第一篇：公文、文印、印章及檔案管理規(guī)程

公文、文印、印章及檔案管理規(guī)程

一、公文管理規(guī)程

（一）公司公文規(guī)程

公司公文分對(duì)內(nèi)公文和對(duì)外公文兩類。

1、交擬：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)管理的需要，指令綜合部或有關(guān)部門草擬公司文件。

2、擬稿：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和領(lǐng)導(dǎo)要求，擬稿人正確區(qū)分和使用公文種類、形式、格式和行文規(guī)則，認(rèn)真分析歸納，綜合提煉，細(xì)心修改，清晰填寫，保證擬稿速度和擬稿質(zhì)量。

3、核稿：擬稿人將所擬公文簽字后，送交核稿人。核稿人對(duì)所擬公文進(jìn)行核對(duì)并簽字。如有問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)充修改。公司公文統(tǒng)一由綜合部把關(guān)核稿，特殊情況下，擬稿人可直接報(bào)簽發(fā)人簽發(fā)。

4、簽發(fā)：

（1）公司重大決策、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和應(yīng)由公司法定代表人簽發(fā)的文件由董事長(zhǎng)簽發(fā)。

（2）公司董事長(zhǎng)授權(quán)總裁以及根據(jù)公司章程規(guī)定要求應(yīng)由總裁簽發(fā)的文件由總裁簽發(fā)。

（3）公司高層管理人員應(yīng)按其職權(quán)范圍簽發(fā)公司文件。

（4）公司重要文件需要經(jīng)過(guò)總裁辦公會(huì)討論的，討論通過(guò)后，由總裁簽發(fā)。（5）特殊事項(xiàng)文件集體會(huì)簽，最后由董事長(zhǎng)或總裁簽發(fā)。

5、文印校核與用印存檔：

草擬文件經(jīng)簽發(fā)人簽字后，應(yīng)先到綜合部進(jìn)行文件編號(hào)并辦理文件打印手續(xù)后，送打字人員打印。

擬稿人對(duì)照簽發(fā)稿，校對(duì)打印清單后，即行印制。重要文件必須核對(duì)兩次無(wú)誤后，方可進(jìn)行印刷。

文件印制完成后，需進(jìn)行校核，校核無(wú)誤后，連同簽發(fā)稿一并送綜合部蓋章。簽發(fā)稿及所印制的文件要先存檔，后發(fā)放文件。

6、文件發(fā)放：

公司對(duì)內(nèi)文件由綜合部編制發(fā)放序號(hào)并統(tǒng)一發(fā)放，實(shí)行收文簽名制。公司對(duì)外文件由擬辦單位負(fù)責(zé)發(fā)送。

7、有關(guān)規(guī)定：

（1）未經(jīng)批準(zhǔn)，公司對(duì)內(nèi)對(duì)外無(wú)簽發(fā)稿，打字員不予打印，印章管理員不予蓋章。

（2）草擬、審核和簽發(fā)公文，要用碳素類鋼筆或簽字筆，禁用鉛筆和圓珠筆。（3）公司對(duì)內(nèi)公文在發(fā)放之前，實(shí)行保密制度，出現(xiàn)泄密情況，應(yīng)追究經(jīng)辦人員責(zé)任。

公司對(duì)內(nèi)公文（包括會(huì)議紀(jì)要）除注明上報(bào)由專人按要求上報(bào)外，僅限于公司內(nèi)部，未經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)對(duì)外以任何方式、手續(xù)（包括抄錄、復(fù)印等）出借、轉(zhuǎn)送。一經(jīng)查出，對(duì)直接責(zé)任人給予一定的處罰。

公司對(duì)外公文需要保密的，在保密期內(nèi)，出現(xiàn)泄密，參照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理和處罰。

（二）外部來(lái)文管理規(guī)程

1、外部公文收進(jìn)：

綜合部負(fù)責(zé)外部公文的收進(jìn)。外部公文收進(jìn)后，要進(jìn)行相應(yīng)篩選登記。

2、文件閱辦：

填寫文件閱辦單后，綜合部長(zhǎng)簽署意見(jiàn)，辦理結(jié)果要及時(shí)反饋。如需要呈報(bào)董 事長(zhǎng)或總裁閱批，按批示意見(jiàn)，綜合部迅速安排，呈報(bào)給批示人，必要時(shí)，根據(jù)董事長(zhǎng)或總裁意見(jiàn)，對(duì)重大緊急事項(xiàng)督辦督察范圍按程序辦理。

二、文印管理規(guī)程

復(fù)印作為綜合部的一項(xiàng)職能，具體負(fù)責(zé)全公司的復(fù)印工作，綜合部為全公司內(nèi)部各單位提供優(yōu)質(zhì)有償?shù)姆?wù)。

1、復(fù)印只對(duì)內(nèi)部服務(wù)，不對(duì)外服務(wù)和營(yíng)業(yè)，外單位和私人需要復(fù)印材料的必須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)后方能進(jìn)行。

2、各單位材料需要復(fù)印，由綜合部有關(guān)人員記帳，送件人簽字，辦理材料復(fù)印手續(xù)。

3、各單位所發(fā)生的復(fù)印費(fèi)用，每月由綜合部有關(guān)人員匯總，報(bào)綜合部長(zhǎng)簽字后，通過(guò)財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)至相應(yīng)單位，綜合部人員要認(rèn)真記帳，記全、記準(zhǔn)復(fù)印和耗材領(lǐng)用帳務(wù)，以備各單位查對(duì)。

4、綜合部每月對(duì)所用耗材進(jìn)行清資建帳，按復(fù)印項(xiàng)目耗用材料數(shù)量進(jìn)行考核。

三、印章管理規(guī)程

1、公司領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)的文件及公司主要領(lǐng)導(dǎo)已簽字的有關(guān)文件材料由印章管理員按正常公務(wù)用印蓋章并做好記錄，要注意領(lǐng)導(dǎo)簽字，防止他人模仿冒簽，不能確定時(shí)，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

2、其他文件資料需動(dòng)用公司印章的，實(shí)行審批制，綜合部長(zhǎng)不能確定的，應(yīng)向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。重大事項(xiàng)要按權(quán)限必須經(jīng)公司董事長(zhǎng)或總裁同意并簽字，方能用印。

3、開(kāi)具公司介紹信及有關(guān)證明，必須經(jīng)綜合部長(zhǎng)同意并簽字后，方能用印。

4、印章管理員要嚴(yán)肅、認(rèn)真、細(xì)心，不為他人干擾和催促所影響，按制度辦事，作好用印登記和用印手續(xù)的管理。

5、要按規(guī)定要求蓋章，所蓋章印必須清晰、均勻、豐滿，體現(xiàn)企業(yè)形象。

6、特殊情況下來(lái)不及審批時(shí)，也要先請(qǐng)示，后用印。

四、檔案管理規(guī)程 1 總則

1.1 為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化，使檔案更好地發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》等法律、法規(guī)，特制定本管理規(guī)程。

1.2 公司檔案工作由分管行政的副總裁直接領(lǐng)導(dǎo)，日常工作由公司綜合部管理。

1.3 公司應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人。

1.4 應(yīng)把檔案管理現(xiàn)代化納入公司的發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。適用范圍

本管理規(guī)程適用于本公司所有檔案工作的管理。3 定義

企業(yè)檔案是指本公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。4 職責(zé)

4.1 由綜合部負(fù)責(zé)本管理規(guī)程的制定和修改。4.2 文件檔案由綜合部安排專人負(fù)責(zé)管理。4.3 財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部永久保存、管理。

4.4 其他檔案由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管副件，正件一律交公司檔案室存檔。5 公司檔案分類 A.人事檔案 B.設(shè)備儀器檔案 C.經(jīng)營(yíng)管理檔案 D.會(huì)計(jì)檔案 E.實(shí)物檔案 F.計(jì)算機(jī)軟件檔案 G.其他類型的檔案 6 檔案室職責(zé)

6.1 積極宣傳和認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)。6.2 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促公司各部門，按規(guī)定做好文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作，指導(dǎo)公司檔案網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。

6.3 做好收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、積累、立卷、歸檔、保管和提供檔案利用工作。

6.4 集中統(tǒng)一管理公司在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極開(kāi)發(fā)利用檔案資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案人員崗位責(zé)任

7.1 堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，模范遵守各項(xiàng)制度。7.2 認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針、政策、規(guī)定，熱愛(ài)檔案工作，學(xué)習(xí)、掌握檔案管理知識(shí)，不斷提高管理水平。

7.3 主動(dòng)、及時(shí)地收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料，認(rèn)真做好整理、鑒定和預(yù)立卷工作。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，做好上一年檔案材料的立卷、歸檔。

7.4 熟悉室藏檔案，編制必要的檢索工具和專題資料，積極提供利用，并做好統(tǒng)計(jì)。

7.5 嚴(yán)格遵守保衛(wèi)、保密制度，管理好各類檔案，確保檔案的完整、安全。8 檔案的保管

8.1 檔案室明確有專人管理，非檔案工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意入內(nèi)。檔案室應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行清掃，保持清潔干燥。

8.2 做好檔案防火、防蟲、防潮、防塵、防盜等維護(hù)工作。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。要配備必要的消防器材。工作人員離開(kāi)時(shí)，要關(guān)閉門窗，切斷電源。

8.3 檔案室中的檔案柜、櫥、箱等裝具，應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)，做到整齊劃一。

8.4 定期組織人員，對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，對(duì)破損、褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。凡遇重大問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。檔案的保密

9.1 文件處理做到“四及時(shí)”即：及時(shí)登記、及時(shí)傳閱、及時(shí)催（承）辦、及時(shí)歸卷；“四不”即：文件材料不積壓、不錯(cuò)漏、不遺失、不泄密。

9.2 檔案工作人員必須遵守保密紀(jì)律，做到：不該說(shuō)的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)；不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)；不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；不在非保密本上記錄機(jī)密；不在私人通信中涉及機(jī)密；不在公共場(chǎng)合和親屬子女親友面前談?wù)摍C(jī)密；不在不利于保密的地方存入機(jī)密文件和資料。

9.3 長(zhǎng)期以上保存的文件和資料屬密級(jí)檔案，凡因工作需要查閱的單位和個(gè)人，須辦理審批、登記手續(xù)后，才可借閱。9.4 外出人員不準(zhǔn)攜帶檔案，如因特殊情況需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記，回來(lái)即歸還注銷。

9.5 不帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。檔案的利用

10.1 檔案工作人員應(yīng)熟悉所藏檔案情況，積極、主動(dòng)地做好提供利用工作。

10.2 根據(jù)利用工作的需要，編制必要的《案卷目錄》、《全引目錄》、專題文件目錄（卡片）和基礎(chǔ)數(shù)字匯編，發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。

10.3 凡需利用檔案的部門或個(gè)人，都應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，在指定的地點(diǎn)閱檔。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、磨損、涂改、剪裁及拆散檔案。

10.4 做好檔案利用反饋工作，在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要附一張《檔案利用效果登記表》，“利用工作”結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，及時(shí)交檔案管理人員。

10.5 凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)批準(zhǔn)、審核，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋證明印章方能生效。立卷歸檔

11.1 凡本公司辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種門類的載體、材料，均屬于歸檔范圍。

11.2 文件資料歸檔的基本要求：

A.歸檔的文件資料必須保持成套性和完整性。

B.歸檔的文件資料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。C.歸檔的文件資料應(yīng)符合形成規(guī)律。

D.歸檔的文件資料應(yīng)符合文件格式和書寫的有關(guān)規(guī)定。11.3 文件資料歸檔時(shí)間 A.新購(gòu)儀器設(shè)備，包括引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)接受歸檔。

B.各項(xiàng)管理工作形成的文件資料，在次年初由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，歸檔。C.人事檔案文件資料，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)后1——3個(gè)月歸檔。

D.財(cái)會(huì)檔案文件資料，在年度終了由財(cái)務(wù)部整理歸檔，并由財(cái)務(wù)部永久保存。E.計(jì)算機(jī)軟件在安裝后1周內(nèi)交檔案室保管，再次安裝則到檔案室借用。11.4 公司檔案室一般應(yīng)在每年六月底以前將上年處理完畢的文件資料整理、立卷、歸檔結(jié)束。各部門應(yīng)在每年三月底以前將上年處理完畢的文件資料整理、預(yù)立卷后交公司檔案室歸檔；基建工程建設(shè)項(xiàng)目待工程竣工驗(yàn)收后整理歸檔。任何個(gè)人、部門未經(jīng)允許不得長(zhǎng)期存放檔案。

11.5 文件材料立卷的程序一般分為：分類——組合——編目，即在文件材料收集齊全、完整的基礎(chǔ)上，將文件材料以問(wèn)題為主，兼顧其它特征進(jìn)行組合，基本做到問(wèn)題單一，類型鮮明、年代不混、保管期限準(zhǔn)確。最后將組合好的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。要求做到排列整齊，字跡端正。

11.6 各類檔案移交時(shí)，必須經(jīng)檔案人員清點(diǎn)檢查，辦好交接手續(xù)。12 檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交

12.1 檔案統(tǒng)計(jì)工作是準(zhǔn)確揭示公司檔案情況的一項(xiàng)具體工作，檔案人員要及時(shí)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用效果、存毀和檔案工作人員工作等進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符。

12.2 檔案的鑒定工作主要應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本公司檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。公司應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案實(shí)施鑒定。

12.3 檔案的移交，應(yīng)按有關(guān)接收檔案的范圍和年限規(guī)定，將永久、長(zhǎng)期保存的檔案有計(jì)劃、有步驟地連同案卷目錄和有關(guān)資料一并向公司檔案室移交。凡經(jīng)鑒 定，屬進(jìn)公司檔案室的檔案均應(yīng)按照要求，進(jìn)行收集、整理、移交原件，辦理交接手續(xù)。移交清冊(cè)歸入公司全宗卷保存。檔案的查閱、借閱和復(fù)制

13.1 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱登記簿，嚴(yán)格使用手續(xù)，13.2 公司內(nèi)部人員查閱檔案須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，公司外部人員須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可查閱，特殊或機(jī)密檔案須經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)。

13.3 凡借閱一般檔案或復(fù)印一般檔案內(nèi)容的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，特殊或機(jī)密檔案須經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)。

13.4 借閱檔案必須按期歸還，丟失借閱檔案按重大失誤論處。

13.5 檔案原件一般不外借，確因工作需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理借閱和歸還手續(xù)，借閱者及檔案管理人員均應(yīng)簽署姓名及借閱與歸還日期。

13.6 應(yīng)愛(ài)護(hù)查閱、借閱的檔案，不得在上面作任何標(biāo)記和涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免損壞檔案。檔案的銷毀

14.1 檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定，對(duì)需銷毀的檔案，須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，把確已失去價(jià)值的檔案剔出，經(jīng)綜合部部長(zhǎng)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

14.2 公司應(yīng)當(dāng)建立銷毀檔案登記表，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記。14.3 檔案銷毀現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)有二人以上監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。

第二篇：文印室工作規(guī)程

文印室主要負(fù)責(zé)全校性文件、材料的打印、復(fù)印工作，為理順工作關(guān)系，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，特制定本規(guī)程。

一、打印工作

1.文印室負(fù)責(zé)打印的范圍包括大學(xué)、部門紅頭文件，校領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及全校性的材料；

2.打印文件、材料前，由文印室專人負(fù)責(zé)登記，統(tǒng)一安排后交打字員打??；

3.清樣校對(duì)由送印部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)；

4.學(xué)校文件、校領(lǐng)導(dǎo)講話稿按輕重緩急優(yōu)先安排打印，屬于急件的，必須在限定時(shí)間內(nèi)完成；

5.下設(shè)秘書科（辦公室）并配有電腦和打印機(jī)的部門，送印材料時(shí)，應(yīng)提交軟盤或打印稿；

6.文印室打印的部門材料，由該部門自行裝訂；

7.部門材料打印頁(yè)數(shù)在10頁(yè)以上，請(qǐng)自行送到印刷廠印刷；

二、復(fù)印工作

1.配有復(fù)印機(jī)的部門，原則上在本部門復(fù)印，特殊情況需復(fù)印的，需經(jīng)校辦有關(guān)人員同意，復(fù)印費(fèi)用由校辦通知財(cái)務(wù)從該部門經(jīng)費(fèi)中扣除；

2.校文印室主要負(fù)責(zé)校行政部門的材料復(fù)?。?/p>

3.復(fù)印的份數(shù)必須是30份以下；

4.復(fù)印時(shí)，必須由文印室人員操作機(jī)器，其他人員不得自行操作，違規(guī)操作造成機(jī)器損壞者，由其個(gè)人賠償維修費(fèi)用；

5.復(fù)印時(shí)，必須如實(shí)登記復(fù)印頁(yè)數(shù)、份數(shù)、紙張型號(hào)、經(jīng)手人及其所在部門；

6.個(gè)人材料一律不予復(fù)印，如系個(gè)人向有關(guān)部門提供個(gè)人的材料要求復(fù)印的，需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門有關(guān)人員簽字同意方予復(fù)印，并登記在相關(guān)部門名下；

三、速印工作：

1.速印范圍包括正式文件、長(zhǎng)期保存的或印數(shù)在30份以上的材料；

2.速印時(shí)必須如實(shí)登記速印頁(yè)數(shù)、份數(shù)、紙張型號(hào)、經(jīng)手人及其所在部門；

3.速印份數(shù)在300份以上的，由所需部門送交印刷廠印刷。

第三篇：印章檔案管理規(guī)則

印章檔案管理規(guī)則

發(fā)布日期：2014-06-2

5信息來(lái)源：檔案局 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室（館）可參照 使用。

規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文

件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然

而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是

不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

DA/T 13—1994 檔號(hào)編制規(guī)則 DA/T 18—1999 檔案著錄規(guī)則

DA/T 22—2000 歸檔文件整理規(guī)則術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1印章 seal 將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形

成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)構(gòu)成要素。作為在社會(huì)交往中象征和證明

身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實(shí)用印章或印信；作為以欣賞

和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章或文人印章。

本標(biāo)準(zhǔn)以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說(shuō)明的，均指實(shí)用印章。

3.2印章檔案 seal archives 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教

等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過(guò)的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔

案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案。

3.3印模 moulage

采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的 印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)蔚拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印

刷廠使用的印章模具。

3.4印紐

seal handle 印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動(dòng)物等各種形狀?，F(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人

使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代。4 整理原則

遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價(jià)值，便于保管利用。

質(zhì)量要求

5.1 收集的印章應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。5.2 整理的方法應(yīng)科學(xué)、規(guī)范。

5.3 整理印章檔案使用的材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保管檔案的需要。

清洗方法

6.1 一般清洗方法

將印章印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器之中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子

刷洗印章。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印

章放在通風(fēng)處晾干。

6.2 清洗劑的選擇

為避免使用清洗材料不當(dāng)，造成對(duì)印章的損壞，不同印材的印章應(yīng)選用不同性質(zhì)

的清洗劑清洗。竹木類（竹、木、根等）印章宜選用95%醫(yī)用酒精；金屬類（銅、鋼、鐵、合成金屬等）印章宜選用煤油；礦物類（玉、石、瑪瑙、翡翠等）、橡 膠及塑料制品類（橡膠、橡皮、有機(jī)玻璃等）印章宜選用洗潔精；骨質(zhì)類（骨、角、牙等）印章可選用95%醫(yī)用酒精或洗潔精。6.3 清洗要求

6.3.1 清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點(diǎn)和銹斑。

6.3.2 清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖

案的完整、清晰。

6.3.3 使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí)，應(yīng)注意防火。

6.3.4 使用竹針挑剔印面污物時(shí)，手法要輕，防止損壞印面。

6.3.5 用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃(塑料)等印柄上的印章，對(duì)其清

洗時(shí)，應(yīng)避免長(zhǎng)時(shí)間浸泡和用力過(guò)猛，以防止印面老化和脫落。

整理方法

7.1 集中印章

檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來(lái)源原則劃分全宗。

檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、專業(yè)活動(dòng)中使用的印章檔案可以按全宗集中，進(jìn) 行整理。

7.2 劃分保管期限

印章檔案的保管期限分為永久（代號(hào)YJ）和定期（15年，代號(hào)DQ）兩種。對(duì)外

行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其

它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作（收 發(fā)文等）使用的無(wú)檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進(jìn)館的，應(yīng)按

照國(guó)家有關(guān)銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。

反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。

7.3 分類

印章檔案在整理過(guò)程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時(shí)期（中華人民共和國(guó)建國(guó) 前、中華人民共和國(guó)建國(guó)后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）、機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。

示例：

表1 印章檔案整理分類方案

一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類

中華人民共和國(guó)建國(guó)前（1）機(jī)構(gòu)

社會(huì)組織印章（2）（1）…… 個(gè)人（2）…… 中華人民共和國(guó)建國(guó)后（2）機(jī)構(gòu)（1）黨政機(jī)關(guān)印章（1）

企業(yè)印章（3）

事業(yè)單位印章（4）

個(gè)人（2）…… 檔案館應(yīng)根據(jù)館藏印章檔案的實(shí)際，合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層

次的多少和各級(jí)類目的名稱。

藝術(shù)印章可按作者進(jìn)行分類。

7.4 排序

印章檔案按保管期限—分類號(hào)—枚號(hào)順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類

別的實(shí)用印章，可按整理批次—機(jī)構(gòu)（或人名字順）—形成時(shí)間順序組織排序；

相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成 時(shí)間順序組織排序。

7.5 裝盒

相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時(shí)，可根據(jù)印章規(guī)

格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順

序排放。

7.6 編制檔號(hào)

7.6.1 要求

印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號(hào)，以固定排序位臵。

7.6.2 檔號(hào)結(jié)構(gòu) 印章檔案的檔號(hào)由“印章檔案代號(hào)”、“保管期限代號(hào)”、“分類號(hào)”和“印章

枚號(hào)”等組成，用漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號(hào)“─”混合編制。連接書

寫時(shí)，格式如下：

印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分類號(hào)—印章枚號(hào)

7.6.3 編號(hào)方法

7.6.3.1 印章檔案代號(hào)：使用漢語(yǔ)拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。7.6.3.2 保管期限代號(hào)：使用漢語(yǔ)拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語(yǔ)拼 音字母“DQ”代表“定期”。

7.6.3.3 分類號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“.”編制分類號(hào)。其中間隔符“.” 用以區(qū)分分類層次。

7.6.3.4 印章枚號(hào)：根據(jù)印章檔案在最后一級(jí)類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)

字按流水方式編制枚號(hào)。

示例：

印章檔號(hào)連續(xù)書寫式樣

裝具

8.1 裝具的形式

印章檔案使用內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋檔案盒裝具［見(jiàn)附錄C 圖C.1(a)］。檔案

盒平臵疊放。盒內(nèi)從上到下的排列順序?yàn)椋河∧巍獋淇急怼≌隆?/p>

8.2 材質(zhì)要求

印章檔案盒采用白板紙為胎，黃裱紙為面，背脊和盒蓋折疊處夾芯藍(lán)布制作，盒

子及隔條的厚度為3 mm。

8.3 格式尺寸

印章檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm×100 mm(長(zhǎng)×寬×高)。內(nèi)襯隔條數(shù)

量一般為豎5橫3。隔條間相互距離可以自由調(diào)整。

8.4 填寫項(xiàng)目

在印章檔案盒盒蓋封面、下側(cè)脊和背脊分別設(shè)臵“保管期限”、“分類號(hào)”、“起

止枚號(hào)”等填寫項(xiàng)目［見(jiàn)附錄C圖C.1（b、c、d）］。

“保管期限”和“分類號(hào)”的填寫方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2和7.6.3.3，“起止枚

號(hào)”填寫盒內(nèi)第一枚印章和最后一枚印章的枚號(hào)，中間用連接號(hào)“─”連接。9 目錄與備考表

9.1 印章檔案保管目錄

9.1.1 目錄規(guī)格與項(xiàng)目

印章檔案保管目錄使用A4型（297mm×210 mm）紙張，采用表格形式，設(shè)臵“保 管期限”、“分類號(hào)”、“枚號(hào)”、“印文（邊款）”、“使用起止時(shí)間”、“印

材”、“備注”等項(xiàng)目［見(jiàn)附錄C圖C.2(a)］。

印章檔案保管目錄封面設(shè)臵“保管期限”、“分類號(hào)”等項(xiàng)目［見(jiàn)附錄C圖C.2（a）］.9.1.2 著錄方法

9.1.2.1 保管期限：填寫印章檔案的保管期限。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2。

9.1.2.2 分類號(hào)：填寫印章檔案的分類編號(hào)。方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.3。

9.1.2.3 枚號(hào)：填寫印章檔案的枚號(hào)。參見(jiàn)本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.4。9.1.2.4 印文(邊款)：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容。“邊款”填寫印

章邊款中的文字內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號(hào)“（）”。無(wú)邊款的印 章可不填“邊款”。

示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）

9.1.2.5 使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間。用8位

阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接。時(shí)間無(wú)法確定的，用空格

“□”表示。

示例1：19850212—1999□□□□。藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間。

示例2：19990123

9.1.2.6 印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金

屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí) 柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。

9.1.2.7 備注：注釋對(duì)印章需要說(shuō)明的情況。如與文書檔案及其它相關(guān)檔案的 參見(jiàn)號(hào)等。

9.1.3 目錄的組織

印章檔案保管目錄按檔號(hào)順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊(cè)，編制成印章檔案保管和檢索用的基本工具。9.2 備考表

9.2.1 規(guī)格式樣

印章檔案?jìng)淇急硎褂肁4型紙張，采用表格形式，設(shè)臵“本盒印章情況說(shuō)明”、“整理人”和“整理時(shí)間”等項(xiàng)目。（見(jiàn)附錄C）

9.2.2填寫要求

9.2.2.1 本盒印章情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性及其它需要 說(shuō)明的情況。

9.2.2.2 整理人：填寫整理本盒印章檔案的人員姓名。

9.2.3.3 整理時(shí)間：填寫本盒印章檔案整理完畢的年月日。

9.2.3 存在位臵 備考表臵于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。

制作印模

10.1 使用材料

宣紙、平板紙、印泥臺(tái)、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。10.2 制作要求

10.2.1 蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔。

10.2.2 印泥臺(tái)和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料。

10.2.3 蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位臵，均勻用力，一次成型。

10.2.4 蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀。

10.2.5 對(duì)有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對(duì)其進(jìn)行復(fù)

制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯。

10.2.6 鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。

10.3 編輯印模

10.3.1 印章檔案印模可采用手工或計(jì)算機(jī)兩種方法進(jìn)行編輯。手工編輯印模

應(yīng)先策劃后蓋制；用計(jì)算機(jī)編輯印?？上仍诩垙埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理

后再用計(jì)算機(jī)編輯。通過(guò)掃描形成的數(shù)字化印模應(yīng)妥善保管，防止外泄。

10.3.2 放臵在印章檔案盒內(nèi)起目錄作用的印模單，采用A4型紙張制作，印

模在紙張上的排列方式應(yīng)與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個(gè)印模的下方應(yīng)

標(biāo)注與之相對(duì)應(yīng)的印章檔案的檔號(hào)。10.3.3 用于對(duì)印章檔案進(jìn)行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印

模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。

第四篇：文印管理制度

文印管理制度

一、集團(tuán)公司辦公室文印工作由辦公室統(tǒng)一管理，明確專人具體負(fù)責(zé)。

二、文印室工作人員實(shí)行聘用制，面向社會(huì)公開(kāi)招聘，擇優(yōu)錄用，依法簽訂勞動(dòng)用工合同，由人力資源部負(fù)責(zé)辦理。

三、辦公室文印經(jīng)費(fèi)按核定的標(biāo)準(zhǔn)或?qū)嶋H消費(fèi)情況上報(bào)審批。

四、文印經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍：聘用的工作人員工資、福利及相關(guān)的養(yǎng)老保險(xiǎn)等費(fèi)用；集團(tuán)公司名義制發(fā)的巴府發(fā)、巴府函、巴府、巴府黨組、巴府閱、巴府人、市長(zhǎng)令、政府公告（通告）、常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、巴府信復(fù)字、巴府復(fù)決字，集團(tuán)公司辦公室名義制發(fā)的巴府辦發(fā)、巴府辦、巴府辦函、巴府辦車編、秘書長(zhǎng)（主任）辦公會(huì)議紀(jì)要、一周工作備忘，集團(tuán)公司《工作通訊》、《政務(wù)信息》等印制費(fèi)用；文印室各類打印耗材的采購(gòu)支出；500元以內(nèi)的打印設(shè)備維修費(fèi)用支出。集團(tuán)公司工作報(bào)告、集團(tuán)公司辦公室承辦的各類大型會(huì)議或活動(dòng)材料印制經(jīng)費(fèi)不包含在內(nèi)，另外專項(xiàng)解決。

五、綜合科要加強(qiáng)文印經(jīng)費(fèi)的支出管理，堅(jiān)持以收定支，厲行節(jié)約，保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)。行政后勤科負(fù)責(zé)對(duì)文印經(jīng)費(fèi)開(kāi)支進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)在內(nèi)節(jié)約的文印費(fèi)用，按節(jié)約額度的20%對(duì)文印室工作人員及管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。

六、文印室所需打印設(shè)備的添置、更新以及500元以上的設(shè)備維修支出，由綜合科提出申請(qǐng)，辦公室審查同意后另行解決。

七、實(shí)行打印耗材采購(gòu)申報(bào)制度和領(lǐng)取登記制度。所需耗材由文印室負(fù)責(zé)人填報(bào)申報(bào)單，經(jīng)綜合科分管負(fù)責(zé)人審核和科長(zhǎng)審批后方可采購(gòu)，嚴(yán)禁未批先購(gòu)或擅自采購(gòu)。對(duì)采購(gòu)回的耗材由綜合科分管負(fù)責(zé)人做好入庫(kù)登記并妥善保管，文印室申領(lǐng)簽字，嚴(yán)禁浪費(fèi)和流失。

八、加強(qiáng)文件印制管理。綜合科負(fù)責(zé)打印設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，隨時(shí)保證設(shè)備正常運(yùn)行，確保文件材料的印制質(zhì)量。核稿人員要根據(jù)工作需要核定文件印制份數(shù)，嚴(yán)格發(fā)放范圍，打字人員不能隨意增減。文印室負(fù)責(zé)所有打印業(yè)務(wù)的登記工作，并要求文件承辦人必須簽字。對(duì)因制作不當(dāng)或失誤造成損失浪費(fèi)的，按照“誰(shuí)失誤，誰(shuí)賠償”的原則，如屬核稿不嚴(yán)，則按成本對(duì)核稿人予以罰款；如屬打字員工作失誤，則按成本在其工資或福利中扣收；如屬辦文單位工作失誤，則按成本由辦文單位承擔(dān)相應(yīng)損失。

九、打字員必須嚴(yán)格遵守辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度和工作紀(jì)律，自覺(jué)履行崗位職責(zé)，24小時(shí)保持通訊暢通，確保隨叫隨到；如有特殊情況確需請(qǐng)假，必須提前報(bào)告并經(jīng)綜合科負(fù)責(zé)人同意。認(rèn)真做好文件打印、制作、存放等各個(gè)環(huán)節(jié)的保密安全，對(duì)涉密文件，必須進(jìn)行加密處理，防止失密、泄密事件發(fā)生。對(duì)印刷后的廢舊蠟紙、廢稿或多余份數(shù)的材料，嚴(yán)格按規(guī)定及時(shí)銷毀。保管好送往打字室待打印的文件、材料，不得丟失。做好防火、防盜工作，確保打字室不發(fā)生任何安全事故。

十、科室因工作需要打字員加班的，須先告知綜合科統(tǒng)籌安排，并做好加班記錄；加班至深夜的，申請(qǐng)加班人員應(yīng)負(fù)責(zé)打字員安全返家。

十一、保證優(yōu)先完成本辦法第四條規(guī)定的集團(tuán)公司、集團(tuán)公司辦公室各類文件、材料打印外，可以對(duì)外打印，按一般市場(chǎng)價(jià)收費(fèi)，彌補(bǔ)文印經(jīng)費(fèi)不足。

第五篇：文印管理辦法

華豫學(xué)院文印管理辦法

（2009年12月14日華院字E38號(hào)訂）

為了做好文印室有關(guān)工作，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范管理，制度約束、厲行節(jié)約，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，特制定本規(guī)定：

一、學(xué)院文印室主要是為學(xué)院的行政辦公服務(wù)，院屬各單位因工作需要打印、復(fù)印材料時(shí)，一律要填寫打印材料審批單，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核后簽字批準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)模仿或偽造領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況，根據(jù)學(xué)院相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

二、經(jīng)辦人（教職工）憑打印材料審批單，經(jīng)辦公室本著非工作必須不印刷的原則審核，審核后由打字員執(zhí)行打印，文印室不印刷任何非工作必需的資料。

三、材料打印完畢后，經(jīng)辦人必須認(rèn)真填寫材料登記簿，并在打印材料審批單上簽字確認(rèn)，打印材料審批單由打字員留存保管，以備后查。

四、每件材料5頁(yè)（含5頁(yè)）、30份（含30份）以下時(shí)可以復(fù)?。?30份以上必須用一體機(jī)印刷。

五、所有用紙超過(guò)30頁(yè)的文印，均需由院辦主任審核簽字；100頁(yè)以上者除院辦主任簽字外還需主管院長(zhǎng)簽字方可印刷；超過(guò)1000頁(yè)者需報(bào)后勤處聯(lián)系印刷廠印刷。發(fā)現(xiàn)故意分批次連續(xù)印刷同一材料者，根據(jù)學(xué)院相關(guān)規(guī)定對(duì)當(dāng)事人予以嚴(yán)肅處理。

六、打印材料較多時(shí)，打印室按接到審批單的先后順序，逐次打印。急印、快印的材料須經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可優(yōu)先安排。

七、需要特殊制作的資料，必須經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則打字員有權(quán)拒絕制作。

八、印刷文件類、對(duì)外資料類的材料，應(yīng)先經(jīng)材料主管部門經(jīng)辦人校對(duì)并單位主管簽字后方可正式印刷。

九、非文印室工作人員嚴(yán)禁操作文印室內(nèi)任何設(shè)備。

十、任何人不準(zhǔn)私自到文印室拿、用紙張。

十一、未定稿或待修改的文件或其它資料一律反正面印刷或用廢紙印刷，以節(jié)約用紙。

十二、其他未盡事宜，由學(xué)院辦公室解釋。