第一篇：一位稱職的文秘人員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作那些準(zhǔn)備工作呢

一位稱職的文秘人員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作那些準(zhǔn)備工作呢？以下是文秘人員在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要履行的主要職責(zé)，希望能給大家一些借鑒。

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。

(5)行李問(wèn)題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開(kāi)有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。

另外，要為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套(出于安全考慮，有時(shí)不能把上司的姓名和地址寫(xiě)在貼在外面的標(biāo)簽上)，辦公室要經(jīng)常準(zhǔn)備一些這樣的標(biāo)簽。

(6)安排差旅費(fèi)。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)：

a．預(yù)支差旅費(fèi)。有些公司為出差人員提供預(yù)支差旅費(fèi)，等出差回來(lái)報(bào)銷(xiāo)。文秘人員拿到上司的出差信息，就可以填表申請(qǐng)預(yù)支差旅費(fèi)。

b．個(gè)人支票。經(jīng)常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、萬(wàn)事達(dá)卡或美國(guó)運(yùn)通卡，這些卡可以把個(gè)人支票兌換成現(xiàn)金。

c．旅行支票。這種支票經(jīng)常帶有不同的面值，如美國(guó)就有10美元、100美元、5 000美元等。文秘人員為上司在開(kāi)有賬戶的銀行或其他銀行購(gòu)買(mǎi)旅行支票時(shí)，要填寫(xiě)一張申請(qǐng)表，然后你的上司要當(dāng)著銀行代表的面在支票上簽字。d．信用證。在美國(guó)，如果差旅費(fèi)超過(guò)1 000美元，到國(guó)外旅行的人一般從銀行購(gòu)買(mǎi)信用證。信用證可以作為到大銀行去的介紹信，可以在世界各地銀行提取現(xiàn)款，直到信用證上的面額提完。文秘人員可以填寫(xiě)申請(qǐng)表，你的上司也必須當(dāng)著銀行代表的面完成這筆交易。

(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。

(8)辦理旅行保險(xiǎn)。如意外傷害保險(xiǎn)等。

與上司一起旅行

有些工作無(wú)法交給另外一座城市或國(guó)外臨時(shí)辦公室的助手處理，在這種情況下，文秘人員最好與上司一起旅行：

(1)旅行安排。上司會(huì)規(guī)定好文秘人員要去的地方和時(shí)間。在有些情況下，你可以和上司坐一樣的車(chē)、住同樣的旅館；在另一些情況下，你不一定所有的地方都去，或在某些地方呆的時(shí)間要短些。這時(shí)，文秘人員要按照上司的意圖排出行程和程序表，標(biāo)明出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)(包括中途需停留或中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)和抵離時(shí)間)、每天的日程活動(dòng)安排(包括充足的空余時(shí)間以便上司或文秘人員參加各種應(yīng)酬及處理私人事務(wù))。

(2)設(shè)備安排。大型賓館都有計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備供旅行者使用。此外，你的公司可能在當(dāng)?shù)赜蟹止?，文秘人員可以使用那里的辦公室設(shè)備。文秘人員也可以自己攜帶手提電腦、微型錄音機(jī)等。

(3)行為舉止。商務(wù)旅行的目的是為了工作，文秘人員每天都有可能忙于為上司收集信息、制定以后的旅行計(jì)劃、作會(huì)議記錄、為上司整理旅行檔案、準(zhǔn)備和處理信件等。另外，文秘人員可能是商務(wù)小組的一分子，代表著公司形象，因此必須在穿著打扮、行為舉止方面多加注意，尊重當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣，并講究禮儀禮節(jié)。要準(zhǔn)備好個(gè)人的替換衣物及用品，正式場(chǎng)合穿著的服裝應(yīng)放在免燙儲(chǔ)衣袋中。

(4)工作交代。出發(fā)前，將自己外出時(shí)的工作交代他人代為處理，并把旅行前手頭未完事宜記錄在備忘錄上，以便回來(lái)后不忘繼續(xù)辦理。必要時(shí)，安排好家庭事務(wù)。在旅行中，要隨時(shí)保持與公司本部的聯(lián)系，并注意對(duì)上司的健康、安全保衛(wèi)工作。