新形勢下電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策建議思考

企業(yè)檔案具有記錄企業(yè)發(fā)展變革的歷史意義，很多珍貴資料可以作為企業(yè)改革創(chuàng)新的參考和建議，具有很好的使用價值。在新形勢下，電力企業(yè)的檔案管理內容和數(shù)量上都發(fā)生了改變。所以，電力企業(yè)要轉變思路，實行檔案管理的現(xiàn)代化，適應社會和市場大環(huán)境的變化，運用檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案，形成現(xiàn)代化的檔案管理制度，專業(yè)的管理檔案工作人員，明確崗位職權，使電力企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范化。

新形勢下，市場經(jīng)濟瞬息萬變，電力企業(yè)處于改革發(fā)展的關鍵時期，與改革相關的檔案管理也處于創(chuàng)新變革的重要時期，電力企業(yè)檔案管理在實行現(xiàn)代化管理模式時，遇到了不少阻礙，電力企業(yè)檔案管理人員專業(yè)性不夠，基礎設施缺乏后期的管理維護，使檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不夠迅速，筆者針對電力企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題，給出了相關的改進措施。

一、檔案管理在電力企業(yè)的工作內容

新形勢下檔案現(xiàn)代化管理在電力企業(yè)中運用不夠成熟，出現(xiàn)了很多的問題，如檔案沒有及時地補充，檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范地保存，檔案內容缺失等常見問題時有出現(xiàn)。在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)這樣狀況的主要原因有：第一，檔案管理人員工作目標不明確；第二，缺少完善的檔案管理制度的約束；第三，檔案管理沒有緊跟電力企業(yè)的發(fā)展步伐。通過以上三點的分析，梳理電力企業(yè)檔案管理的工作內容主要有以下三點：

（一）檔案管理工作中的資料案卷

根據(jù)我國文書立卷中的要求，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的文書資源，必須及時定期進行歸納整理，形成標準案卷，案卷記載企業(yè)的經(jīng)濟活動，具有一定的歷史價值，可以反映一段時間的社會現(xiàn)實，方便相關政府部門的監(jiān)督和管理。

（二）檔案管理工作中定期歸檔

檔案管理工作的主要內容是定期對電力企業(yè)的檔案和文書資料進行歸檔整理，極大地方便了電力企業(yè)領導和員工查閱資料，在檔案管理工作中，要通過相關部門做好資料的收集工作，整理標注好資料的內容和時間等信息，重點資料要做到重點整理和重點安置，資料整理好后，要分門別類地進行安置，完成資料的整理和歸檔工作。

（三）檔案管理中檔案的保護

部分電力企業(yè)建立很早，具有幾十年的發(fā)展歷程，在企業(yè)的發(fā)展變革和人事變革之中，紙質檔案由于管理不慎，或丟失，或損壞，所以檔案管理人員要盡職盡責地做好檔案的保護工作，人事變更時要做好檔案的交接工作，關鍵性檔案要單獨保管，防止遺失或者損毀，盡可能地保護檔案的使用價值。

二、新形勢下電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

電力企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)代化發(fā)展速度不斷地加快，而檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展速度緩慢，造成兩種之間發(fā)展失衡，具體檔案管理工作存在著如下幾個問題：

（一）新形勢，新課題

在新形勢下，電力企業(yè)的檔案管理將會遇到新的研究課題，在沒有專業(yè)人員的指導下，研究課題進展緩慢。所以，電力企業(yè)領導要支持檔案管理部門對于新課題的研究，并提供資金保障、人員保障、物資支持等，后勤保障到位的情況下，與電力企業(yè)多個部門展開合作，有利于檔案管理部門快速地開展研究工作，新課題主要有：電力企業(yè)檔案管理中資源的利用、《檔案法》對電力企業(yè)檔案管理的作用、檔案信息化管理建設目的、電力企業(yè)創(chuàng)新改革對檔案資源管理的影響等。

（二）現(xiàn)代化管理缺失

1.檔案管理人員缺乏管理意識

現(xiàn)在不少電力企業(yè)的檔案管理部門的工作人員，專業(yè)性不是很強，并且思維沒有發(fā)生根本性的改變，還在延續(xù)以往的工作方式，認為企業(yè)主抓生產(chǎn)，管理相對靠后。思維沒有發(fā)生改變，沒有跟上電力企業(yè)新形勢下的變化，對檔案管理缺乏認真負責的態(tài)度，檔案資料收集的不夠全面，使檔案內容過于片面，滯后于電力企業(yè)的發(fā)展速度。由于工作人員工作意識欠缺，部分文書資料收集不及時，造成丟失、損毀的嚴重后果，致使檔案的內容不夠全面，檔案失去了利用價值。

2.檔案管理信息化起步晚

社會信息化發(fā)展速度加快，企業(yè)普遍采用信息化管理形式，大部門電力企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了經(jīng)營管理的現(xiàn)代化。因為檔案現(xiàn)代化管理起步比較晚，很多檔案管理工作沒有實現(xiàn)完全的信息化管理，相關責任人重視程度低，信息化發(fā)展相對緩慢，部分電力企業(yè)在發(fā)展戰(zhàn)略中重視生產(chǎn)經(jīng)營目標的實現(xiàn)，忽略了檔案管理的信息化建設，軟硬件設施沒有跟上信息化發(fā)展的速度，或者是基礎設施準備齊全，但是沒有充分地開發(fā)和使用，使數(shù)字檔案建立速度慢，沒有實現(xiàn)檔案資源的共享服務，檔案現(xiàn)代化管理面臨諸多的問題，需要檔案管理人員去逐一解決。

三、新形勢下加強電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理措施

（一）建立現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)

電力企業(yè)要建立現(xiàn)代化的信息檔案管理系統(tǒng)，使用系統(tǒng)對各部門的檔案資源進行有效的管理，信息管理系統(tǒng)中針對檔案設計業(yè)務流程，優(yōu)化檔案管理操作流程。信息管理系統(tǒng)中可以實行公開透明的員工業(yè)績考核制度，明確員工的工作職責，記錄員工日常工作內容，方便電力企業(yè)的監(jiān)督管理。在信息技術快速發(fā)展的新形勢下，電力企業(yè)要以實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化作為發(fā)展的主要目標，利用現(xiàn)代化手段開發(fā)利用檔案資源，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供參考和建議，利用互聯(lián)網(wǎng)技術，建立電子檔案，實現(xiàn)電子檔案資源共享，提高檔案管理的工作效率。

（二）提高電子檔案安全管理措施

網(wǎng)絡安全一直是互聯(lián)網(wǎng)中不可忽視的問題，由于網(wǎng)絡環(huán)境比較復雜，電子檔案具有潛在的安全風險。所以，電力企業(yè)要做好電子檔案安全管理的財務預算，為電子檔案網(wǎng)絡安全系統(tǒng)的建立提供資金支持，電力企業(yè)要加大檔案管理軟硬件設施的投入，運用專業(yè)人才保護檔案信息系統(tǒng)的安全。首先，要對不同保密級別的檔案設置權限，管理人員要針對不同業(yè)務級別的員工設立不同的使用權限；其次，加強檔案信息系統(tǒng)防火墻建設，運用多重防火墻技術，進行全面的安全防范工作；最后，定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行安全升級，防止新型計算機病毒對系統(tǒng)的攻擊。

除此之外，電力企業(yè)要重視電子檔案的網(wǎng)絡安全，提高系統(tǒng)的安全性。作為一線的使用人員，檔案管理人員在使用檔案管理系統(tǒng)時，要注重操作過程中的細節(jié)性問題，從檔案的物理安全、技術安全和管理安全上，全面分析電子檔案的安全性，將問題反映給系統(tǒng)管理人員進行綜合評估，最終給出改進方法，在工作中找到檔案管理系統(tǒng)潛在的安全風險，盡可能地提高電子檔案的安全性。

（三）電力企業(yè)健全檔案管理制度

電力企業(yè)具有豐富的檔案資源，隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，檔案資料數(shù)量還在持續(xù)增長，如此形式多樣、數(shù)量龐大的文件資料，需要電企業(yè)進行規(guī)范化的管理。電力企業(yè)要建立嚴格的檔案管理制度，以適應新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的要求。首先，要明確檔案管理內容，明確文書、合同、產(chǎn)權資料的收集，規(guī)范整理歸檔方式，并建立電子檔案]；其次，檔案管理人員要明確工作職權，責任落實到人，實行績效考核制度；再次，加強電力企業(yè)各部門與檔案管理部門之間的溝通和協(xié)調，有利于檔案資料的收集工作；最后，充分利用信息管理系統(tǒng)，保護電子檔案數(shù)據(jù)庫安全。

（四）電力企業(yè)應加強基礎設施的建設

基礎設施建設是電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的基本條件，紙質檔案需要通風條件好的保管庫房，檔案庫房需要檔案柜、密級架、檔案盒等，使紙質檔案可以分門別類排放整齊；需要采購現(xiàn)代化的辦公設備，如電腦、復印機、掃描儀等。檔案庫房要做好防火防潮措施，配備滅火器和抽濕機，防止檔案受潮發(fā)生霉變。對于企業(yè)保密級別和企業(yè)知識產(chǎn)權相關的重要資料，要著重做好安全防護措施，保證資料的完整性和有效性，使用專業(yè)的保險箱進行安置，庫房要配備24小時監(jiān)控，隨時掌握檔案庫房的實際情況。

四、結語

電力企業(yè)的經(jīng)營管理與企業(yè)檔案管理密切相關，檔案資料在企業(yè)領導做出重大決策時，可以提供有效的指導和建議。檔案管理工作人員要隨時對企業(yè)的重要文件資料進行收集、整理、歸檔。將檔案進行規(guī)范化的管理，有利于日后檔案的開發(fā)和利用，檔案的現(xiàn)代化管理可以保證檔案的完整性和有效性，提高檔案的使用價值，電力企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，要充分開發(fā)利用檔案的使用價值，實現(xiàn)檔案管理的主要目的。