煤炭企業(yè)檔案管理存在的問題

及對策建議思考

煤炭企業(yè)的檔案管理內(nèi)容不僅記錄了煤炭企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展情況，還對整個煤炭的生產(chǎn)環(huán)節(jié)和管理工作等產(chǎn)生的資料和信息進(jìn)行記錄。當(dāng)前，煤礦企業(yè)的檔案管理類型主要包括：文書檔案、財務(wù)檔案和科技檔案等類型，這些檔案信息中涵蓋了煤礦企業(yè)的采煤系統(tǒng)、通風(fēng)系統(tǒng)和運(yùn)輸系統(tǒng)、地質(zhì)系統(tǒng)等工作體系中的信息，是煤炭企業(yè)發(fā)展過程中的重要和核心的資料。其不僅總結(jié)和歸納了礦井的發(fā)展歷程，還是幾代煤礦人運(yùn)用自身的智慧和汗水積累的有價值的資料。因此，在新時期下為了能夠提高檔案管理的水平，本文針對相關(guān)問題進(jìn)行分析，以供參考。

煤炭企業(yè)是國家能源的重要來源，關(guān)系到我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此所記錄的歷史信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)尤為重要，特別是在企業(yè)遇到問題時，首先想到的是查企業(yè)歷史記錄，經(jīng)過查閱檔案，結(jié)合當(dāng)時的具體情況，一些問題便迎刃而解。同時在選人用人方面，每個員工在企業(yè)發(fā)展中都有其特殊的表現(xiàn)，在檔案中都記載著好的一面和不好的一面，經(jīng)過查閱檔案，對每個員工都有一定的認(rèn)識和了解，這樣在提拔領(lǐng)導(dǎo)干部時使領(lǐng)導(dǎo)班子成員對一些員工更加有保障，更能做到量體裁衣。綜上所述，檔案管理工作在煤炭企業(yè)發(fā)揮著很重要的作用，對企業(yè)長期、穩(wěn)定的發(fā)展起著非常深遠(yuǎn)的作用。

一、煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義

主要包括以下幾點(diǎn)：1.為管理層決策提供幫助。企業(yè)檔案中所記錄的是一個企業(yè)所有經(jīng)營活動和生產(chǎn)活動的信息，煤炭企業(yè)更是有著更加龐大的信息量，其中包括生產(chǎn)經(jīng)營、人事變動等信息，涵蓋了企業(yè)在整個發(fā)展過程中的經(jīng)營成果及其歷史。這些信息往往能在企業(yè)遇到困難時，提供經(jīng)驗性的解決措施和方向性的幫助。從這些方面而言，煤炭企業(yè)的檔案管理工作有著十分重要的價值，應(yīng)當(dāng)給予足夠多的重視。2.維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。企業(yè)的檔案卷帙浩繁，尤其是一些原始憑證，在企業(yè)審查中也是會起到重大作用，使管理者更為清晰地了解公司的資產(chǎn)構(gòu)成狀況。在面對涉及經(jīng)濟(jì)糾紛時，原始憑證就是企業(yè)最有力的武器，能夠幫助企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益，避免較為重大的損失，為企業(yè)的正常運(yùn)營和發(fā)展提供一定的保護(hù)。3.提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。煤炭企業(yè)檔案涵蓋了生產(chǎn)、經(jīng)營、人事、技術(shù)等內(nèi)容，也見證了企業(yè)的發(fā)展，記錄了企業(yè)的成功與失敗。這些數(shù)據(jù)經(jīng)過有效的分析和管理，能夠在較大程度上起到借鑒和警醒的作用，使企業(yè)能夠在面對困難時，引領(lǐng)企業(yè)能夠順利走出困境，進(jìn)而節(jié)省企業(yè)成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、煤炭企業(yè)檔案管理存在的問題分析

1.煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視。主要體現(xiàn)在資金投入不足和人員素質(zhì)不高等問題。資金投入不足：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案管理已經(jīng)由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成電子文檔，并且采用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)，但一些煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只重視生產(chǎn)管理，忽視檔案管理，由于對檔案管理資金投入不足，一些煤炭企業(yè)檔案管理仍停留在半手工操作層次，造成檔案記錄不完整、不全面和不真實等，極大地影響了檔案管理的發(fā)展。人員素質(zhì)不高：由于一些企業(yè)對檔案管理的不重視，對檔案管理人員的選用門檻過低，極大地阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

2.煤炭企業(yè)檔案發(fā)展動力不足。前進(jìn)的動力是推動自身發(fā)展的重要因素，也是主導(dǎo)因素，一旦失去這個動力，任何事物的發(fā)展都會趨于停滯，就好像在當(dāng)前的教育環(huán)境下，大學(xué)作為學(xué)生的目標(biāo)，在實現(xiàn)以后，家長和老師一旦放開管制，學(xué)生就會在大學(xué)中沉淪，依然是無法成為一名棟梁之材的。企業(yè)檔案發(fā)展也是同理，煤炭企業(yè)作為能源企業(yè)，成立前期往往受到政府的高度重視，也都受到政府的支持和管理。而對檔案的管理，并不是企業(yè)自身意識到其價值所在，而是政府強(qiáng)制要求下不得已才進(jìn)行企業(yè)文檔的管理。而目前社會處在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，國家放開管理，致使企業(yè)檔案發(fā)展難以摸清楚方向，由此導(dǎo)致檔案堆積如山，無人問津。至此，檔案管理就成為空談，檔案的整理工作也沒有專職人員去負(fù)責(zé)，等到庫房無法存放更多的檔案時，再臨時抽調(diào)人員開始檔案整理，但是這些檔案都是數(shù)年積年累月下來的，又豈能是簡單整理就能完成的工作；再加上臨時抽調(diào)人員去整理檔案，導(dǎo)致的工作延期也是要計算的損失。甚至想要放棄檔案保管的企業(yè)的個人也不在少數(shù)，連企業(yè)檔案本身都被忽視了，更不用說企業(yè)檔案價值的挖掘了。在部分人眼中，連企業(yè)檔案是否應(yīng)該存在都被懷疑，可見企業(yè)檔案管理的必要性在人們心中的地位已經(jīng)岌岌可危了。

3.管理流程機(jī)械化。如果不改變?nèi)藗儗ζ髽I(yè)檔案管理的認(rèn)知，其功能將逐漸單一，成為保存文件的庫房罷了。而當(dāng)前的管理制度，卻把庫房變得像個流水線，缺乏相互聯(lián)系。從文件的收集到整理，是簡單地按照標(biāo)題進(jìn)行分類、編目、裝訂后，再擺放得整整齊齊，這一套流程就結(jié)束了。從中可以看出，每個管理過程基本就是個流水線，只要能保證按時交接就可以了。挖掘其中的價值、細(xì)密地分類是不太可能的，畢竟只是為了應(yīng)對檢查。這樣一來，整個管理流程基本形同虛設(shè)，更別說發(fā)掘更大的價值。煤炭企業(yè)的企業(yè)檔案管理大多依照傳統(tǒng)模式進(jìn)行，這也就不可避免地導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的流程也是宛如流水線一樣的作業(yè)了。

三、提升煤炭行業(yè)檔案管理的相關(guān)對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高重視程度。開展檔案建設(shè)對于提高企業(yè)工作效率、減少勞動成本、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有重要作用，但當(dāng)前煤炭企業(yè)對檔案建設(shè)的重視程度不夠，需要轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案數(shù)字建設(shè)的價值，從而推動進(jìn)程。從管理者層面而言，應(yīng)將檔案數(shù)字化工作納入企業(yè)整體規(guī)劃，將檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，為數(shù)字建設(shè)提供資金支持。從檔案從業(yè)者而言，要更新工作觀念，重新定位檔案工作在信息時代面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，明確自身存在的不足，積極學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識、提升信息技術(shù)以應(yīng)對建設(shè)的需求。

2.實現(xiàn)辦公與檔案管理的一體化發(fā)展。伴隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，煤礦企業(yè)業(yè)務(wù)不斷增多，辦公規(guī)模倍增，這就導(dǎo)致煤礦企業(yè)無論是在產(chǎn)品的開發(fā)、技術(shù)上、財務(wù)上、銷售方面以及人事方面都存在著大量的文件。這些文件內(nèi)容與檔案管理內(nèi)容聯(lián)系較大，檔案管理部門在對這些文件進(jìn)行整理、提交和歸檔時如果采用傳統(tǒng)的辦公軟件或者辦公手段等，不僅加大了檔案管理人員的工作壓力，使得檔案管理工作出現(xiàn)混亂等問題。因此，面對海量的信息，只有采用檔案管理自動化系統(tǒng)，將煤炭企業(yè)中的基礎(chǔ)辦公和檔案管理工作進(jìn)行相互融合，才能實現(xiàn)辦公與檔案管理一體化的發(fā)展，并有效地節(jié)省了人力和時間方面所產(chǎn)生的損失，提升了檔案管理的工作效率。

3.積極推進(jìn)煤炭企業(yè)檔案管理制度建設(shè)。煤炭企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)和智庫相鏈接，依靠智庫所擁有的龐大的知識資源，明確分析企業(yè)的各項情況，對企業(yè)進(jìn)行方向性的引導(dǎo)，改變以往被動式的服務(wù)模式，提供更加具有主動性的服務(wù)，從而變成一個能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值的部門，使人們改變過去的偏見，真正意識到檔案的價值，也能夠提高煤炭企業(yè)檔案管理工作者的認(rèn)同度，提高服務(wù)質(zhì)量。

4.資金支持。檔案管理和其他管理一樣，要達(dá)到一定的規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)就要給予一定的資金支持，辦公設(shè)施、先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、技術(shù)人員的聘用等都需要資金。目前我國較為先進(jìn)的檔案管理已經(jīng)達(dá)到計算機(jī)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理，形成多媒體網(wǎng)絡(luò)信息庫，可以與同行業(yè)形成檔案信息共享，并利用機(jī)讀檔案、聲像檔案等新型檔案載體為對象實現(xiàn)對檔案的保存和保護(hù)，實現(xiàn)檔案資料的真實性和完整性。但目前我國大多數(shù)煤炭行業(yè)檔案管理還達(dá)不到很高的水平，這就要求煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在建立標(biāo)準(zhǔn)時要高，資金投入要實，資金達(dá)不到一次到位，也要制定計劃，分次投入，做到逐步實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

5.規(guī)范管理，強(qiáng)化安全性能。信息安全是檔案數(shù)字化建設(shè)需要考慮的重要問題，加強(qiáng)安全性能既包括檔案實體的安全，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中要確保原始檔案的完整性與安全性，做到不損頁、不缺頁。檔案管理還應(yīng)確保檔案信息的安全，特別是涉及煤炭企業(yè)機(jī)密的檔案，因此，檔案從業(yè)者應(yīng)具備高度的保密意識，采取檔案業(yè)務(wù)外包的企業(yè)應(yīng)與外包企業(yè)簽訂保密協(xié)議以確保信息的安全。而對于檔案管理后期的安全保障，一方面要運(yùn)用計算機(jī)加密技術(shù)、定期殺毒等措施防范黑客或病毒的侵?jǐn)_，另一方面，注重管理軟件的更新升級，做好數(shù)據(jù)遷移工作，以避免因數(shù)據(jù)兼容問題造成的數(shù)據(jù)無法讀取等問題。

6.注重檔案管理人員的繼續(xù)教育。面對新形勢的新要求，檔案管理人員需通過繼續(xù)教育開不慣提升自身素質(zhì)以更好地適應(yīng)時代的新發(fā)展。國家檔案局聯(lián)合人力資源和社會保障部印發(fā)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，對多個方面對檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育進(jìn)行了詳細(xì)闡述。針對煤炭企業(yè)檔案工作者應(yīng)從三個方面著手著力提升自我素質(zhì)：一是檔案專業(yè)知識。檔案工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而非檔案專業(yè)的兼職人員理論知識不足難以實現(xiàn)檔案的專業(yè)管理，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識十分必要。二是煤炭企業(yè)相關(guān)知識。煤炭企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支撐，是專業(yè)性企業(yè)，其檔案管理具有專業(yè)性，特別是檔案信息中涵蓋的煤礦企業(yè)的采煤系統(tǒng)、通風(fēng)系統(tǒng)和運(yùn)輸系統(tǒng)、地質(zhì)系統(tǒng)等工作體系中的信息，需要專業(yè)人才才能明確，因此深化煤炭企業(yè)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)十分必要。三是信息技術(shù)相關(guān)知識。隨著檔案管理工程的逐步推進(jìn)，掌握必要的信息技術(shù)已成為檔案管理人員應(yīng)對檔案事業(yè)發(fā)展新特點(diǎn)的必然要求，如Word、Excel等常用辦公軟件，檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫操作，等等。

四、結(jié)語

檔案管理對煤炭企業(yè)今后的發(fā)展起著舉足輕重的作用，但目前我國一些煤炭企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，因此在資金投入和人才引進(jìn)及培養(yǎng)方面還存在不足。只有不斷提高企業(yè)管理人員的檔案意識，不斷加大資金投入，吸引更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人員加入，煤炭行業(yè)檔案管理工作才能不斷提高。