第一篇：如何做好辦公室的文秘工作

如何做好辦公室的文秘工作

經(jīng)過多年的發(fā)展，我國博物館數(shù)量現(xiàn)在已有二千多所。博物館作為一個(gè)對外開放的單位，為維持工作的正常開展，通常都是要設(shè)立三部一室，即陳列部、保管部、宣教部、辦公室，前三者是業(yè)務(wù)部門，后者則是屬于行政部門。其中，大量的行政事務(wù)工作是博物館正常開展工作的基礎(chǔ)，是業(yè)務(wù)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。因此，辦公室在博物館日常工作的開展中顯得尤為重要。

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子??無論如何，秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像。然而,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。筆者根據(jù)近年來的經(jīng)驗(yàn)和技巧與大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。

一、秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德和素質(zhì)

秘書人員是秘書工作的主體，能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應(yīng)具備較高層次的素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。這些素質(zhì)修養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)是秘書工作的性質(zhì)，任務(wù)和特點(diǎn)所要求的，素質(zhì)修養(yǎng)是指秘書人員在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)、知識(shí)、解力、心理諸方面的綜合素質(zhì)。職業(yè)道德修養(yǎng)，主要指職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)情感、職業(yè)能力、職業(yè)形象、職業(yè)言行等方面的修養(yǎng)。這些是可以通過修煉和積累達(dá)到的。修養(yǎng)是目的，修煉是過程，古語說：“書中自有顏如玉”、“學(xué)然后知不足”。所以說,秘書人員是可以通過長期的學(xué)習(xí)和實(shí)踐以及生活磨練豐富自己的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德。

職業(yè)道德是個(gè)大眾化名詞，與人們的職業(yè)活動(dòng)緊密相聯(lián),是人們在履行職責(zé)范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德。做人要講人品做職業(yè)則要講職業(yè)道德。秘書相對于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，其原因主要就在于這個(gè)職業(yè)最接近決策層、領(lǐng)導(dǎo)層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業(yè)道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想,科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。

素質(zhì)是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)、綜合能力、心理素質(zhì)、人際關(guān)系、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。秘書應(yīng)具備的政治素養(yǎng)。堅(jiān)定正確的政治方向，思想敏銳;強(qiáng)烈的事業(yè)心；較高的理論政策水平；實(shí)事求是的思想作風(fēng)；淡泊明志，樂于奉獻(xiàn)；踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。秘書應(yīng)具備的知識(shí)素養(yǎng)。作為一個(gè)秘書主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)：文化基礎(chǔ)知識(shí)（包括外語，計(jì)算機(jī),人文知識(shí)等）；相關(guān)專業(yè)知識(shí)（政治、經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)會(huì)管理等知識(shí)）；專業(yè)知識(shí)（文書、檔案、會(huì)議、信訪、公文寫作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作等知識(shí)）。

二、日常事務(wù)的處理

辦公室是承上啟下的樞紐、領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀、推動(dòng)工作的助手、服務(wù)部門的后勤，首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是一個(gè)單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮

1中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)單位的工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。

一般說來，辦公室文秘的日常事務(wù)可以分為：

1、文字工作。通常的文字工作包括起草、撰寫正式文件、報(bào)告、總結(jié)、講話稿、各類信息報(bào)道、一般信件、感謝信、邀請函和制作PPT等。在做好文字工作前，首先應(yīng)了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。其次確定主題。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。然后選擇正確的文種。如向上級(jí)請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報(bào)告”，因?yàn)椤皥?bào)告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。接著進(jìn)行材料收集，就寫作主題進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志性材料。再次合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。最后提交領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)、印發(fā)。

2、會(huì)務(wù)工作。會(huì)議是一種集體議事的行為過程，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定方針、政策，決定重要事項(xiàng)，貫徹上級(jí)指示、檢查部署工作的一種工作方法。有關(guān)會(huì)議的組織、安排以及各種事務(wù)性服務(wù)工作稱為會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是貫穿會(huì)議全過程的一項(xiàng)服務(wù)性工作，會(huì)議能否達(dá)到預(yù)期效果、成功與否都與會(huì)議服務(wù)工作有及其重要的關(guān)系。要想做好會(huì)議服務(wù)應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作：

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作。組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)；制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。根據(jù)要求發(fā)出會(huì)議通知，包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。如果是大型會(huì)議則要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、請柬等。提前做好會(huì)場的布置工作。懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等；設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果；確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場區(qū)域，并使與會(huì)者明確；保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。妥善安排好后勤服務(wù)，大型會(huì)議要對與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

二、會(huì)間組織與服務(wù)工作。要提前到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。做好會(huì)議簽到、材料分發(fā)工作。按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。會(huì)議期間做好會(huì)議記錄。

三、會(huì)議善后工作。會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等。組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。同時(shí)根據(jù)會(huì)議記錄整理好會(huì)議紀(jì)要。

3、日程安排?！叭粘贪才拧笔侵敢詴r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。這項(xiàng)工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，安排好領(lǐng)導(dǎo)的日程，意味著秘書將和領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。在安排日程時(shí)要將計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；另一方面明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理。

4、文件處理。文件的處理一般包括收文、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)、督辦、歸檔等。因此首先要嚴(yán)把文件登記關(guān)。文件登記是對文件的來源、去向、標(biāo)題、編號(hào)等主要項(xiàng)目及運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理情況的記錄。搞好文件的登記，不僅有助于管理與保管文件，而且也便于文件的查找、統(tǒng)計(jì)、催辦工作，同時(shí)也是核對與交接文件的重要憑據(jù)。文件登記必須及時(shí)，做到隨到隨登記、隨交辦，登記手續(xù)要簡潔、嚴(yán)密，字跡要工整，禁止濫用簡稱。其次要嚴(yán)把文件傳閱關(guān)。文件傳閱是使一份文件在最短時(shí)間內(nèi)滿足各方面閱讀需要、發(fā)揮文件效用的工作。要做好文件傳閱工作，必須合理調(diào)度、嚴(yán)格管理，切實(shí)保證閱文的方便與工作的及時(shí)處理，嚴(yán)禁丟失與混亂現(xiàn)象發(fā)生。在文件傳閱過程中必須分清傳閱對象的主次；堅(jiān)持按閱文范圍傳閱文件，不亂傳或擴(kuò)大閱文范圍；為了防止發(fā)生漏閱和責(zé)任不清的現(xiàn)象發(fā)生，閱文人閱讀文件后必須在文書處理箋上簽注時(shí)間和本人全名。做好要嚴(yán)把文件借閱關(guān)。有些文件在歸檔之前需要經(jīng)常查閱，一些領(lǐng)導(dǎo)或工作人員為了方便使用，往往希望將文件借出，為了保證文件在外借過程中不致丟失、短缺或失密、泄密，必須建立規(guī)范的借閱制度，嚴(yán)格把握文件借閱關(guān)，堅(jiān)持密級(jí)文件不外借，普通文件必須在規(guī)定閱文范圍內(nèi)借閱，并采取登記借閱手續(xù)，閱后按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)收回。

5、對外聯(lián)系。對外聯(lián)系工作主要體現(xiàn)在電話的接聽和撥打方面。在接聽電話時(shí)要準(zhǔn)備好電話記錄本和筆，把對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。在撥打電話前要準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上。通話過程中要注意做到簡單明了，盡量將語意表達(dá)清楚。說話時(shí)含含糊糊、口齒不清楚，很容易讓通話對象感到不耐煩。尤其需要注意的是，不要在通話的同時(shí)，嘴里含著食物或其他東西。

三、做好文秘工作的注意事項(xiàng)

一要保守秘密。嚴(yán)守秘密，不傳播謠言和小道消息，不搬弄、議論是非；外出隨時(shí)鎖門，重要文件和資料要放入抽屜中鎖好，平時(shí)閑聊不談及具體人和事。

二要講團(tuán)結(jié)。一是工作中以誠待人不虛偽，寬以待人不苛求；互相支持、互相幫助、互相諒解、互相交流。二是工作出現(xiàn)差錯(cuò)和產(chǎn)生矛盾，應(yīng)多從自己身上找原因，不埋怨他人；三是對待同志出現(xiàn)的差錯(cuò)和失誤，應(yīng)當(dāng)面善意指出，不要背后議論和指責(zé)；四是多看人優(yōu)點(diǎn)，多學(xué)他人長處；五是顧全大局，互相補(bǔ)臺(tái)，話往攏說，事往攏辦。

三要有責(zé)任心。工作要講求效率和質(zhì)量，凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，都要盡最大努力在規(guī)定時(shí)間和期限內(nèi)完成；工作要力求細(xì)致，養(yǎng)成一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，要有上進(jìn)心，力求在本職崗位上多出成績，多出亮點(diǎn)。無論什么工作，事前都要做充分的考慮，辦事時(shí)力求精益求精。特別是文字校對要仔細(xì)。最大限度的減少文字差錯(cuò)。

四要有章法。做到熟悉崗位職責(zé)和責(zé)任要求，知曉自己在一個(gè)階段和年度工作任務(wù)，注意培養(yǎng)工作有目標(biāo)、有計(jì)劃的良好習(xí)慣。注意養(yǎng)成每天花幾分鐘時(shí)間一小結(jié)、每周一總結(jié)的思維習(xí)慣，通過總結(jié)和交流工作中和為人處事方面的得失，不斷提高個(gè)人能力和修養(yǎng)。

五要經(jīng)?！俺潆姟?。養(yǎng)成勤做筆記，勤寫心得，勤思考的習(xí)慣。在工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)素質(zhì)的全面性，做到盡可能多的掌握各種必備的工作技能，盡可能多學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的知識(shí)，盡可能多熟悉交通行業(yè)各個(gè)方面、各個(gè)層面的情況，盡可能多儲(chǔ)備同工作有關(guān)的信息。特別是要熟悉掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的知識(shí)，充分利用好電子郵件。

第二篇：淺析如何做好辦公室文秘工作

辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)工作任務(wù)的完成。

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個(gè)人認(rèn)為秘書人員必須做到以下幾方面：

一、秘書工作人員必須具備的素質(zhì)和修養(yǎng)

第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強(qiáng)的政治性，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，有時(shí)代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)。

第二，良好的個(gè)人品行?！爸艺\老實(shí)，事實(shí)求是”這八個(gè)字，應(yīng)該是一切秘書的座右銘。作為秘書，對領(lǐng)導(dǎo)、對組織、對上級(jí)、對同志必須忠誠，不懷二心。鑒于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，“求實(shí)”二字尤為重要，有須強(qiáng)調(diào)。因?yàn)槊貢孕械恼婕偬搶?shí)，不僅是秘書個(gè)人問題，而且會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的行為，關(guān)系至大。

第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂業(yè)的精神。做事要專心致志，聚精會(huì)神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責(zé)任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔(dān)任務(wù)，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實(shí)，既要有雷厲風(fēng)行、講究效率的干練作風(fēng)，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領(lǐng)導(dǎo)，又不盲從。

第四，良好的文化知識(shí)素養(yǎng)。要有專門業(yè)務(wù)知識(shí)，干一行，懂一行。要有多種輔助知識(shí)，如社會(huì)知識(shí)、自然知識(shí)、科技知識(shí)、國際常識(shí)等。

二、要熟悉機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作的基本情況

機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)的工作基本情況，包括黨政各級(jí)機(jī)關(guān)的職能范圍、專門業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，本機(jī)關(guān)的結(jié)構(gòu)、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開展各項(xiàng)工作，促進(jìn)辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、做好文字起草和信息收集工作

文秘寫作重在實(shí)用，只求格式、文種規(guī)范，內(nèi)容表述簡明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實(shí)，或主觀主義想當(dāng)然，情況不明決心大，心中無數(shù)點(diǎn)子多。在撰寫文稿前，文秘人員一定要做到“兩個(gè)吃透”，既又“吃透”中央和上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門、本單位的實(shí)際情況。總之，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡明扼要、內(nèi)容充實(shí)、意見具體、措施有方的文字材料。

信息即苗頭性，動(dòng)態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時(shí)刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過調(diào)查研究，報(bào)刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關(guān)的信息，只有平時(shí)多留心，常細(xì)心，多用心，就會(huì)做到“心中有數(shù)，胸有成竹”，就能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供動(dòng)向。

四、做好群眾來信來訪和對外接待工作

信訪工作是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的、經(jīng)常性的政治任務(wù)。處理好人民來信要做到及時(shí)拆封、認(rèn)真閱記、準(zhǔn)確交辦、妥善處理；接待群眾來訪要做到熱情接待，認(rèn)真聽紀(jì)，恰當(dāng)處理，做好思想教育工作。

辦公室所處的部門和承擔(dān)的義務(wù)，在工作中必然會(huì)接觸到形形色色的人——上級(jí)和下級(jí)，熟人和生人，干部和群眾等。在待人接物，處理公私事務(wù)中，秘書的禮貌，在溝通人際關(guān)系、融洽感情、促成辦事方面起著十分重要的作用。在待人處事過程中，秘書應(yīng)遵循四個(gè)原則：

第一，尊重原則；第二，一律平等，不亢不卑的原則；第三，語言、舉止得體的原則；第四，重承諾、守信用的原則。

五、做好提案預(yù)案與保密工作

在辦文、辦事、辦會(huì)中，文秘人員都要先走一步，搞好提案預(yù)案工作，而不能事事讓領(lǐng)導(dǎo)去考慮，去操心?！叭藷o遠(yuǎn)慮，必有近憂”，“居安思?！本褪钦f要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會(huì)發(fā)生的事情都考慮在整個(gè)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)范圍內(nèi)，并事先制訂應(yīng)急預(yù)案，以防萬一，確保整個(gè)工作順利開展。

秘書工作人員身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的核心要害部門，又在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，掌握和知悉機(jī)要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應(yīng)做到不該說的機(jī)密，絕對不說，不該問的機(jī)密，絕對不問，不該看的機(jī)密，絕對不看等。

六、做好與領(lǐng)導(dǎo)的溝通、協(xié)調(diào)工作

（1）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（2）秘書既要謹(jǐn)慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。

第三篇：如何做好辦公室文秘工作

如何做好辦公室文秘工作

隨著煙草行業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務(wù)日益加重，要求越來越高。辦公室作為一個(gè)單位的行政中心和對外窗口，其工作好壞直接影響到單位的辦事效率和對外形象。文秘人員作為辦公室的重要組成人員，如何做好本職工作，充分發(fā)揮作用？筆者結(jié)合自己從事文秘工作的實(shí)踐，談幾點(diǎn)粗淺的看法和思考。

一、正確對待文秘工作

辦公室在單位里除了要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用外，還要承擔(dān)文稿撰寫、文件處理、行政管理、機(jī)要保密、信息收集、公關(guān)接待、綜合協(xié)調(diào)、企業(yè)宣傳等方面的任務(wù)。而文秘工作作為辦公室履行“參與政務(wù)、辦理事務(wù)”職能的重要載體，其主要工作歸納起來就是辦文、辦會(huì)、辦事，其質(zhì)量的好壞關(guān)系到辦公室的服務(wù)工作是否到位、助手作用是否發(fā)揮、窗口效應(yīng)是否體現(xiàn)，更重要的是關(guān)系到能否正確把握宣傳導(dǎo)向、全面貫徹上級(jí)文件精神及傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的講話精神。作為文秘人員，其技術(shù)性、體力性的勞動(dòng)并不多，多數(shù)是文字材料性的工作。這些工作看似簡單，但其實(shí)是對個(gè)人政治理論水平、政策水平、文字功底的一種綜合性檢驗(yàn)。要做好這些工作，除了要善于把握時(shí)事政策導(dǎo)向外，還要善于在工作中不斷總結(jié)提高，更要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神。

“沒有任何借口”是美國西點(diǎn)軍校的校訓(xùn)和校風(fēng)。辦公室作為一個(gè)部門的窗口和紐帶，要樹立“想盡一切辦法完成任務(wù)，不找任何借口”的理念。因此，一個(gè)文秘人員素質(zhì)的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強(qiáng)弱，直接體現(xiàn)著對本職工作是否盡職盡責(zé)。作為文秘人員，不僅必須具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)技能和較好的文字功底，還應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)、適應(yīng)能力和溝通能力；不僅要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，還要以陽光心態(tài)迎接挑戰(zhàn)。文秘人員要有“苦中作樂”的心態(tài)，要有自己的想法和思路，不斷接受新知識(shí)，按照公司的規(guī)章制度及工作流程辦事，合理安排工作和時(shí)間，培養(yǎng)自己的工作能力和溝通能力，提高工作效率。

二、當(dāng)前辦公室文秘工作存在的問題

隨著煙草企業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高，行業(yè)文秘工作也有了很大進(jìn)步,但仍然存在一些不容忽視的問題，值得我們認(rèn)真思考。

一是忙于日常事務(wù)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高。針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責(zé)，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復(fù)雜的事務(wù)中，沒有把握住工作重點(diǎn)，有時(shí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調(diào)不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。

二是辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重。一些單位主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時(shí)候出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭”、“腳痛醫(yī)腳”，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導(dǎo)不滿意，嚴(yán)重影響了辦公室工作的開展。

三是文秘人員的綜合素質(zhì)跟不上工作要求。由于工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下對文秘人員的要求。首先是專業(yè)知識(shí)欠缺?，F(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識(shí)，不能滿足工作的需要。其次是知識(shí)更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，視野不開闊，工作思路不寬，知識(shí)更新慢，無論是辦文、辦會(huì)、辦事都與領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。

四是信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。由于辦公室工作的局限性，去基層調(diào)研的機(jī)會(huì)較少，面上情況掌握不清，報(bào)送信息滯后，雖然花了不少的時(shí)間和精力，卻沒有達(dá)到預(yù)期的最佳效果。

三、對做好辦公室文秘工作的思考

為了更好地勝任自身工作，文秘人員需要不斷的反思和改進(jìn)工作方法，讓文秘工作適應(yīng)新形勢下行業(yè)改革發(fā)展工作的需要。

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)

工作方式方法的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。一是要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的中心，首先按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對國家局重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識(shí)和政治敏銳性，學(xué)會(huì)從政治的角度來辨證的分析問題和解決問題；二是要學(xué)會(huì)“吸眾家之長，補(bǔ)一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”；三是強(qiáng)化自身能力，特別是“三基本”訓(xùn)練，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高期思維能力、履職能力和執(zhí)行能力，做到“履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平”，確保在以后的工作中能在節(jié)奏上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平。

（二）改進(jìn)工作方法，提高辦事效率

辦公室工作每一項(xiàng)都與全局有著密切的聯(lián)系。作為辦公室文秘人員，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

一要甘于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作的宗旨是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)。因?yàn)槲拿毓ぷ饔袝r(shí)沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，因此，要做好工作，必須要有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神，必須要有不圖名、不圖利、默默無聞的精神；要將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動(dòng)各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律。

三要注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)?！凹?xì)節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中文秘人員要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、潛心做事，以更加認(rèn)真、更加負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化大局意識(shí)，一絲不茍；同時(shí)正確認(rèn)識(shí)和對待組織、自己和他人，以實(shí)際行為來感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。

四要抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作。辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會(huì)議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，然后認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報(bào)送、重要事項(xiàng)督辦、重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦，確保萬無一失。其次做好文件的上傳下達(dá)工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時(shí)，努力做好文件的上傳下達(dá)工作，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作。最后是積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動(dòng)態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報(bào)送原則是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，在報(bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

（三）求實(shí)創(chuàng)新，做好企業(yè)宣傳工作

宣傳工作是煙草行業(yè)的重要組成部分，對塑造企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)改革，維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定，提升企業(yè)素質(zhì)，調(diào)動(dòng)和激勵(lì)企業(yè)干部、職工積極性的發(fā)揮，保持企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，有著無以替代的重要作用。為此，一個(gè)合格的文秘人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，充分發(fā)揮自身特點(diǎn)和優(yōu)勢，通過手中之筆，緊緊抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”，即“抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖、抓熱點(diǎn)問題貼近群眾需求、抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求”，突出本單位一些好的做法、好的經(jīng)驗(yàn)，深開掘、出精品，做到在對內(nèi)宣傳的同時(shí)，還要通過報(bào)紙、廣播、電視等媒體將此向外宣傳出去，真正達(dá)到妙筆生輝的效果。這樣，既提高了文秘人員的業(yè)務(wù)能力，又促進(jìn)了文秘工作的開展。

以上對文秘工作的思考，僅反映了文秘工作的一個(gè)方面。對于從事文秘工作的人員來說，除了要有過硬的文字功底外，還應(yīng)圍繞“卷煙上水平”的總體要求，堅(jiān)持“滿腔熱情、富有激情、充滿智慧、奮力創(chuàng)新”的標(biāo)準(zhǔn)，著力在加強(qiáng)學(xué)習(xí)、理清思路和改進(jìn)方法上下功夫，在“節(jié)奏”上超前，在“平淡”中求創(chuàng)意，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，在“創(chuàng)新”中轉(zhuǎn)換思維，真正將工作做好、做細(xì)、做精，不斷提高辦公室文秘工作及辦公室工作的服務(wù)水平，做到“不讓任何事情在辦公室延誤，不讓任何文件在辦公室積壓，不讓重大失誤在辦公室發(fā)生，不讓企業(yè)形象在辦公室受到影響”，努力開創(chuàng)辦公室文秘工作新局面。

第四篇：如何做好辦公室文秘工作

辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)工作任務(wù)的完成。

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個(gè)人認(rèn)為秘書人員必須做到以下幾方面：

五、做好提案預(yù)案與保密工作

在辦文、辦事、辦會(huì)中，文秘人員都要先走一步，搞好提案預(yù)案工作，而不能事事讓領(lǐng)導(dǎo)去考慮，去操心。“人無遠(yuǎn)慮，必有近憂”，“居安思?！本褪钦f要有前瞻性、超前性的思想。因此，在辦理每一件事情的過程中，都必須把可能會(huì)發(fā)生的事情都考慮在整個(gè)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)范圍內(nèi)，并事先制訂應(yīng)急預(yù)案，以防萬一，確保整個(gè)工作順利開展。

秘書工作人員身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的核心要害部門，又在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，掌握和知悉機(jī)要極多，做好各方面的保密工作非常重要。因此應(yīng)做到不該說的機(jī)密，絕對不說，不該問的機(jī)密，絕對不問，不該看的機(jī)密，絕對不看等。

六、做好與領(lǐng)導(dǎo)的溝通、協(xié)調(diào)工作

（1）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么？急待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

（2）秘書既要謹(jǐn)慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹(jǐn)慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達(dá)自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個(gè)坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯(cuò)，也有不順心的時(shí)刻，只要心底坦然承認(rèn)錯(cuò)誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會(huì)遲鈍，不能進(jìn)入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。

做好文秘工作應(yīng)處理好三種關(guān)系

文秘工作是辦公室履行“參與政務(wù)、辦理事務(wù)”職能的重要載體。作為樞紐機(jī)構(gòu)，辦公室的服務(wù)工作是否到位、助手作用是否發(fā)揮、窗口效應(yīng)是否體現(xiàn)，與文秘工作能否奮發(fā)有為關(guān)系極大。做好新形勢下的辦公室文秘工作，必須強(qiáng)化與時(shí)俱進(jìn)理念，把握行業(yè)工作特點(diǎn)，學(xué)會(huì)處理好三種關(guān)系：

一是“學(xué)”與“研”的關(guān)系。學(xué)習(xí)是文秘人員的第一要?jiǎng)?wù)。文秘工作者應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)和研究擺在工作的首要位置。一方面，要加強(qiáng)對寫作和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，準(zhǔn)確把握和全面理解新時(shí)期行業(yè)工作的動(dòng)向和指導(dǎo)實(shí)踐理論的發(fā)展，尤其是國家局關(guān)于推進(jìn)行業(yè)改革的措施和言論要保持高度的敏銳性并高度關(guān)注和掌握，只有堅(jiān)持不懈、日積月累，才能循序漸進(jìn)、厚積薄發(fā)。另一方面，文秘人員應(yīng)利用參與會(huì)議、調(diào)研、考察等活動(dòng)的機(jī)會(huì)了解和吸納來自各方的知識(shí)和信息，做到廣聞博覽、廣泛涉獵，促使自己具備廣闊的眼界和知識(shí)面，并注意收集素材，努力做到學(xué)以致用。

二是“承”與“創(chuàng)”的關(guān)系。文秘工作人員首先應(yīng)當(dāng)在秉承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上精通各項(xiàng)業(yè)務(wù)，扎實(shí)而有效地完成工作任務(wù)。在思想上與時(shí)俱進(jìn)，在工作中大膽探索，努力做到繼承與創(chuàng)新的和諧統(tǒng)一。堅(jiān)持文字起草上“出新”。大到工作報(bào)告，小到會(huì)議通知，都應(yīng)加強(qiáng)行文的思想創(chuàng)新、體裁創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新，力爭讓人感覺耳目一新；堅(jiān)持工作方式上“求新”。對所負(fù)責(zé)的工作經(jīng)常作全面性、前瞻性的思考，對具體的事務(wù)要善于出新點(diǎn)子、新辦法，特別善于靈活運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，不斷提高辦事效率；堅(jiān)持在服務(wù)領(lǐng)域上“拓新”。要努力克服文秘服務(wù)的被動(dòng)局面，發(fā)揮主動(dòng)能動(dòng)性，積極拓展服務(wù)領(lǐng)域，力求先人一步、快人一拍、高人一籌，為單位領(lǐng)導(dǎo)干部提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三是“助”與“換”的關(guān)系。貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖是文秘人員工作的基本準(zhǔn)則。作為文秘人員，應(yīng)當(dāng)努力適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求，在當(dāng)好參謀助手上下功夫。工作中，既要能夠準(zhǔn)確處理公文，認(rèn)真辦理事務(wù)，又要能夠圍繞中心工作，及時(shí)調(diào)查研究和搜集信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考；既要能夠從小處著手當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“手腳”和“耳目”，又要能夠從大處著眼當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”和“智囊”。但服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)也要學(xué)會(huì)換位思考，這樣才能“參”到點(diǎn)子上，“助”到關(guān)鍵處，力求經(jīng)常性地站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題、處理問題、解決問題，要細(xì)心及時(shí)捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思維亮點(diǎn)，對具體問題的思考要努力接近領(lǐng)導(dǎo)的思路，力爭思想上與領(lǐng)導(dǎo)接軌，才能扮演好領(lǐng)導(dǎo)滿意的角色。

作為文秘或者總經(jīng)理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急；作為文秘，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作，我們大概要在以下幾個(gè)方面狠下工夫：

1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)忠于職業(yè)操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對周圍發(fā)生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭取主動(dòng)，提高效率。要做到這一點(diǎn)，必須下功夫做有心人。要經(jīng)?？磿鴮W(xué)習(xí)，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時(shí)了解基層員工在想什么，部門領(lǐng)導(dǎo)在想什么，老總在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會(huì)聰明反被聰明誤。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)老總意圖，決不能見風(fēng)使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實(shí)，如實(shí)反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮小。

2、不折不扣按老總指示辦事，同時(shí)富有主見。文秘（助理）與老總的上下關(guān)系，決定了處于被領(lǐng)導(dǎo)地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實(shí)地按老總指示行事，把自己的工作嚴(yán)格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，我們必須不折不扣地忠實(shí)執(zhí)行，要圍繞他的活動(dòng)，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學(xué)會(huì)從被動(dòng)中求主動(dòng)，要善于觀察掌握老總的性格、作風(fēng)等個(gè)性特征，便主動(dòng)配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴(yán)格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時(shí)，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節(jié)假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。我們擔(dān)負(fù)的任務(wù)很重，常年累月辛勤工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，“只問耕耘，不問收獲“，這是相當(dāng)難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點(diǎn)還不夠，還要有忍受怨言，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因?yàn)槲拿毓ぷ?，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時(shí)還會(huì)吃力不討好。我們要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動(dòng)各方面積極性，把工作做好。

4、兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作，不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務(wù)工作，比如要圍繞有關(guān)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和中心任務(wù)，高效率地處理電文，適時(shí)安排有關(guān)活動(dòng)，主動(dòng)收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進(jìn)行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要善于行使老總賦予的職權(quán)去完成老總交辦的任務(wù)，如實(shí)施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等，保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達(dá)等事務(wù)性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務(wù)也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務(wù)不周到要影響老總工作，做過了頭則會(huì)影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請示匯報(bào)。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準(zhǔn)的事，應(yīng)及時(shí)向老總匯報(bào)，請作定奪，切勿自作主張。不經(jīng)老總授權(quán)，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴(yán)格要求自己。我們不是權(quán)利部門，但接近權(quán)利渠道，如不嚴(yán)格要求自己就會(huì)損害老總的形象。

5、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經(jīng)理辦公室是“不管部“，上自領(lǐng)導(dǎo)決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼?zhèn)?、粗?xì)結(jié)合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“諸葛一生唯謹(jǐn)慎，呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長，做到“大事不糊涂，小事能謹(jǐn)慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強(qiáng)獨(dú)立思考能力、識(shí)別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面，我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)，還要搞好上下左右以及領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，這是做好工作的重要基礎(chǔ)。因此，我們要通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個(gè)側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，給人以好印象。

一、正確對待文秘工作

辦公室在單位里除了要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用外，還要承擔(dān)文稿撰寫、文件處理、行政管理、機(jī)要保密、信息收集、公關(guān)接待、綜合協(xié)調(diào)、企業(yè)宣傳等方面的任務(wù)。而文秘工作作為辦公室履行“參與政務(wù)、辦理事務(wù)”職能的重要載體，其主要工作歸納起來就是辦文、辦會(huì)、辦事，其質(zhì)量的好壞關(guān)系到辦公室的服務(wù)工作是否到位、助手作用是否發(fā)揮、窗口效應(yīng)是否體現(xiàn)，更重要的是關(guān)系到能否正確把握宣傳導(dǎo)向、全面貫徹上級(jí)文件精神及傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的講話精神。作為文秘人員，其技術(shù)性、體力性的勞動(dòng)并不多，多數(shù)是文字材料性的工作。這些工作看似簡單，但其實(shí)是對個(gè)人政治理論水平、政策水平、文字功底的一種綜合性檢驗(yàn)。要做好這些工作，除了要善于把握時(shí)事政策導(dǎo)向外，還要善于在工作中不斷總結(jié)提高，更要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神。

“沒有任何借口”是美國西點(diǎn)軍校的校訓(xùn)和校風(fēng)。辦公室作為一個(gè)部門的窗口和紐帶，要樹立“想盡一切辦法完成任務(wù)，不找任何借口”的理念。因此，一個(gè)文秘人員素質(zhì)的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強(qiáng)弱，直接體現(xiàn)著對本職工作是否盡職盡責(zé)。作為文秘人員，不僅必須具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)技能和較好的文字功底，還應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)、適應(yīng)能力和溝通能力；不僅要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，還要以陽光心態(tài)迎接挑戰(zhàn)。文秘人員要有“苦中作樂”的心態(tài)，要有自己的想法和思路，不斷接受新知識(shí)，按照公司的規(guī)章制度及工作流程辦事，合理安排工作和時(shí)間，培養(yǎng)自己的工作能力和溝通能力，提高工作效率。

二、當(dāng)前辦公室文秘工作存在的問題

隨著煙草企業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高，行業(yè)文秘工作也有了很大進(jìn)步,但仍然存在一些不容忽視的問題，值得我們認(rèn)真思考。

一是忙于日常事務(wù)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高。針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責(zé)，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復(fù)雜的事務(wù)中，沒有把握住工作重點(diǎn)，有時(shí)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調(diào)不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。

二是辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重。一些單位主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時(shí)候出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭”、“腳痛醫(yī)腳”，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導(dǎo)不滿意，嚴(yán)重影響了辦公室工作的開展。

三是文秘人員的綜合素質(zhì)跟不上工作要求。由于工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下對文秘人員的要求。首先是專業(yè)知識(shí)欠缺?，F(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識(shí)，不能滿足工作的需要。其次是知識(shí)更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，視野不開闊，工作思路不寬，知識(shí)更新慢，無論是辦文、辦會(huì)、辦事都與領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。

四是信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。由于辦公室工作的局限性，去基層調(diào)研的機(jī)會(huì)較少，面上情況掌握不清，報(bào)送信息滯后，雖然花了不少的時(shí)間和精力，卻沒有達(dá)到預(yù)期的最佳效果。

三、對做好辦公室文秘工作的思考

為了更好地勝任自身工作，文秘人員需要不斷的反思和改進(jìn)工作方法，讓文秘工作適應(yīng)新形勢下行業(yè)改革發(fā)展工作的需要。

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)

工作方式方法的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。一是要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的中心，首先按照“超前謀劃、提前落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對國家局重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識(shí)和政治敏銳性，學(xué)會(huì)從政治的角度來辨證的分析問題和解決問題；二是要學(xué)會(huì)“吸眾家之長，補(bǔ)一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”；三是強(qiáng)化自身能力，特別是“三基本”訓(xùn)練，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進(jìn)一步提高期思維能力、履職能力和執(zhí)行能力，做到“履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平”，確保在以后的工作中能在節(jié)奏上超前，在“精實(shí)”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平。

（二）改進(jìn)工作方法，提高辦事效率

辦公室工作每一項(xiàng)都與全局有著密切的聯(lián)系。作為辦公室文秘人員，一定要在工作方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

一要甘于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作的宗旨是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)。因?yàn)槲拿毓ぷ饔袝r(shí)沒有節(jié)假日，不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，因此，要做好工作，必須要有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神，必須要有不圖名、不圖利、默默無聞的精神；要將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動(dòng)各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律。

三要注重細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)?！凹?xì)節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中文秘人員要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實(shí)、注重細(xì)節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、快、實(shí)”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、潛心做事，以更加認(rèn)真、更加負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化大局意識(shí)，一絲不茍；同時(shí)正確認(rèn)識(shí)和對待組織、自己和他人，以實(shí)際行為來感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。

四要抓住重點(diǎn)，做好辦公室服務(wù)工作。辦公室文秘人員的工作重點(diǎn)主要是辦文、搞好信息宣傳。首先會(huì)議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，然后認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報(bào)送、重要事項(xiàng)督辦、重要會(huì)議和重大活動(dòng)籌辦，確保萬無一失。其次做好文件的上傳下達(dá)工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時(shí)，努力做好文件的上傳下達(dá)工作，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作。最后是積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動(dòng)態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報(bào)送原則是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，在報(bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

（三）求實(shí)創(chuàng)新，做好企業(yè)宣傳工作

宣傳工作是煙草行業(yè)的重要組成部分，對塑造企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)改革，維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定，提升企業(yè)素質(zhì)，調(diào)動(dòng)和激勵(lì)企業(yè)干部、職工積極性的發(fā)揮，保持企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，有著無以替代的重要作用。為此，一個(gè)合格的文秘人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，充分發(fā)揮自身特點(diǎn)和優(yōu)勢，通過手中之筆，緊緊抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”，即“抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖、抓熱點(diǎn)問題貼近群眾需求、抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求”，突出本單位一些好的做法、好的經(jīng)驗(yàn)，深開掘、出精品，做到在對內(nèi)宣傳的同時(shí)，還要通過報(bào)紙、廣播、電視等媒體將此向外宣傳出去，真正達(dá)到妙筆生輝的效果。這樣，既提高了文秘人員的業(yè)務(wù)能力，又促進(jìn)了文秘工作的開展。

以上對文秘工作的思考，僅反映了文秘工作的一個(gè)方面。對于從事文秘工作的人員來說，除了要有過硬的文字功底外，還應(yīng)圍繞“卷煙上水平”的總體要求，堅(jiān)持“滿腔熱情、富有激情、充滿智慧、奮力創(chuàng)新”的標(biāo)準(zhǔn)，著力在加強(qiáng)學(xué)習(xí)、理清思路和改進(jìn)方法上下功夫，在“節(jié)奏”上超前，在“平淡”中求創(chuàng)意，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，在“創(chuàng)新”中轉(zhuǎn)換思維，真正將工作做好、做細(xì)、做精，不斷提高辦公室文秘工作及辦公室工作的服務(wù)水平，做到“不讓任何事情在辦公室延誤，不讓任何文件在辦公室積壓，不讓重大失誤在辦公室發(fā)生，不讓企業(yè)形象在辦公室受到影響”，努力開創(chuàng)辦公室文秘工作新局面。

第五篇：如何做好辦公室文秘工作

辦公室作為一個(gè)單位的行政中心，是一個(gè)機(jī)關(guān)的窗口，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員。筆者結(jié)合自己的實(shí)踐就當(dāng)前基層文秘工作談幾點(diǎn)粗淺的看法和建議。

一、當(dāng)前基層××辦公室文秘工作存在的問題

客觀地說，隨著我們××隊(duì)伍素質(zhì)整體的提高，基層文秘雜燴網(wǎng)××部門文秘工作

有了很大的發(fā)展,但也存在一些不容忽視的問題，值得我們重視、思考。

一是辦公室事務(wù)過于繁雜，影響文秘工作?？h××局的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務(wù)、文秘、財(cái)務(wù)、機(jī)關(guān)服務(wù)、學(xué)會(huì)的職責(zé)，辦公室文秘雜燴網(wǎng)幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報(bào)送不及時(shí)，調(diào)查研究流于形式，下情上級(jí)不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。

二是辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重、質(zhì)量低。近年來，基層××部門文秘人員短缺已成為一個(gè)不爭的事實(shí)，人員短缺已影響了工作的正常開展。目前，大多縣區(qū)局主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔(dān)了縣局領(lǐng)導(dǎo)重要講話、重要材料以及工作調(diào)研、信息報(bào)送任務(wù)及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過的人才會(huì)明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉(zhuǎn)”是家常便飯，如果再有點(diǎn)家庭拖累，那更是苦不堪言。當(dāng)別人休息娛樂或已進(jìn)入夢鄉(xiāng)的時(shí)候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的開始，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

三是文秘人員素質(zhì)偏低，跟不上稅收工作要求。由于行業(yè)特點(diǎn)等各方面的原因，基層××部門文秘人員的素質(zhì)與地方政府文秘人員相比整體偏低，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下稅收工作對文秘人員的要求。一是文秘專業(yè)知識(shí)欠缺。現(xiàn)在基層××部門的文秘人員多半是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識(shí)。雖然近年來也招考了一部份文秘專業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長本身需要一個(gè)過程，很難立即成為行家里手。二是知識(shí)更新過慢。文秘人員出外機(jī)會(huì)較少，培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，知識(shí)更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質(zhì)的提高。

四是信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好。客觀上由于辦公室事務(wù)多，沒有時(shí)間，但更多的是文秘人員主觀上對信息調(diào)研工作難以重視，沒有認(rèn)識(shí)到調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調(diào)研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導(dǎo)致基層××部門的信息調(diào)研工作跟不上新形勢下稅收工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

五是工作督查缺乏主動(dòng)性，督查作用發(fā)揮不夠。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實(shí)施，政令的運(yùn)行。督促檢查是辦公室的重要職責(zé)，本應(yīng)是一項(xiàng)日常工作，而礙于情面、怕惹人等原因使我們的督查工作力度不夠，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的薄弱環(huán)節(jié)和不足，使有些工作在落實(shí)中打了折扣，影響了工作效率和工作質(zhì)量。

二、做好當(dāng)前基層××部門辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考

面對當(dāng)前基層××部門文秘工作的現(xiàn)狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應(yīng)新形勢下稅收工作的需求。

（一）銳意進(jìn)取，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)

作為文秘工作者，是領(lǐng)導(dǎo)與干部、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個(gè)文秘工作者必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素養(yǎng)。

一要不斷提高自己的政治素質(zhì)。辦公室工作是一個(gè)政治性、全局性、政策性很強(qiáng)的工作，工作人員任何時(shí)候都必須忠誠堅(jiān)定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅(jiān)定性，學(xué)會(huì)從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。

二要全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)?！罢圆胖?、業(yè)以才興”。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。要做到這一點(diǎn)，沒有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾家之長，既要向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)，又要向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、同事學(xué)，使自己成為“雜家”，成為復(fù)合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強(qiáng)能力的重點(diǎn)。

三要加強(qiáng)文秘人員教育培訓(xùn)工作。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對稅收業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，文秘人員知識(shí)更新慢，現(xiàn)有的知識(shí)水平很難滿足工作的需要。為此，要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)工作，不僅要培訓(xùn)辦公室文秘人員，還要培訓(xùn)各股室辦公人員，培訓(xùn)要有針對性，提倡“菜單式”的培訓(xùn)模式。

（二）轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率

辦公室的工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風(fēng)和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

一要樂于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。做好辦公室工作沒有吃苦耐勞的作風(fēng)，沒有無私奉獻(xiàn)的精神是難以勝任辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無聞、忘我精

神，要將樂于奉獻(xiàn)作為自己實(shí)現(xiàn)理想的最高標(biāo)準(zhǔn)，將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時(shí)我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，要善于思考，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時(shí)間抓信息工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理，一件一件排出時(shí)間表落實(shí)。

三要嚴(yán)以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜。不得飛揚(yáng)浮躁、驕傲自大，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識(shí)和對待組織、自己和他人，自覺抵制腐朽思想的侵蝕，以實(shí)際行為來感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各股室的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開展。

（三）抓住中心，創(chuàng)新工作，做好辦公室政務(wù)服務(wù)工作

作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì)，辦好文、搞好信息調(diào)研。

一要細(xì)致規(guī)范，做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作。細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會(huì)務(wù)服務(wù)的好壞影響著會(huì)議的成功與否，我們要結(jié)合單位實(shí)際制定出詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各小組的工作職責(zé)。制定出詳細(xì)的工作流程，明確各項(xiàng)任務(wù)、各環(huán)節(jié)的目標(biāo)要求、完成時(shí)限、承辦人員，將會(huì)務(wù)工作分解到組，量化到人。在工作執(zhí)行過程中，要適時(shí)召開工作小組碰頭會(huì)，及時(shí)溝通工作中存在的問題，查漏補(bǔ)缺。在會(huì)議開始前，辦公室人員要一定對各項(xiàng)內(nèi)容再次進(jìn)行查驗(yàn)，確保會(huì)議組織工作不會(huì)出錯(cuò)。另外，我們還要做好會(huì)后跟蹤服務(wù)和會(huì)議資料的歸檔工作。

二要嚴(yán)格認(rèn)真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內(nèi)容、程序和格式關(guān)。在內(nèi)容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖；其次要把好文字關(guān)，看文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡練，謀篇布局、結(jié)構(gòu)是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴(yán)密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標(biāo)點(diǎn)等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。在程序?qū)徍松?，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴(yán)格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當(dāng)，有無文種運(yùn)用不規(guī)范現(xiàn)象；其次要看文件格式是否規(guī)范，主要看文件標(biāo)題是否妥當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，版記、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素是否齊全等。

三要積極主動(dòng)，做好信息報(bào)送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達(dá)、下情上報(bào)”的重要途徑，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。信息內(nèi)容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖。將全年或階段性的重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，通過信息的形式及時(shí)地反映，讓領(lǐng)導(dǎo)了解工作的開展情況，為下一步?jīng)Q策提供依據(jù)。二是抓熱點(diǎn)問題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關(guān)注的熱點(diǎn)問題，及時(shí)地把群眾的呼聲通過信息反映給領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)架起干群“連心橋”，使一些矛盾點(diǎn)進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)決策后及時(shí)化解，維護(hù)群眾利益。三是通過抓亮點(diǎn)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)貼近上級(jí)需求。緊緊抓住事關(guān)全局、對工作具有指導(dǎo)意見的典型經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)總結(jié)反饋，為上級(jí)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準(zhǔn)。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來源渠道，要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報(bào)送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，調(diào)查研究，不調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)；不調(diào)查，信息也就失去了它的科學(xué)性。為此，信息工作人員要深入實(shí)際、深入基層、深入群眾，摸實(shí)情、說實(shí)話、深開掘、出精品，寫出有情況、有分析、有建議，對參考有較大價(jià)值的調(diào)研信息。要準(zhǔn)，憂喜結(jié)合。愛因斯坦說“提出一個(gè)問題往往比解決一個(gè)問題更重要”，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、憂喜結(jié)合。所以，我們在報(bào)送信息的時(shí)候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

四要求實(shí)創(chuàng)新，做好調(diào)查研究工作。調(diào)查研究是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，也是辦公室的基礎(chǔ)性常規(guī)性工作。選題要切實(shí)。要注意工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題。過程要扎實(shí)。要實(shí)事求是的反映問題，要善于從政治、政策、從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，客觀的分析問題。方法要多樣。要注意利用和傳統(tǒng)的調(diào)研防范的基礎(chǔ)上，開拓創(chuàng)新，不斷拓寬調(diào)研渠道。加強(qiáng)對外協(xié)作，提高調(diào)研成效；利用現(xiàn)代科技手段，提高調(diào)研效率。結(jié)果要管用。在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，有理有據(jù)地提出針對性、有較強(qiáng)可操作性的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。