第一篇：關(guān)于如何做好檔案管理工作的幾點體會

關(guān)于如何做好檔案管理工作的幾點體會

摘要：文章以檔案管理者的視角，結(jié)合日常工作經(jīng)驗淺談檔案管理工作的重要性，并針對檔案管理中需要注意的問題以及檔案管理的方法途徑進(jìn)行深入探析，旨在提高管理質(zhì)量，為同行業(yè)有效開展檔案管理工作提供參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化

接觸辦公室工作已經(jīng)整整三年了，在我的本職工作范圍內(nèi)，檔案管理工作是其中的一部分，剛開始接觸的時候并沒有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他辦公室事務(wù)工作上了。直到開始整理檔案的時候，才發(fā)現(xiàn)和我的看法大相徑庭，盡管歸檔的都是些平時收發(fā)的文件，可是整理起來卻有些力不從心，一些基本的概念還弄不清楚，只是照著葫蘆畫瓢，這時我才開始體會到這項工作的重要性，才想法努力去做好這項工作，為此，沒少費工夫，專門下功夫?qū)W習(xí)了有關(guān)檔案管理的知識，還到局辦公室向有檔案管理經(jīng)驗的人員學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)，才逐步掌握了檔案管理的基本知識，同時也悟出了一些道理。這里我就從個人在這次對檔案管理工作認(rèn)識的轉(zhuǎn)變上，參考著一些專家們的意見和建議，對單位的檔案管理談幾點個人膚淺的體會，不對之處，請各位領(lǐng)導(dǎo)給予指正。做好檔案管理工作首先要對這項工作有正確的認(rèn)識

在開始整理檔案時遇到的諸多問題，正是源于我對檔案管理工作的認(rèn)識不夠全面，感覺無非是把上級來的文件和本單位下發(fā)的文件歸類封存而已，以為是一個特簡單的問題，我想，和我有同樣看法的人不會在少數(shù)，正是由于有這種看法，所以開始整理時弄得一團糟，無從下手，文件擺了一桌子，手忙腳亂，直到那時才真正認(rèn)識到檔案管理工作其實是一項非常重要的工作。從宏觀上講，檔案是在各項社會活動中逐步形成的文件轉(zhuǎn)化物，是歷史憑據(jù)，也是人類發(fā)展歷程中的寶貴財富，對人類文明進(jìn)步具有重要的參考價值和憑證作用。從小處講，小到我們地勘單位，我個人認(rèn)為，檔案資料是單位發(fā)展過程的經(jīng)歷紀(jì)錄，記錄著我們地勘單位經(jīng)濟、政治、文明等方面不斷發(fā)展完善的過程。這個過程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以說，做好檔案管理工作，對單位發(fā)展具有非常重要的意義。做好檔案管理工作要了解它的重要作用

檔案資料非常重要，一是因為檔案材料具有憑證作用：檔案記錄著單位的發(fā)展歷史，是得到法律認(rèn)可的憑證，這是檔案有別于其他文獻(xiàn)的一個特點。檔案本身的作用及其形成特點決定其具有特殊的憑證作用。檔案隨著單位的發(fā)展進(jìn)程而逐漸形成，它能夠客觀反映單位的發(fā)展歷史，因此說檔案是一種歷史憑證。從檔案本身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了單位發(fā)展的歷程和歷程進(jìn)行中的原始制度和記錄，還有當(dāng)事人的印信和親筆手稿等歷史真跡，因此說檔案是確鑿的真憑實據(jù)是無可厚非的。二是檔案材料具有參考作用。檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。就如我們局的檔案，它不僅真實地記錄和反映了我們地質(zhì)局從創(chuàng)建之初的艱難到今天跨越式發(fā)展的輝煌，而且也反映了我們局發(fā)展過程中從事實踐活動和開拓市場的廣度，這為我們在新的形勢下抓住機遇，繼續(xù)開拓新的市場提供了詳盡的經(jīng)驗和參考。它的參考作用主要在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。它是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是單位在發(fā)展中形成的，發(fā)展的過程是廣泛的，因而記錄發(fā)展過程的檔案也是很廣泛的，其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料，因此，每個地區(qū)有檔案館，每個單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，單位發(fā)展過程遇到問題，可以查閱檔案作一參考。個人遇有難題，也可以查閱檔案，尋找答案。由此可見，檔案在生活中具有多么重要的作用。做好檔案管理工作要求檔案管理人員具備基本的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是整個單位發(fā)展過程中的重要組成部分。對地勘單位來說，檔案不僅記錄了煤田地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展歷史，也服務(wù)于煤田地質(zhì)事業(yè)的今天，并且為地勘行業(yè)的未來發(fā)展提供參考，因此說檔案對于地勘行業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。這樣，做好檔案管理工作就需檔案管理人員要有敬業(yè)精神和具備一定業(yè)務(wù)素質(zhì)。

一是檔案管理人員要明確各自的職責(zé)。維護(hù)檔案的完整與安全是檔案管理人員的主要任務(wù)和基本職責(zé)，同時也是檔案保管工作的最終目的。在工作中，管理人員應(yīng)該秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，保管好所有檔案資料，確保其不亂、不散、不丟、不壞。具體要求如下：不亂：檔案保管工作要條理分明，整齊排列檔案排架，做到目錄清晰、章程明確。不散：如果檔案資料過于分散，不僅容易丟失或損壞，而且會增加管理難度。因此，檔案資料最好歸類集中保管，以減少工作量，提高管理質(zhì)量。不壞：確保檔案資料完好無損，如有損壞，應(yīng)及時補救。不丟：在保管過程中，確保檔案不遺失，嚴(yán)防檔案資料或檔案內(nèi)容被竊，確保檔案資料絕對安全。

二是檔案管理人員要恪盡職守、無私奉獻(xiàn)。對企業(yè)中有價值的資料進(jìn)行收集、分析和整理是檔案管理部門的主要職責(zé)，單位檔案資料的完整、齊全、安全以及利用效果與檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有直接的關(guān)系。這就要求檔案工作人員要樹立責(zé)任意識，加強業(yè)務(wù)鍛煉，提高檔案管理水平。這樣，就要求檔案工作人員首先要恪盡職守，求真務(wù)實、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真。其次，檔案工作人員應(yīng)該踏實、敢于平凡，要具備無私奉獻(xiàn)的精神，在日常工作中能夠不計個人名利得失，為檔案查閱人提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理服務(wù)，這是檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本要求。

三是檔案管理人員一定要遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密?！吨腥A人民共和國檔案法》的頒布為有序開展檔案管理工作提供了法律支持，為檔案管理工作的正常開展創(chuàng)設(shè)了一個良好的環(huán)境，夯實了檔案事務(wù)工作基礎(chǔ)。檔案保管者應(yīng)該執(zhí)行《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按法定工作流程辦事，強化檔案保管工作的法制性。在認(rèn)真貫徹落實《檔案法》的同時，還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，不斷地提高執(zhí)法的自覺性和執(zhí)法能力。

四是檔案工作人員要具備專業(yè)知識、勇于開拓創(chuàng)新。檔案管理人員要具備較強的組織文字材料的寫作能力。文字處理也是檔案管理工作的一部分。檔案管理者要有一定的文學(xué)修養(yǎng)、扎實的文字功底、較強的文字書寫能力和概括能力，這樣才可以將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項工作服務(wù)。

五是檔案管理人員應(yīng)具備應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。現(xiàn)如今，電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展極大地豐富了檔案管理的工具選擇，也使檔案管理工作面臨更多考驗。為迎合新時代對檔案管理工作提出的各類要求，檔案管理部門應(yīng)該積極引進(jìn)計算機技術(shù)，加強檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理人員首先要掌握計算機基礎(chǔ)知識，加速檔案信息的電子化和數(shù)字化進(jìn)程，提高工作效率的同時，注重檔案信息的完整性，為使用者提供快捷、高效的檔案查詢服務(wù)。做好檔案管理工作還需要有完善的機制作保障

做好檔案管理工作，只有認(rèn)識和做好工作的基本素質(zhì)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要有一套完善的管理機制作保障。由于檔案工作具有服務(wù)的特殊性、管理的復(fù)雜性等特點，因此建立一套完善的檔案管理機制是做好檔案管理的根本保證。

一是要加強制度建設(shè)。一般單位的檔案管理的現(xiàn)行規(guī)章制度，主要包括閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

二是要理順管理工作程序。檔案管理應(yīng)按照科學(xué)的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關(guān)部門之間的工作程序。以歸檔為例：各部門需將文件按要求整理后歸辦公室，辦公室將各部門的歸檔文件與收發(fā)文處理的文件一起統(tǒng)一編排件號后進(jìn)行歸檔。針對這一工作流程，檔案管理需要設(shè)計、建立相應(yīng)的登記表，滿足管理需要。只有事先理順好管理工作程序，才能避免走彎路。

以上是個人通過學(xué)習(xí)和理解，以及借鑒有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員的意見，形成的幾點體會，有一定的片面性，望大家提出寶貴意見，謝謝！

參考文獻(xiàn)：

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第二篇：如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個方面抓起。

一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味的指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

(一)愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

－1－(二)積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

二．實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

(一)加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

(二)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、－2－ 歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務(wù)于社會。

－3－

三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(一)提高認(rèn)識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認(rèn)識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

(二)加強制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機制?？梢哉f，加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高 －4－ 業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理，這樣，便可以激勵檔案工作者增強參加繼續(xù)教育的主動性和積極性。

(三)明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和和時效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。

(四)進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，要通過各種形式對他們進(jìn)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強

－5－ 對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

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第三篇：如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進(jìn)行：

1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

第四篇：如何做好檔案管理工作

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如何做好檔案管理工作

作者：李霞

來源：《科技創(chuàng)新導(dǎo)報》2011年第18期

摘 要:檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著優(yōu)秀成果,對研究科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚長避短,制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞:檔案管理單位管理

中圖分類號:G256 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

檔案管理工作做好了,一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時了解單位狀況,適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為管理決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定管理成果,為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和管理成果。檔案管理成果同單位管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式,決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展,對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此,做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象,工作責(zé)任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利于形成單位管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙,在整個單位發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理

模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20 世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ),檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點:一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。單位近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時間上,有時會累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進(jìn)行管理,在進(jìn)行這項工作時,須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

單位檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則單位檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項運動,一次考試在進(jìn)行,整個過程加班加點,在短時間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長期性和連續(xù)性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在單位中的重要作用的認(rèn)識不足,甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;在任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實,檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn):與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析,得出如下結(jié)論:科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第五篇：做好幼兒園檔案管理工作的幾點體會

做好幼兒園檔案管理工作的幾點體會

幼兒園的檔案是幼兒園辦園歷史和發(fā)展軌跡的見證，是評價幼兒園整體辦學(xué)水平的“窗口”，是深入開展教育教學(xué)改革、全面實施素質(zhì)教育活動不可缺少的資料。檔案管理是幼兒園管理工作的一個重要組成部分。作為一名檔案戰(zhàn)線的老兵，在10年的工作實踐中我充分認(rèn)識檔案工作的重要意義，堅持以服務(wù)全局的崗位意識、認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，進(jìn)取鉆研的敬業(yè)精神，使我園的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)清晰、層級分明、運作高效。在二期課改不斷深入，幼兒園開拓創(chuàng)新蓬勃發(fā)展的今天，我更是深切體會到了檔案管理工作在學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展中的重要推進(jìn)作用。下面，我談?wù)勛龊糜變簣@檔案管理工作的幾點體會。

一、敬業(yè)愛崗，以高度的熱情投入檔案工作。

我主管人事和檔案工作。千頭萬緒的事務(wù)占用了我很多的時間和精力。但我總能在處理好繁雜事務(wù)的同時，盡心盡力地做好檔案資料的收集、整理、分類、組卷、保管等工作。

首先，在工作中積極爭取上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，確保檔案設(shè)施設(shè)備的配備和完善，將檔案管理的要求和目標(biāo)列入幼兒園的學(xué)年工作計劃中，根據(jù)目標(biāo)對全園教工開展檔案工作培訓(xùn)，強化條線人員職責(zé)，明確階段性工作要求。

其次，依據(jù)幼兒園發(fā)展規(guī)劃與重點工作，對歸檔類目進(jìn)行補充和調(diào)整，并廣泛聽取檔案網(wǎng)絡(luò)組成員的意見和建議，確保過程性資料的完整和規(guī)范。

再次，充分發(fā)動園內(nèi)檔案網(wǎng)絡(luò)組成員的作用，齊心協(xié)力做好檔案資料的收集和積累工作，在時間節(jié)點和材料的完整性方面把好關(guān)。力求保質(zhì)保量。

二、科學(xué)管理，讓檔案資料發(fā)揮最佳效應(yīng)

我在投入極大的熱情做好資料歸檔的同時，非常注重檔案資料的流轉(zhuǎn)、借存方面的管理。在檔案日常管理中，為了方便教師查找利用檔案，我制訂了相應(yīng)措施，讓檔案資料充分發(fā)揮作用。

1、建立電子檔案目錄中心，方便教師檢索查閱。

我園是上海市市級課改園，對教師的專業(yè)發(fā)展要求比較高，園內(nèi)的項目設(shè)計、教師培訓(xùn)、專題類資料比較多，教育資料的門類和目錄補充更新比較快。為了方便教師的日常查閱和相互間的交流學(xué)習(xí)，我與網(wǎng)絡(luò)組成員一起制訂了文書和教學(xué)檔案的電子預(yù)立卷目錄，并建立相應(yīng)的文件夾，然后要求教師在上交相關(guān)資料時確保紙質(zhì)文稿與電子稿同步。園內(nèi)建立了電子檔案檢索目錄后，當(dāng)教師需要相關(guān)資料時，就能隨時查閱，及時調(diào)用，從而提高了檔案資料的流轉(zhuǎn)運作功能，為教師開展教學(xué)研究提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、明確檔案借閱操作流程，確保資料保留完整。

為了不斷提升檔案管理的功能和效益，我園在檔案借閱、流轉(zhuǎn)方面制訂了明確的操作流程和管理制度。嚴(yán)格執(zhí)行借閱利用登記制度、保管制度，并對各類檔案制度定期進(jìn)行調(diào)整和修改，及時向教工宣傳解釋，同時張貼在檔案室醒目的位置，使管理制度成為全體教工的自覺行為。幼兒園檔案制度化管理，網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)的策略，使檔案工作目標(biāo)的達(dá)成有了極大的支撐和保障。

三、規(guī)范服務(wù)，為幼兒園全面發(fā)展護(hù)航。

多年來，在教育局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和關(guān)心下，在不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的過程中我的檔案管理水平不斷提升，幼兒園檔案管理工作也連年獲得好評。在工作中，我堅持檔案資料服務(wù)決策、服務(wù)幼兒園發(fā)展的宗旨。在幼兒園制訂發(fā)展規(guī)劃、討論重大決策、接受工作檢查時，做到精心準(zhǔn)備，根據(jù)需要提供必要的檔案資料，為推進(jìn)幼兒園發(fā)展提供可靠的依據(jù)。這是全面評估幼兒園整體辦學(xué)水平的兩次重大活動，需要提供大量的資料進(jìn)行驗證和說明。為了迎接復(fù)驗和評審，我反復(fù)學(xué)習(xí)和對照評估的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對各類資料進(jìn)行了細(xì)致的分類和整理。為了方便專家查驗資料，我精心設(shè)計了清晰明了的評估資料目錄、一目了然的案卷標(biāo)題。在復(fù)驗和評審過程中，我園呈現(xiàn)的檔案資料不僅獲得了市教育評估院專家的一致好評，而且也為順利通過驗收和評審奠定了基礎(chǔ)。

作為一名基層幼兒園的干部，我在默默的耕耘中品嘗著收獲的喜悅，也在無私的奉獻(xiàn)中感受著支持和理解的溫馨。在新時期的學(xué)校管理和發(fā)展過程中，檔案工作正顯示出其獨特的功能和價值，印證著一個個經(jīng)典的軌跡。而我也將會在今后的工作中不斷加強理論學(xué)習(xí)，為檔案工作的規(guī)范管理、高效運作作出不懈的努力。