第一篇：【文鰩原創(chuàng)】律師,你這樣修改規(guī)檔命名可以倍增工作效能哦!記文鰩團隊文檔命名規(guī)則1.0版

【文鰩原創(chuàng)】律師,你這樣修改規(guī)范文檔命名可以倍增工作效能哦！——記文鰩團隊文檔命名規(guī)則1.0版

作者：王俊瓏

文鰩商事爭議解決團隊 首席合伙人筆者在日常法律工作中，不時會收到律師同行、客戶發(fā)來的各種郵件，附件中文檔的命名可謂無奇不有。好一點的，會載明文檔名稱和文檔日期。更規(guī)范一點的，會帶有文檔作者或單位。但最郁悶的，則莫過于不知所云的一串?dāng)?shù)字或者字母的文檔名。所以，筆者在收到郵件后，第一步要做的就是將文檔重命名后再存入相應(yīng)的文檔夾中。

當(dāng)收到一份文檔時，對發(fā)件人的第一印象是什么？既不是文檔內(nèi)縝密的分析，也不是華麗的辭藻，而恰恰是看似平淡無奇的文檔命名。恰當(dāng)合理的文檔命名，不僅能對外展示律師嚴(yán)謹(jǐn)、有規(guī)則的形象，也是律師進(jìn)行個人文檔整理和知識管理的重要手段。

而可供快速檢索，是進(jìn)行知識管理的重要指標(biāo)。那如何才可以讓自己的知識被快速檢索呢？最便捷的莫過于通過文檔名稱進(jìn)行檢索。所以，為了便于檢索，我們在整理每一份文檔時，都需要有嚴(yán)格統(tǒng)一的文檔命名。

命名是一個很細(xì)節(jié)的問題，但卻又是個人進(jìn)行知識管理的重要一環(huán)，所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”。很多人電腦中明明都有相關(guān)資料，但卻最終難以被找到，很重要的原因在于文檔命名很糟糕。所以統(tǒng)一內(nèi)部文檔命名規(guī)則和文檔夾管理就顯得尤為重要了。

筆者下面就將自己在文鰩商事爭端解決律師團隊工作中有關(guān)統(tǒng)一文檔命名規(guī)則的經(jīng)驗分享給大家，供各位同行進(jìn)行參考，更歡迎大家批評指證：

1.訴訟案件

1.1總則

1.1.2刑事訴訟案件

刑事訴訟法案件的文檔名稱應(yīng)包括如下六個部分：序號-文書名稱-訴訟階段-犯罪嫌疑人姓名及涉嫌罪名-承辦人版本。示例：3-辯護意見-一審階段-周X非法拘禁案-丘水伊V1 1.1.3行政訴訟案件 同上

1.1.4勞動仲裁案件 同上1.2分則（詳解）1.2.1“序號”

（1）為便于文檔排序以及文書準(zhǔn)備進(jìn)程的梳理，須按照文書產(chǎn)生的順序，在文檔名稱最前端標(biāo)注“序號”（從阿拉伯?dāng)?shù)字1起始）。

（2）“序號”原則上應(yīng)當(dāng)按照律師團隊在承辦案件過程中制作文書的時間順序來編碼，特殊情況可以例外。但針對同一類型的文書，可以在大序號后面增加小序號，例如（3）委托代理合同、客戶賬單等非訴訟活動使用的文書也應(yīng)當(dāng)按照行程先后標(biāo)注序號。一般情況下，《委托代理合同》應(yīng)在洽談階段中，后于《法律服務(wù)方案》，但特殊情況下，《法律服務(wù)方案》也可以擬定在簽訂合同之后。（4）“一審階段”、“二審階段”等訴訟階段以簽訂合同時間節(jié)點為準(zhǔn)，簽訂合同時以及之前為洽談階段，之后就直接按照該案件所處的訴訟階段。（5）客戶提供的證據(jù)資料單獨排序，應(yīng)當(dāng)另行建立文檔夾，命名為證據(jù)，不與團隊制作的訴訟文書共同排序。例如1.2.2“文書名稱”

（1）“文書名稱”，如果團隊自創(chuàng)的文書，可以使用統(tǒng)一的縮寫，例如《初步法律分析意見及訴訟服務(wù)方案》，在文檔命名中可以縮寫為“法律服務(wù)方案”。但對于根據(jù)客戶要求而制作的文書，原則上使用全名，不使用縮寫，因為縮寫后無法保證各個案件的格式同一，例如《關(guān)于有人偽造XXXX公司公章的函》等，這些不宜縮寫，應(yīng)使用全稱。例如（2）常見的文書類別（如答辯意見、起訴狀等）在命名時須嚴(yán)格依照下列規(guī)定統(tǒng)一表述，例如： 法律服務(wù)方案 委托代理合同 律師事務(wù)所函 授權(quán)委托書

起訴狀、刑事自訴狀、答辯狀、上訴狀、上訴答辯狀法庭辯論意見（民）、辯護意見（刑）、舉證意見、質(zhì)證意見 證據(jù)目錄

再審申請書、申訴狀、撤訴申請書 仲裁申請書、仲裁答辯書

增加訴求申請書、管轄異議申請書、調(diào)查證據(jù)申請書、證據(jù)保全申請書、財產(chǎn)保全申請書、訴前財產(chǎn)保全申請書、財產(chǎn)保全擔(dān)保書、先予執(zhí)行申請書、先予執(zhí)行擔(dān)保書、回避申請書、不公開審理申請書、延期審理申請書、支付令申請書、支付令異議申請書、公示催告申請書、強制執(zhí)行申請書、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行異議書、通知證人出庭申請書、解除強制措施申請書、重新鑒定勘驗申請書

判例大數(shù)據(jù)檢索報告、可視化圖表、庭審簡報 1.2.3 “當(dāng)事人名稱”

（1）當(dāng)事人系自然人的，姓名采全名；當(dāng)事人系公司等商事組織的，名稱采簡稱，由如下兩個部分構(gòu)成：字號+公司。字號的確定，由合伙人決定，應(yīng)當(dāng)注意與相近公司的區(qū)分。例如，廣西玉柴機器集團有限公司，簡稱為“玉柴公司”；廣西柳工機械股份有限公司，簡稱為“柳工公司”。（2）名稱為英文時，自然人采用名的首字母+姓的全稱(如Hillary Clinton記為H.Clinton)，公司則采用其通行簡稱（如Twentieth Century Fox Film Corporation，即21世紀(jì)?？怂闺娪肮荆洖椤?1st_Fox公司”）。（3）民商事案件中，由我方代理的當(dāng)事人無論系原告或被告，名稱均必須放置在前，對方當(dāng)事人名稱放置在后，中間用大寫V連接。例如在玉林XX公司訴黃XX民間借貸糾紛一案中，命名為：“黃XX V玉林XX公司民間借貸案”，例如：（4）刑事案件中，僅注明犯罪嫌疑人一方姓名即可。（5）當(dāng)我方當(dāng)事人的人數(shù)在兩人及以上時，只記錄本所被代理人的名稱，其他當(dāng)事人名稱可在文檔命名時省略；當(dāng)對方當(dāng)事人的人數(shù)在兩人及以上時，僅標(biāo)注其中一名當(dāng)事人名稱即可，并在其后加注“等”。例如：萬科X公司V姚振XX等。

1.2.4“案由”

（1）法院已確定案由的，以法院確定的案由為準(zhǔn)。（2）法院尚未確定案由的，參照 《民事案件案由規(guī)定(2011修訂)》予以初步確定后先行命名。

（3）按照第(2)點命名的案由，承辦人應(yīng)在結(jié)案前按照法院最終確定的案由統(tǒng)一所有相關(guān)文檔的名稱。

（4）刑事案件中，以委托辯護人時可確定的涉嫌罪名先行命名，結(jié)案時承辦人應(yīng)按照判決確認(rèn)的罪名統(tǒng)一所有相關(guān)文檔的名稱。

1.2.5“承辦人及版本”

（1）每一文書的負(fù)責(zé)人或具體制作者，須將中文姓名置于文檔名稱的相應(yīng)位置。（2）用V1（V 即 Version，并注意此處為大寫字母V）代表文書的第一稿，V2代表第二稿，以此類推。

（3）對于最終完成稿，則在版本處標(biāo)注“定稿”。并且應(yīng)當(dāng)另行建立一個單獨文檔夾，將“定稿”復(fù)制過去，以后需要查找定稿時直接點擊進(jìn)入“定稿”文檔夾即可。

（4）對于多人修改后的版本，應(yīng)當(dāng)采用“序號標(biāo)注”+“承辦人版本疊加”的方式予以明確。例如對于一份起訴狀，假如張三先擬定，那么命名為“2-起訴狀-一審階段-甲公司訴乙公司買賣合同糾紛案-張三V1”。

如果是張三再修改一遍，那么新版本的起訴狀命名應(yīng)該為“2.2-起訴狀-一審階段-甲公司訴乙公司買賣合同糾紛案-張三V2”，與此同時，原來的最初版本應(yīng)該修改為“2.1-起訴狀-一審階段-甲公司訴乙公司買賣合同糾紛案-張三V1”?！俺修k人版本疊加”，是指在上一個承辦人版本加上當(dāng)前承辦人版本，如果中間已經(jīng)有多人修改過，則無需全部羅列。這時如果作為上級的李四在張三的第一版基礎(chǔ)上修改時，命名應(yīng)該為“2.3-起訴狀-一審階段-甲公司訴乙公司買賣合同糾紛案-張三V1李四V1”。2.其他文檔命名

2.1 客戶提供的文檔

客戶提供的文檔必須單獨建立文檔夾存放，文檔夾命名為《XX客戶提供》，置于該案件的目錄之下?？蛻籼峁┑奈臋n通常是關(guān)于案件的證據(jù)材料、法院的傳票、對方的起訴文書等，所以命名規(guī)則可以相對簡化。

文檔命名規(guī)則：文檔交接年月日（e.g.20150731）-文檔性質(zhì)-提供人名稱。例如：20161202-材料商起訴狀及材料-李X2.2 證據(jù)資料

（1）如果證據(jù)是圖片，必須單獨建立文檔夾存放，文檔夾命名為《證據(jù)》，置于該案件的目錄之下。如果證據(jù)區(qū)分為原告提供的和被告提供的，則命名時區(qū)分為《原告證據(jù)》、《被告證據(jù)》。例如：

（2）如果證據(jù)是電子文檔，則依據(jù)上述“2.1客戶提供的文檔”規(guī)則命名。3.文檔夾命名 總體要求：每個案件應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)置一個文檔夾，并放入相應(yīng)的父文檔夾中，各層級文檔夾的結(jié)構(gòu)如下圖所示。3.1訴訟案件文檔夾訴訟案件的文檔夾，名稱由以下部分組成：編號+當(dāng)事人+案由。表示為“編號-當(dāng)事人-案由”

（1）編號由大寫字母+數(shù)字組成。A代表單項法律服務(wù)，B代表常年法律服務(wù)，C表示民事訴訟案件，D表示刑事訴訟案件，E表示其他事項。數(shù)字按照案件接受順序由001開始升序編號，并在之前加上年份，編號每一年重新起算（e.g.C2015001...C2015099...C2016001）。

（2）當(dāng)事人表示方法參照本文1.2.3之方法。（3）案由表示方法參照本文1.2.4之方法。

（4）對于未結(jié)案件，須在文檔夾名稱前標(biāo)注中文感嘆號“!”，以便于排序，感嘆號應(yīng)于結(jié)案后去掉。例如：案件的文檔夾中均應(yīng)當(dāng)包括如下子文檔夾：

委托手續(xù)：包括委托代理合同、委托書、法定代表人身份證明、所函等；

證據(jù)資料：包括當(dāng)事人提交的證據(jù)資料、經(jīng)辦律師收集的證據(jù)資料、對方當(dāng)事人提交的資料、法院收集的證據(jù)資料等； 訴訟文書：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、舉證意見、質(zhì)證意見、代理詞等；

定稿：即最終提交法院的訴訟文書，包括起訴狀、答辯狀、舉證意見、質(zhì)證意見等；

其他資料，如與客戶的往來郵件和短信、客戶賬單、報銷憑證等。3.2仲裁案件文檔夾

方法參照本文3.1之方法3.3非訴案件文檔夾

（1）文檔夾：編號-客戶名稱-委托事項。例如：陳老師委托我們團隊針對在“名為買賣實為借貸的合同”中法官如何行使“釋明權(quán)”進(jìn)行大數(shù)據(jù)判例檢索。該項非訴業(yè)務(wù)的命名為：在文檔夾項下，可以根據(jù)每個案件的不同要求再行設(shè)置子文檔夾。例如在上述陳老師委托的非訴業(yè)務(wù)中，我們檢索的內(nèi)容實際上包括四部分：“司法解釋”、“最高法判例”、“廣西中院判例”、“外省法院判例”：（2）文檔：序號-文書性質(zhì)-委托事項-承辦人版本

其余參照本文1.2分則之方法。

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