)；四是今后工作的設(shè)想、意見和建議等。主體部分的內(nèi)容應(yīng)該是在前言部分的基礎(chǔ)上具體展開，各層次間的結(jié)構(gòu)方式可以按時(shí)間順序排列，也可按工作內(nèi)容排列，還可以按照對問題的認(rèn)識(shí)，由此及彼、由表及里、層層推進(jìn)的邏輯順序排列。述職報(bào)告不論采用哪種方式，主體部分的內(nèi)容都要求觀點(diǎn)鮮明、事實(shí)確鑿、分析合理、歸納精辟。

（3）結(jié)尾

結(jié)尾一般用幾句表態(tài)性的話語結(jié)束全文；也有的寫今后打算或表述自己恪盡職守、勝任職位的決心等；還可用“特此報(bào)告”、“專此述職”或“以上報(bào)告，請領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評指正”等之類的句子結(jié)束全文。

4．.落款

落款主要包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。署名要寫明述職人的單位、職務(wù)和姓名，此項(xiàng)可放在標(biāo)題下，也可與成文時(shí)間一起署在正文末右下角。

（十四）述職報(bào)告的寫作要求

1．突出重點(diǎn)

寫述職報(bào)告不要事無巨細(xì)地把一切情況都一一加以反映，而要有意識(shí)地抓住核心問題，突出重要成績，總結(jié)主要教訓(xùn)。凡重點(diǎn)部分要精心組織材料，寫得詳細(xì)、具體、充分、全面；次要部分可略寫，有時(shí)還一筆帶過。

2．突出個(gè)性

干部的崗位層次不同，述職內(nèi)容自然各異。即使同一職務(wù)的干部或領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)因分工的不同有不同的工作重點(diǎn)，至于工作方法，就更是各具特色。鑒于這種情況，述職者要突出自己工作的特點(diǎn)，顯示自己的工作個(gè)性，盡量避免那種千部一腔，千人一面，沒有特點(diǎn)和個(gè)性的寫法。

3．客觀評價(jià)

寫述職報(bào)告不管是敘述成績還是問題，都要客觀、公正、實(shí)事求是地加以評價(jià)。寫成績，不虛夸，恰如其分，符合客觀實(shí)際；講問題，直截了當(dāng)，不掩飾，抓住要害；講經(jīng)驗(yàn)，要有理有據(jù)，嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，一分為二。述職報(bào)告最忌一味為自己唱贊歌，大談特談自己的成績，對工作中存在的問題和矛盾有意遮掩。

（十五）述職報(bào)告與個(gè)人總結(jié)的區(qū)別

1．從陳述范圍看，個(gè)人總結(jié)陳述的范圍很寬泛，思想修養(yǎng)、業(yè)務(wù)進(jìn)修、工作進(jìn)展、為人處世等方面，都可以寫成總結(jié)，都可以單獨(dú)成篇；而述職報(bào)告陳述的范圍僅限于履行職責(zé)的情況。在陳述履行職責(zé)的情況下，也可以涉及到思想修養(yǎng)、業(yè)務(wù)進(jìn)修等方面，但那是為履行職責(zé)提供思想和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

2．從陳述角度看，個(gè)人總結(jié)可以按照時(shí)間、空間不同，既可從做法的角度寫，也可以從體會(huì)的角度寫；而述職報(bào)告只能從履行職責(zé)的情況著眼，落腳到干了哪些事克服了哪些困難，取得了什么效果。述職報(bào)告中可以有體會(huì)，但不能從體會(huì)的角度寫。

3．從陳述內(nèi)容看，個(gè)人總結(jié)，特別是工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，可以只講成績、經(jīng)驗(yàn)，至于缺點(diǎn)、不足可以幾筆帶過，也可以不談；而述職報(bào)告要求成績和不足并重，實(shí)事求是，對履行職責(zé)過程中存在的問題不能輕描淡寫，更不能文過飾非。

4．從作者范圍看，個(gè)人總結(jié)是誰都可以寫的，普通學(xué)生可以寫學(xué)習(xí)總結(jié)，普通農(nóng)民可以寫生產(chǎn)總結(jié)；而述職報(bào)告的作者僅限于有職有責(zé)者。

（十六）調(diào)查報(bào)告的概念、特點(diǎn)

調(diào)查報(bào)告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細(xì)致的調(diào)查研究之后所寫出的真實(shí)地反映情況的書面報(bào)告。

調(diào)查報(bào)告的運(yùn)用范圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實(shí)際問題，弄清事情真相，交流典型經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，推動(dòng)工作等都離不開調(diào)查報(bào)告。

調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：

1．針對性

調(diào)查報(bào)告的針對性體現(xiàn)在撰寫目的上，撰寫調(diào)查報(bào)告，一是為了給決策者提供決策的依據(jù)，二是發(fā)現(xiàn)典型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作，三是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況，處理實(shí)際問題。因此，從實(shí)際出發(fā)，有針對性地調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，回答人們最關(guān)心的問題，提出現(xiàn)實(shí)生活中迫切需要解決的問題是調(diào)查報(bào)告的關(guān)鍵所在。調(diào)查報(bào)告的針對性越強(qiáng)，社會(huì)作用越大。

2．真實(shí)性

調(diào)查報(bào)告的主旨是調(diào)查研究后所揭示的客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律。因此，寫調(diào)查報(bào)告必須是自己親自調(diào)查了解到的情況，絕不能道聽途說、東拼西湊一些虛偽的材料。在調(diào)查報(bào)告中，不僅主要人物和事實(shí)要真實(shí)，就是事件的時(shí)間、地點(diǎn)、過程及各種細(xì)節(jié)，也要絕對真實(shí)，不能有半點(diǎn)浮夸和歪曲。

3．?dāng)⒆h結(jié)合 調(diào)查報(bào)告的表達(dá)采用敘議結(jié)合的方式，簡明扼要、條理清楚地?cái)⑹鍪聦?shí)。調(diào)查報(bào)告不追求事件的曲折波瀾，只求敘說清楚。調(diào)查報(bào)告還要對調(diào)查材料中得出的結(jié)論進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治?、議論，但只是畫龍點(diǎn)睛式的，點(diǎn)到即止，不作展開，不反復(fù)論證，有時(shí)甚至觀點(diǎn)于事實(shí)之中，用事實(shí)說話。

（十七）調(diào)查報(bào)告的種類

調(diào)查報(bào)告從內(nèi)容上分，常見的有以下幾種：

1．反映情況的調(diào)查報(bào)告

這類調(diào)查報(bào)告因調(diào)查目的、范圍和用途的差異，有兩種情況：一種是反映具體情況的個(gè)案性調(diào)查報(bào)告。其調(diào)研目的是為了把一個(gè)具體問題界定清楚，調(diào)研范圍單

一、具體，報(bào)告的內(nèi)容一般用來處理某一具體問題的依據(jù)或重要參考。另一種是反映基本情況的綜合性調(diào)查報(bào)告。調(diào)研的目的是為了掌握某一領(lǐng)域或某一方面的概貌，調(diào)研范圍相對寬泛，涉及的對象較多，報(bào)告的內(nèi)容主要用作宏觀決策參考，或者用于說明某種客觀現(xiàn)象，某一觀點(diǎn)。

2．總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告

這類調(diào)查報(bào)告要求把一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門、一個(gè)單位、一個(gè)方面的成功經(jīng)驗(yàn)全面地總結(jié)、介紹出來，找出其中帶有規(guī)律性的東西，供有關(guān)方面學(xué)習(xí)借鑒。常發(fā)揮以點(diǎn)帶面，典型引路的作用。

3．揭露問題的調(diào)查報(bào)告

這類調(diào)查報(bào)告是針對存在的問題展開深入細(xì)致、全面的調(diào)查，弄清問題發(fā)生的原因，分析問題的實(shí)質(zhì)、危害，并提出今后如何避免同類問題的發(fā)生。它既可作為公正嚴(yán)肅處理問題的依據(jù)，又能起到用典型教育他人的作用，引起人們的警覺，接受教訓(xùn)，少犯或不犯錯(cuò)誤。

（十八）調(diào)查報(bào)告的一般寫法

從結(jié)構(gòu)形式上看，無論哪種調(diào)查報(bào)告都包括標(biāo)題、正文和落款三個(gè)部分。

1．標(biāo)題

調(diào)查報(bào)告常見的標(biāo)題形式有兩種：

（1）公文式。由調(diào)查單位（或調(diào)查對象）調(diào)查內(nèi)容、文種三個(gè)要素組成。也有的某某略調(diào)查單位，只寫調(diào)查內(nèi)容、文種二項(xiàng)。

（2）文章式。文章式標(biāo)題有單雙之分，單行標(biāo)題有的突出調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容；有的突出調(diào)查報(bào)告的主旨。雙行標(biāo)題一般用正標(biāo)題突出調(diào)查報(bào)告的主旨，用副標(biāo)題表明調(diào)查的對象、范圍、性質(zhì)、特點(diǎn)等，對正標(biāo)題起補(bǔ)充作用。

調(diào)查報(bào)告無論采用哪種標(biāo)題，都應(yīng)做到具體、醒目、簡明。

2．正文

調(diào)查報(bào)告的正文由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

（1）前言

前言是調(diào)查報(bào)告的開頭部分，通常是簡要地?cái)⑹鰹槭裁磳@個(gè)問題（工作、事件、人物等）進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點(diǎn)由調(diào)查人根據(jù)調(diào)查目的來確定，不必面面俱到。

前言部分常見的寫法有：說明式、概述式、提問式、結(jié)論式等，寫作時(shí)不論采用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

（2）主體

主體是調(diào)查報(bào)告的核心部分。是前言的引申展開，是結(jié)論的根據(jù)所在。主體的內(nèi)容一般包括三個(gè)方面：一是調(diào)查到的事實(shí)情況，包括事情產(chǎn)生的前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體做法等；二是研究、分析事實(shí)材料所揭示的事物本質(zhì)及其特點(diǎn)、規(guī)律；三是提出具體建議或應(yīng)采取的一些具體措施。

主體部分內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)安排力求條理清晰、簡潔明快。調(diào)查報(bào)告主體部分的結(jié)構(gòu)框架有:一是根據(jù)邏輯關(guān)系安排結(jié)構(gòu)如：縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。這三種結(jié)構(gòu)，以縱橫式結(jié)構(gòu)常為人們采用。二是按照內(nèi)容安排結(jié)構(gòu)如：“情況——成果——問題——建議”式結(jié)構(gòu)，多用于反映基本情況的調(diào)查報(bào)告；“成果——具體做法——經(jīng)驗(yàn)”式結(jié)構(gòu),多用于介紹經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告；“問題——原因——意見或建議”式結(jié)構(gòu)，多用于揭露問題的調(diào)查報(bào)告；“事件過程——事件性質(zhì)結(jié)論——處理意見”式結(jié)構(gòu)，多用于揭示案件是非的調(diào)查報(bào)告。

（3）結(jié)尾

調(diào)查報(bào)告可以有結(jié)尾部分也可以不寫結(jié)尾部分。

一般而言，結(jié)尾也叫結(jié)論。有四種情況需要寫結(jié)尾：一是主體報(bào)告情況，介紹經(jīng)驗(yàn)，需要結(jié)論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結(jié)尾中提及；三是附帶說明有關(guān)情況，如調(diào)查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以說明；四是有附帶材料需要加以說明的，如一些典型材料、專題報(bào)告、統(tǒng)計(jì)圖表等。無論采用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

3落款

為了對調(diào)查的內(nèi)容負(fù)責(zé)，最后在正文的右下角寫上作者名稱和成文時(shí)間。如已在標(biāo)題下面寫明，此處可某某略。

（十九）調(diào)查報(bào)告的寫作要求

1．深入調(diào)查，占有材料是寫好調(diào)查報(bào)告的基礎(chǔ)。調(diào)查報(bào)告是用事實(shí)說明道理的，而事實(shí)是客觀存在的，有些事實(shí)對于寫作者來說可能知之甚少或一無所知，只有經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查研究，詳盡的占有材料，寫作者才能對事物的本質(zhì)有所了解、有所掌握；才能進(jìn)行分析；才有寫作的資本。因此，寫作前一定要做好調(diào)查，詳盡的占有材料。

2．認(rèn)真分析，把握事物的本質(zhì)特征是寫好調(diào)查報(bào)告的前提。搜集材料時(shí)難免菁蕪并存，紛繁復(fù)雜，寫作時(shí)要對材料經(jīng)過“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”的分析、判斷、歸納、綜合，才能分清現(xiàn)象與本質(zhì)，真實(shí)與虛假，從而找出事物的內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展變化規(guī)律，把握本質(zhì)，引出正確的結(jié)論。這樣的調(diào)查報(bào)告才能發(fā)揮指導(dǎo)作用。

3．精心篩選，做到材料與觀點(diǎn)的統(tǒng)一是寫好調(diào)查報(bào)告的保證。調(diào)查報(bào)告的觀點(diǎn)是從大量材料中提煉岀來的，觀點(diǎn)一旦形成就要統(tǒng)率材料，做到觀點(diǎn)與材料的一致。因此，寫作時(shí)對材料要進(jìn)行認(rèn)真篩選，篩選那些最能充分說明觀點(diǎn)的材料，尤其要典型材料，用以支撐觀點(diǎn)，說明觀點(diǎn)，使材料與觀點(diǎn)形成有機(jī)整體。

（二十）調(diào)查報(bào)告與總結(jié)的區(qū)別

1．行文的目的不同。調(diào)查報(bào)告行文的目的是對事件真相的探討，或進(jìn)行工作研究，或總結(jié)先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，樹立典型，推動(dòng)面上工作的開展。總結(jié)的目的是對自身工作的檢查和評價(jià)，肯定成績，找出不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以指導(dǎo)自身工作的開展。

2．反映的范圍不同。調(diào)查報(bào)告所反映的范圍，可以是本單位、本系統(tǒng)的，也可以是外單位、跨行業(yè)的。而總結(jié)主要寫本單位、本系統(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)，一般不涉及外單位的情況。

3．使用的人稱不同。調(diào)查報(bào)告的作者不是以當(dāng)事人的身份出現(xiàn)，常用第三人稱寫作，文中多用“他（他們）”、“她（她們）”?？偨Y(jié)因?yàn)槭钱?dāng)事人對自身工作的回顧、分析，所以常用第一人稱寫作，文中多用“我（我們）”。

4．寫作的重點(diǎn)不同。調(diào)查報(bào)告以陳述事實(shí)為主，具體地?cái)⑹龅湫褪吕褪挛锇l(fā)展的過程，然后再根據(jù)事實(shí)作適當(dāng)?shù)脑u議。總結(jié)則著重論述有哪些成績和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，對取得成績或經(jīng)驗(yàn)的過程，常用概述的方式表達(dá)。

（二十一）簡報(bào)的概念特點(diǎn)

簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位內(nèi)部用來通報(bào)情況、交流信息的一種簡短的文字材料。常見的“工作動(dòng)態(tài)”、“情況反映”、“簡訊”、“內(nèi)部參考”、“快報(bào)”等，都屬簡報(bào)。

簡報(bào)的特點(diǎn)：

1．簡

簡就是內(nèi)容集中，篇幅短小，文字簡要。內(nèi)容集中，是指每份簡報(bào)的內(nèi)容要做到單

一、集中，一事一報(bào)，不要在一份簡報(bào)中寫許多項(xiàng)內(nèi)容。如果為了集中反映某種情況、某個(gè)問題，也可以把幾個(gè)內(nèi)容相關(guān)或有共同性的短文編在一期內(nèi)。篇幅短小。一份簡報(bào)最好不超過一千字。有些綜合性的簡報(bào)，內(nèi)容較多，但字?jǐn)?shù)也應(yīng)控制在兩千字之內(nèi)為宜。文字簡要。是指寫作簡報(bào)時(shí)，文字要精煉，利索、無假、大、空話。

2．真

簡報(bào)的內(nèi)容必須絕對真實(shí)。簡報(bào)一個(gè)重要的目的是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映情況，而領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有時(shí)可能根據(jù)簡報(bào)所反映的情況做出決策。正是基于這個(gè)特點(diǎn)，決定了簡報(bào)所寫的事例，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物（或單位）、事情的前因后果、來龍去脈，引用的數(shù)據(jù)、人物語言等，都必須準(zhǔn)確無誤。對上級既報(bào)喜也報(bào)憂；既不以偏概全，也不以面蓋點(diǎn)，力求準(zhǔn)確全面，真實(shí)地反映實(shí)際情況

3．快

這是對簡報(bào)時(shí)間上的要求。簡報(bào)的時(shí)限性很強(qiáng)，它必須及時(shí)地把工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新典型、新動(dòng)向,報(bào)告給有關(guān)上級機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)部門。如果簡報(bào)編寫不迅速及時(shí)，作用就會(huì)大大縮小，有時(shí)甚至?xí)兂伞榜R后炮”，失去其意義，毫無作用。

4．準(zhǔn)

就是針對性強(qiáng)。簡報(bào)應(yīng)根據(jù)國家的法律、法令及各級政府的指示或上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，圍繞本單位工作的重點(diǎn)，抓住工作中的關(guān)鍵問題，準(zhǔn)確地加以反映，為領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)籌決策提供依據(jù)。

（二十二）簡報(bào)的種類

從內(nèi)容和作用上劃分，簡報(bào)大體上有三類：

1．會(huì)議簡報(bào)

會(huì)議簡報(bào)主要用于報(bào)道會(huì)議情況和主要精神，反映與會(huì)人員的意見、建議。會(huì)議簡報(bào)一般用于較大型會(huì)議。內(nèi)容簡單的會(huì)議就不需要簡報(bào)。

2．專題性簡報(bào)

專題性簡報(bào)是就人們關(guān)心的、重要的某一議題專門出一期簡報(bào)。專題性簡報(bào)的內(nèi)容集中、單一，一般是寫一個(gè)問題或一件事。語言簡潔，篇幅短小，時(shí)效性很強(qiáng)。

3．綜合性簡報(bào)

綜合性簡報(bào)是指在內(nèi)容方面對某些情況或問題作全面的、綜合性的反映。這種簡報(bào)的主要特點(diǎn)是涉及面廣，情況復(fù)雜，材料豐富，帶有綜合性，能給人以全面的、概括性的認(rèn)識(shí)。

（二十三）簡報(bào)的格式

簡報(bào)的格式是固定的，由報(bào)頭、正文、報(bào)尾三部分構(gòu)成?，F(xiàn)分別介紹：

1．報(bào)頭

用16開白紙印，報(bào)頭部分占1/3篇幅。報(bào)頭一般包括如下內(nèi)容：

（1）簡報(bào)名稱

常見的名稱有“簡報(bào)”、“工作簡報(bào)”、“工作動(dòng)態(tài)”、“內(nèi)部參考”等。名稱確定后，一般不要經(jīng)常更換。為了醒目，簡報(bào)名稱字體應(yīng)大些。字可用印刷體，也可用書寫體。名稱一般套紅，也可不套紅。名稱的位置應(yīng)固定在第一頁上方正中。

（2）期數(shù)

簡報(bào)期數(shù)一般放在簡報(bào)名稱下方，橫隔線之上。

（3）編發(fā)單位

一般在名稱下面的左側(cè)。

（4）印發(fā)日期

標(biāo)在名稱下面的右側(cè)。

（5）密級

密級程度一般標(biāo)在報(bào)頭的左上角。根據(jù)簡報(bào)內(nèi)容所涉及機(jī)密的程度，可注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”或“內(nèi)部參考”等字樣。如果有傳閱范圍限制，可以在密級程度下面注上“供**級以上領(lǐng)導(dǎo)參閱”等字樣。

（6）編號(hào)

根據(jù)印發(fā)份數(shù)依次編號(hào)，每份一號(hào)，以便登記、保存和查核利用。編號(hào)一般放在報(bào)頭的右上角，與密級形成對稱。

（7）橫隔線

在報(bào)頭的下方，也就是在第一頁上方1/3處用一條醒目橫線將報(bào)頭與報(bào)文隔開。

2．正文

正文是簡報(bào)的核心部分，一般由標(biāo)題和正文兩個(gè)部分組成（將專門論述）。

3．報(bào)尾

報(bào)尾位于簡報(bào)最后一頁下方。一般在最后一頁的下端用兩條間距適度的平行橫線畫出，在兩條平行橫線之內(nèi)寫清簡報(bào)的發(fā)送單位，包括：報(bào)（指上級單位）、送（指平行或不相隸屬的單位）、發(fā)（指下級單位）。并在平行橫線內(nèi)的右端注明共印份數(shù)。

（二十四）簡報(bào)正文的寫法

簡報(bào)的正文部分主要包括標(biāo)題、正文、供稿單位三個(gè)部分，如有按語，先寫按語，然后再寫標(biāo)題。

1．標(biāo)題

簡報(bào)的標(biāo)題和新聞的標(biāo)題相似，有單行標(biāo)題、雙行標(biāo)題、多行標(biāo)題。簡報(bào)無論采用哪種標(biāo)題形式，都應(yīng)該盡可能地概括出正文的主旨，讓人見題知意。

（1）單行標(biāo)題

用一句話概括正文的主要內(nèi)容。

（2）雙行標(biāo)題

正標(biāo)題揭示正文的內(nèi)容或意義，副標(biāo)題起補(bǔ)充說明作用，強(qiáng)化正標(biāo)題的含義。

（3）多行標(biāo)題

引題交代背景或揭示意義，正題概括正文的內(nèi)容，副題補(bǔ)充或說明正題。

2．正文

簡報(bào)正文的內(nèi)容最關(guān)鍵的是要抓準(zhǔn)主要問題，一份簡報(bào)寫出，效果如何，起的作用大小，主要在于反映的問題抓得準(zhǔn)不準(zhǔn)。寫簡報(bào)，要認(rèn)真地研究本單位、本系統(tǒng)在貫徹執(zhí)行國家的有關(guān)法令、方針、政策及上級的指示，開展各項(xiàng)工作中出現(xiàn)的新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題。抓住這些重要的、關(guān)鍵性的問題及時(shí)反映出來，有利于我們做好工作。

簡報(bào)的正文一般分為三個(gè)部分。

（1）前言部分

一般用簡潔、明確的一段話（有的僅一句話），總括全文的主要事實(shí)，先給人一個(gè)總的印象。接著交代時(shí)間、地點(diǎn)、事件、原因、經(jīng)過、結(jié)果。簡報(bào)的開頭類似新聞開頭中導(dǎo)語的寫法。

（2）主體部分

主體部分是簡報(bào)的主要部分，是對開頭部分概括內(nèi)容的進(jìn)一步具體化。這部分要選擇富有說服力的典型材料，加以合理地安排，中心內(nèi)容要突出、具體，條理要清楚，語言要簡潔。一個(gè)自然段最好寫一層意思，不要把各個(gè)方面的內(nèi)容都匯集在一個(gè)自然段里。段與段之間應(yīng)按照事物的內(nèi)在邏輯聯(lián)系層層深入，環(huán)環(huán)緊扣，使之無懈可擊。

（3）結(jié)尾部分

用一句話或一段話，概括正文的主要內(nèi)容，或指明事件發(fā)展的趨勢，或發(fā)出號(hào)召，或提出今后的打算。事情單一，篇幅短小的，可不寫結(jié)尾部分。

3．供稿單位

簡報(bào)一般不具名，必要時(shí)在正文的右下方寫明“**供稿”。

4．按語

對于內(nèi)容重要的簡報(bào)，有時(shí)要在正文之前加寫一段文字，以表示發(fā)文單位的意見，這段文字就是簡報(bào)的按語。

按語常常是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見起草，對簡報(bào)的內(nèi)容加以提示、說明和評注，用以表明簡報(bào)編者的意向，轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的看法和意圖，以引起讀者注意。

（二十五）簡報(bào)的寫作要求

1．材料真實(shí)，有新意

材料的真實(shí)是簡報(bào)寫作的“生命”。簡報(bào)是向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳遞信息、報(bào)告情況的，上級部門將依據(jù)這些信息、情況作出相應(yīng)的決策。因此，材料的真實(shí)可靠應(yīng)該特別注意。

簡報(bào)不但要注意材料的真實(shí)，還要注意所用的材料一定要有新意。那些缺乏新意，盡人皆知的事情或過時(shí)的信息，只會(huì)使讀者失望。簡報(bào)所反映的問題、經(jīng)驗(yàn)、觀點(diǎn)、信息，都必須具有新意。只有具有新意的東西，才能給人以啟發(fā)、借鑒。

2．以敘述為主，議論為輔

4．細(xì)則

細(xì)則是對某項(xiàng)法令、條例、規(guī)定或其中的部分條文進(jìn)行解釋或說明的文書。它是一種派生性文件，是對有關(guān)法令、條例的輔助性規(guī)定和補(bǔ)充說明，使之具體化，更便于執(zhí)行。如《國家行政機(jī)關(guān)工作人員貪污賄賂行政處分暫行規(guī)定實(shí)施細(xì)則》。

5．章程

章程是黨派或團(tuán)體等組織，用于規(guī)定自身的性質(zhì)、宗旨、組織機(jī)構(gòu)、活動(dòng)形式和行動(dòng)準(zhǔn)則等內(nèi)部事務(wù)的文書。如《中華全國總工會(huì)章程》。

6．制度

制度是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、各企業(yè)單位為了建立正常的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)秩序，而制定的一種要求所屬人員共同遵守的準(zhǔn)則。如《職工休假制度》

7．規(guī)則

規(guī)則是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位對某一事務(wù)或活動(dòng)的行為準(zhǔn)則作出具體規(guī)定的規(guī)范性文書。如《交通規(guī)則》。

8．規(guī)程

規(guī)程是國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或科研機(jī)構(gòu)，為了保證質(zhì)量，使工作、試驗(yàn)、生產(chǎn)按程序進(jìn)行而制訂的一些具體規(guī)定。規(guī)則和規(guī)程的使用范圍，沒有條例、規(guī)定、辦法廣泛，它多用于一些具體的事務(wù)性的工作，側(cè)重于統(tǒng)一的要求和規(guī)格，是管理某項(xiàng)事務(wù)的章法和程序。如《**型機(jī)床操作規(guī)程》。

9．守則

守則是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為維護(hù)公共利益和工作秩序，向所屬成員發(fā)布的行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范。守則通行于某一系統(tǒng)或某一單位內(nèi)部，其成員必須共同遵守。如《高等學(xué)校學(xué)生守則》。

10．公約

公約是某一社會(huì)組織或行業(yè)的所有成員，在自覺自愿的基礎(chǔ)上，經(jīng)過充分的討論，達(dá)成一致的意見而制定的行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范。如《文明公約》、《愛國衛(wèi)生公約》。

（二十八）規(guī)章制度的一般寫法

規(guī)章制度的種類不同，內(nèi)容、范圍各異，寫作格式和方法也有所不同。但一般的格式是相同的，都包括標(biāo)題、正文、落款三部分。

1．標(biāo)題

規(guī)章制度的標(biāo)題大體上有以下幾種：

（1）發(fā)文單位名稱、事由、文種三項(xiàng)要素構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大國營工業(yè)企業(yè)自主權(quán)的暫行規(guī)定》。

（2）事由、文種二項(xiàng)組成。如《工傷保險(xiǎn)條例》。

（3）發(fā)文單位名稱、文種二項(xiàng)組成。如《湖北寫作學(xué)會(huì)章程》。

（4）適用對象、事由、文種三項(xiàng)構(gòu)成。如《湖北某某人民調(diào)解工作規(guī)定》。

（5）適用對象、文種二項(xiàng)構(gòu)成。如《公安干警守則》。

（6）只有文種。如《公約》。

如果制定的規(guī)章制度是草案或暫行、試行的，可在標(biāo)題內(nèi)寫明，也可在標(biāo)題后加括號(hào)注明。

2．正文

規(guī)章制度的種類很多，各類的結(jié)構(gòu)安排與寫法有別。常見的有章條式、條文式兩種。

（1）章條式

章條式的結(jié)構(gòu)方式適用于表述內(nèi)容比較復(fù)雜的規(guī)章制度，如條例、章程、辦法等。其內(nèi)容可分為總則、分則、附則三部分。每一部分均可按內(nèi)容的多少分列若干章或若干條款，用序數(shù)表明。

一是總則是文章的開頭部分或第一章，一般用小標(biāo)題寫明“總則”。主要概括說明制定規(guī)章制度的目的、要求、原則和適用范圍、主管部門等情況，類似于文章的前言，對全文起統(tǒng)領(lǐng)作用。

二是分則是從總則以下到附則以上，中間的若干章均為分則?！胺謩t”二字一般不寫出來。分則是規(guī)章制度的主要內(nèi)容，也就是要求遵守的事項(xiàng)，應(yīng)分章分條具體、扼要地寫明所規(guī)定的若干內(nèi)容；分則的每章要設(shè)小標(biāo)題，標(biāo)明本章的主旨。

三是附則是對中心內(nèi)容的補(bǔ)充和說明，放在最后一章。一般小標(biāo)題要注明“附則”。主要寫明規(guī)章制度的適用范圍、解釋權(quán)限、生效日期等內(nèi)容。附則只設(shè)一章，根據(jù)需要，下分若干條，也有附在最后不單獨(dú)成章的。

（2）條文式

條文式適用于表述內(nèi)容相對簡單的以及非權(quán)力機(jī)構(gòu)制定的規(guī)章制度。如規(guī)則、守則、公約等。條文式不分章，而分條列項(xiàng)闡述。條文式可分為兩種：

一是主體條文式，這種形式分前言和主體兩部分。前言不設(shè)條，只用簡明扼要的文字概述制定該文的目的、依據(jù)、性質(zhì)、意義。主體部分則分若干條款寫作。

二是條文到底式，是將前言、主體、結(jié)尾都用條款標(biāo)示出來。

3．落款

在正文的右下方寫明制度規(guī)章制定的單位名稱和日期。如果在標(biāo)題中已出現(xiàn)或在標(biāo)題下面已注明的，就無需再寫。由上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)隨公文發(fā)送的規(guī)章制度也可某某略。

（二十九）規(guī)章制度的寫作要求

1．符合國家的法律、法規(guī)和政策

所有的規(guī)章制度，都必須符合國家的法律、法規(guī)和政策，不能自行其事，另搞一套，或?yàn)闈M足局部利益、小集體利益搞土政策。

2．明確制定的權(quán)限

規(guī)章制度的制定有明確的權(quán)限規(guī)定，寫作時(shí)要注意不能超越權(quán)限、越級制定，也要注意不能同上級已制定的有關(guān)規(guī)章相抵觸。

3．內(nèi)容具體明確，語言嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范

規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)力求具體明確；語言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，不能有歧義，更不能含混不清，前后矛盾。

第三篇：中文書信的寫作格式及要求（定稿）

中文書信的寫作格式及要求

對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內(nèi)容所涉業(yè)務(wù)或相關(guān)背景的熟悉，還應(yīng)了解中外書信的基本規(guī)范。

中文書信內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。

1、稱呼 稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。

2、啟詞 啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順?biāo)臁钡龋毁濏炇降摹靶麓捍蠹?、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實(shí)在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語，以提領(lǐng)全文。

3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。

4、酬應(yīng)過渡 正文結(jié)束時(shí)，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡，如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務(wù)請函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。

5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同，書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“即頌時(shí)綏、敬頌臺(tái)安、此致敬禮、謹(jǐn)祝萬事如意、誠祝生意興隆”等等，有時(shí)，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌詞。

6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計(jì)算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應(yīng)有具名語，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。

7、日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯(cuò)日期，也許會(huì)因此而誤事。

中文書信行款規(guī)范

1、字跡端正清晰，易于認(rèn)辨。不寫錯(cuò)別字，不寫錯(cuò)句。單字不成行，單行不成頁。

2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。

3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少于100字，書寫時(shí)亦應(yīng)注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀于樣式，又乏誠意于情分。

4、不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫信。

5、對境外華語地區(qū)通信，要兼顧當(dāng)?shù)貪h語書信的表達(dá)習(xí)慣。

6、信箋折疊應(yīng)是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋折疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣?duì)?，這種折疊法不宜用于工作信件，會(huì)影響工作信件的嚴(yán)肅性。

7、信封使用要按國家郵政總局的有關(guān)規(guī)定，不可隨意印制或改制。信封書寫也應(yīng)按我國郵局規(guī)定的規(guī)范行事。收件人姓名后可用“鈞啟、公啟、安啟、親啟”等，但倘為明信片、則應(yīng)用“收”字，明信片的寄件人后也不能寫“緘”而應(yīng)寫“寄”。

8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補(bǔ)足郵資而造成時(shí)間上的延誤，郵票貼法要規(guī)范，但勿與地址太近，以免蓋郵戳?xí)r將門牌號(hào)碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關(guān)部門妥善交接。航空信的標(biāo)簽要明顯。

第四篇：私人書信的格式和寫作要求

私人書信是指那些涉及私事，告知自己近況的家信，以及親戚、朋友、熟人之間的互通情況保持聯(lián)系的信件。它包括約會(huì)、介紹、邀請、接受邀請、婉拒、感謝、問候、祝賀、送禮、送別和告別、唁函（電）等。

1.私人書信的格式

私人書信通常由下列五部分組成：

信頭（含發(fā)信人地址、發(fā)信日期）、稱呼（對收信人的尊稱）、正文（發(fā)信人要說的內(nèi)容）、結(jié)尾（發(fā)信人對收信人的謙稱或致敬語）和簽名（發(fā)信人姓名簽字）。如上圖所示。

2.私人書信的寫作要求

信頭的寫法：

信頭位于信箋的右上角（如上圖），包括發(fā)信人地址和發(fā)信日期，通常是以寫信人自己的地點(diǎn)開頭。給好友、熟人的信，可以不寫地址，只寫日期。有的信箋上已經(jīng)印好地址，就不必再寫。

信紙上的地址寫法應(yīng)與信封上的寫法一樣，每一行末應(yīng)該用逗號(hào)，在最后一行的末尾用句號(hào)。每行末也可不用標(biāo)點(diǎn)，但行中某某（州）名與國名、某某名與某地、某地名之間，均需用逗號(hào)。

在地址下面緊接著寫日期，信首日期須按july 1s，1995或15th july，1995的寫法。7/15/95或7-15-95之類的寫法不用在信頭，只可用在信的正文部分。年份之前須有逗號(hào)。

稱呼的用法：

稱呼是對收信人的尊稱語，通常寫在信紙的左邊，大約在信頭下面半英寸左右的地方。在私人書信中，除了mr.、mrs.、miss等稱號(hào)外，熟人和親友之間通常以教名（或昵稱）相稱。下面是私人書信中常用的稱呼（接親密程度順序排列）：

dear anna 親愛的安娜

my dear anna 我親愛的安娜

dearest anna 最親愛的安娜

my dearest anna 我最親愛的安娜

my dearest 我最親愛的 darling anna 親愛的安娜（夫妻之間的稱呼）

mg darling 我親愛的 my very own darling 我最親愛的 寫給同齡的友人，通常在朋友名字的前面冠以“親愛的”或“我親愛的”。如果你朋友的姓名是鮑伯?威廉，就寫“親愛的鮑伯”或“我親愛的鮑伯”。

寫給長者或熟人，比如是給一位亞當(dāng)?戴維斯教授寫信，恰當(dāng)?shù)姆Q呼是“親愛的戴維斯教授”。不過要是收信人喜歡別人稱呼他的名字，你也可以寫“親愛的亞當(dāng)”。

寫給兄弟、姐妹或堂（表）兄弟（姐妹），在“親愛的”之后加上他（她）的名字。假如你的堂（表）兄弟的名字叫亨利?哈里森，那就寫“親愛的亨利”。

寫給家庭中比你年長的其他成員，如你的父母、祖父母、叔叔、姑媽等，就寫親屬關(guān)系的名稱，如“親愛的媽媽”、“親愛的叔叔”等等。

正文：

信的正文應(yīng)該在稱呼下面一行開始，信紙的左邊要留有一英寸左右的空白。私人寫信話題廣泛，可不拘形式，語言隨意。

結(jié)尾套語：

私人書信中的結(jié)尾套語通常是幾個(gè)常用的詞或詞組，接在信的正文下面。結(jié)尾的第一個(gè)詞應(yīng)該大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。不同的結(jié)尾套語將取決于發(fā)信人對收信人的親密程度。

私人書信中一般常用的結(jié)尾語是：

with best wishes，致以最良好的祝愿

all the best，但愿諸事如意

with kind regards，致以親切的問候

with kindest regards，順致最親切的問候

kind regards，此致親切的問候

with all good wishes，祝萬事順利

best regards，順致敬意

all my love，致以衷心的愛

with undying love，但愿友誼長存

yours，你的朋友

yours ever，你的莫逆之交

ever yours，你的莫逆之交

yours as ever，永恒的朋友

yours sincerely，你忠實(shí)的朋友，你真誠的 your devoted friend，你的摯友

sincerely yours，忠實(shí)于你的，你的忠誠的 yours very sincerely，你最忠誠的朋友，你最忠誠的 yours affectionately，你的親密的 love，愛你的 簽名：

在結(jié)尾下面空開一點(diǎn)，略偏右的地方簽上姓名。如果是打字的，習(xí)慣上仍需親筆簽名。私人書信一般只簽教名。當(dāng)然，不太熟悉的人之間也有簽全名的。在私人書信中，寫信人為了表示對收信人的親密和尊重，一般不應(yīng)將自己的職務(wù)或職銜寫上。

第五篇：私人書信的格式和寫作要求

私人書信的格式和寫作要求

私人書信的格式和寫作要求 私人書信是指那些涉及私事，告知自己近況的家信，以及親戚、朋友、熟人之間的互通情況保持聯(lián)系的信件。它包括約會(huì)、介紹、邀請、接受邀請、婉拒、感謝、問候、祝賀、送禮、送別和告別、唁函等。

1.私人書信的格式

私人書信通常由下列五部分組成： 信頭、稱呼、正文、結(jié)尾和簽名。如上圖所示。

2.私人書信的寫作要求 信頭的寫法：

信頭位于信箋的右上角，包括發(fā)信人地址和發(fā)信日期，通常是以寫信人自己的地點(diǎn)開頭。給好友、熟人的信，可以不

寫地址，只寫日期。有的信箋上已經(jīng)印好地址，就不必再寫。

信紙上的地址寫法應(yīng)與信封上的寫法一樣，每一行末應(yīng)該用逗號(hào)，在最后一行的末尾用句號(hào)。每行末也可不用標(biāo)點(diǎn)，但行中某某名與國名、某某名與某地、某地名之間，均需用逗號(hào)。在地址下面緊接著寫日期，信首日期須按july1s，1995或15thjuly，1995的寫法。7/15/95或7-15-95之類的寫法不用在信頭，只可用在信的正文部分。年份之前須有逗號(hào)。稱呼的用法：

稱呼是對收信人的尊稱語，通常寫在信紙的左邊，大約在信頭下面半英寸左右的地方。在私人書信中，除了mr.、mrs.、miss等稱號(hào)外，熟人和親友之間通常以教名相稱。下面是私人書信中常用的稱呼：

dearanna親愛的安娜

mydearanna我親愛的安娜 dearestanna最親愛的安娜

mydearestanna我最親愛的安娜 mydearest我最親愛的 darlinganna親愛的安娜 mgdarling我親愛的

myveryowndarling我最親愛的 寫給同齡的友人，通常在朋友名字的前面冠以“親愛的”或“我親愛的”。如果你朋友的姓名是鮑伯%268226;威廉，就寫“親愛的鮑伯”或“我親愛的鮑伯”。

寫給長者或熟人，比如是給一位亞當(dāng)%268226;戴維斯教授寫信，恰當(dāng)?shù)姆Q呼是“親愛的戴維斯教授”。不過要是收信人喜歡別人稱呼他的名字，你也可以寫“親愛的亞當(dāng)”。

寫給兄弟、姐妹或堂兄弟，在“親愛的”之后加上他的名字。假如你的堂兄弟的名字叫亨利%268226;哈里森，那就寫“親愛的亨利”。

寫給家庭中比你年長的其他成員，如你的父母、祖父母、叔叔、姑媽等，就寫親屬關(guān)系的名稱，如“親愛的媽媽”、“親愛的叔叔”等等。

正文：

信的正文應(yīng)該在稱呼下面一行開始，信紙的左邊要留有一英寸左右的空白。私人寫信話題廣泛，可不拘形式，語言隨意。

結(jié)尾套語：

私人書信中的結(jié)尾套語通常是幾個(gè)常用的詞或詞組，接在信的正文下面。結(jié)尾的第一個(gè)詞應(yīng)該大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。不同的結(jié)尾套語將取決于發(fā)信人對收信人的親密程度。

私人書信中一般常用的結(jié)尾語是： withbestwishes，致以最良好的祝愿 allthebest，但愿諸事如意

withkindregards，致以親切的問候

withkindestregards，順致最親切的問候 kindregards，此致親切的問候 withallgoodwishes，祝萬事順利 bestregards，順致敬意 allmylove，致以衷心的愛

withundyinglove，但愿友誼長存 yours，你的朋友

yoursever，你的莫逆之交 everyours，你的莫逆之交 yoursasever，永恒的朋友

yourssincerely，你忠實(shí)的朋友，你真誠的

yourdevotedfriend，你的摯友

sincerelyyours，忠實(shí)于你的，你的忠誠的

yoursverysincerely，你最忠誠的朋友，你最忠誠的

yoursaffectionately，你的親密的 love，愛你的 簽名：

在結(jié)尾下面空開一點(diǎn)，略偏右的地方簽上姓名。如果是打字的，習(xí)慣上仍需親筆簽名。私人書信一般只簽教名。當(dāng)然，不太熟悉的人之間也有簽全名的。在私人書信中，寫信人為了表示對收信人的親密和尊重，一般不應(yīng)將自己的職務(wù)或職銜寫上。