第一篇：“特此通知”、“特此報告等_后面要不要加上“句號”

“特此通知”、“特此報告等_后面要不要加上“句號”

一些秘書寫作教材提供的公文例文的結(jié)束語如“特此通知”,“特此通告”,“此復(fù)”等,有的 加了標點符號,有的沒有加標點符號.筆者還特意到安徽師范大學(xué)檔案館查閱了一些公文,結(jié) 果也是這樣.公文中的結(jié)束語是否使用標點符號,問題雖小但總應(yīng)有一個明確的結(jié)論.關(guān)于這個問題的兩種觀點第一種觀點:不加標點符號.持這種觀點的人認為,像“特此通 知”等公文中的結(jié)束語,不加標點符號是一種習(xí)慣,加上標點符號反而不美觀,如公文標題和落 款之后都是不加標點符號的.第二種觀點:加標點符號或不加標點符號都可以.為了弄清這個 問題,筆者專門請教了安徽師范大學(xué)文學(xué)院現(xiàn)代漢語教研室的蔣先生.蔣先生認為,從語言學(xué) 的角度看,公文中的結(jié)束語大都另起一行,由于不會產(chǎn)生歧義,因而使用或不使用標點符號都 可以.那么,公文中的結(jié)束語到底要不要加標點符號呢?筆者以為,公文的結(jié)束語之后應(yīng)當使用 標點符號.=.為何要加標點符號根據(jù)筆者掌握的資料,目前還沒有論著或論文對公文中的結(jié)束 語是否使用標點符號給出語言學(xué)習(xí)明確的結(jié)論.的確,這是一個容易被忽視的小問題,也是一 個看似簡單卻又難以說清楚的問題.筆者認為,僻決這個問題可以借助現(xiàn)代漢語語法單位中的短語和句子這兩個概念來加 以說明.黃伯榮,廖序東主編的《現(xiàn)代漢語》指出:“短語是語義上和語法上都能搭配而沒有句 調(diào)的一組詞,是造句的備用單位.大多數(shù)短語可以加上句調(diào)成為句子.”“句子是具有一個句調(diào), 能夠表達出一個相對完整的意思的語言單位.”①句子與短語的主要區(qū)別在于是否有句調(diào):句 子有句調(diào),短語沒有句調(diào).那么,公文中的結(jié)束語如“特此通知”等究竟是短語還是句子呢?也許 有人會說,“結(jié)束語”就是“結(jié)束的短語”.這并不能說明問題.若此.“結(jié)束語”不也可以理解為“結(jié) 束秘書之友&;27 年第 3 期的語句”嗎?吳新元先生將結(jié)束語明確地稱為結(jié)語句:“公文中常用' 特此某某'一類結(jié)語句”②.這樣就好理解了,既然是句子,自然要加上標點符號.對“特此請示,請 予批復(fù)”之類的結(jié)束語來說,由于是由兩個分句構(gòu)成的,“請予批復(fù)”之后自然要加標點符號.而 對“特此通知”這類結(jié)束語來說,作為公文正文的組成部分,它理應(yīng)是一個單句,也應(yīng)當使用標 點符號.很顯然,如果公文正文中出現(xiàn)一個短語,反而與整個正文不相協(xié)調(diào),給人以不倫不類的 感覺.這與公文標題和落款不使用標點符號不是一回事.因此,對公文結(jié)束語之后的標點符號, 既不能認為加了不美觀就不加,也不能認為只要不產(chǎn)生歧義加或不加都無所謂.筆者還注意到, 有些公文,尤其是戶外張貼的“通告”,其結(jié)束語常使用黑體字,以示醒目,且不標注標點符號.這 一做法也是欠妥的.因為公文的結(jié)束語屬于公文正文的內(nèi)容,整個正文的字體應(yīng)該保持一致.&;國家行政機關(guān)公文格式&;對此有明確的規(guī)定.公文中的結(jié)柬語應(yīng)當使用什么標點符號公文中的結(jié)束語作為一個句子應(yīng)當使用哪一 種句調(diào)呢?“拿語氣為標準,句子可以分做四種.帶有陳述語氣句調(diào)的是陳述句,帶有疑問語氣 句調(diào)的是疑問句,帶有祈使語氣句調(diào)的是祈使旬,帶有感嘆語氣句調(diào)的的是感嘆句.”③《現(xiàn)代 漢語詞典》在解釋“句子”這一詞條時有這樣的說明:“每個句子都有一定的語調(diào)(語調(diào),有的表 述為句調(diào),筆者注),表示陳述,疑問,祈使或感嘆的語氣.?6?7?6?7在書面上每個句子的末尾用句號, 問號或嘆號.”④對公文的結(jié)束語而言,在選擇句調(diào)時首先可以排除的是問號,因為公文的結(jié)束 語不可能是提出問題的疑問句;其次可以排除嘆號,因為公文結(jié)束語也不應(yīng)當是帶有濃厚感情 色彩的感嘆句.公文的結(jié)束語一般不是陳述句就是祈使句.是陳述句的,如“特此通知”之后應(yīng) 當使用句號.是祈使句的,如“請函復(fù)”,筆者認為其后還是應(yīng)該使用句號.盡管《現(xiàn)代漢語詞典》 認為祈使句“在書面上,句末用句號或感嘆號”⑤,但對行文機關(guān)來說,無論是平行

文的結(jié)束語 如“請函復(fù)”,還是上行文的結(jié)束語如“特此請示,請予批復(fù)”,在句末使用句號都比使用嘆號好.這里用的“請”字是禮貌用語,表達的是對主送機關(guān)的尊重,并沒有也不能帶有強烈的感情色彩.如果使用嘆號,那就是強烈要求主送機關(guān)復(fù)文,那樣表達的就是“請馬上回復(fù)”,“特此請示,請盡 快予以批復(fù)”等語氣.這種帶有催促甚至命令的語氣顯然是不適當?shù)?即使公文的結(jié)束語是祈 使句,也要避免使用“立即”,“馬上”,“即刻”,“盡快”等感情色彩濃厚的詞匯,所以結(jié)束語之后使用 句號比較恰當.總之,公文中的結(jié)束語必須使用標點符號.當然,并不是所有的公文都一定要有 結(jié)束語,如中共中央,國務(wù)院的通知,由于正文中有“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”之類的過渡語,為 了避免“通知”的重復(fù)使用,正文后就不再使用“特此通知”之類的結(jié)束語了.許多基層機關(guān)在公 文寫作中往往習(xí)慣于使用結(jié)束語,以起到強調(diào)作用并作為正文結(jié)束的標志.這樣做是可行的, 但千萬別省略了句號.