第一篇：秘書的涵義、稱謂、特征、性質(zhì)、要求、內(nèi)容和發(fā)展趨勢

目錄

一、秘書的涵義

二、秘書人員的稱謂、類別、層次

三、秘書的職業(yè)特征

四、秘書工作的性質(zhì)

五、秘書工作的要求

六、秘書工作的內(nèi)容

七、國外秘書工作的職業(yè)特點和發(fā)展趨勢

八、各國秘書工作的發(fā)展簡況

一、秘書的涵義

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①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。②指秘書職務(wù)。③使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行工作。享有外交特權(quán)和豁免。

從秘書職位的角度來看 “秘書”概念的發(fā)展變化。

秘書職位經(jīng)歷了從官職向社會職業(yè)轉(zhuǎn)變的過程。

【

（一）秘書官職化時代】

1.中國秘書官職化時代

在我國，“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。

即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類：

宮禁里的秘籍，因為是宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)，因而一般不予公開，故稱為“秘書”。如《晉書?荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在'秘書'。”

指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預(yù)算吉兇的隱語。

至東漢后期：“秘書”不僅指物，也指機構(gòu)和人員。

古代的秘書工作者，被稱為“史官”、“御史大夫”、“尚書”、“長史”、“主簿”等。

唯有一次例外，那就是東漢末年

魏王曹操為削弱當(dāng)時位高權(quán)重的皇帝身邊的秘書機構(gòu)--尚書臺的勢力，曾設(shè)秘書令，以“典尚書事”，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達(dá)的職責(zé)。

至清末，我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。

其一：秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼弧?/p>

其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書”相稱。

2.國外秘書官職化時代

西方發(fā)達(dá)國家的定義。國際職業(yè)秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）

“秘書”這個詞來源于秘書工作保密者。指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.今天cretary第一個字母s大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員

secretary of state 在英國是指（主管政府一部門的）國務(wù)大臣，在美國則指國務(wù)卿。

the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意為外相

the secretary of state for home affairs 則是內(nèi)政大臣

chief cabinet secretary 日本的“內(nèi)閣官房長官”

沙特的石油部長、印度的外交部常務(wù)副部長等。

資產(chǎn)階級革命后，秘書職位主要承擔(dān)的是輔助性管理這一內(nèi)涵開始得到社會的認(rèn)可和接受。另外，國外私人秘書的發(fā)展歷史也相當(dāng)悠久。

貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做“辦事員”。如英國著名的政治學(xué)家和哲學(xué)家約翰?洛克就曾長期擔(dān)任著名領(lǐng)袖人物的私人秘書。16世紀(jì)英國的著名詩人約翰?鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

總之，在秘書職業(yè)社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔(dān)任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務(wù)的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。

【

（二）秘書社會化時期】

1.國外秘書工作的社會化、職業(yè)化發(fā)展

英文secretary出現(xiàn)了另一個重要含義 ,秘書作為一種社會職業(yè)，開始確立。

第一個字母s小寫的時候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)等普通意義上的秘書工作人員

2.我國秘書的社會化職業(yè)化發(fā)展

我國的私人秘書始于清朝，稱幕客

幕客也稱“西席、館師、賓師”等，俗稱師爺

由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿，不占政府機構(gòu)編制，是地方長官的私人秘書

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。

改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業(yè)化。

【

（三）秘書和秘書實務(wù)的涵義】

秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實施管理的人員。該定義可從3個角度來理解:

秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者

秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)

秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性

秘書實務(wù):秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程。

二、秘書人員的稱謂、類別、層次

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【

（一）秘書人員的稱謂】

社會上對秘書人員的各種稱謂

打字員、文秘、內(nèi)勤、文書、文員、辦公室主任

“秘書工作”主管（培訓(xùn)主管、業(yè)務(wù)主管）

“秘書工作”助理（人事助理、執(zhí)行助理）

初級秘書、高級秘書等等

對這些稱謂的分析

對秘書稱謂的不規(guī)范帶來的問題

1.秘書稱謂的不統(tǒng)一給界定秘書職務(wù)帶來了困難，不利于對秘書人員進(jìn)行科學(xué)的管理

2.容易造成秘書角色認(rèn)知的差異，一個單位中同時存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規(guī)范來要求自己

3.不利于秘書學(xué)科基本術(shù)語的準(zhǔn)確表達(dá)。

【

（二）秘書的類別】

按秘書的從屬和服務(wù)對象的角度，可分公務(wù)秘書和私人秘書兩類

以秘書在組織內(nèi)部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘 書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書

以秘書從事工作的行業(yè)特征來分，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等

【

（三）秘書的層次】

在秘書職位的縱向?qū)哟紊戏譃椋撼跫壝貢?、中級秘書和高級秘書?/p>

包含4層含義：

體現(xiàn)了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次

體現(xiàn)了不同層次秘書工作量及相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)比例

體現(xiàn)了不同層次的秘書在知識、經(jīng)驗和能力上的級差

體現(xiàn)了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別

三、秘書的職業(yè)特征

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【

（一）秘書的職業(yè)特征】

服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性

知識化和專業(yè)化

年輕化和女性化

【

（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業(yè)通道很長，中國加入wto，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。

四、秘書工作的性質(zhì)

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【

（一）秘書的根本性質(zhì)——輔助性】

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

【

（二）秘書工作的特征】

與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：

1.中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上

3.全面性

是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上

是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上

4.服務(wù)性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

5.被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。

秘書應(yīng)在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：

活動名義的假借性

（2）協(xié)調(diào)關(guān)系的特征

從屬性

廣泛性

間接性

（3）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

政策指導(dǎo)

客觀公正

平等協(xié)商

注重整體

靈活適度

（4）協(xié)調(diào)關(guān)系的過程

摸清情況

找出癥結(jié)

恰當(dāng)協(xié)調(diào)

督促落實

檢查反饋

3.處理信息

（1）處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。

（2）處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預(yù)測性原則

（3）處理信息的內(nèi)容

歷史信息

上級信息

內(nèi)部信息

公眾信息

社會信息

（4）處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4.辦理事務(wù)

（1）辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

（2）辦理事務(wù)的特征

綜合性

服務(wù)性

繁瑣性

突擊性

（3）辦理事務(wù)的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規(guī)范

（4）辦理事務(wù)的程序

自然程序

理論程序

指令程序

法定程序

技術(shù)程序

習(xí)慣程序

【

（二）秘書的職責(zé)】

大致也有以下11個方面：

日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）

接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）

會議事務(wù)（會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等）

行政事務(wù)

信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）

文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

寫作事務(wù)（各種文體的寫作）

協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況）

其宗旨是：作為秘書的代言機構(gòu)，維護(hù)秘書的合法利益；通過連續(xù)教育，提高秘書人員的素質(zhì)和水平；介紹最新技術(shù)，增強業(yè)務(wù)技能，提高秘書的職業(yè)地位。

“國際行政管理者協(xié)會”提供給會員的刊物有：

《秘書》雜志: 為國際秘書領(lǐng)域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態(tài)、新技術(shù)

《秘書工作范例》: 為國際職業(yè)秘書協(xié)會同各分支機構(gòu)中企業(yè)經(jīng)理代表人物合作創(chuàng)辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環(huán)境，反映秘書職責(zé)的共同特性

《職業(yè)秘書道德準(zhǔn)則》: 建立和傳播職業(yè)行為標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)秘書的職業(yè)道德觀念。

“國際行政管理者協(xié)會”每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試”，于世界設(shè)250個考場同時進(jìn)行，報考條件很嚴(yán)，高中生要有6年秘書工齡，大學(xué)生要有共6年的大學(xué)學(xué)齡和秘書工齡才能報考。有學(xué)士學(xué)位的人須完成一年經(jīng)過證明的工作經(jīng)驗亦能報考。考試科目為：企業(yè)法、企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)管理、人際學(xué)、秘書會計學(xué)、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續(xù)進(jìn)行12小時。1980年曾有6000人報考，1000人合格。合格者獲“特許職業(yè)秘書”資格（簡稱cps）。在美國，所有秘書都期望獲此資格，以求個人有所發(fā)展。

自1952年起，“國際行政管理者協(xié)會”還將每年4月最后一個工作周定為“秘書周”，該周的星期三定為秘書節(jié)，并舉行相關(guān)的慶?；顒?。舉行這樣的慶祝會被認(rèn)為是為了認(rèn)同辦公室里工作的秘書的貢獻(xiàn)，和吸引更多的人從事秘書或行政工作。XX年，“國際行政管理者協(xié)會”宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當(dāng)今不斷變化的工作名稱和職責(zé)增加保持一致。

加拿大總理克雷蒂安的賀詞：

我很高興對參加XX年行政專員周和50周年慶典的各位致以最熱烈的祝賀。紀(jì)念周為領(lǐng)導(dǎo)者提供了一個認(rèn)可在加拿大及世界各地行政人員所做出的貢獻(xiàn)的很好機會。行政專員工作高效，知識豐富，技能嫻熟，掌握了最新的辦公技術(shù)和具有異常完美的組織協(xié)調(diào)能力。我希望和領(lǐng)導(dǎo)者及其需要合作工作的人一起，為你們的辛勤工作和杰出貢獻(xiàn)致以真誠祝賀。

第二篇：秘書的涵義和職業(yè)特征

《秘書的涵義和職業(yè)特征》教學(xué)設(shè)計

潁州職業(yè)教育中心張洪鋒

教學(xué)目標(biāo)：

一、理解掌握秘書的涵義、類別與層次；

二、了解秘書的職業(yè)特征。

教學(xué)重點：

理解掌握秘書的涵義、類別

教學(xué)課時：一課時

教學(xué)過程：

一、導(dǎo)入新課

二、秘書的涵義

1、宮中秘藏之書

秘書最早的意思指物。《二十四史》中的《晉書?荀勖傳》中有這樣的記載：皇上命令荀勖將從古墓中發(fā)掘出來的古文竹書進(jìn)行編撰，列在秘書之列。由此可．．

知，秘書這個詞在古代首先指的是宮禁藏書。

2、輔臣

秘書是指世界許多國家主管政府事務(wù)的部長或者常務(wù)副部長。

3、行政職位

秘書是一種行政職位。這是我國的一種說法。

4、社會職業(yè)

秘書對于全世界范圍來看，更加趨向于一種社會職業(yè)，一種具有嚴(yán)格素質(zhì)要求的職業(yè)。

國家勞動部（現(xiàn)稱勞動和社會保障部）在1998年5月頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。

三、秘書的類別和層次

1、秘書的類別

秘書的類別因標(biāo)準(zhǔn)不同而不同，常見的有三個標(biāo)準(zhǔn)：

（1）從服務(wù)對象和經(jīng)濟(jì)來源分

從服務(wù)對象和經(jīng)濟(jì)來源分，可分為公務(wù)秘書和非公務(wù)秘書兩類。

（2）從具體的工作內(nèi)容分

從具體的工作內(nèi)容分，可以分為文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務(wù)秘書、外文秘書、生活秘書等。

（3）從秘書所掌握的技能分

現(xiàn)代社會，又從秘書所具備的技能來分類，分為全能秘書與專業(yè)秘書。

2、秘書的層次

按照秘書的職務(wù)高低來分，可以分為秘書長、辦公廳主任、秘書處長、秘書科長、秘書股長、秘書科員和秘書辦事員七個層次。

按照秘書的職業(yè)資格等級來分，《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中將秘書分為高級秘書、中級秘書和初級秘書。

我國黨政機關(guān)的秘書，按照其承擔(dān)職責(zé)范圍的大小和工作任務(wù)輕重的不同，在縱向上分為以下三個層次：

（1）高級秘書

高級秘書，是指秘書長、辦公廳（室）主任。一般是省、廳兩級的秘書人員。雖然他們工作的機關(guān)、單位不同（有的是在中央機關(guān)單位日常行政工作的負(fù)責(zé)人），但其職責(zé)是 “參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。

（2）中級秘書

中級秘書，是指辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。一般是處、科兩級的秘書人員。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。

（3）初級秘書

初級秘書，是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)工作和辦理其它事務(wù)工作的人員。

國外秘書人員，根據(jù)各人承擔(dān)責(zé)任的大小和資歷等方面條件的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習(xí)秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。

三、秘書的職業(yè)特征

（一）秘書的職業(yè)特征

1、服務(wù)的直接性

2、服務(wù)的穩(wěn)定性

3、知識化

4、年輕化

5、女性化

（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才

秘書是“軟人才”中的代表之一。

四、課堂小結(jié)

五、作業(yè)：

1、全面理解秘書的含義

2、秘書劃分哪些層次