第一篇：采購管理制度

采購管理制度

一、目的： 加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。

二、范圍： 本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的采購。

三、職責

3.1市場部根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。

3.2生產(chǎn)技術部根據(jù)市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。3.3供應部根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制采購計劃，報經(jīng)董事長批準后組織采購。

3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。3.5設備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。3.6各物品、勞務需求部門根據(jù)需求物品或勞務的性質(zhì)和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管部長或董事長批準。3.7分管部長負責權限內(nèi)的采購審批和超出權限的采購初審，董事長負責生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。

3.8財務部負責日常采購的價格審查，負責對價值10萬元以上的采購組織或上報董事長進行招標篩選。

3.9質(zhì)量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產(chǎn)技術部負責備品備件、設備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務的驗收。

3.10各采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。

四、采購作業(yè)操作規(guī)程 4.1物資采購的計劃、申請與審批

4.1.1授權的請購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃，報分管經(jīng)理審核。

4.1.2經(jīng)分管部長初審后的月度采購計劃報財務部長審批后執(zhí)行。

4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據(jù)需求物品或勞務 的性質(zhì)和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交董事長批準。

4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經(jīng)分管副總簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。4.2采購比價

4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，有財務部隊提供的供應商（但不僅限于）進行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺（套）設備的采購需提供三家以上的供應商報價，進行比價；10萬元以上的必須采取招標方式或公司現(xiàn)場考察采購。

4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購，公司根據(jù)市場行情每年至少舉行2次核定，確定采購價格和供應商，一經(jīng)通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據(jù)市場行情下調(diào)，不能上??；如屬國家政策調(diào)整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調(diào)，但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。

4.2.4國家明碼標價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進行審查。

4.2.5所有采購業(yè)務應經(jīng)物價審查后方可報總經(jīng)理簽批報銷。4.3采購實施及物資驗收

4.3.1公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。

4.3.2供應部門應根據(jù)生產(chǎn)技術部下達的原輔材料需用計劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報分管副總批準后執(zhí)行。

4.3.3供應部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、質(zhì)量部、生產(chǎn)技術部等相關部門進行

會審，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可以與供貨商簽訂《調(diào)價協(xié)議》，并報請財務部門備案。4.3.4采購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具《請驗單》交質(zhì)量部或設備部進行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量部、設備部在驗收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。4.4結(jié)算

4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。

4.4.3財務部在對采購物品結(jié)算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。

4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。

五、責任

5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。5.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，每發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的20%。

5.3未經(jīng)比價即進行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié)果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。

5.4物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理實際需要，認真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。5.5供應部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。

5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經(jīng)濟賠償責任。

六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，自本制度執(zhí)行之日起，原有相關規(guī)定同時廢止。

第二篇：IT采購管理制度

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

IT采購管理制度

第一章 總則

為規(guī)范國投中煤同煤京唐港口公司（以下簡稱“公司”）IT用品、設備、服務采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。

IT用品、設備、服務涉及的對象可能包括軟件產(chǎn)品(數(shù)據(jù)庫、中間件軟件、應用軟件、辦公軟件等)、硬件產(chǎn)品（網(wǎng)絡、服務器、終端、外圍設備等）、信息化建設項目的服務，包括軟件、硬件設備的安裝調(diào)試、信息化項目的咨詢、信息化項目的實施以及信息化項目的優(yōu)化維護等。

第二章 采購類型

第一條采購根據(jù)單價和總價劃分為小額采購和大額采購。按類進行小額和大額劃分，PC/筆記本終端類、耗材類、辦公軟件類、應用軟件類、服務器類、存儲類、網(wǎng)絡及機房設備類。

第二條小額采購：IT用品或設備的凡是總價小于招投標限額的采購為小額采購，可以采用定點采購流程或詢價采購流程。

第三條大額采購：IT用品或設備的凡是總價大于招投標限額的采購為大額采購，均按招投標采購流程進行。

第三章 采購申請

第四條小額采購（計劃內(nèi)的）申請流程：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎架構(gòu)影響評估、成本評估）—〉信息中心起草采購申請報告—〉上報信息化主管領導審批。信息化主管領導審批后進入定點采購流程或詢價采購流程。也可由信息中心直接發(fā)起采購。

第五條大額采購(計劃內(nèi)的)申請流程：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎架構(gòu)影響評估、成本評估）—〉信息中心負責起草采購申請簽報—〉上報公司領導審批。公司領導審批后進入相應采購流程。

第四章 采購

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

第六條詢價采購流程：信息中心準備待采購IT用品和設備的技術參數(shù)文件—〉由信息中心的采購人員選擇至少兩家有資質(zhì)的供應商按照技術參數(shù)文件要求進行報價，同時采購人員在互聯(lián)網(wǎng)上收集行業(yè)內(nèi)針對采購需求的平均報價—〉參照互聯(lián)網(wǎng)上的平均報價對供應商的報價結(jié)果進行比選，確定一家供應商—〉進行IT用品和設備的采購。詢價過程所有原始資料需要統(tǒng)一歸檔保存。

第七條定點采購流程：信息中心選擇定點供應商或詢價確定供應商—〉商定采購單價及總價—〉進行IT用品和設備的采購。定點供應商名單由上的供應商及年初考察篩選的新供應商組成。

第八條招標采購流程：參照公司《招投標管理辦法》。

第五章 到貨及付款

第九條IT用品和設備到貨—〉信息中心及采購申請部門驗收IT用品、設備數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格和其他交付件質(zhì)量等—〉驗收合格后辦理驗收入庫手續(xù)—〉接受供應商發(fā)票—〉信息中心相關人員完成發(fā)票、驗收單、采購申請或采購合同的準備及核對—〉信息中心負責人審核 —〉主管領導審核—〉財務部門審核—〉向供應商付款。

第六章 附則

第十條本制度由公司信息中心負責解釋和修訂。

第十一條本制度自頒布之日起實行。

第三篇：采購管理制度

一、目的加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。

二、范圍

本制度適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品、備品備件）或勞務（技術、服務等）的采購。

三、職責

3.1辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。

3.2設備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。

3.6各物品、勞務需求部門根據(jù)需求物品或勞務的性質(zhì)和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準。

3.7分管副總負責權限內(nèi)的采購審批和超出權限的采購初審，總經(jīng)理負責生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。

3.8財務部負責日常采購的價格審查，負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。

3.10各采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。

四、采購作業(yè)操作規(guī)程

第四篇：采購管理制度

采購管理制度

一、目的：為了管理調(diào)整和控制好藥品的庫存量，避免盲目采購所產(chǎn)生的經(jīng)營風險，特制定本管理規(guī)范。

二、總則：

1、堅持“質(zhì)量第一，價優(yōu)第一，以銷定購、合理定量、擇優(yōu)選購”的原則，把好藥品進貨價格關。并按照采購業(yè)務流程和制度進行采購。

2、做好藥品采購計劃的前期準備工作，做好市場預測。

3、收集供貨商和市場供求信息，健全供貨商檔案（首營資料）

4、采購員負責采購合同的起草和簽訂工作，要積極要積極向廠家爭取政策，爭取拳頭產(chǎn)品

5、積極協(xié)助其他部門做好廠商聯(lián)誼促銷，廣告招租，品種的退、換工作。

6、制定銷售指導價格，配合銷售部做好藥品的銷售和分銷工作。

7、按照財務要求做好資金壓款和合理安排預付款等工作，索取合法票據(jù)。密切關注預付貨款后的到貨情況，由于不負責任、玩物職守發(fā)生丟失、被騙，均由采購業(yè)務員承擔全部責任。

8、廉潔奉公，維護公司利益，將收受的禮品、禮金一一交公，嚴禁假公濟私，開展個人謀利活動。

9、遵紀守法，遵守職業(yè)道德和公司規(guī)章制度，不得向外泄漏和出賣公司商業(yè)機密，違者按相關法律法規(guī)和公司制度規(guī)定處罰。

三、實施細則：

1、采購必須根據(jù)市場需求來制定詳細的采購計劃，采

購行為應該規(guī)范，不能因個人好惡隨便變更采購計劃。

2、采購員違規(guī)采購，供貨廠商資證及藥品證件不齊全，每家、次處罰10元。

3、對于采購人員自己所管轄的品種，每天要關注是否出現(xiàn)積壓和缺貨、斷貨現(xiàn)象。對自己所管理的品種隨時進行銷售跟蹤管理和分析。

4、采購員主動分析市場，自己開發(fā)并成功采購的新特藥品種，一個月內(nèi)產(chǎn)生銷售的，每個新特藥品種獎勵30元；

5、每個采購員所管轄的藥品，采購部門會進行嚴格的考核管理，凡每個品種缺貨（沒有及時采購）天數(shù)超過十五天，切客戶要貨次數(shù)超過五次以上，則對相關采購人員處罰5元/個；客戶要貨次數(shù)為10次以上的對相關采購人員處罰10元/個；特殊情況經(jīng)領導審批除外。

6、違反銷售需求計劃采購，導致商品因滯銷而積壓以致2個月以上未產(chǎn)生銷售的，每個品種每月處罰10元。

7、采購員報完計劃后要同時提醒客戶送貨時務必帶齊相關隨貨通行單和質(zhì)檢報告，如有資質(zhì)將要到期，亦要提醒客戶送貨時把資質(zhì)原件帶到公司；對于報計劃過程中發(fā)現(xiàn)品規(guī)價格有變動的，報完計劃后，要及時在系統(tǒng)中進行價格維護。

8、凡購進之藥品，到貨后因為缺乏相關資料（通行單、質(zhì)檢報告）或相關資料提供有誤或者相關資質(zhì)證件到期造成無法正常入庫，可以通過寫保證書先行入庫，若到貨7天后仍未把相關證件原件寄到公司的，給予相關責任人30元/次的處罰。（注：部門會不定期對相關證件原件到位情況進行抽查）

9、凡購進藥品到貨后，相關采購人員必須在辦理入庫

過程中，必須認真核對隨貨通行單上的價格，對于價格有變動的品規(guī)要在通行單上有所標示，并及時在系統(tǒng)中作價格維護，否則對已產(chǎn)生銷售藥品因價格原因造成的經(jīng)濟損失和糾紛，均由采購人員自行處理和承擔，與采購入庫人員及銷售無關。

10、做完采購入庫的藥品，由于標價差錯及時糾正沒有給公司造成實際損失的，按5元/次處罰。由采購副總審核并給予內(nèi)勤記錄。

因為采購經(jīng)理標價差錯或沒有及時調(diào)整銷售指導價而給公司造成實際損失的，由責任采購經(jīng)理按實際損失的30%承擔損失，由采購副總審核確定。（由采購內(nèi)勤造成的定價差錯報采購副總審核同樣承擔損失的30%）

11、凡限制銷售價格不允許低賣銷售或限制銷售區(qū)域的品種，采購人員有義務及時告知銷售部開票人員，凡不按規(guī)定價和限定區(qū)域銷售的銷售人員和開票員造成損失的，采購部門有權建議對相關責任人進行經(jīng)濟處罰。

12、對有臨時政策的品種，采購部必須以文字和口頭傳達的形式，及時通知到相關人員。因采購人員傳達不及時造成客戶流失的，經(jīng)調(diào)查屬實的，公司將對采購人員進行一定的經(jīng)濟處罰。

13、對于有促銷活動的品規(guī)，采購員要及時在系統(tǒng)中備注相關促銷信息，平時做好維護并在活動結(jié)束時及時刪減；對于針對終端客戶的促銷活動，采購員要及時把相關文件送至銷售部相關責任人，以促使活動禮品最終落實到終端客戶。

14、給供應商提供商品進銷流向由采購部專人負責，開票員不經(jīng)允許私自給客戶提供銷售流向者，采購部門有權建

議對相關責任人進行經(jīng)濟處罰。

15、進行付款流程時，采購員不認真審查，給非業(yè)務委托人簽字付款的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)每次罰款100元。

16、凡屬于自己管轄的品種，所產(chǎn)生的破損、退貨、滯銷，相應采購員均由義務和責任進行清退處理，不得以任何借口推脫，推卸責任。如果對自己負責的退貨，僅僅止于在系統(tǒng)中做退貨通知單，實際貨物并未退還至廠家，屆時造成的經(jīng)濟損失由相應采購員承擔80%，相應采購內(nèi)勤承擔20%。

17、采購員在工作過程中違犯部門五條禁令者，按相關規(guī)定處罰。

18、采購員每月末對自己所管轄的品種，要對庫存狀況、品規(guī)增加量、不良庫存占有率和月度庫存周轉(zhuǎn)率等進行分析，并測量下個月采購量、付款比例和額度、付款時間等，同時，采購員還要對下個月預計可收到的返利（年終結(jié)算例外）等其他收入進行測算記錄。做成相應報表，由采購副總審核簽字。

第五篇：采購管理制度

采購管理制度

為使本司采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

本司設立專職采購部,隸屬公司財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本主管及其它部門的監(jiān)督,全面負責本司的采購工作。

二、采購部工作基本要求

（1）所有采購項目均需董事會簽批、授權及公司財務部批準同意 ；

（2）所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單 ；

（3）所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定 ；

（4）采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責；

（5）采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取本司使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息表,以書面形式匯報給本司財務部及董事會；

（6）所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息表備查。

（7）采購時間要求:一般物品采購時間為3天；急用物品當天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購；

（8）采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報賬付款。

（9）禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

（10）采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜。對到期的應付帳款,財務部應及時支付,以建立公司良好形象,維護公司財務信譽。

三、采購審批程序

（1）申購單審批程序：

使用部門或倉庫主管)提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)（或經(jīng)理）同意，財務部成本主管審核，采購部詢價報價，財務總監(jiān)簽字同意，總經(jīng)理或董事會審批后發(fā)回采購部進行采購。

（2）單位價值1000元以下的零星采購，采購部需要貨比三家，比較價格與質(zhì)量之后，選擇最優(yōu)性價比的商家進行購買。

（3）單位價值1000元以上、批量采購商品，采購部應選定三家以上供應商進行價格比較，對該類供應商必須進行誠信調(diào)查，確保采購質(zhì)量。

（4）對長期供應商或大批大宗商品采購，采購部必須與供應商簽訂《購買合同》或《供貨協(xié)議》，明確商品品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價格、付款方式、付款日期，是否含稅價格等主要事項。簽訂供銷合同或協(xié)議，必須根據(jù)公司合同會簽程序，經(jīng)董事會、財務部、商品使用部門或質(zhì)量部門會簽之后，方可進行。工程材料的采購合同必須經(jīng)工程部總監(jiān)、主管副總裁會 1

簽，董事長批準。

（5）賒購(月結(jié))物品采購審批程序

月結(jié)物品的采購，主要是蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等的采購，餐飲部總廚直接下單至采購部，由采購部安排人員向供應商叫貨。

（6）各月結(jié)供應商選定辦法：采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、財務部、主管總經(jīng)理或副總組成“供貨商評定小組”,通力合作，進行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內(nèi)，供應商將按此固定價格提供本司所需的物料。

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及監(jiān)察部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進本司采購成本的控制與監(jiān)督。

五、供應商管理

（1）財務部應定期(每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及監(jiān)察部，對供應商進行評估(度假村每大類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商。

（2）選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。

（3）采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護公司形象。

六、采購部工作流程

（一）各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補倉《采購申請單》，《采購申請單》必須注明以下內(nèi)容:

（1）貨品名稱，規(guī)格

（2）平均每月消耗量

（3）庫存數(shù)量

（4）本次訂貨數(shù)量

經(jīng)成本主管進行初步審核，送采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理在采購《申請單》上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理審核同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批。報批程序完畢，采購部立即組織實施采購。未能及時采購到倉的物品，采購部要向成本部門提出意見，盡可能尋找替代物品。

2、新增物品的采購工作流程：

各部門需添置新物資，部門總監(jiān)或餐飲部總廚、總監(jiān)應撰寫有關專門申請報告，經(jīng)董事長審批后,填寫《申購單》，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審同意后，按 “采購申請單”內(nèi)容要求，尋找供貨商，提出采購意見。按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準后，采購部立即組織實施。

3、更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：

各部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和《采購申請單》一并送交相關領導審批，采購部據(jù)以組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由酒吧、總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午或晚上以電話落單，或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：

采購部根據(jù)營業(yè)情況與使用部門編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按公司采購審批程序辦理，并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：

五金倉日常補倉由維修部填寫“采購申請單”。

大型改造工程或大型維修活動,維修部、工程部須做工程預算,并根據(jù)預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（5）訂貨數(shù)量。

以上采購申請單經(jīng)董事長簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審同意后，按 “采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準后，采購部立即組織實施。

七、采購工作流程中須規(guī)范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門總監(jiān)核簽后，整份共四聯(lián)交給財務部成本主管，成本主管復核后送采購部報價，財務總監(jiān)簽字。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部留存并組織采購。第三聯(lián)財務部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否各權限人簽置，核對其是否正確。

（2）數(shù)量核對，復查采購數(shù)量，確定采購申請單上的數(shù)量是否正確、合理。

4、邀請供應商報價。

八、“貨比三家”工作流程：

每類物品報價單需要最少三家供應商作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。公司采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用哪家供應商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交“評定小組”審批。

2、“評定小組”根據(jù)采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應商，報董事長批準。

九、采購活動后續(xù)須跟進工作

1、采購訂單的跟進

當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）公司取消訂單：

如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事長作出決定。

（2）供應商取消訂單：

如因某種原因，供應商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應商必須賠償公司人力、時間及其他經(jīng)濟損失。

3.違反合同：

合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。

4.檔案儲存：

所有供應商工商、稅務、銀行、名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息，每天須錄入至采購部價格信息庫。

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務部及董事長批示。

6.采購物品的維護保養(yǎng)：

如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應商便需要注意這一項。對設備等固定資產(chǎn)項目的購買，采購員要向工程部、維護部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部、維護部、網(wǎng)絡部等技術部門了解所購物品能否與本司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

十、采購物資的換貨、退貨

各使用部門對所采購的物資，在規(guī)定的質(zhì)保期限內(nèi)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應及時向采購部反映，采購部負責向供應商交涉，進行換貨、退貨或折價退回部分貨款。

十一、采購合同和售后服務合同的管理

（1）采購合同的管理

本司所有物資采購的合同，統(tǒng)一由采購部負責訂立。采購部根據(jù)各部門采購物資申請單及董事長批示簽字的專項物資《采購申請》或報告，選擇供應商進行談判，確定合同條款，經(jīng)過公司的合同會簽程序，簽訂采購合同。合同簽訂完畢，正本留總裁辦秘書處，采購部、財務部各留副本一份。

（2）售后服務合同的管理

產(chǎn)品售后服務合同，由采購部負責簽訂。采購活動完畢，物資投入使用，需要供應商或生產(chǎn)商進行售后服務的設備設施，采購部必須會同使用部門、技術部門進行協(xié)商，確定維護設備的具體細則。簽訂售后服務合同，必須明確售后服務的具體事項，免費條款、收費標準，付款方式、是否提供發(fā)票、合同有效期。合同簽訂完畢，正本留董事長秘書處，采購部、財務部各留副本一份。