第一篇：檔案管理制度

檔案管理制度

一 總 則

1.1為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。

1.2凡公司各部門、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有、私自拷貝或向第三方提供。

二 檔案種類與歸檔管理

2.1檔案種類包括，但不限于：

2.1.1制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等。

2.1.2會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

2.1.3計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。2.1.4證件性文書資料：法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

2.1.5經(jīng)營(yíng)檔案：主要包括物資采購(gòu)、房屋銷售及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的檔案材料。2.1.6技術(shù)性資料：各類工程圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料等。

2.1.7會(huì)計(jì)檔案：有關(guān)會(huì)計(jì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、合同以及往來文書；會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料可由會(huì)計(jì)部門自行歸檔。

2.1.8人事檔案：入職表、試用期合同、轉(zhuǎn)正合同、個(gè)人信息及證書副本、離職手續(xù)等。2.1.9匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等。

2.1.10聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等。

2.1.11題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。2.1.12其他需要?dú)w檔的重要文件。2.2歸檔要求：

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2.2.1公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

2.2.2對(duì)于需要移交檔案管理部門的資料，各部門應(yīng)按要求進(jìn)行整理后，并填寫《公司檔案交接登記表》（見附表1），按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。檔案室管理人員對(duì)檔案進(jìn)行審核后簽字，并按規(guī)定對(duì)檔案分類、編號(hào)、歸檔。

2.2.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立放在一起；

2.2.4立卷時(shí)應(yīng)概括而簡(jiǎn)潔地寫好案卷標(biāo)題，編制好案卷目錄，并裝訂整齊；

2.2.5各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；

2.2.6聲像檔案的錄制必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

2.3歸檔時(shí)間

2.3.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交檔案室。公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交檔案室。合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交檔案室。凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在3日內(nèi)遞交檔案室立卷歸檔，對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

三 檔案的分類與保管

3.1 檔案的分類與編號(hào)

3.1.1檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號(hào)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)，完善檢索工具，以便提供利用。庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

3.2檔案的保管

3.2.1公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

3.2.2檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

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3.2.3檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫(kù)房鑰匙要專人保管。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

四 檔案的借閱

4.1 檔案借閱的定義

4.1.1本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、復(fù)印等利用方式。4.2檔案借閱的程序

4.2.1檔案外借原則上只借復(fù)印件，原件只限在檔案室，不能帶出。如辦理業(yè)務(wù)需要，確需調(diào)用原件，須經(jīng)總經(jīng)理審批。檔案借閱申請(qǐng)人/部門須填寫《公司檔案調(diào)用登記表》（見附表2），在完成公司檔案調(diào)用審批程序（見附表3）后，檔案管理人員方可提供所申請(qǐng)的檔案。

4.2.2借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可借閱。4.2.3外來人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料

4.2.4借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。

4.2.5在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

4.3檔案借閱的時(shí)間

4.3.1檔案借閱人在申請(qǐng)借閱檔案填寫《公司檔案調(diào)用表》時(shí)，要明確注明歸還時(shí)間，檔案室檔案管理人員要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的歸還時(shí)間督促并確保借閱人員按時(shí)歸還借閱的檔案。

4.4檔案的歸還

4.4.1借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。

4.4.2借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)。

五 檔案的銷毀

5.1檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

5.2對(duì)已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷毀。

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5.3銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

六 罰則

6.1有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元－5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

(1)毀損、丟失或擅自銷毀重要文件者；

(2)未經(jīng)許可，擅自向他人或外界提供公司重要信息者；(3)私自涂改、偽造公司文件者；(4)未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善者；(5)未按規(guī)定借閱、外帶或越級(jí)查閱者；(6)泄露公司檔案機(jī)密者。

七 附則

7.1辦公室行政部為檔案室的管理部門。

7.2本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

2013

附件：

附表1：《公司檔案交接登記表》 附表2：《公司檔案調(diào)用登記表》 附表3：《公司檔案調(diào)用審批程序》

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年1月25日

第二篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、財(cái)務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告、公證書、對(duì)外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫(kù)單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營(yíng)證書、對(duì)外注冊(cè)登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對(duì)外報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、企業(yè)信息報(bào)表（加蓋公司公章）； ⑺對(duì)外報(bào)送的項(xiàng)目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書；

⑼對(duì)外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)（驗(yàn)收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗(yàn)報(bào)告、外部抽檢的檢驗(yàn)報(bào)告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計(jì)稿、設(shè)計(jì)人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊(cè)的文件、手冊(cè)、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測(cè)報(bào)告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計(jì)量裝置等經(jīng)外部檢驗(yàn)部門的檢定、檢測(cè)的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗(yàn)收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠(chéng)信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實(shí)穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場(chǎng)所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時(shí)送至檔案保管人員處，及時(shí)歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時(shí)工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請(qǐng)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時(shí)間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時(shí)歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告及時(shí)處理，同時(shí)承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對(duì)外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時(shí)將上報(bào)司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個(gè)人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財(cái)務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。（6）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。

（7）勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。

（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）企業(yè)設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時(shí)歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第7條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《目錄備注》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項(xiàng)目批文、合同；

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料；

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

（5）按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級(jí)別

1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍

第四篇：檔案管理制度

農(nóng)廣校檔案管理制度

為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。

1．成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。有一名校長(zhǎng)分管，一名檔案資料員具體負(fù)責(zé)。

2．健全文書檔案，堅(jiān)持專人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。

3．農(nóng)廣校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排，各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。各種有關(guān)資料交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4．學(xué)校德育活動(dòng)檔案包括班主任檔案，各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄檔案，由教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5．學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6．學(xué)校總務(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7．學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。8．積極做好檔案資料的“四平時(shí)”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9．檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

10．積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

11．按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。12．按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。

第五篇：檔案管理制度（范文）

檔案管理制度匯編

西峰區(qū)愛衛(wèi)辦檔案室

二○一二年十一月

目 錄

1.檔案室工作制度..................................3 2.檔案材料歸檔規(guī)定................................4 3.檔案管理人員崗位職責(zé)............................5 4.文書檔案歸檔制度................................6 5.檔案借閱與利用制度..............................7 6.聲像檔案管理規(guī)定................................9 7.檔案的鑒定、銷毀................................10 8.檔案保密.......................................11 9.檔案管理檢查制度...............................12

10、消防安全......................................13

檔案室工作制度

一、收集、整理、保管單位的文書、財(cái)會(huì)、科研、人事、聲像等所有檔案。

二、收集、整理、保管與檔案有關(guān)的內(nèi)部書刊等參考資料、證件。

三、修裱、復(fù)制字跡退色、紙張老化和損壞的文件材料。

四、對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

五、定期會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)全部檔案進(jìn)行鑒定，將通過鑒定揀出確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到保密局指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

六、根據(jù)各項(xiàng)工作需要，積極為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)提供檔案信息，為黨、政及管理工作服務(wù)。

七、根據(jù)工作需要，積極匯編文件資料和編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具。

檔案材料歸檔規(guī)定

一、檔案的歸檔范圍：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、聲像檔案等。

二、單位辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按各類檔案的整理方法，裝成數(shù)盒，在翌年的上半年內(nèi)向檔案館移交。

三、歸檔的文件材料應(yīng)按它們自然形成的規(guī)律，保持它們的內(nèi)部聯(lián)系，根據(jù)具體情況裝成數(shù)盒，使歸檔的檔案能正確反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)，并且便于查找利用。

四、單位在整理檔案時(shí)必須把黨群和行政的文件材料分開整理歸檔。

五、具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，盒內(nèi)文件要逐張編號(hào)，備有文件目錄，并附上“備考表”。

六、向檔案館歸檔的檔案，應(yīng)編有檔案目錄。檔案館接收檔案時(shí)應(yīng)查對(duì)清楚，并由交接雙方在移交目錄上簽字。

檔案管理人員崗位職責(zé)

1、依照《檔案法》認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高專業(yè)水平。

2、認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)。

3、負(fù)責(zé)全年文書檔案管理及歸檔工作。

4、負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)管理辦法，對(duì)文件收發(fā)工作進(jìn)行指導(dǎo)。

5、負(fù)責(zé)定期對(duì)辦公人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6、按月對(duì)文件及時(shí)歸檔整理。

7、認(rèn)真及時(shí)地進(jìn)行各類檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)工作及時(shí)立卷歸檔。

8、全年工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)全部檔案資料的接收和移交工作。

文書檔案歸檔制度

一、單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的材料由專職檔案人員負(fù)責(zé)收集整理，立卷后向區(qū)檔案局按時(shí)歸檔。

二、文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須齊全完整。

2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本單位黨群、行政、技術(shù)等項(xiàng)活動(dòng)地真是內(nèi)容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

三、歸檔案卷必須做好下列幾項(xiàng)

1、必須按中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局發(fā)布的有關(guān)文件執(zhí)行。

2、歸檔的文件材料，應(yīng)按照其自然形成規(guī)律分類、整理，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映本單位的管理活動(dòng)。

3、歸檔文件材料采用A4木漿亮白紙，格式統(tǒng)一，必須做到線條、字跡清楚，書寫端正，嚴(yán)禁使用易變色、褪色的墨水書寫。

4、向檔案局歸檔的檔案，必須有移交目錄，清點(diǎn)無誤后雙方厲行簽字。

5、歸檔時(shí)間隨辦隨歸，最遲不超過第二年三月三十日。

6、各類文件材料，一般要求歸檔一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料，可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

檔案借閱與利用制度

一、為了保護(hù)國(guó)家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全，必須嚴(yán)格檔案的借閱制度，遵守《檔案法》的規(guī)定。

二、工作需要，借閱一般檔案材料者，可直接與檔案室聯(lián)系借閱，借期為3-6天，要按期歸還，不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人利用。不得向外單位提供。

三、借閱黨的核心機(jī)密（如黨總支會(huì)議記錄，紀(jì)檢工作等）有關(guān)案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能借閱，只供在單位內(nèi)部查閱，不能外借，需要時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可復(fù)印需要部分頁(yè)碼材料，用后要?dú)w還復(fù)印件注消?？萍紮n案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱需要時(shí)可借閱復(fù)印件。凡離開本單位一個(gè)月者應(yīng)提前把檔案歸還。檔案室有權(quán)調(diào)回急用的科技檔案。

四、所有檔案材料、圖紙，借閱時(shí)不論任何理由都不能涂改、增刪字，圈劃?rùn)n案材料，抽拆畫線，剪裁，保持檔案的完整與整潔。

五、如有損毀、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理，直至追究法律責(zé)任。

六、借閱檔案人員離職，或調(diào)離本單位，所借閱的檔案材料一律要還清，不準(zhǔn)帶走，否則檔案室及上級(jí)部門有權(quán)不在調(diào)動(dòng)清單簽字。

七、任何個(gè)人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單位人員提供一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案室查閱。外單位人員借閱檔案，須持本單位介紹信，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。凡與本單位需借閱檔案時(shí)，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并下達(dá)通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》。

聲像檔案管理規(guī)定

一、歸檔范圍

1、本單位大型會(huì)議聲像主要材料：照片、錄像、錄音帶。

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作及作指示、講話的聲像材料。

3、必要的技術(shù)會(huì)議，有重大意義的活動(dòng)照片、錄像帶。

4、反映單位重大檢查、驗(yàn)收活動(dòng)的錄像帶。

5、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的，以及其他有保存價(jià)值的照片、錄像帶。

二、歸檔的基本要求

1、底片、照片說明要齊全，字跡工整。

2、底片與照片和影像要相符。

3、文字說明的成分主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝像等六要素要填寫齊全。

三、保管和利用

1、聲像檔案是特殊的載體材料，要比其他檔案更應(yīng)注意保管，要保存在溫度14-24℃，相對(duì)濕度40-60%的庫(kù)房?jī)?nèi)，為了避免磁帶磁化，要使用防磁柜，長(zhǎng)期保存的磁帶，每季度要倒放一次。

2、珍貴的照片、錄像帶、錄音帶要復(fù)印一套備用。底片要注意防潮。

3、檔案人員應(yīng)做好聲像檔案保管和提供利用。

檔案的鑒定、銷毀

檔案室應(yīng)認(rèn)真做好檔案鑒定，即歸檔前對(duì)文件材料的鑒別保管期限劃分和對(duì)已到期的檔案存毀的鑒定。

一、先由檔案人員進(jìn)行初步鑒定后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)進(jìn)行案卷的審閱，從而確定保管期限和存毀的意見。

二、鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，原則上在本上半年一次，下半年一次。

三、檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃分保管期限正確，如發(fā)現(xiàn)案卷中文件材料不齊不完整或其它缺陷時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充修改。

四、經(jīng)鑒定銷毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，并編制銷毀注冊(cè)備案。

五、經(jīng)鑒定銷毀檔案材料必須送保密紙廠進(jìn)行銷毀，并有檔案人員監(jiān)銷。

檔案保密

一、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》，維護(hù)檔案的機(jī)密和安全。

二、按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)許可，不得擅自外借、轉(zhuǎn)借。

三、檔案管理人員必須遵守以下保密守則：

1、不該說的秘密不說；

2、不在私人交往和通訊中泄露有關(guān)內(nèi)容；

3、不將檔案材料提供給無關(guān)人員閱看；

4、不私自錄制、復(fù)印、拍攝、摘錄、收藏檔案。

四、檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案移交手續(xù)。

檔案管理檢查制度

一、安全檢查方式

1、定期檢查：每季度一次。

2、不定期檢查：根據(jù)當(dāng)時(shí)安全工作情況針對(duì)某種傾向性問題進(jìn)行檢查。

3、節(jié)假日檢查：針對(duì)“五一”、“十一”、元旦、春節(jié)期間安全意識(shí)淡化的問題，進(jìn)行強(qiáng)化落實(shí)安全防范措施檢查。

二、安全檢查主要內(nèi)容

1、貫徹安全方針、政策、法規(guī)、決定、制度等執(zhí)行情況。

2、各類防護(hù)裝置是否完好。

3、檔案庫(kù)房是否保持清潔。

4、防潮、防蛀、以及設(shè)備安全運(yùn)行情況。

5、隱患整改情況。

三、報(bào)告與反饋

1、對(duì)檢查出來的問題，要積極自治整改，并及時(shí)上報(bào)，保證檔案的安全保管。

2、檢查中發(fā)現(xiàn)問題在未解決之前必須采取可靠安全防范措施，防止事故發(fā)生。

3、對(duì)檢查的問題要求積極整改而造成后果的追究其責(zé)任。

消防安全

為了確保室藏檔案資料的安全無損，有效利用。根據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，特?cái)M定如下消防安全規(guī)定。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行有關(guān)消防、安全的法律法規(guī)，并將安全消防工作納入檔案管理的工作范圍。建立相應(yīng)工作小組。

二、檔案室是保存、管理檔案資料的機(jī)要重地，消防安全工作除明確分管領(lǐng)導(dǎo)之外，另確定專人負(fù)責(zé)，非本室人員，未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

三、檔案庫(kù)房區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁動(dòng)用明火，并實(shí)行嚴(yán)格地監(jiān)督、檢查。每年要定期檢查、保養(yǎng)安全滅火設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)消防器材缺少、失效時(shí)，要及時(shí)添置、調(diào)換。

四、每天下班，須對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行防火、防盜等安全檢查，關(guān)閉所有電器和門窗，節(jié)假日前進(jìn)行一次全面檢查并指定專人貼好封條和做好啟封檢查。

五、檔案室出入口處，嚴(yán)禁堆物，并保持庫(kù)內(nèi)過道暢通。