第一篇：第十二章 物業(yè)管理檔案管理
第十二章物業(yè)管理檔案管理精選試題
一、單項(xiàng)選擇題
1.物業(yè)承接查驗(yàn)的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬
設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱(chēng)為（）
A.物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案B.物業(yè)圖紙資料檔案
C.物業(yè)技術(shù)資料檔案D.物業(yè)日常管理檔案
2.電子媒體檔案一般分為兩類(lèi)，一類(lèi)是保存于電腦硬盤(pán)的文字和圖像資料，另一類(lèi)是視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料。新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為（）形式存貯。
A.數(shù)字B.錄像磁帶
C.硬盤(pán)數(shù)位D.磁帶
3.房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋本體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起十分關(guān)鍵性的作用，因此這類(lèi)檔案的真實(shí)性和保存期限一般不能低于設(shè)備的使用年限（）倍。
A.1B.2C.3D.44.（）是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息手段，將物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員的基本情況，經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，經(jīng)營(yíng)中違規(guī)、違法劣跡及受到的處罰等按規(guī)定格式進(jìn)行記錄，并向社會(huì)公示、接受社會(huì)監(jiān)督的信用信息管理系統(tǒng)。
A.物業(yè)管理企業(yè)檔案B.物業(yè)管理企業(yè)信息檔案
C.物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)檔案D.物業(yè)管理企業(yè)業(yè)績(jī)檔案
5.物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有（）等執(zhí)（從）業(yè)人員。
A．物業(yè)管理企業(yè)
B．物業(yè)管理師
C．物業(yè)管理經(jīng)理
D．物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師
6.物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的目標(biāo)是以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、（）自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng)，并通過(guò)中國(guó)住宅與房地產(chǎn)信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站的互聯(lián)互通。
A.政府部門(mén)B.物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)
C.物業(yè)管理企業(yè)D.執(zhí)（從）業(yè)人員
7.物業(yè)管理企業(yè)信用檔案投拆信息轉(zhuǎn)給被投拆企業(yè)后，被投拆企業(yè)應(yīng)在（）天內(nèi)將處理意見(jiàn)反饋給信用檔案管理部門(mén)，反饋意見(jiàn)應(yīng)由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門(mén)簽章。無(wú)正當(dāng)理由不按期反饋的，可作為不良記錄記入企業(yè)或執(zhí)（從）業(yè)人員的信用檔案并進(jìn)行公示。
A.3B.10
C.15D.30
8.（）期物業(yè)管理檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集索取對(duì)象較單一，主要是建設(shè)
單位。
A.物業(yè)入住B.物業(yè)承接查驗(yàn)
C.日常物業(yè)管理D.早期介入
9.小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄是（）的收集范圍。
A.物業(yè)運(yùn)行記錄檔案B.物業(yè)服務(wù)記錄檔案
C.物業(yè)管理公司行政管理檔案D.物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案
二、多項(xiàng)選擇題
1.物業(yè)承接查驗(yàn)的檔案收集范圍較為明確，主要是（）
A.權(quán)屬資料檔案B.技術(shù)資料檔案
C.業(yè)主信息檔案D.驗(yàn)收文件檔案
2.物業(yè)入住期物業(yè)管理收集工作重點(diǎn)集中在（），即未來(lái)的主要服務(wù)對(duì)象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。
A.建設(shè)單位B.物業(yè)業(yè)主
C.物業(yè)使用人D.業(yè)主委員會(huì)
3.物業(yè)入住期應(yīng)收集的業(yè)主權(quán)屬資料一般包括（）
A.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件B.用地批準(zhǔn)文件
C.房屋產(chǎn)權(quán)證D.購(gòu)房合同復(fù)印
4.物業(yè)入住期應(yīng)收集的業(yè)主個(gè)人資料一般包括（）
A.身份證復(fù)印件B.戶(hù)口本復(fù)件
C.聯(lián)系方式D.家庭成員及其職業(yè)
5.日常物業(yè)管理期檔案的收集主要包括（）
A．物業(yè)運(yùn)行記錄檔案
B．物業(yè)維修記錄檔案
C．物業(yè)服務(wù)記錄檔案
D．物業(yè)管理公司高層管理人員檔案
6.物業(yè)管理檔案常用的紙介質(zhì)檔案檢索工具種類(lèi)有（）等
A.簡(jiǎn)介B.薄式索引
C.指南D.卡片式檢索
7.常用檢索工具的編制方法包括（）等
A.分類(lèi)卡片目錄B.專(zhuān)題卡片目錄
C.主題卡片目錄D.主要內(nèi)容索引
8.物業(yè)管理企業(yè)檔案記錄內(nèi)容的采集主要通過(guò)政府部門(mén)、（）其他中介機(jī)構(gòu)社會(huì)等多種途徑依法采集。
A.新華書(shū)店B.協(xié)會(huì)
C.物業(yè)管理企業(yè)D.執(zhí)（從）業(yè)人員
9.檔案信息安全管理中由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。電子媒體檔案主要是通過(guò)（）方式管理。
A．設(shè)立嚴(yán)格的多級(jí)權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，嚴(yán)格進(jìn)入檢索
系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理
B．對(duì)檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷(xiāo)毀不應(yīng)設(shè)定權(quán)限
C．只要檔案本身不受到損壞與丟失，檔案信息可以公開(kāi)查閱
和傳播
D．對(duì)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更
新，防止黑客入侵和非法人員進(jìn)入等方法保障電子檔案的信息安全。
單選
1.A2.C3.B4.A5.D6.B7.C8.B9.B
多選
1.ABD2.BC3.CD4.ABC5.ABC6.BCD7.ABC8.BCD
9.AD
第二篇：物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案
第 部分物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案
第一節(jié)檔案資料管理方案
隨著建筑設(shè)計(jì)高科技專(zhuān)業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業(yè)管理的檔案建立與管理，必須采用先進(jìn)的管理技術(shù)，通過(guò)檔案的集中化、有序化、信息化的科學(xué)程序，對(duì)物管區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理與服務(wù)項(xiàng)目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等，都建立相應(yīng)的管理檔案，并牢固樹(shù)立檔案管理財(cái)務(wù)觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案材料的管理真正為管理服務(wù)。
檔案資料管理，設(shè)檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)，精通電腦操作，工作責(zé)任心強(qiáng)。
一、檔案資料管理運(yùn)作流程
收集——整理——?dú)w檔——利用
1、檔案資料的收集：
（1）設(shè)立檔案資料室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，由專(zhuān)職檔案管理員，建立相應(yīng)的管理制度，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
（2）資料的收集，堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，以實(shí)際工作需要出發(fā)。信息資料的來(lái)源渠道；規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工驗(yàn)收的全部工程技術(shù)，維修資料；物業(yè)構(gòu)成的方面，到房屋主體，公共設(shè)施，小到一樹(shù)一木全有詳細(xì)的資料。
2、資料的分類(lèi)整理：收集的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員
集中整理、分類(lèi)。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)資料信息的來(lái)源，內(nèi)容，表現(xiàn)形式的特點(diǎn)，做到條理清晰，分類(lèi)合理。
二、檔案資料的分類(lèi)
三、資料的歸檔管理
（1）歸檔就是根據(jù)資料本身的內(nèi)存規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)與保存。根據(jù)實(shí)際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處保存，如：錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)，造冊(cè)，編輯并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)管理手段，盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。
（2）檔案的出室、入室都有嚴(yán)格規(guī)定，出室必須具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出，入室時(shí)，須由專(zhuān)人檢查，如有破損，立即修復(fù)，并視情追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理員需及時(shí)收回在外的文件資料，嚴(yán)防丟失。
（3）檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質(zhì)。
四、檔案資料的運(yùn)用：充分發(fā)揮檔案資料的儲(chǔ)存和使用價(jià)值，所有管理處資料，如住戶(hù)資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等，隨時(shí)可以查閱調(diào)用，便于工作的監(jiān)察和檢查。
第二節(jié)住戶(hù)檔案管理
物業(yè)管理處在業(yè)主入住時(shí)應(yīng)按規(guī)定程序，指導(dǎo)、協(xié)助業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)，并同時(shí)進(jìn)行業(yè)主檔案的登記和建立。
在業(yè)主檔案登記和建立之前，除進(jìn)行相關(guān)的管理服務(wù)、驗(yàn)收房屋、交納費(fèi)用、簽領(lǐng)鑰匙和物資等之外，須進(jìn)行前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主公約、裝修管理規(guī)定、住宅室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修現(xiàn)場(chǎng)注意事項(xiàng)、物業(yè)使用守則、治安責(zé)任書(shū)等事項(xiàng)的受理與簽訂。
1、業(yè)主辦理入住流程圖
2、檔案的建立
管理處在辦理業(yè)主入住手續(xù)的同時(shí)，向業(yè)主發(fā)放《思蘭雅苑小區(qū)辦理入住手續(xù)情況登記表》，指導(dǎo)業(yè)主填寫(xiě)房號(hào)、姓名、聯(lián)系電話(huà)、人戶(hù)分離情況、入住手續(xù)、住房面積、合同編號(hào)等并要求業(yè)主提供身份證復(fù)印件，在收集和整理業(yè)主資料后，分戶(hù)建立業(yè)主檔案。
3、檔案的管理
（1）物業(yè)管理處設(shè)資料管理員，對(duì)業(yè)主檔案按照樓棟、單元進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)行統(tǒng)一管理；
（2）業(yè)主檔案必須實(shí)行資料專(zhuān)人專(zhuān)管，除公司有關(guān)部門(mén)查閱、公安執(zhí)法部門(mén)因工作需要須持有證明調(diào)閱外，不得隨意向他人借閱、透露和泄露；
（3）若物業(yè)所有人發(fā)生變更時(shí)，資料員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和修改；
（4）管理處物業(yè)檔案應(yīng)用專(zhuān)用檔案柜進(jìn)行保存，并有明顯標(biāo)識(shí)，便于查用。
第三篇：31沈陽(yáng)市物業(yè)管理檔案管理暫行辦法【文件】
沈陽(yáng)市物業(yè)管理檔案管理暫行辦法
第一條 為加強(qiáng)本市物業(yè)管理檔案工作，充分發(fā)揮物業(yè)管理檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《遼寧省城市住宅區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)國(guó)家一級(jí)和二級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)管理企業(yè)；國(guó)家三級(jí)及以下資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的物業(yè)管理企業(yè)，可參照此《辦法》執(zhí)行。
第三條 物業(yè)管理檔案是指物業(yè)管理企業(yè)在其職能管理活動(dòng)中形成的具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。
第四條 物業(yè)管理檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對(duì)物業(yè)管理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理檔案的有效利用。
第五條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立或確定相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，確定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備適應(yīng)檔案管理需要的專(zhuān)（兼）職檔案工作人員。配備必要的檔案裝具設(shè)備，設(shè)置符合防火、防盜、防光、防塵、防潮濕、防高溫、防有害生物等保管要求的檔案庫(kù)房。
第六條 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作的專(zhuān)（兼）職人員應(yīng)當(dāng)參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并取得市檔案行政管理部門(mén)頒發(fā)的檔案管 理崗位資格證書(shū)。
第七條 物業(yè)管理文件材料歸檔范圍見(jiàn)附件。
第八條 物業(yè)管理檔案歸檔要求
（一）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映物業(yè)管理各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，符合其形成規(guī)律，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系，并做到齊全完整。
（二）歸檔文件應(yīng)做到字跡清楚，圖表清晰，簽署印章完備，以原件為主。
（三）歸檔文件材料整理完畢向檔案部門(mén)移交時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)。
第九條 物業(yè)管理檔案歸檔時(shí)間
（一）各項(xiàng)管理方面的文件材料，在形成的第二年六月底之前整理歸檔。
（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人（業(yè)主）檔案應(yīng)隨物業(yè)產(chǎn)權(quán)人的變化隨時(shí)整理歸檔。
（三）基本建設(shè)工程方面的文件材料，開(kāi)發(fā)建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后30日內(nèi)，應(yīng)向前期物業(yè)管理企業(yè)移交，待物業(yè)管理委員會(huì)成立后，前期物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)在10日內(nèi)向物業(yè)管理委員會(huì)或經(jīng)物業(yè)管理委員會(huì)同意，向其招標(biāo)選定的物業(yè)管理企業(yè)移交。
（四）設(shè)備儀器及維修等方面的文字材料，在維修任務(wù)完成后進(jìn)行整理歸檔。
（五）會(huì)計(jì)材料由財(cái)會(huì)部門(mén)保管一年后整理歸檔。
（六）音像材料在攝錄完畢后整理歸檔。
（七）物業(yè)管理委員會(huì)的文件材料，應(yīng)隨工作完成情況隨時(shí)整理歸檔。
第十條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位物業(yè)管理特點(diǎn)，結(jié)合本《辦法》制定具體的物業(yè)管理檔案分類(lèi)方案和歸檔范圍及保管期限表。
第十一條 物業(yè)管理檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照國(guó)家、省、市有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 物業(yè)管理檔案裝具應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具。
第十三條 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)積極開(kāi)展檔案利用工作，編制必要的檢索工具，努力提高物業(yè)管理檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理水平，更好地為物業(yè)管理服務(wù)。
第十四條 物業(yè)管理企業(yè)可以向檔案咨詢(xún)服務(wù)中介組織申請(qǐng)檔案咨詢(xún)、論證或委托代為整理檔案。
第十五條 物業(yè)管理企業(yè)撤銷(xiāo)或變動(dòng)時(shí)，物業(yè)管理檔案要妥善保管，經(jīng)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)同意，向新選定的物業(yè)管理企業(yè)移交，并辦理移交手續(xù)。如暫無(wú)新選定的物業(yè)管理企業(yè)，可由物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)暫時(shí)封存，或由專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)指定暫存單位保管。
第十六條 物業(yè)管理企業(yè)的任何部門(mén)及個(gè)人不得私自涂改、偽造、損毀物業(yè)管理檔案，不得將物業(yè)管理檔案據(jù)為己有。對(duì)違反規(guī)定，造成損失和影響的，檔案行政管理部門(mén)將依據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的行政處罰。
第十七條 本辦法由沈陽(yáng)市檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十八條 本辦法自二00三年六月二十四日起施行。
附件：
物業(yè)管理文件材料歸檔范圍
綜合管理形成的文件材料
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)物業(yè)管理方面的文件材料。
（二）本企業(yè)及其內(nèi)部職能部門(mén)在活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)和有關(guān)專(zhuān)題報(bào)告。
（三）本企業(yè)形成的各項(xiàng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)。
（四）有關(guān)本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、更改名稱(chēng)、啟用印章、人員編制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面文件材料。
（五）有關(guān)本企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。
（六）本企業(yè)制定的有關(guān)工作條例、章程、管理制度等文件材料。
（七）有關(guān)本企業(yè)職能工作的各種匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。
（八）本企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)工作的請(qǐng)示與批復(fù)文件材料。
（九）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
（十）有關(guān)本企業(yè)資質(zhì)、工商注冊(cè)、物業(yè)收費(fèi)、管理委托、小區(qū)驗(yàn)收等批復(fù)、證件材料。
（十一）物業(yè)管理質(zhì)量體系認(rèn)證、達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)等有關(guān)文件材料。
（十二）有關(guān)信訪、投訴及處理的經(jīng)過(guò)、結(jié)果、報(bào)告、復(fù)函等文件材料。
（十三）有關(guān)社區(qū)開(kāi)展精神文明建設(shè)活動(dòng)的各種公約、協(xié)議、規(guī)章、合同、計(jì)劃、組織建設(shè)以及各種便民服務(wù)活動(dòng)、文化活動(dòng)等材料。
（十四）其他有關(guān)物業(yè)管理方面的具有保存及查考價(jià)值的文件材料。
二、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)形成的文件材料
（一）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)召開(kāi)會(huì)議形成的文件材料。
主要包括會(huì)議籌備、選舉、換屆、變更情況、人員分工情況；會(huì)議制定頒布的各種通知、決議、決定；會(huì)議形成的各項(xiàng)報(bào)告、各種記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)。
（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)采用招投標(biāo)選聘物業(yè)管理企業(yè)形成的文件材料。
主要包括選聘方案、標(biāo)書(shū)、標(biāo)底、評(píng)標(biāo)結(jié)果、中標(biāo)協(xié)議書(shū)、有關(guān)合同、招標(biāo)會(huì)議記錄等。
（三）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)綜合管理形成的文件材料。
主要包括物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、公約、章程等。
三、對(duì)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行服務(wù)管理形成的文件材料
（一）每戶(hù)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人或使用人的家庭自然情況。
（二）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人入住憑證及商品房銷(xiāo)售合同（房屋、車(chē)庫(kù)）。
（三）物業(yè)公司與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人簽訂的供暖合同、公共契約。
（四）房屋裝修、維修有關(guān)材料。
（五）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人各種交費(fèi)、權(quán)屬變更材料。
（六）與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人有關(guān)的其他材料。
四、物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場(chǎng)地基本建設(shè)、維修文件材料
（一）房屋基本建設(shè)文件材料：包括物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種住宅房屋、辦公房屋、商用房屋，以及為其服務(wù)的鍋爐房、水泵房、供電房、操作間、設(shè)備間等各種房屋的各種竣工圖紙和文字材料。
其中文字材料部分主要有：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、開(kāi)工報(bào)告與圖紙會(huì)審變更、原材料合格證與試驗(yàn)報(bào)告單、地基與隱蔽工程記錄、試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告與定位測(cè)量記錄、工程質(zhì)量評(píng)定與竣工驗(yàn)收證明等文字材料。
圖紙部分主要有：小區(qū)平面規(guī)劃圖、竣工總平面圖、建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、上下水竣工圖、暖氣與煤氣竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖、電氣與電梯竣工圖、動(dòng)力與照明竣工圖、地下管網(wǎng)竣工圖、其他竣工圖。
（二）公共場(chǎng)地基本建設(shè)文件材料：公共場(chǎng)地是指為全體物業(yè)產(chǎn)權(quán)人共有并為其服務(wù)的場(chǎng)地。包括休閑廣場(chǎng)、文體娛樂(lè)場(chǎng)所、小區(qū)道路、花園草坪、綠化場(chǎng)地、停車(chē)場(chǎng)地等。公共場(chǎng)地文件材料主要包括圖紙和文字說(shuō)明等。
（三）房屋與公共場(chǎng)地維修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的報(bào)告，審批材料、維修計(jì)劃、材料計(jì)劃、預(yù)算決算等材料；維修過(guò)程中的記錄材料，包括各類(lèi)責(zé)任人、維修設(shè)計(jì)方案及圖紙、檢查驗(yàn)收記錄、問(wèn)訪記錄等；公共場(chǎng)地維護(hù)情況、利用情況的文字材料及圖紙。
五、公用設(shè)備儀器、維修文件材料
（一）公用設(shè)備儀器文件材料：公用設(shè)備儀器是指為物業(yè)管理服務(wù)的各種交通設(shè)備、電器設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、通訊設(shè)備、辦公設(shè)備、消防設(shè)備、保安設(shè)備、供暖、供水、供電設(shè)備等。
公用設(shè)備儀器的文件材料主要有：設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、驗(yàn)收單、設(shè)備儀器安裝說(shuō)明書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖、系統(tǒng)線(xiàn)路圖、配件、備件圖冊(cè)及隨機(jī)材料；設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收形成的安裝任務(wù)書(shū)、試車(chē)記錄、安裝調(diào)試驗(yàn)收單、安裝基礎(chǔ)竣工圖、安裝驗(yàn)收移交單等材料。
（二）設(shè)備儀器維修文件材料：設(shè)備儀器運(yùn)轉(zhuǎn)情況記錄、維修計(jì)劃、維修記錄、更換易損件圖冊(cè)、外購(gòu)備件明細(xì)表、修理完工通知單、質(zhì)量檢查記錄、事故報(bào)告單及處理結(jié)果材料、設(shè)備儀器改裝、報(bào)廢形成的材料。
六、財(cái)會(huì)管理方面形成的文件材料
財(cái)會(huì)管理文件材料是指物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、維修維護(hù)基金、利息。其他經(jīng)營(yíng)收入、劃撥等資金收入情況和使用情況的原始材料。包括各種憑證、賬簿、預(yù)決算報(bào)表、計(jì)劃審批、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)等材料。
七、各種實(shí)物檔案
（一）獲得國(guó)家、省、市的表獎(jiǎng)的各類(lèi)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌（匾）、錦旗、證書(shū)等實(shí)物。
（二）反映企業(yè)精神標(biāo)識(shí)、徽章等實(shí)物。
（三）其他具有保存價(jià)值和紀(jì)念意義的實(shí)物。
（四）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及知名人士的題詞、題字、貴賓簽到簿等。
八、音像檔案
（一）反映本企業(yè)概貌的音像材料。
（二）反映本企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員基本情況的音像材料。
（三）反映本企業(yè)重大活動(dòng)及主要職能活動(dòng)的音像材料。
（四）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)及物業(yè)管理活動(dòng)的音像材料。
（五）本企業(yè)召開(kāi)各類(lèi)重要會(huì)議的音像材料。
（六）本企業(yè)開(kāi)展各種社區(qū)文化活動(dòng)的音像材料。
（七）本企業(yè)開(kāi)展各種教育培訓(xùn)的音像材料。
（八）有關(guān)突發(fā)事件和重大事故的音像材料。
（九）反映物業(yè)管理園區(qū)景觀的音像材料。
（十）本企業(yè)形成和獲得各種榮譽(yù)的實(shí)物音像材料。
（十一）其他具有保存價(jià)值的音像材料。
沈陽(yáng)市檔案局 沈陽(yáng)市房產(chǎn)局
第四篇：檔案管理
《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第一章 文書(shū)檔案管理
一、填空
1、文書(shū)檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在 黨委、行政管理活動(dòng) 中形成的 具有保存價(jià)值 各種形式的歷史記錄。
2、保證歸檔文件 齊全完整 是收集工作的基本要求。
3、文件材料的收集要 及時(shí)，工作也好做在平時(shí)。
4、文件材料價(jià)值鑒定包括兩個(gè)方面的工作任務(wù)，一是確定歸檔范圍，二是 劃分保管期限。
5、對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和鑒別，必須堅(jiān)持 歷史的觀點(diǎn)、全面的觀點(diǎn)、發(fā)展的觀點(diǎn)。6、2006年12月18日，國(guó)家檔案局頒發(fā)了 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》
7、國(guó)家檔案局規(guī)定文書(shū)檔案的保管期限有2種，即永久 和定期，定期一般分為 30年 和10年 8、2000年12月6日，國(guó)家檔案局制定發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)文書(shū)立卷進(jìn)行改革?！兑?guī)則》從“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的目的出發(fā)，對(duì)歸檔文件整理的許多程序、環(huán)節(jié)進(jìn)行了調(diào)整、簡(jiǎn)化。
9、歸檔文件是指立檔單位在其 職能活動(dòng) 中形成的、辦理完畢的、作為 文書(shū)檔案 保存的紙質(zhì) 文件材料。
10、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定，“件”即歸檔文件的 整理 單位，一般以 每份文件 為一件。
11、分類(lèi)是將歸檔文件暗器內(nèi)容和形式特征劃分 類(lèi)別 和 層次，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程，分類(lèi)必須在區(qū)分 全宗 的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
12、文件修正一般包括對(duì)破損文件進(jìn)行 修裱，對(duì)字跡模糊的或易退變的文件進(jìn)行 復(fù)制，去除文件上易銹蝕的 金屬物，對(duì)幅面過(guò)大的文件進(jìn)行 折疊 等
13、耐讀分類(lèi)法，是根據(jù) 形成 和 處理 文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，即一個(gè) 形成和處理的文件材料放在一起整理。
14、機(jī)構(gòu)分類(lèi)法試講歸檔文件按其形式和處理的 部門(mén) 劃分類(lèi)別。
15、歸檔文件的排列應(yīng)遵循 事由 原則，即 有密切聯(lián)系 的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。
16、件號(hào)，即文件的 排列順序 號(hào)，件號(hào)分為 室編件號(hào) 和 館編件號(hào)。
17、檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以 歸檔章 的形式 逐件 標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。
18、歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照 分類(lèi)體系 和 件號(hào) 的先后順序分別裝入檔案盒。
二、單項(xiàng)選擇
1、《歸檔文件整理規(guī)則》僅運(yùn)用于 B 范圍的紙質(zhì)文件材料。A科技檔案 B文書(shū)檔案 C專(zhuān)業(yè)檔案 D聲像檔案
2、《歸檔文件整理規(guī)則》所講的分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的 B 分類(lèi)。A檢索 B實(shí)體 C邏輯
3、裝訂文件一般來(lái)說(shuō)，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件左邊和 C 對(duì)齊。A上邊 B右邊 C下邊
4、運(yùn)用分類(lèi)法時(shí)，應(yīng)正確地確定文件的日期，一般來(lái)說(shuō)應(yīng)以文件 A 為準(zhǔn)。A簽發(fā)日期 B公布日期 C收文日期
5、對(duì)跨形成的同一次會(huì)議的文件材料，應(yīng)放在會(huì)議 C 整理歸檔。A開(kāi)始 B貫徹執(zhí)行 C結(jié)束
6、歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁(yè) B 位置的空白處。A下端居中 B上端居中 C 左上角
三、多項(xiàng)選擇
1、歸檔文件整理時(shí)將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行 A、B 排列、編號(hào) D、E，使之有序的過(guò)程。
A裝訂 B分類(lèi) C組卷 D編目 E裝盒
2、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定檔號(hào)的必要項(xiàng)目包括 ACDF。A全宗號(hào) B機(jī)構(gòu) C D保管期限 E問(wèn)題 F件號(hào)
3、件內(nèi)稿本、文本正確排列的方法是 AC。
A正本在前，定稿在后 B復(fù)印件在前，原件在后 C轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后 D外文在前，中文本在后
4、歸檔文件分類(lèi)的基本方法是： AC。
A分類(lèi)法 B級(jí)別分類(lèi)法 C保管期限分類(lèi)法 D責(zé)任者分類(lèi)法
5、編制歸檔文件目錄，可以為檔案的 ABDE 和編研工作的開(kāi)展提供條件。A保管 B鑒定 C整理 D檢索 E統(tǒng)計(jì)
6、盒內(nèi)備考表設(shè)置的項(xiàng)目有 ABCD。
A盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 B整理人 C檢查人 D 日期
四、判斷
1、為參考目的從各方面收集的文件材料應(yīng)歸檔保存。×
2、機(jī)關(guān)重要發(fā)文應(yīng)重份歸檔保存，實(shí)行兩套制?！?/p>
3、《歸檔文件整理規(guī)則》的核心是取消案卷，以“件”為單位直接實(shí)行文件級(jí)整理和管理?！?/p>
4、劃分保管期限是一種對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)管理的方法。√
5、文件處理單應(yīng)與文件作為一件歸檔保存?！?/p>
6、歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的同時(shí)，也可以按問(wèn)題分類(lèi)。×
7、企業(yè)事業(yè)單位不能執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》?！?/p>
8、歸檔文件編號(hào)是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)?！?/p>
9、歸檔文件可以直接按形成時(shí)間或收發(fā)文號(hào)順序排列?！?/p>
10、在檔號(hào)項(xiàng)目中，和保管期限為選擇項(xiàng)。×
11、歸檔章中的內(nèi)容，可以打亂項(xiàng)目位置任意填寫(xiě)?！?/p>
12、歸檔文件裝盒時(shí)，不同形成的歸檔文件，可以放入同一檔案盒內(nèi)。×
五、簡(jiǎn)答
1、簡(jiǎn)述文件材料收集工作的要求。
答：
（一）文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)久保管的質(zhì)量要求；
（二）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能
（三）檔案機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)收集工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
（四）及時(shí)移交應(yīng)歸檔的文件材料
2、簡(jiǎn)述歸檔文件的整理原則。
答：
1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；
2、區(qū)分不同價(jià)值；
3、便于保管利用。
3、歸檔文件的排列為什么要堅(jiān)持事由原則？
事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指單個(gè)事件、某個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作、一項(xiàng)業(yè)務(wù)、一個(gè)具體問(wèn)題等。通過(guò)界定“事由”，（優(yōu)點(diǎn)）
體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的整體原則，將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過(guò)程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。
對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。一些文件如果離開(kāi)與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨(dú)立的個(gè)體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價(jià)值； 有利于檢索和檔案呢實(shí)體存取工作；
4、什么是機(jī)構(gòu)分類(lèi)法？ 是將歸檔文件按其形成或處理的部門(mén)劃分類(lèi)別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。
5、什么是保管期限分類(lèi)法？
是將歸檔文件按照不同的保管期限分開(kāi)，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
6、簡(jiǎn)述歸檔文件分類(lèi)應(yīng)注意的問(wèn)題？ 答：
1、同一層次的分類(lèi)必須依據(jù)同一標(biāo)準(zhǔn)
2、類(lèi)目設(shè)置要合理，含義要明確、不可相互交叉，相互包容。
3、劃分的子項(xiàng)的外延總和應(yīng)等于母項(xiàng)的外延。
按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，可設(shè)“綜合”“其他”兩類(lèi)，便于那些涉及全民工作和不宜單設(shè)類(lèi)目的文件材料歸類(lèi)。按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，有關(guān)上下級(jí)或者同級(jí)、非隸屬機(jī)關(guān)綜合性文件材料歸入辦公室類(lèi) 其他專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的文件材料歸入相應(yīng)機(jī)構(gòu)類(lèi)別。
7、《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章有哪些項(xiàng)目？填寫(xiě)有什么要求
答：歸檔章的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限等必要項(xiàng)目，以及機(jī)構(gòu)或問(wèn)題等選擇項(xiàng)目。歸檔章的填寫(xiě)要求：主要應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號(hào)機(jī)大號(hào)。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。
固定的項(xiàng)目，如全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題可以直接刻在歸檔章上。
8、歸檔文件目錄中“責(zé)任者”項(xiàng)如何填寫(xiě)？
答：責(zé)任者是指制發(fā)文件的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人，即文件的作者、署名者。填寫(xiě)時(shí)要照實(shí)抄錄。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，填寫(xiě)列居首位的責(zé)任者，此外，主辦單位、立檔單位或上級(jí)主管部門(mén)是責(zé)任者的必須填寫(xiě)，其余視需要填寫(xiě)。被省略的責(zé)任者用“〔等〕”表示，責(zé)任者之間用“；”分隔。沒(méi)有責(zé)任者的文件材料，需考證清楚后填寫(xiě)，并加“〔〕”標(biāo)識(shí)。填寫(xiě)責(zé)任者項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的稱(chēng)謂。
9、為什么要編制歸檔文件目錄？
編制歸檔文件目錄，可以實(shí)現(xiàn)歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件；
10、歸檔文件裝檔案盒的基本要求是什么？
a、不同形成的檔案文件，不應(yīng)放入同一檔案盒。b、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒中
c、分機(jī)構(gòu)或分問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或不同問(wèn)題的歸檔文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。d、即使某一機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的文件很少，也不能與其他的混裝。用盒的薄厚來(lái)調(diào)節(jié)。
e、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用，因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須 裝在同一檔案盒。只需按照排列的先后順序依次裝盒即可。六：論述
1、試述歸檔文件分類(lèi)基本的分類(lèi)方法
分類(lèi)方法也稱(chēng)為“分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)”、“分類(lèi)特征”。合理選擇分類(lèi)方法，很大程度上決定了分類(lèi)的質(zhì)量。《歸檔文件整理規(guī)則》選擇、組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管期限作為基本的分類(lèi)方法，是因?yàn)檫@3種分類(lèi)方法在各級(jí)單位檔案部門(mén)使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。
（1、)分類(lèi)法。是根據(jù)形成和處理文件的對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)法是運(yùn)用最廣泛的分類(lèi)方法。歸檔文件按將特征分類(lèi)，可以反映上一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同的文件不能混淆。
運(yùn)用分類(lèi)法時(shí)，要正確斷定文件的日期并歸入相應(yīng)。需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： <1>文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定 一行文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分時(shí)，一般為說(shuō)應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，以此來(lái)判定文件的所屬。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對(duì)歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類(lèi)中的要領(lǐng)和操作。
<2>跨形成文件的判定 機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類(lèi)時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。<3>、件內(nèi)稿件、文本日期不一致，具體地說(shuō)，正本與定段為一件，以正本為準(zhǔn)確性；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰(shuí)；來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。
<4>、沒(méi)有標(biāo)注日期的文件的判定 內(nèi)部文件（白頭文件），沒(méi)有標(biāo)注日期，這時(shí)，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標(biāo)識(shí)，來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似臨時(shí)日期，以便按合理歸類(lèi)。
(2．)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)法。
機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見(jiàn)的一種分類(lèi)法，實(shí)際是兩種分類(lèi)法。按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，不以過(guò)多設(shè)臵分類(lèi)層次，一般2—3層即可。制定分類(lèi)方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類(lèi)與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。
<1>機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。是將歸檔文件按其形成或處理的部門(mén)劃分類(lèi)別。適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職責(zé)范圍比較清楚，形成的文件材料在內(nèi)容上不相交叉的機(jī)關(guān)單位。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法時(shí)，能使全宗內(nèi)文件來(lái)源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位工作過(guò)程和歷史面貌。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)機(jī)構(gòu)就沒(méi)一個(gè)類(lèi)別，使全宗內(nèi)的分類(lèi)體系的設(shè)計(jì)大簡(jiǎn)化，便于操作。
采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，原則上哪個(gè)機(jī)構(gòu)處理或被辦理的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)別中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，有主辦機(jī)構(gòu)的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；由業(yè)務(wù)部門(mén)起草，以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類(lèi)中。業(yè)務(wù)部門(mén)起草、以機(jī)關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類(lèi)中，文件內(nèi)容不明顯的確實(shí)看不出是哪個(gè)科室業(yè)務(wù)的可歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類(lèi)，形成的歸檔文件歸入該類(lèi)保存。有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)容機(jī)構(gòu)類(lèi)中。
<2>問(wèn)題分類(lèi)法。問(wèn)題分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題歸檔文件分類(lèi)。此方法適用于不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化較大、職責(zé)范圍不清，形成的文件材料在內(nèi)容上常有交叉的機(jī)關(guān)單位。
可以避免或減少同一內(nèi)容文件材料分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題查找利用，要考慮機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的基本職能和業(yè)務(wù)額范圍，經(jīng)理做到問(wèn)題和機(jī)構(gòu)基本對(duì)應(yīng)。
（3、)保管期限分類(lèi)法。是將歸檔文件按照不同的保管期限分開(kāi)，限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。采用該方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。
2、試述歸檔文件排列的“事由原則”及其優(yōu)點(diǎn)。
事由原則對(duì)歸檔文件的排列，《細(xì)則》強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指單個(gè)事件、某個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作、一項(xiàng)業(yè)務(wù)、一個(gè)具體問(wèn)題等。
按照事由原則歸檔文件，關(guān)鍵是對(duì)事由的準(zhǔn)確界定，一般說(shuō)，事由原則有針對(duì)性地具體使用與確有密切聯(lián)系的文件材料，例如一次會(huì)議、一個(gè)案件、一項(xiàng)活動(dòng)的文件材料。優(yōu)點(diǎn)：
（1、)體現(xiàn)了遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的整體原則；
將同一事由的文件排列在一起，可以客觀的反映出某一事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過(guò)程，從而反映出文件材料之間的聯(lián)系。事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可視為一個(gè)事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。
（2、)對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。
一些文件如果離開(kāi)與它有密切聯(lián)系的文件材料的整體，成獨(dú)立的個(gè)體，就難以判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有保存利用價(jià)值；
（3、)有利于檢索和檔案呢實(shí)體存取工作； 按照事由原則將有密切聯(lián)系的文件材料相對(duì)集中的排列在一起，檢索時(shí)只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料。
《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理
一、填空
1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是 型號(hào)、成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。
2、基建檔案的特點(diǎn)是 建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。
3、科技檔案的基本特點(diǎn)是 課題成套，圍繞著一個(gè)課題的科技研究活動(dòng)，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機(jī)整體。
4、在各種類(lèi)型的科技文獻(xiàn)中，唯一直接記錄和儲(chǔ)備 原生信息 的只有客戶(hù)檔案。
5、科技檔案的情報(bào)功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中所具有的 科技參考作用和科技交流作用。
6、科學(xué)技術(shù)同生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案。
7、科技檔案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎(chǔ)檔案部門(mén)收集工作 和檔案館的收集工作。
8、科技文件歸檔制度是一項(xiàng) 科技管理 制度，有事一項(xiàng)科技文件管理制度。
9、凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應(yīng)歸檔 2份以上。
10、科技文件歸檔工作應(yīng)由相關(guān)的 科技業(yè)務(wù)部門(mén) 承擔(dān)。
11、辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個(gè)方面：一是：編寫(xiě)歸檔情況簡(jiǎn)要說(shuō)明 ；二是填寫(xiě)歸檔文件移交清單。
12、經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》指出：“各單位應(yīng)當(dāng)把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計(jì)劃，列入有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！边@個(gè)規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責(zé)。
13、從2006年開(kāi)始，安徽省委、省政府在全省范圍內(nèi)實(shí)施了檔案管理模式改革。改革的內(nèi)容之一就是調(diào)整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專(zhuān)業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國(guó)家綜合檔案館 保管。
14、科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學(xué)編目 兩部分。
15、型號(hào)分類(lèi)法 是以一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的科技檔案作為分類(lèi)單元，對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行具體的類(lèi)別劃分。
16、設(shè)備檔案的基本分類(lèi)方法是型號(hào)分類(lèi)法，不同單位和不同設(shè)備的檔案，其分類(lèi)方法有所差異，具 體的分類(lèi)形式一般有兩種，一種是性質(zhì)——型號(hào)分類(lèi)法，另一種是 工序—型號(hào)分類(lèi)法。
17、對(duì)于同型號(hào)多臺(tái)設(shè)備的隨機(jī)文件，不必每臺(tái)復(fù)制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺(tái)設(shè)備 的全部隨機(jī)文件材料，其他各臺(tái)設(shè)備的案卷中，注明這些隨機(jī)文件材料在哪一卷即可。
18、對(duì)于因產(chǎn)品和設(shè)備的革新、改進(jìn)、工程及設(shè)備的管理、維修所形成的心的文件材料，應(yīng) 單獨(dú)組成案卷，不必對(duì)前期已組成的案卷進(jìn)行拆卷。
19、底圖以 張 為單位單獨(dú)保存和管理。20、科技檔案號(hào)，是指保管單位的 編號(hào)或代號(hào)。
21、科技檔案號(hào)是檔案部門(mén)用來(lái)反饋科技檔案分類(lèi)層次和保管單位排列順序的一組符號(hào)，是 科技檔案分類(lèi)號(hào)和保管單位順序號(hào) 的組合體。
二、多項(xiàng)選擇題
1、科技檔案具有（ABCD）等功能。
A知識(shí)儲(chǔ)備 B依據(jù)憑證 C情報(bào) D促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益
2、科技文件歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時(shí)間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時(shí)歸檔
3、國(guó)家綜合檔案館接收科技檔案，實(shí)行（ABC）
A無(wú)償進(jìn)館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補(bǔ)送制 D歸檔制
三、簡(jiǎn)答
1、簡(jiǎn)述科技檔案的概念和涵義
科技檔案指企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。
涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別；
第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動(dòng)的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別；
第三，定義規(guī)定了科技檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；
2、科技檔案的主要種類(lèi)有哪些？
主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設(shè)備儀器當(dāng)那、科學(xué)技術(shù)研究檔案、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案等專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。
3、確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？
答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件的種類(lèi)和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。
（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。
（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書(shū)檔案材料的界限。
（4）根據(jù)國(guó)家及專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實(shí)際，確定具體的科技文件歸檔范圍。
4、科技文件歸檔時(shí)間最常見(jiàn)的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時(shí)間最常見(jiàn)的有以下5種：（1、)在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔；（2、)按工作階段歸檔（3、)按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔（4、)按歸檔
（5、)隨時(shí)歸檔：A科技文件復(fù)制部門(mén)同科技檔案部門(mén)合一的設(shè)計(jì)單位施工圖 B機(jī)密性較強(qiáng)的特殊科技文件 C 外來(lái)文件（如外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說(shuō)明材料，委托單位設(shè)計(jì)的科技文件等）
5、基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的收集應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ 答：（1、)要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；
集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（2、)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律
各單位制定的有關(guān)收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的工作程序和科技文件材料形成過(guò)程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（3、)要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。
完整、準(zhǔn)確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲(chǔ)備作用；不完整、不準(zhǔn)確的科技檔案，其價(jià)值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時(shí)還會(huì)起反作用；
6、基層檔案部門(mén)收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（2、)納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集方法；（3、)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容收集；（4、)抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集；
總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時(shí)機(jī)，不斷調(diào)整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地把需要?dú)w檔的科技檔案集中到大難部門(mén)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。
7、科技檔案整理工作的原則是什么？
答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地整理，便于報(bào)關(guān)和利用。
8、科技檔案分類(lèi)的基本要求是什么？
答：
1、科技檔案的分類(lèi)，要符合形成檔案的專(zhuān)業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；
2、在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；
3、分類(lèi)的層次類(lèi)目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；
4、分類(lèi)應(yīng)力求按照專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。
9、科技檔案分類(lèi)方案編制應(yīng)注意的問(wèn)題和步驟有哪些？
答 ：在編制方案時(shí)，首先要了解和掌握庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)；其次要明確明確的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法；第三是設(shè)置科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，并以文字和退表的形式將其表達(dá)出來(lái)。步驟如下：
（1、)根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的基本種類(lèi)設(shè)置大類(lèi)，有多少科技檔案就設(shè)置多少個(gè)大類(lèi)；
（2、)在每個(gè)大類(lèi)中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，按照已確定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法，進(jìn)行類(lèi)系展開(kāi)，設(shè)置相應(yīng)的上位類(lèi)和下位類(lèi)，形成不同的類(lèi)別層次，構(gòu)成一個(gè)完整的類(lèi)系；（3、)給每一個(gè)類(lèi)目以規(guī)定的代字和代號(hào)；
（4、)將形成的類(lèi)目體系用文字或圖表形式表達(dá)出來(lái)；
（5、)撰寫(xiě)說(shuō)明，指出分類(lèi)方案的編制依據(jù)，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、類(lèi)目代字或代號(hào)的使用方法等
10、基層檔案部門(mén)對(duì)科技檔案的分類(lèi)，應(yīng)該在分類(lèi)方案的指導(dǎo)下分哪兩步進(jìn)行？
答：第一步，對(duì)庫(kù)藏的全部檔案，按種類(lèi)劃分大類(lèi)；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類(lèi)、基建檔案類(lèi)、科研檔案類(lèi)、設(shè)備檔案類(lèi)等；
第二步，對(duì)沒(méi)匯總科技檔案進(jìn)行分類(lèi)；最基本的方法有六種：工程項(xiàng)目分類(lèi)法；型號(hào)分類(lèi)法；課題分類(lèi)法；專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法；時(shí)間分類(lèi)法；地域分類(lèi)法；
11、工程項(xiàng)目分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？
答：工程項(xiàng)目分類(lèi)法是在本單位全部檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類(lèi)單元，劃分科技檔案類(lèi)別。它適用于對(duì)基本建設(shè)檔案的分類(lèi)；
特點(diǎn)：同一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項(xiàng)目界限，反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按照工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)的科技檔案。
12、型號(hào)分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？
答：它適用用對(duì)產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案進(jìn)行分類(lèi)，型號(hào)分類(lèi)法就是對(duì)本單位全部產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案，以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類(lèi)單元，劃分科技檔案；
特點(diǎn)：同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)設(shè)備的全貌及其內(nèi)部組件、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案；
13、課程分類(lèi)法的涵義和特點(diǎn)是什么？
答：它適用于對(duì)科研檔案進(jìn)行分類(lèi)。它是在全部科研檔案的范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類(lèi)單元，劃分科技檔案類(lèi)別的方法；
特點(diǎn)是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研究課題檔案材料的成套集中管理；
14、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法的涵義及適用對(duì)象是什么？
答：它是按照科技檔案所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，進(jìn)行類(lèi)別劃分的辦法。這種分類(lèi)的方法適用于其對(duì)象和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、通用化或互換性較強(qiáng)的科技檔案。適用于從專(zhuān)業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。
15、時(shí)間分類(lèi)法的涵義及特點(diǎn)是什么？
答：它是按照科技檔案形成時(shí)間或檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間性進(jìn)行類(lèi)別劃分的方法。
特點(diǎn)是把相同時(shí)間內(nèi)形成的或反映相同時(shí)間的科技檔案集中歸類(lèi)，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關(guān)時(shí)間內(nèi)的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。
16、地域分類(lèi)法的涵義和適用對(duì)象是什么？
答：它是根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域性劃分其類(lèi)別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質(zhì)、地震等現(xiàn)象，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類(lèi)的科技檔案適用于采用地域分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。
17、性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類(lèi)法的涵義和適用對(duì)象是什么？
答：這種分類(lèi)方法是以工程項(xiàng)目為基礎(chǔ)，結(jié)合工程項(xiàng)目的使用性質(zhì)或?qū)I(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類(lèi)方法；
18、流域（水系）—工程項(xiàng)目分類(lèi)法的適用對(duì)象和優(yōu)點(diǎn)是什么？
答：這種分類(lèi)方法，一般適用于中型水利設(shè)計(jì)部門(mén)和水利管理規(guī)劃部門(mén)。這種分類(lèi)的優(yōu)點(diǎn)是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類(lèi)，還是科技檔案的排列，都保持了一個(gè)工程項(xiàng)目檔案材料的集中和成套。
19、科研檔案的分類(lèi)為什么要采用課題分類(lèi)法？
答：由于科技研究活動(dòng)一般都是在專(zhuān)業(yè)范圍內(nèi)分課題進(jìn)行的，而且許多科技研究單位的科室機(jī)構(gòu)設(shè)置也是按照專(zhuān)業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類(lèi)方法是專(zhuān)業(yè)——課題分類(lèi)法。20、科技檔案案卷的基本特征是什么？
答：案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值和密級(jí)大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（1、)案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件（2、)案卷內(nèi)的科技文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限；（3、)一個(gè)案卷內(nèi)科技文件的保存價(jià)值大體相同；
21、簡(jiǎn)述產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件的組卷方法。
答：產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺(tái)機(jī)床設(shè)備，是由床身、傳動(dòng)機(jī)構(gòu)、變速機(jī)構(gòu)、進(jìn)給箱、升降臺(tái)、電氣系統(tǒng)、潤(rùn)滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機(jī)聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。
22、簡(jiǎn)述基建工程科技文件的組卷方法。
答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專(zhuān)業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖、通風(fēng)等不同專(zhuān)業(yè)組成的，各專(zhuān)業(yè)的科技文件，是有機(jī)聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。
23、簡(jiǎn)述科研課題科技文件的組卷方法。
科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準(zhǔn)備階段、研究階段、總結(jié)鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。
24、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？
答：產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問(wèn)題或不同名稱(chēng)，分別組卷。
在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問(wèn)題：
(１)同型號(hào)的多臺(tái)設(shè)備隨機(jī)文件材料，不必每臺(tái)復(fù)制一套材料組卷，只立卷一臺(tái)設(shè)備的隨機(jī)文件材料即可。
(２)對(duì)于產(chǎn)品和設(shè)備因革新、改進(jìn)所形成的一些新科技文件材料，應(yīng)單獨(dú)組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對(duì)產(chǎn)品、工程設(shè)計(jì)以及專(zhuān)用設(shè)備中采用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，也不必復(fù)制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄中注明所采用的圖紙名稱(chēng)、圖號(hào)及檔號(hào)即可。
(４)與產(chǎn)品、科研、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器類(lèi)中組卷。
(5)底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。
(6)技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件可以不拆散組卷；
25、科技檔案卷內(nèi)文字材料排列的方法有哪些？
答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時(shí)間順序排列：即安科技文件資料的形成時(shí)間順序依次排列；
（3）按邏輯關(guān)系排列：如來(lái)文和復(fù)文，則復(fù)文在前，來(lái)文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；
（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對(duì)應(yīng)的原文材料在后；
26、簡(jiǎn)述科技檔案案卷的排列方法。
答：案卷排列的基本方法包括：分類(lèi)排列和流水號(hào)排列法；
分類(lèi)排列：即按照科技檔案的內(nèi)容及科學(xué)分類(lèi)體系對(duì)案卷進(jìn)行排列，并將其存放在庫(kù)房柜架的規(guī)定位置上；
流水號(hào)排列法：即按照科技檔案案卷在登記薄中的登記順序號(hào)進(jìn)行案卷排列； 案卷排列的具體方法：
（1）產(chǎn)品類(lèi)案卷按產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。
（2）科研類(lèi)案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。
（3）基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。
（4）設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等順序排列。
27、科技檔案號(hào)的編制有哪些要求？ 答：科技檔案號(hào)的編制要求：
（1）要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。(2)由代字和代號(hào)組成。代字適用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?？萍紮n案的代字、代號(hào)，是一定內(nèi)容和類(lèi)別的代稱(chēng)。
（3）應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復(fù)雜頻繁（最好設(shè)置三個(gè)層次）
四、論述
1、試論科技檔案的功能。
答：科技檔案是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富。在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，科技檔案對(duì)于促進(jìn)科技、生產(chǎn)的發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。
（1）科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備和依據(jù)憑證功能。A知識(shí)儲(chǔ)備功能：人們用來(lái)記載和儲(chǔ)備科技知識(shí)的文獻(xiàn)型載體的種類(lèi)很多，如科技圖書(shū)、科技資料等，都具有積累經(jīng)驗(yàn)、儲(chǔ)備知識(shí)的作用。而科技檔案突出之處，在于他直接記述了人們的科技、生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)和成果，它所儲(chǔ)備的是在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形成的原生信息。
B依據(jù)憑證功能：科技檔案同科技、生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)系十分密切。要節(jié)約人力、物力、彩禮，提高產(chǎn)品智聯(lián)，保證科技、生產(chǎn)活動(dòng)有秩序、高曉麗地進(jìn)行，必須有完整、準(zhǔn)確的科技檔案為依據(jù)。
科技檔案是產(chǎn)品定型的依據(jù)；產(chǎn)品定型是產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，產(chǎn)品定型的依據(jù)之一就是產(chǎn)品在試制過(guò)程中形成的科技檔案。
科技檔案是產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)的依據(jù)；產(chǎn)品的聯(lián)系生產(chǎn)，必然要求有關(guān)文件圖紙的補(bǔ)充供應(yīng)，其唯一來(lái)源是歸檔保存的科技檔案。
科技檔案是工程維護(hù)、適用的依據(jù)，尤其是工程擴(kuò)建、改建或遭到破壞進(jìn)行修復(fù)時(shí)，更離不開(kāi)科技檔案?？萍紮n案也是設(shè)備使用、維護(hù)和管理的依據(jù)。
此外，科技當(dāng)啊還具有客觀的憑證作用。在科技、生產(chǎn)領(lǐng)域，有時(shí)會(huì)發(fā)生個(gè)人之間、單位之間、地區(qū)之間，甚至國(guó)家之間的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)權(quán)、地權(quán)等爭(zhēng)執(zhí)。
（2）科技檔案具有情報(bào)功能，是指科技檔案的內(nèi)容信息在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中具有的科技參考作用和科技交流作用。
科技檔案為科技研究工作提供條件；任何一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)研究，都離不開(kāi)已有的科技成果以及相關(guān)的科技信息。所以在進(jìn)行一項(xiàng)新課題的研究實(shí)驗(yàn)時(shí)，總要查閱有關(guān)的科技檔案。可以幫助研究者了解過(guò)去的工作，便于在現(xiàn)有的基層上開(kāi)展新工作，同時(shí)又可以啟發(fā)思路，開(kāi)闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高科研工作的效率和水平。
科技檔案為工程和產(chǎn)品設(shè)計(jì)提供條件：為使設(shè)計(jì)的工程和產(chǎn)品具有適用性和先進(jìn)性，設(shè)計(jì)人員在接受一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，需要查閱盡可能廣泛的文獻(xiàn)資料，以資參考、借鑒。
科技檔案是進(jìn)行科學(xué)交流的工具：隨著經(jīng)濟(jì)體制、科技體制改革和技術(shù)市場(chǎng)的發(fā)展，科技檔案作為科技信息和科技成果的載體已經(jīng)進(jìn)入市場(chǎng)，企、事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓和技術(shù)交流，一般就是通過(guò)科技檔案實(shí)現(xiàn)的，這進(jìn)一步突出了科技檔案作為科技交流的工具。
（3）科技檔案具有促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益的功能。
在社會(huì)實(shí)際活動(dòng)中，科學(xué)技術(shù)對(duì)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的推動(dòng)作用在同社會(huì)生產(chǎn)力諸要素的結(jié)合中實(shí)現(xiàn)的。利用科技檔案改善和強(qiáng)化生產(chǎn)力諸要素的過(guò)程，就是科學(xué)檔案中存貯的科學(xué)技術(shù)相物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化并從而推動(dòng)生產(chǎn)力不斷發(fā)展、提高的過(guò)程。這就是科技檔案促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展的社會(huì)功能。在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，管好用好科技檔案可以降低或節(jié)約活動(dòng)勞動(dòng)消耗和物化勞動(dòng)消耗，如節(jié)約工時(shí)，避免重復(fù)勞動(dòng)，使新產(chǎn)品提高投產(chǎn)，設(shè)備大修提高完成，技術(shù)改造增產(chǎn)降耗，節(jié)約原材料等等，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。
《崗位培訓(xùn)教程》 第二編 檔案管理
第三章 會(huì)計(jì)、人事及音像檔案的管理
一、填空
1、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管 一年，期滿(mǎn)后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
2、會(huì)計(jì)檔案移交原則上保持 原卷冊(cè)封裝。
3、銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單是兩種不同用途的會(huì)計(jì)核算材料，組卷時(shí)要注意 分別組卷。
4、會(huì)計(jì)檔案案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成份。其結(jié)構(gòu)為三部分，即單位名稱(chēng)、會(huì)計(jì)或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱(chēng)。
5、會(huì)計(jì)檔案按其形成特點(diǎn)和形式，一般宜采用“類(lèi)別 ——會(huì)計(jì)——保管期限——會(huì)計(jì)核算單位“分類(lèi)法。
6、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和 定期 兩類(lèi)，后一類(lèi)又分為3年、5年、10年、15年、25年。
7、在對(duì)會(huì)計(jì)檔案鑒定時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意：電算化會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是一致的，會(huì)計(jì)檔案軟件的文檔資料的保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的 5年。
8、建設(shè)單位在基本建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，要在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的 接收單位。
9、在款及檔案移交檔案機(jī)構(gòu)前，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專(zhuān)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理，但 出納人員 不得兼做會(huì)計(jì)檔案保管工作。
10、人事檔案的整理方法可分為集中整理、經(jīng)常整理和 補(bǔ)充整理 三種。
11、人事檔案 副本 的具體內(nèi)容，是由正本中的復(fù)制件或復(fù)件構(gòu)成。
12、與文書(shū)檔案、科技檔案和其他專(zhuān)門(mén)檔案不同的是人事檔案在 卷下 分為十個(gè)大類(lèi)。
13、編制人事檔案卷內(nèi)目錄時(shí)，類(lèi)別 之間要留出空格，供補(bǔ)充材料使用。
14、人事檔案保管工作的范圍是由各個(gè)機(jī)關(guān) 人事管理權(quán)限 決定的。
15、人事檔案的 正本 由主管人員職務(wù)的部門(mén)保管。
16、人事檔案的 副本 由主管和協(xié)管人員職務(wù)的部門(mén)經(jīng)理。
17、音像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以 音響、形象 等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
18、傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及 文字說(shuō)明 構(gòu)成的。
19、照片編號(hào)格式分為兩段式，即 案卷號(hào)——照片號(hào)。
二、簡(jiǎn)答
1、簡(jiǎn)述會(huì)計(jì)檔案的概念與特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
特點(diǎn)：形成范圍廣泛；檔案類(lèi)別穩(wěn)定；外在形式多樣。
2、試述會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍 包括：
會(huì)計(jì)憑證：用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬依據(jù)的書(shū)面證明。
會(huì)計(jì)賬簿：是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。
財(cái)務(wù)報(bào)告：是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制的，綜合地反映一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。
其他核算材料：根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，銀行存款余額調(diào)查表、銀行對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料也屬歸檔之列。會(huì)計(jì)檔案管理中的三清冊(cè)也屬于歸檔范圍
3、電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有那三部分？ 答：（1）、存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)核算材料；
（2）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料（不能只保存不可見(jiàn)的磁性介質(zhì)的核算材料）（3）、會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。
4、電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介質(zhì)或光盤(pán)等電子文件，應(yīng)作防寫(xiě)處理。
（2）、歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤(pán)或光盤(pán)應(yīng)有兩套：一套封存，一套供日常提供利用；
（3）、打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字蓋章；（4）、打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。
5、簡(jiǎn)述會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他核算材料的組卷方法。
答：（1）、會(huì)計(jì)憑證的組卷方法：組卷時(shí)需按月分開(kāi)，也就是不同的月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。每月的憑證，按憑證號(hào)和時(shí)間順序排列，可組成1卷或數(shù)卷。憑證案卷質(zhì)量要求：
A、按記賬憑證的憑證編號(hào)順序排列，防止漏號(hào)、顛倒；
B、記賬憑證所附的各種原始憑證（如收據(jù)、發(fā)票等）要折疊粘貼整齊、規(guī)范。C、拆除金屬物，裝訂采用線(xiàn)繩或塑料釘?shù)?，憑證的厚度一般在1-2CM D、裝訂后要進(jìn)行密封處理，并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。E、填寫(xiě)憑證封面要項(xiàng)目齊全，規(guī)范清楚，并留出檔號(hào)填寫(xiě)的位置。
（2）、會(huì)計(jì)賬簿組卷時(shí)，要注意按賬簿形成的特點(diǎn)，區(qū)分會(huì)計(jì)、并把不同名稱(chēng)、種類(lèi)的賬簿分別組卷。質(zhì)量要求：
A各類(lèi)賬簿的扉頁(yè)，反映了賬簿的應(yīng)用、交接使用的狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、賬簿名稱(chēng)及編號(hào)、啟用日期及起止頁(yè)數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會(huì)計(jì)主管人員及單位負(fù)責(zé)人簽章等。
B對(duì)于訂本式賬簿，蒸籠里立卷應(yīng)保留原有式樣，不要拆除空白頁(yè)，帳內(nèi)頁(yè)碼要連續(xù)。賬簿封面加貼不干膠，并填寫(xiě)規(guī)范便簽格式及填寫(xiě)方式。
C對(duì)于活頁(yè)式賬簿，在會(huì)計(jì)結(jié)束后，將空白頁(yè)撤除，并編寫(xiě)頁(yè)碼，進(jìn)行密封裝訂，在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。賬簿封面要填寫(xiě)規(guī)范，保管期限為25年的賬簿要在封底加填備考表。（3）、財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，首先要注意按所形成的會(huì)計(jì)組卷，不同的不要混雜組卷。財(cái)務(wù)報(bào)告是由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)組成的，組卷時(shí)不要分開(kāi)；其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限是永久，就要與月份、季度的財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)分卷。質(zhì)量要求： A案卷要編制頁(yè)號(hào)
B案卷開(kāi)首要填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，永久保管的財(cái)務(wù)報(bào)告案要在封底加填備考表。
C財(cái)務(wù)報(bào)告中會(huì)計(jì)報(bào)表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人簽名或蓋章，設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。同時(shí)案卷裝訂的密封處要加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章； D案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、整齊。
（4）、其他核算材料的組卷方法：銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，要注意分別組卷。按照產(chǎn)生的組卷。案卷質(zhì)量要求：
A按產(chǎn)生的組卷，一年一卷或書(shū)卷。B卷內(nèi)按時(shí)間順序排列，編制頁(yè)碼，進(jìn)行裝訂。C案卷封面填寫(xiě)清楚、規(guī)范。
6、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)注意哪些問(wèn)題？
答：在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)注意：部分特殊的會(huì)計(jì)檔案如涉及到未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及產(chǎn)權(quán)的原始憑證以及工資發(fā)放表等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限，抽出單獨(dú)立卷，并在會(huì)計(jì)檔案案卷目錄中說(shuō)明。另處在項(xiàng)目建設(shè)期間的基建會(huì)計(jì)檔案，即使會(huì)計(jì)檔案期滿(mǎn)，也不得銷(xiāo)毀。
7、人事檔案的收集途徑有哪些？
答：（1）、通過(guò)組織、人事部門(mén)收集人事工作中形成的人事檔案；
（2）、通過(guò)籌備黨代表、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)等收集與會(huì)人員登記表及個(gè)人政績(jī)材料；（3）、通過(guò)教育、培訓(xùn)部門(mén)收集學(xué)生（學(xué)員）成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位材料；（4）、通過(guò)評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)收集考績(jī)材料；
（5）、通過(guò)黨（團(tuán)）組織和組織部門(mén)收集入黨（團(tuán)）、黨（團(tuán)）籍處理材料；（6）、通過(guò)紀(jì)檢、監(jiān)察、司法部門(mén)收集違紀(jì)違法處理材料；（7）、通過(guò)本人和報(bào)刊雜志收集研究成果材料；（8）、通過(guò)衛(wèi)生部門(mén)收集員工健康、工傷等材料；
8、人事檔案的鑒別工作的內(nèi)容包括哪些方面？
（1）、判斷文件是否屬于惹事檔案或者屬于某一立卷對(duì)象的人事檔案，防止將不屬于人事檔案內(nèi)容的文件收集歸檔，避免張冠李戴的歸卷錯(cuò)誤。
（2）、判斷歸檔文件按是否屬于辦理完畢的正式文件，未經(jīng)辦完或未經(jīng)查證核實(shí)的材料不得歸入檔案；（3）、核查歸檔文件是否完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確，是否注明作者（單位）、時(shí)間。（4）、審核文件是否手續(xù)完備。
9、音像檔案有哪些特點(diǎn)？（1）、直觀的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他載體檔案的必要補(bǔ)充；
10、簡(jiǎn)述音像材料的歸檔時(shí)間。
答：對(duì)于形象材料的歸檔時(shí)間，不能照搬文書(shū)材料的歸檔時(shí)間，在實(shí)踐中，一些檔案部門(mén)總結(jié)出來(lái)“兩段式歸檔時(shí)間”，一是音像材料要隨時(shí)歸檔，即工作活動(dòng)結(jié)束后，照片沖印加工后或錄音、錄像磁帶錄制完畢后，承辦部門(mén)或承辦人員就要輔以文字說(shuō)明，及時(shí)間想單干部門(mén)歸檔。
二是部門(mén)音像材料年終歸檔，一些零散產(chǎn)生或制作時(shí)間長(zhǎng)的音像材料，可隨同紙質(zhì)載體一起，于年終由承辦部門(mén)或承辦人員整理并輔以文字說(shuō)明后，統(tǒng)一向檔案部門(mén)歸檔。
11、音像材料的歸檔有哪些要求？
答：（1）、歸檔的音像材料應(yīng)力求是原底片、原件（原聲磁帶），要盡量避免復(fù)制版或復(fù)制件。（2）、歸檔的音像材料要齊全完整。（3）、對(duì)歸檔音像材料要進(jìn)行選擇和鑒別。
12、照片檔案的總說(shuō)明應(yīng)包括哪些要素？
總說(shuō)明的編寫(xiě)，要求有時(shí)間、地點(diǎn)、事由、任務(wù)、背景、攝影者等六要素
13、簡(jiǎn)述錄音、錄像檔案的整理、編目方法。答： 整理：
（1）分類(lèi)：首先要分錄音檔案、錄像檔案兩類(lèi)，是否還需要具具體分類(lèi)，要根據(jù)各單位的實(shí)際情況和檔案數(shù)量多少而確定。例如新聞部門(mén)多，可根據(jù)內(nèi)容和專(zhuān)題分時(shí)事政治類(lèi)、文學(xué)藝術(shù)類(lèi)、科學(xué)技術(shù)類(lèi)等；
(2)、編號(hào)：編號(hào)按收集歸檔的時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號(hào)。
（3）、文字說(shuō)明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應(yīng)有必要的登記并輔以文字材料。編目：對(duì)整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。著錄時(shí)需注意：
（1、）一盤(pán)或一盒磁帶為一個(gè)保管單位，著錄一個(gè)條目。（2、）參見(jiàn)號(hào)是指紙質(zhì)載體檔案的檔號(hào)。
（3、）如一項(xiàng)內(nèi)容的攝錄是由多盒磁帶錄制而成的，就要在題名后注明盒的順序號(hào)。（4、）節(jié)目時(shí)間是指該內(nèi)容的錄音或錄像帶時(shí)間的長(zhǎng)短。
第五篇：檔案管理
檔案管理
根據(jù)市委組織部信息處下發(fā)的“關(guān)于在我市開(kāi)展干部檔案管理工作檢查的通知”精神，結(jié)合我局的干部檔案工作實(shí)際情況，我們迅速行動(dòng)、突出重點(diǎn)、認(rèn)真細(xì)致地逐條逐項(xiàng)按照《本溪市干部檔案管理工作檢查評(píng)分表》的要求，實(shí)事求是地進(jìn)行自查。
一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性
檔案工作是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，胡錦濤同志指出“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?！边@充分說(shuō)明了檔案工作在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。我局十分重視檔案工作，以黨的十七大重要思想為指導(dǎo)，緊緊圍繞全市組織、人事工作中心任務(wù)，堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，不斷提高管理水平，為全市改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、加強(qiáng)人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
我局非常重視對(duì)干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將這項(xiàng)工作擺上重要議事日程。由主管局長(zhǎng)親自抓，加強(qiáng)了對(duì)我局干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。主管干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，切實(shí)解決工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。下設(shè)辦公室和具體工作人員，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，明確分級(jí)管理責(zé)任，制定了切實(shí)可行的工作計(jì)劃，并認(rèn)真組織實(shí)施，全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，確保干部人事檔案管理工作順利和深入的開(kāi)展，努力開(kāi)創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面。
三、歸檔與整理情況
在市委組織部信息處下發(fā)《關(guān)于在全市開(kāi)展干部檔案管理工作檢查的通知》后，我局就對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行了部署，將上級(jí)文件精神、要求進(jìn)行了認(rèn)真研讀，并明確了時(shí)間、要求和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，我們嚴(yán)格按照文件，以《干部檔案工作條例》中第五章《檔案材料收集、鑒別與歸檔》執(zhí)行，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對(duì)所缺材料逐項(xiàng)進(jìn)行登記、索要。對(duì)收集歸檔的材料，認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實(shí)可靠、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，蓋章簽字后歸入干部檔案。
在干部檔案的整理工作中，我們做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。按照干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)制度，做到完善各種登記薄和臺(tái)帳。
四、檔案的利用和轉(zhuǎn)遞情況
我局的干部人事檔案在利用時(shí)，查閱單位要填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，需要有主管局長(zhǎng)簽字方可查閱，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。干部人事檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)過(guò)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。在干部檔案的轉(zhuǎn)遞中，我們也嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，收到檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章立即取回。
五、干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題
我局干部人事檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在干部人事檔案保管、保護(hù)及利用方面的作用，提高現(xiàn)代化管理水平。積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)支持，制定了經(jīng)費(fèi)預(yù)算并得到落實(shí)，購(gòu)置新式檔案盒，更換密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全。
通過(guò)自查，找到原因，也增加了信心，目前，我們干部人事檔案已經(jīng)全部加工整理完畢，正在進(jìn)行材料收集和整理目錄階段，逐步完成市委組織部文件中要求的任務(wù)。
干部檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務(wù)，今年，我局將就人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的調(diào)研，并就此提出解決問(wèn)題的思路及對(duì)策。
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