第一篇：合同檔案管理制度文檔

企 業(yè) 合 同管理制度

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目 錄

一、企業(yè)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)

二、合同管理人員的資格要求

三、企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

四、合同管理工作人員職責(zé)

五、合同訂立程序和審批制度

六、印章、合同印章、合同文本管理制度

七、合同變更解除處理制度

八、使用《法人授權(quán)委托證明書》制度

九、合同臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

十、合同檔案管理制度

十一、合同管理獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)

一、統(tǒng)一管理企業(yè)各部門簽訂的各種合同。

二、制定企業(yè)合同法規(guī)培訓(xùn)計(jì)劃，并具體組織實(shí)施。

三、對(duì)企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核。

四、擬定企業(yè)合同管理制度和各項(xiàng)合同管理專項(xiàng)制度。

五、對(duì)企業(yè)各種合同的簽訂、履行依法進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)部門反應(yīng)匯報(bào)，并提出解決措施。

六、按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面填報(bào)合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做出統(tǒng)計(jì)分析，定期擬出按合同組織生產(chǎn)經(jīng)營的動(dòng)態(tài)信息簡報(bào)。

七、具體制定深入開展“重合同、守信用”活動(dòng)的方案，并組織實(shí)施。

八、負(fù)責(zé)對(duì)合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)委托證明書》的發(fā)放和管理。

參與合同糾紛協(xié)商、仲裁和訴訟活動(dòng)。

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合同管理人員的資格要求

為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對(duì)企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定：

一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書者，方能上崗。

二、企業(yè)合同管理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī)，熟悉合同業(yè)務(wù)。

三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，做好自己的本職工作。

四、企業(yè)合同管理人員，按時(shí)參加主管部門組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

二、組織指揮各有關(guān)部門全面履行合同義務(wù)。

三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

四、定期聽取企業(yè)有關(guān)部門在合同管理和履行中的情況匯報(bào)，研究討論合同管理和履行中存在的問題，并做出正確決策。

五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)組織制定合同管理制度，以及各種專項(xiàng)合同管理制度。

六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度的實(shí)施。

七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達(dá)到目的的要求。

八、組織學(xué)習(xí)《合同法》，開展“重合同、守信用”活動(dòng)。

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合同管理工作人員職責(zé)

一、合同管理工作人員必須認(rèn)真履行自身職責(zé)，統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門簽訂的各種合同，對(duì)公司負(fù)責(zé)。

二、對(duì)企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

三、按有關(guān)規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確、全面填報(bào)合同統(tǒng)計(jì)表，并做出統(tǒng)計(jì)分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報(bào)。

四、做好對(duì)合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)委托證明書》的發(fā)放和管理工作。

五、定期召開例會(huì)，組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)法律、法規(guī)和政策開展合同管理工作。

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合同訂立程序和審批制度

一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

二、公司各部門、各工程處無權(quán)對(duì)外訂立合同，但可會(huì)同公司管理委員會(huì)、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對(duì)方就合同的細(xì)則進(jìn)行磋商后，報(bào)公司經(jīng)理審閱簽署。

三、公司與其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市管理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)，做到內(nèi)容具體、責(zé)任明確、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

四、公司機(jī)具對(duì)外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫后報(bào)經(jīng)理簽字，交租借方、公司財(cái)會(huì)科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

五、除機(jī)具對(duì)外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財(cái)會(huì)科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

六、建設(shè)工程施工合同簽訂之后，由公司管委會(huì)員、公司各科對(duì)公司內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報(bào)經(jīng)理決定。

七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對(duì)外轉(zhuǎn)包，原則上不對(duì)外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司管理委員會(huì)對(duì)外選擇施工隊(duì)伍并負(fù)責(zé)監(jiān)督施工情況直至竣工驗(yàn)收。

八、公司內(nèi)部基本建設(shè)和維修業(yè)務(wù)一律不對(duì)外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價(jià)控制和施工隊(duì)選擇、監(jiān)督，直至驗(yàn)收后交付使用。

九、公司內(nèi)部各部門之間的合同，單項(xiàng)工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會(huì)負(fù)責(zé)仲裁，經(jīng)理辦公室監(jiān)督履行。

十、公司與外單位的合同如對(duì)方嚴(yán)重違約，經(jīng)理交涉無效時(shí)，抓住有利時(shí)機(jī)，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問題由公司管理委員會(huì)協(xié)同解決。

十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調(diào)查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

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印章、合同印章、合同文本管理制度

公司根據(jù)《中華人民共和國合同法》的有關(guān)條款，為加強(qiáng)和規(guī)范公司印章、合同印章、合同文本在對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理工作，避免工作中的失誤和造成經(jīng)濟(jì)糾紛，制定本制度，從公布之日起執(zhí)行。

一、本司印章在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的使用必須取得經(jīng)理（法人代表）同意。印章的保管由公司行政科專人保管、使用。在日常工作中使用印章時(shí)，對(duì)拿不準(zhǔn)的問題需請(qǐng)示公司經(jīng)理。

二、對(duì)外合同專用章的保管，必須由公司法人代表指定的專人負(fù)責(zé)，在啟用合同印章時(shí)，必須是公司經(jīng)理或經(jīng)理指定的授權(quán)人，方能使用。

三、合同文本由行政科統(tǒng)一管理，合同文本的使用范圍只限于公司或經(jīng)理指定的授權(quán)人對(duì)外簽約經(jīng)濟(jì)合同時(shí)使用。

四、公司各工程處，科室的所有印章只能對(duì)內(nèi)上、下文時(shí)啟用，對(duì)外不準(zhǔn)參與任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

五、未經(jīng)企業(yè)法定代表人授權(quán)，擅自以各工程處或科室的名義對(duì)外從事經(jīng)營活動(dòng)，以該章名議所簽合同一律無效，由此造成的經(jīng)濟(jì)損失由工程處或人、科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交承擔(dān)一切法律責(zé)任，并收回印章。

六、所有違反本制度的責(zé)任人員由公司辦公室會(huì)議決定經(jīng)予警告、記過等處分，如有觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

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合同變更解除處理制度

我司對(duì)外開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，對(duì)所訂立合同的變更、解除的處理必須遵循以下規(guī)定：

一、變更和解除合同，需經(jīng)過合同雙方當(dāng)事人的協(xié)商同意，在不損害國家、企業(yè)和社會(huì)公共利益為原則的前提下進(jìn)行。

二、凡訂立合同所依據(jù)的國家政策規(guī)定修改或取消的，可依法變更或解除合同。

三、當(dāng)事人一方由于關(guān)閉、停產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn)而確定無法履行的合同，可解除合同。

四、由于不可抗拒或由于一方當(dāng)事人雖無過失但無法防止的外因，致使合同無法履行的，可解除合同。

五、在變更和解除經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，應(yīng)采用書面形式（包括文書、電報(bào)等）及時(shí)通知對(duì)方，同時(shí)因變更或解除合同使一方遭受損失的，除依法可以免除責(zé)任的外，應(yīng)由責(zé)任方負(fù)責(zé)賠償。

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使用《法人授權(quán)委托證明書》制度

為加強(qiáng)公司《法人授權(quán)委托證明書》的管理，避免工作中的失誤和經(jīng)濟(jì)糾紛，特作如下規(guī)定：

一、公司的所有合同由企業(yè)經(jīng)理（法人代表）簽署，若有其它特殊原因不能簽訂的合同，由企業(yè)法人下達(dá)《法人授權(quán)委托證明書》。

二、公司在對(duì)外簽訂合同時(shí)都必須以企業(yè)法人代表的名義簽訂，簽約人與外單位簽訂合同時(shí)必須是公司經(jīng)理（法人代表）或經(jīng)經(jīng)理指定的授權(quán)人，授權(quán)人只能在經(jīng)理指定授權(quán)范圍內(nèi)代表本公司的簽約。

三、公司經(jīng)理（法人代表）對(duì)授權(quán)人必須出具《法人授權(quán)委托證明書》，授權(quán)人所持“證明書”必須是內(nèi)容填寫具體、明確、真實(shí)，印章齊全，方能對(duì)外出示或使用。

四、《法人授權(quán)委托證明書》由公司行政科保管和出具，行政科在出具“證明書”時(shí)，必須經(jīng)公司經(jīng)理親筆簽發(fā)，方能發(fā)出。

凡違反以上規(guī)定的，視其情節(jié)輕重，予以處罰。

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合同臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

一、公司對(duì)外合同一旦簽訂后，經(jīng)辦人員必須在次日（遇節(jié)假日或因簽訂地點(diǎn)不在公司所在城區(qū)時(shí)順延），即將正本送合同管理員簽收、登記，副本分送行政科、預(yù)算科、計(jì)財(cái)科等部門。

二、合同管理人員收到合同文本后，必須將合同進(jìn)行編號(hào)，裝冊(cè)進(jìn)檔，登記入帳。

三、合同管理人員對(duì)所設(shè)合同臺(tái)帳必須及時(shí)、認(rèn)真填寫，并作好統(tǒng)計(jì)記錄。

四、定期向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送報(bào)表一次，以便及時(shí)準(zhǔn)確全面地掌握有關(guān)情況，作出正確決策。

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合同檔案管理制度

一、負(fù)責(zé)合同檔案管理人員在接到合同文本之后，必須將合同進(jìn)行編號(hào)，裝冊(cè)進(jìn)檔，妥善保存，以備隨時(shí)調(diào)用。

二、檔案管理人員必須嚴(yán)守公司經(jīng)營秘密，搞好檔案保密工作。

三、凡調(diào)用本司合同檔案，必須由公司經(jīng)理（法人代表）親筆獲準(zhǔn)，方能調(diào)用。

四、檔案管理人員要隨時(shí)注意保管環(huán)境的變化，注意干、濕度對(duì)文卷的影響，不允許潮濕、發(fā)霉等情況發(fā)生，注意保持文本的整潔、完好。

五、合同檔案管理人員必須按照有關(guān)的檔案規(guī)定，對(duì)不符合合同規(guī)定的一律不能進(jìn)入檔案。

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合同管理獎(jiǎng)懲制度

一、凡因合同管理不善而造成的一切后果，均按產(chǎn)生的后果輕重給予不同程度的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

二、凡發(fā)現(xiàn)所經(jīng)辦或保管的合同有遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，及時(shí)銜接并會(huì)同有關(guān)人員采取補(bǔ)救措施，避免造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、公司合同管理成員每年召開一次總結(jié)大會(huì)，并評(píng)出優(yōu)秀管理工作者，除頒發(fā)榮譽(yù)證書外，還給予一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

四、凡連續(xù)三年被評(píng)為優(yōu)秀合同管理工作者的，給予重獎(jiǎng)，并在年終獎(jiǎng)和分房方面享有優(yōu)先權(quán)。

五、凡因公司管理人員在簽訂合同不按國家法規(guī)、條例，給企業(yè)造成損失，應(yīng)按其情節(jié)給予處罰。

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第二篇：合同檔案管理制度

景德鎮(zhèn)華潤燃?xì)庥邢薰竞贤瑱n案管理規(guī)定

一、合同檔案保存期限最少為10年，無要求，保管期限為永久，由公司檔案室負(fù)責(zé)保管。

二、合同訂立后，由各部門移交人將合同文本的原件送檔案室。重要合同，移交部門可復(fù)制一份備留。

三、合同接收后，檔案室檔案管理人員按照-問題（部門）-接收時(shí)間順序，編號(hào)整理歸檔。

四、根據(jù)工作情況，需要查、借閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定要求，辦理查、借閱手續(xù)，方可借閱。

五、借閱檔案原則上應(yīng)在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，需經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，方可帶出。

六、根據(jù)工作情況，需要借出合同檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定要求填寫檔案借出單，并由借出部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦及借出部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，才能借出。

第三篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

3、辦公室應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

3、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

4、辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第四篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實(shí)行集團(tuán)公司管理中心集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

三、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須在一個(gè)月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

5、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

四、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由管理中心甄別并予以銷毀。

3、管理中心要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、管理中心主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在管理中心辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第五篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

第一章 目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責(zé)和工作流程，理清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)，規(guī)定檔案管理中的人員權(quán)限和調(diào)檔權(quán)限；同時(shí)規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行為，協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾；進(jìn)一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識(shí)，特訂立本管理制度。

第二章 適用范圍

第二條 適用公司所有檔案管理與員工。

第三章 檔案管理基本規(guī)定

第三條 檔案分類和內(nèi)容：

（一）技術(shù)檔案：包括以為代碼。

（二）銷售部檔案：包括以為代碼。

（三）行政人事檔案包括：包括以為代碼。

（四）財(cái)務(wù)檔案包括：包括以為代碼。

（五）公司電子檔案：包括以為代碼。

（六）機(jī)密檔案: 包括以為代碼

（七）其它檔案: 包括以為代碼

注： 類別 日期識(shí)別碼密級(jí)

第四條 檔案的編制和要求

（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級(jí)和正文（如無法確認(rèn)屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理，），檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案現(xiàn)狀。檔案入庫，管理員應(yīng)進(jìn)行識(shí)別并列入目錄。

（二）如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識(shí)別密級(jí)和機(jī)要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機(jī)密檔案在取得的同時(shí)應(yīng)注明相關(guān)作者和涉密人員的姓名，以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。

（四）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁碼、密級(jí)和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。

（五）如需調(diào)閱相關(guān)檔案，必須事先聯(lián)系并取得授權(quán)。

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第五條 檔案的密級(jí)：

（一）公司機(jī)密檔案分成三級(jí)：秘密、機(jī)密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級(jí)后加0。經(jīng)授權(quán)的員工可使用秘密級(jí)檔案；經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后的員工可調(diào)用機(jī)密級(jí)檔案；絕密級(jí)檔案由總經(jīng)理親自使用或與授權(quán)人員一起使用，總經(jīng)理不在場時(shí)須報(bào)總經(jīng)理同意并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

（二）經(jīng)公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。

第六條 檔案存放管理交接原則

（一）檔案按照建立，每為一卷，統(tǒng)一的編碼在卷首標(biāo)明，并在檔案封面上注明。

（二）凡交接檔案，要求：先交驗(yàn)檔案目錄；再抽樣驗(yàn)收檔案總量的50%，各類比例相當(dāng)，查驗(yàn)有否短缺、偽造、標(biāo)注不明等；再抽取30%的檔案作為流動(dòng)樣本，驗(yàn)收是否符合工作流程（查流轉(zhuǎn)記錄或模擬流轉(zhuǎn)）。檔案接轉(zhuǎn)時(shí)，雙方應(yīng)約定最后簽字交接的時(shí)間，一般為五個(gè)工作日（供接收方查對(duì)和交接方介紹的時(shí)間）。

第七條 檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程

（一）檔案封存，由管理員接收時(shí)確定封存檔案的價(jià)值和屬性，進(jìn)而編碼、編目，納入檔案庫；

（二）檔案撤銷，由管理員向相關(guān)部門聯(lián)系并取得撤檔批示，在目錄上標(biāo)注撤檔時(shí)間，記入撤檔子目，封存六個(gè)月后自動(dòng)銷毀；

（三）檔案銷毀，由管理員備案后，按時(shí)銷毀，銷毀時(shí)有兩人以上在場實(shí)時(shí)監(jiān)控；

（四）檔案合并，由管理員根據(jù)檔案的相關(guān)性和同類性進(jìn)行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；

（五）檔案分立，根據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。

（六）檔案被其他人員借用或調(diào)閱后，管理員應(yīng)及時(shí)索取并按原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外，還應(yīng)對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性作檢查，并按事實(shí)記錄。

（七）如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應(yīng)陳述理由并查明原因，及時(shí)提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。

（八）檔案調(diào)閱，由要求調(diào)閱人將相關(guān)人員授權(quán)證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據(jù)所需調(diào)閱的檔案的密級(jí)程度配合調(diào)閱。調(diào)閱不同于借用，如需借用，借用人需按規(guī)定填寫檔案資料借用單，同時(shí)對(duì)所借用的資

料的安全性和完整性負(fù)責(zé)。調(diào)閱必須于當(dāng)天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗(yàn)檔案的真實(shí)完整性。

（九）檔案使用后回收，是檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。管理員要及時(shí)驗(yàn)證檔案的使用后狀態(tài)，并對(duì)此作好記錄。如發(fā)現(xiàn)異常情況，向使用人詢問并作好相關(guān)的措施，以保護(hù)檔案的安全。

（十）如加密的檔案使用后未及時(shí)交還，使用人要給出書面的說明，如有共同使用人，應(yīng)給出證明。如有泄露，權(quán)限審批人負(fù)同等責(zé)任。

（十一）檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據(jù)檔案的屬性來進(jìn)行限密，也可由公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案進(jìn)行臨時(shí)限密，管理員也可根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行限密，所有已限密的檔案都必須有相關(guān)密級(jí)的標(biāo)識(shí)，同時(shí)采取相應(yīng)的保密措施。

（十二）檔案保存失去其價(jià)值，由管理員根據(jù)銷毀檔案的程序，報(bào)批后銷毀。銷毀時(shí)要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關(guān)權(quán)限的人員自行銷毀。

第四章 公司機(jī)密檔案管理的要?jiǎng)t和流程

第一條機(jī)密檔案的定義和內(nèi)容按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。管理要求特別嚴(yán)格，有明確的涉密規(guī)定、權(quán)限和手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案管理規(guī)定。

第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗(yàn)，定期匯總并移交封存。交接時(shí)要求有兩人以上監(jiān)交。對(duì)有限密規(guī)定和技術(shù)含量的必須有一人以上具有相關(guān)技術(shù)能力的員工或?qū)＜疫M(jìn)行技術(shù)鑒定。

第三條檔案管理中，定期進(jìn)行匯總和會(huì)審。會(huì)審時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行限密規(guī)定，無權(quán)限人員不能全部閱讀資料，局部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競爭義務(wù)。

第四條機(jī)密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負(fù)責(zé)保密和管理，其他無關(guān)或無相關(guān)權(quán)限的人員不能對(duì)其實(shí)行任何意義上的閱借檔案要求。

第五條檔案解密和銷毀時(shí)必須有兩人以上在場，并互相給出證明。

第六條流程：機(jī)密檔案成形封存→檔案加密并規(guī)定相關(guān)權(quán)限和限密規(guī)定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗(yàn)看相關(guān)手續(xù)和人員的權(quán)限規(guī)定→機(jī)密檔案限制使用并確保兩人以上在場，公司內(nèi)使用必須在檔案管理員的要求地點(diǎn)使用，同時(shí)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，最遲不超過下班時(shí)間→借用并外出使用，具備相關(guān)權(quán)限方可行使借用權(quán)，同時(shí)有主管領(lǐng)導(dǎo)的書面授權(quán)→外借必須按時(shí)歸還，超時(shí)使用按違規(guī)、泄密處理→對(duì)不尊重管理人員行使職權(quán)和不遵守公司有關(guān)規(guī)定的，可予以制度處分→平時(shí)檔案定期檢驗(yàn)和匯總會(huì)要審時(shí)，相關(guān)人員必須具備涉密權(quán)限→檔

案解密或銷毀時(shí)必須有兩人以上在場→作好相關(guān)記錄→記入檔案臺(tái)帳