第一篇：2014年1月電大開放專科辦公室管理期末考試案例分析題(已綜合多年真題,精心排版,考試必過)

2014年1月電大開放?？妻k公室管理期末考試案例分析題（已綜合多年真題，考試必過）

答：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：（1）接電話時沒有自報家門；(2)不等

答：（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話

或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

答：(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；（3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；<5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政

合特定的會談工作要求；(2)沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)陳的穿著打扮干擾談判，影響工作，破壞工作場所安靜；(4)陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)，性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

答：(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；(2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:“我替你拿可以嗎？”(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，(5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收人、福利和家庭情況等是不合適的話題；(7)應(yīng)該與客人談一些合適的答：(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；(2)打印好書面通知；(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認(rèn)時間，地點(diǎn)，內(nèi)容等)到名單上的每個人；(4)通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間)、地點(diǎn)；(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。

幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋；如本人不在，應(yīng)請代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否出席。

問題二:會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待；小萬沒有認(rèn)真校對材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。

答：(1)李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到了這筆生意；(2)即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德；(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程，工藝技術(shù)，組織人事，資金運(yùn)作，客戶資料，流通渠道等。上司正在考慮，討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私，疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故，人事爭端，內(nèi)部失竊，經(jīng)濟(jì)糾紛等；(4)應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，案卷一：

1．利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄 5．利華公司4月份經(jīng)理會議記錄

8．利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄 10．利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄 標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會議記錄 案卷二

2．利華公司2003年銷售計劃

12．利華公司2003年銷售工作總結(jié)

標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計劃、總結(jié)

案卷三:

3．市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 6．市物價局關(guān)于物價檢查的通知； 11．市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；

標(biāo)題:市工商局，物價局，稅務(wù)局關(guān)于年檢，物價，稅務(wù)自查的通知 案卷四:

4．利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 7．香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 9．利華公司與香港凱福汀司會議紀(jì)要；

標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件，會議紀(jì)要

答：案卷一：

(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示(呈市教委)

(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)。

標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)

案卷二：

(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；

(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于訶整系主任的通知；(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知案卷三：

(3)北京廣播電視大學(xué)2003年招生工作計劃；(12)北京廣播電視大學(xué)2003年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計劃、年度工作總結(jié)案卷四：

(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；

(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)

聯(lián)系送貨員；(2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請求該如何辦；(3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；(4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？(5）聯(lián)

系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺；(6）召開大型會議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；(7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；(8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；(9）

答：(1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言；(2）正確，接待技巧符合文員要求；(3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；(4）即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人；(5）這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做好接待工作；(6）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；(7）為上司擋駕，是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。答：(l）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反

饋。(2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。(3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。

間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動沒有取得預(yù)期效果。(2）應(yīng)把這次活動的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個項目由專人負(fù)責(zé)。(3）由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負(fù)責(zé)此事的人確定?；顒忧耙惶旎蚯皟商?，再和對方確認(rèn)一下時間、日期、地點(diǎn)。(4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。(5）在活動開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會場，落實(shí)有關(guān)細(xì)節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決(6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭執(zhí)過長時間。(7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往。(8）可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救。

答：①應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請，這時一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。找個比較安靜幽雅的餐館，包個單間，總經(jīng)理與大家上下級可交流感情。②卜小姐應(yīng)到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當(dāng)場邀請。如果用電話通知，不

能產(chǎn)生親切感和更理想的氣氛。③宴會快結(jié)束時卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊，把50。元交給他，悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個卡拉OK 唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行?！卑l(fā)放紀(jì)念品會給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。④可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎金，還可建議在全體職工大會上表揚(yáng)技術(shù)開發(fā)部。這樣可激發(fā)其他部門

混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（2）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；（4）拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美國的信件信封地址位置寫錯

答：（1）這是一位老顧客，所放映的情況是不容置疑，首要考慮的應(yīng)是怎樣補(bǔ)救。（2）補(bǔ)救。一是可以接到電話立即派人馬上再送20支玫瑰，二是給予適當(dāng)賠償貨款。（3）道歉。賠償只是物質(zhì)上的表示，道歉更能從心理上表達(dá)對顧客的尊重。方式可以是也打個電話，但是寫信則更顯得更加鄭重其事。這封信，先是表示感謝和全額賠償，其次才解釋原因，又不只是就事論事，還提出了防止以后發(fā)生類似事情的保證。最后再聯(lián)絡(luò)一下感情，表示了商店對顧客的基本原則和態(tài)度。此信即使是文秘人員寫的，也應(yīng)由經(jīng)理親筆簽名，以示對顧客的尊重。

第二篇：2014年1月電大開放專科辦公室管理期末考試案例分析題

2014年1月電大開放?？妻k公室管理期末考試案例分析題（已綜合多年真題，考試必過）

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，??上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？

答：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面：（1）接電話時沒有自報家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。

2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。??姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。

答：（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。

3．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，??，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，??。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該

怎么做才對？

答：(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；（3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；<5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。

6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。??讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

答：（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(2)沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)陳的穿著打扮干擾談判，影響工作，破壞工作場所安靜；(4)陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（5）小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)，性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

7．小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？

答：(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；(2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:“我替你拿可以嗎？”(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，(5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收人、福利和家庭情況等是不合適的話題；(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。

8．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，??經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

答：(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；(2)打印好書面通知；(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認(rèn)時間，地點(diǎn)，內(nèi)容等)到名單上的每個人；(4)通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間)、地點(diǎn)；(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。

9．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，??于是他寫了如下的通知：問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？

答：問題一:會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋；如本人不在，應(yīng)請代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否出席。問題二:會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待；小萬沒有認(rèn)真校對材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。

10．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗???令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣

獲取德國代表團(tuán)的情報的？他們是如何搶走生意的？ 問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？答：(1)李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會，得到了這筆生意；(2)即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德；(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程，工藝技術(shù)，組織人事，資金運(yùn)作，客戶資料，流通渠道等。上司正在考慮，討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私，疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故，人事爭端，內(nèi)部失竊，經(jīng)濟(jì)糾紛等；(4)應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。

12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題： 略答： 案卷一：1．利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄 5．利華公司4月份經(jīng)理會議記錄8．利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄 10．利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄 標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會議記錄 案卷二2．利華公司2003年銷售計劃12．利華公司2003年銷售工作總結(jié)標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三:3．市工商局關(guān)于年檢工作的通知；

6．市物價局關(guān)于物價檢查的通知； 11．市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題:市工商局，物價局，稅務(wù)局關(guān)于年檢，物價，稅務(wù)自查的通知 案卷四:4．利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 7．香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函； 9．利華公司與香港凱福汀司會議紀(jì)要；標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件，會議紀(jì)要13.請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；(2)北廣關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；(3)北廣2008年招生工作計劃；

(4)北廣關(guān)于2008年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于北廣2008年招生工作的批

復(fù)；(6)北廣校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)北廣關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)北廣關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；(9)北廣各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；(10)北廣各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；(11)北廣各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；(12)北廣2008工作總結(jié)。

答：案卷一：(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示(呈市教委)(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)。標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)案卷二：(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于訶整系主任的通知；(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知案卷三：(3)北京廣播電視大學(xué)2003年招生工作計劃；

(12)北京廣播電視大學(xué)2003工作總結(jié)；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計劃、工作總結(jié)案卷四：(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告

14.波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會。?劉小姐打電話給租賃公司?突然外面一陣喧嘩。問題：

1、假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？

3、從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？答：(1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；(2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請求該如何辦；(3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；(4）

得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？(5）聯(lián) 系新的租賃公司加急送一臺放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺；(6）召開大型會議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；(7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；(8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；(9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

15.文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士?經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”?錢先生告退時的微笑是真誠的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。問題：(1）小胡回辦公室的第一件事應(yīng)是做什么？(2）小胡的做法是否正確？有沒有不當(dāng)之處？(3）小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？(4）秘書對來到公司的每一個人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？

答：(1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言；(2）正確，接待技巧符合文員要求；(3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；(4）即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人；(5）這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做好接待工作；(6）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕；(7）為上司擋駕，是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。

16.上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地?此話引發(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升?從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？

答：(l）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋。(2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。(3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。

17.A 公司原定12 月25 日借娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒?。?事后由于總匯工作人員的疏忽，結(jié)果活動早早收場，大家掃興而歸。(l）為什么A 公司慶?；顒游慈〉妙A(yù)期效果？(2）如果你是A 公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？(3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？

答：(1)A 公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動沒有取得預(yù)期效果。(2）應(yīng)把這次活動的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個項目由專人負(fù)責(zé)。(3）由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負(fù)責(zé)此事的人確定?；顒忧耙惶旎蚯皟商欤俸蛯Ψ酱_認(rèn)一下時間、日期、地點(diǎn)。(4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。

(5）在活動開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會場，落實(shí)有關(guān)細(xì)節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決(6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭執(zhí)過長時間。(7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往。(8）可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救。(9）有必要的話，可向娛樂總匯進(jìn)行索賠。

18.海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8 個工作人員，他們?nèi)翰呷毫?決定宴請技術(shù)開發(fā)部的全體成員，具體的時間、地點(diǎn)由總經(jīng)理秘書卜小姐安排，只是規(guī)定了費(fèi)用總數(shù)為200 0元。問題：(l）應(yīng)安排在什么時間/地點(diǎn)宴請比較好？(2）用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？(3）宴請結(jié)束一結(jié)帳，只花了1500元，對余下的500 元，卜小姐買紀(jì)念品發(fā)放好不好？(4）除了宴請，卜秘書還可建議用其他方法來鼓勵技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？

答：①應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請，這時一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。找個比較安靜幽雅的餐館，包個單間，總經(jīng)理與大家上下級可交流感情。②卜小姐應(yīng)到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當(dāng)場邀請。如果用電話通知，不 能產(chǎn)生親切感和更理想的氣氛。③宴會快結(jié)束時卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊，把50。元交給他，悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個卡拉OK 唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行?！卑l(fā)放紀(jì)念品會給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。④可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎金，還可建議在全體職工大會上表揚(yáng)技術(shù)開發(fā)部。這樣可激發(fā)其他部門的積極性。

19.某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的??”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進(jìn)一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片遞給他，讓他打印一個寄往美國的信封，小鄒按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為小鄒處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。

答：（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（2）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；（4）拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美國的信件信封地址位置寫錯 了。

20請對下面發(fā)生的情況以及致歉函所涉及的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)分析：美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信： 親愛的凱慈夫人：感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達(dá)您家的消息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質(zhì)交貨，為此，請接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發(fā)生。在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標(biāo)。請讓我們了解怎樣更好地為您服務(wù)。您真誠的霍華德·佩雷斯

答：（1）這是一位老顧客，所放映的情況是不容置疑，首要考慮的應(yīng)是怎樣補(bǔ)救。（2）補(bǔ)救。一是可以接到電話立即派人馬上再送20支玫瑰，二是給予適當(dāng)賠償貨款。（3）道歉。賠償只是物質(zhì)上的表示，道歉更能從心理上表達(dá)對顧客的尊重。方式可以是也打個電話，但是寫信則更顯得更加鄭重其事。這封信，先是表示感謝和全額賠償，其次才解釋原因，又不只是就事論事，還提出了防止以后發(fā)生類似事情的保證。最后再聯(lián)絡(luò)一下感情，表示了商店對顧客的基本原則和態(tài)度。此信即使是文秘人員寫的，也應(yīng)由經(jīng)理親筆簽名，以示對顧客的尊重。

第三篇：國家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》設(shè)計案例分析題題庫及答案（試卷號2180）

國家開放大學(xué)電大專科《辦公室管理》設(shè)計案例分析題題庫及答案（試卷號2180）盜傳必究 一、設(shè)計題 1.X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。

請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。

答：(1)辦公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（8分）(2)李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（8分）(3)李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（7分）(4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實(shí)際參與查找人員的名字講一下。（7分）2．設(shè)計一份電話記錄表 3.上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。（6分）(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。（4分）(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。（3分）(4)退一步，等候指示。（2分）4．如何接受對方的名片？ 答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。（2分）(2)當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（4分）(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。（4分）(4)遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。（5分）5.辦公室的清理和清掃方法。

答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。

(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。

(2)辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機(jī)聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。

(3)書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。

(4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。

(5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。

(6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。

(7)掛畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。

(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S手丟棄的機(jī)密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。

6.當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下?！保?分）(2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。（3分）(3)向上司匯報：“您約好的某某單位某先生（女士），現(xiàn)在已經(jīng)來了”。（4分）(4)如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生（女士），真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。（5分）7．所謂有問題的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（4分）(2)進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。（3分）(3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；

如果是女性；

女文員可能會使她平靜下來；

如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。（4分）(4)騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；

②公司經(jīng)營時間不長；

③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。（4分）8.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

(3分)(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；

（3分）(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；

(3分)(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；

(3分)(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。（3分）二、案例分析題 1．新加坡利達(dá)公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，經(jīng)理鼓勵她努力干。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：

來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。” 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在。” 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“1.8美元?！? 來電者：“1.6美元一打行不行？” 陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。

經(jīng)理回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知經(jīng)理。過了一星期，經(jīng)理提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐脫口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價是1。8，就說不行的、?！苯?jīng)理當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了?！标愋〗憧迒手樥f：“為什么？”經(jīng)理說：“你犯了五個錯?！? 問題：陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了 哪些錯？ 答：(1)該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；

（5分）(2)該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）；

（5分）(3)該說的沒有說（沒有及時向上司匯報）；

（4分）(4)不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；

（4分）(5)不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；

（4分）(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；

(4分)(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。（4分）2.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員．小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了． 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席．” 星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了．9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中2個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面．到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興．公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿，問題：你認(rèn)為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備一份名單；

（5分）(2)打印好書面通知；

（4分）(3)在3天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個人；

（5分）(4)通知不能只寫在布告欄里，可能不被人注意；

（4分）(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間（開始到結(jié)束時間）、地點(diǎn)；

（4分）(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；

（4分）(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；

（4分）3．案例題：

愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的?！笨蓪Ψ椒且医?jīng)理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘書說：“對不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！”隨即，主動掛斷了電話。

現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應(yīng)該怎么辦？ 問題：

(1)文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)該怎么做？(2)假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？(3)文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？ 答：(1)文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)自報家門。掛斷電話應(yīng)遵循“誰先打出誰先掛”的原 則。丁秘書做錯了。（3分）(2)丁秘書在朱磊第二次來電時，就應(yīng)告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應(yīng)該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過了，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！”（5分）(3)審查來電時應(yīng)詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通 話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；

如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對方。（5分）(4)在電話中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。（2分）4．案例題：

東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還花了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒喧時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；

(2分)(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(2分)(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

(2分)(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

（2分）(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客 商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指 責(zé)客商；

（4分）(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適 當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。（3分）5.小李受上司委托在浦東機(jī)場接待公司的一位重要客人。雙方見面后，小李寒喧到：“歡迎、歡迎”，嘴里說著，卻并不主動伸手；

等客人伸手了，小李才與之相握。

接著小李一把拿過客人的行李，放入轎車后邊的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。

一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么…… 問題：小李的很多做法不合乎禮儀，小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手。（3分）(2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（3分）(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（3分）(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；

后為上，前為下”。（6分）(5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座。（5分）(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。（5分）(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。（5分）6．案例題：

文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果麗位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；

而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；

(4分)(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

(2分)(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

（3分）(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；

（3分）(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。（3分）7．案例題：

某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封；

一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，讓他把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里。她拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

(2分)(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；

(2分)(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；

（2分）(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；

(2分)(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

(2分)(6)沒有訂購的東西不能簽收；

（2分）(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。（3分）8．某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的……”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進(jìn)一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。

答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；

（3分）(2)首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封；

(3分)(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；

(3分)(4)拆錯信，應(yīng)在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉；

（3分）(5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（3分）9．請看如下案例：

上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。

廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因?yàn)猷従勇牭奖ê笙蚓游瘯蟾?，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這事件就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。

從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？ 答：(1)信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋；

(5分)(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法；

(5分)(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（5分）

第四篇：國家開放大學(xué)電大專科《辦公室管理》案例分析題題庫及答案（試卷號2180）（共）

國家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》案例分析題題庫及答案（試卷號2180）盜傳必究 案例分析題 1．新加坡利達(dá)公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，經(jīng)理鼓勵她努力干。

某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：

來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！? 來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“1.8美元。” 來電者：“1.6美元一打行不行？” 陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

經(jīng)理回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知經(jīng)理。過了一星期，經(jīng)理提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐脫口而出：“啊呀，上星期有人問1.6美元一打行不行，我知道你的定價是1。8，就說不行的、。”經(jīng)理當(dāng)即臉色一變說：“你被解雇了。”陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”經(jīng)理說：“你犯了五個錯?！? 問題：陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了 哪些錯？ 答：(1)該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；

（5分）(2)該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）；

（5分）(3)該說的沒有說（沒有及時向上司匯報）；

（4分）(4)不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；

（4分）(5)不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；

（4分）(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；

(4分)(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。（4分）2.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員．小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了． 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席．” 星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了．9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中2個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面．到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興．公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿，問題：你認(rèn)為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備一份名單；

（5分）(2)打印好書面通知；

（4分）(3)在3天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個人；

（5分）(4)通知不能只寫在布告欄里，可能不被人注意；

（4分）(5)通知上應(yīng)寫清會議的時間（開始到結(jié)束時間）、地點(diǎn)；

（4分）(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；

（4分）(7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；

（4分）3．案例題：

愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的?！笨蓪Ψ椒且医?jīng)理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘書說：“對不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！”隨即，主動掛斷了電話。

現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應(yīng)該怎么辦？ 問題：

(1)文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)該怎么做？(2)假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？(3)文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？ 答：(1)文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)自報家門。掛斷電話應(yīng)遵循“誰先打出誰先掛”的原 則。丁秘書做錯了。（3分）(2)丁秘書在朱磊第二次來電時，就應(yīng)告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應(yīng)該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過了，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！”（5分）(3)審查來電時應(yīng)詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通 話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；

如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對方。（5分）(4)在電話中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。（2分）4．案例題：

東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還花了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒喧時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；

(2分)(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(2分)(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

(2分)(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

（2分）(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客 商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指 責(zé)客商；

（4分）(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適 當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。（3分）5.小李受上司委托在浦東機(jī)場接待公司的一位重要客人。雙方見面后，小李寒喧到：“歡迎、歡迎”，嘴里說著，卻并不主動伸手；

等客人伸手了，小李才與之相握。

接著小李一把拿過客人的行李，放入轎車后邊的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。

一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么…… 問題：小李的很多做法不合乎禮儀，小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手。（3分）(2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（3分）(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（3分）(4)司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；

后為上，前為下”。（6分）(5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座。（5分）(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。（5分）(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。（5分）6．案例題：

文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果麗位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；

而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 答：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；

(4分)(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

(2分)(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

（3分）(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；

（3分）(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。（3分）7．案例題：

某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封；

一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，讓他把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里。她拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

(2分)(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；

(2分)(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；

（2分）(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；

(2分)(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

(2分)(6)沒有訂購的東西不能簽收；

（2分）(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。（3分）8．某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的……”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進(jìn)一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。

答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；

（3分）(2)首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封；

(3分)(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；

(3分)(4)拆錯信，應(yīng)在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉；

（3分）(5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（3分）9．請看如下案例：

上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。

廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因?yàn)猷従勇牭奖ê笙蚓游瘯蟾?，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這事件就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。

從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？ 答：(1)信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋；

(5分)(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法；

(5分)(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（5分）