第一篇：試論新形勢下市(縣)檔案館以信息化工作為核心內(nèi)容的業(yè)務建設(shè)

試論新形勢下市（縣）檔案館以信息化工作為核心內(nèi)容的業(yè)務建設(shè) 市縣檔案館業(yè)務建設(shè)要以信息化工作為核心內(nèi)容，這是新形勢發(fā)展的客觀要求：

1、信 息化與電子技術(shù)的迅速發(fā)展是基礎(chǔ)條件；

2、檔案信息化工作的初步實踐體現(xiàn)了客觀趨勢；

3、檔案信息化帶來檔案館業(yè)務工作的根本改革；

4、這是推動檔案館業(yè)務建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展的重要動力；

5、業(yè)務工作的重點應轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)上來；

6、加強以檔案信息化工作為核心的業(yè)務建設(shè)應采取的主要措施。檔案館以信息化工作為核心的業(yè)務建設(shè)的主要內(nèi)容：

1、實施電子文件、檔案的收集進館。

2、館藏重要檔案的逐步掃描刻盤存儲和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3、目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和檔案信息電子化檢索。

4、市縣檔案館網(wǎng)站網(wǎng)頁的開發(fā)建設(shè)。

5、應用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案網(wǎng)上檢索和館際間檔案信息資源共享。

6、檔案統(tǒng)計、全宗管理等亦應逐步納入檔案館信息化建設(shè)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞市縣檔案館信息化業(yè)務建設(shè)

不論從信息化技術(shù)飛速發(fā)展提供的物質(zhì)基礎(chǔ)來說，還是從檔案信息化工作的初步實踐的角度來看，或是從檔案信息化給檔案館業(yè)務工作帶來的深刻變革和創(chuàng)新發(fā)展來研究，都客觀、必然地要求各級檔案館要“把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)的重點內(nèi)容”。本文試結(jié)合業(yè)務實踐和理論思維，僅對“新形勢下市縣檔案館以信息化工作為核心內(nèi)容的業(yè)務建設(shè)”淺論之，以作引玉。

一、市（縣）檔案館業(yè)務工作以信息化建設(shè)為核心內(nèi)容日趨必然

當前，市縣檔案館業(yè)務建設(shè)要以信息化工作為核心內(nèi)容，這是新形勢發(fā)展的客觀要求，亦是檔案工作與時俱進的必然選擇。

1、信息化與電子技術(shù)的迅速發(fā)展是基礎(chǔ)條件。

進入新世紀，信息化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在各領(lǐng)域進一步廣泛應用，各級政府電子政務更是加快推進，國家于2002年7月召開了全國信息化工作電視電話會議，強調(diào)推進國民經(jīng)濟和社會信息化，黨的十六大又明確指出：要“大力推進信息化，加快建設(shè)現(xiàn)代化”。這給檔案管理工作信息化建設(shè)的啟動和發(fā)展提供了基礎(chǔ)條件和極好機遇，這更要求市縣檔案館要與時俱進，積極推進檔案信息化建設(shè)的同步發(fā)展。

2、檔案信息化工作的初步實踐體現(xiàn)了客觀趨勢。

目前，檔案館信息化工作在全國各地已經(jīng)開始啟動、試點和初步展開，國家檔案局于2002年12月8日在深圳市召開了檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場演示會。青島市數(shù)字檔案館于2003年8月20日正式投入運行。青島市檔案局還于2002年初制定了《青島市檔案信息化建設(shè)發(fā)展計劃》，其中對區(qū)、市檔案館信息化建設(shè)提出了目標要求，并在近二年區(qū)、市檔案館業(yè)務建設(shè)考核中明確了檔案信息化工作的重點內(nèi)容，指導市（縣）區(qū)檔案館業(yè)務工作突出加強檔案信息化建設(shè)，推動市（縣）區(qū)檔案館業(yè)務建設(shè)有了質(zhì)的變化和飛躍，這體現(xiàn)了檔案館業(yè)務建設(shè)發(fā)展的客觀趨勢。

3、檔案信息化帶來檔案館業(yè)務工作的根本改革。

從傳統(tǒng)檔案館業(yè)務建設(shè)工作方式看，不論是館藏建設(shè)、目錄編制，還是檔案統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等，主要是手工運作。

而檔案信息化給檔案館業(yè)務工作帶來了根本變革。如由于電子政務、電子商務廣泛推行，電子文件、數(shù)字化檔案收集進館擺上了日程，同時，對館藏重要檔案實施掃描并刻錄光盤，這都使國家檔案資源建設(shè)內(nèi)容格式、載體形式和存儲方式發(fā)生變革；可多角度、多專題檢索的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，根本改革了檔案館的目錄形式和檢索方式，大大提高了查檔效率；依法可開放檔案的目錄信息、全文信息通過計算機網(wǎng)絡(luò)和一定方式向社會提供，普通百姓可上網(wǎng)查詢利用，這都給檔案信息的資源共享和社會利用帶來了質(zhì)的提升；檔案館網(wǎng)站

網(wǎng)頁的開發(fā)建設(shè)，為檔案信息資源的編研形式和開發(fā)展示活動注入了新活力等等，這都使檔案館業(yè)務工作呈現(xiàn)新的氣象。

二、市（縣）檔案館以信息化工作為核心的業(yè)務建設(shè)的主要內(nèi)容

1、實施電子文件、檔案的收集進館，加強國家電子檔案資源建設(shè)。

從當前情況看，隨著國家信息化建設(shè)和電子政務的迅速推進，新產(chǎn)生的電子文件、檔案的數(shù)量與日俱增。但筆者對平度市形成電子文件較多的10個單位近三年情況調(diào)查統(tǒng)計，電子文件歸檔管理現(xiàn)狀令人堪憂：只存電子文件，不存紙質(zhì)文件或電子文件也不歸檔處置;電子文件數(shù)據(jù)人為刪除或因病毒等原因毀傷、損失不少。

針對市（縣）區(qū)基層單位現(xiàn)實情況，市（縣）區(qū)檔案館應實施電子文件的收集進館，加強國家電子檔案資源建設(shè)。首先要建立電子數(shù)據(jù)“庫館”，即應配置內(nèi)網(wǎng)服務器和數(shù)據(jù)庫存儲器，或托靠政府計算機中心內(nèi)網(wǎng)服務器、存儲器，利用掛靠多個硬磁盤及光盤“庫”等載體，打造好電子文件和多媒體數(shù)據(jù)存儲平臺。其次要應用相關(guān)軟件實施電子文件接收，主要應借助省、市（單列市、地級市）統(tǒng)一研制或推廣的電子文件、檔案管理系統(tǒng)軟件，通過網(wǎng)上預定接收和脫機載體接收等手段，有計劃、有步驟地實施電子文件和數(shù)字化聲像、圖片、報表等檔案的采集入館。再就是要認真貫徹國家有關(guān)電子文件歸檔管理法規(guī)、標準，抓緊試點，逐步推進，重點須規(guī)范電子文件價值鑒定、科學分類、歸檔范圍、信息安全管理等基本要求，確保歸檔的電子文件的真實性、完整性、價值性、可識別性以及安全性保密性。

2、館藏重要檔案的逐步掃描刻盤存儲和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

這是一項檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程。從實踐看做好這項工作應重點把握好三方面：一是認真制定計劃和操作規(guī)程。掃描的標準、進度，掃描后刻錄存盤要求等后處理事項，應細致而明確，具有較強操作性、規(guī)范性。二是恰當確定掃描范圍。原則上說，珍貴重要的、容易受損的、利用頻率高的紙質(zhì)檔案以及館藏照片檔案應重點掃描；應將市委市政府等主要全宗的檔案列入掃描范圍；要立足實際，突出重點（主要全宗、主要檔案），選擇專題（按專題性檔案范圍有選擇實施掃描），逐步推進，注重實效，以有限的經(jīng)費、人員、設(shè)施等條件，做出富有實際意義的檔案信息化成果。三是規(guī)范處理相關(guān)問題。檔案掃描過程中可能出現(xiàn)一些諸如老案卷檔號不全，五、六十年代案卷筒子頁單面編頁號，某些舊檔案文件字面模糊等等，遇到相關(guān)問題應及時研究處理并作好記錄，以保持前后統(tǒng)一性，檔號規(guī)范性，業(yè)務標準性，存儲安全性。

3、目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和檔案信息電子化檢索。

檔案目錄電子化檢索速度快、檢索角度多、檢索準確率高，因此，市縣級檔案館建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案檢索電子化，更是市縣級檔案館信息化建設(shè)的核心任務。市縣檔案館人手少，檔案文件條目數(shù)量大，一般都在四、五十萬條以上，僅靠自身力量需較長時期方能完成目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，因此，利用“外援”重點并迅速建立目錄數(shù)據(jù)庫很有必要。“外援”渠道兩種形式，一是聘請館外人員錄入，檔案館業(yè)務人員組織嚴格抽檢，從而保證錄入數(shù)據(jù)質(zhì)量。這樣一年即可完成幾十萬條目錄錄入。二是組織檔案形成單位自錄。由市委、政府辦公室行文，把目錄微機錄入工作分解到各檔案形成單位，對其提出錄入質(zhì)量、時間進度等標準，并組織人員抽檢，或各單位互檢。這樣，可節(jié)省財政經(jīng)費開支，也是可行辦法之一。同時，今后新接收檔案進館，要一并接收機讀目錄，及時匯入目錄數(shù)據(jù)庫，不能積累、形成新的待錄入目錄。

4、市縣檔案館網(wǎng)站網(wǎng)頁的開發(fā)建設(shè)。

筆者以為，市（縣）區(qū)檔案館一般可不單獨設(shè)網(wǎng)站，而只在政府網(wǎng)站或市（單列市、地級市）檔案局館網(wǎng)站上設(shè)立網(wǎng)頁即可，這樣適應市縣檔案館業(yè)務人員少、經(jīng)費少、工作頭緒多的實際。市縣檔案館網(wǎng)頁內(nèi)容應具備兩大類，一類是通用性內(nèi)容，如檔案館簡介、全宗介紹、全宗一覽、檔案珍藏等欄目；一類是特色性內(nèi)容，即區(qū)別于其他市縣的、自己獨有的、具有創(chuàng)

新性的特色欄目。網(wǎng)頁形式應設(shè)計創(chuàng)意新穎，富有地方特色，主頁欄目頁統(tǒng)一，頁面間邏輯關(guān)系嚴謹，各個欄目恰當實用。同時要強化“六功能”，即檔案信息資源共享和社會利用的功能；檔案社會性宣傳功能；檔案開發(fā)編研成果展示功能；廣泛征集檔案的工作渠道功能；檔案業(yè)務咨詢和交流功能；檔案部門形象展現(xiàn)功能。

5、應用計算機網(wǎng)絡(luò)（政務網(wǎng)絡(luò)、INTERNET網(wǎng)絡(luò)）實現(xiàn)館藏檔案網(wǎng)上檢索和館際間檔案信息資源的利用共享。

利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用檔案，讓檔案“上網(wǎng)”，是檔案館信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。它可滿足單位的和社會的網(wǎng)上檢索利用，可實現(xiàn)館際間所藏檔案的資源共享。檔案“上網(wǎng)”包括“目錄上網(wǎng)”和“信息上網(wǎng)”。這項工作要依托上級業(yè)務部門統(tǒng)一研制的數(shù)字化存儲、利用管理系統(tǒng)平臺，當前首先解決“目錄上網(wǎng)”，分階段、有計劃、有重點地實施“檔案信息上網(wǎng)”。市（縣）區(qū)檔案館要增配數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)維護管理人員；要做到“三網(wǎng)分開”，即局域網(wǎng)、政府內(nèi)網(wǎng)、因特網(wǎng)的物理隔離，確保電子檔案信息安全；要研究、確定網(wǎng)上利用檔案收費項目、標準、方式；要讓“檔案上網(wǎng)”成為市（縣）區(qū)檔案館社會形象的樹立和服務社會水平的提升的品牌。

6、檔案統(tǒng)計、全宗管理等亦應逐步納入檔案館信息化建設(shè)內(nèi)容。

檔案館信息化建設(shè)還應逐步把檔案館基本業(yè)務統(tǒng)計、全宗管理重點內(nèi)容等業(yè)務項目納入其中，實現(xiàn)檔案館業(yè)務管理對象、管理工具、管理過程全方位的信息化、自動化，推動檔案館向更高層次發(fā)展，以更好地為我國物質(zhì)文明建設(shè)、精神文明建設(shè)、政治文明建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務。

三、市（縣）檔案館加強以檔案信息化工作為核心內(nèi)容的業(yè)務建設(shè)應采取的主要措施。一是解決認識問題，堅持與時俱進。應當從國家信息化和電子政務快速發(fā)展的客觀要求的角度，深刻認識檔案信息化是新世紀市（縣）區(qū)檔案館業(yè)務建設(shè)的核心內(nèi)容和重頭戲，深刻認識檔案信息化是一項專業(yè)性強而又較為繁重的系統(tǒng)化工程，深刻認識檔案信息化與檔案館業(yè)務建設(shè)二者是相融的和統(tǒng)一的，二者是包含和發(fā)展的關(guān)系。二是爭取經(jīng)費支持，加強硬件建設(shè)。應通過向同級政府匯報，納入本地區(qū)信息化建設(shè)規(guī)劃，落實相關(guān)經(jīng)費，從而保證各項硬件設(shè)施到位，為檔案館信息化建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。三是強化技術(shù)培訓，搞好隊伍建設(shè)。檔案信息化專業(yè)性強，業(yè)務繁重，涉及面廣，作為市（縣）區(qū)檔案館既要重視相關(guān)技術(shù)人才的引進，更要重視現(xiàn)有檔案專業(yè)干部的信息化技術(shù)的專門培訓，采取“送出去”，到省、市檔案部門辦的培訓班接受培訓，到檔案信息化建設(shè)成果突出的檔案館現(xiàn)場訪學；或“請進來”，請上級業(yè)務部門信息化方面的專家來館指導，請本地信息化工作方面的能人現(xiàn)場示范，通過多種渠道真正把專業(yè)干部培訓成為既懂檔案理論與業(yè)務，又能基本通曉信息化技術(shù)的檔案通才。同時，市（縣）區(qū)檔案館領(lǐng)導亦應學點信息化和計算機知識，以利相關(guān)決策的科學性、業(yè)務領(lǐng)導的主動性、推進信息化的自覺性。