第一篇：檔案室管理規(guī)定

公司檔案室檔案管理及保密制度

第一條： 總則

本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案（人事檔案由人事部中心管理）。公司對(duì)檔案實(shí)行集中管理。

第二條： 檔案管理架構(gòu)

公司檔案管理由辦公室主管，并設(shè)有綜合檔案室。

綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各部門設(shè)兼職檔案管理員。綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

第三條： 檔案分類：

文書類檔案

政府部門各類文件

公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文

法律公文

項(xiàng)目文件

工程技術(shù)類

開發(fā)檔案

預(yù)算合同檔案

工程檔案

財(cái)務(wù)類檔案

合同類檔案

公司各類證照

第四條： 歸檔工作流程

一、檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。各部門以工程項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條： 歸檔要求

一、歸檔文件必須完整齊全。

歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。

檔案編目

文書類檔案：年度+（項(xiàng)目）部門+案卷號(hào)

如：2004/市場/001

工程類檔案：年度+工程項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)

如：2004/某某項(xiàng)目 /工程/001

財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)年度設(shè)置

合同類檔案：部門（項(xiàng)目）+合同類型+年份+案卷號(hào)

二、歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

三、音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒。

四、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。

五、檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號(hào)。

六、檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

七、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

八、檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

第五條文件整理

一．文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：

1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

2．文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第六條： 檔案借閱、移交

一、檔案借閱者必須做到：

1、愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。、注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

二、內(nèi)部借閱程序

1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“借閱單”，經(jīng)其部門主管辦公室主任副總核準(zhǔn)后向主管檔人員借閱。

2、檔案管理人員接到“借閱單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“借閱單”上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員。“借閱單”則按歸還日期先后整理以備催還。

3、在檔案室當(dāng)場借閱者，免填“借閱單”。

4、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！敖栝唵巍庇蓹n案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

5、“借閱單”以一案一號(hào)為原則，借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按借閱程序重新辦理。

6、借閱人員對(duì)于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。

7、借閱人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

8、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門主管同意。、各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)各主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

三、外部借閱程序、公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

四、移交

公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作, 將檔案移交表填寫清楚。

第七條： 保管和保密制度、存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。、檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。、節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案原則上禁

止借閱，如確需要經(jīng)總經(jīng)理同意方可在檔案室借閱，不準(zhǔn)外借；機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過一周。機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案的借閱必須由部門主管辦公室主任同意及副總批準(zhǔn)。副總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托辦公室主任審批，日后要補(bǔ)辦補(bǔ)簽手續(xù)。

第八條保存期限與銷毀

一、文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。

2.10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4．1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條檔卷清理

1．檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)注明繼續(xù)需保存日期，并呈報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

二、檔案的銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第八條： 附則

工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。

附：

《公司檔案資料銷毀審批表》《公司檔案資料銷毀登記表》《借閱單》《檔案登記目錄》

第二篇：檔案室管理規(guī)定

檔案室管理制度

一、檔案資料的分類及權(quán)限界定

（一）普通文件：

1、分類：

其他公司的一些宣傳資料、光盤等； 其他公司的投標(biāo)書；

公司購買的生產(chǎn)、技術(shù)、管理方面的書籍，光盤。

2、權(quán)限：

本公司員工可隨時(shí)借閱、查看；

除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可借閱； 如有需要，可由檔案室管理員復(fù)印使用。

（二）保密文件：

1、分類：

公司技術(shù)部的圖紙、工藝卡； 外來圖紙、工藝卡；

公司內(nèi)各部門存檔的資料、文件等。

2、權(quán)限：

存檔時(shí)，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內(nèi)的部門、人員可隨時(shí)借閱、查看；

存檔范圍外的人員要借閱、查看時(shí)，需持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可查看、借閱；

如有需要，使用人可持有部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

（三）機(jī)密文件：

1、分類：

各部門認(rèn)為不可對(duì)外人公開的文件、資料等： 領(lǐng)導(dǎo)界定為機(jī)密的文件、資料等。

2、權(quán)限：

原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單，方可借閱；

原則上不允許復(fù)印，如有需要使用人必須持有經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

二、檔案歸檔制度

檔案室負(fù)責(zé)收集（征集）、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及有關(guān)資料。

（一）各部門存檔時(shí)，需界定資料的存檔級(jí)別，以方便查閱、管理。

（二）檔案室資料在歸檔時(shí)，在分級(jí)的基礎(chǔ)上，原則上按部門進(jìn)行歸檔，公司購買的圖書實(shí)行綜合歸檔，技術(shù)部的圖紙和工藝卡單獨(dú)進(jìn)行歸檔。

（三）檔案室的每一個(gè)檔案柜都要進(jìn)行編號(hào)、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時(shí)的及時(shí)查找。

（四）技術(shù)部的圖紙和工藝卡進(jìn)行存檔時(shí)，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時(shí)存檔，并確保此時(shí)存檔的圖紙和工藝卡經(jīng)審核已經(jīng)沒有錯(cuò)誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術(shù)部長的簽字。

（五）技術(shù)部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經(jīng)過編號(hào)的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級(jí)、編號(hào)、總頁數(shù)、發(fā)放范圍等信息，缺一不可。存檔時(shí)，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號(hào)是否則正確，填寫是否有漏項(xiàng)等，否則不予存檔。

（六）公司購買的每本書籍都要及時(shí)存檔，并整理好檔案目錄。

三、檔案借閱使用制度

檔案是公司的寶貴財(cái)富，檔案的開放利用工作，是整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。

（一）在查閱檔案時(shí)，只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點(diǎn)清楚。

（二）查閱檔案者，不準(zhǔn)拆卷、涂改，不準(zhǔn)在檔案上亂劃或做標(biāo)記，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案館允許。密件不準(zhǔn)復(fù)制。

（三）借閱檔案，原則上不超過半個(gè)月（15天），屆時(shí)未用完者，可到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)；借閱人出差時(shí)，借閱期限可適當(dāng)放寬；借閱人調(diào)離的，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還。如需轉(zhuǎn)借他人使用，須到檔案館辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

（四）借出檔案者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不能泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

（五）借閱人持有的工作聯(lián)系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級(jí)別、查閱目的，查閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，如果存在詞語模糊，界定不明的現(xiàn)象，檔案室管理員有權(quán)拒絕外借。

四、檔案室管理制度

要科學(xué)地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

（一）對(duì)于檔案室的管理，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內(nèi)濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

（二）檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆、易腐物品帶進(jìn)檔案室。

（三）采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進(jìn)行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。

（四）檔案室周圍配備適當(dāng)?shù)南榔鞑模雌鞑囊蠖ㄆ跈z查更換，檔案室管理員應(yīng)該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經(jīng)常進(jìn)行安全防火檢查，確保萬無一失。

（五）下班前，要檢查所有門窗是否關(guān)嚴(yán)，檢查燈是否關(guān)閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

五、圖書資料的購買制度

檔案室管理員負(fù)責(zé)公司員工及領(lǐng)導(dǎo)的圖書及其他資料的購買。

（一）員工填寫圖書資料購買通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案室管理員。

（二）檔案室管理員本著“適用、節(jié)約”的原則，采用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規(guī)發(fā)票。

（三）圖書買來后，攜帶書和發(fā)票去集團(tuán)公司檔案室進(jìn)行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續(xù)》，然后由總部檔案管理員在發(fā)票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進(jìn)行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續(xù)。

（四）填寫《發(fā)票報(bào)銷申請(qǐng)單》，后附發(fā)票，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后交公司統(tǒng)計(jì)。

六、檔案鑒定銷毀制度

做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價(jià)值的檔案材料，更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，必須以科學(xué)態(tài)度對(duì)待。

（一）檔案鑒定工作，就是通過甄別和鑒定，將有價(jià)值的檔案更好地保存

下來，達(dá)到室藏檔案既完整又精練。

（二）進(jìn)行檔案鑒定時(shí)，須由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判斷其價(jià)值。

（三）檔案鑒定后，對(duì)沒有保存價(jià)值或保管期限已過的需要銷毀的檔案，報(bào)請(qǐng)相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案文件需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。

（四）要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊(cè)，方可銷毀。

七、檔案保密制度

檔案管理涉及公司的很多機(jī)密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守公司的檔案保密制度。

（一）非檔案管理員未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入檔案室，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出檔案室，不得私自復(fù)制檔案。

（二）檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內(nèi)容，不得以任何理由為借口對(duì)外泄露檔案機(jī)密。

（三）檔案管理員必須嚴(yán)格界定公司的檔案文件的密級(jí)，對(duì)于機(jī)密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進(jìn)行存放，并將檔案柜上鎖保存。

（四）對(duì)于需要銷毀的檔案或材料，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并編制清冊(cè)，由兩人監(jiān)銷。辦公廢紙、廢件、重復(fù)件等，要妥善保存，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機(jī)要局指定單位銷毀。

（五）管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責(zé)任，不得丟失、不得外借。

（六）檔案管理員要有高度的責(zé)任心，要相互監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)常進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)失密現(xiàn)象，及時(shí)報(bào)告，及早處理。

叢林汽車 2010-4-29

第三篇：公司檔案室管理規(guī)定

檔案室管理規(guī)定

一、存檔范圍

公司規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程資料、項(xiàng)目方案、經(jīng)濟(jì)合同、設(shè)備資料、聲像材料等具有保存、參考價(jià)值的文件資料。

二、資料保管

1.由人力資源部檔案室負(fù)責(zé)分類保管，歸檔存放，做到查找方便、迅捷。

2.堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”工作（即防盜、防水（潮）、防火、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密、防磁）工作，確保檔案完整安全。

3.檔案室內(nèi)要保持清潔干凈。

三、資料查閱

1.查閱一般資料由該部門經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱密級(jí)資料由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.查閱檔案要保持整潔，嚴(yán)禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。因工作需要進(jìn)行摘錄和復(fù)制時(shí)，應(yīng)由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室，必須帶出時(shí)，由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送還。

4.查閱客戶資料時(shí)需要主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁復(fù)印客戶的任何資料。

5.業(yè)主查閱其房屋相關(guān)資料由銷售部經(jīng)理核準(zhǔn)方可辦理。

6.政府部門查閱資料時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.嚴(yán)格閱檔登記制度。

四、檔案銷毀

1.任何個(gè)人或部門未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司資料。

2.檔案銷毀須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。一般內(nèi)部資料須主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，密級(jí)資料須總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員須認(rèn)真填寫及編制檔案銷毀清單，在人力資源部經(jīng)理監(jiān)督下銷毀。

4.做好銷毀記錄。

第四篇：檔案室資料收發(fā)借閱管理規(guī)定

技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料收發(fā)借閱管理規(guī)定

為了不斷完善檢驗(yàn)技術(shù)中心技術(shù)與質(zhì)量檔案室文件資料收發(fā)借閱管理工作，明確管理職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范技術(shù)與質(zhì)量檔案室文件資料收發(fā)借閱程序，避免在收發(fā)借閱過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密現(xiàn)象，保證技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料的完整和長期使用性，更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)，特制定此規(guī)定：

1、設(shè)備與基建圖紙資料以及說明書、與管線項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)資料、工藝文件、焊評(píng)、首批與過程控制檢驗(yàn)報(bào)告、水壓爆破試驗(yàn)報(bào)告、CTOD檢測(cè)報(bào)告、HIC檢測(cè)報(bào)告、SSC檢測(cè)報(bào)告等由技術(shù)檔案資料室歸口管理。

2、生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄、鋼板與鋼管質(zhì)量證明書、焊材質(zhì)證書與入廠檢驗(yàn)資料、水壓試驗(yàn)數(shù)據(jù)與曲線圖、射線底片或抓圖、2#連探波形圖、質(zhì)量報(bào)表、收庫記錄、質(zhì)量分析資料、過程不合格品統(tǒng)計(jì)表、理化報(bào)告單、不合格鋼管記錄、噴字傳遞信息、外來檢測(cè)報(bào)告等由質(zhì)量檔案室歸口管理。

3、收發(fā)技術(shù)與質(zhì)量資料，借閱檢驗(yàn)技術(shù)中心技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料，都必須履行相應(yīng)的收發(fā)與借閱手續(xù)。

4、所有接收與發(fā)放的資料須為紙質(zhì)資料，并提交相應(yīng)的電

子版資料做為電子備份。

5、鋼板訂貨技術(shù)條件、技術(shù)標(biāo)書等對(duì)外文件，技術(shù)檔案室在接收到正式文件后2小時(shí)內(nèi)傳遞發(fā)放到相關(guān)對(duì)口部門。需提交給監(jiān)理單位的報(bào)告資料，如首批報(bào)告、水爆報(bào)告等，技術(shù)檔案室在接收到正式報(bào)告后4小時(shí)內(nèi)傳遞給監(jiān)理單位。

6、借閱人必須填寫“巨龍鋼管公司檔案資料借閱審批單”，經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)（批準(zhǔn)人：檢驗(yàn)技術(shù)中心主任、副主任）、公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。非檢驗(yàn)技術(shù)中心人員借閱，除上述審批人簽字外，還需借閱方主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。同時(shí)，由借閱人在資料借閱登記本上做好記錄，并寫明借閱事由、借閱日期、資料名稱等。

7、負(fù)責(zé)向檢驗(yàn)技術(shù)中心質(zhì)量檔案室移交資料人員，在借閱本職工作范圍的資料時(shí)，經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)同意，只需在資料借閱登記本上登記即可。若借閱非本職工作范圍的資料，必須辦理借閱手續(xù)。

8、外單位借閱時(shí)，借閱人必須持其單位介紹信及身份證，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，再按照要求辦理資料借閱手續(xù)，并登記備案。否則，不予借閱。

9、在資料借出期間，借閱人對(duì)所借資料承擔(dān)安全、保密責(zé) 任。應(yīng)妥善保管，保守機(jī)密，不得私自帶出公司、轉(zhuǎn)借他人、隨意放置、拆散、涂改，不得私自復(fù)印、掃描、拍攝、摘抄，只允

許查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的資料內(nèi)容。若因借閱人保管不善造成資料泄密、損壞、遺失等責(zé)任由借閱人全部承擔(dān)。

10、因工作需要，借閱人需要所借資料的復(fù)印件或掃描件時(shí)，除需按照條款6中要求辦理相關(guān)手續(xù)外，同時(shí)，還必須填寫“巨龍鋼管公司資料復(fù)印審批單”（必須寫明復(fù)印或掃描用途、數(shù)量等），經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)、公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。借閱人只能復(fù)印或掃描批準(zhǔn)資料內(nèi)容、數(shù)量，只限用于批準(zhǔn)事項(xiàng)。在復(fù)印資料時(shí)，不允許拆開，若因特殊情況必須拆開時(shí)，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，方可拆開。但必須保證所拆資料不被損壞，若損壞，由借閱人承擔(dān)賠償責(zé)任。

11、借閱人必須在10天之內(nèi)將其所借資料歸還檔案室，若因特殊原因不能及時(shí)歸還的，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，方可延期歸還。但最多不得超過一個(gè)月，一個(gè)月后若仍不能歸還的，必須重新辦理借閱手續(xù)。

12、借閱人在歸還資料時(shí)，應(yīng)與檔案管理員辦理資料歸還交接手續(xù)。檔案管理員對(duì)所歸還資料進(jìn)行檢查，若有涂改、損壞、缺頁、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)馬上向檢驗(yàn)技術(shù)中心主任匯報(bào)，檔案管理員有權(quán)拒絕接受辦理資料歸還手續(xù)。造成的損失或不良后果，全部由借閱人承擔(dān)。

13、以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。

14、本規(guī)定從2012年6月1日起正式實(shí)施。

15、本規(guī)定條款中，若有與巨龍鋼管公司相關(guān)規(guī)章制度條款相抵觸的，以公司相關(guān)規(guī)定內(nèi)容為準(zhǔn)。

第五篇：8檔案室安全管理規(guī)定

檔案室安全管理規(guī)定范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案安全管理方面的工作要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案安全管理。規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

《消防安全控制程序》

《用電安全管理規(guī)定》術(shù)語和定義

無術(shù)語和定義，保留此條款的目的是保持標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)的一致性，便于今后的修訂。職責(zé)

4.1辦公室

負(fù)責(zé)公司檔案安全管理工作。工作程序及要求

5.1 檔案管理基本要求

5.1.1.嚴(yán)格遵循黨和國家檔案工作的方針、政策、法規(guī)、條例，管理好局（公司）的全部檔案。

5.1.2.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理制度的制訂、修改、補(bǔ)充和組織貫徹實(shí)施。

5.1.3.加強(qiáng)對(duì)公司相關(guān)文檔材料的收集，確保檔案、資料的齊全完整，及時(shí)做好整理歸檔上架工作，力爭實(shí)現(xiàn)鑒別明確、分類準(zhǔn)確、編排有序、登記目錄清楚。

5.1.4.組織檔案案卷的期限劃分、劃密、鑒定銷毀工作。

5.1.5.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案室設(shè)備、檔案的安全工作，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等“八防”要求，確保檔案室的清潔、安全。

5.1.6.幫助需要部門查找所需檔案，使檔案有效地服務(wù)于公司中心工作。

5.1.7.檔案管理部門負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳遞、催辦以及制作等工作，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、及時(shí)。

5.1.8.非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不應(yīng)入內(nèi)，進(jìn)入填寫《進(jìn)出登記表》。

5.1.9.檔案庫房內(nèi)資料柜、辦公用品等應(yīng)定置擺放。較重的資料宜存放在底層。

5.1.10.檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防跌倒等基本保護(hù)條件。

5.1.11.檔案庫房內(nèi)不應(yīng)存放與檔案無關(guān)的雜物。

5.1.12.檔案室無人時(shí)關(guān)閉門窗切斷電源，并由管理人員負(fù)責(zé)每天下班前檢查門、窗、電的關(guān)閉情況。

5.2電氣和消防要求：

5.2.1.室內(nèi)不應(yīng)使用照明、電腦以外的電氣。5.2.2.不準(zhǔn)使用碘鎢燈和超過60w以上白熾燈等高溫照明燈具。

5.2.3.懸掛明顯的禁煙、禁火等標(biāo)示。嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。

5.2.4.現(xiàn)場電氣、消防的通用要求，具體執(zhí)行《消防安全控制程序》和《用電安全管理規(guī)定》。6附則

6.2 本辦法由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)解釋。

6.1 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。