第一篇：XX有限公司檔案管理辦法

XX公司檔案管理辦法

一、總則

第一條 本辦法所指的檔案包括公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。

第二條 本辦法是對公司檔案管理的過程，即公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動做出統(tǒng)一規(guī)定。

第三條 公司檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。公司建立以檔案室為核心，各職能部門兼職檔案人員為基礎(chǔ)的公司檔案管理體系。

二、檔案工作人員職責(zé)與能力要求

第四條 公司檔案室職責(zé)

1、統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，制定公司文件收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等檔案工作有關(guān)的規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。

3、指導(dǎo)公司各部門工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

4、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各部門兼職檔案人員的檔案工作。

第五條 各職能部門職責(zé)

5、公司各部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)對本部門歸檔文件的完成負(fù)責(zé)。

6、公司各部門文件形成者，應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

7、關(guān)于各部門產(chǎn)生的公司級檔案，各部門兼職檔案人員，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔的文件，并對文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)，最后向公司檔案室進行歸檔。

8、關(guān)于部門級的檔案，定期向公司檔案室提供部門檔案的統(tǒng)計和編研資料。

第六條 專職及兼職檔案工作人員要求

1、檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。

2、檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。

3、檔案人員應(yīng)定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4、公司檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。

三、檔案管理流程規(guī)定

第七條 對公司業(yè)務(wù)開展的要求

1、公司檔案工作是公司各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成，應(yīng)納入公 司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入公司規(guī)章制度及工作流程，納入公司部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

2、公司檔案室或各部門兼職檔案人員按其歸檔責(zé)任范圍，應(yīng) 參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果鑒定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負(fù)責(zé)檢查歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

3、公司下達(dá)項目計劃任務(wù)時，公司檔案室或各部門兼職檔案人 員應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；在公司檢查項目計劃進度時同時檢查項目文件積累情況；在公司驗收、鑒定項目成果時應(yīng)同時驗

收、鑒定項目文件歸檔情況，在項目總結(jié)時應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接工作。

第八條 檔案的收集工作

1、各部門兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，并將公司級檔案移交給公司檔案室，公司檔案室工作人員負(fù)責(zé)跨部門檔案的收集工作，公司各類檔案收集范圍見附件1。

2、各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)特點開展檔案的集中收集和隨時收集工作。

3、公司檔案室負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作。

第九條 檔案的整理工作

1、檔案的整理工作是指對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2、公司文書檔案整理規(guī)則見附件2。

3、公司科技檔案整理規(guī)則見附件3。

4、公司電子檔案整理規(guī)則見附件4。c

第十條 檔案的鑒定工作

1、檔案在保管時，需進行檔案鑒定，對檔案的真?zhèn)?、保管?限、密級進行判斷和標(biāo)識。

2、檔案的真?zhèn)魏炗?，部門級檔案由各部門兼職檔案人員判斷，公司級檔案由公司檔案室判斷。

3、檔案和保管期限的鑒定，各級檔案工作人員參照附件1執(zhí)行。

4、檔案的密級鑒定，按檔案內(nèi)密級最高的文件為該檔案的密級。

1、公司檔案室設(shè)立專門保管檔案的庫房，檔案庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

2、各部門應(yīng)有專門保管該部門檔案的檔案柜，檔案柜應(yīng)具備基本的防盜功能。

3、庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。

4、各類檔案的保管期限見附件1。

5、部門級檔案到期銷毀，由該部門兼職檔案管理人員發(fā)起，由該部門部室長和公司檔案室負(fù)責(zé)人共同審批后，由公司檔案室統(tǒng)一銷毀。

6、公司級檔案到期銷毀，由公司檔案室工作人員發(fā)起，由公司檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司檔案室統(tǒng)一銷毀。

7、未經(jīng)整理、未辦移交手續(xù)的文件不得進入檔案室（檔案柜）。

8、各部門保存的檔案，需將檔案目錄打印文件提交公司檔案室保管。

第十二條 檔案的統(tǒng)計工作

檔案保管人員要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案室（柜）藏情況，年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況。

1、檔案管理人員要建立其保管檔案的電子目錄，便于及時有效地為公司提供檔案查找、閱覽、復(fù)制、摘要等服務(wù)。

2、檔案保管人員要對其保管的檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，例如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書匯編。

3、檔案保管人員要對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

4、檔案保管人員要對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

5、公司相關(guān)人員利用利用檔案必須進行登記（借閱登記表參見附件5）。利用部門級檔案，需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批同意；利用公司級檔案，需經(jīng)過公司檔案室負(fù)責(zé)人審批同意；利用公司級檔案中的絕密、機密級檔案，需經(jīng)過公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

第二篇：有限公司檔案管理辦法(試行)

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 制定目的

為了加強對公司檔案的管理、收集和整理工作，規(guī)范公司檔案管理流程，完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案的作用，按照公司管理策略要求，結(jié)合有關(guān)法律規(guī)定和公司實際情況，特制定本辦法。第二條 適用范圍

本辦法適用于公司整體及各部門、店柜。在公司檔案管理工作中，各部門、店柜及相關(guān)個人必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行公司《瑩瑋雅集珠寶有限公司員工手冊》（以下簡稱“員工手冊”）中有關(guān)保密制度的規(guī)定，嚴(yán)密保管，未經(jīng)許可不得透露檔案內(nèi)容，確保檔案的真實、完整與安全。第三條 檔案范圍

本辦法中的檔案是指公司、各部門、店柜及相關(guān)個人在營運、行銷、資訊等方面，以及財務(wù)、產(chǎn)品、人力資源管理等活動中所形成的歷史性記錄文件，該記錄文件的形式包括圖文聲像等。檔案管理人員同時應(yīng)綜合鑒別檔案對公司的保存價值，其中包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等。

需入檔文件材料的類型包括：

（一）大事記類：公司大事記紀(jì)要材料，包括：公司設(shè)立、變更的申請、審批及登記等方面的文件材料，公司章程、員工手冊、各類公告、規(guī)章制度等法規(guī)性文件；

（二）人資管理類：勞動工資及人力資源管理等方面的文件材料；

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

（三）合同類：各類合同，其產(chǎn)生途徑包括但不限于下列所述：營運、行銷、財務(wù)、產(chǎn)品、管理、資訊等；

（四）財務(wù)管理類：財務(wù)會計及其管理方面的文件材料等；

（五）會議活動類：公司各類例會、重要會議的會議記錄、公司舉辦的各類大型活動等；

（六）培訓(xùn)類：教育培訓(xùn)課程的相關(guān)教材、文件資料等；

（七）工作報告類：主管的周、月工作報告，及工作計劃等；

（八）宣傳報道類：各類媒體有關(guān)我公司的宣傳報道，通路、行銷情報方面的文件材料等；

（九）其他類：其他具有利用和保存價值的文件材料。第四條 管理體制

公司在管理部下設(shè)檔案管理崗，檔案管理人員應(yīng)按照本辦法要求負(fù)責(zé)檔案文件材料的積累、整理、立卷、歸檔，并對各部門檔案工作進行協(xié)助、檢查與督促。各部門、店柜及個人應(yīng)積極配合完成，同時公司會按照《員工手冊》相關(guān)獎懲制度對上述人員進行考核。

第二章 管理流程

第五條 入檔要求

需入檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，按照自然形成規(guī)律，保持歷史聯(lián)系，區(qū)別保存類別、所屬與類型，并在填寫《瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理移交單》（以下稱“移交單”）后交檔案管理崗歸入檔案庫。

“移交單”由文件移交人與檔案管理人員在共同清點文件后認(rèn)真

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

填寫完成，所有內(nèi)容應(yīng)由手工填寫，并由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

財務(wù)部門形成的文件記錄由本部門負(fù)責(zé)日常立卷和歸檔，待一個會計審核結(jié)束后一并移交至管理部統(tǒng)一保管。第六條 檔案審核

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對需要入檔的文件材料進行審核。

經(jīng)審核通過后，全部歸檔文件應(yīng)按照自然屬性分為永久保存和定期保存兩種類別進行存檔。對于定期保存的文件材料，經(jīng)主管確認(rèn)失效且卻無保存價值后，應(yīng)當(dāng)及時由管理部負(fù)責(zé)銷毀。第七條 入檔規(guī)則

檔案管理人員應(yīng)按照下述規(guī)則將文件進行編號后方可入檔，檔案編號公式為：“類別---所屬部門---類型（生成日---序號）”，具體內(nèi)容與對應(yīng)代號表述如下：

（一）按照第六條所述，檔案分為兩種類別，對應(yīng)代號為： 永久保存類檔案代號---A；定期保存類檔案代號---B。

（二）檔案依照產(chǎn)生途徑將所屬劃分為九項，其中第八項“營運部下設(shè)三個子項，對應(yīng)代號為：

公司---01；管理部---02；財務(wù)部---03；行銷部---04；產(chǎn)品部---05；資訊部---06；執(zhí)行長室---07；營運部---08；文創(chuàng)富御---09。

其中，新光店---08PEK;復(fù)興門百盛店---08PKS；太陽宮百盛店---08PKA。

（二）依第三條第二款所列項目，檔案所分九種類型的代號為：

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大事記類---SJ；人資管理類---HR；合同類---CO；財務(wù)管理類---FI；會議記錄類---ME；培訓(xùn)類---TR；工作報告類---RE；宣傳報道類---PR;其他類---OT。

（四）“（生成日---序號）”部分的填寫方式為：“生成日”為該文件材料產(chǎn)生的月日，“序號”的功能是在文件標(biāo)注上述各代號后仍無法取得區(qū)分時進行輔助排序。

例如：執(zhí)行長室于2011年1月13日產(chǎn)生了兩份永久型合同，按照上述編號規(guī)則對兩份合同進行編號為：

A---07---CO(0113---01)，A---07---CO(0113---02)。第八條 檔案調(diào)閱

凡需使用檔案的人員，均需在檔案管理人員處認(rèn)真登記檔案調(diào)閱信息，經(jīng)管理部主管簽批后方能調(diào)閱。

調(diào)閱時限和被調(diào)閱檔案的使用權(quán)限由使用檔案的人員與管理部協(xié)商后確定。

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的調(diào)閱記錄，并跟辦被調(diào)閱檔案的收回入柜工作。

第三章 附則

第九條 生效時間

本辦法經(jīng)執(zhí)行長簽核后生效。未盡事宜由公司管理部負(fù)責(zé)解釋。

瑩瑋雅集珠寶有限公司 2011年1月13日

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

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第三篇：XXXXXXX有限公司培訓(xùn)檔案管理辦法

********有限公司 培訓(xùn)檔案管理辦法

一 目的

為了加強員工培訓(xùn)管理工作，規(guī)范和保存培訓(xùn)檔案，使員工的培訓(xùn)有據(jù)可查，對員工自進入公司開始所參與過的各種培訓(xùn)活動的詳細(xì)記錄，員工培訓(xùn)檔案將與其人事檔案一起作為對員工晉升、提級、加薪時的參考依據(jù)，也是公司發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。故特制定本管理辦法。二 適用范圍

本文件適用于貴州紫金礦業(yè)股份有限公司（以下簡稱公司）員工培訓(xùn)所產(chǎn)生的記錄的管理。三 內(nèi)容及要求

（一）檔案分類

1、公司的培訓(xùn)檔案分電子版本和文本兩種形式。

2、電子版記錄所有培訓(xùn)項目，包括公司級，部門級組織以及個人參加的培訓(xùn)，文本版主要指個人參加的相關(guān)培訓(xùn)。

（二）檔案記錄內(nèi)容

1.在職培訓(xùn)中，該員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱、內(nèi)容、時間、出勤記錄、參加有關(guān)考試的試卷、培訓(xùn)員對該員工的培訓(xùn)評語以及員工參加職前訓(xùn)練后的心得體會或總結(jié)報告等； 2.在崗位培訓(xùn)中，員工參與的專業(yè)或外語的培訓(xùn)課程考勤記錄、課程情況、考試成績、評語表格、總結(jié)報告等；

3.在工作期間，員工自參加社會上舉辦的各類業(yè)余進修課程的成績報告單與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料。

（三）檔案保管及內(nèi)容

1、人力資源處是培訓(xùn)檔案的管理部門。

2、各部門培訓(xùn)計劃、公司培訓(xùn)計劃、公司組織的外派培訓(xùn)計劃、特種作業(yè)人員和其它操作人員持證上崗的培訓(xùn)記錄由收集歸檔。

3、各部門單位培訓(xùn)產(chǎn)生的記錄，由本單位整理歸檔。

4、檔案保管人員要經(jīng)常對檔案進行檢查和維護，保證檔案不出現(xiàn)霉變、污損、蟲蛀、鼠咬等損壞現(xiàn)象，不得丟失檔案。

5、檔案保管人員不準(zhǔn)自己涂改或讓他人涂改檔案。

6、檔案的保管期限執(zhí)行《培訓(xùn)管理制度》中的規(guī)定。

（四）檔案歸檔時間

各種培訓(xùn)記錄，必須在培訓(xùn)班結(jié)束后20日內(nèi)整理歸檔。

（五）檔案利用

1、查閱人不準(zhǔn)抽取或涂改檔案，如發(fā)現(xiàn)抽取、涂改或 損壞檔案的現(xiàn)象，將對檔案保管人員和查閱人罰款或追究行政責(zé)任。

2、查閱人需復(fù)制檔案時，須持部門（單位）證明；對 復(fù)印件，經(jīng)審與原件無誤后，方可使用；重要檔案不許復(fù)制。

3、借出檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；歸還檔案時，檔案 保管人員應(yīng)認(rèn)真審查、核對。

（六）檔案銷毀

對離職或失去保存價值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn) 后方可處理。

貴州紫金礦業(yè)股份有限公司

人力資源處

第四篇：工程造價咨詢有限公司檔案管理辦法

工程造價咨詢有限公司檔案管理辦法

為健全公司管理制度，規(guī)范檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》、《中國注冊會計師獨立審計準(zhǔn)則》、《工程造價咨詢單位行為準(zhǔn)則》、《造價工程師職業(yè)道德行為準(zhǔn)則》等法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本管理辦法：

一、業(yè)務(wù)檔案的管理

1、業(yè)務(wù)檔案包括本所依法執(zhí)業(yè)所形成的基建審核報告檔案、管理咨詢報告檔案、財務(wù)會計檔案等業(yè)務(wù)檔案。

２、業(yè)務(wù)檔案的范圍，凡在實施基建審核和管理咨詢等業(yè)務(wù)項目的過程中取得，記錄和反映與業(yè)務(wù)項目的結(jié)論或意見相關(guān)的文字和非文字材料，均應(yīng)列入業(yè)務(wù)檔案的范圍，予以立卷歸檔。

３、各類業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容，應(yīng)達(dá)到國家相關(guān)執(zhí)業(yè)規(guī)范的要求，并按照完整、精煉、科學(xué)的原則，由各業(yè)務(wù)項目負(fù)責(zé)人或由其指定的人員，對所形成的工作底稿及時整理、裝訂，確保案結(jié)卷成。

４、業(yè)務(wù)檔案的立卷方法，原則上以業(yè)務(wù)項目為主體，一個項目立成一卷(或若干分卷)，不得混合立卷，并編制檔案目錄，注明頁碼，編號項目名稱、立卷日期等，并由立卷人簽章，以示負(fù)責(zé)。

５、立卷后的業(yè)務(wù)檔案每年向檔案室移交兩次，即上半年的業(yè)務(wù)檔案于當(dāng)年８月底前移交完畢；下半年的業(yè)務(wù)檔案于次年４月底前移交完畢。

６、移交檔案室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按規(guī)定填制《業(yè)務(wù)檔案歸檔驗收

程序表》，并保證手續(xù)完備，相關(guān)經(jīng)手人對各自的簽字行為負(fù)責(zé)；暫未移交檔案室的業(yè)務(wù)檔案，存放在業(yè)務(wù)部門，并由相關(guān)項目負(fù)責(zé)人對其負(fù)責(zé)。

７、公司人員調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案，必須辦理書面借閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，檔案管理員須作好登記工作。

8、業(yè)務(wù)檔案的保存期限，按財政部門和行業(yè)部門的規(guī)定執(zhí)行。保存期滿確需銷毀的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)分業(yè)務(wù)項目造具清單，經(jīng)質(zhì)檢部門審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。

9、業(yè)務(wù)檔案管理人員，必須忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，妥善保存，注意防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防鼠，確保檔案完整無損，管理人員調(diào)動工作，必須認(rèn)真辦理移交手續(xù)；由公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。

二、財務(wù)會計檔案管理

1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

２、會計檔案的形成，應(yīng)按照國有關(guān)規(guī)定進行。

３、會計檔案必須實行統(tǒng)一管理，指定專人保管，防止丟失、損壞、杜絕潮濕、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。

3、每年形成的會計檔案，會計人員必須于終了后的第一季度內(nèi)編制移交清單，移交檔案室專人統(tǒng)一保管。

4、會計檔案查閱，遵照業(yè)務(wù)檔案規(guī)定執(zhí)行。

5、保管期限滿的會計檔案，要按會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，由財務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同鑒定，并登記造冊，報經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后

方能銷毀。

6、檔案管理人員工作變動時，須辦理交接手續(xù)；由公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。

三、其他文書檔案的管理

１、其他文書檔案包括本公司的章程、管理辦法（制度）、報送的各類文件等及收到的外來文件。

２、報送及收到的文件，應(yīng)按本公司收發(fā)文管理制度辦理完畢后及時由辦公室統(tǒng)一裝訂，并每年至少移交檔案室兩次。

３、其他文書檔案不得與其他檔案混合存放，并能方便按規(guī)定程序查閱。

４、會計檔案查閱，遵照業(yè)務(wù)檔案規(guī)定執(zhí)行。

５、檔案管理人員工作變動時，須辦理交接手續(xù)；由公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。

四、責(zé)任追究

所內(nèi)涉及業(yè)務(wù)檔案、會計檔案和其他文書檔案的相關(guān)人員，凡未遵照規(guī)定者，均處予扣款，并承擔(dān)由此造成的一切后果。

１、未按規(guī)定時間、規(guī)定手續(xù)辦理檔案移交手續(xù)者，扣款20-50元。

２、檔案管理員未能保持檔案分類存放，檔案柜放臵整齊、美觀及檔案室整潔、衛(wèi)生，扣款20-50元。

３、未經(jīng)檔案室管理員許可進入檔案室者，扣款20-50元。４、借閱檔案未按時歸還者，扣款20-50元。

５、在檔案上勾劃、圈點、注字、增刪、污損者，扣款20-50元。６、未按規(guī)定程序批準(zhǔn)，擅自調(diào)閱、摘錄、復(fù)制及對外出示者，扣款50-100元。

７、檔案管理員未按規(guī)定保存調(diào)閱、摘錄、復(fù)制檔案記錄，扣款100-200元。

８、未按規(guī)定保管未存檔及己存檔檔案以致檔案被蟲蛀、鼠咬、損壞、遺失及泄密者，扣款100-200元。

９、未按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)擅自離所者，扣款200-300元。１０、未按規(guī)定辦理檔案銷毀手續(xù)自行銷毀檔案者，扣款300-400元。

××年××月××日

第五篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。

第三十二條 要認(rèn)真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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