第一篇：《企業(yè)檔案管理辦法》

《企業(yè)檔案管理辦法》

國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒布

第一章 總則

第一條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。

第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。

第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

第四條 企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

第二章 文件材料的形成與歸檔

第五條 企業(yè)要根據(jù)國(guó)家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)（施工）、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作（以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)活動(dòng)）和文書處理的程序。

第六條 企業(yè)生產(chǎn)（施工）活動(dòng)中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等，以下同），由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須完整。

2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

2、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

12、其他方面。

第九條 歸檔時(shí)間

1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃；列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng)，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見不得申報(bào)成果。

第十四條 企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料；并及時(shí)歸檔。

第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案部門歸檔。

第十六條 企業(yè)檔案部門要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

第三章 檔案管理

第十七條 企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系，并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。

第十八條 檔案分類

1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。

2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

4、常用的分類方法有：

（1）按產(chǎn)品型號(hào)分類；（2）按設(shè)備型號(hào)分類；（3）按科研課題分類；（4）按工程項(xiàng)目分類；

（5）按專業(yè)性質(zhì)分類；（6）按組織機(jī)構(gòu)分類；（7）按時(shí)間分類。

第十九條 檔案編目與編制檢索工具

1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方法按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第二十條 檔案保管

1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。

4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

（1）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)?？s微母片和拷貝片應(yīng)分別存放；

（2）膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。

5、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

6、檔案庫(kù)房的一般要求：

（1）保存檔案必須有專門的庫(kù)房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；

（2）檔案庫(kù)房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃，庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充

1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。

2、修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處 標(biāo)注“修改標(biāo)記”。

3、修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號(hào)。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。

4、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號(hào)。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后，根據(jù)需要另行保管。

第二十二條 檔案鑒定、企業(yè)要根據(jù)國(guó)家利有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

（1）對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存：

（2）對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；

（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行，具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定。

4、檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)

1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化

1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。

2、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。

第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局（1980）財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

第二十六條 企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。

第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后，除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外，其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。

第四章 檔案信息開發(fā)利用

第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，開發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。

第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式

1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開架閱覽。

2、編制并交流檔案目錄。

3、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。

第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第三十一條 對(duì)于積極主動(dòng)開發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員，企業(yè)應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)辦法按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五章 檔案管理體制

第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門，應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。

第三十三條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

第三十五條 檔案管理人員

1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。

2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力。

3、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。

第六章 附則

第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。

第四十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第二篇：企業(yè)檔案管理辦法

為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

3、檔案的查閱：

（1）任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過五天。

（2）公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

4、檔案的保護(hù)：

（1）查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

（2）嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。

（3）微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名（復(fù)印簽名視為無簽名）的檔案資料（特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料）打印、拷貝或復(fù)印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。

（4）任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

5、公司購(gòu)買設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請(qǐng)購(gòu)買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。

6、需長(zhǎng)期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。

7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

第三篇：企業(yè)合同檔案管理辦法（模版）

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本（不

包含勞動(dòng)合同）。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實(shí)行公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和

有效利用。

2、財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同

文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部

門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號(hào)。

2、合同編號(hào)規(guī)則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－

順序號(hào)（三位）。示例：TGB－201102－00113、合同管理實(shí)行承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，承辦部門

對(duì)合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門主管為第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人?？偨?jīng)辦和審查會(huì)簽部門對(duì)應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

4、各相關(guān)部門和總經(jīng)辦依其職能對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過程

進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)。

5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出要約，作出承諾，簽

訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。

6、合同承辦部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任

制，合同履行及原始資料必須由財(cái)務(wù)部保管，承辦部門只留存影印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。

8、財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可在財(cái)務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須

進(jìn)行登記，方可在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

12、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情

節(jié)予以處罰。

13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財(cái)務(wù)部存

檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號(hào)不予改變。

3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)

可后方可完成交接手續(xù)。

第四篇：企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法

市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

管理辦法(試行)

第一條 為規(guī)范全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理工作的順利開展，更好地為參保單位和個(gè)人以及社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》和國(guó)家、河南省相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合養(yǎng)老保險(xiǎn)工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)檔案”），是指企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成并辦理完畢的，具有保存和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖像、聲像等不同載體的歷史記錄。

第三條 本辦法所稱企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，包括：縣(市)區(qū)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。

第四條 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄著參保單位和個(gè)人履行的社會(huì)保險(xiǎn)義務(wù)和享受的社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益，反映著養(yǎng)老保險(xiǎn)基金收支和經(jīng)辦管理運(yùn)行過程，是國(guó)家民生檔案的重要組成部分。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)最重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

第五條 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分別保存的原則。市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全市業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織、監(jiān)督、指導(dǎo)、統(tǒng)計(jì)和考核；縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位所形成業(yè)務(wù)檔案的保存、使用。

第六條 全市養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)要至少配備一名兼職檔案管理人員。建立檔案工作責(zé)任制，負(fù)責(zé)本單位養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定和銷毀，維護(hù)檔案和數(shù)據(jù)的完整與安全。

第七條 按照企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦工作流程和崗位操作規(guī)程，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍包括經(jīng)辦過程中填報(bào)、打印的業(yè)務(wù)報(bào)表和通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募枇舸娴闹匾獙徍藨{證，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，稽核監(jiān)督文件，以及省級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的協(xié)議等。

第八條 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫(kù)。

第九條 按照國(guó)家對(duì)民生檔案的管理要求，根據(jù)利用價(jià)值，業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期分為100年、50年、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限自形成之日的次年1月1日開始計(jì)算。

第十條 業(yè)務(wù)文件材料立卷歸檔執(zhí)行如下操作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

(一)文件材料收集

1、文件材料形成崗位經(jīng)辦人員對(duì)辦理完畢的業(yè)務(wù)文件，根據(jù)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件進(jìn)行整理分類、組卷，按照主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前，次要憑證在后的原則排序，文件材料的字跡、印章、日期應(yīng)齊全、完整、清晰，案卷內(nèi)的件數(shù)、頁(yè)數(shù)編制準(zhǔn)確，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、有序。

2、全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的兼職檔案人員，定期將分散在本部門經(jīng)辦人員手中辦結(jié)完畢的文件資料及時(shí)收集齊全，做好預(yù)立卷。

3、經(jīng)兼職檔案人員檢驗(yàn)，符合質(zhì)量要求的文件材料，由經(jīng)辦人員編制《檔案資料移交目錄》一式兩份，經(jīng)辦人員、兼職檔案人員雙方簽字確認(rèn)后移交給本機(jī)構(gòu)專職檔案員進(jìn)行整理立卷；不符合質(zhì)量要求的，退回經(jīng)辦人員限期整改，合格后方可移交。

(二)文件材料整理

1、業(yè)務(wù)文件材料一般按年、月組卷。不同類別、不同保管期限、不同的業(yè)務(wù)文件材料不得混合組卷。

2、養(yǎng)老保險(xiǎn)稽核類按項(xiàng)目的稽核周期組卷，依結(jié)論性、證明性、立項(xiàng)性和其他備查文件材料四個(gè)單元次序排列。

(1)結(jié)論性文件材料，指各類工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告征求意見書、意見書、回訪報(bào)告等審計(jì)稽核結(jié)束期間形成的材料，按逆審計(jì)稽核程序結(jié)合重要程度排列。

(2)證明性文件材料，指各類工作底稿、證據(jù)(含回訪工作底稿、取證材料)等審計(jì)稽核實(shí)施期間形成的材料，按審計(jì)稽核工作方案所列事項(xiàng)排列。

(3)立項(xiàng)性文件材料，指各類方案、通知書(含回訪方案、通知書)等立項(xiàng)期間形成的材料，按文件形成的時(shí)間順序并結(jié)合文件重要程度排列。

(4)其他備查文件材料，指其他應(yīng)歸檔文件材料，按文件形成的時(shí)間順序并結(jié)合文件重要程度排列。

3、案卷內(nèi)文件材料應(yīng)剔除金屬物，確保紙型規(guī)格一致。破損的予以修復(fù)、不符合歸檔要求的要進(jìn)行復(fù)制；裝訂時(shí)文件材料應(yīng)折疊整齊，確保案卷的美觀。

4、編制頁(yè)碼，用打碼機(jī)按順序在每頁(yè)歸檔文件右上角2cm*2cm處，背面有內(nèi)容時(shí)在左上角相同位臵打印頁(yè)碼，不得出現(xiàn)重號(hào)、空號(hào)、錯(cuò)號(hào)。

(三)建立索引目錄

編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、索引等手工檢索工具，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)索引目錄。

(四)案卷裝訂

1、案卷包括封皮、卷內(nèi)文件目錄、文件材料和備考表。備考表應(yīng)由立卷人、檢查人簽名或蓋章，并標(biāo)明立卷時(shí)間。

2、案卷裝訂時(shí)按照卷皮、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件、備考表的順序排列，采取三孔一線的左側(cè)邊距為 0.9cm位臵裝訂。

3、卷合脊背全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)和等項(xiàng)目應(yīng)分別使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫和中文數(shù)字印章，紅色印油加蓋。

第十一條 短期保管的業(yè)務(wù)檔案采取簡(jiǎn)易方式組卷，案卷內(nèi)的文件材料不再打印頁(yè)碼，金屬物可不剔除。通過檔案管理系統(tǒng)著錄打印封皮、目錄、備考表、排列文件材料順序后放入檔案袋內(nèi)。檔案袋側(cè)面用黑色記號(hào)筆標(biāo)明案卷號(hào)。

檔案袋豎立按由左向右順序內(nèi)外兩排裝入檔案箱，按統(tǒng)一格式打印箱體標(biāo)識(shí)，項(xiàng)角粘貼于箱體正面右上角位臵，頂端、右側(cè)與箱體邊緣對(duì)齊。

第十二條 全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案部門要定期接收本單位形成的業(yè)務(wù)檔案。經(jīng)辦人員要填寫《養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接單》一式兩份，檔案部門按交接單逐卷審核案卷質(zhì)量和目錄數(shù)據(jù)，確保檔案真實(shí)、完整、賬物相符。經(jīng)檔案部門驗(yàn)收合格的，雙方辦理移交手續(xù)，雙方負(fù)責(zé)人復(fù)核監(jiān)交，簽字或蓋單后，檔案移交檔案部門集中管理?！娥B(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接單》由檔案管理部門作為文書檔案永久保存，業(yè)務(wù)部門作為工作資料保存滿一年后銷毀。

第十三條 集中管理的業(yè)務(wù)檔案，按保管期限、檔案類別和歸檔日期排序，按照由左向右、自上而下的順序排架保存。柜架上標(biāo)明案卷所屬保管期限、檔案類別、歸檔、案卷起止號(hào)等。

第十四條 全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期逐級(jí)上報(bào)《企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)月(年)報(bào)表》?？h級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)于每月5－10日、每年1月5－10日分別將月報(bào)表和年報(bào)表上表市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)；市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)于每月10－15日、每年1月10－15日分別將匯總后的月報(bào)表和年報(bào)表上報(bào)省社保局。

第十五條 借閱檔案由借閱部門或人員向檔案部門辦理借閱手續(xù)，填寫利用登記單。歸還時(shí)雙方清點(diǎn)、核對(duì)檔案內(nèi)容和頁(yè)數(shù)，確保檔案齊全、完好，并做好利用效果統(tǒng)計(jì)。借閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，因特殊情況需要將檔案借出時(shí)，須經(jīng)檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間不超過兩星期。借閱檔案部門或人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上打點(diǎn)、劃線、折角、做記號(hào)以及涂改、撕、拆檔案。未經(jīng)檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自公布檔案內(nèi)容。

第十六條 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)由養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案人員，以及人力資源社會(huì)保障行政管理部門有關(guān)人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。第十七條 對(duì)超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案，向檔案鑒定工作小組提交鑒定申請(qǐng)，工作小組鑒定后提出存毀意見。確實(shí)推動(dòng)查考價(jià)值的，編制《商丘市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由指定銷毀人、監(jiān)銷人負(fù)責(zé)銷毀，銷毀清冊(cè)作為文書檔案永久保管。嚴(yán)禁其他任何單位、部門和個(gè)人擅自轉(zhuǎn)讓、出賣和銷毀檔案。

第十八條 通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)酿B(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)應(yīng)保存電子文件。按照歸檔電子文件的保管期限、檔案類別、案卷名稱、歸檔日期建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，確保電子檔案的安全、完整、有效。

第十九條 檔案庫(kù)房管理應(yīng)嚴(yán)格按照“以防為主，防治結(jié)合”原則，健全必要的防護(hù)設(shè)備和措施，做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防霉變、防塵、防高溫工作。

第二十條 全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案人員應(yīng)重視檔案數(shù)據(jù)安全，定期做好檔案數(shù)據(jù)的異機(jī)和脫機(jī)備份。

第二十一條 當(dāng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)發(fā)生變化或上級(jí)有關(guān)部門提出新的要求時(shí)，各級(jí)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出意見，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整完善本辦法。

第二十二條 各類企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文檔等檔案材料，國(guó)家有特別規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。

第二十三條 本辦法自2010年1月1日起實(shí)施。

9、實(shí)現(xiàn)了處機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)、文書、會(huì)計(jì)、聲像、榮譽(yù)、電子檔案等集中統(tǒng)一管理。

各類檔案集中存放庫(kù)房、統(tǒng)一管理

各類檔案集中存放的目錄

會(huì) 計(jì) 檔 案

文書檔案

聲像檔案 科技檔案

10、組織本處工作人員和兼職檔案人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》。

第五篇：房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章 檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

第一條 組織結(jié)構(gòu)圖下發(fā)后5日內(nèi)，公司組織成立檔案管理小組，總經(jīng)理任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，明確公司檔案員和部門檔案員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖。

第三條 更換部門檔案員的，應(yīng)通知公司檔案員，并由公司檔案員向組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)報(bào)備；由部門負(fù)責(zé)人組織、公司檔案員監(jiān)督新老部門檔案員檔案交接工作。

第四條 更換公司檔案員的，由直接上級(jí)向組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)報(bào)告審批；直接上級(jí)監(jiān)督新老公司檔案員檔案交接工作。

第五條 檔案管理小組成員職責(zé)

（一）組長(zhǎng)對(duì)公司檔案工作負(fù)全面責(zé)任，負(fù)責(zé)檔案管理督導(dǎo)工作，審核批準(zhǔn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖。

（二）副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理具體指導(dǎo)工作。

（三）公司檔案員職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)檔案管理制度及辦法的宣貫工作。

2、根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展和人員變更情況完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖。

3、制定檔案管理工作計(jì)劃并實(shí)施。

4、擬定檔案歸檔通知，明確歸檔范圍、要求、責(zé)任分工及時(shí)間安排，并負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

5、接收、檢查部門檔案員歸檔的檔案文件并正式立卷歸檔。

6、負(fù)責(zé)公司檔案的保管和查詢、借閱。

7、負(fù)責(zé)公司大事記匯總整理工作。

（四）部門檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、鑒別、整理和歸檔工作。

2、對(duì)本部門所屬的文件材料進(jìn)行預(yù)立卷，并按規(guī)定移交檔案室。

3、負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常保管和利用工作。

4、負(fù)責(zé)編寫本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)大事記。

第二章 檔案分類、歸檔范圍和時(shí)間

第一條 結(jié)合公司實(shí)際情況，將檔案統(tǒng)一劃分為以下十一大類：經(jīng)營(yíng)及開發(fā) 1

類證書檔案、合同檔案、基建類檔案、行政文書檔案、銷售文書檔案、設(shè)備（儀器）檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案。

第二條 部門檔案員按本章規(guī)定的歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行收集、整理、預(yù)立卷和歸檔；部門檔案員和公司檔案員應(yīng)加強(qiáng)溝通，結(jié)合實(shí)際情況，優(yōu)化分類標(biāo)準(zhǔn)。

第三條 經(jīng)營(yíng)及開發(fā)類證書檔案

（一）范圍或分類

1、資質(zhì)證書：主要包括與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有關(guān)的各類證書，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證書、開戶許可證等。

2、基建證書：主要指與項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)有關(guān)的各類證書及批文，如土地證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、立項(xiàng)批復(fù)、建筑工程規(guī)劃許可證、綠化規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督證書、結(jié)建人防工程施工許可證、商品房預(yù)售許可證等。

（二）歸檔時(shí)間和要求：形成后5日內(nèi)，由部門檔案員負(fù)責(zé)收集、移交檔案室。

第四條 合同類檔案

（一）范圍或分類：指業(yè)務(wù)往來合同及審批附件。

（二）歸檔時(shí)間和要求：

1、合同蓋章后，發(fā)起部門檔案員將1份合同移交公司檔案員，公司檔案員在每頁(yè)頁(yè)眉處加蓋“歸檔章”后歸檔，該份存檔合同只接受查詢校閱，不可借出；可分設(shè)計(jì)與工程、材料（設(shè)備）采購(gòu)、營(yíng)銷推廣、行政及其他等類別。

部門檔案員負(fù)責(zé)將合同及審批附件按歸檔。第五條 基建類檔案

（一）范圍或分類：指項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、材料（設(shè)備）采購(gòu)、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及管理過程中形成的文件資料，主要包括勘察測(cè)繪及設(shè)計(jì)文件（圖紙）、招標(biāo)（議標(biāo)）資料、設(shè)計(jì)變更、簽證及批價(jià)資料、結(jié)算資料、施工管理文件、報(bào)批報(bào)建資料、施工文件、監(jiān)理文件、驗(yàn)收資料、竣工資料等。

（二）歸檔時(shí)間和要求

1、勘察測(cè)繪及設(shè)計(jì)文件：主要包括規(guī)劃方案、單體設(shè)計(jì)方案、請(qǐng)照?qǐng)D、施

工圖、勘察或測(cè)繪報(bào)告等；形成成果性資料后5日內(nèi)歸檔，報(bào)審過程中形成的有明確修改意見的批復(fù)文件及過程稿資料一并存檔。

2、招標(biāo)（議標(biāo)）資料：主要包括招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)公告、招標(biāo)控制價(jià)、工程量清單、招標(biāo)文件、考察報(bào)告、簽收文件、招標(biāo)答疑、開標(biāo)簽到表、中標(biāo)單位投標(biāo)文件正本、唱標(biāo)表、清標(biāo)對(duì)比表、評(píng)標(biāo)表、談判記錄、定標(biāo)審批表、中標(biāo)通知書等招標(biāo)過程資料文件及未中標(biāo)單位投標(biāo)文件；由部門檔案員負(fù)責(zé)收集、預(yù)立卷，于簽訂合同后10日內(nèi)歸檔。未中標(biāo)單位投標(biāo)資料（正本）單獨(dú)存放。

3、設(shè)計(jì)變更：以單位工程為主線進(jìn)行分類（文件較少時(shí)可合并）、按歸檔。

4、簽證及批價(jià)資料：以合同為主線進(jìn)行分類,次月5日前歸檔，并與往月已歸檔文件合并。

5、隱蔽工程檢查資料：由部門檔案員負(fù)責(zé)收集、洗印、編制照片說明后，按分部工程分類，于次月5日前歸檔。

6、工程結(jié)算書：以合同為主線進(jìn)行分類、立卷，于結(jié)算完成后15日內(nèi)歸檔。

7、成本控制資料：包括項(xiàng)目目標(biāo)成本及審批文件，審批完成后5日內(nèi)歸檔，動(dòng)態(tài)調(diào)整資料隨時(shí)歸檔，并與已歸檔文件合并。

8、施工管理文件：聯(lián)絡(luò)文、函件按接收單位分類，文件較少的可合并，按歸檔；會(huì)議紀(jì)要分為內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、與外部單位會(huì)議紀(jì)要（文件較少時(shí)可合并），按歸檔；施工日志于次月5日前歸檔。

9、報(bào)批報(bào)建資料：包括申報(bào)資料、過程成果資料和最終成果資料。申報(bào)資料指根據(jù)行政審批規(guī)定提交的資料和表格；過程成果資料指報(bào)批過程中行政審批部門批復(fù)的、作為后續(xù)審批流程必備材料的文件；最終成果資料指單項(xiàng)報(bào)批流程結(jié)束后取得的批復(fù)文件。

對(duì)于重要節(jié)點(diǎn)報(bào)批過程中的申報(bào)資料（主要包括申報(bào)所需資料目錄及申報(bào)表格或文件，提交的已另行存檔的證書、圖紙等資料不包括在內(nèi)），應(yīng)掃描作為電子檔案、于報(bào)批流程結(jié)束后5日內(nèi)歸檔，以備日后參考用；不能留存過程成果資料原件的，需留存復(fù)印件并注明原因，與最終成果資料一同歸檔；最終成果資料形成后5日內(nèi)歸檔。

報(bào)批過程中形成的批復(fù)類成果資料單獨(dú)立卷保存，以便查詢利用。

10、施工文件：主要包括由施工單位主導(dǎo)的施工過程中形成的、竣工驗(yàn)收（備

案）所需的資料，由部門檔案員督促施工單位每半年歸檔一次。

11、監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等，按歸檔。

12、竣工資料：包括總包工程、分包工程和監(jiān)理竣工資料，由部門檔案員督促施工（監(jiān)理單位）于竣工驗(yàn)收后30日歸檔。

第六條 行政文書檔案

（一）范圍或分類：包括通知、通報(bào)、聯(lián)絡(luò)文、會(huì)議紀(jì)要、申請(qǐng)批示、考勤、考核、資產(chǎn)處置文件及各種外來文件等所有日常經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文件；按文件類型分類，某類文件較少時(shí)可與相近類別文件合并歸檔。

（二）歸檔時(shí)間和要求：按歸檔。第七條 銷售文書檔案

商品房銷售合同、公共維修基金繳費(fèi)單、車位銷售協(xié)議以樓棟分類、按歸檔，并與以往已歸檔文件合并，銷售結(jié)束后正式立卷。

申請(qǐng)批示可分為銷售政策申請(qǐng)、價(jià)格審批、特例審批等，按歸檔。第八條 設(shè)備儀器檔案

（一）范圍或分類：包括電梯、消防設(shè)施（控制室設(shè)備、水泵、巡檢柜、水箱）、無負(fù)壓供水設(shè)備、變電站設(shè)備、IT設(shè)備、車輛等。

（二）歸檔時(shí)間和要求：部門檔案員現(xiàn)場(chǎng)收集相關(guān)資料（合格證、出廠保修單、使用說明書、保養(yǎng)手冊(cè)、零件圖冊(cè)等隨機(jī)文件），于7日內(nèi)預(yù)立卷后歸檔；設(shè)備運(yùn)行過程中形成的文件資料，按歸檔。

第九條 財(cái)務(wù)檔案

會(huì)計(jì)終了后由財(cái)務(wù)部門保管1年，于次年按歸檔通知要求歸檔。第十條 人事檔案

（一）范圍或分類：包括員工檔案卡、求職登記表、員工錄用申請(qǐng)、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證及學(xué)歷證復(fù)印件、職稱及職業(yè)資格證書復(fù)印件、體檢表、員工轉(zhuǎn)正評(píng)定資料、勞動(dòng)合同檔案、招用人員登記表、聘用合同、職稱證書、員工新取得證書、人事異動(dòng)資料等。

（二）歸檔時(shí)間和要求：由人力資源管理人員收集、預(yù)立卷，于人員入職后7日內(nèi)歸檔，新產(chǎn)生的資料隨時(shí)補(bǔ)充歸檔。

第十一條 聲像檔案

包括奠基、重大慶典、重要會(huì)議和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)及關(guān)鍵營(yíng)銷推廣

活動(dòng)形成的照片、影像等資料；于活動(dòng)結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。

第十二條 實(shí)物檔案

（一）范圍或分類：主要包括工法、專利、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、牌匾等實(shí)物。

（二）歸檔時(shí)間和要求：形成后3日內(nèi)歸檔。第十三條 電子檔案

（一）范圍或分類：包括反映公司主要職能活動(dòng)、存有重要數(shù)據(jù)信息的U盤、硬盤、光盤。

（二）歸檔時(shí)間和要求：由部門檔案員收集，確保載體清潔、無劃痕、無病毒，按檔案歸檔通知要求歸檔，同時(shí)留存一套供日常利用。

第十四條 大事記

部門檔案員負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)大事記編寫工作，每季度結(jié)束后5日內(nèi)提交給公司檔案員。

第三章 歸檔程序和要求

第一條 檔案立卷以部門為主，在此基礎(chǔ)上按業(yè)務(wù)內(nèi)容分類；多個(gè)部門參與業(yè)務(wù)形成的檔案，由首先發(fā)起部門或業(yè)務(wù)聯(lián)系最密切部門主導(dǎo)、其他部門配合完成文件資料收集、整理和歸檔工作，公司檔案員按照業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密、便于查找原則決定正式立卷歸檔所屬部門；經(jīng)營(yíng)及開發(fā)證書檔案、電子檔案、聲像檔案、人事檔案、實(shí)物檔案和設(shè)備儀器檔案分別單獨(dú)立卷。

第二條 部門檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的預(yù)立卷工作，主要工作內(nèi)容為：收集資料；確定資料符合歸檔要求；分類；整理（更換鋼釘裝訂）；編制目錄；標(biāo)注件號(hào)和頁(yè)碼；明確盒脊內(nèi)容（檔案內(nèi)容、類別、盒號(hào)）；入盒。

第三條 部門檔案員根據(jù)檔案歸檔范圍和時(shí)間要求，按或隨時(shí)將預(yù)立卷檔案移交公司檔案員，雙方當(dāng)面清點(diǎn)、確定是否符合歸檔要求并簽署移交清單或互相在收發(fā)文本上簽字確認(rèn)。

第四條 公司檔案員每年5月底完成上檔案正式歸檔工作，主要工作內(nèi)容有：檢查各部門移交的預(yù)立卷檔案完整程度；檢查目錄與內(nèi)容是否一致；合理排列各部門檔案并確定總盒數(shù)；粘貼盒脊，確保盒號(hào)連續(xù)統(tǒng)一；編制檔案檢索目錄；進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。

第五條 文件歸檔應(yīng)遵守以下要求：

（一）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽署齊全。

（二）歸檔的文件資料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、字跡線條清晰、工整、耐久，符合檔案保管要求。

（三）不符合要求的檔案材料，公司檔案員應(yīng)退還部門檔案員要求限期整改。

（四）歸檔文件材料應(yīng)是原件，有蓋電子章歸檔的，應(yīng)注明原因。

（五）歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件目錄一并歸檔。

（六）歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見、批示的修改稿、行文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（七）不同的文件一般不得放在一起歸檔，跨的請(qǐng)示與批復(fù)放在批復(fù)歸檔，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示歸檔。

第四章 檔案借閱與利用

第一條 公司檔案員負(fù)責(zé)建立公司檔案電子目錄，確保目錄內(nèi)容合理、完整、準(zhǔn)確，便于查詢。

第二條 只允許公司內(nèi)部人員借閱檔案，借閱者須如實(shí)填寫《借閱檔案申請(qǐng)單》，報(bào)請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；財(cái)務(wù)檔案只能由財(cái)務(wù)人員方能借閱。

第三條 借閱者須填寫《借閱檔案登記簿》，負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整與安全，不得遺失，并按時(shí)歸還；公司檔案員應(yīng)每月至少三次清查登記簿情況，督促檔案借閱人按時(shí)歸還檔案；歸還時(shí)當(dāng)面認(rèn)真清點(diǎn)和檢查，并在借閱登記簿上注銷。

第四條 各類檔案原則上均應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，確因工作需要借出使用的，可辦理借閱手續(xù)，期限不得超過1周，若繼續(xù)使用，須辦理續(xù)借手續(xù)，但最多不得超過三次，連續(xù)累計(jì)借閱時(shí)間不得超過1個(gè)月。

借閱的檔案不準(zhǔn)再轉(zhuǎn)借他人，借用者須愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在文件上勾劃、圈點(diǎn)、批注、涂改，不準(zhǔn)折卷、抽頁(yè)和玷污檔案。

第五章 檔案保管及庫(kù)房管理

第一條 各類檔案按紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物分類存放。檔案放置必須有滿足需要的檔案櫥柜、裝具，檔案柜架擺放合理；要有專用的檔案室。

第二條 公司檔案員對(duì)案卷保存情況應(yīng)定期檢查，定期更換防蟲藥物，發(fā)現(xiàn)霉變、破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取搶救措施。

第三條 為確保檔案的安全和有效提供利用，須將檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公

室三分開；檔案庫(kù)房須保持適宜的溫、濕度，檔案庫(kù)房溫度范圍14-24℃±2℃，相對(duì)濕度范圍45-60%±5%（注：±2℃、±5%表示一晝夜內(nèi)允許波動(dòng)的幅度）。同時(shí)必須具備防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染防有害氣體等“十防”措施。

第四條 嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙及存放易燃易爆物品，須配備足夠滅火器并定期檢查。

第五條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，未經(jīng)檔案管理人員許可，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)隨手關(guān)門，妥善保管好庫(kù)房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。

第六章 檔案統(tǒng)計(jì)

第一條 公司檔案員負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到統(tǒng)計(jì)內(nèi)容全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

第二條 檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案利用及反饋情況統(tǒng)計(jì)等。

第三條 公司檔案員建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳《室藏檔案結(jié)構(gòu)與數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》，定期（每半年一次）報(bào)向上級(jí)公司檔案管理部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)